Άμεση καταγραφή καταχώριση μελών coworking μέσω επιτραπέζιων αναγνωστών

Μπαίνετε σε έναν πολυσύχναστο χώρο συνεργασίας στις 8:45 ένα πρωί Δευτέρας και συνήθως μπορείτε να εντοπίσετε το πρόβλημα προτού καν το πει κάποιος δυνατά. Τα μέλη φτάνουν σε μικρά κύματα. Ένας επισκέπτης ημερήσιας κάρτας περιμένει στη ρεσεψιόν. Κάποιος έχει κλείσει αίθουσα συνεδριάσεων αλλά δεν θυμάται ποια. Ένας υπεύθυνος κοινότητας προσπαθεί να απαντήσει σε μια ερώτηση για τιμολόγια ενώ ένα άλλο μέλος περνά μια κάρτα, υπογράφει ένα φύλλο ή λέει: «Είμαι εδώ μόνο για δύο ώρες». Αν η διαδικασία καταχώριση εξαρτάται από τη μνήμη, τα χάρτινα αρχεία ή τη χειροκίνητη πληκτρολόγηση, η ρεσεψιόν γίνεται σημείο συμφόρησης προτού καν ζεσταθεί η καφετιέρα.

Γι' αυτό πολλοί χώροι συνεργασίας χρησιμοποιούν επιτραπέζιους αναγνώστες RFID για να καταγράφουν άμεσα τα καταχώριση των μελών. Ένας συμπαγής επιτραπέζιος αναγνώστης RFID στη ρεσεψιόν μπορεί να μετατρέψει μια κάρτα μέλους, ένα μπρελόκ κλειδιού, ένα σήμα NFC ή ένα βραχιόλι RFID σε ένα γρήγορο σήμα καταχώριση. Ο αναγνώστης αναγνωρίζει το διαπιστευτήριο, στέλνει τα δεδομένα στο λογισμικό διαχείρισης μελών και ενημερώνει το αρχείο επίσκεψης του μέλους σε πραγματικό χρόνο. Για το μέλος, φαίνεται απλό: ακουμπά και φεύγει. Για τον διαχειριστή, δημιουργεί ένα καθαρό αρχείο του ποιος έφτασε, πότε έφτασε, σε ποιο πρόγραμμα είναι και αν έπρεπε να έχει πρόσβαση στον σημερινό χώρο.

Η τεχνολογία δεν είναι περίπλοκη επιφανειακά, αλλά η ροή εργασίας πίσω από αυτήν έχει σημασία. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης μπορεί να υποστηρίξει έλεγχο πρόσβασης σε χώρο συνεργασίας, παρακολούθηση χρήσης ελεύθερων θέσεων, καταχώριση επισκεπτών, πρόσβαση σε αίθουσες συνεδριάσεων, επαλήθευση χρέωσης, αναλυτικά στοιχεία κοινότητας και ακόμη και παρουσίες σε εκδηλώσεις. Η διαφορά μεταξύ ενός ομαλού συστήματος και ενός απογοητευτικού δεν είναι μόνο το υλικό του αναγνώστη. Είναι ο τρόπος με τον οποίο ο αναγνώστης συνδέεται με την πλατφόρμα μελών, τη ρουτίνα του προσωπικού, τον τύπο κάρτας και την εμπειρία της ρεσεψιόν.

Γιατί τα καταχώριση στη ρεσεψιόν εξακολουθούν να έχουν σημασία

Ορισμένοι χώροι συνεργασίας χρησιμοποιούν ήδη έλεγχο πρόσβασης πόρτας, εφαρμογές για κινητά ή τουρνικέ. Γιατί λοιπόν να προσθέσετε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID στη ρεσεψιόν; Επειδή η κεντρική πόρτα δεν απαντά σε κάθε επιχειρησιακή ερώτηση. Ένα μέλος μπορεί να εισέλθει από το κεντρικό λόμπι αλλά να χρειάζεται ακόμη να κάνει καταχώριση σε ένα ημερήσιο γραφείο. Ένας επισκέπτης μπορεί να φτάσει για μια συνάντηση χωρίς μόνιμο διαπιστευτήριο πόρτας. Ένα μέλος μερικής απασχόλησης μπορεί να έχει περιορισμένες επισκέψεις ανά μήνα. Ένα μέλος ομάδας μπορεί να επιτρέπεται στο κτίριο αλλά όχι σε μια κρατημένη αίθουσα συνεδριάσεων. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης δίνει στη ρεσεψιόν μια σαφή, ελεγχόμενη στιγμή για να επιβεβαιώσει την επίσκεψη.

Ένας χώρος συνεργασίας στο Όστιν προσέφερε ευέλικτες συνδρομές για freelancers, ομάδες startup και περιστασιακούς απομακρυσμένους εργαζόμενους. Οι κάρτες πρόσβασης πόρτας λειτουργούσαν για μέλη πλήρους απασχόλησης, αλλά οι χρήστες ημερήσιας κάρτας εξακολουθούσαν να εγγράφονται χειροκίνητα. Το προσωπικό συχνά ξεχνούσε να αφαιρέσει μια επίσκεψη από τα προπληρωμένα πακέτα κατά τα πολυάσχολα πρωινά. Ο χώρος εγκατέστησε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID USB στη ρεσεψιόν και συνέδεσε κάθε κάρτα μέλους NFC με το σύστημα χρέωσης. Όταν ένα μέλος ακουμπούσε την κάρτα, το σύστημα έδειχνε τον τύπο προγράμματος, τις υπόλοιπες επισκέψεις, την κατάσταση πληρωμής και τυχόν κράτηση για εκείνη την ημέρα. Το προσωπικό δεν χρειαζόταν πλέον να αναζητά ονόματα σε τρεις καρτέλες του browser. Το καταχώριση έγινε ταχύτερο και λιγότερο αμήχανο.

Αυτή είναι η ήσυχη αξία των επιτραπέζιων αναγνωστών. Δεν χρειάζεται να αντικαταστήσουν κάθε σύστημα πρόσβασης. Κάνουν την ανθρώπινη ρεσεψιόν πιο ακριβή.

Επιλέγοντας τη σωστή τεχνολογία καρτών

Τα περισσότερα συστήματα καταχώριση χώρων συνεργασίας χρησιμοποιούν διαπιστευτήρια HF RFID ή NFC, συχνά βασισμένα σε τεχνολογία 13.56 MHz. Συνήθεις επιλογές περιλαμβάνουν κάρτες MIFARE, κάρτες NFC, μπρελόκ RFIDκαι μερικές φορές διαπιστευτήρια κινητού ανάλογα με το λογισμικό και τον αναγνώστη. Ορισμένα παλαιότερα κτίρια μπορεί να χρησιμοποιούν ακόμη κάρτες πρόσβασης χαμηλής συχνότητας, ενώ πιο σύγχρονοι χώροι μπορεί να χρησιμοποιούν MIFARE DESFire ή άλλες ασφαλείς επιλογές έξυπνων καρτών. Ο επιτραπέζιος αναγνώστης πρέπει να ταιριάζει με τον τύπο κάρτας που χρησιμοποιεί ήδη ο χώρος ή το σύστημα πρόσβασης του κτιρίου.

Ένας διαχειριστής χώρου συνεργασίας στο Βερολίνο αντιμετώπισε αυτό το ζήτημα αφού επεκτάθηκε σε ένα δεύτερο κτίριο. Η πρώτη τοποθεσία χρησιμοποιούσε απλές κάρτες μέλους NFC για καταχώριση. Το νέο κτίριο είχε ξεχωριστό πάροχο ελέγχου πρόσβασης που χρησιμοποιούσε κάρτες MIFARE DESFire. Στην αρχή, το προσωπικό προσπάθησε να εκδώσει δύο διαπιστευτήρια σε κάθε μέλος: ένα για την είσοδο στο κτίριο και ένα για το καταχώριση στη ρεσεψιόν. Τα μέλη το μισούσαν. Ο διαχειριστής αργότερα επέλεξε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID συμβατό με τη μορφή κάρτας του κτιρίου και ενσωμάτωσε το αναγνωριστικό κάρτας στο λογισμικό διαχείρισης χώρου συνεργασίας. Τα μέλη κράτησαν μία κάρτα και η ρεσεψιόν απέκτησε άμεσα δεδομένα καταχώριση.

Πριν παραγγείλετε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID για χώρους συνεργασίας, οι διαχειριστές θα πρέπει να επιβεβαιώσουν τον τύπο διαπιστευτηρίου, την οικογένεια τσιπ, τη μορφή UID και αν ο αναγνώστης χρειάζεται να διαβάζει μόνο τον αριθμό κάρτας ή να υποστηρίζει πιστοποιημένα δεδομένα. Ένας αναγνώστης που φαίνεται σωστός σε μια σελίδα προϊόντος μπορεί να είναι λάθος για τις κάρτες στις τσέπες των μελών σας.

Οι αναγνώστες USB είναι απλοί, αλλά η ενσωμάτωση καθορίζει τα πάντα

Πολλοί επιτραπέζιοι αναγνώστες RFID συνδέονται μέσω USB. Ορισμένοι συμπεριφέρονται σαν πληκτρολόγιο, στέλνοντας τον αριθμό κάρτας στο ενεργό πεδίο ενός υπολογιστή. Άλλοι χρησιμοποιούν SDK, API, εικονική θύρα COM ή σύνδεση προσαρμοσμένου λογισμικού. Ένας αναγνώστης RFID USB τύπου πληκτρολογίου μπορεί να είναι εύκολος στην ανάπτυξη, αλλά μπορεί να μην αρκεί αν η πλατφόρμα χώρου συνεργασίας χρειάζεται ασφαλή πιστοποίηση, προσαρμοσμένη μορφοποίηση ή καταχώριση στο παρασκήνιο χωρίς το προσωπικό να κάνει κλικ σε ένα πεδίο.

Ένα μικρό στούντιο συνεργασίας στη Λισαβόνα ξεκίνησε με έναν βασικό αναγνώστη RFID USB που πληκτρολογούσε τον αριθμό κάρτας μέλους σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Ήταν καλύτερο από ένα χάρτινο αρχείο, αλλά το προσωπικό έπρεπε ακόμη να αντιγράφει τα δεδομένα στο σύστημα μελών στο τέλος της ημέρας. Αργότερα, ο χώρος μεταπήδησε σε έναν αναγνώστη ενσωματωμένο απευθείας με το λογισμικό χώρου συνεργασίας του. Όταν τα μέλη ακουμπούσαν τις κάρτες τους, το σύστημα ενημέρωνε την παρουσία, έλεγχε τα όρια του προγράμματος και έστελνε ένα σύντομο μήνυμα καλωσορίσματος στην οθόνη. Το υλικό δεν φαινόταν πολύ πιο εντυπωσιακό, αλλά η ροή εργασίας έγινε πολύ πιο καθαρή.

Αυτό είναι ένα συνηθισμένο δίδαγμα. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID είναι τόσο χρήσιμος όσο το σύστημα που λαμβάνει τα δεδομένα. Ρωτήστε αν το λογισμικό σας υποστηρίζει καταχώριση RFID, ποιες μορφές αναγνώστη δέχεται, αν ο αριθμός κάρτας χρειάζεται δεκαδική ή δεκαεξαδική μετατροπή και πώς αντιμετωπίζονται τα διπλά ακουμπήματα.

Τα άμεσα καταχώριση μειώνουν τις διαφορές χρέωσης

Οι ευέλικτες συνδρομές είναι καλές για τις πωλήσεις αλλά μπερδεμένες για την παρακολούθηση. Ένα μέλος μπορεί να έχει πέντε επισκέψεις ανά μήνα, δέκα επισκέψεις ανά μήνα, πρόσβαση μόνο τα σαββατοκύριακα, πιστώσεις αίθουσας συνεδριάσεων ή εταιρικό επίδομα ομάδας. Αν τα καταχώριση καταγράφονται χειροκίνητα, προκύπτουν διαφορές. Το μέλος λέει ότι χρησιμοποίησε τρεις επισκέψεις. Η ρεσεψιόν λέει ότι χρησιμοποίησε έξι. Κανείς δεν είναι σίγουρος επειδή μία επίσκεψη γράφτηκε σε χαρτί, μία καταχωρήθηκε αργά και μια άλλη ξεχάστηκε κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης εκδήλωσης.

Ένας χώρος συνεργασίας στο Τορόντο είχε ακριβώς αυτό το πρόβλημα με μέλη μερικής απασχόλησης. Το πρόγραμμα «οκτώ ημέρες ανά μήνα» ήταν δημοφιλές, αλλά τα χειροκίνητα αρχεία καταχώριση δημιουργούσαν διαφωνίες χρέωσης. Μετά την εγκατάσταση επιτραπέζιων αναγνωστών NFC, κάθε επίσκεψη καταγραφόταν τη στιγμή της άφιξης. Τα μέλη μπορούσαν να βλέπουν τον αριθμό επισκέψεων στην πύλη τους και το προσωπικό μπορούσε να εξηγεί τις χρεώσεις με σιγουριά. Το αποτέλεσμα δεν ήταν μόνο καλύτερα δεδομένα. Μείωσε τις άβολες συζητήσεις στη ρεσεψιόν.

Για διαχειριστές που αναζητούν σύστημα καταχώριση μελών RFID ή παρακολούθηση συνδρομών χώρου συνεργασίας, αυτό είναι ένα από τα πιο πρακτικά οφέλη. Τα ακριβή δεδομένα καταχώριση προστατεύουν τα έσοδα χωρίς να κάνουν το προσωπικό να συμπεριφέρεται σαν φύλακας ασφαλείας.

Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες βοηθούν στη διαχείριση επισκεπτών και φιλοξενούμενων

Οι χώροι συνεργασίας δεν χρησιμοποιούνται μόνο από μέλη. Οι επισκέπτες έρχονται για συναντήσεις, συνεντεύξεις, εργαστήρια, κλήσεις επενδυτών, ηχογραφήσεις podcast και εκδηλώσεις κοινότητας. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID μπορεί να εκδώσει προσωρινές κάρτες επισκεπτών, σήματα εκδηλώσεων ή πάσα φιλοξενούμενων που συνδέονται με έναν οικοδεσπότη, ένα χρονικό παράθυρο και ένα επίπεδο πρόσβασης. Ο επισκέπτης ακουμπά στη ρεσεψιόν και η επίσκεψη καταγράφεται χωρίς το προσωπικό να πληκτρολογεί τα ίδια στοιχεία επανειλημμένα.

Ένας χώρος εργασίας στη Σιγκαπούρη φιλοξενούσε συχνές ημέρες επίδειξης startup. Πριν από τα σήματα επισκεπτών RFID, οι επισκέπτες εγγράφονταν σε tablet και μετά περίμεναν όσο το προσωπικό εκτύπωνε ετικέτες ονομάτων και έλεγχε τη λίστα οικοδεσποτών. Η διαδικασία επιβράδυνε κάθε εκδήλωση. Ο χώρος εισήγαγε επαναχρησιμοποιήσιμες κάρτες επισκεπτών RFID συνδεδεμένες με αρχεία εγγραφής εκδηλώσεων. Οι επισκέπτες εξακολουθούσαν να επιβεβαιώνουν τα ονόματά τους, αλλά το ακούμπημα του σήματος τους έκανε καταχώριση στην εκδήλωση και τους σημείωνε ως παρόντες για την ομάδα οικοδεσποτών. Στο τέλος, οι κάρτες επιστρέφονταν σε ένα δίσκο και επαναχρησιμοποιούνταν για την επόμενη εκδήλωση.

Αυτή η ρύθμιση λειτουργεί ιδιαίτερα καλά όταν ένας χώρος συνεργασίας διοργανώνει δημόσιες εκδηλώσεις, εκπαιδευτικές συνεδρίες ή συναντήσεις επενδυτών. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID μπορεί να μετατρέψει την παρακολούθηση παρουσιών εκδηλώσεων σε ένα γρήγορο ακούμπημα αντί για μια μπερδεμένη άσκηση με πρόχειρο.

Η χρήση των αιθουσών συνεδριάσεων γίνεται πιο ορατή

Οι αίθουσες συνεδριάσεων είναι συχνά εκεί όπου οι διαχειριστές χώρων συνεργασίας χάνουν την ορατότητα. Μια αίθουσα κλείνεται για μία ώρα αλλά χρησιμοποιείται για τρεις. Μια ομάδα χρησιμοποιεί μια αίθουσα χωρίς να την έχει κλείσει. Ένα μέλος ισχυρίζεται ότι δεν χρησιμοποίησε τις πιστώσεις συνεδριάσεών του. Το προσωπικό μπορεί να μην θέλει να επιτηρεί κάθε πόρτα. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης στη ρεσεψιόν ή κοντά στο καταχώριση της αίθουσας μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση της χρήσης της αίθουσας χωρίς να δημιουργεί μια βαριά διαδικασία.

Ένας κόμβος συνεργασίας στη Μελβούρνη προσέφερε στα μέλη έναν συνδυασμό ελεύθερων θέσεων, ιδιωτικών γραφείων και πιστώσεων αίθουσας συνεδριάσεων. Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συνεδριάσεων ήταν ξεχωριστό από την παρουσία στη ρεσεψιόν. Τα μέλη συχνά έφταναν, έπαιρναν ένα κλειδί αίθουσας και ξεχνούσαν να κάνουν καταχώριση. Ο χώρος πρόσθεσε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID δίπλα στην οθόνη της ρεσεψιόν. Όταν ένα μέλος έπαιρνε ένα κλειδί αίθουσας, ακουμπούσε την κάρτα του και το σύστημα συνέδεε το καταχώριση με την κράτηση της αίθουσας. Ο διαχειριστής μπορούσε επιτέλους να συγκρίνει τον προγραμματισμένο χρόνο με την πραγματική άφιξη και να μειώσει τις διαφορές για τις αίθουσες.

Ορισμένοι χώροι μπορεί να τοποθετούν συμπαγείς αναγνώστες έξω από τις αίθουσες συνεδριάσεων, αλλά πολλοί προτιμούν τον αναγνώστη της ρεσεψιόν επειδή διατηρεί τη διαδικασία κοινωνική και εποπτευόμενη. Ο σωστός σχεδιασμός εξαρτάται από την κουλτούρα του χώρου.

Οι εταιρικές ομάδες χρειάζονται αξιόπιστα δεδομένα παρουσίας

Οι χώροι συνεργασίας εξυπηρετούν ολοένα και περισσότερο εταιρικούς πελάτες. Μια εταιρεία μπορεί να νοικιάσει δέκα πάσα για μια περιφερειακή ομάδα πωλήσεων, είκοσι θέσεις ελεύθερων θέσεων για υβριδικό προσωπικό ή ένα ιδιωτικό γραφείο με κοινόχρηστες παροχές. Οι εταιρικοί πελάτες συχνά θέλουν αναφορές χρήσης. Θέλουν να ξέρουν αν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν πραγματικά τη συνδρομή, ποιες ημέρες είναι οι πιο πολυάσχολες και αν θα πρέπει να αυξήσουν ή να μειώσουν τις θέσεις.

Μια μάρκα χώρων συνεργασίας στο Ντουμπάι διαχειριζόταν αρκετούς εταιρικούς λογαριασμούς. Πριν από τα καταχώριση RFID, η αναφορά χρήσης βασιζόταν σε συνδέσεις WiFi και χειροκίνητες σημειώσεις της ρεσεψιόν. Οι αναφορές δεν ήταν αξιόπιστες. Μετά την προσθήκη επιτραπέζιων αναγνωστών RFID σε κάθε τοποθεσία, τα εταιρικά μέλη ακουμπούσαν στη ρεσεψιόν και το σύστημα ομαδοποιούσε τις επισκέψεις ανά εταιρικό λογαριασμό. Οι αναφορές έδειχναν τις ημέρες αιχμής, τις μέσες επισκέψεις και τους ανενεργούς χρήστες. Οι εταιρικοί πελάτες εκτίμησαν τη διαφάνεια επειδή τους βοήθησε να λαμβάνουν πραγματικές αποφάσεις χώρου εργασίας αντί να μαντεύουν.

Για τους διαχειριστές χώρων συνεργασίας, αυτά τα δεδομένα μπορούν να υποστηρίξουν τις ανανεώσεις. Όταν ένας πελάτης βλέπει καθαρά αρχεία παρουσίας, η συζήτηση γίνεται πιο επαγγελματική.

Το άμεσο δεν σημαίνει απρόσεκτο

Ένα γρήγορο καταχώριση χρειάζεται ακόμη ελέγχους. Αν ένα μέλος ακουμπήσει την κάρτα κάποιου άλλου, το σύστημα μπορεί να καταγράψει λάθος άτομο. Αν ένα μέλος του προσωπικού αφήσει την οθόνη καταχώριση ανοιχτή, τα δεδομένα μπορεί να πάνε σε λάθος πεδίο. Αν ο αναγνώστης διαβάζει κάρτες από πολύ μακριά, μπορεί κατά λάθος να συλλάβει μια κάρτα σε ένα πορτοφόλι κοντά στη ρεσεψιόν. Η διαδικασία πρέπει να είναι γρήγορη, αλλά όχι πρόχειρη.

Ένα κοινόχρηστο γραφείο στη Σεούλ τοποθέτησε έναν αναγνώστη υψηλής ευαισθησίας πολύ κοντά στην άκρη του πάγκου της ρεσεψιόν. Μερικές φορές διάβαζε κάρτες από μέλη που στέκονταν στην ουρά προτού φτάσουν στη ρεσεψιόν. Το σύστημα τα σημείωνε ως καταχώριση πολύ νωρίς και το προσωπικό μπερδευόταν κατά τα πολυάσχολα πρωινά. Ο διαχειριστής προσάρμοσε την ισχύ του αναγνώστη, πρόσθεσε μια σαφή ζώνη ακουμπήματος και χρησιμοποίησε μια μικρή βάση που τοποθετούσε την κάρτα απευθείας πάνω από τον αναγνώστη. Η αλλαγή ήταν μικρή, αλλά έκανε τη στιγμή του καταχώριση σκόπιμη ξανά.

Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες θα πρέπει να φαίνονται αβίαστοι, όχι αόρατοι. Τα μέλη θα πρέπει να γνωρίζουν πότε κάνουν καταχώριση και το προσωπικό θα πρέπει να βλέπει μια σαφή επιβεβαίωση.

Η ιδιωτικότητα θα πρέπει να εξηγείται απλά

Τα δεδομένα καταχώριση των μελών μπορεί να είναι ευαίσθητα. Δείχνουν πότε οι άνθρωποι εισέρχονται σε έναν χώρο εργασίας, πόσο συχνά επισκέπτονται και μερικές φορές ποιες υπηρεσίες χρησιμοποιούν. Οι χώροι συνεργασίας θα πρέπει να εξηγούν ποια δεδομένα συλλέγονται, γιατί συλλέγονται και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι τρομακτικό. Τα περισσότερα μέλη κατανοούν ότι ένας χώρος εργασίας χρειάζεται αρχεία παρουσίας για ασφάλεια, χρέωση και σχεδιασμό χωρητικότητας. Τα προβλήματα προκύπτουν όταν η παρακολούθηση φαίνεται κρυφή ή εξηγείται ανεπαρκώς.

Ένας χώρος συνεργασίας στο Άμστερνταμ εισήγαγε καταχώριση RFID για όλα τα μέλη αλλά δέχτηκε ερωτήσεις από απομακρυσμένους εργαζόμενους που έρχονταν μόνο μία φορά την εβδομάδα. Ανησυχούσαν ότι τα δεδομένα θα κοινοποιούνταν στους εργοδότες. Ο διαχειριστής ενημέρωσε την πολιτική μελών, εξηγώντας ότι τα δεδομένα καταχώριση χρησιμοποιούνταν μόνο για τη λειτουργία του χώρου, τη χρέωση, την ασφάλεια και την αναφορά λογαριασμού όταν η συνδρομή πληρωνόταν από εταιρικό πελάτη βάσει σαφούς συμφωνίας. Τα μέλη ηρέμησαν αφού η πολιτική έγινε συγκεκριμένη.

Η διαφάνεια βελτιώνει την υιοθέτηση. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID στη ρεσεψιόν θα πρέπει να φαίνεται σαν εργαλείο εξυπηρέτησης, όχι σαν κόλπο παρακολούθησης.

Ο σχεδιασμός χωρητικότητας γίνεται πιο ακριβής

Πολλοί χώροι συνεργασίας βασίζονται στο ένστικτο για να σχεδιάσουν στελέχωση, καθαριότητα, προμήθεια καφέ, θέρμανση, ψύξη και διαθεσιμότητα θέσεων. Οι διευθυντές ξέρουν ότι η Τρίτη φαίνεται πολυάσχολη και η Παρασκευή ήσυχη, αλλά μπορεί να μην έχουν καθαρούς αριθμούς. Τα δεδομένα καταχώριση RFID τους δίνουν καλύτερη εικόνα των πραγματικών προτύπων χρήσης.

Ένας χώρος εργασίας στο Ναϊρόμπι είχε τρεις ορόφους και μια αναπτυσσόμενη κοινότητα απομακρυσμένων εργαζομένων. Το προσωπικό πίστευε ότι ο δεύτερος όροφος ήταν υποχρησιμοποιημένος, αλλά τα δεδομένα καταχώριση RFID και κράτησης θέσεων έδειξαν κάτι διαφορετικό. Τα μέλη έκαναν έντονο καταχώριση τις Τρίτες και τις Τετάρτες και μετά μετακινούνταν στον επάνω όροφο μετά το μεσημεριανό για πιο ήσυχες κλήσεις. Ο διαχειριστής προσάρμοσε τα προγράμματα καθαριότητας, πρόσθεσε περισσότερα πολύπριζα στον επάνω όροφο και μετακίνησε τις εκδηλώσεις κοινότητας μακριά από την πιο πολυάσχολη περίοδο αφίξεων. Τα δεδομένα προήλθαν από απλά ακουμπήματα μελών στη ρεσεψιόν, αλλά άλλαξαν τον τρόπο διαχείρισης του χώρου.

Για αναγνώστες SEO και πραγματικούς αγοραστές, αυτό είναι ένα ισχυρό σημείο. Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες RFID δεν είναι μόνο εργαλεία πρόσβασης. Δημιουργούν επιχειρησιακή ευφυΐα.

Οι αναγνώστες μπορούν να υποστηρίξουν μάρκες χώρων συνεργασίας με πολλαπλές τοποθεσίες

Μια μεμονωμένη τοποθεσία χώρου συνεργασίας μπορεί να διαχειρίζεται τα καταχώριση με ένα tablet στη ρεσεψιόν. Μια μάρκα με πολλαπλές τοποθεσίες χρειάζεται ισχυρότερη συνέπεια. Τα μέλη μπορεί να χρησιμοποιούν διαφορετικά υποκαταστήματα, το προσωπικό μπορεί να εναλλάσσεται και η διοίκηση χρειάζεται συγκρίσιμα δεδομένα σε όλες τις τοποθεσίες. Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες RFID μπορούν να τυποποιήσουν το καταχώριση σε όλες τις τοποθεσίες.

Ένα δίκτυο χώρων συνεργασίας στη Μαδρίτη λειτουργούσε πέντε μικρές τοποθεσίες. Κάθε τοποθεσία είχε αναπτύξει τις δικές της συνήθειες ρεσεψιόν. Μία χρησιμοποιούσε χάρτινο φύλλο εγγραφής. Μία χρησιμοποιούσε φόρμα tablet. Μία βασιζόταν στη μνήμη του προσωπικού για μακροχρόνια μέλη. Η εταιρεία εγκατέστησε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID συνδεδεμένους με ένα σύστημα μελών. Τα μέλη μπορούσαν να ακουμπούν την ίδια κάρτα σε οποιαδήποτε τοποθεσία και το σύστημα κατέγραφε ποια τοποθεσία χρησιμοποίησαν. Η διοίκηση μπορούσε να συγκρίνει πληρότητα, ανάγκες στελέχωσης και χρήση προγράμματος σε όλο το δίκτυο. Η μάρκα είχε επιτέλους μία γλώσσα καταχώριση.

Αυτός είναι ένας λόγος που οι αναπτυσσόμενες μάρκες χώρων συνεργασίας αναζητούν αναγνώστες RFID USB για λογισμικό μελών ή επιτραπέζιους αναγνώστες NFC για καταχώριση χώρου συνεργασίας. Χρειάζονται μια επαναλήψιμη διαδικασία.

Η φυσική διάταξη της ρεσεψιόν έχει σημασία

Ένας αναγνώστης μπορεί να είναι τεχνικά καλός και παρόλα αυτά ενοχλητικός αν τοποθετηθεί άσχημα. Θα πρέπει να βρίσκεται εκεί όπου τα μέλη σταματούν φυσικά, όχι κρυμμένος πίσω από την οθόνη. Η περιοχή ακουμπήματος θα πρέπει να είναι προφανής. Το προσωπικό θα πρέπει να μπορεί να βλέπει την οθόνη επιβεβαίωσης. Το καλώδιο δεν θα πρέπει να διασχίζει τον πάγκο με άσχημο τρόπο. Αν ο πάγκος είναι μεταλλικός, ο αναγνώστης μπορεί να χρειάζεται έναν μικρό αποστάτη ή διαφορετική τοποθέτηση για να αποφευχθούν παρεμβολές. Αν η ρεσεψιόν είναι γεμάτη με τερματικά πληρωμών, tablet, σαρωτές και φλιτζάνια καφέ, ο αναγνώστης RFID χρειάζεται τη δική του καθαρή θέση.

Ένα στούντιο συνεργασίας με έμφαση στον σχεδιασμό στην Κοπεγχάγη σχεδόν απέρριψε το RFID επειδή ο πρώτος αναγνώστης φαινόταν πολύ βιομηχανικός για τη ρεσεψιόν του. Ο διαχειριστής αργότερα επέλεξε έναν συμπαγή επιτραπέζιο αναγνώστη NFC με καθαρό περίβλημα και τον τοποθέτησε μέσα σε μια μικρή ξύλινη βάση με τυπωμένο σημάδι ακουμπήματος. Ο αναγνώστης ταίριαζε καλύτερα με τον χώρο και τα μέλη τον χρησιμοποιούσαν φυσικά. Η τεχνολογία δεν χρειαζόταν να φαίνεται τεχνική.

Για χώρους συνεργασίας με έμφαση στη φιλοξενία, ο αναγνώστης είναι μέρος της εμπειρίας καλωσορίσματος. Δεν θα πρέπει να κάνει τη ρεσεψιόν να μοιάζει με πύλη αποθήκης.

Τι να ρωτήσετε πριν αγοράσετε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID

Πριν παραγγείλετε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID για καταχώριση χώρων συνεργασίας, οι διαχειριστές θα πρέπει να απαντήσουν σε μερικές πρακτικές ερωτήσεις. Ποια τεχνολογία κάρτας ή μπρελόκ χρησιμοποιούν τα μέλη σήμερα; Ο αναγνώστης χρειάζεται να υποστηρίζει MIFARE, NFC, DESFire, κάρτες χαμηλής συχνότητας ή άλλη μορφή; Ο αναγνώστης θα συνδεθεί μέσω USB, RS232, Bluetooth, Ethernet ή μέσω SDK; Το λογισμικό μελών δέχεται απευθείας την έξοδο του αναγνώστη; Ο αναγνώστης θα πρέπει να συμπεριφέρεται σαν πληκτρολόγιο ή να στέλνει δεδομένα μέσω εφαρμογής; Χρειάζεται να διαβάζει τυπωμένες κάρτες, μπρελόκ, βραχιόλια ή διαπιστευτήρια NFC κινητού; Πόσο γρήγορα θα πρέπει να αγνοούνται τα διπλά ακουμπήματα; Το σύστημα χρειάζεται ηχητική ή οπτική ανάδραση LED;

Ένας χώρος συνεργασίας στη Βοστώνη απέφυγε μια αποτυχημένη εγκατάσταση δοκιμάζοντας τρεις αναγνώστες πριν παραγγείλει. Ένας αναγνώστης έβγαζε τον αριθμό κάρτας σε μορφή που το λογισμικό δεν αναγνώριζε. Ένας άλλος διάβαζε καλά αλλά δεν είχε σαφή ανάδραση LED. Ο τρίτος υποστήριζε τη σωστή μορφή, είχε σύντομο ηχητικό σήμα επιβεβαίωσης και λειτουργούσε με κάρτες μελών και μπρελόκ. Η τελική επιλογή δεν ήταν ο φθηνότερος αναγνώστης, αλλά έσωσε τη ρεσεψιόν από καθημερινή σύγχυση.

Η δοκιμή μερικών δειγμάτων με πραγματικά διαπιστευτήρια μελών είναι πάντα φθηνότερη από την αντικατάσταση αναγνωστών μετά την εγκατάσταση.

Η ροή εργασίας του λογισμικού θα πρέπει να είναι φιλική

Όταν ένα μέλος κάνει καταχώριση, το προσωπικό δεν θα πρέπει να βλέπει έναν ακατανόητο αριθμό. Η οθόνη θα πρέπει να δείχνει το όνομα του μέλους, φωτογραφία αν είναι κατάλληλο, πρόγραμμα συνδρομής, κατάσταση πληρωμής, σημειώσεις κράτησης και οποιαδήποτε ειδοποίηση έχει σημασία. Αν μια συνδρομή έχει λήξει, το σύστημα θα πρέπει να το λέει καθαρά. Αν το μέλος έχει κράτηση αίθουσας συνεδριάσεων, θα πρέπει να εμφανίζεται αυτόματα. Αν το μέλος ανήκει σε εταιρικό λογαριασμό, το καταχώριση θα πρέπει να αποδίδεται σωστά.

Μια κοινότητα χώρου συνεργασίας στο Βανκούβερ πρόσθεσε καταχώριση RFID επιτραπέζιου αναγνώστη αλλά αρχικά έδειχνε μόνο ένα πράσινο σημάδι επιλογής. Το προσωπικό έπρεπε ακόμη να ρωτά τα μέλη για ποιον λόγο βρίσκονταν εκεί. Μετά την ενημέρωση της προβολής του λογισμικού, η ρεσεψιόν μπορούσε να δει αν το άτομο είχε κλείσει ελεύθερη θέση, επίσκεψη ιδιωτικού γραφείου, εισιτήριο εκδήλωσης ή αίθουσα συνεδριάσεων. Τα μέλη ένιωθαν πιο αναγνωρισμένα και το προσωπικό σταμάτησε να κάνει επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.

Το RFID παρέχει το σήμα ταυτότητας. Το λογισμικό πρέπει να μετατρέψει αυτό το σήμα σε χρήσιμο πλαίσιο.

Ο πραγματικός λόγος που οι χώροι συνεργασίας το υιοθετούν

Οι χώροι συνεργασίας χρησιμοποιούν επιτραπέζιους αναγνώστες για να καταγράφουν άμεσα τα καταχώριση των μελών επειδή η τεχνολογία ταιριάζει με τον ρυθμό της επιχείρησης. Είναι αρκετά γρήγορη για την πρωινή αιχμή. Είναι αρκετά απλή για περιστασιακά μέλη. Είναι αρκετά δομημένη για χρέωση, αναφορά και έλεγχο πρόσβασης. Υποστηρίζει τόσο την ανθρώπινη φιλοξενία όσο και την επιχειρησιακή πειθαρχία.

Ένα μέλος ακουμπά μια κάρτα και το σύστημα επιβεβαιώνει την επίσκεψη. Ένα μέλος του προσωπικού βλέπει το πρόγραμμα και την κράτηση. Ένας εταιρικός πελάτης λαμβάνει αξιόπιστες αναφορές χρήσης. Ένας διευθυντής βλέπει την κίνηση αιχμής ανά ημέρα και τοποθεσία. Ένας χρήστης ημερήσιας κάρτας καταγράφεται χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση. Ένα σήμα επισκέπτη επιστρέφεται και επαναχρησιμοποιείται. Μια επίσκεψη αίθουσας συνεδριάσεων συνδέεται με τον σωστό λογαριασμό. Τίποτα από αυτά δεν απαιτεί δραματική αλλαγή στη συμπεριφορά των μελών. Απλώς αντικαθιστά την ασαφή μνήμη της ρεσεψιόν με καθαρά, άμεσα δεδομένα.

Ο καλύτερος επιτραπέζιος αναγνώστης RFID δεν είναι αυτός με τη μεγαλύτερη απόσταση ανάγνωσης ή το πιο εντυπωσιακό περίβλημα. Είναι αυτός που ταιριάζει με το διαπιστευτήριο μέλους, ενσωματώνεται καθαρά με το λογισμικό, ταιριάζει στη ρεσεψιόν, δίνει σαφή ανάδραση και βοηθά το προσωπικό να λαμβάνει ταχύτερες αποφάσεις χωρίς να κάνει τον χώρο να φαίνεται ψυχρός.

Η συνεργασία είναι ακόμη μια επιχείρηση ανθρώπων. Τα μέλη έρχονται για συγκέντρωση, κοινότητα, ευκολία και έναν χώρο που φαίνεται πιο εύκολος από την εργασία μόνοι. Ένα σύστημα καταχώριση RFID επιτραπέζιου αναγνώστη θα πρέπει να υποστηρίζει αυτό το συναίσθημα, όχι να το διακόπτει. Όταν είναι καλά σχεδιασμένο, το ακούμπημα στη ρεσεψιόν γίνεται σχεδόν αόρατο. Το μέλος συνεχίζει να κινείται, το προσωπικό λαμβάνει τις σωστές πληροφορίες και ο διαχειριστής έχει επιτέλους ακριβή δεδομένα καταχώριση χωρίς να μετατρέπει το λόμπι σε σημείο ελέγχου αεροδρομίου.