Εγκατάσταση συστήματος ωρομέτρησης RFID χωρίς βοήθεια IT

Η δημιουργία ενός συστήματος RFID για χρόνο και παρουσίες ακούγεται σαν κάτι που θα έπρεπε να περιλαμβάνει ένα τμήμα IT, έναν μηχανικό δικτύων, έναν υπεύθυνο έργου και τρεις συναντήσεις για δικαιώματα. Σε μια μεγάλη εταιρεία, ίσως και να ισχύει. Αλλά για πολλά μικρά εργοστάσια, συνεργεία, κλινικές, εστιατόρια, αποθήκες, γυμναστήρια, σχολεία, εταιρείες καθαρισμού και τοπικά γραφεία, η πρώτη εγκατάσταση μπορεί να είναι πολύ απλούστερη. Αν επιλέξετε τη σωστή μηχανή παρουσιών RFID, προετοιμάσετε σωστά τις κάρτες των εργαζομένων και διατηρήσετε τη ροή εργασίας καθαρή, μπορείτε να θέσετε σε λειτουργία ένα πρακτικό σύστημα παρακολούθησης χρόνου εργαζομένων χωρίς να καλείτε το IT κάθε πέντε λεπτά.

Το κόλπο είναι να αποφύγετε την υπερβολική κατασκευή του συστήματος από την πρώτη μέρα. Ένα σύστημα χρόνου και παρουσιών έχει μία κύρια δουλειά: να καταγράφει ποιος χτύπησε την κάρτα εισόδου, ποιος χτύπησε την κάρτα εξόδου και πότε συνέβη αυτό. Όλα τα υπόλοιπα έρχονται μετά. Η εξαγωγή μισθοδοσίας, οι κανόνες υπερωριών, οι ομάδες βαρδιών, οι αναφορές καθυστερημένης προσέλευσης, οι αναφορές τμημάτων, οι ειδοποιήσεις κινητού, η ενσωμάτωση ελέγχου πρόσβασης και ο συγχρονισμός με λογισμικό HR μπορούν όλα να είναι χρήσιμα, αλλά δεν πρέπει να σας αποσπούν από τα βασικά. Αν η πρώτη εβδομάδα παράγει καθαρές εγγραφές παρουσιών, είστε ήδη μπροστά από πολλές επιχειρήσεις που ακόμη χρησιμοποιούν φύλλα χαρτιού, υπολογιστικά φύλλα ή ένα ρολόι τοίχου που κανείς δεν εμπιστεύεται.

Γιατί οι παρουσίες RFID λειτουργούν χωρίς βοήθεια IT

Ένα σύστημα παρουσιών RFID συνήθως έχει τέσσερα μέρη. Υπάρχει η κάρτα RFID ή το μπρελόκ κλειδιού που κρατά ο εργαζόμενος. Υπάρχει το τερματικό ρολογιού παρουσιών RFID που διαβάζει την κάρτα. Υπάρχει λογισμικό ή υπηρεσία υπολογιστικό νέφος που αποθηκεύει τις εγγραφές χτυπημάτων. Υπάρχει μια εξαγωγή ή αναφορά που μπορεί να χρησιμοποιήσει η μισθοδοσία ή η διοίκηση. Ορισμένα συστήματα περιλαμβάνουν επίσης δακτυλικό αποτύπωμα ή αναγνώριση προσώπου, αλλά η κάρτα RFID είναι συχνά το απλούστερο σημείο εκκίνησης επειδή οι εργαζόμενοι την κατανοούν γρήγορα. Χτυπήστε την κάρτα, ακούστε το μπιπ, δείτε το όνομα και συνεχίστε.

Ένα φανταστικό αρτοποιείο στο Λιντς δίνει ένα καλό παράδειγμα. Ο ιδιοκτήτης είχε 28 εργαζόμενους σε πρώινες βάρδιες ψησίματος, βάρδιες πάγκου και προετοιμασία παραδόσεων. Το προσωπικό έγραφε τις ώρες άφιξης σε ένα πρόχειρο μπλοκ κοντά στην πίσω πόρτα. Οι περισσότεροι ήταν έντιμοι, αλλά ο γραφικός χαρακτήρας ήταν δυσανάγνωστος και κανείς δεν μπορούσε να πει αν μια καθυστερημένη καταχώριση ήταν πραγματική ή γραμμένη αργότερα. Ο ιδιοκτήτης αγόρασε μια αυτόνομη μηχανή παρουσιών RFID με λειτουργία εξαγωγής μέσω USB. Κάθε εργαζόμενος έλαβε ένα μπρελόκ κλειδιού RFID. Μέχρι τη δεύτερη εβδομάδα, το αρτοποιείο είχε καθαρές αναφορές εισόδου και εξόδου χωρίς να προσλάβει σύμβουλο IT. Η μεγαλύτερη αλλαγή δεν ήταν τεχνική. Ήταν ότι η διαδικασία έγινε πολύ εύκολη για να παραλειφθεί.

1. Επιλέξτε τη σωστή συσκευή RFID

Η ευκολότερη εγκατάσταση ξεκινά με τη σωστή συσκευή. Για μια μικρή επιχείρηση, μια αυτόνομη μηχανή παρουσιών RFID μπορεί να είναι αρκετή. Αποθηκεύει τοπικά τα αναγνωριστικά καρτών, τα ονόματα των εργαζομένων, τις ώρες χτυπημάτων και τις αναφορές. Μπορείτε να εξάγετε δεδομένα με USB ή να τα κατεβάσετε μέσω απλής σύνδεσης δικτύου. Για μια εταιρεία με πολλαπλές τοποθεσίες, ένα σύστημα παρουσιών RFID βασισμένο στο υπολογιστικό νέφος μπορεί να είναι καλύτερο επειδή οι εγγραφές από διαφορετικές τοποθεσίες συγχρονίζονται αυτόματα. Για ένα εργοστάσιο ή αποθήκη, ένα ανθεκτικό ρολόι παρουσιών με επιτοίχια τοποθέτηση και εφεδρική τροφοδοσία μπορεί να έχει μεγαλύτερη σημασία. Για μια κλινική ή γραφείο, ένα συμπαγές τερματικό γραφείου ή τοίχου μπορεί να είναι αρκετό.

Μην αγοράζετε μόνο με βάση την τιμή. Ρωτήστε τι τύπο κάρτας RFID υποστηρίζει το τερματικό. Πολλά βασικά τερματικά παρουσιών χρησιμοποιούν κάρτες εγγύτητας 125 kHz ή 13.56 MHz κάρτες RFID. Ορισμένα μπορούν να χρησιμοποιούν κάρτες MIFARE, κάρτες NFC, κονκάρδες εργαζομένων ή μπρελόκ κλειδιών. Αν οι εργαζόμενοί σας έχουν ήδη κάρτες ελέγχου πρόσβασης, ελέγξτε αν η μηχανή παρουσιών μπορεί να διαβάσει αυτές τις κάρτες πριν αγοράσετε. Ένας αναγνώστης που κάνει μπιπ όταν μια κάρτα είναι κοντά δεν διαβάζει απαραίτητα την ίδια μορφή δεδομένων που χρησιμοποιεί το υπάρχον σύστημά σας. Η συμβατότητα έχει σημασία.

Μια φανταστική οδοντιατρική κλινική στο Όστιν ήθελε το προσωπικό να χρησιμοποιεί τις υπάρχουσες κονκάρδες πρόσβασης πόρτας για τις παρουσίες. Η διευθύντρια του γραφείου αγόρασε ένα φθηνό ρολόι παρουσιών RFID online επειδή έλεγε «υποστηρίζει κάρτα RFID». Διάβαζε τη δείγμα κάρτα που υπήρχε στο κουτί, αλλά δεν διάβαζε σωστά τις υπάρχουσες κονκάρδες της κλινικής. Η κλινική το επέστρεψε και παρήγγειλε ένα τερματικό που υποστήριζε τον πραγματικό τύπο κάρτας που χρησιμοποιούσε το σύστημα πρόσβασης κτιρίου. Η δεύτερη εγκατάσταση ήταν εύκολη. Το πρώτο λάθος προήλθε από την υπόθεση ότι όλες οι κάρτες RFID ήταν ίδιες.

2. Καταχωρίστε εργαζομένους και διαχειριστείτε κάρτες

Το επόμενο βήμα είναι η καταχώριση εργαζομένων. Κρατήστε τη καθαρή. Δημιουργήστε μια λίστα με όνομα εργαζομένου, αριθμό εργαζομένου, τμήμα, τύπο βάρδιας και αριθμό κάρτας. Αν η συσκευή σάς επιτρέπει να εισάγετε ονόματα απευθείας, χρησιμοποιήστε σταθερή μορφή. Μη χρησιμοποιείτε ψευδώνυμα για ορισμένους και πλήρη νόμιμα ονόματα για άλλους, εκτός αν η μισθοδοσία λειτουργεί έτσι. Αν ένας εργαζόμενος έχει δύο κάρτες, καταγράψτε τον λόγο. Αν μια κάρτα χαθεί, απενεργοποιήστε την πριν εκδώσετε νέα. Αυτό ακούγεται βαρετό, αλλά αποτρέπει το συνηθισμένο πρόβλημα όπου υπάρχουν εγγραφές χτυπημάτων αλλά κανείς δεν ξέρει σε ποιο άτομο ανήκουν.

Η διαχείριση καρτών είναι το σημείο όπου οι μικρές επιχειρήσεις συχνά γίνονται αμελείς. Μια κάρτα RFID παρουσιών δεν είναι απλώς ένα κομμάτι πλαστικού. Είναι η ταυτότητα χτυπήματος του εργαζομένου. Αν οι εργαζόμενοι μοιράζονται κάρτες, αφήνουν κάρτες σε ένα συρτάρι ή χτυπούν ο ένας για τον άλλο, το σύστημα χάνει την αξιοπιστία του. Αν η επιχείρηση έχει πρόβλημα με χτυπήματα για λογαριασμό άλλου, το RFID μόνο του μπορεί να μην το λύσει. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να χρειαστεί σύστημα με RFID συν PIN, δακτυλικό αποτύπωμα, αναγνώριση προσώπου, έγκριση επόπτη ή επαλήθευση μέσω κάμερας. Αλλά για πολλούς χώρους εργασίας, το RFID λειτουργεί καλά επειδή κάνει τη φυσιολογική διαδικασία ταχύτερη και σαφέστερη.

Ένα φανταστικό γυμναστήριο στο Τορόντο χρησιμοποιούσε χειρόγραφη εγγραφή για part-time προπονητές και προσωπικό υποδοχής. Ο διευθυντής εισήγαγε κάρτες παρουσιών RFID αλλά άφησε τις κάρτες σε ένα μπολ κοντά στον υπολογιστή της υποδοχής. Μέσα σε λίγες μέρες, οι άνθρωποι άρχισαν να χτυπούν κατά λάθος τη λάθος κάρτα. Η διόρθωση ήταν απλή. Κάθε μέλος του προσωπικού κρατούσε τη δική του κάρτα σε ένα μπρελόκ και οι εφεδρικές κάρτες κλειδώθηκαν στο γραφείο. Το σύστημα δεν χρειαζόταν νέο λογισμικό. Χρειαζόταν βασικό έλεγχο καρτών.

3. Τοποθετήστε το τερματικό και συνδέστε την τροφοδοσία

Η τοποθέτηση της συσκευής είναι μια άλλη πρακτική απόφαση. Τοποθετήστε το τερματικό παρουσιών RFID εκεί όπου οι εργαζόμενοι περνούν φυσικά όταν ξεκινούν και τελειώνουν τη δουλειά. Αν είναι κρυμμένο σε ένα γραφείο, οι άνθρωποι θα το ξεχνούν. Αν είναι πολύ κοντά σε περιοχή πελατών, το προσωπικό μπορεί να νιώθει άβολα να το χρησιμοποιεί. Αν είναι κοντά σε υγρή είσοδο, επιλέξτε συσκευή με κατάλληλη προστασία ή μετακινήστε την σε εσωτερικό χώρο. Αν οι εργαζόμενοι φτάνουν από δύο διαφορετικές πόρτες, αποφασίστε αν ένα ρολόι παρουσιών είναι αρκετό ή αν χρειάζεστε δύο συσκευές. Το καλύτερο σύστημα είναι αυτό που οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν χωρίς να αλλάζουν πολύ τη φυσιολογική τους διαδρομή.

Μια φανταστική αποθήκη στο Ρότερνταμ εγκατέστησε το ρολόι παρουσιών RFID κοντά στο γραφείο του επόπτη επειδή εκεί ήταν η πρίζα. Οι εργαζόμενοι έμπαιναν από την πόρτα φόρτωσης στην άλλη πλευρά του κτιρίου, οπότε συχνά ξεχνούσαν να χτυπήσουν μέχρι αργότερα. Ο διευθυντής μετακίνησε το τερματικό στην είσοδο προσωπικού και πρόσθεσε μια μικρή πινακίδα στο ύψος των ματιών. Τα χαμένα χτυπήματα μειώθηκαν αμέσως. Ο αναγνώστης, οι κάρτες και το λογισμικό παρέμειναν ίδια. Η τοποθεσία ήταν το πρόβλημα.

Η τροφοδοσία και η σύνδεση δεδομένων πρέπει να είναι απλές. Αν η συσκευή είναι αυτόνομη, βεβαιωθείτε ότι έχει αξιόπιστη τροφοδοσία και εφεδρική μπαταρία αν οι διακοπές ρεύματος είναι συχνές. Αν χρησιμοποιεί Wi-Fi, δοκιμάστε το σήμα στην πραγματική θέση τοποθέτησης πριν τη στερεώσετε στον τοίχο. Αν χρησιμοποιεί Ethernet, επιβεβαιώστε ότι η διαδρομή του καλωδίου είναι ασφαλής και δεν αποτελεί κίνδυνο παραπατήματος. Αν δεν θέλετε βοήθεια IT, επιλέξτε ένα σύστημα που δεν απαιτεί περίπλοκη ρύθμιση διακομιστή. Ένα σύστημα παρουσιών υπολογιστικό νέφος με σαφή πίνακα ελέγχου για κινητό ή web μπορεί να είναι ευκολότερο από ένα τοπικό πακέτο λογισμικού που χρειάζεται ρύθμιση βάσης δεδομένων.

Μια μικρή εταιρεία καθαρισμού στο Μάντσεστερ, σε ένα φανταστικό παράδειγμα, είχε 46 καθαριστές που εργάζονταν από μια κεντρική αποθήκη εφοδίων. Ο ιδιοκτήτης ήθελε εγγραφές παρουσιών αλλά δεν είχε προσωπικό IT. Ένα τερματικό παρουσιών RFID βασισμένο στο υπολογιστικό νέφος συνδέθηκε με Wi-Fi και συγχρόνισε τα δεδομένα χτυπημάτων σε έναν απλό πίνακα ελέγχου. Ο ιδιοκτήτης μπορούσε να κατεβάζει εβδομαδιαίες αναφορές παρουσιών από έναν φορητό υπολογιστή στο σπίτι. Το μόνο δύσκολο σημείο ήταν η κάλυψη Wi-Fi στην αποθήκη εφοδίων, οπότε το τερματικό τοποθετήθηκε πιο κοντά στην πλευρά του κτιρίου προς το γραφείο. Η εταιρεία απέφυγε μια περίπλοκη εγκατάσταση επειδή επέλεξε την απλούστερη αρχιτεκτονική για το μέγεθός της.

4. Ορίστε κανόνες βαρδιών και δημιουργήστε πολιτική χτυπημάτων

Οι ρυθμίσεις βαρδιών είναι ο επόμενος τομέας που πρέπει να χειριστείτε προσεκτικά. Πολλές επιχειρήσεις κάνουν το λάθος να ορίζουν πάρα πολλούς κανόνες στην αρχή. Ξεκινήστε με κανονική είσοδο και έξοδο. Στη συνέχεια ορίστε βασικές βάρδιες: πρωινή, απογευματινή, νυχτερινή, ευέλικτη, μερικής απασχόλησης ή σαββατοκύριακου. Προσθέστε περιθώρια χάριτος μόνο αν χρειάζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιτρέπετε ένα περιθώριο πέντε λεπτών πριν σημειώσετε κάποιον ως καθυστερημένο. Προσέξτε τους κανόνες υπερωριών επειδή μπορούν να επηρεάσουν τη μισθοδοσία. Αν οι κανόνες μισθοδοσίας σας είναι περίπλοκοι, δοκιμάστε τις αναφορές για τουλάχιστον μία πλήρη περίοδο μισθοδοσίας πριν βασιστείτε πλήρως σε αυτές.

Ένα φανταστικό εστιατόριο στο Δουβλίνο είχε προσωπικό μεσημεριανού, προσωπικό βραδινού και προσωπικό εκδηλώσεων σαββατοκύριακου. Ο διευθυντής ήθελε το σύστημα παρουσιών RFID να υπολογίζει αυτόματα κάθε κανόνα υπερωρίας από την πρώτη μέρα. Αυτό δημιούργησε σύγχυση επειδή τα διαλείμματα, οι διαιρεμένες βάρδιες και οι πρόωρες προσήξεις δεν αντιμετωπίζονταν με συνέπεια. Ο διευθυντής απλοποίησε τη ρύθμιση για τον πρώτο μήνα: συλλογή καθαρών ωρών χτυπημάτων, εξαγωγή τους και χειροκίνητος υπολογισμός μισθοδοσίας όπως πριν. Μόλις τα δεδομένα φάνηκαν σταθερά, το εστιατόριο πρόσθεσε ομάδες βαρδιών και κανόνες υπερωριών. Το σύστημα έγινε χρήσιμο επειδή η εφαρμογή προχώρησε σε βήματα αντί να προσπαθεί να λύσει τα πάντα ταυτόχρονα.

Η εκπαίδευση των εργαζομένων πρέπει να είναι σύντομη και άμεση. Δείξτε στο προσωπικό πού βρίσκεται το τερματικό. Δείξτε τους πώς να χτυπούν την κάρτα. Δείξτε τους πώς φαίνεται ένα επιτυχημένο χτύπημα στην οθόνη. Εξηγήστε τι να κάνουν αν ξεχάσουν την κάρτα τους, τη χάσουν ή ξεχάσουν να χτυπήσουν την έξοδο. Μην πνίγετε τους ανθρώπους σε λεπτομέρειες του συστήματος. Ένα καλό σύστημα χτυπήματος RFID θα πρέπει να χρειάζεται λιγότερο από δύο λεπτά εκπαίδευσης. Όσο πιο περίπλοκες είναι οι οδηγίες, τόσο πιο πιθανό είναι οι εργαζόμενοι να τις αγνοήσουν.

Βοηθά να δημιουργήσετε μια απλή πολιτική χτυπημάτων. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι πρέπει να χτυπούν την κάρτα πριν ξεκινήσουν τη δουλειά και να χτυπούν την έξοδο πριν φύγουν. Αν ξεχάσουν, πρέπει να αναφέρουν το χαμένο χτύπημα στον επόπτη την ίδια μέρα. Οι εργαζόμενοι δεν επιτρέπεται να χτυπούν για άλλο άτομο. Οι χαμένες κάρτες πρέπει να αναφέρονται αμέσως. Αν η επιχείρηση χρησιμοποιεί διαλείμματα, εξηγήστε αν τα διαλείμματα καταγράφονται στο ίδιο τερματικό. Κρατήστε την πολιτική ορατή κατά τις πρώτες εβδομάδες. Η τεχνολογία καταγράφει τον χρόνο, αλλά η πολιτική λέει στους ανθρώπους πώς να συμπεριφέρονται.

Ένα φανταστικό κέντρο παιδικής φροντίδας στο Όκλαντ είχε δασκάλες που έρχονταν σε διαφορετικές ώρες, καθώς και βοηθούς που μετακινούνταν μεταξύ αιθουσών. Το κέντρο εισήγαγε μπρελόκ κλειδιών RFID και ένα επιτοίχιο τερματικό παρουσιών κοντά στην είσοδο προσωπικού. Η διευθύντρια έδωσε σε κάθε εργαζόμενο ένα φύλλο οδηγιών μιας σελίδας, όχι ένα μακροσκελές εγχειρίδιο. Ο κανόνας ήταν απλός: χτύπα όταν μπαίνεις, χτύπα όταν βγαίνεις και ενημέρωσε το γραφείο πριν το μεσημέρι αν κάτι πήγε στραβά. Επειδή ο κανόνας ήταν σαφής, το προσωπικό υιοθέτησε το σύστημα γρήγορα.

5. Δοκιμάστε, εκπαιδεύστε και δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας

Η δοκιμή πριν από την πλήρη έναρξη είναι σημαντική. Μην εγκαταστήσετε το τερματικό νύχτα Κυριακής και χρησιμοποιήσετε την πρώτη Δευτέρα ως επίσημη εγγραφή μισθοδοσίας χωρίς να ελέγξετε τίποτα. Δοκιμάστε πρώτα με λίγους εργαζομένους. Χτυπήστε κάθε κάρτα αρκετές φορές. Ελέγξτε αν τα ονόματα εμφανίζονται σωστά. Εξάγετε την αναφορά. Επιβεβαιώστε τη ζώνη ώρας και τη μορφή ημερομηνίας. Ελέγξτε αν η συσκευή καταγράφει διπλά χτυπήματα ή αγνοεί επαναλαμβανόμενα χτυπήματα εντός σύντομου διαστήματος. Δοκιμάστε επανεκκίνηση τροφοδοσίας. Δοκιμάστε αντικατάσταση χαμένης κάρτας. Αυτές οι μικρές δοκιμές μπορούν να αποτρέψουν ντροπιαστικά λάθη μισθοδοσίας.

Ένα φανταστικό μεταλλουργείο στο Μπέρμιγχαμ παρέλειψε τις δοκιμές και χρησιμοποίησε αμέσως το νέο τερματικό παρουσιών RFID για μισθοδοσία. Η πρώτη αναφορά έδειξε περίεργες ώρες επειδή το ρολόι της συσκευής δεν είχε ρυθμιστεί σωστά μετά την αποστολή. Ο διευθυντής έπρεπε να διορθώσει χειροκίνητα μια εβδομάδα εγγραφών. Μετά από αυτό, η εταιρεία δημιούργησε μια μικρή λίστα ελέγχου: ρύθμιση ώρας, καταχώριση καρτών, δοκιμή χτυπημάτων, εξαγωγή αναφοράς, επιβεβαίωση συνόλων. Το σύστημα ήταν εντάξει. Έλειπε η πειθαρχία εγκατάστασης.

Το αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων δεν πρέπει να αγνοείται. Οι εγγραφές παρουσιών επηρεάζουν τη μισθοδοσία, τη συμμόρφωση και την εμπιστοσύνη των εργαζομένων. Αν το τερματικό αποθηκεύει δεδομένα τοπικά, εξάγετε τις εγγραφές τακτικά. Αν είναι βασισμένο στο υπολογιστικό νέφος, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να κατεβάζετε αναφορές. Κρατήστε μηνιαία αντίγραφα ασφαλείας σε ασφαλή τοποθεσία. Μην αποθηκεύετε αρχεία παρουσιών σε έναν τυχαίο υπολογιστή όπου μπορούν να διαγραφούν. Ακόμη και μια μικρή επιχείρηση πρέπει να αντιμετωπίζει τις εγγραφές χρόνου ως σημαντικά επιχειρηματικά δεδομένα. Δεν χρειάζεστε τμήμα IT για να δημιουργήσετε μια απλή συνήθεια δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Η ιδιωτικότητα έχει επίσης σημασία. Οι εργαζόμενοι μπορεί να αποδεχτούν την παρακολούθηση χρόνου ευκολότερα αν ο σκοπός είναι σαφής. Το σύστημα καταγράφει παρουσίες για μισθοδοσία, προγραμματισμό βαρδιών και λογοδοσία στον χώρο εργασίας. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται άσκοπα για να εκθέτει ανθρώπους ή να τους παρακολουθεί πέρα από τη δηλωμένη πολιτική. Περιορίστε την πρόσβαση στις αναφορές παρουσιών στον ιδιοκτήτη, τον διευθυντή, το άτομο μισθοδοσίας ή τον ρόλο HR που τις χρειάζεται. Αν το σύστημα περιλαμβάνει πρόσβαση υπολογιστικό νέφος, χρησιμοποιήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και μην μοιράζεστε τη σύνδεση διαχειριστή μεταξύ πολλών ατόμων.

Ένα φανταστικό κέντρο εκπαίδευσης μη κερδοσκοπικού οργανισμού στο Σικάγο χρησιμοποιούσε σύστημα παρουσιών RFID για εκπαιδευτές και προσωπικό γραφείου. Στην αρχή, αρκετοί διευθυντές είχαν τον ίδιο κωδικό διαχειριστή επειδή φαινόταν βολικό. Αργότερα, ένας διευθυντής άλλαξε κατά λάθος εγγραφές εργαζομένων ενώ προσπαθούσε να δει μια αναφορά. Το κέντρο άλλαξε σε ξεχωριστούς λογαριασμούς χρηστών με περιορισμένα δικαιώματα. Η μισθοδοσία μπορούσε να εξάγει αναφορές. Οι επόπτες μπορούσαν να βλέπουν τις ομάδες τους. Μόνο ο διαχειριστής μπορούσε να επεξεργάζεται προφίλ εργαζομένων. Το σύστημα έγινε ασφαλέστερο επειδή η πρόσβαση αντιστοιχούσε στην ευθύνη.

Αν θέλετε να αποφύγετε τη βοήθεια IT, επιλέξτε ένα σύστημα με καλό υλικό υποστήριξης. Αναζητήστε σαφή βίντεο εγκατάστασης, εγχειρίδια σε απλή γλώσσα, πρότυπα εξαγωγής και ανταποκρινόμενη υποστήριξη προμηθευτή. Μια συσκευή με ισχυρές λειτουργίες αλλά συγκεχυμένες οδηγίες μπορεί να σπαταλήσει περισσότερο χρόνο από όσο εξοικονομεί. Πριν αγοράσετε, ρωτήστε τον προμηθευτή πώς να καταχωρίσετε εργαζομένους, να εξάγετε δεδομένα παρουσιών, να επαναφέρετε έναν κωδικό διαχειριστή, να αντικαταστήσετε μια χαμένη κάρτα και να συνδέσετε τη συσκευή με Wi-Fi. Αν οι απαντήσεις είναι ασαφείς, το σύστημα μπορεί να μην είναι φιλικό για εγκατάσταση χωρίς IT.

Μια φανταστική αλυσίδα κομμωτηρίων στη Μελβούρνη αγόρασε τρεις μηχανές παρουσιών RFID για διαφορετικά υποκαταστήματα. Ο ιδιοκτήτης επέλεξε ένα μοντέλο επειδή ο προμηθευτής παρείχε έναν απλό οδηγό εγκατάστασης και δείγμα αναφοράς παρουσιών. Κάθε διευθυντής υποκαταστήματος καταχώρισε κάρτες προσωπικού, δοκίμασε χτυπήματα και εξήγαγε εβδομαδιαία αρχεία χωρίς να καλέσει τεχνικό. Ο ιδιοκτήτης αργότερα αναβάθμισε σε συγχρονισμό υπολογιστικό νέφος, αλλά το πρώτο στάδιο λειτούργησε επειδή ο προμηθευτής κατανοούσε τους χρήστες μικρών επιχειρήσεων.

6. Συντηρήστε το σύστημα και ενσωματώστε το με τη μισθοδοσία

Η ενσωμάτωση με τη μισθοδοσία είναι χρήσιμη αλλά δεν απαιτείται πάντα στην αρχή. Πολλά συστήματα εξάγουν αναφορές Excel, CSV ή PDF. Αν το λογισμικό μισθοδοσίας σας μπορεί να εισάγει αρχεία CSV, εξαιρετικά. Αν όχι, μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε την αναφορά για να εισάγετε ώρες με μεγαλύτερη ακρίβεια από ένα φύλλο χαρτιού. Αργότερα, μπορείτε να εξερευνήσετε ενσωμάτωση API, συνδέσμους μισθοδοσίας ή συγχρονισμό με λογισμικό HR. Μην αφήσετε την ενσωμάτωση μισθοδοσίας να καθυστερήσει τη βασική βελτίωση παρουσιών, εκτός αν η επιχείρησή σας χρειάζεται απολύτως αυτοματοποιημένη μισθοδοσία από την πρώτη μέρα.

Ένας φανταστικός υπεργολάβος κατασκευών στο Περθ είχε συνεργεία που χτυπούσαν την κάρτα σε έναν χώρο πριν οδηγήσουν σε εργοτάξια. Ο ιδιοκτήτης χρησιμοποιούσε ένα αυτόνομο τερματικό παρουσιών RFID και εξήγαγε εβδομαδιαίες αναφορές CSV. Στην αρχή, η μισθοδοσία εισήγαγε ακόμη τις ώρες χειροκίνητα. Μετά από δύο μήνες, ο ιδιοκτήτης ρύθμισε το λογισμικό μισθοδοσίας να εισάγει απευθείας το αρχείο CSV. Η μετάβαση λειτούργησε επειδή η εταιρεία είχε ήδη καθαρίσει τα ονόματα, τους αριθμούς και τους κανόνες βαρδιών των εργαζομένων. Απλά πρώτα, ενσωμάτωση αργότερα.

Οι κινητοί και απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται διαφορετική σκέψη. Ένα επιτοίχιο ρολόι παρουσιών RFID είναι εξαιρετικό όταν οι εργαζόμενοι ξεκινούν τη δουλειά σε μία τοποθεσία. Είναι λιγότερο χρήσιμο για καθαριστές, τεχνικούς πεδίου, οδηγούς παράδοσης, φύλακες ασφαλείας ή συνεργεία κατασκευών που πηγαίνουν απευθείας σε διαφορετικές τοποθεσίες. Ορισμένα συστήματα συνδυάζουν κάρτες RFID με εφαρμογές κινητού, σημεία ελέγχου QR, παρουσίες GPS ή φορητούς αναγνώστες. Αν το εργατικό δυναμικό σας είναι κινητό, μην αναγκάζετε ένα σταθερό τερματικό παρουσιών να λύσει κάθε πρόβλημα. Χρησιμοποιήστε το τερματικό RFID για την κύρια τοποθεσία και άλλη μέθοδο για τις ομάδες πεδίου.

Μια φανταστική εταιρεία ασφαλείας στο Κέιπ Τάουν χρησιμοποιούσε RFID για παρουσίες στο κεντρικό γραφείο αλλά είχε φύλακες τοποθετημένους σε εγκαταστάσεις πελατών. Η εταιρεία πρώτα προσπάθησε να κάνει κάθε φύλακα να επισκέπτεται το γραφείο για να χτυπήσει την κάρτα, κάτι που σπαταλούσε χρόνο. Αργότερα, χρησιμοποίησε τερματικά RFID σε μεγαλύτερες εγκαταστάσεις πελατών και κινητές παρουσίες για μικρότερες τοποθεσίες. Το προσωπικό γραφείου εξακολουθούσε να χρησιμοποιεί το κύριο τερματικό RFID. Η μικτή ρύθμιση λειτούργησε επειδή κάθε μοτίβο εργασίας είχε το σωστό εργαλείο.

Η συντήρηση είναι απλή αλλά απαραίτητη. Κρατήστε το τερματικό καθαρό. Ελέγξτε ότι η ώρα παραμένει σωστή. Κρατήστε διαθέσιμες εφεδρικές κάρτες ή μπρελόκ κλειδιών. Ελέγχετε εβδομαδιαία τις αναφορές χαμένων χτυπημάτων. Αφαιρέστε πρώην εργαζομένους από την ενεργή λίστα. Ενημερώστε τμήματα και βάρδιες όταν οι άνθρωποι αλλάζουν ρόλους. Αν η συσκευή έχει ενημερώσεις υλικολογισμικό, ακολουθήστε προσεκτικά τις οδηγίες του προμηθευτή. Αν το σύστημα χρησιμοποιεί Wi-Fi, ελέγξτε τη σύνδεση μετά από αλλαγές router. Τα περισσότερα προβλήματα δεν προέρχονται από τους αναγνώστες RFID τους ίδιους αλλά από παραμελημένες εγγραφές και αλλαγμένες συνήθειες στον χώρο εργασίας.

Ένα φανταστικό εργοστάσιο συσκευασίας στο Βιετνάμ χρησιμοποίησε με επιτυχία μια μηχανή παρουσιών RFID για έξι μήνες και μετά άρχισε να βλέπει περίεργες αναφορές. Το πρόβλημα δεν ήταν βλάβη υλικού. Αρκετοί εργαζόμενοι είχαν φύγει, νέοι εργαζόμενοι είχαν λάβει παλιές κάρτες και η λίστα εργαζομένων δεν είχε ενημερωθεί σωστά. Το εργοστάσιο καθάρισε τη βάση δεδομένων, δημιούργησε κανόνα ότι οι παλιές κάρτες πρέπει να επαναφέρονται πριν από την εκ νέου ανάθεση και όρισε έναν επόπτη για τη συντήρηση της λίστας παρουσιών. Η συσκευή συνέχισε να λειτουργεί. Η ανθρώπινη διαδικασία είχε χρειαστεί προσοχή.

Για τους αγοραστές, η πρακτική λίστα ελέγχου είναι σαφής. Αποφασίστε πόσοι εργαζόμενοι θα χρησιμοποιούν το σύστημα. Επιλέξτε αυτόνομη ή βασισμένη στο υπολογιστικό νέφος συσκευή παρουσιών RFID. Επιβεβαιώστε τη συμβατότητα καρτών. Τοποθετήστε το τερματικό εκεί όπου οι εργαζόμενοι φυσικά εισέρχονται και εξέρχονται. Καταχωρίστε εργαζομένους με καθαρά ονόματα και αριθμούς. Δοκιμάστε το ρολόι της συσκευής και τις αναφορές. Δημιουργήστε μια απλή πολιτική χτυπημάτων. Εκπαιδεύστε το προσωπικό σύντομα. Εξάγετε και δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των εγγραφών τακτικά. Προσθέστε ενσωμάτωση μισθοδοσίας μόνο αφού τα βασικά δεδομένα είναι αξιόπιστα. Αν ακολουθήσετε αυτή τη σειρά, μπορείτε να αποφύγετε τα περισσότερα προβλήματα εγκατάστασης.

Το καλύτερο σύστημα χρόνου και παρουσιών RFID χωρίς βοήθεια IT δεν είναι το πιο περίπλοκο. Είναι αυτό που η επιχείρησή σας μπορεί πραγματικά να λειτουργήσει. Ένα μικρό καφέ μπορεί να χρειάζεται ένα τερματικό και 15 μπρελόκ κλειδιών. Μια κλινική μπορεί να χρειάζεται παρουσίες βάσει κονκάρδας συν αναφορές τμημάτων. Μια αποθήκη μπορεί να χρειάζεται ένα ανθεκτικό επιτοίχιο τερματικό κοντά στην είσοδο προσωπικού. Ένα σχολείο μπορεί να χρειάζεται πίνακα ελέγχου υπολογιστικό νέφος για πολλαπλά υποκαταστήματα. Μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να χρειάζεται RFID για το προσωπικό του χώρου και κινητές παρουσίες για τα συνεργεία πεδίου. Το σωστό σύστημα ταιριάζει με το μοτίβο εργασίας.

Μην εντυπωσιάζεστε μόνο από λίστες χαρακτηριστικών. Ρωτήστε αν η συσκευή μπορεί να απαντήσει στις καθημερινές σας ερωτήσεις. Ποιος ήρθε σήμερα; Ποιος είναι καθυστερημένος; Ποιος ξέχασε να χτυπήσει την έξοδο; Πόσες ώρες δούλεψε κάθε άτομο αυτή την εβδομάδα; Μπορώ να εξάγω αυτή την αναφορά για τη μισθοδοσία; Μπορώ να αντικαταστήσω γρήγορα μια χαμένη κάρτα; Μπορεί ένας επόπτης να κατανοήσει την οθόνη χωρίς να καλέσει το IT; Αν το σύστημα απαντά σε αυτές τις ερωτήσεις με σαφήνεια, κάνει τη δουλειά του.

Ο κύριος λόγος για να περάσετε από τα χάρτινα δελτία παρουσίας στο RFID δεν είναι να φαίνεστε μοντέρνοι. Είναι να μειώσετε τις διαφωνίες, τα λάθη και τον χαμένο χρόνο. Οι χάρτινες εγγραφές εξαρτώνται από τον γραφικό χαρακτήρα, τη μνήμη και την εμπιστοσύνη. Οι εγγραφές RFID εξαρτώνται από ένα γρήγορο χτύπημα και μια χρονική σήμανση. Αυτό δεν κάνει τη διαχείριση αυτόματη, αλλά κάνει τα αρχικά δεδομένα καθαρότερα. Τα καθαρά δεδομένα παρουσιών οδηγούν σε ομαλότερη μισθοδοσία, δικαιότερες εγγραφές και λιγότερα μυστήρια στο τέλος της εβδομάδας.

Η δημιουργία ενός συστήματος χρόνου και παρουσιών RFID χωρίς βοήθεια IT είναι εφικτή όταν κρατάτε το έργο προσγειωμένο. Αγοράστε μια συσκευή που ταιριάζει με τον τύπο κάρτας και το μέγεθος του χώρου εργασίας σας. Τοποθετήστε την στο σωστό σημείο. Καταχωρίστε τους εργαζομένους προσεκτικά. Κρατήστε τους κανόνες απλούς. Δοκιμάστε πριν εξαρτηθεί η μισθοδοσία από αυτό. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων. Συντηρήστε τη λίστα εργαζομένων. Μόλις λειτουργήσουν αυτά τα βασικά, μπορείτε να προσθέσετε πιο προηγμένες λειτουργίες αν είναι πραγματικά χρήσιμες.

Ένα καλό σύστημα παρουσιών πρέπει να γίνεται βαρετό μετά από λίγες εβδομάδες. Οι εργαζόμενοι χτυπούν την κάρτα εισόδου. Οι εργαζόμενοι χτυπούν την κάρτα εξόδου. Οι διευθυντές εξετάζουν τις εξαιρέσεις. Η μισθοδοσία λαμβάνει μια καθαρότερη αναφορά. Κανείς δεν χρειάζεται να κυνηγά ένα πρόχειρο μπλοκ, να αποκωδικοποιεί γραφικό χαρακτήρα ή να ρωτά αν μια ώρα γράφτηκε πριν ή μετά τη βάρδια. Αυτή είναι η πραγματική νίκη. Το RFID δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο για να είναι πολύτιμο. Για πολλές επιχειρήσεις, το απλούστερο χτύπημα στην πόρτα αρκεί για να μετατρέψει τις παρουσίες από εβδομαδιαίο πονοκέφαλο σε ελεγχόμενη ρουτίνα.