Πώς να επιλέξετε εισιτήρια RFID για τη διαχείριση επισκεπτών

Ξεκινήστε από τη Συμπεριφορά των Επισκεπτών, Όχι από την Τεχνολογία

Τα περισσότερα προβλήματα διαχείρισης επισκεπτών δεν ξεκινούν από τη ρεσεψιόν. Ξεκινούν νωρίτερα, όταν ένας οργανισμός αποφασίζει ότι χρειάζεται αυστηρότερο έλεγχο πρόσβασης, ταχύτερο καταχώριση, καλύτερη παρακολούθηση επισκεπτών ή μια πιο επαγγελματική εμπειρία άφιξης, αλλά δεν έχει ακόμη προσδιορίσει τι είδους επισκέπτη προσπαθεί στην πραγματικότητα να διαχειριστεί.

Εκεί είναι που πολλά έργα RFID ξεφεύγουν από την πορεία τους.

Οι άνθρωποι αρχίζουν να αναζητούν εισιτήρια RFID για τη διαχείριση επισκεπτών, κονκάρδες επισκεπτών RFID, ανέπαφες κάρτες επισκεπτών ή προσωρινές κάρτες πρόσβασης RFID, και υποθέτουν ότι η κύρια απόφαση αφορά την τεχνολογία. Στην πραγματικότητα, η πραγματική απόφαση αφορά τη συμπεριφορά. Ποιος επισκέπτεται; Πόσο καιρό παραμένει; Πού επιτρέπεται να πάει; Κινείται μία φορά μέσα από τη ρεσεψιόν και προς μια αίθουσα συσκέψεων, ή περνά από πολλές πόρτες, ανελκυστήρες, χώρους εργασίας, εργαστήρια, ζώνες φόρτωσης ή ιδιωτικούς ορόφους; Χρειάζεται ο οργανισμός μια κονκάρδα επισκέπτη μιας χρήσης, μια επαναχρησιμοποιήσιμη κάρτα RFID, ένα διαπιστευτήριο εργολάβου ή ένα μικτό σύστημα;

Μόλις πλαισιώσετε το πρόβλημα με αυτόν τον τρόπο, η επιλογή εισιτηρίων RFID για τη διαχείριση επισκεπτών γίνεται πολύ πιο πρακτική.

Το πρώτο πράγμα που αξίζει να ειπωθεί είναι ότι δεν υπάρχει ένα μοναδικό καλύτερο εισιτήριο RFID για κάθε σύστημα διαχείρισης επισκεπτών. Ένα δικηγορικό γραφείο που δέχεται μια χούφτα πελάτες κάθε μέρα δεν χρειάζεται την ίδια στρατηγική διαπιστευτηρίων με ένα εργοστάσιο παραγωγής που διαχειρίζεται προμηθευτές, εργολάβους συντήρησης, οδηγούς διανομής, ελεγκτές και προσωρινό εργατικό δυναμικό. Μια πανεπιστημιακή κλινική, μια εταιρική έδρα, ένα κτίριο εργαστηρίων πανεπιστημίου, ένα γραφείο διοίκησης μουσείου και μια εγκατάσταση εφοδιαστική μπορεί όλα να χρησιμοποιούν ανέπαφη διαχείριση επισκεπτών, αλλά δεν θα πρέπει όλα να αγοράζουν το ίδιο μέσο εισιτηρίου απλώς και μόνο επειδή ακούγεται αποδοτικό.

Μια πανεπιστημιούπολη βιοτεχνολογίας στη Βοστώνη το έμαθε αυτό πριν κάνει ένα πολύ ακριβό λάθος απλοποίησης. Η ομάδα ασφαλείας ήθελε αρχικά μία μορφή κονκάρδας επισκέπτη για όλους, επειδή φαινόταν ευκολότερη στη διαχείριση. Αλλά μόλις χαρτογράφησαν την πραγματική ροή των επισκεπτών, αυτή η ιδέα κατέρρευσε. Οι επισκέπτες σύντομης διαμονής για συσκέψεις χρειάζονταν καθαρό καταχώριση στη ρεσεψιόν και πρόσβαση σε ανελκυστήρες. Οι προμηθευτές εξοπλισμού χρειάζονταν χρονοκαθορισμένες άδειες για τη ζώνη φόρτωσης. Οι σύμβουλοι εργαστηρίων χρειάζονταν συνοδευόμενη μετακίνηση σε πολλούς ορόφους. Οι εργολάβοι συντήρησης χρειάζονταν επαναλαμβανόμενη πρόσβαση για αρκετές ημέρες. Η πανεπιστημιούπολη κατέληξε να χρησιμοποιεί κονκάρδες επισκεπτών RFID βραχείας διάρκειας για τους συνήθεις επισκέπτες, πιο ανθεκτικά χρονοδεσμευμένα διαπιστευτήρια για τους εργολάβους και αυστηρότερες άδειες για τους τεχνικούς προμηθευτές. Το σύστημα έγινε πιο κατακερματισμένο στα χαρτιά και πολύ ευκολότερο στην πραγματική ζωή.

Καθορίστε τις Κατηγορίες Επισκεπτών Πριν Επιλέξετε Μέσα RFID

Αυτό είναι συνήθως το σωστό σημείο εκκίνησης. Πριν επιλέξετε οποιοδήποτε εισιτήριο ή κονκάρδα RFID, καθορίστε με σαφήνεια τις κατηγορίες επισκεπτών σας. Σε πολλά περιβάλλοντα διαχείρισης επισκεπτών, υπάρχουν τουλάχιστον τέσσερις ομάδες: βραχυπρόθεσμοι επισκέπτες, επαναλαμβανόμενοι εξωτερικοί επισκέπτες, εργολάβοι ή προμηθευτές και εσωτερικοί προσωρινοί χρήστες όπως ασκούμενοι ή προσωπικό γραφείου. Εάν αυτές οι ομάδες αντιμετωπίζονται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο, το σύστημα διαπιστευτηρίων γίνεται συνήθως είτε πολύ αδύναμο για χρήστες υψηλού κινδύνου είτε πολύ περίπλοκο για τους συνηθισμένους επισκέπτες.

Οι Επισκέπτες Σύντομης Διαμονής Χρειάζονται μια Απλή Εμπειρία Διαπιστευτηρίου

Οι επισκέπτες σύντομης διαμονής χρειάζονται συνήθως την απλούστερη εμπειρία. Εάν κάποιος έρχεται για μια συνάντηση μίας ώρας, μια εκπαιδευτική συνεδρία μισής ημέρας ή μια προγραμματισμένη συνέντευξη, το καλύτερο εισιτήριο RFID είναι συχνά μια κονκάρδα επισκέπτη RFID μιας χρήσης ή βραχείας διάρκειας. Θα πρέπει να είναι εύκολη στην έκδοση, εύκολη στην ανάκτηση εάν χρειαστεί και εύκολη στην αναγνώριση από το προσωπικό. Αυτοί οι επισκέπτες δεν χρειάζονται μια υψηλής ποιότητας κάρτα που αναμένεται να κρατήσουν. Χρειάζονται ένα διαπιστευτήριο που τους βοηθά να μετακινούνται ομαλά από τη ρεσεψιόν στον σωστό προορισμό χωρίς να δημιουργεί τριβές για αυτούς ή πρόσθετες εξηγήσεις για το προσωπικό.

Μια συμβουλευτική εταιρεία στη Σιγκαπούρη το χειρίστηκε καλά αυτό μετά από χρόνια εξάρτησης από εκτυπωμένες χάρτινες κάρτες επισκεπτών που φαινόταν αποδεκτές αλλά δημιουργούσαν υπερβολική χειροκίνητη εργασία. Οι πελάτες έπρεπε να υπογράψουν, το προσωπικό της ρεσεψιόν έπρεπε να εξηγήσει ποιους ανελκυστήρες μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν και οι ομάδες των ορόφων συνέχεια τηλεφωνούσαν για να επιβεβαιώσουν τις αφίξεις. Η εταιρεία στράφηκε σε κονκάρδες επισκεπτών RFID συνδεδεμένες με συγκεκριμένους ορόφους και χρονικά παράθυρα συσκέψεων. Οι επισκέπτες δεν χρειάζονταν πλέον μακροσκελείς εξηγήσεις και η ρεσεψιόν σταμάτησε να αποτελεί σημείο συμφόρησης ελέγχου. Σε αυτό το πλαίσιο, μια απλή προσωρινή κονκάρδα RFID ήταν η καλύτερη απάντηση, επειδή η ίδια η επίσκεψη ήταν απλή.

Οι Επαναλαμβανόμενοι Επισκέπτες Μπορεί να Χρειάζονται Επαναχρησιμοποιήσιμες Κάρτες RFID

Οι επαναλαμβανόμενοι επισκέπτες είναι διαφορετικοί. Σκεφτείτε εξωτερικούς εκπαιδευτές, μηχανικούς σέρβις, ελεγκτές, συμβούλους μερικής απασχόλησης, φωτογράφους γραφείων και προσωπικό συνεργατών που εμφανίζονται αρκετά συχνά ώστε μια εντελώς διαδικασία μιας χρήσης να γίνεται σπάταλη. Για αυτούς τους ανθρώπους, επαναχρησιμοποιήσιμες ή ημι-επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες RFID μπορεί να έχουν περισσότερο νόημα, ειδικά εάν οι ίδιες άδειες ισχύουν επανειλημμένα.

Ένα στούντιο σχεδιασμού στο Βερολίνο το ανακάλυψε αυτό μέσω ενόχλησης παρά στρατηγικής. Είχε μια μικρή ομάδα εξωτερικών φωτογράφων, στυλιστών και δημιουργικών συνεργατών που έρχονταν κάθε μήνα. Το στούντιο συνέχιζε να εκτυπώνει προσωρινές κάρτες για αυτούς και η διαδικασία έμοιαζε επαναλαμβανόμενη και ελαφρώς ανόητη. Μετά από λίγο, η ομάδα λειτουργιών εισήγαγε επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες επισκεπτών RFID με περιορισμένα χρονικά παράθυρα και εύκολη επανενεργοποίηση. Αυτή η αλλαγή δεν μεταμόρφωσε την πολιτική ασφαλείας, αλλά έκανε το στούντιο να φαίνεται πιο οργανωμένο και μείωσε τη συμφόρηση στη ρεσεψιόν. Το σωστό διαπιστευτήριο δεν ήταν το πιο υψηλής τεχνολογίας. Ήταν αυτό που ταίριαζε σε μια επαναλαμβανόμενη αλλά όχι πλήρως εσωτερική σχέση.

Οι Εργολάβοι Απαιτούν Πιο Ελεγχόμενα Διαπιστευτήρια Πρόσβασης

Οι εργολάβοι είναι εκεί όπου η διαχείριση επισκεπτών συχνά γίνεται σοβαρή. Οι εργολάβοι δεν είναι απλώς επισκέπτες με μια πιο χαλαρή έννοια. Συχνά κινούνται βαθύτερα στις εγκαταστάσεις, παραμένουν περισσότερο και δημιουργούν περισσότερο κίνδυνο εάν οι άδειες είναι πολύ ευρείες. Ένας εργολάβος που επισκευάζει συστήματα HVAC, συντηρεί εξοπλισμό παραγωγής ή ενημερώνει υλικό δικτύου δεν θα πρέπει συνήθως να λαμβάνει το ίδιο εισιτήριο επισκέπτη RFID με έναν επισκέπτη που συμμετέχει σε σύσκεψη διοικητικού συμβουλίου. Εάν ο οργανισμός αγνοήσει αυτή τη διάκριση, συνήθως καταλήγει να αντισταθμίζει με υπερβολική χειροκίνητη επίβλεψη.

Μια μονάδα επεξεργασίας τροφίμων στην Ολλανδία είχε ακριβώς αυτό το πρόβλημα. Για χρόνια χρησιμοποιούσε μία μόνο κάρτα επισκέπτη για όλους, από ελεγκτές μέχρι συνεργεία συντήρησης ψύξης. Οι κάρτες λειτουργούσαν, αλλά η λογική πρόσβασης ήταν τόσο ευρεία που οι επόπτες συνέχιζαν να συνοδεύουν ανθρώπους που θα έπρεπε να ελέγχονται ανεξάρτητα από το σύστημα. Μόλις η μονάδα στράφηκε σε κάρτες πρόσβασης RFID ειδικά για εργολάβους με περιορισμένες χρονικές ζώνες και περιορισμένες άδειες περιοχής, το βάρος στις λειτουργίες μειώθηκε αμέσως. Το εργοστάσιο δεν έγινε λιγότερο φιλόξενο. Απλώς σταμάτησε να προσποιείται ότι κάθε εξωτερικό άτομο ανήκει στην ίδια κατηγορία.

Αυτή είναι μια ακόμη βασική αρχή για την επιλογή εισιτηρίων RFID για τη διαχείριση επισκεπτών. Όσο μεγαλύτερη είναι η επίσκεψη και όσο βαθύτερη η πρόσβαση, τόσο περισσότερο το διαπιστευτήριο θα πρέπει να συμπεριφέρεται ως ελεγχόμενη πρόσβαση παρά ως απλή ταυτοποίηση.

Ταιριάξτε το Εισιτήριο RFID με το Φυσικό Περιβάλλον

Το φυσικό περιβάλλον έχει εξίσου μεγάλη σημασία. Μια κονκάρδα επισκέπτη RFID που χρησιμοποιείται σε έναν στεγνό πύργο γραφείων ζει μια πολύ διαφορετική ζωή από μια που χρησιμοποιείται σε αποθήκη, νοσοκομείο, πανεπιστημιούπολη, εργοστάσιο, κέντρο διανομής ή μικτή εσωτερική-εξωτερική εγκατάσταση. Οι αγοραστές συχνά ξεχνούν ότι τα εισιτήρια επισκεπτών δεν ζουν σε διαφάνειες PowerPoint. Ζουν σε κορδόνια λαιμού, σε τσέπες μπουφάν, σε ράμπες φόρτωσης, κοντά σε περονοφόρα, μέσα σε ανελκυστήρες, γύρω από μεταλλικές περιστρεφόμενες πόρτες και στα χέρια ανθρώπων που δεν σκέφτονται τη φροντίδα του εισιτηρίου.

Ένας κόμβος εφοδιαστική στο Σικάγο το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας αναβάθμισης ασφαλείας. Η ομάδα αρχικά προτίμησε ελαφριές κονκάρδες επισκεπτών RFID μιας χρήσης επειδή ήταν εύκολες στην έκδοση και χαμηλού κόστους. Για τους επισκέπτες γραφείου, λειτουργούσαν καλά. Για τους προμηθευτές της αυλής και τους εργολάβους της ράμπας, γέρασαν άσχημα μέσα σε λίγες ώρες. Λύγισαν, συνδέθηκαν άβολα σε βαριά ρούχα και δεν επιβίωσαν πάντα με χάρη από την επαναλαμβανόμενη κίνηση μέσα από βιομηχανικά σημεία ελέγχου. Η εγκατάσταση ανταποκρίθηκε διατηρώντας τις κονκάρδες μιας χρήσης για τους επισκέπτες του μπροστινού γραφείου και εισάγοντας πιο ανθεκτικές κάρτες RFID για την πρόσβαση στη βιομηχανική περιοχή. Ίδια πανεπιστημιούπολη, ίδια μάρκα, εντελώς διαφορετικές ανάγκες διαπιστευτηρίων.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μια καλή διαδικασία αγοράς ρωτά πάντα πού θα φορεθεί η κονκάρδα, πόσο καιρό θα φορεθεί και τι θα κάνει ο χρήστης ενώ τη μεταφέρει. Εάν το διαπιστευτήριο πρόκειται να αντέξει εξωτερικές καιρικές συνθήκες, σκληρή εργασία, ζώνες εξοπλισμού ή μεγάλες βάρδιες, επιλέξτε μέσα που σέβονται αυτή την πραγματικότητα.

Χρησιμοποιήστε την Οπτική Αναγνώριση για να Υποστηρίξετε τις Ανθρώπινες Αποφάσεις

Η οπτική αναγνώριση είναι ένας ακόμη παράγοντας που πολλές ομάδες υποτιμούν. Ένα σύστημα διαχείρισης επισκεπτών RFID δεν θα πρέπει να βασίζεται μόνο σε αόρατη λογική backend. Σε πολυσύχναστες εγκαταστάσεις, το προσωπικό της ρεσεψιόν, οι φύλακες, οι οικοδεσπότες των ορόφων και οι επόπτες χρειάζονται συχνά γρήγορα οπτικά στοιχεία. Είναι αυτό το άτομο επισκέπτης, εργολάβος, προμηθευτής ή προσωρινός υπάλληλος; Έχει έγκριση μόνο για ορόφους γραφείων ή και για τεχνικές ζώνες; Ακόμη και όταν η πλευρά του RFID κάνει το μεγαλύτερο μέρος της πραγματικής εργασίας άδειας, το διαπιστευτήριο θα πρέπει να βοηθά τους ανθρώπους να κάνουν γρήγορες κρίσεις.

Μια χρηματοοικονομική έδρα στο Ντουμπάι βελτίωσε τη ροή επισκεπτών κάνοντας κάτι πολύ απλό. Διατήρησε τη λογική RFID στο backend, αλλά επανασχεδίασε τα χρώματα της κονκάρδας και τη διάταξη εκτύπωσης ώστε οι ομάδες της ρεσεψιόν, οι εκτελεστικοί βοηθοί και οι αξιωματικοί ασφαλείας να μπορούν να διακρίνουν με μια ματιά τους συνήθεις επισκέπτες από τους επαναλαμβανόμενους συμβούλους και τους τεχνικούς εργολάβους. Τίποτα στο τσιπ δεν άλλαξε. Παρόλα αυτά, ολόκληρη η εγκατάσταση έγινε ευκολότερη στη διαχείριση επειδή η κονκάρδα λειτουργούσε πλέον τόσο για το σύστημα όσο και για τους ανθρώπους γύρω της.

Αυτού του είδους η σαφήνεια έχει σημασία επειδή η διαχείριση επισκεπτών είναι εν μέρει τεχνολογική και εν μέρει κοινωνική. Εάν το προσωπικό δεν έχει ιδέα τι είδους επισκέπτη βλέπει, αρχίζει να αντισταθμίζει με επιπλέον τηλεφωνήματα, επιπλέον ελέγχους και επιπλέον δισταγμό.

Σχεδιάστε τον Κύκλο Ζωής της Κονκάρδας Πριν την Αγορά

Μια άλλη σημαντική απόφαση είναι εάν το εισιτήριο RFID θα πρέπει να επιστρέφεται ή όχι. Αυτό ακούγεται απλό, αλλά διαμορφώνει ολόκληρο το λειτουργικό μοντέλο. Οι κονκάρδες επισκεπτών μιας χρήσης είναι εύκολες στη διανομή και εύκολες στη λήθη, αλλά μπορεί να δημιουργήσουν περισσότερη χρήση υλικού με την πάροδο του χρόνου. Οι επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες επισκεπτών μπορεί να είναι πιο αποδοτικές για επαναλαμβανόμενη χρήση, αλλά απαιτούν συλλογή, καθαρισμό, παρακολούθηση αποθέματος και σαφή ροή εργασίας ανάκτησης. Ορισμένοι οργανισμοί επιλέγουν επαναχρησιμοποιήσιμα μέσα επειδή ακούγονται πιο εξελιγμένα και στη συνέχεια συνειδητοποιούν ότι έχουν δημιουργήσει ένα πρόβλημα ανάκτησης κονκάρδων που δεν ήταν έτοιμοι να διαχειριστούν.

Μια εταιρεία μέσων ενημέρωσης στο Los Angeles έκανε ακριβώς αυτό. Αντικατέστησε τις εκτυπώσιμες κάρτες επισκεπτών με επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες επισκεπτών RFID για κάθε εξωτερικό επισκέπτη επειδή οι κάρτες φαινόταν καθαρές και υψηλής ποιότητας. Πράγματι φαινόταν καλές, αλλά το προσωπικό της ρεσεψιόν κατέληξε να κυνηγά χαμένες κάρτες κάθε εβδομάδα. Οι περιστασιακοί επισκέπτες έφευγαν μαζί τους ακούσια και ορισμένοι οικοδεσπότες ξεχνούσαν να τις επιστρέψουν στο τέλος της ημέρας. Η εταιρεία τελικά επέστρεψε σε κονκάρδες RFID μιας χρήσης για τους επισκέπτες μίας φοράς, διατηρώντας τις επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες μόνο για τους επαναλαμβανόμενους εξωτερικούς συνεργάτες. Η εμπειρία του επισκέπτη βελτιώθηκε στην πραγματικότητα επειδή ο κύκλος ζωής της κονκάρδας ταίριαξε επιτέλους με τον κύκλο ζωής της επίσκεψης.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο σχεδιασμός ανάκτησης θα πρέπει να αποτελεί μέρος της απόφασης αγοράς, όχι μια εκ των υστέρων σκέψη. Εάν θέλετε επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες επισκεπτών RFID, χρειάζεστε μια αξιόπιστη συνήθεια ανάκτησης. Εάν ο οργανισμός δεν είναι πολιτισμικά έτοιμος για αυτό, μια μορφή μιας χρήσης μπορεί να είναι καλύτερη ακόμη και αν φαίνεται λιγότερο κομψή.

Ελέγξτε τον Χρόνο, τις Διαδρομές και τις Άδειες Πρόσβασης

Ο χρονικός έλεγχος είναι ένας ακόμη μεγάλος λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι υιοθετούν εισιτήρια επισκεπτών RFID εξαρχής. Μια κονκάρδα που λειτουργεί για πάντα δεν είναι κονκάρδα επισκέπτη. Τα καλά συστήματα διαχείρισης επισκεπτών χρειάζονται συνήθως χρονοδεσμευμένες άδειες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εργολάβους, ομάδες διανομής, προσωρινό προσωπικό έργων και οποιονδήποτε επισκέπτεται εκτός ενός τυπικού προτύπου ραντεβού γραφείου. Το καλύτερο εισιτήριο επισκέπτη RFID είναι συχνά αυτό που λήγει ήσυχα όταν πρέπει, χωρίς να απαιτεί πρόσθετη παρακολούθηση από το προσωπικό.

Μια ιδιωτική πανεπιστημιακή κλινική στο Τορόντο βελτίωσε τη ροή μη κλινικής πρόσβασης συνδέοντας τις κονκάρδες εργολάβων RFID με πολύ συγκεκριμένα χρονικά παράθυρα αντί να βασίζεται σε ανοιχτές ημερήσιες κάρτες. Οι προμηθευτές που έρχονταν για σέρβις εξοπλισμού απεικόνισης δεν κατείχαν πλέον διαπιστευτήρια που παρέμεναν ενεργά πολύ πέρα από την επίσκεψή τους. Το νοσοκομείο ένιωθε λιγότερο εξαρτημένο από τη χειροκίνητη συλλογή κονκάρδων επειδή οι ίδιες οι άδειες ήταν καλύτερα ελεγχόμενες. Σε αυτή την περίπτωση, η επιλογή του εισιτηρίου λειτούργησε επειδή η χρονική λογική και η επιλογή μέσων σχεδιάστηκαν μαζί.

Αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία σε περιβάλλοντα πολλαπλών ενοικιαστών ή πολλαπλών κτιρίων. Ένα διαπιστευτήριο διαχείρισης επισκεπτών μπορεί να χρειάζεται να λειτουργεί σε αναγνώστες RFID, περιστρεφόμενες πόρτες lobby, ανελκυστήρες, ορόφους γραφείων, αίθουσες συσκέψεων, φραγμούς στάθμευσης ή εισόδους φόρτωσης. Εάν υπάρχει αυτή η πολυπλοκότητα, η κονκάρδα θα πρέπει να επιλέγεται όχι μόνο με βάση την άνεση του επισκέπτη αλλά και τη συμπεριφορά στα σημεία ελέγχου. Μια απλή κονκάρδα γραφείου που λειτουργεί υπέροχα σε ένα γραφείο υποδοχής μπορεί να είναι η λάθος επιλογή για έναν επισκέπτη πανεπιστημιούπολης που κινείται μέσα από πέντε σημεία επαφής σε δύο κτίρια.

Μια πανεπιστημιούπολη καινοτομίας μικτής χρήσης στη Στοκχόλμη το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας μεγάλης επέκτασης. Οι αρχικές κάρτες επισκεπτών RFID σχεδιάστηκαν γύρω από μια ροή γραφείου ενός κτιρίου. Μόλις η πανεπιστημιούπολη μεγάλωσε, αυτές οι ίδιες κάρτες έμοιαζαν πολύ χονδροειδείς. Οι επισκέπτες που επισκέπτονταν έναν επιταχυντή νεοφυών επιχειρήσεων, μια ξενάγηση σε εργαστήριο, μια αίθουσα εκδηλώσεων ή μια ζώνη συνεργασίας χρειάζονταν όλοι διαφορετικά δικαιώματα μετακίνησης. Η πανεπιστημιούπολη δεν έλυσε το πρόβλημα αγοράζοντας μια πιο ακριβή κονκάρδα. Το έλυσε δημιουργώντας ένα καλύτερο μοντέλο τμηματοποίησης επισκεπτών και ταιριάζοντας διαφορετικούς τύπους εισιτηρίων RFID με διαφορετικές διαδρομές μέσα στην ιδιοκτησία.

Υποστηρίξτε τις Απαιτήσεις Συμμόρφωσης και Ελέγχου

Ο ίδιος τρόπος σκέψης ισχύει για περιβάλλοντα με υψηλές απαιτήσεις συμμόρφωσης. Εάν το σύστημα διαχείρισης επισκεπτών υπάρχει εν μέρει για να υποστηρίζει ίχνη ελέγχου, ελέγχους ασφαλείας ή κανονιστική λογοδοσία, τότε το διαπιστευτήριο πρέπει να υποστηρίζει ιχνηλάσιμη μετακίνηση χωρίς να βασίζεται υπερβολικά στη χειροκίνητη μνήμη. Σε αυτά τα περιβάλλοντα, ένα ισχυρότερο εισιτήριο επισκέπτη RFID μπορεί να κάνει περισσότερα από το να ανοίξει μια πόρτα. Μπορεί να υποστηρίξει ένα καθαρότερο αρχείο του ποιος εισήλθε σε ποια περιοχή και πότε.

Μια μονάδα φαρμακευτικής παραγωγής στην Ιρλανδία βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό σε αρχεία εισόδου συν συνοδευόμενη πρόσβαση για σχεδόν όλο το εξωτερικό προσωπικό. Αυτό έμοιαζε ασφαλές, αλλά κατανάλωνε επίσης πολύ χρόνο προσωπικού. Μόλις η μονάδα εισήγαγε κονκάρδες επισκεπτών RFID ειδικά για εργολάβους με προσεκτικά περιορισμένα δικαιώματα μετακίνησης και καλύτερη καταγραφή καταχώριση, απέκτησε πολύ καθαρότερα λειτουργικά αρχεία χωρίς να μετατρέπει κάθε επίσκεψη σε εποπτευόμενη περιήγηση. Το σημαντικό σημείο είναι ότι η μονάδα δεν υιοθέτησε το RFID επειδή ήταν μοντέρνο. Το υιοθέτησε επειδή η διαχείριση επισκεπτών χρειαζόταν καλύτερη λογοδοσία.

Λάβετε Υπόψη την Εμπειρία του Επισκέπτη

Η αντίληψη του επισκέπτη δεν πρέπει να αγνοείται επίσης. Μια κονκάρδα επισκέπτη είναι συχνά ένα από τα πρώτα φυσικά σήματα που λαμβάνει ένα εξωτερικό άτομο για το πόσο οργανωμένη είναι μια εταιρεία ή ένα ίδρυμα. Ένα χαοτικό, ασυνάρτητο ή υπερβολικά περίπλοκο σύστημα κονκάρδων κάνει τον χώρο να φαίνεται λιγότερο ελεγχόμενος, ακόμη και όταν η τεχνολογία backend είναι ισχυρή. Το καλύτερο εισιτήριο επισκέπτη RFID είναι συνήθως αυτό που φαίνεται κατάλληλο για το περιβάλλον υποδοχής. Ένας εταιρικός πύργος μπορεί να θέλει μια καθαρή επαγγελματική κονκάρδα. Ένα δημιουργικό γραφείο μπορεί να προτιμά κάτι πιο ελαφρύ και λιγότερο επίσημο. Μια βιομηχανική εγκατάσταση μπορεί να δίνει προτεραιότητα στη σαφήνεια και την ανθεκτικότητα έναντι της κομψότητας.

Ένας πύργος πολυτελών κατοικιών στο Μαϊάμι συνειδητοποίησε ότι η παλιά διαδικασία κάρτας επισκέπτη έμοιαζε περισσότερο με αποθήκη παρά με πολυτελή ιδιοκτησία. Οι κάτοικοι δεν ενδιαφέρονταν απαραίτητα για τον τύπο τσιπ, αλλά ενδιαφέρονταν ότι το καταχώριση των επισκεπτών έμοιαζε αδέξιο. Το κτίριο στράφηκε σε απλά διαπιστευτήρια επισκεπτών RFID με καλύτερο οπτικό σχεδιασμό και ελεγχόμενη πρόσβαση σε ανελκυστήρες. Η αλλαγή δεν ήταν δραματική τεχνολογικά, ωστόσο οι κάτοικοι αντιλήφθηκαν αμέσως ολόκληρη τη διαδικασία άφιξης ως πιο κομψή. Μερικές φορές το σωστό εισιτήριο βελτιώνει την εμπιστοσύνη επειδή κάνει το κτίριο να φαίνεται πιο σκόπιμο.

Μην Αντιμετωπίζετε τα Εισιτήρια Επισκεπτών σαν Κάρτες Πρόσβασης Υπαλλήλων

Ένα ακόμη πράγμα αξίζει να ειπωθεί πολύ καθαρά: η επιλογή εισιτηρίων RFID για τη διαχείριση επισκεπτών δεν είναι το ίδιο με την επιλογή καρτών πρόσβασης υπαλλήλων. Πολλοί οργανισμοί θολώνουν αυτή τη γραμμή και προκαλούν σύγχυση. Οι επισκέπτες δεν συμπεριφέρονται όπως οι υπάλληλοι. Δεν γνωρίζουν το κτίριο. Δεν θα πρέπει να τους ζητείται να κατανοήσουν το ίδιο σύστημα και συνήθως δεν θα πρέπει να λαμβάνουν το ίδιο είδος διαπιστευτηρίου. Ένα εισιτήριο επισκέπτη θα πρέπει να είναι ευκολότερο στην έκδοση, ευκολότερο στον περιορισμό και ευκολότερο στην κατανόηση από μια εσωτερική κονκάρδα προσωπικού.

Ένα πανεπιστημιακό κτίριο έρευνας στη Μελβούρνη πάλευε με αυτό μέχρι που διαχώρισε τη λογική των προσωρινών επισκεπτών από την εσωτερική ακαδημαϊκή πρόσβαση. Για ένα διάστημα, εξέδιδε διαπιστευτήρια επισκεπτών που έμοιαζαν πολύ με κάρτες προσωπικού και το αποτέλεσμα ήταν σύγχυση σχετικά με το πού επιτρεπόταν πραγματικά να πάνε οι επισκέπτες. Μόλις το κτίριο επανασχεδίασε το σύστημα κονκάρδας επισκέπτη RFID ώστε να αντικατοπτρίζει τις πραγματικότητες των επισκεπτών αντί για τις συνήθειες των υπαλλήλων, η ρεσεψιόν έγινε πιο ήρεμη και οι ερωτήσεις πρόσβασης μειώθηκαν απότομα.

Πώς να Κάνετε τη Σωστή Επιλογή Εισιτηρίου RFID

Πώς λοιπόν θα πρέπει ένας οργανισμός να επιλέξει εισιτήρια RFID για τη διαχείριση επισκεπτών; Ξεκινήστε καθορίζοντας ειλικρινά τους τύπους επισκεπτών. Στη συνέχεια αποφασίστε ποιοι από αυτούς χρειάζονται κονκάρδες μιας χρήσης, ποιοι χρειάζονται επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες και ποιοι χρειάζονται ισχυρότερα διαπιστευτήρια εργολάβων. Σκεφτείτε το περιβάλλον, τη διάρκεια, τη ροή εργασίας ανάκτησης, την οπτική αναγνώριση, την πολυπλοκότητα των σημείων ελέγχου και τους χρονικούς περιορισμούς. Μην προσπαθήσετε να λύσετε τα πάντα με μία κονκάρδα απλώς και μόνο επειδή ακούγεται αποδοτικό. Στη διαχείριση επισκεπτών, η απλότητα μιας μορφής συχνά δημιουργεί λειτουργική πολυπλοκότητα αργότερα.

Για σύντομες συναντήσεις και απλές επισκέψεις γραφείου, οι κονκάρδες επισκεπτών RFID μιας χρήσης είναι συχνά οι καλύτερες.

Για επαναλαμβανόμενους εξωτερικούς συνεργάτες, οι επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες επισκεπτών RFID μπορεί να έχουν περισσότερο νόημα.

Για εργολάβους, προμηθευτές και παρόχους τεχνικών υπηρεσιών, τα πιο ελεγχόμενα διαπιστευτήρια πρόσβασης RFID είναι συνήθως η ασφαλέστερη επιλογή.

Για πανεπιστημιουπόλεις πολλαπλών κτιρίων και πολύπλοκες εγκαταστάσεις, τα υβριδικά συστήματα είναι συχνά η ισχυρότερη απάντηση.

Το καλύτερο εισιτήριο RFID για τη διαχείριση επισκεπτών δεν είναι αυτό που ακούγεται πιο προηγμένο.

Είναι αυτό που ταιριάζει στη ζωή του επισκέπτη, στον κίνδυνο της εγκατάστασης και στον τρόπο με τον οποίο η ρεσεψιόν και οι ομάδες ασφαλείας σας εργάζονται στην πραγματικότητα.

Μόλις ευθυγραμμιστούν αυτά τα τρία πράγματα, η σωστή επιλογή γίνεται συνήθως πολύ πιο εύκολη να τη δείτε.