Γιατί τα τμήματα IT κρύβουν επίπεδα ετικέτες RFID κάτω από εταιρικά laptop

Οι εταιρικοί φορητοί υπολογιστές έχουν γίνει ένα από τα πιο ενοχλητικά περιουσιακά στοιχεία προς παρακολούθηση για τις ομάδες IT. Είναι ακριβοί, κινητοί, μετακινούνται εύκολα μεταξύ τμημάτων και συχνά διατίθενται σε ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι, ταξιδεύουν, επισκέπτονται εγκαταστάσεις πελατών ή αλλάζουν γραφείο χωρίς να ενημερώσουν κανέναν. Ένας διακομιστής παραμένει σε ένα rack. Ένας εκτυπωτής παραμένει σε έναν όροφο. Ένας φορητός υπολογιστής μπορεί να βρίσκεται σε ένα σακίδιο, σε μια αίθουσα συσκέψεων, σε ένα ταξί, σε ένα κουτί επισκευής, σε μια βάση σύνδεσης ή στην κουζίνα κάποιου μέχρι αύριο το πρωί. Γι' αυτό πολλά τμήματα IT μετακινούνται διακριτικά από τις εκτυπωμένες ετικέτες περιουσιακών στοιχείων και τα αυτοκόλλητα barcode σε επίπεδες ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές.

Το ενδιαφέρον δεν είναι μόνο ότι χρησιμοποιούν RFID. Είναι το πού την τοποθετούν. Αντί να βάζουν μια μεγάλη ορατή ετικέτα στο επάνω κάλυμμα, πολλές ομάδες κρύβουν μια επίπεδη ετικέτα RFID κάτω από τον φορητό υπολογιστή, συνήθως στο κάτω περίβλημα, σε μια εσοχή ή σε ένα προσεκτικά επιλεγμένο σημείο κοντά στην άκρη. Για κάποιον εκτός IT, αυτό μπορεί να φαίνεται παράξενο. Γιατί να κρύψουν την ετικέτα; Γιατί να μην την βάλουν κάπου εμφανές; Η απάντηση είναι απλή: οι φορητοί υπολογιστές ζουν στα ανθρώπινα χέρια και οι ορατές ετικέτες ξεκολλούν, γρατσουνίζονται, καλύπτονται, φωτογραφίζονται, αντιπαθούνται ή θεωρούνται άσχημη ακαταστασία του γραφείου. Μια διακριτική ετικέτα περιουσιακού στοιχείου RFID κάτω από τον φορητό υπολογιστή μπορεί να προστατεύσει το αρχείο περιουσιακού στοιχείου χωρίς να χρειάζεται καθημερινή διαμάχη με τον χρήστη.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οποιαδήποτε κρυφή ετικέτα θα λειτουργήσει. Ο φορητός υπολογιστής είναι μια δύσκολη επιφάνεια για RFID. Μπορεί να περιέχει αλουμίνιο, κράμα μαγνησίου, ανθρακονήματα, μπαταρίες, κεραίες, λαστιχένια ποδαράκια, αεραγωγούς, βίδες και καμπύλες άκρες. Μια τυπική ετικέτα RFID μπορεί να αποτύχει όταν τοποθετηθεί απευθείας σε μέταλλο. Μια επίπεδη ετικέτα RFID σχεδιασμένη για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT χρειάζεται το σωστό ένθετο, κόλλα, κωδικοποίηση μνήμης, πάχος και τοποθέτηση. Αν η ετικέτα κρυφτεί σε λάθος σημείο, η ομάδα IT μπορεί να καταλήξει με έναν φορητό υπολογιστή που φαίνεται τακτοποιημένος αλλά δεν διαβάζεται αξιόπιστα.

Γιατί οι ορατές ετικέτες φορητών υπολογιστών δημιουργούν τριβές

Οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν ενδιαφέρονται για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων μέχρι αυτή να αγγίξει την καθημερινή τους εργασία. Ένα μεγάλο αυτοκόλλητο barcode στο καπάκι ενός φορητού υπολογιστή μπορεί να φαίνεται άκομψο, ειδικά σε ένα δικηγορικό γραφείο, μια εταιρεία συμβούλων, ένα στούντιο σχεδιασμού ή ένα εκτελεστικό γραφείο. Οι άνθρωποι βάζουν προσωπικές θήκες στους φορητούς υπολογιστές. Τοποθετούν αυτοκόλλητα πάνω από τις εταιρικές ετικέτες. Σκουπίζουν τις ετικέτες κατά τον καθαρισμό. Κάποιες ετικέτες ξεθωριάζουν μετά από μήνες ταξιδιών. Σε ένα αυστηρό εταιρικό περιβάλλον, αυτή η οπτική ακαταστασία μπορεί να δημιουργήσει έναν εκπληκτικό αριθμό μικρών διαφωνιών.

Ένα δικηγορικό γραφείο στο Λονδίνο στράφηκε σε επίπεδες ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές αφού οι συνεργάτες παραπονέθηκαν για τις μεγάλες ετικέτες barcode στα επάνω καπάκια υψηλής ποιότητας φορητών υπολογιστών. Οι παλιές ετικέτες φαίνονταν πρακτικές στην αίθουσα αποθήκευσης του IT, αλλά όχι κατά τη διάρκεια συναντήσεων με πελάτες. Κάποιοι δικηγόροι είχαν αρχίσει να βάζουν προστατευτικά καλύμματα πάνω από τις ετικέτες περιουσιακών στοιχείων, γεγονός που καθιστούσε αδύνατη τη σάρωση barcode. Η ομάδα IT προχώρησε σε μια λεπτή ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες τοποθετημένη κάτω από τον φορητό υπολογιστή κοντά σε μια σταθερή γωνία. Ο εκτυπωμένος αριθμός περιουσιακού στοιχείου παρέμεινε μικρός και ευανάγνωστος για εργασίες σέρβις, αλλά ο κύριος έλεγχος αποθέματος μπορούσε να γίνει με φορητό αναγνώστη RFID. Οι φορητοί υπολογιστές έδειχναν πιο καθαροί και η ομάδα ελέγχου σταμάτησε να κυνηγά ανθρώπους για ορατές ετικέτες.

Αυτός είναι ένας βασικός λόγος για τον οποίο τα τμήματα IT κρύβουν τις ετικέτες RFID κάτω από τους εταιρικούς φορητούς υπολογιστές. Θέλουν η ετικέτα να κάνει τη δουλειά της χωρίς να γίνεται πρόβλημα αισθητικής.

Το RFID κάνει τους ελέγχους φορητών υπολογιστών λιγότερο επώδυνους

Οι παραδοσιακοί έλεγχοι φορητών υπολογιστών είναι αργοί. Κάποιος περπατά με ένα clipboard ή έναν σαρωτή barcode, ζητά από τους εργαζόμενους να γυρίσουν τους φορητούς υπολογιστές, ελέγχει σειριακούς αριθμούς, σαρώνει ορατές ετικέτες και ενημερώνει ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT. Σε ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας, αυτή η διαδικασία γίνεται ακόμη δυσκολότερη επειδή πολλοί φορητοί υπολογιστές δεν βρίσκονται στο γραφείο ταυτόχρονα. Το RFID δεν λύνει κάθε πρόβλημα απομακρυσμένης εργασίας, αλλά μπορεί να επιταχύνει τους φυσικούς ελέγχους όταν οι συσκευές βρίσκονται σε γραφεία, αίθουσες επισκευής, ντουλάπια αποθήκευσης ή σταθμούς επιστροφής.

Μια εταιρεία λογισμικού στο Όστιν έκανε έλεγχο φορητών υπολογιστών δύο φορές τον χρόνο. Η ομάδα IT περνούσε μέρες ελέγχοντας γραφεία, ντουλάπια και αίθουσες συσκέψεων. Οι εργαζόμενοι μισούσαν τις διακοπές. Η εταιρεία πρόσθεσε ετικέτες UHF RFID για φορητούς υπολογιστές και τις τοποθέτησε κάτω από τη βάση κοντά στην πίσω γωνία, μακριά από αεραγωγούς και λαστιχένια ποδαράκια. Όταν το προσωπικό επέστρεφε συσκευές για συντήρηση ή αντικατάσταση, η ετικέτα διαβαζόταν αυτόματα στον πάγκο του IT. Κατά τη διάρκεια των ελέγχων γραφείου, ένας φορητός αναγνώστης μπορούσε να αναγνωρίσει φορητούς υπολογιστές πάνω στα γραφεία χωρίς να σηκώσει κάθε μονάδα. Η ομάδα εξακολουθούσε να επαληθεύει χειροκίνητα τις εξαιρέσεις, αλλά ο κανονικός έλεγχος έγινε πολύ ταχύτερος.

Για αγοραστές που αναζητούν παρακολούθηση φορητών υπολογιστών με RFID, ετικέτες RFID περιουσιακών στοιχείων IT, ετικέτες UHF RFID για φορητούς υπολογιστές ή διαχείριση περιουσιακών στοιχείων RFID για εταιρικές συσκευές, αυτό είναι το πραγματικό όφελος. Το RFID μειώνει την ποσότητα αγγίγματος, αναποδογυρίσματος και χειροκίνητης σάρωσης που απαιτείται για την επιβεβαίωση της παρουσίας περιουσιακών στοιχείων.

Γιατί κάτω από τον φορητό υπολογιστή μπορεί να είναι καλύτερα από μέσα στον φορητό υπολογιστή

Κάποιοι ρωτούν γιατί το IT δεν εγκαθιστά RFID μέσα στο περίβλημα του φορητού υπολογιστή. Θεωρητικά, μια εσωτερική ετικέτα ακούγεται κομψή. Στην πράξη, μπορεί να είναι προβληματική. Το άνοιγμα φορητών υπολογιστών μπορεί να επηρεάσει την εγγύηση, τις διαδικασίες σέρβις, τις συμφωνίες επισκευής και την ασφάλεια της συσκευής. Η εσωτερική τοποθέτηση μπορεί επίσης να είναι κοντά σε μεταλλική θωράκιση, μπαταρίες, πηγές θερμότητας και ασύρματες κεραίες. Η ετικέτα μπορεί να διαβάζεται δύσκολα και η αντικατάστασή της αργότερα γίνεται εργασία επισκευής αντί για εργασία τοποθέτησης ετικέτας περιουσιακού στοιχείου.

Ένα πανεπιστήμιο στο Τορόντο δοκίμασε εσωτερική επισήμανση RFID για φορητούς υπολογιστές υψηλής αξίας έρευνας. Η ιδέα ήταν να παραμείνει η ετικέτα εντελώς αόρατη. Μετά από μερικές δοκιμές, η ομάδα IT απέρριψε το σχέδιο. Διαφορετικά μοντέλα φορητών υπολογιστών είχαν διαφορετικές εσωτερικές διατάξεις και ο προμηθευτής σέρβις δεν ήθελε να τοποθετηθούν μη εγκεκριμένες ετικέτες μέσα στη συσκευή. Η ομάδα επέλεξε μια επίπεδη εξωτερική ετικέτα RFID στο κάτω περίβλημα. Ήταν κρυμμένη κατά την κανονική χρήση, αλλά ακόμα προσβάσιμη για επιθεώρηση, αντικατάσταση και σάρωση. Αυτή η επιλογή εξοικονόμησε πολλά μελλοντικά προβλήματα.

Η τοποθέτηση κάτω από τον φορητό υπολογιστή δίνει στο IT μια χρήσιμη μέση λύση. Η ετικέτα δεν είναι εμφανής, αλλά δεν είναι θαμμένη μέσα στη συσκευή. Μπορεί να επιθεωρηθεί αν χρειαστεί. Μπορεί να αντικατασταθεί αν ο φορητός υπολογιστής ανακαινιστεί. Δεν απαιτεί άνοιγμα του περιβλήματος.

Η ετικέτα πρέπει να είναι σχεδιασμένη για μέταλλο ή δύσκολες επιφάνειες

Πολλοί εταιρικοί φορητοί υπολογιστές χρησιμοποιούν μέταλλο ή μεταλλικά υλικά. Ένα τυπικό αυτοκόλλητο RFID τοποθετημένο σε αλουμίνιο μπορεί να χάσει το μεγαλύτερο μέρος της απόδοσής του. Γι' αυτό οι ομάδες IT χρειάζονται συχνά επίπεδες ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες ή διακριτικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID ειδικά σχεδιασμένες για μεταλλικές επιφάνειες φορητών υπολογιστών. Αυτές οι ετικέτες μπορεί να περιλαμβάνουν ειδικό διαχωριστικό, δομή κεραίας ή στοίβα υλικών που επιτρέπει στο σήμα UHF RFID να λειτουργεί σε μεταλλική βάση.

Μια γερμανική φαρμακευτική εταιρεία το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο. Παρήγγειλε τυπικές ετικέτες RFID για το απόθεμα φορητών υπολογιστών επειδή οι ετικέτες λειτουργούσαν καλά σε χάρτινα κουτιά και πλαστικό εξοπλισμό. Αφού τις τοποθέτησε σε φορητούς υπολογιστές αλουμινίου, η απόδοση ανάγνωσης έγινε απρόβλεπτη. Κάποιες ετικέτες διαβάζονταν μόνο σε πολύ κοντινή απόσταση. Κάποιες δεν διαβάζονταν καθόλου όταν ο φορητός υπολογιστής βρισκόταν σε μεταλλικό καρότσι. Η εταιρεία άλλαξε σε επίπεδες ετικέτες RFID κατά μέταλλου και δοκίμασε την τοποθέτηση σε τρία μοντέλα φορητών υπολογιστών πριν παραγγείλει ολόκληρη την παρτίδα. Η τελική ετικέτα ήταν μόνο ελαφρώς παχύτερη, αλλά η αξιοπιστία ανάγνωσης ήταν δραματικά καλύτερη.

Αυτή είναι μια συνηθισμένη παγίδα αγορών. Ένας αγοραστής βλέπει «ετικέτα RFID» και υποθέτει ότι θα λειτουργήσει παντού. Για φορητούς υπολογιστές, ζητήστε ετικέτες δοκιμασμένες σε μέταλλο ή επιφάνειες φορητών υπολογιστών. Η δοκιμή δειγμάτων δεν είναι προαιρετική.

Η τοποθέτηση είναι πραγματική απόφαση μηχανικής

Κάτω από τον φορητό υπολογιστή δεν σημαίνει οπουδήποτε κάτω από τον φορητό υπολογιστή. Μια καλή θέση αποφεύγει αεραγωγούς, οπές βιδών, λαστιχένια ποδαράκια, καμπύλες άκρες, αφαιρούμενα πάνελ, ετικέτες πιστοποίησης προϊόντος, υποδοχές σύνδεσης και περιοχές που τρίβονται με γραφεία ή βάσεις φορητών υπολογιστών. Η ετικέτα RFID πρέπει επίσης να κοιτά προς την κατεύθυνση από την οποία θα σαρώνεται συνήθως. Αν η ομάδα IT σαρώνει φορητούς υπολογιστές στοιβαγμένους σε καρότσι, η τοποθέτηση της ετικέτας μπορεί να διαφέρει από μια ομάδα που σαρώνει φορητούς υπολογιστές έναν προς έναν σε πάγκο σέρβις.

Μια τράπεζα στη Σιγκαπούρη τοποθέτησε ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID κάτω από φορητούς υπολογιστές ως μέρος ενός νέου έργου απογραφής IT. Η πρώτη τοποθέτηση φαινόταν τακτοποιημένη, αλλά βρισκόταν πολύ κοντά σε υποδοχή σύνδεσης σε ένα μοντέλο και κοντά σε περιοχή θερμής εξαγωγής σε ένα άλλο. Μετά από τρεις μήνες, κάποιες ετικέτες έδειχναν ανασήκωμα άκρων και κακή ανάγνωση. Το αναθεωρημένο πρότυπο τοποθετούσε την ετικέτα κοντά σε μια πιο δροσερή, πιο επίπεδη πλευρική περιοχή, με ένα απλό σχέδιο για κάθε οικογένεια φορητών υπολογιστών. Η τράπεζα καθάρισε επίσης την επιφάνεια με οινόπνευμα πριν από την εφαρμογή και άφησε την κόλλα να ωριμάσει πριν από τη διάθεση της συσκευής. Μικρές αλλαγές στη διαδικασία έκαναν τις ετικέτες να διαρκούν πολύ περισσότερο.

Η καλή επισήμανση περιουσιακών στοιχείων IT είναι επαναλαμβανόμενη εκ σχεδιασμού. Κάθε μοντέλο φορητού υπολογιστή πρέπει να έχει καθορισμένη θέση ετικέτας. Αν οι τεχνικοί τοποθετούν ετικέτες όπου βρουν χώρο, οι έλεγχοι γίνονται ασυνεπείς και η εργασία αντικατάστασης γίνεται ακατάστατη.

Οι κρυφές ετικέτες μειώνουν την περιστασιακή παραποίηση

Μια ορατή ετικέτα περιουσιακού στοιχείου προσελκύει την προσοχή. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν θα την αφαιρέσουν ποτέ, αλλά κάποιοι θα ξύσουν την άκρη, θα την καλύψουν με ένα προσωπικό αυτοκόλλητο ή θα ρωτήσουν αν μπορεί να αφαιρεθεί επειδή φαίνεται άσχημη. Μια κρυφή ετικέτα RFID στο κάτω μέρος είναι λιγότερο πιθανό να γίνει καθημερινός εκνευρισμός. Μπορεί επίσης να συνδυαστεί με εκτύπωση ανίχνευσης παραποίησης ή ορατό σειριακό αριθμό αν η εταιρεία χρειάζεται και ανθρώπινα αναγνώσιμη και ηλεκτρονική ταυτοποίηση.

Ένα αρχιτεκτονικό γραφείο στην Κοπεγχάγη χρησιμοποιούσε κομψούς φορητούς υπολογιστές με σκούρο ματ φινίρισμα. Οι σχεδιαστές συνέχιζαν να καλύπτουν τις παλιές λευκές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων με προσαρμοσμένα καλύμματα. Το IT δεν ήθελε διαμάχη για την αισθητική, οπότε στράφηκε σε μαύρες διακριτικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID κάτω από τους φορητούς υπολογιστές και διατήρησε ένα μικρό εκτυπωμένο ID κοντά στην περιοχή του μεντεσέ. Η ετικέτα ήταν ακόμα εξωτερική και επιθεωρήσιμη, αλλά δεν ανταγωνιζόταν πλέον την εμφάνιση του φορητού υπολογιστή. Κατά τη διάρκεια των ελέγχων, το IT μπορούσε να διαβάσει την ετικέτα RFID και να την αντιστοιχίσει στη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων χωρίς να ζητήσει από τους σχεδιαστές να αφαιρέσουν τα καλύμματα.

Αυτό δεν αφορά την απόκρυψη της παρακολούθησης από τους εργαζόμενους. Μια επαγγελματική εταιρεία πρέπει να είναι διαφανής σχετικά με τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων. Το θέμα είναι να αποτραπεί η ετικέτα περιουσιακού στοιχείου από το να γίνει κάτι που οι χρήστες αγγίζουν, καταστρέφουν ή αντιπαθούν συνεχώς.

Το RFID υποστηρίζει ταχύτερο καταχώριση και check-out

Η μετακίνηση φορητών υπολογιστών δεν αφορά μόνο την ετήσια απογραφή. Οι ομάδες IT διαθέτουν φορητούς υπολογιστές, παραλαμβάνουν επιστροφές, στέλνουν συσκευές για επισκευή, μετακινούν μονάδες μεταξύ τμημάτων, προετοιμάζουν μηχανήματα δανεισμού και αποσύρουν παλιά περιουσιακά στοιχεία. Μια επίπεδη ετικέτα RFID μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία μιας καθαρότερης αλυσίδας επιμέλειας. Όταν ένας φορητός υπολογιστής φεύγει από την αποθήκη, η ετικέτα RFID μπορεί να διαβαστεί και να συνδεθεί με έναν χρήστη. Όταν επιστρέφει, η ίδια ετικέτα επιβεβαιώνει τη συσκευή χωρίς να βασίζεται μόνο σε εκτυπωμένους σειριακούς αριθμούς.

Ένας όμιλος νοσοκομείων στο Σίδνεϊ χρησιμοποίησε ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές στην αίθουσα σέρβις φορητών συσκευών του. Νοσηλευτές, γιατροί και διοικητικό προσωπικό επέστρεφαν φορητούς υπολογιστές για επισκευή, καθαρισμό ή ενημερώσεις λογισμικού. Πριν από το RFID, ο πάγκος σέρβις κατέγραφε σειριακούς αριθμούς και μερικές φορές μπέρδευε παρόμοιες συσκευές. Αφού πρόσθεσαν κρυφές ετικέτες RFID κάτω από κάθε φορητό υπολογιστή, οι επιστρεφόμενες συσκευές διαβάζονταν σε έναν μικρό σταθμό RFID γραφείου. Το σύστημα έδειχνε τον εκχωρημένο χρήστη, την κατάσταση εγγύησης και το εκκρεμές δελτίο σέρβις. Η ετικέτα δεν αντικατέστησε τις διαδικασίες ασφαλείας, αλλά μείωσε τα γραφειοκρατικά λάθη σε έναν πολυάσχολο πάγκο.

Για τμήματα IT με εκατοντάδες ή χιλιάδες φορητούς υπολογιστές, αυτό το καθημερινό όφελος της ροής εργασίας μπορεί να είναι πιο πολύτιμο από τον μεγάλο ετήσιο έλεγχο.

Τα ντουλάπια αποθέματος και τα lockers επιστροφής γίνονται πιο έξυπνα

Οι επίπεδες ετικέτες RFID κάτω από φορητούς υπολογιστές λειτουργούν επίσης καλά με έξυπνα ντουλάπια αποθήκευσης, lockers επιστροφής και αίθουσες περιουσιακών στοιχείων. Όταν η ετικέτα τοποθετείται με συνέπεια, οι κεραίες του ντουλαπιού μπορούν να ανιχνεύσουν ποιος φορητός υπολογιστής είναι αποθηκευμένος σε ποιο τμήμα ή επιστράφηκε σε ποιο ράφι. Αυτό βοηθά τις ομάδες IT να διαχειρίζονται αποθέματα δανεισμού, κοινόχρηστες συσκευές και επισκευασμένες μονάδες.

Μια εταιρεία συμβούλων στο Ντουμπάι διέθετε φορητούς υπολογιστές δανεισμού σε ταξιδιώτες υπαλλήλους. Οι συσκευές επέστρεφαν σε περίεργες ώρες, συχνά μέσω ασφαλούς locker επιστροφής. Η εταιρεία πρόσθεσε ετικέτες UHF RFID κάτω από τους φορητούς υπολογιστές και εγκατέστησε ανάγνωση RFID μέσα στο σύστημα locker. Όταν ένας σύμβουλος επέστρεφε μια συσκευή, το locker κατέγραφε το ID του φορητού υπολογιστή και ενημέρωνε την πλατφόρμα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων. Το IT εξακολουθούσε να ελέγχει την κατάσταση της συσκευής αργότερα, αλλά η χρονική σήμανση επιστροφής ήταν αυτόματη. Η εταιρεία σταμάτησε να διαφωνεί για το αν ένας φορητός υπολογιστής είχε επιστραφεί πριν από μια πτήση.

Αυτού του είδους το σύστημα εξαρτάται από τη συνέπεια της τοποθέτησης της ετικέτας. Αν μια ετικέτα βρίσκεται κοντά στην μπροστινή άκρη και μια άλλη κοντά στη μέση, οι αναγνώσεις του ντουλαπιού μπορεί να διαφέρουν. Ένας καλός προμηθευτής μπορεί να παρέχει οδηγίες τοποθέτησης, αλλά η ομάδα IT πρέπει να τις επιβάλλει.

Οι ανησυχίες για την ιδιωτικότητα πρέπει να αντιμετωπίζονται άμεσα

Το RFID σε φορητούς υπολογιστές μπορεί να κάνει τους εργαζόμενους ανήσυχους αν η εταιρεία το εξηγήσει άσχημα. Οι άνθρωποι μπορεί να φανταστούν ότι η ετικέτα παρακολουθεί την τοποθεσία τους παντού, κάτι που συνήθως δεν είναι ο τρόπος λειτουργίας των παθητικών ετικετών περιουσιακών στοιχείων RFID. Μια παθητική ετικέτα UHF RFID δεν εκπέμπει από μόνη της. Ανταποκρίνεται όταν τροφοδοτηθεί από έναν αναγνώστη. Ωστόσο, η εταιρεία πρέπει να εξηγήσει τον σκοπό: απογραφή περιουσιακών στοιχείων, καταχώριση συσκευών, παρακολούθηση επισκευών και πρόληψη απωλειών. Η πολιτική πρέπει επίσης να καθορίζει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα αποθέματος.

Μια μη κερδοσκοπική οργάνωση στο Άμστερνταμ πρόσθεσε ετικέτες RFID σε φορητούς υπολογιστές αφού αρκετές συσκευές χάθηκαν κατά τη διάρκεια μετακομίσεων γραφείου. Το προσωπικό αρχικά ανησύχησε ότι οι ετικέτες θα χρησιμοποιούνταν για την παρακολούθηση ατομικής συμπεριφοράς. Ο διευθυντής IT πραγματοποίησε μια σύντομη συνάντηση εξηγώντας ότι οι παθητικές ετικέτες RFID μπορούσαν να διαβαστούν μόνο από εταιρικούς αναγνώστες σε κοντινή απόσταση και συνδέονταν με το αρχείο περιουσιακού στοιχείου, όχι με την παρακολούθηση προσωπικής παραγωγικότητας. Η ομάδα ενημέρωσε επίσης την πολιτική περιουσιακών στοιχείων. Μόλις ο σκοπός έγινε σαφής, η αντίσταση εξαφανίστηκε.

Η διαφάνεια είναι καλή πρακτική. Το να κρύβεται η ετικέτα φυσικά για ανθεκτικότητα και αισθητική είναι διαφορετικό από το να κρύβεται το πρόγραμμα από τους εργαζόμενους.

Μην περιμένετε το RFID να αντικαταστήσει την ασφάλεια τελικών σημείων

Μια επίπεδη ετικέτα RFID βοηθά στην ταυτοποίηση και απογραφή του φυσικού φορητού υπολογιστή. Δεν κρυπτογραφεί τον σκληρό δίσκο, δεν κλειδώνει το λειτουργικό σύστημα, δεν διαχειρίζεται απομακρυσμένη διαγραφή ούτε εμποδίζει κάποιον να συνδεθεί με κλεμμένα διαπιστευτήρια. Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID πρέπει να βρίσκεται δίπλα στη διαχείριση τελικών σημείων, το MDM, την κρυπτογράφηση δίσκου, τον έλεγχο πρόσβασης ταυτότητας και τις πολιτικές επιστροφής συσκευών. Είναι ένα επίπεδο στη στοίβα ελέγχου περιουσιακών στοιχείων.

Μια μεταποιητική εταιρεία στο Σικάγο είχε έναν φορητό υπολογιστή κλεμμένο από το αυτοκίνητο ενός εργαζομένου. Η ετικέτα RFID βοήθησε να αποδειχθεί ποιο περιουσιακό στοιχείο έλειπε και να ενημερωθεί το αρχείο αποθέματος, αλλά δεν ανέκτησε τη συσκευή. Οι χρήσιμες ενέργειες ασφαλείας προήλθαν από την κρυπτογράφηση ολόκληρου του δίσκου, το απομακρυσμένο κλείδωμα και την επαναφορά διαπιστευτηρίων. Μετά το περιστατικό, η εταιρεία διατήρησε το πρόγραμμα επισήμανσης RFID αλλά σταμάτησε να το περιγράφει ως θεραπεία ασφαλείας. Ήταν εργαλείο απογραφής και αλυσίδας επιμέλειας, όχι εργαλείο κυβερνοάμυνας.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία για τους αγοραστές. Όροι αναζήτησης όπως ασφάλεια φορητών υπολογιστών RFID μπορεί να είναι παραπλανητικοί. Η σωστή φράση είναι πιο κοντά σε παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές ή φυσική διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT.

Η βάση δεδομένων έχει τόση σημασία όση η ετικέτα

Μια ετικέτα RFID είναι χρήσιμη μόνο αν δείχνει σε καθαρά δεδομένα. Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων πρέπει να καταγράφει το EPC ή UID του RFID, τον σειριακό αριθμό του φορητού υπολογιστή, το μοντέλο, την εκχώρηση χρήστη, την ημερομηνία αγοράς, την εγγύηση, το τμήμα, την κατάσταση και το ιστορικό σέρβις. Αν ο αριθμός της ετικέτας δεν συνδέεται σωστά με το αρχείο περιουσιακού στοιχείου, η σάρωση παράγει μόνο έναν κωδικό χωρίς νόημα.

Ένας όμιλος μόδας στο Παρίσι επισήμανε περισσότερους από 2.000 φορητούς υπολογιστές σε ομάδες σχεδιασμού, λιανικής, εφοδιαστική και γραφείου. Το πρώτο κύμα επισήμανσης κύλησε ομαλά, αλλά η εισαγωγή στη βάση δεδομένων είχε ασυνεπή ονόματα τμημάτων και παλιές εκχωρήσεις χρηστών. Οι ετικέτες RFID λειτουργούσαν. Τα δεδομένα όχι. Η ομάδα του έργου σταμάτησε την ανάπτυξη, καθάρισε τα αρχεία περιουσιακών στοιχείων και στη συνέχεια συνέχισε την επισήμανση. Κατά τον επόμενο έλεγχο, η εταιρεία μπορούσε να φιλτράρει φορητούς υπολογιστές κατά τμήμα, γραφείο, κατάσταση μίσθωσης και πρόγραμμα σέρβις. Το σύστημα RFID έγινε χρήσιμο επειδή τα δεδομένα πίσω από αυτό έγιναν αξιόπιστα.

Για μεγάλες αναπτύξεις, οι προ-κωδικοποιημένες ετικέτες RFID μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο, αλλά το αρχείο κωδικοποίησης πρέπει να ελέγχεται. Ο εκτυπωμένος αριθμός, η τιμή RFID, το barcode και η εγγραφή στη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων πρέπει να ταιριάζουν πριν από τη διάθεση του φορητού υπολογιστή.

Τι να ρωτήσετε πριν παραγγείλετε ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές

Πριν παραγγείλετε επίπεδες ετικέτες RFID για εταιρικούς φορητούς υπολογιστές, οι ομάδες IT πρέπει να θέσουν μερικές πρακτικές ερωτήσεις. Ποια υλικά φορητών υπολογιστών χρησιμοποιούνται σε ολόκληρο τον στόλο; Οι συσκευές είναι κυρίως αλουμίνιο, πλαστικό, μαγνήσιο ή μικτά υλικά; Θα διαβάζονται οι ετικέτες από φορητούς αναγνώστες, αναγνώστες γραφείου, έξυπνα ντουλάπια ή αναγνώστες πύλης; Ποια απόσταση ανάγνωσης χρειάζεται πραγματικά; Θα τοποθετούν οι χρήστες τους φορητούς υπολογιστές σε θήκες, βάσεις σύνδεσης, μεταλλικά ντουλάπια ή στοιβαγμένα καρότσια; Χρειάζεται η ετικέτα εκτυπωμένο αριθμό περιουσιακού στοιχείου, barcode, κωδικό QR ή εταιρικό λογότυπο; Πρέπει να είναι ανίχνευσης παραποίησης; Θα καθαρίζεται ο φορητός υπολογιστής με χημικά καθαρισμού; Πόσο καιρό πρέπει να διαρκέσει η κόλλα;

Μια νεοφυής εταιρεία fintech στο Τελ Αβίβ παραλίγο να παραγγείλει τις λεπτότερες δυνατές ετικέτες RFID επειδή οι συσκευές ήταν υψηλής ποιότητας ultrabooks. Μετά τη δοκιμή, η ομάδα διαπίστωσε ότι οι εξαιρετικά λεπτές ετικέτες διαβάζονταν άσχημα στη μεταλλική βάση. Μια ελαφρώς παχύτερη ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες έδωσε σταθερές αναγνώσεις και παρέμεινε διακριτική κάτω από τον φορητό υπολογιστή. Η τελική επιλογή δεν ήταν η ομορφότερη ετικέτα σε ένα βιβλίο δειγμάτων. Ήταν η ετικέτα που λειτουργούσε στην πραγματική συσκευή.

Έτσι παίρνουν την απόφαση τα επαγγελματικά τμήματα IT. Δοκιμάζουν σε πραγματικούς φορητούς υπολογιστές, με πραγματικούς αναγνώστες, στην πραγματική ροή εργασίας.

Γιατί η επισήμανση RFID κάτω από τον φορητό υπολογιστή γίνεται κανονικότητα

Τα τμήματα IT κρύβουν τις επίπεδες ετικέτες RFID κάτω από τους εταιρικούς φορητούς υπολογιστές επειδή η θέση εξισορροπεί την πρακτικότητα και την αποδοχή από τον χρήστη. Η ετικέτα μένει μακριά από τα μάτια κατά την κανονική χρήση, αποφεύγει την οπτική ακαταστασία των μεγάλων ετικετών, μειώνει την περιστασιακή παραποίηση και εξακολουθεί να υποστηρίζει γρήγορη σάρωση, καταχώριση, check-out, παρακολούθηση επισκευών και ελέγχους απογραφής. Όταν χρησιμοποιείται η σωστή ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες και η τοποθέτηση έχει δοκιμαστεί σωστά, το κάτω μέρος του φορητού υπολογιστή γίνεται μια έξυπνη θέση αντί για μια δεύτερη σκέψη.

Οι καλύτερες αναπτύξεις δεν είναι εντυπωσιακές. Ένας τεχνικός επισημαίνει κάθε φορητό υπολογιστή σε σταθερή θέση. Η τιμή RFID συνδέεται με το αρχείο περιουσιακού στοιχείου. Ένας φορητός αναγνώστης ελέγχει τις συσκευές κατά τη διάρκεια των ελέγχων γραφείου. Ένας αναγνώστης του πάγκου σέρβις επιβεβαιώνει τις επιστροφές. Ένα έξυπνο locker καταγράφει τις επιστροφές εκτός ωραρίου. Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT παραμένει καθαρότερο επειδή οι φυσικές συσκευές είναι ευκολότερο να ταυτοποιηθούν.

Αυτός είναι ο ήσυχος λόγος που αυτή η πρακτική εξαπλώνεται. Δεν ζητά από τους εργαζόμενους να αλλάξουν τον τρόπο που χρησιμοποιούν τον φορητό υπολογιστή. Δεν κάνει τη συσκευή να μοιάζει με εξοπλισμό αποθήκης. Δίνει στις ομάδες IT έναν ταχύτερο τρόπο να απαντήσουν σε μια βασική αλλά σημαντική ερώτηση: πού βρίσκεται αυτή η εταιρική συσκευή και είναι σωστό το αρχείο;

Μια κρυφή επίπεδη ετικέτα RFID είναι ένα μικρό πράγμα. Αλλά σε έναν εταιρικό στόλο φορητών υπολογιστών, τα μικρά πράγματα αθροίζονται γρήγορα. Λιγότερες χειροκίνητες σαρώσεις, λιγότερες χαμένες ετικέτες, λιγότεροι λανθασμένοι σειριακοί αριθμοί, λιγότερες άβολες διακοπές ελέγχου και λιγότερες συσκευές που χάνονται σε αίθουσες αποθήκευσης μπορούν να κάνουν ολόκληρη τη διαδικασία περιουσιακών στοιχείων IT να φαίνεται λιγότερο χαοτική. Η ετικέτα κάτω από τον φορητό υπολογιστή δεν βρίσκεται εκεί για να θαυμάζεται. Βρίσκεται εκεί ώστε ο φορητός υπολογιστής να μπορεί να βρεθεί, να επαληθευτεί, να συντηρηθεί, να επιστραφεί και να αποσυρθεί χωρίς κάθε έλεγχος αποθέματος να γίνεται αστυνομική έρευνα.