Το κόστος αντικατάστασης χαμένων κλειδιών έναντι έξυπνων καρτών RFID

Τα χαμένα κλειδιά φαίνονται μικρό πρόβλημα μέχρι κάποιος να υπολογίσει το πλήρες κόστος. Ένας ένοικος χάνει ένα κλειδί. Ένας υπάλληλος ξεχνά ένα μπρελόκ με κλειδιά σε ένα ταξί. Μια καθαρίστρια αφήνει ένα κύριο κλειδί μέσα σε μια αποθήκη. Ένας εργολάβος φεύγει με ένα αντίγραφο που κανείς δεν θυμάται ότι εξέδωσε. Στην αρχή, η αντίδραση ακούγεται απλή: κόψτε άλλο κλειδί, ενημερώστε το μητρώο και συνεχίστε. Έτσι το χειρίζονται πολλά κτίρια, σχολεία, ξενοδοχεία, αποθήκες, κλινικές και γραφεία για χρόνια.

Το πραγματικό κόστος είναι η αβεβαιότητα

Το πραγματικό κόστος δεν είναι το κομμάτι του μετάλλου. Είναι η αβεβαιότητα που το συνοδεύει. Ποιος έχει πρόσβαση τώρα; Αντιγράφηκε το κλειδί; Ποιες πόρτες ανοίγει; Πρέπει να αλλαχθεί η κλειδαριά; Πόσα άτομα χρειάζονται νέα κλειδιά αφού αλλαχθεί αυτή η κλειδαριά; Πόσο θα περιμένει το προσωπικό έναν κλειδαρά; Πόσο χρόνο θα περάσει ο διευθυντής εξηγώντας το ίδιο περιστατικό στην ασφάλεια, στα οικονομικά και στις λειτουργίες;

Γι' αυτό πολλοί οργανισμοί τελικά σταματούν να ρωτούν αν οι έξυπνες κάρτες RFID είναι ακριβότερες από τα κλειδιά. Αρχίζουν να ρωτούν γιατί δέχονταν τον κίνδυνο των χαμένων κλειδιών για τόσο καιρό. Ένα τυπικό μηχανικό κλειδί μπορεί να κοστίζει ελάχιστα για αντιγραφή, αλλά το σύστημα πίσω από αυτό είναι αδύναμο. Μόλις ένα κλειδί βγει από τον έλεγχό σας, δεν μπορείτε να το απενεργοποιήσετε από έναν πίνακα ελέγχου. Δεν μπορείτε να δείτε πού χρησιμοποιήθηκε. Δεν μπορείτε να το περιορίσετε χρονικά. Δεν μπορείτε να αφαιρέσετε άμεσα την πρόσβαση ενός πρώην υπαλλήλου. Μπορείτε μόνο να ελπίζετε ότι το κλειδί θα επιστραφεί, ή να πληρώσετε για να αλλάξετε κλειδαριές.

Πώς οι κάρτες RFID αλλάζουν την εξίσωση του κόστους

Οι έξυπνες κάρτες RFID αλλάζουν την εξίσωση του κόστους επειδή το διαπιστευτήριο διαχειρίζεται ψηφιακά. Αν χαθεί μια κάρτα πρόσβασης RFID, ο διαχειριστής μπορεί να απενεργοποιήσει αυτή την κάρτα στο σύστημα ελέγχου πρόσβασης και να εκδώσει νέο αριθμό κάρτας. Ο εξοπλισμός της πόρτας δεν χρειάζεται αντικατάσταση. Οι άλλοι χρήστες δεν χρειάζονται νέα διαπιστευτήρια. Το συμβάν μπορεί να καταγραφεί, να εξεταστεί και να κλείσει. Αυτό ακούγεται λιγότερο δραματικό από την αντικατάσταση κλειδαριών, αλλά σε πραγματικές λειτουργίες, ο βαρετός έλεγχος είναι ακριβώς αυτό που εξοικονομεί χρήματα.

Διαχειριστής ακινήτων στο Ντάλας

Ένας διαχειριστής ακινήτων στο Ντάλας το έμαθε αυτό αφού ένας ένοικος έχασε ένα μηχανικό κλειδί για ένα κοινόχρηστο γυμναστήριο και χώρο παραλαβής δεμάτων. Το ίδιο το κλειδί κόστιζε σχεδόν τίποτα, αλλά ο ιδιοκτήτης του κτιρίου δεν μπορούσε να είναι σίγουρος αν είχε πέσει έξω, αν είχε αντιγραφεί ή αν είχε δοθεί σε κάποιον φίλο. Ο λογαριασμός του κλειδαρά ήταν μόνο μέρος του προβλήματος. Έπρεπε να διανεμηθούν νέα κλειδιά στους ενοίκους, να συγκεντρωθούν τα παλιά κλειδιά και η ρεσεψιόν πέρασε μια εβδομάδα αντιμετωπίζοντας παράπονα. Όταν το επόμενο κτίριο του χαρτοφυλακίου πέρασε σε κάρτες RFID, μια χαμένη κάρτα έγινε διοικητική εργασία δύο λεπτών αντί για αναστάτωση σε όλο το κτίριο.

Αυτή είναι η κρυφή διαφορά μεταξύ της αντικατάστασης χαμένων κλειδιών και της έκδοσης καρτών RFID. Τα μηχανικά κλειδιά δημιουργούν πρόβλημα φυσικής αντικατάστασης. Οι κάρτες πρόσβασης RFID δημιουργούν μια εργασία διαχείρισης διαπιστευτηρίων. Η μία συνήθως περιλαμβάνει κλειδαριές, εργασία, αβεβαιότητα και διακοπή. Η άλλη περιλαμβάνει λογισμικό, έναν εγγραφέα καρτών και ένα ελεγχόμενο αρχείο.

Σχολείο στο Μάντσεστερ

Ένα σχολείο στο Μάντσεστερ είχε παρόμοιο πρόβλημα με τα κλειδιά του προσωπικού. Δάσκαλοι, τεχνικοί συντήρησης, προπονητές αθλημάτων και προσωρινοί εργολάβοι χρησιμοποιούσαν διαφορετικά σετ κλειδιών για αίθουσες διδασκαλίας, αποθήκες, πύλες και διοικητικούς χώρους. Ένα χαμένο κύριο κλειδί ανάγκασε το σχολείο να αντικαταστήσει αρκετούς κυλίνδρους κατά τη διάρκεια των διακοπών. Το τιμολόγιο ήταν επώδυνο, αλλά η μεγαλύτερη απογοήτευση προήλθε από το ότι δεν γνώριζαν ποιος είχε πρόσβαση σε ποια αίθουσα ανά πάσα στιγμή. Αφού το σχολείο πέρασε σε κάρτες RFID υπαλλήλων με επίπεδα πρόσβασης ανά ρόλο, η ομάδα εγκαταστάσεων μπορούσε να δώσει σε έναν αναπληρωτή δάσκαλο πρόσβαση μόνο στις αίθουσες που χρειαζόταν για εκείνη την εβδομάδα. Όταν η κάρτα επιστράφηκε ή απενεργοποιήθηκε, ο κίνδυνος έληξε.

Για τους αγοραστές που συγκρίνουν μηχανικά κλειδιά και κάρτες ελέγχου πρόσβασης RFID, το πρώτο ερώτημα δεν πρέπει να είναι η τιμή της κάρτας. Το πρώτο ερώτημα πρέπει να είναι η συμπεριφορά του ελέγχου πρόσβασης. Πόσες πόρτες χρειάζεται να διαχειρίζονται; Πόσα άτομα αλλάζουν ρόλο κάθε μήνα; Έρχονται και φεύγουν εργολάβοι; Υπάρχουν κοινόχρηστοι χώροι, περιορισμένες αίθουσες, ντουλάπια διακομιστών, αποθήκες, εργαστήρια ή ζώνες μόνο για προσωπικό; Αν η απάντηση είναι ναι, ο οργανισμός πιθανότατα πληρώνει ήδη για την αδυναμία των κλειδιών, ακόμα κι αν αυτό το κόστος κρύβεται μέσα στην εργασία και την αντιμετώπιση περιστατικών.

Στρώματα εξόδων από τα χαμένα κλειδιά

Ένα χαμένο κλειδί μπορεί να προκαλέσει πολλά στρώματα εξόδων. Υπάρχει το κόστος κοπής ενός κλειδιού αντικατάστασης. Υπάρχει το κόστος αλλαγής μιας κλειδαριάς αν ο κίνδυνος είναι σοβαρός. Υπάρχει το κόστος επανέκδοσης νέων κλειδιών σε όλους όσους επηρεάζονται από αυτή την κλειδαριά. Υπάρχει ο χρόνος του προσωπικού που δαπανάται για την ενημέρωση μητρώων κλειδιών, την τηλεφωνική επικοινωνία με χρήστες, τον έλεγχο παλιών αρχείων, τις συναντήσεις με κλειδαράδες και την επιβεβαίωση της πρόσβασης εκ των υστέρων. Μπορεί επίσης να υπάρξει έκθεση στην ασφάλεια κατά την περίοδο μεταξύ της απώλειας και της αποκατάστασης. Σε ρυθμιζόμενα περιβάλλοντα, μπορεί να υπάρξουν ζητήματα ελέγχου αν εμπλέκονται ευαίσθητοι χώροι.

Ιατρική κλινική στο Τορόντο

Μια ιατρική κλινική στο Τορόντο το κατέγραψε αυτό αφού ένα μπρελόκ με κλειδιά που είχε τοποθετηθεί λάθος άνοιγε την αποθήκη φαρμάκων, τις αίθουσες αρχείων και μια είσοδο προσωπικού. Δεν σημειώθηκε κλοπή, αλλά η κλινική έπρεπε να αντιμετωπίσει το περιστατικό σοβαρά. Αρκετές κλειδαριές αντικαταστάθηκαν, προγραμματίστηκε εργασία το Σαββατοκύριακο και οι διευθυντές επιβεβαίωσαν χειροκίνητα ποιοι υπάλληλοι είχαν παραλάβει νέα κλειδιά. Η κλινική εισήγαγε αργότερα έξυπνες κάρτες RFID με ξεχωριστά δικαιώματα για την αποθήκη φαρμακείου, την πρόσβαση στα αρχεία και τις πόρτες εισόδου προσωπικού. Όταν μια νοσηλεύτρια έχασε μια κάρτα μήνες αργότερα, ο διαχειριστής την απενεργοποίησε πριν το μεσημέρι και εξέδωσε νέα κάρτα με τα ίδια δικαιώματα. Η κλινική είχε επιτέλους μια διαδικασία που αντιστοιχούσε στο επίπεδο κινδύνου του κτιρίου.

Προσωρινή πρόσβαση και λογοδοσία

Οι αναγνώστες ελέγχου πρόσβασης RFID διευκολύνουν επίσης την προσωρινή πρόσβαση. Τα μηχανικά κλειδιά είναι άβολα για βραχυπρόθεσμους χρήστες. Αν ένας εργολάβος χρειάζεται πρόσβαση για τρεις ημέρες, κάποιος πρέπει να εκδώσει ένα κλειδί και να ελπίζει ότι θα επιστραφεί. Αν ο εργολάβος ξεχάσει να το επιστρέψει, ο οργανισμός πρέπει να αποφασίσει αν αυτό το χαμένο κλειδί είναι ακίνδυνο ή επικίνδυνο. Με ένα σύστημα πρόσβασης με κάρτα, το διαπιστευτήριο μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να λήγει αυτόματα. Το παράθυρο πρόσβασης μπορεί να περιοριστεί στις ώρες εργασίας. Η κάρτα μπορεί να περιοριστεί σε συγκεκριμένες πόρτες. Το σύστημα μπορεί να δείξει αν η κάρτα χρησιμοποιήθηκε.

Μια αποθήκη στο Οχάιο συνήθιζε να εκδίδει φυσικά κλειδιά σε ομάδες συντήρησης του Σαββατοκύριακου. Κάποια κλειδιά επιστρέφονταν αργά και κάποια ήταν δύσκολο να εντοπιστούν επειδή οι εργολάβοι άλλαζαν συχνά συνεργεία. Η αποθήκη δεν είχε μια δραματική διάρρηξη. Είχε κάτι πιο συνηθισμένο: συνεχή χαμηλού επιπέδου αβεβαιότητα. Αφού πέρασε σε κάρτες πρόσβασης RFID για τους εργολάβους, ο διευθυντής λειτουργιών δημιούργησε προφίλ περιορισμένου χρόνου. Το συνεργείο καθαρισμού μπορούσε να εισέλθει από μία πόρτα κατά τις εγκεκριμένες ώρες. Ο προμηθευτής εξοπλισμού μπορούσε να έχει πρόσβαση στον χώρο φόρτωσης αλλά όχι στον κλωβό αποθέματος. Όταν χανόταν μια κάρτα, το προφίλ απενεργοποιούνταν. Το κτίριο δεν χρειαζόταν νέους κυλίνδρους και ο διευθυντής δεν χρειαζόταν να κυνηγά ανθρώπους για μεταλλικά κλειδιά.

Αυτού του είδους ο έλεγχος είναι ο λόγος που οι έξυπνες κάρτες RFID χρησιμοποιούνται ευρέως για έλεγχο πρόσβασης γραφείων, κάρτες ταυτότητας υπαλλήλων, κάρτες κλειδιών ξενοδοχείου, κάρτες μέλους γυμναστηρίου, κάρτες πανεπιστημιούπολης και πρόσβαση σε κτίρια κατοικιών. Η ίδια φυσική κάρτα μπορεί να φέρει εκτυπωμένο όνομα, αριθμό υπαλλήλου, barcode, φωτογραφία, λογότυπο εταιρείας ή τύπο επισκέπτη. Ανάλογα με το σύστημα, μπορεί να χρησιμοποιεί τεχνολογία εγγύτητας 125 kHz, τεχνολογία έξυπνης κάρτας 13.56 MHz, κάρτες MIFARE, κάρτες DESFire, κάρτες NFC ή άλλα διαπιστευτήρια RFID. Η σωστή κάρτα εξαρτάται από τον αναγνώστη, το λογισμικό, την απαίτηση ασφάλειας και τον προϋπολογισμό.

Επιλέγοντας τη σωστή κάρτα RFID

Η φθηνότερη κάρτα RFID δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή. Κάποιες παλαιότερες κάρτες εγγύτητας είναι απλές και ευρέως υποστηριζόμενες, αλλά μπορεί να μην προσφέρουν τις δυνατότητες ασφάλειας που απαιτούνται για περιβάλλοντα υψηλότερου κινδύνου. Οι έξυπνες κάρτες RFID όπως οι κάρτες MIFARE DESFire μπορούν να υποστηρίξουν ισχυρότερα σχέδια ελέγχου πρόσβασης όταν το σύστημα είναι κατασκευασμένο γι' αυτές. Για ένα μικρό γραφείο, μια βασική κάρτα πρόσβασης RFID μπορεί να είναι αρκετή. Για μια εταιρική πανεπιστημιούπολη, νοσοκομείο, εργαστήριο, αλυσίδα ξενοδοχείων ή κέντρο δεδομένων, η ασφάλεια των διαπιστευτηρίων και η συμβατότητα του συστήματος αξίζουν πιο προσεκτική προσοχή.

Μια εταιρεία λογισμικού στη Σιγκαπούρη το ανακάλυψε αυτό κατά τη διάρκεια μιας επέκτασης γραφείου. Το παλιό γραφείο χρησιμοποιούσε συνηθισμένα μεταλλικά κλειδιά και ένα ντουλάπι κλειδιών που διαχειριζόταν η ρεσεψιονίστ. Λειτουργούσε όταν η εταιρεία είχε 28 υπαλλήλους. Έγινε χαοτικό όταν η ομάδα ξεπέρασε τα 160 άτομα σε δύο ορόφους. Χαμένα κλειδιά, καθυστερημένες επιστροφές, αιτήματα πρόσβασης εκτός ωραρίου και κοινόχρηστες αίθουσες συσκέψεων δημιουργούσαν τριβές κάθε εβδομάδα. Η εταιρεία πέρασε σε εκτυπωμένες κάρτες RFID υπαλλήλων ενσωματωμένες με το σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Οι νέοι υπάλληλοι λάμβαναν κάρτες κατά την ένταξή τους. Οι υπάλληλοι που αποχωρούσαν αφαιρούνταν από το σύστημα αμέσως. Ο διευθυντής γραφείου είπε ότι το μεγαλύτερο όφελος δεν ήταν η εικόνα υψηλής τεχνολογίας. Ήταν ότι δεν περνούσε πια μισό πρωινό λύνοντας προβλήματα κλειδιών.

Ένα άλλο κόστος που ξεχνούν οι άνθρωποι είναι η καθυστέρηση. Ένα χαμένο κλειδί μπορεί να αποκλείσει την πρόσβαση μέχρι κάποιος να βρει ένα εφεδρικό, να καλέσει κλειδαρά ή να στείλει έναν διευθυντή στο σημείο. Σε ένα κατάστημα λιανικής, αυτό μπορεί να καθυστερήσει το άνοιγμα. Σε μια αποθήκη, μπορεί να καθυστερήσει μια αποστολή. Σε μια πολυκατοικία, μπορεί να εκνευρίσει τους ενοίκους. Σε ένα ξενοδοχείο, μπορεί να επηρεάσει την εμπειρία του επισκέπτη. Σε ένα σχολείο ή κλινική, μπορεί να διακόψει την κανονική λειτουργία. Οι έξυπνες κάρτες RFID το μειώνουν αυτό επειδή τα διαπιστευτήρια αντικατάστασης μπορούν να εκδοθούν γρήγορα αν υπάρχουν κενές κάρτες και ένας εγγραφέας καρτών.

Ένα boutique ξενοδοχείο στη Λισαβόνα συνέκρινε τα παλιά μηχανικά κλειδιά επισκεπτών με τις κάρτες κλειδιών RFID για ξενοδοχεία μετά από αρκετά περιστατικά σε περιόδους αιχμής. Τα μηχανικά κλειδιά ήταν γοητευτικά, αλλά οι επισκέπτες τα έχαναν συχνά και το προσωπικό της ρεσεψιόν περνούσε υπερβολικό χρόνο διαχειριζόμενο εγγυήσεις, εφεδρικά κλειδιά και τον έλεγχο των κλειδιών δωματίων. Όταν χανόταν ένα κλειδί δωματίου, το προσωπικό ανησυχούσε αν έπρεπε να αλλάξει τον κύλινδρο. Με τις κάρτες RFID για ξενοδοχεία, η ρεσεψιόν εξέδιδε μια κάρτα αντικατάστασης και ακύρωνε τη χαμένη. Το ξενοδοχείο εξακολουθούσε να εκπαιδεύει προσεκτικά το προσωπικό, αλλά η διαδικασία έγινε απλούστερη και λιγότερο αγχωτική κατά τις ώρες αιχμής του καταχώριση.

Υπάρχει επίσης το ζήτημα της λογοδοσίας. Τα μηχανικά κλειδιά δεν παράγουν καθαρά αρχεία χρήσης. Αν μια αποθήκη ανοίξει τη νύχτα, το ίδιο το κλειδί δεν μπορεί να σας πει ποιος το χρησιμοποίησε. Ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης μπορεί να καταγράψει τη δραστηριότητα της κάρτας ανά πόρτα, ώρα και διαπιστευτήριο. Αυτό δεν λύνει κάθε πρόβλημα ασφάλειας, αλλά δίνει στους διευθυντές αποδεικτικά στοιχεία αντί για εικασίες. Για εσωτερικές έρευνες, ελέγχους συμμόρφωσης και πρόληψη απωλειών, τα αρχεία πρόσβασης αξίζουν συχνά περισσότερο απ' όσο συνειδητοποιούν οι άνθρωποι.

Ένας χονδρέμπορος κοσμημάτων στη Νέα Υόρκη χρησιμοποιούσε μηχανικά κλειδιά για έναν διάδρομο θησαυροφυλακίου, έναν χώρο αποστολών και ένα γραφείο επιθεώρησης. Μετά από μια μικρή απόκλιση αποθέματος, η διοίκηση δεν μπορούσε να ανασυνθέσει ποιος είχε εισέλθει σε ποια περιοχή και σε ποια ώρα. Δεν κατηγόρησαν κανέναν, αλλά ούτε είχαν αξιόπιστα αρχεία πρόσβασης. Η εταιρεία εγκατέστησε αναγνώστες καρτών RFID σε βασικά σημεία και εξέδωσε κάρτες ελέγχου πρόσβασης ανά εργασιακό ρόλο. Την επόμενη φορά που υπήρξε απόκλιση, η ομάδα μπορούσε να εξετάσει τα συμβάντα εισόδου και να περιορίσει το χρονικό πλαίσιο. Οι κάρτες RFID δεν αντικατέστησαν τη χρηστή διαχείριση, αλλά έδωσαν στη διοίκηση καλύτερα δεδομένα.

Ωστόσο, οι κάρτες RFID δεν είναι δωρεάν. Ένα σωστό σύστημα μπορεί να απαιτεί αναγνώστες καρτών, ελεγκτές θυρών, λογισμικό, τροφοδοτικό, εγκατάσταση, καλωδίωση, εκτυπωτές καρτών, εργαλεία κωδικοποίησης και συνεχή διαχείριση. Για μια μόνο αποθήκη, ένα μηχανικό κλειδί μπορεί να είναι ακόμα λογικό. Για πολλές πόρτες και πολλούς χρήστες, τα μαθηματικά αλλάζουν γρήγορα. Η απόδοση δεν είναι μόνο σε φθηνότερες αντικαταστάσεις. Είναι σε ταχύτερη διαχείριση, λιγότερες αλλαγές κλειδαριών, λιγότερα ανεξέλεγκτα αντίγραφα, καλύτερα αρχεία πρόσβασης και ισχυρότερη αποχώρηση προσωπικού.

Ένα εργοστάσιο στο Μοντερέι έκανε αυτόν τον υπολογισμό αφού ένας πρώην εργολάβος δεν επέστρεψε ένα κλειδί για μια πλαϊνή είσοδο. Η κλειδαριά αντικαταστάθηκε, αλλά το εργοστάσιο συνειδητοποίησε ότι το μεγαλύτερο ζήτημα ήταν η αδυναμία της διαδικασίας. Προσωρινοί εργαζόμενοι, προμηθευτές παραδόσεων, επιθεωρητές ποιότητας και συνεργεία συντήρησης χρειάζονταν όλοι διαφορετική πρόσβαση σε διαφορετικές στιγμές. Το εργοστάσιο εισήγαγε κάρτες RFID υπαλλήλων και κάρτες επισκεπτών συνδεδεμένες με προγράμματα πρόσβασης. Το προσωπικό ασφάλειας μπορούσε να εκδίδει, να αναστέλλει ή να λήγει διαπιστευτήρια χωρίς να συλλέγει φυσικά κάθε αντικείμενο. Το κόστος των καρτών και των αναγνωστών φάνηκε σημαντικό στην αρχή, αλλά αντικατέστησε μια χαοτική ρουτίνα που σπαταλούσε χρόνο για χρόνια.

Τα χαμένα κλειδιά δημιουργούν επίσης κίνδυνο αντιγραφής. Ένα μηχανικό κλειδί μπορεί να αντιγραφεί σε πολλά σημεία εκτός αν χρησιμοποιεί περιορισμένη αυλάκωση και αυστηρό έλεγχο. Ακόμα και τα συστήματα περιορισμένων κλειδιών εξαρτώνται από την πειθαρχία της διαδικασίας. Μια κάρτα RFID μπορεί επίσης να κλωνοποιηθεί αν η τεχνολογία είναι αδύναμη ή κακώς ρυθμισμένη, οπότε οι αγοραστές δεν πρέπει να υποθέτουν ότι όλα τα διαπιστευτήρια RFID είναι ασφαλή εξ ορισμού. Το πλεονέκτημα είναι ότι τα σύγχρονα συστήματα πρόσβασης με έξυπνες κάρτες μπορούν να χρησιμοποιούν καλύτερη αυθεντικοποίηση, κρυπτογραφημένα διαπιστευτήρια, διαφοροποιημένα κλειδιά και ελεγχόμενη έκδοση. Το σύστημα μπορεί να αναβαθμιστεί πιο έξυπνα από έναν σωρό μεταλλικών κλειδιών.

Για αυτόν τον λόγο, οι αγοραστές πρέπει να αποφεύγουν να αντιμετωπίζουν τις κάρτες RFID ως απλά πλαστικά κλειδιά. Ένα έργο έξυπνης κάρτας RFID πρέπει να καθορίζει τον τύπο αναγνώστη, τον τύπο τσιπ, τη μνήμη κάρτας, τη μορφή αρίθμησης κάρτας, την εκτυπωμένη εξατομίκευση, τη μέθοδο κωδικοποίησης, τις ρυθμίσεις ασφάλειας, τα επίπεδα πρόσβασης και τη διαδικασία απενεργοποίησης. Αν το έργο περιλαμβάνει πολλαπλές τοποθεσίες, πρέπει επίσης να καθορίζει αν μία κάρτα μπορεί να λειτουργεί σε όλες τις τοποθεσίες και πώς αναφέρονται οι χαμένες κάρτες. Η κάρτα είναι μόνο το ορατό μέρος μιας ευρύτερης πολιτικής ελέγχου πρόσβασης.

Ένας χώρος συνεργασίας στο Βερολίνο έκανε αυτό το λάθος κατά την πρώτη του εφαρμογή. Οι ιδιοκτήτες αγόρασαν γενικές κάρτες RFID online και τις εξέδιδαν χειροκίνητα στα μέλη. Οι κάρτες άνοιγαν πόρτες, αλλά η βάση δεδομένων μελών και το σύστημα πρόσβασης δεν ήταν σωστά συνδεδεμένα. Όταν τα μέλη ακύρωναν τη συνδρομή τους, το προσωπικό έπρεπε να θυμάται να απενεργοποιεί τις κάρτες σε ξεχωριστή πλατφόρμα. Κάποιες παλιές κάρτες παρέμειναν ενεργές περισσότερο απ' όσο έπρεπε. Η λύση δεν ήταν μόνο η αγορά καλύτερων καρτών. Ο χώρος ενσωμάτωσε την κατάσταση μέλους με την πρόσβαση μέσω κάρτας και δημιούργησε καθημερινό έλεγχο για ληγμένους λογαριασμούς. Η τεχνολογία έγινε χρήσιμη μόνο αφού καθαρίστηκε η ροή εργασίας.

Το ίδιο δίδαγμα ισχύει για το κόστος αντικατάστασης κλειδιών. Αν ένας οργανισμός συγκρίνει μόνο την τιμή ενός μεταλλικού κλειδιού με μία κάρτα RFID, θα καταλήξει σε λάθος συμπέρασμα. Ένα κλειδί μπορεί να κοστίζει λίγα ευρώ. Μια εκτυπωμένη κάρτα RFID μπορεί να κοστίζει περισσότερο, ειδικά αν περιλαμβάνει εξατομίκευση, τεχνολογία ασφαλούς τσιπ ή προσαρμοσμένο σχέδιο. Αλλά ένα χαμένο κύριο κλειδί μπορεί να απαιτήσει αντικατάσταση κλειδαριάς σε πολλές πόρτες. Ένα μη διαχειριζόμενο κλειδί εργολάβου μπορεί να δημιουργήσει συνεχή έκθεση στην ασφάλεια. Ένα χαμένο κλειδί δωματίου ξενοδοχείου μπορεί να αναγκάσει το προσωπικό της ρεσεψιόν σε μια άβολη απόφαση. Ένα χαμένο κλειδί γραφείου μπορεί να αφήσει έναν διευθυντή εγκαταστάσεων να αναρωτιέται αν το κτίριο είναι ακόμα ασφαλές.

Οι έξυπνες κάρτες RFID μειώνουν αυτή την αβεβαιότητα. Επιτρέπουν στους διαχειριστές να εκδίδουν νέα διαπιστευτήρια, να απενεργοποιούν τα χαμένα, να προσαρμόζουν τα δικαιώματα πρόσβασης και να εξετάζουν τη δραστηριότητα χωρίς να αλλάζουν φυσικά την πόρτα κάθε φορά. Υποστηρίζουν επίσης καλύτερη ένταξη και αποχώρηση υπαλλήλων. Νέος υπάλληλος ξεκινά τη Δευτέρα το πρωί; Εκτυπώστε ή εκχωρήστε την κάρτα, εφαρμόστε τη σωστή ομάδα πρόσβασης και παραδώστε την. Υπάλληλος φεύγει την Παρασκευή; Απενεργοποιήστε το διαπιστευτήριο. Η κάρτα μπορεί να υπάρχει ακόμα φυσικά, αλλά δεν ανοίγει πλέον την πόρτα.

Για μεγαλύτερες εγκαταστάσεις, οι κάρτες RFID μπορούν επίσης να υποστηρίξουν ταυτότητα με φωτογραφία, καταγραφή χρόνου εργασίας, πληρωμή κυλικείου, πρόσβαση σε ντουλάπια, απελευθέρωση εκτυπωτή, διαχείριση επισκεπτών, πρόσβαση στάθμευσης και υπηρεσίες πανεπιστημιούπολης. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε οργανισμός πρέπει να βάλει κάθε λειτουργία σε μία κάρτα αμέσως. Σημαίνει ότι το διαπιστευτήριο μπορεί να γίνει μέρος ενός ευρύτερου συστήματος ταυτότητας αντί να παραμένει ένα αντικείμενο μίας χρήσης όπως ένα μηχανικό κλειδί.

Ένα ιδιωτικό σχολείο στην Καλιφόρνια ξεκίνησε με κάρτες RFID μόνο για τις εισόδους των κτιρίων. Μέσα σε ένα χρόνο, η ίδια κάρτα ταυτότητας μαθητή υποστήριζε δανεισμό βιβλιοθήκης και πληρωμή κυλικείου. Το σχολείο δεν έκανε την αλλαγή επειδή οι πλαστικές κάρτες ήταν μοντέρνες. Την έκανε επειδή οι οικογένειες, το προσωπικό και οι διοικητικοί ήταν κουρασμένοι από αποσυνδεδεμένα συστήματα. Οι χαμένες κάρτες ήταν ακόμα ενοχλητικές, αλλά ήταν διαχειρίσιμες. Μια χαμένη κάρτα μαθητή μπορούσε να απενεργοποιηθεί και να επανεκδοθεί χωρίς να αλλάξουν οι πόρτες, ο λογαριασμός κυλικείου ή το αρχείο της βιβλιοθήκης από την αρχή.

Εφαρμογή και βέλτιστες πρακτικές

Υπάρχουν πρακτικές λεπτομέρειες που κάνουν την έκδοση καρτών RFID πιο ομαλή. Κρατήστε τις κενές κάρτες σε ελεγχόμενη τοποθεσία. Χρησιμοποιήστε έναν αξιόπιστο εκτυπωτή καρτών RFID αν απαιτείται ταυτότητα με φωτογραφία ή επωνυμία. Καθορίστε πολιτική ονομασίας και αρίθμησης πριν εκδώσετε χιλιάδες κάρτες. Εκπαιδεύστε το προσωπικό της ρεσεψιόν ή ασφάλειας να επαληθεύει την ταυτότητα πριν αντικαταστήσει μια χαμένη κάρτα. Δημιουργήστε σαφή χρέωση ή πολιτική αντικατάστασης χαμένης κάρτας αν χρειάζεται. Ελέγχετε τακτικά τους ανενεργούς χρήστες. Μην αφήνετε τις προσωρινές κάρτες ενεργές για πάντα. Αυτές οι συνήθειες εμποδίζουν το σύστημα RFID να γίνει η ψηφιακή εκδοχή ενός χαοτικού ντουλαπιού κλειδιών.

Η μετάβαση δεν χρειάζεται πάντα να γίνει όλη μεμιάς. Κάποια κτίρια ξεκινούν με εξωτερικές πόρτες και χώρους υψηλού κινδύνου και μετά επεκτείνονται σε γραφεία, αποθηκευτικούς χώρους, ανελκυστήρες ή κοινόχρηστες παροχές. Οι υβριδικές περίοδοι είναι φυσιολογικές. Μια εγκατάσταση μπορεί να διατηρεί μηχανικά κλειδιά για παράκαμψη έκτακτης ανάγκης ενώ χρησιμοποιεί κάρτες πρόσβασης RFID για την καθημερινή είσοδο. Το σημαντικό είναι να μειωθεί η ανεξέλεγκτη καθημερινή χρήση κλειδιών, ειδικά όπου οι χρήστες αλλάζουν συχνά ή ο κίνδυνος πρόσβασης είναι υψηλός.

Όταν μιλούν με έναν προμηθευτή καρτών RFID ή ενσωματωτή ελέγχου πρόσβασης, οι αγοραστές πρέπει να ρωτούν περισσότερα από το «Πόσο κοστίζει μία κάρτα;». Καλύτερες ερωτήσεις περιλαμβάνουν: Ποιο τσιπ είναι συμβατό με τους τρέχοντες αναγνώστες μου; Μπορεί η κάρτα να εκτυπωθεί με φωτογραφίες ή λογότυπα υπαλλήλων; Μπορείτε να κωδικοποιήσετε τους αριθμούς καρτών στη μορφή που απαιτεί το λογισμικό ελέγχου πρόσβασης μου; Μπορούν οι χαμένες κάρτες να απενεργοποιηθούν αμέσως; Είναι οι κάρτες κατάλληλες για πρόσβαση σε πολλαπλές τοποθεσίες; Παρέχετε δείγματα καρτών για δοκιμή; Πώς αποτρέπετε διπλούς αριθμούς καρτών κατά την παραγωγή; Αυτές οι ερωτήσεις προστατεύουν το έργο από φθηνά αλλά ακατάλληλα διαπιστευτήρια.

Συμπέρασμα: Αβεβαιότητα ή έλεγχος

Το σοκαριστικό κόστος της αντικατάστασης χαμένων κλειδιών δεν είναι πάντα ορατό σε ένα τιμολόγιο. Κρύβεται σε επαναλαμβανόμενες επισκέψεις κλειδαρά, χρόνο προσωπικού, καθυστερημένα ανοίγματα, αμφιβολίες για την ασφάλεια, επανεκδιδόμενα κλειδιά, χειροκίνητα μητρώα, ανεξέλεγκτα αντίγραφα και άβολες συζητήσεις αφού κάποιος φύγει χωρίς να επιστρέψει την πρόσβαση. Οι έξυπνες κάρτες RFID δεν εξαλείφουν κάθε πρόβλημα πρόσβασης, αλλά μετατρέπουν πολλά από αυτά τα προβλήματα σε διαχειρίσιμες διοικητικές ενέργειες.

Ένα χαμένο κλειδί ζητά από τον οργανισμό να αλλάξει τον φυσικό κόσμο. Μια χαμένη κάρτα RFID ζητά από τον οργανισμό να αλλάξει ένα αρχείο. Αυτή η διαφορά είναι όλη η ιστορία. Για ένα γκαράζ σπιτιού, το παλιό κλειδί μπορεί να είναι αρκετό. Για μια επιχείρηση με υπαλλήλους, ενοίκους, επισκέπτες, εργολάβους, ασθενείς, μαθητές ή μέλη, το κόστος της παραμονής στα κλειδιά μπορεί να είναι πολύ υψηλότερο απ' όσο φαίνεται.

Η εξυπνότερη κίνηση δεν είναι να αγοράσετε τεχνολογία για χάρη της. Είναι να αντικαταστήσετε τις εύθραυστες συνήθειες πρόσβασης με ελεγχόμενη διαχείριση πρόσβασης. Εκδώστε κάρτες RFID που ταιριάζουν με τους αναγνώστες. Κωδικοποιήστε τις σωστά. Εκτυπώστε τις καθαρά. Εκχωρήστε πρόσβαση ανά ρόλο. Απενεργοποιήστε γρήγορα τις χαμένες κάρτες. Κρατήστε αρχεία. Ελέγξτε τα δικαιώματα. Αντιμετωπίστε κάθε διαπιστευτήριο ως μέρος της διαδικασίας ασφάλειάς σας, όχι απλώς ως πλαστική αντικατάσταση ενός μεταλλικού κλειδιού.

Μόλις ένα κτίριο βιώσει αυτό το επίπεδο ελέγχου, η επιστροφή σε χαμένα κλειδιά, αντιγραμμένα κλειδιά, χειρόγραφα μητρώα και αλλαγές κλειδαριών έκτακτης ανάγκης φαίνεται εντυπωσιακά ξεπερασμένη. Η κάρτα μπορεί να είναι μικρή, αλλά η λειτουργική διαφορά είναι μεγάλη. Γι' αυτό η πραγματική σύγκριση δεν είναι μεταλλικό κλειδί έναντι έξυπνης κάρτας RFID. Είναι αβεβαιότητα έναντι ελέγχου.