Ασφαλής διαγραφή δεδομένων από την κάρτα RFID αποχωρούντος εργαζομένου

Όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί από μια εταιρεία, η κάρτα RFID στο γραφείο του, στο πορτοφόλι του ή κλιπ στην παλιά του κορδέλα μπορεί να φαίνεται σαν μια μικρή λεπτομέρεια. Στην πραγματικότητα, αυτή η κάρτα μπορεί να αντιπροσωπεύει πρόσβαση κτιρίου, αρχεία παρουσίας, πληρωμές κυλικείου, δικαιώματα ανελκυστήρα, είσοδο στάθμευσης, σύνδεση εκτυπωτή, χρήση ντουλαπιού και μερικές φορές πρόσβαση σε περιορισμένους χώρους παραγωγής. Εάν η εταιρεία αντιμετωπίζει την κάρτα σαν ένα κομμάτι πλαστικού και απλώς την πετάει σε ένα συρτάρι, η διαδικασία αποχώρησης δεν έχει ολοκληρωθεί. Η ασφαλής αφαίρεση δεδομένων από κάρτες RFID αποτελεί μέρος του ελέγχου πρόσβασης, της προστασίας της ιδιωτικότητας και της εσωτερικής διαχείρισης κινδύνων.

1. Κατανόηση των Δεδομένων Κάρτας RFID έναντι των Δικαιωμάτων Συστήματος

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κατανοηθεί είναι ότι η διαγραφή της κάρτας RFID ενός υπαλλήλου δεν είναι το ίδιο με την αφαίρεση του υπαλλήλου από το σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Σε πολλά σύγχρονα συστήματα, η ίδια η κάρτα φέρει μόνο ένα αναγνωριστικό, ενώ τα πραγματικά δικαιώματα βρίσκονται στη βάση δεδομένων του διακομιστή ή του ελεγκτή. Σε αυτή την περίπτωση, η πιο επείγουσα ενέργεια είναι η απενεργοποίηση της κονκάρδας στο λογισμικό ελέγχου πρόσβασης. Εάν ο υπάλληλος παραιτηθεί την Παρασκευή στις 5 μ.μ., η κάρτα θα πρέπει να σταματήσει αμέσως να ανοίγει πόρτες, ακόμη και αν η φυσική κάρτα δεν έχει ακόμη επιστραφεί. Το να περιμένουμε μέχρι κάποιος να βρει χρόνο για να διαγράψει την κάρτα είναι μια αδύναμη διαδικασία.

Στην Arden Foods, μια φανταστική εταιρεία επεξεργασίας τροφίμων, το τμήμα HR συνέλεξε κάποτε την κάρτα πρόσβασης RFID ενός επόπτη παραγωγής και την τοποθέτησε σε έναν φάκελο για το τμήμα IT. Η κάρτα δεν απενεργοποιήθηκε στο σύστημα μέχρι το επόμενο πρωί. Κατά τη διάρκεια αυτού του κενού, η κάρτα εξακολουθούσε να έχει πρόσβαση στην είσοδο προσωπικού, στα αποδυτήρια και σε έναν χώρο συσκευασίας. Δεν συνέβη τίποτα κακό, αλλά ο έλεγχος κατέστησε το πρόβλημα προφανές. Η εταιρεία άλλαξε τη λίστα ελέγχου αποχώρησης υπαλλήλων, ώστε το HR, η ασφάλεια και το IT να αντιμετωπίζουν όλοι την απενεργοποίηση του συστήματος ως τον πρώτο έλεγχο, όχι ως το τελικό βήμα καθαρισμού.

Αφού απενεργοποιηθούν τα δικαιώματα, η εταιρεία μπορεί να αποφασίσει τι θα κάνει με τη φυσική κάρτα RFID. Ορισμένες κάρτες μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν με ασφάλεια αφού διαγραφούν ή αντικατασταθούν τα δεδομένα. Ορισμένες θα πρέπει να καταστραφούν επειδή είναι κατεστραμμένες, παλιές, μη ασφαλείς ή συνδεδεμένες με ευαίσθητο ρόλο. Ορισμένες κάρτες, ειδικά οι κάρτες εγγύτητας χαμηλής συχνότητας, μπορεί να μην αποθηκεύουν καθόλου δεδομένα χρήστη και να παρουσιάζουν μόνο ένα σταθερό ID. Ορισμένες έξυπνες κάρτες, όπως MIFARE DESFire, MIFARE Plus, iCLASS ή άλλες τεχνολογίες ασφαλών διαπιστευτηρίων, μπορεί να περιέχουν προστατευμένα δεδομένα εφαρμογής, διαφοροποιημένα κλειδιά ή κρυπτογραφημένους τομείς. Μια ασφαλής διαδικασία εξαρτάται από το να γνωρίζετε με ποιον τύπο κάρτας έχετε να κάνετε.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να υποθέτουμε ότι κάθε κάρτα RFID μπορεί να σβηστεί όπως ένα USB stick. Αυτός δεν είναι ο τρόπος με τον οποίο λειτουργούν συνήθως οι κάρτες ελέγχου πρόσβασης RFID. Πολλές κάρτες έχουν ένα μόνιμο UID ή σειριακό αριθμό τσιπ που δεν μπορεί να αλλάξει ή να διαγραφεί. Ορισμένες περιοχές μνήμης μπορεί να είναι μόνο για ανάγνωση. Ορισμένες εφαρμογές μπορεί να είναι κλειδωμένες με κλειδιά. Ορισμένοι τομείς μπορεί να προστατεύονται από τον προμηθευτή ελέγχου πρόσβασης. Εάν η εταιρεία δεν γνωρίζει την τεχνολογία καρτών, η ασφαλέστερη διατύπωση δεν είναι «διαγραφή όλων». Ο ασφαλέστερος στόχος είναι η απενεργοποίηση της πρόσβασης, η αφαίρεση προσωπικών δεδομένων όπου είναι δυνατόν, η επαναφορά της επαναχρησιμοποιήσιμης μνήμης όπου υπάρχει εξουσιοδότηση και η επαλήθευση ότι η κάρτα δεν λειτουργεί πλέον στο ενεργό σύστημα.

Το MapleGate Hospital, ένα φανταστικό περιφερειακό πάροχος υγειονομικής περίθαλψης, χρησιμοποιούσε κάρτες RFID υπαλλήλων για είσοδο στο κτίριο, πρόσβαση στο δωμάτιο φαρμάκων, αγορές στο κυλικείο και ασφαλή εκτύπωση. Όταν οι νοσηλευτές μετακινούνταν ή παραιτούνταν, οι παλιές κάρτες συχνά κατέληγαν σε ένα κουτί επαναχρησιμοποίησης. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ιδιωτικότητας, το νοσοκομείο διαπίστωσε ότι ορισμένες κάρτες εξακολουθούσαν να περιέχουν αριθμούς προσωπικού που χρησιμοποιούνταν από ένα παλαιό σύστημα εκτύπωσης. Τα δικαιώματα πρόσβασης είχαν αφαιρεθεί από το κύριο σύστημα θυρών, αλλά ο καθαρισμός των δεδομένων της κάρτας ήταν ελλιπής. Το νοσοκομείο δημιούργησε έναν σταθμό απόσυρσης καρτών με εξουσιοδοτημένο κωδικοποιητή RFID, ένα τυπικό προφίλ αντικατάστασης και έναν τελικό έλεγχο σε έναν απενεργοποιημένο αναγνώστη πρόσβασης πριν επιστρέψει οποιαδήποτε κάρτα στο απόθεμα.

2. Βήμα προς Βήμα Διαδικασία για την Ασφαλή Αφαίρεση Δεδομένων Κάρτας RFID

Απενεργοποιήστε Πρώτα την Πρόσβαση

Για τους αγοραστές που αναζητούν λύσεις διαγραφής καρτών RFID, η πρακτική ροή εργασίας θα πρέπει να ξεκινά πριν η κάρτα φτάσει στον κωδικοποιητή. Ο λογαριασμός του υπαλλήλου θα πρέπει να επισημανθεί ως ανενεργός στο HR, στον έλεγχο πρόσβασης, στην καταγραφή χρόνου εργασίας, στη διαχείριση επισκεπτών, στη στάθμευση και σε οποιοδήποτε άλλο συνδεδεμένο σύστημα. Εάν ο αριθμός της κονκάρδας εμφανίζεται σε πολλές βάσεις δεδομένων, κάθε βάση δεδομένων πρέπει να ελεγχθεί. Πολλές εταιρείες έχουν μια κύρια πλατφόρμα ελέγχου πρόσβασης αλλά ξεχνούν μικρότερα συστήματα που προστέθηκαν αργότερα. Ένα σύστημα ντουλαπιών γυμναστηρίου, ένα σύστημα πληρωμών αυτόματων πωλητών ή ένα παλιό τερματικό παρουσίας μπορεί να συνεχίσει να αναγνωρίζει μια κάρτα ακόμη και αφού αφαιρεθεί η κύρια πρόσβαση στο κτίριο.

Το Coastal Freight Terminal, ένας φανταστικός φορέας εκμετάλλευσης εφοδιαστική, το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο. Η κονκάρδα RFID ενός αποχωρούντος συντονιστή αποθήκης απενεργοποιήθηκε για την κύρια πύλη, αλλά η κονκάρδα εξακολουθούσε να λειτουργεί σε έναν μικρό αναγνώστη κλωβού εργαλείων που είχε εγκαταστήσει το τμήμα συντήρησης χρόνια νωρίτερα. Το σύστημα του κλωβού εργαλείων δεν ήταν συνδεδεμένο με την κεντρική βάση δεδομένων πρόσβασης. Μετά από εσωτερικό έλεγχο, ο τερματικός σταθμός δημιούργησε μια κύρια λίστα απογραφής καρτών RFID που έδειχνε κάθε σύστημα που δεχόταν κάρτες υπαλλήλων. Η διαδικασία αποχώρησης έγινε πιο αργή κατά μερικά λεπτά, αλλά έγινε πλήρης.

Προσδιορίστε τον Τύπο Κάρτας και τα Δεδομένα

Η επόμενη απόφαση είναι εάν η κάρτα RFID περιέχει προσωπικές πληροφορίες. Ορισμένα παλαιότερα συστήματα κωδικοποιούν ονόματα υπαλλήλων, αριθμούς υπαλλήλων, κωδικούς τμημάτων ή δεδομένα υπολοίπου απευθείας στην κάρτα. Αυτή η πρακτική μπορεί να είναι βολική, αλλά εγείρει ανησυχίες για την ιδιωτικότητα και τη συμμόρφωση. Ένας καλύτερος σχεδιασμός αποθηκεύει μόνο έναν αριθμό κάρτας ή ένα διαπιστευτήριο εφαρμογής στην κάρτα και διατηρεί τις προσωπικές πληροφορίες σε μια προστατευμένη βάση δεδομένων backend. Εάν τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται στην κάρτα, η ασφαλής διαγραφή γίνεται πιο σημαντική όταν ο υπάλληλος αποχωρεί. Η εταιρεία θα πρέπει να αντικαταστήσει τα σχετικά μπλοκ μνήμης ή τα αρχεία εφαρμογής χρησιμοποιώντας εξουσιοδοτημένο λογισμικό και κλειδιά, και στη συνέχεια να διαβάσει ξανά την κάρτα για να επιβεβαιώσει ότι τα παλιά δεδομένα έχουν εξαφανιστεί.

Το Ellison College, μια φανταστική ιδιωτική πανεπιστημιούπολη, χρησιμοποιούσε κάρτες RFID φοιτητών και προσωπικού για πρόσβαση στη βιβλιοθήκη, είσοδο στους κοιτώνες, προγράμματα γευμάτων και εκτύπωση. Οι κάρτες προσωπικού έφεραν ένα ορατό εκτυπωμένο όνομα, αλλά η μνήμη της κάρτας περιείχε επίσης έναν κωδικό κατηγορίας προσωπικού και έναν αριθμό τμήματος για μια παλιά ενσωμάτωση φωτοαντιγραφικού. Όταν οι υπάλληλοι αποχωρούσαν, οι κάρτες μερικές φορές επαναχρησιμοποιούνταν για προσωρινούς εργολάβους. Το κολέγιο εγκατέλειψε την αποθήκευση δεδομένων τμήματος στην κάρτα και στράφηκε σε ένα μοντέλο αναζήτησης backend. Για τις υπάρχουσες κάρτες, η ομάδα IT χρησιμοποίησε έναν εγκεκριμένο σταθμό κωδικοποίησης καρτών για να καθαρίσει τα παλιά πεδία μνήμης πριν από την επαναχρησιμοποίηση. Η πραγματική βελτίωση δεν ήταν μόνο η διαγραφή των καρτών· ήταν η μείωση αυτού που έπρεπε να διαγραφεί.

Διατηρήστε την Αλυσίδα Επιμέλειας

Μια ασφαλής διαδικασία αφαίρεσης δεδομένων κάρτας RFID υπαλλήλου θα πρέπει να περιλαμβάνει αλυσίδα επιμέλειας. Η εταιρεία θα πρέπει να καταγράφει ποιος συνέλεξε την κάρτα, πότε συλλέχθηκε, ποιος αριθμός κάρτας ήταν εμπλεκόμενος, εάν η πρόσβαση στο σύστημα απενεργοποιήθηκε, εάν η μνήμη διαγράφηκε, εάν η κάρτα επαναχρησιμοποιήθηκε ή καταστράφηκε και ποιος επαλήθευσε το αποτέλεσμα. Αυτό μπορεί να ακούγεται βαρύ για ένα μικρό γραφείο, αλλά δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Ακόμη και ένα απλό αρχείο αποχώρησης μπορεί να αποτρέψει διαφωνίες αργότερα. Εάν ένα αρχείο καταγραφής θυρών δείχνει το παλιό ID κονκάρδας μετά την αποχώρηση του υπαλλήλου, η ασφάλεια πρέπει να γνωρίζει εάν αυτή η κάρτα επιστράφηκε, επαναχρησιμοποιήθηκε, αντιγράφηκε ή δεν απενεργοποιήθηκε ποτέ σωστά.

Για εταιρείες που χρησιμοποιούν ασφαλείς έξυπνες κάρτες, η διαχείριση κλειδιών είναι κεντρικής σημασίας. Εάν μια κάρτα χρησιμοποιεί προστατευμένους τομείς ή κρυπτογραφημένες εφαρμογές, μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό θα πρέπει να κατέχει τα κλειδιά που απαιτούνται για την ανάγνωση, εγγραφή ή διαγραφή αυτών των περιοχών. Οι κοινόχρηστοι κωδικοί πρόσβασης, το παλιό λογισμικό κωδικοποιητή και τα μη ελεγχόμενα αρχεία κλειδιών είναι επικίνδυνα. Τα άτομα που μπορούν να διαγράψουν κάρτες μπορεί επίσης να μπορούν να δημιουργήσουν κάρτες. Αυτός ο ρόλος θα πρέπει να είναι περιορισμένος και καταγεγραμμένος. Ένα επαγγελματικό σύστημα διαχείρισης καρτών RFID θα πρέπει να υποστηρίζει δικαιώματα χρηστών, αρχεία κωδικοποίησης, προστασία κλειδιών και κατάσταση κύκλου ζωής κάρτας. Χωρίς αυτό, η «διαγραφή μιας κάρτας» γίνεται μια χειροκίνητη συνήθεια αντί για μια ελεγχόμενη διαδικασία.

Η Reka Electronics, ένας φανταστικός κατασκευαστής συμβολαίων, χρησιμοποιούσε κάρτες πρόσβασης RFID για να διαχωρίζει το προσωπικό γραφείου, τους χειριστές παραγωγής, τα εργαστήρια μηχανικής και τους χώρους αποθήκευσης πρωτοτύπων. Η εταιρεία αρχικά επέτρεπε σε τρεις τεχνικούς IT να χρησιμοποιούν τον ίδιο λογαριασμό κωδικοποιητή καρτών. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ασφαλείας, κανείς δεν μπορούσε να αποδείξει ποιος είχε επαναφέρει μια παρτίδα παλιών καρτών. Η εταιρεία στράφηκε σε επώνυμους λογαριασμούς χειριστών, αποθήκευσε τα κλειδιά των καρτών σε ένα προστατευμένο περιβάλλον και απαίτησε από το σύστημα να καταγράφει κάθε συμβάν διαγραφής και επανέκδοσης κάρτας. Η διαδικασία έγινε πιο υπεύθυνη και η ομάδα προμηθειών χρησιμοποίησε αργότερα αυτές τις απαιτήσεις κατά την αξιολόγηση νέου λογισμικού κωδικοποιητή καρτών RFID.

3. Επαναχρησιμοποίηση ή Καταστροφή: Λαμβάνοντας τη Σωστή Απόφαση

Υπάρχει επίσης μια διαφορά μεταξύ της διαγραφής μιας κάρτας για επαναχρησιμοποίηση και της απόσυρσης μιας κάρτας για καταστροφή. Η επαναχρησιμοποίηση έχει νόημα όταν η κάρτα είναι φυσικά άθικτη, η τεχνολογία είναι ακόμη ασφαλής, η μνήμη μπορεί να επαναφερθεί και η κάρτα δεν συνδέεται με ευαίσθητο περιστατικό. Η καταστροφή έχει νόημα όταν η κάρτα είναι ραγισμένη, μη αναγνώσιμη, ύποπτη για κακή χρήση, χρησιμοποιείται για προνομιακή πρόσβαση ή βασίζεται σε ξεπερασμένη αδύναμη τεχνολογία. Μια κάρτα που έχει ανατεθεί σε έναν ρόλο υψηλού κινδύνου, όπως πρόσβαση σε αίθουσα διακομιστών ή πρόσβαση σε θησαυροφυλάκιο οικονομικών, μπορεί να είναι καλύτερα να καταστραφεί παρά να επαναχρησιμοποιηθεί, ακόμη και αν η μνήμη μπορεί τεχνικά να διαγραφεί. Το κόστος μιας νέας κάρτας είναι συνήθως μικρό σε σύγκριση με το κόστος μιας πρόχειρης ιστορίας ελέγχου πρόσβασης.

Η Northstar Labs, μια φανταστική ερευνητική εταιρεία, είχε πολιτική ότι οι συνηθισμένες κάρτες γραφείου μπορούσαν να επαναχρησιμοποιηθούν μετά από επαληθευμένη διαγραφή, αλλά οι κάρτες πρόσβασης εργαστηρίου καταστρέφονταν μετά την αποχώρηση των υπαλλήλων. Ο λόγος ήταν απλός. Οι κάρτες εργαστηρίου συνδέονταν με περιορισμένες ζώνες έρευνας και ελεγχόμενα υλικά. Ο διευθυντής ασφαλείας δεν ήθελε παλιά διαπιστευτήρια εργαστηρίου να κυκλοφορούν, ακόμη και ως κενές κάρτες. Η πολιτική φαινόταν συντηρητική, αλλά ταίριαζε με τον κίνδυνο. Για τους προμηθευτές καρτών RFID και τους ενσωματωτές ελέγχου πρόσβασης, αυτό είναι ένα σημαντικό μάθημα: ο σωστός κανόνας κύκλου ζωής εξαρτάται από τον ρόλο, όχι μόνο από τον τύπο κάρτας.

Όταν η κάρτα επιστραφεί και η εταιρεία σχεδιάζει να τη διαγράψει, η τεχνική διαδικασία θα πρέπει να χρησιμοποιεί μόνο εξουσιοδοτημένα εργαλεία. Η κάρτα θα πρέπει να διαβαστεί από έναν συμβατό αναγνώστη RFID. Ο χειριστής θα πρέπει να επιβεβαιώσει το UID της κάρτας, τον αριθμό κάρτας και το αρχείο του εκχωρημένου υπαλλήλου. Το σύστημα θα πρέπει να αφαιρέσει ή να αντικαταστήσει τα δεδομένα που σχετίζονται με τον χρήστη σύμφωνα με το εγκεκριμένο πρότυπο. Εάν η κάρτα υποστηρίζει ασφαλείς εφαρμογές, το σύστημα μπορεί να διαγράψει αρχεία εφαρμογής, να επαναφέρει τιμές, να αλλάξει κλειδιά ή να επαναρχικοποιήσει την κάρτα ανάλογα με την πλατφόρμα. Μετά από αυτό, η κάρτα θα πρέπει να ελεγχθεί στον αναγνώστη ελέγχου πρόσβασης RFID και να επαληθευτεί ως ανενεργή ή κενή. Μια κάρτα δεν θα πρέπει να επιστρέψει στο απόθεμα μόνο και μόνο επειδή ο κωδικοποιητής εμφάνισε ένα μήνυμα επιτυχίας. Θα πρέπει να ελεγχθεί.

Το Riverton Grand ξενοδοχείου, ένας φανταστικός όμιλος φιλοξενίας, χρησιμοποιούσε κάρτες προσωπικού RFID για πόρτες καθαριότητας, ανελκυστήρες προσωπικού, αίθουσες αποθήκευσης και παρουσία. Το ξενοδοχείο είχε τη συνήθεια να επαναχρησιμοποιεί γρήγορα τις κάρτες προσωπικού επειδή η εναλλαγή ήταν υψηλή. Ένας νέος υπάλληλος καθαριότητας έλαβε κάποτε μια κάρτα που εξακολουθούσε να έχει πρόσβαση σε έναν χώρο αποθήκευσης λευκών ειδών που είχε ανατεθεί στον προηγούμενο ρόλο επόπτη. Το ξενοδοχείο άλλαξε τη ροή εργασίας, ώστε κάθε επιστρεφόμενη κάρτα να πρέπει να περάσει από τρεις ελέγχους: απενεργοποίηση της παλιάς ανάθεσης, επαναφορά των δεδομένων της κάρτας και έκδοση νέου προφίλ πρόσβασης από την αρχή. Το επιπλέον βήμα απέτρεψε τα παλιά δικαιώματα να συνοδεύουν μια επαναχρησιμοποιημένη κονκάρδα.

Ορισμένες εταιρείες ρωτούν εάν θα πρέπει να διαγράψουν την κάρτα πριν την απενεργοποιήσουν στο λογισμικό. Η ασφαλέστερη απάντηση είναι όχι. Απενεργοποιήστε πρώτα την πρόσβαση. Μια κάρτα μπορεί να χαθεί, να μην επιστραφεί ή να καθυστερήσει στη μεταφορά μεταξύ HR και IT. Η απενεργοποίηση στο backend προστατεύει τον οργανισμό ακόμη και όταν η φυσική κάρτα δεν είναι διαθέσιμη. Η διαγραφή της επιστρεφόμενης κάρτας είναι καθαρισμός και έλεγχος ιδιωτικότητας. Είναι σημαντική, αλλά δεν θα πρέπει να είναι ο μόνος έλεγχος. Μια καλή διαδικασία αποχώρησης υπαλλήλου RFID υποθέτει ότι η κάρτα μπορεί να μην επιστραφεί εγκαίρως.

Για κάρτες που δεν επιστρέφονται ποτέ, η διαδικασία είναι διαφορετική. Το ID της κονκάρδας θα πρέπει να απενεργοποιηθεί αμέσως και να επισημανθεί ως χαμένο ή μη επιστραφέν. Ο αριθμός κάρτας δεν θα πρέπει να εκχωρηθεί εκ νέου αβασάνιστα, εκτός εάν το σύστημα ελέγχου πρόσβασης και η τεχνολογία καρτών έχουν σχεδιαστεί για ασφαλή επανέκδοση. Εάν υπάρχει οποιαδήποτε ανησυχία για αντιγραφή, η εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να ελέγξει τα αρχεία καταγραφής, να αυξήσει την παρακολούθηση ή να μεταβεί σε ισχυρότερη τεχνολογία διαπιστευτηρίων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σχετικό για παλαιότερες κάρτες εγγύτητας χαμηλής συχνότητας, όπου οι κίνδυνοι κλωνοποίησης είναι υψηλότεροι από ό,τι με τις σύγχρονες κρυπτογραφημένες έξυπνες κάρτες. Η ασφαλής διαχείριση καρτών δεν αφορά μόνο τη διαγραφή των επιστρεφόμενων καρτών. Αφορά την πρόληψη της παραμονής παλιών αναγνωριστικών διαπιστευτηρίων σε χρήσιμη κατάσταση.

Η Paxon Rail Services, ένας φανταστικός εργολάβος συντήρησης, εξέδιδε κάρτες RFID σε υπαλλήλους που εργάζονταν σε αμαξοστάσια και σιδηροδρομικές εγκαταστάσεις πελατών. Όταν οι τεχνικοί αποχωρούσαν, ορισμένες κάρτες επιστρέφονταν καθυστερημένα επειδή φυλάσσονταν σε τσάντες εργαλείων. Η εταιρεία ενημέρωσε τη διαδικασία αποχώρησης, ώστε το ID της κάρτας να απενεργοποιείται την τελευταία εργάσιμη ημέρα του υπαλλήλου, ανεξάρτητα από το αν η κονκάρδα ήταν φυσικά παρούσα. Οι επιστρεφόμενες κάρτες από το προσωπικό πεδίου δεν επαναχρησιμοποιούνταν αυτόματα· επιθεωρούνταν, διαγράφονταν εάν υποστηρίζονταν και ελέγχονταν σε πολλαπλά συστήματα πρόσβασης αμαξοστασίων. Η διαδικασία απάλλαξε την εταιρεία από την εξάρτηση από την τέλεια συμπεριφορά επιστροφής καρτών.

Η επιφάνεια της κάρτας αξίζει επίσης προσοχή. Η διαγραφή των δεδομένων του τσιπ δεν αφαιρεί τις εκτυπωμένες προσωπικές πληροφορίες. Το όνομα του υπαλλήλου, η φωτογραφία, ο αριθμός προσωπικού, το τμήμα, ο κωδικός QR, ο γραμμωτός κώδικας ή το οπτικό επίπεδο πρόσβασης μπορεί να εμφανίζονται ακόμη στην κάρτα. Εάν η κάρτα πρόκειται να επαναχρησιμοποιηθεί, τα εκτυπωμένα στοιχεία ταυτότητας πρέπει να αφαιρεθούν, να καλυφθούν με ασφάλεια ή η κάρτα θα πρέπει να καταστραφεί. Σε πολλές περιπτώσεις, μια εξατομικευμένη κάρτα RFID με εκτυπωμένη φωτογραφία δεν αξίζει να επαναχρησιμοποιηθεί. Η επαναχρησιμοποίηση είναι πιο πρακτική για απλές κάρτες, προσωρινές κονκάρδες, κονκάρδες επισκεπτών ή κάρτες που έχουν σχεδιαστεί με αντικαταστάσιμα εκτυπωμένα επικαλύμματα. Η προστασία της ιδιωτικότητας περιλαμβάνει τόσο το τσιπ όσο και την επιφάνεια.

Η Halley Manufacturing, ένας φανταστικός προμηθευτής ανταλλακτικών αυτοκινήτων, χρησιμοποιούσε φωτογραφίες υπαλλήλων και κωδικούς τμημάτων εκτυπωμένους σε κάρτες RFID. Όταν συλλέγονταν οι παλιές κάρτες, τα δεδομένα πρόσβασης απενεργοποιούνταν, αλλά οι κάρτες φυλάσσονταν σε ένα συρτάρι για πιθανή επαναχρησιμοποίηση. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου πελάτη, το συρτάρι αντιμετωπίστηκε ως αδυναμία ιδιωτικότητας επειδή περιείχε ονόματα και φωτογραφίες πρώην προσωπικού. Η εταιρεία άλλαξε την πολιτική της. Οι κάρτες ταυτότητας με φωτογραφία καταστρέφονταν μετά την αποχώρηση, ενώ οι απλές κάρτες εργολάβων μπορούσαν να διαγραφούν και να επαναχρησιμοποιηθούν. Αυτή η διαχωρισμένη πολιτική είχε περισσότερο νόημα από την προσπάθεια επαναχρησιμοποίησης κάθε κάρτας.

4. Καθιέρωση ενός Ασφαλούς Κύκλου Ζωής Κάρτας RFID

Από την άποψη των προμηθειών, οι εταιρείες που αγοράζουν κάρτες RFID ή κάρτες ελέγχου πρόσβασης θα πρέπει να θέτουν ερωτήματα κύκλου ζωής πριν από την παραγγελία. Μπορεί η μνήμη της κάρτας να αντικατασταθεί με ασφάλεια; Υποστηρίζει το σύστημα καταστάσεις κάρτας όπως ενεργή, ανενεργή, χαμένη, διαγραμμένη, αποσυρμένη και κατεστραμμένη; Μπορεί ο κωδικοποιητής να παράγει αρχείο ελέγχου; Παρέχει ο προμηθευτής σαφείς οδηγίες για την αφαίρεση δεδομένων κάρτας MIFARE DESFire, την επαναφορά τομέα MIFARE Classic ή άλλες υποστηριζόμενες μορφές διαπιστευτηρίων; Αποφεύγονται τα προεπιλεγμένα κλειδιά; Μπορούν τα προσωπικά δεδομένα να διατηρούνται στο backend αντί στην κάρτα; Αυτά τα ερωτήματα δεν είναι μόνο τεχνικά. Επηρεάζουν το HR, την ασφάλεια, την ιδιωτικότητα και το μελλοντικό λειτουργικό κόστος.

Η πιο συνηθισμένη κακή διαδικασία είναι το «κουτί με τις παλιές κονκάρδες». Σχεδόν κάθε διευθυντής εγκαταστάσεων έχει δει ένα. Κάρτες από πρώην υπαλλήλους βρίσκονται σε ένα συρτάρι, στο γραφείο ασφαλείας, στο ντουλάπι υποδοχής ή στο ράφι του IT. Ορισμένες είναι απενεργοποιημένες. Ορισμένες όχι. Ορισμένες έχουν ονόματα. Ορισμένες είναι κενές. Ορισμένες ανήκουν σε εργολάβους από δύο χρόνια πριν. Κανείς δεν θέλει να τις ταξινομήσει επειδή κανείς δεν είναι σίγουρος τι αναγνωρίζουν ακόμη τα συστήματα. Μια σωστή πολιτική κύκλου ζωής καρτών RFID αποτρέπει αυτό το κουτί από το να γίνει κίνδυνος. Κάθε κάρτα έχει μια κατάσταση. Κάθε επιστρεφόμενη κάρτα επεξεργάζεται. Κάθε κατεστραμμένη κάρτα καταγράφεται. Κάθε επαναχρησιμοποιήσιμη κάρτα επαναφέρεται πριν εκδοθεί ξανά.

Η ασφαλής διαγραφή βοηθά επίσης στην εσωτερική εμπιστοσύνη. Οι υπάλληλοι θέλουν να γνωρίζουν ότι όταν αποχωρούν, τα προσωπικά τους δεδομένα αντιμετωπίζονται σωστά. Οι εργοδότες θέλουν να γνωρίζουν ότι το πρώην προσωπικό δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στις εγκαταστάσεις. Οι ομάδες ασφαλείας θέλουν αρχεία καταγραφής που υποστηρίζουν έρευνες. Οι ομάδες IT θέλουν απογραφές καρτών που ταιριάζουν με τα αρχεία του συστήματος. Μια καθαρή διαδικασία δίνει σε όλους λιγότερες εκκρεμότητες. Βοηθά επίσης τις εταιρείες να παρουσιάζουν μια πιο ώριμη εικόνα κατά τη διάρκεια ελέγχων πελατών, αξιολογήσεων ISO, αξιολογήσεων ιδιωτικότητας και επιθεωρήσεων ασφαλείας.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι απλή κατ' αρχήν. Απενεργοποιήστε την πρόσβαση του υπαλλήλου σε όλα τα συνδεδεμένα συστήματα μόλις λήξει η απασχόληση. Συλλέξτε την κάρτα RFID εάν είναι δυνατόν. Προσδιορίστε τον τύπο κάρτας και το εκχωρημένο αρχείο. Αφαιρέστε ή αντικαταστήστε τα δεδομένα χρήστη χρησιμοποιώντας εξουσιοδοτημένα εργαλεία και κλειδιά. Επαληθεύστε ότι η κάρτα δεν ανοίγει πλέον πόρτες ή δεν ενεργοποιεί παλιά δικαιώματα. Αποφασίστε εάν η κάρτα θα πρέπει να επαναχρησιμοποιηθεί ή να καταστραφεί με βάση τον κίνδυνο, την κατάσταση και την ιδιωτικότητα. Καταγράψτε την ενέργεια. Μην κρατάτε ανεπεξέργαστες κάρτες σε ένα συρτάρι. Μην υποθέτετε ότι μια κάρτα είναι ασφαλής μόνο και μόνο επειδή έχει επιστραφεί φυσικά.

Οι κάρτες RFID είναι μικρές, αλλά βρίσκονται στη διασταύρωση της φυσικής ασφάλειας, της ταυτότητας των υπαλλήλων και της λειτουργικής ευκολίας. Όταν ένας υπάλληλος παραιτείται, η ασφαλής διαγραφή της κάρτας δεν είναι απλώς ένα τεχνικό βήμα. Είναι ένα σημάδι ότι η εταιρεία κατανοεί τον έλεγχο πρόσβασης ως κύκλο ζωής, όχι ως μια εφάπαξ έκδοση κονκάρδας. Μια καλά διαχειριζόμενη διαδικασία κάρτας RFID υπαλλήλου προστατεύει πόρτες, δεδομένα, ανθρώπους και αρχεία. Αποτρέπει επίσης ένα πολύ συνηθισμένο λάθος: να πιστεύουμε ότι η κάρτα είναι ακίνδυνη αφού ο υπάλληλος φύγει. Η κάρτα μπορεί να είναι ανενεργή, διαγραμμένη, επαναχρησιμοποιημένη ή κατεστραμμένη, αλλά δεν θα πρέπει ποτέ να αγνοείται.