Εκτυπώστε εσωτερικά τις κάρτες RFID αντί να αγοράζετε προεκτυπωμένες

Οι προεκτυπωμένες κάρτες RFID φαίνονται βολικές μέχρι να αρχίσουν να εμφανίζονται τα πραγματικά κόστη. Στην αρχή, η ιδέα φαίνεται απλή. Στέλνετε το σχέδιο σε έναν προμηθευτή, περιμένετε μια παρτίδα καρτών, παραλαμβάνετε μια καθαρή στοίβα επώνυμων καρτών πρόσβασης RFID και τις διανέμετε ανάλογα με τις ανάγκες. Για ένα μικρό και σταθερό πρόγραμμα, αυτό μπορεί να λειτουργήσει. Αλλά μόλις η επιχείρησή σας αρχίσει να αντιμετωπίζει μεταβαλλόμενα ονόματα προσωπικού, διαφορετικά επίπεδα μέλους, πολλαπλά υποκαταστήματα, επείγουσες αντικαταστάσεις, νέα επωνυμία, προσωρινές άδειες, κάρτες επισκεπτών, χαμένες κάρτες και αλλαγές κωδικοποίησης της τελευταίας στιγμής, οι προεκτυπωμένες κάρτες RFID μπορούν να γίνουν μια αθόρυβη διαρροή χρημάτων.

Το πραγματικό κόστος των προεκτυπωμένων καρτών RFID

Το πρόβλημα δεν είναι μόνο η τιμή ανά κάρτα. Οι αγοραστές συχνά επικεντρώνονται σε αυτόν τον αριθμό επειδή είναι εύκολο να συγκριθεί. Ένας προμηθευτής λέει ότι η κάρτα κοστίζει τόσο, ένας άλλος λέει ότι κοστίζει λίγο λιγότερο, και η ομάδα προμηθειών πιστεύει ότι η απόφαση έχει ληφθεί. Αλλά το πραγματικό κόστος περιλαμβάνει αχρησιμοποίητο απόθεμα, ξεπερασμένα σχέδια, ταχυμεταφορές, ελάχιστες ποσότητες παραγγελίας, επείγουσες επανεκτυπώσεις, χρόνο προσωπικού, λανθασμένα δεδομένα και το απλό γεγονός ότι η λειτουργία σας πρέπει να περιμένει κάθε φορά που αλλάζει μια λεπτομέρεια της κάρτας. Σε πολλούς οργανισμούς, η εσωτερική κάρτες RFID εκτύπωση δεν αφορά το να φαίνεστε πιο επαγγελματίες. Αφορά το να πάρετε πίσω τον έλεγχο από μια αργή και σπάταλη διαδικασία.

Μελέτη περίπτωσης: Γυμναστήριο στο Ώστιν

Ένα γυμναστήριο στο Ώστιν το έμαθε αυτό αφού παρήγγειλε δέκα χιλιάδες προεκτυπωμένες κάρτες μέλους με τρία επίπεδα συνδρομής. Το σχέδιο φαινόταν καλό, αλλά το γυμναστήριο άλλαξε τα ονόματα των πακέτων συνδρομής τέσσερις μήνες αργότερα. Ξαφνικά, δύο κουτιά με άψογα εκτυπωμένες κάρτες δεν ήταν πλέον ακριβή. Το προσωπικό προσπάθησε να χρησιμοποιήσει αυτοκόλλητα για λίγο, αλλά τα μέλη το παρατήρησαν, και η ρεσεψιόν μισούσε να εξηγεί γιατί ένα μέλος υψηλής ποιότητας είχε κάρτα με το παλιό όνομα επιπέδου. Το γυμναστήριο αργότερα στράφηκε σε κενές κάρτες RFID, έναν εκτυπωτή καρτών RFID και βασικό λογισμικό εξατομίκευσης καρτών. Τώρα εκτυπώνουν το όνομα του μέλους, το επίπεδο, το υποκατάστημα και την κατάσταση λήξης όταν εκδίδεται η κάρτα. Αγοράζουν ακόμα κάρτες χονδρικά, αλλά δεν ρισκάρουν πλέον με το σχέδιο και τη γλώσσα της συνδρομής μήνες νωρίτερα.

Αυτό είναι το βασικό επιχείρημα για την εσωτερική εκτύπωση. Διαχωρίζετε το σώμα κάρτας από την τελική εκτυπωμένη ταυτότητα. Αντί να αγοράζετε προεκτυπωμένες κάρτες με σταθερά ονόματα, λογότυπα, αριθμούς ή τμήματα, αγοράζετε εκτυπώσιμες κάρτες RFID και τις προσαρμόζετε όταν γνωρίζετε τις τελικές πληροφορίες. Η κάρτα μπορεί ακόμα να φέρει το σωστό τσιπ, όπως MIFARE Classic, MIFARE DESFire, MIFARE Ultralight, EM4200, TK4100, NTAG213 ή άλλο τσιπ συμβατό με το σύστημα αναγνώστη σας. Η διαφορά είναι ότι ο οπτικός σχεδιασμός και μερικές φορές τα κωδικοποιημένα δεδομένα μπορούν να ελέγχονται επί τόπου.

Για πολλές επιχειρήσεις, η μεγαλύτερη εξοικονόμηση είναι η μείωση των απορριμμάτων. Οι προεκτυπωμένες κάρτες RFID δημιουργούν κίνδυνο αποθέματος. Αν αλλάξει το λογότυπό σας, το απόθεμα καταστρέφεται. Αν κλείσει ένα υποκατάστημα, οι κάρτες που αφορούν συγκεκριμένο υποκατάστημα μένουν σε ένα συρτάρι. Αν ένα ξενοδοχείο αλλάξει το σχέδιο της κάρτας-κλειδιού δωματίου, οι παλιές κάρτες φαίνονται ασυνεπείς. Αν αλλάξουν οι ρόλοι των υπαλλήλων, οι εκτυπωμένες κάρτες τμήματος γίνονται λανθασμένες. Μια κενή κάρτα RFID δεν επηρεάζεται από αυτές τις αλλαγές. Μπορεί να γίνει σήμερα κάρτα υπαλλήλου, αύριο κάρτα επισκέπτη, την επόμενη εβδομάδα κάρτα μέλους γυμναστηρίου ή μετά κάρτα πρόσβασης προσωπικού ξενοδοχείου, ανάλογα με τη ροή εργασίας εκτύπωσης και κωδικοποίησης.

Μελέτη περίπτωσης: Boutique ξενοδοχείο στην Πράγα

Ένα boutique ξενοδοχείο στην Πράγα συνήθιζε να παραγγέλνει προεκτυπωμένες κάρτες-κλειδιά RFID για ξενοδοχεία κάθε σεζόν. Η ομάδα μάρκετινγκ ήθελε να αλλάζει το σχέδιο της κάρτας για να ταιριάζει με χειμερινά πακέτα, καλοκαιρινές περιηγήσεις στην πόλη και εορταστικές προσφορές. Η ρεσεψιόν δεν ήθελε το πλεονάζον απόθεμα. Στο τέλος κάθε σεζόν, εκατοντάδες αχρησιμοποίητες κάρτες έμπαιναν σε κουτιά επειδή το σχέδιο της καμπάνιας δεν ταίριαζε πλέον με το μήνυμα του ξενοδοχείου. Όταν το ξενοδοχείο εγκατέστησε έναν επιτραπέζιο εκτυπωτή καρτών RFID, διατήρησε μια απλή βασική διάταξη και εκτύπωνε εποχιακά γραφικά σε μικρότερες καθημερινές παρτίδες. Το ξενοδοχείο χρησιμοποιούσε ακόμα συμβατές κάρτες RFID κάρτες-κλειδιά ξενοδοχείου για το σύστημα κλειδώματος, αλλά σταμάτησε να αντιμετωπίζει το απόθεμα καρτών σαν ευπαθές προϊόν.

Η ταχύτητα είναι ένας ακόμη πρακτικός λόγος. Όταν χρειάζεται μια κάρτα τώρα, το να περιμένεις έναν εξωτερικό προμηθευτή φαίνεται γελοίο. Ένας νέος υπάλληλος χρειάζεται πρόσβαση τη Δευτέρα. Ένας επισκέπτης VIP φτάνει σε δύο ώρες. Ένα μέλος χάνει την κάρτα του κατά τη διάρκεια βάρδιας του Σαββατοκύριακου. Μια κάρτα φοιτητή χρειάζεται διόρθωση ορθογραφίας. Ένας εργολάβος χρειάζεται προσωρινή κάρτα πρόσβασης για τρεις ημέρες. Με τις προεκτυπωμένες κάρτες, το προσωπικό συχνά χρησιμοποιεί γενικές κάρτες, χειρόγραφες ετικέτες ή άβολες προσωρινές λύσεις. Με την εσωτερική εκτύπωση καρτών RFID, το άτομο στη ρεσεψιόν μπορεί να δημιουργήσει μια σωστή κάρτα σε λίγα λεπτά, υποθέτοντας ότι η διαδικασία έχει ρυθμιστεί σωστά.

Μελέτη περίπτωσης: Πανεπιστημιακό ερευνητικό εργαστήριο στη Σεούλ

Ένα πανεπιστημιακό ερευνητικό εργαστήριο στη Σεούλ είχε αυστηρούς κανόνες πρόσβασης για αποθήκες χημικών και χώρους εξοπλισμού. Η κεντρική διοίκηση εξέδιδε κάρτες προσωπικού, αλλά οι επισκέπτες ερευνητές συχνά έφταναν μεταξύ των κύκλων παραγωγής καρτών. Το εργαστήριο συνήθιζε να δίνει στους επισκέπτες προσωρινές χάρτινες άδειες και κατέγραφε χειροκίνητα τα δικαιώματα πρόσβασής τους. Αυτό δημιουργούσε σύγχυση και επιπλέον εργασία. Το εργαστήριο υιοθέτησε εκτυπώσιμες κάρτες πρόσβασης RFID με έναν μικρό εκτυπωτή και κωδικοποιητή καρτών. Όταν έφτανε ένας επισκέπτης ερευνητής, το εργαστήριο εκτύπωνε μια κάρτα με το όνομα του επισκέπτη, το τμήμα υποδοχής, την ημερομηνία λήξης και το επίπεδο πρόσβασης. Η κάρτα κωδικοποιούνταν για τις σωστές ζώνες και έληγε αυτόματα στο λογισμικό ελέγχου πρόσβασης. Η διαδικασία φαινόταν πιο καθαρή και η ασφάλεια γινόταν ευκολότερα ελέγξιμη.

Βασικές παράμετροι πριν από τη μετάβαση στην εσωτερική εκτύπωση

Το εσωτερικό δεν σημαίνει απρόσεκτο. Στην πραγματικότητα απαιτεί μια πιο πειθαρχημένη ροή εργασίας καρτών. Χρειάζεστε τις σωστές κενές κάρτες RFID, τον σωστό τύπο εκτυπωτή, τη σωστή κορδέλα, το σωστό λογισμικό και τη σωστή ρύθμιση κωδικοποίησης. Οι εκτυπωτές άμεσης εκτύπωσης στην κάρτα είναι συνηθισμένοι και οικονομικά αποδοτικοί για πολλές κάρτες μέλους και κάρτες υπαλλήλων. Οι εκτυπωτές επαναμεταφοράς συνήθως παράγουν καλύτερη ποιότητα εκτύπωσης από άκρη σε άκρη και μπορεί να λειτουργούν καλύτερα για ορισμένες έξυπνες κάρτες, ειδικά όταν η επιφάνεια δεν είναι απολύτως ομοιόμορφη. Αν οι κάρτες σας χρειάζονται και εκτύπωση και κωδικοποίηση τσιπ, ο εκτυπωτής μπορεί να χρειάζεται ενσωματωμένο κωδικοποιητή ή η ροή εργασίας μπορεί να χρησιμοποιεί ξεχωριστό επιτραπέζιο κωδικοποιητή RFID.

Εδώ πρέπει να είναι προσεκτικοί οι αγοραστές. Μια εκτυπώσιμη κάρτα RFID δεν είναι απλώς οποιαδήποτε λευκή πλαστική κάρτα. Η επιφάνεια της κάρτας πρέπει να ταιριάζει με τη μέθοδο εκτύπωσης και το τσιπ πρέπει να ταιριάζει με το σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Ορισμένες κάρτες χαμηλής ποιότητας έχουν ανώμαλες επιφάνειες γύρω από το τσιπ και την κεραία, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει κακά αποτελέσματα εκτύπωσης. Ορισμένες κάρτες λειτουργούν με έναν τύπο εκτυπωτή αλλά όχι με άλλον. Ορισμένες κάρτες διαβάζονται καλά πριν από την εκτύπωση αλλά μπορεί να παραμορφωθούν ή να συμπεριφέρονται διαφορετικά μετά τη μεταφορά θερμότητας αν η ποιότητα της κάρτας είναι κακή. Ένας επαγγελματικός κατασκευαστής καρτών RFID πρέπει να επιβεβαιώσει το μοντέλο chip, τη συχνότητα, το υλικό κάρτας, το πάχος, τη συμβατότητα με τον εκτυπωτή και τις απαιτήσεις κωδικοποίησης πριν από την αποστολή χονδρικού αποθέματος.

Μια αλυσίδα coworking στη Μελβούρνη παραλίγο να κάνει τη λάθος αγορά εδώ. Η ομάδα λειτουργιών αγόρασε φθηνές κενές κάρτες RFID από μια διαδικτυακή αγορά επειδή η τιμή φαινόταν ελκυστική. Οι κάρτες διαβάζονταν στην πόρτα, αλλά η επιφάνεια εκτύπωσης ήταν ασυνεπής και τα σκούρα λογότυπα έβγαιναν με κηλίδες. Ορισμένες κάρτες επίσης κυρτώθηκαν ελαφρώς μετά την εκτύπωση. Η αλυσίδα κατέληξε να παραγγείλει ξανά σωστές εκτυπώσιμες κάρτες MIFARE από έναν προμηθευτή που κατανοούσε τις απαιτήσεις των εκτυπωτών καρτών. Η δεύτερη παρτίδα κόστισε περισσότερο ανά κενή κάρτα, αλλά το πραγματικό χρησιμοποιήσιμο κόστος ήταν χαμηλότερο επειδή το προσωπικό σταμάτησε να πετάει κακές εκτυπώσεις.

Η εσωτερική εκτύπωση βοηθά επίσης όταν η εξατομίκευση έχει σημασία. Οι προεκτυπωμένες κάρτες είναι εντάξει όταν κάθε κάρτα φαίνεται ακριβώς η ίδια. Γίνονται άβολες όταν κάθε κάρτα χρειάζεται όνομα, φωτογραφία, τίτλο θέσης, επίπεδο μέλους, κωδικό QR, σειριακό αριθμό, κωδικό υποκαταστήματος ή ημερομηνία λήξης. Η εκτύπωση μεταβλητών δεδομένων είναι δυνατή μέσω εξωτερικών προμηθευτών, αλλά απαιτεί αποστολή αρχείων δεδομένων, έλεγχο δοκιμίων, έγκριση παρτίδων και αναμονή. Η εσωτερική εκτύπωση σας επιτρέπει να εκδίδετε μία κάρτα τη φορά χωρίς να μετατρέπετε κάθε μικρή αλλαγή σε παραγγελία παραγωγής.

Ένα δίκτυο ιδιωτικών κλινικών στο Τορόντο χρησιμοποιούσε κάρτες ταυτότητας υπαλλήλων RFID για γιατρούς, νοσηλευτές, προσωπικό υποδοχής, καθαριστές και εξωτερικούς τεχνικούς. Οι παλιές προεκτυπωμένες κάρτες είχαν χρώματα τμήματος, αλλά το προσωπικό μετακινούνταν συχνά μεταξύ τοποθεσιών. Η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού παρήγγειλε συνεχώς μικρές παρτίδες αντικατάστασης. Ορισμένες κάρτες έφταναν με ξεπερασμένους τίτλους θέσης επειδή η λίστα προσωπικού άλλαζε κατά τη διάρκεια της παραγωγής. Το δίκτυο μετέφερε την εκτύπωση καρτών στο γραφείο ανθρώπινου δυναμικού. Τώρα κάθε κάρτα περιλαμβάνει φωτογραφία, ρόλο, κωδικό τοποθεσίας και κατηγορία πρόσβασης που εκτυπώνονται από την τρέχουσα βάση δεδομένων προσωπικού. Το τσιπ RFID ελέγχει τις πόρτες, ενώ η ορατή κάρτα βοηθά τους φύλακες και τους ασθενείς να αναγνωρίζουν γρήγορα το προσωπικό.

Η ασφάλεια είναι ένας ακόμη λόγος για να επανεξετάσετε το προεκτυπωμένο απόθεμα. Αν μια επιχείρηση αποθηκεύει μεγάλες ποσότητες προεκτυπωμένων καρτών πρόσβασης, αυτές οι κάρτες μπορεί να φαίνονται ήδη επίσημες πριν καν ανατεθούν. Αν χαθούν ή κλαπούν, μπορεί να χρησιμοποιηθούν καταχρηστικά κοινωνικά ακόμα και αν δεν έχουν κωδικοποιηθεί ακόμα. Οι κενές κάρτες RFID είναι λιγότερο ελκυστικές επειδή δεν φέρουν την ταυτότητα της επωνυμίας μέχρι να εκτυπωθούν. Πιο σημαντικό, μια εσωτερική ροή εργασίας μπορεί να συνδέσει την εκτύπωση, την κωδικοποίηση και την ενεργοποίηση της κάρτας ως ένα ελεγχόμενο βήμα. Μια κάρτα δεν πρέπει απλώς να φαίνεται έγκυρη. Πρέπει να εκδίδεται, να κωδικοποιείται, να ενεργοποιείται, να καταγράφεται και να συνδέεται με ένα άτομο ή λογαριασμό.

Ένα πρακτορείο εκδηλώσεων στο Ντουμπάι χειριζόταν λανσαρίσματα πολυτελών επωνυμίες και δείπνα επενδυτών. Για χρόνια, παρήγγειλε προεκτυπωμένες κάρτες εκδήλωσης RFID με λογότυπα χορηγών και κατηγορίες επισκεπτών. Το πρόβλημα ήταν ότι οι λίστες επισκεπτών άλλαζαν πάντα κοντά στην εκδήλωση. Οι κάρτες για ακυρωμένους επισκέπτες πήγαιναν χαμένες και οι καθυστερημένες προσθήκες λάμβαναν γενικά διαπιστευτήρια που φαίνονταν διαφορετικά από όλων των άλλων. Το πρακτορείο εγκατέστησε ένα συμπαγές σύστημα εκτυπωτή καρτών RFID και άρχισε να εκτυπώνει κάρτες πρόσβασης VIP κατά παραγγελία κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας της εκδήλωσης. Τα ονόματα των επισκεπτών, οι κωδικοί τραπεζιού, τα δικαιώματα lounge και τα σήματα χορηγών μπορούσαν να προσαρμοστούν μέχρι να εγκριθεί η τελική λίστα. Οι κάρτες φαίνονταν συνεπείς, αλλά τα δεδομένα παρέμεναν ευέλικτα.

Αυτή η ευελιξία έχει και αξία SEO, αν και όχι με τον τρόπο που φαντάζονται μερικοί. Οι μηχανές αναζήτησης δεν κατατάσσουν τον ιστότοπό σας επειδή εκτυπώνετε κάρτες εσωτερικά. Αλλά όταν οι σελίδες προϊόντων ή υπηρεσιών σας εξηγούν καθαρά πραγματικά προβλήματα αγοράς, ταιριάζουν με την πρόθεση αναζήτησης σοβαρών αγοραστών. Οι άνθρωποι που αναζητούν εσωτερική εκτύπωση καρτών RFID, κενές κάρτες RFID για έλεγχο πρόσβασης, εκτυπώσιμες κάρτες MIFARE, εκτυπωτή και κωδικοποιητή καρτών RFID, προσαρμοσμένες κάρτες μέλους RFID ή εκτύπωση καρτών-κλειδιών RFID για ξενοδοχεία συνήθως δεν ψάχνουν για αόριστους ισχυρισμούς μάρκετινγκ. Θέλουν να κατανοήσουν το κόστος, τη συμβατότητα, τη ροή εργασίας και αν η εσωτερική παραγωγή έχει νόημα για την περίπτωσή τους. Ένα χρήσιμο άρθρο πρέπει να απαντά σε αυτές τις ερωτήσεις με πρακτική λεπτομέρεια.

Ο υπολογισμός του κόστους πρέπει να περιλαμβάνει περισσότερα από τον εξοπλισμό. Ένας εκτυπωτής καρτών RFID, κορδέλες, κενές κάρτες, κιτ καθαρισμού, λογισμικό, εκπαίδευση προσωπικού και πιθανές μονάδες κωδικοποιητή κοστίζουν όλα χρήματα. Αν ο οργανισμός σας εκδίδει μόνο μερικές εκατοντάδες κάρτες τον χρόνο με σταθερό σχέδιο, η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη μπορεί να εξακολουθεί να είναι λογική. Αν εκδίδετε χιλιάδες κάρτες, αντικαθιστάτε κάρτες συχνά, εξατομικεύετε κάρτες καθημερινά, διαχειρίζεστε πολλαπλές τοποθεσίες ή τρέχετε προγράμματα με χρονικούς περιορισμούς, τα οικονομικά μπορούν να αλλάξουν γρήγορα. Το σημείο ισορροπίας εξαρτάται από τον όγκο, τις φθορές, τα ελάχιστα του προμηθευτή, τα μεταφορικά, την εργασία και το πόσο συχνά αλλάζει ο σχεδιασμός της κάρτας σας.

Μια εταιρεία εφοδιαστική στο Ρότερνταμ χρησιμοποιούσε κάρτες RFID για πρόσβαση οδηγών, είσοδο στην αυλή και αναγνώριση εργολάβων. Παρήγγειλε προεκτυπωμένες κάρτες σε παρτίδες των πέντε χιλιάδων. Οι κάρτες ήταν φθηνές, αλλά η εναλλαγή οδηγών και οι αλλαγές υπεργολάβων έκαναν τα απορρίμματα αναπόφευκτα. Η εταιρεία υπολόγισε ότι σχεδόν δεκαοκτώ τοις εκατό των εκτυπωμένων καρτών δεν χρησιμοποιήθηκαν ποτέ επειδή άλλαξαν τα ονόματα, οι περίοδοι σύμβασης ή τα δικαιώματα τοποθεσίας. Αφού πέρασε στην εσωτερική εκτύπωση, αγόρασε μεγαλύτερες ποσότητες κενών καρτών πρόσβασης RFID και εκτύπωνε μόνο όταν εγκρινόταν το αρχείο του οδηγού. Ο διευθυντής προμηθειών δεν πανηγύρισε για τον εκτυπωτή αυτόν καθαυτόν. Πανηγύρισε που δεν πλήρωνε πλέον για ξεπερασμένα ονόματα.

Η εσωτερική εκτύπωση υποστηρίζει επίσης καλύτερη τμηματοποίηση. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει έτοιμους αρκετούς τύπους κενών καρτών: τυπικές λευκές εκτυπώσιμες κάρτες RFID, πιο ανθεκτικές σύνθετες κάρτες, κάρτες RFID με μαγνητική ταινία, κάρτες MIFARE DESFire για χρήστες υψηλότερης ασφάλειας, κάρτες χαμηλής συχνότητας για παλαιότερα συστήματα, κάρτες NFC για μάρκετινγκ ή αλληλεπίδραση μελών και προσωρινές κάρτες επισκεπτών. Ο ίδιος εκτυπωτής μπορεί να μην χειρίζεται κάθε ειδικό υλικό, αλλά η γενική ιδέα είναι χρήσιμη. Αποθηκεύστε τις βασικές κάρτες που ταιριάζουν με τα συστήματά σας και μετά προσαρμόστε την επιφάνεια και τα δεδομένα ανάλογα με τις ανάγκες.

Ένα ιδιωτικό σχολείο στη Μαδρίτη χρησιμοποιούσε διαφορετικές κάρτες για μαθητές, δασκάλους, προσωπικό συντήρησης, οδηγούς λεωφορείων και επισκέπτες. Η ανάθεση κάθε σχεδίου σε εξωτερικό συνεργάτη δημιουργούσε μεγάλους χρόνους παράδοσης και προσαυξήσεις μικρών παρτίδων. Το σχολείο στράφηκε στην εσωτερική παραγωγή καρτών πριν από μια νέα ακαδημαϊκή χρονιά. Οι κάρτες μαθητών περιλάμβαναν φωτογραφίες και τάξεις. Οι κάρτες δασκάλων περιλάμβαναν ρόλους προσωπικού. Οι κάρτες επισκεπτών εκτυπώνονταν με ημερομηνίες λήξης της ίδιας ημέρας. Οι κάρτες εργολάβων συντήρησης εκτυπώνονταν σε διαφορετικό οπτικό στυλ και κωδικοποιούνταν με περιορισμένη πρόσβαση. Το σχολείο δεν χρειαζόταν μια περίπλοκη βιομηχανική εγκατάσταση. Χρειαζόταν μια ελεγχόμενη καθημερινή ροή εργασίας και αξιόπιστες εκτυπώσιμες κάρτες RFID.

Μια ανησυχία είναι η ποιότητα εκτύπωσης. Οι αγοραστές μερικές φορές ανησυχούν ότι οι εσωτερικές κάρτες θα φαίνονται λιγότερο επαγγελματικές από τις προεκτυπωμένες κάρτες εργοστασίου. Αυτό μπορεί να συμβεί αν χρησιμοποιηθεί λάθος εκτυπωτής, σχέδιο, κορδέλα ή απόθεμα καρτών. Αλλά οι σύγχρονοι επιτραπέζιοι εκτυπωτές καρτών μπορούν να παράγουν καθαρά, επαγγελματικά αποτελέσματα για πολλές κάρτες πρόσβασης, κάρτες μέλους, κάρτες πιστότητας, κάρτες ταυτότητας και κάρτες-κλειδιά ξενοδοχείων. Το μυστικό είναι να σχεδιάζετε για τη διαδικασία εκτύπωσης. Αποφύγετε το μικροσκοπικό ανάστροφο κείμενο αν ο εκτυπωτής δεν μπορεί να το αποδώσει καθαρά. Αφήστε ασφαλή περιθώρια αν ο εκτυπωτής δεν είναι πραγματικά από άκρη σε άκρη. Χρησιμοποιήστε λογότυπα υψηλής ανάλυσης. Δοκιμάστε τα χρώματα στο πραγματικό απόθεμα καρτών πριν δεσμευτείτε σε ένα σχέδιο.

Μια αλυσίδα γυμναστηρίων στη Σιγκαπούρη ήθελε κάθε υποκατάστημα να εκτυπώνει τις δικές του κάρτες μέλους RFID, αλλά τα πρώτα πρότυπα ήταν πολύ φορτωμένα σχεδιαστικά. Τα πλήρη σκούρα φόντα έδειχναν σκόνη και μικρές διακυμάνσεις εκτύπωσης. Το μικρό χρυσό κείμενο φαινόταν αδύναμο στην επιλεγμένη κορδέλα. Η αλυσίδα απλοποίησε το σχέδιο, μετακίνησε το λογότυπο σε πιο καθαρή περιοχή και χρησιμοποίησε τα δεδομένα μέλους ως το κύριο μεταβλητό στοιχείο. Οι τελικές κάρτες φαίνονταν καλύτερες επειδή ήταν σχεδιασμένες για επιτραπέζια εκτύπωση αντί να αντιγράφουν ένα στυλ εκτύπωσης offset εργοστασίου. Αυτό είναι ένα σημαντικό μάθημα: η εσωτερική εκτύπωση δεν είναι χειρότερη, αλλά έχει τους δικούς της κανόνες σχεδιασμού.

Η κωδικοποίηση δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως δευτερεύουσα σκέψη. Ορισμένοι οργανισμοί εκτυπώνουν όμορφες κάρτες και μετά εισάγουν χειροκίνητα τους αριθμούς καρτών στο λογισμικό ελέγχου πρόσβασης. Αυτό δημιουργεί περιθώριο για λάθη. Μια καλύτερη ροή εργασίας συνδέει τον αριθμό κάρτας, το UID του τσιπ, τα κωδικοποιημένα δεδομένα τομέα, το ID μέλους, το αρχείο υπαλλήλου ή τα δεδομένα κλειδώματος δωματίου σε μια επαναλήψιμη διαδικασία. Για απλά συστήματα, η ανάγνωση του UID μπορεί να είναι αρκετή. Για συστήματα υψηλότερης ασφάλειας, η κάρτα μπορεί να χρειάζεται κρυπτογραφημένα κλειδιά, αρχεία εφαρμογών ή προστατευμένες δομές μνήμης. Σε αυτή την περίπτωση, ο προμηθευτής και ο πάροχος λογισμικού πρέπει να επιβεβαιώσουν πώς θα γίνεται με ασφάλεια η κωδικοποίηση.

Για τα ξενοδοχεία, το ερώτημα είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Πολλά συστήματα κλειδώματος ξενοδοχείων απαιτούν συγκεκριμένες μορφές καρτών και εργαλεία κωδικοποίησης. Ένα ξενοδοχείο δεν μπορεί να υποθέσει ότι οποιαδήποτε κενή κάρτα-κλειδί RFID για ξενοδοχεία θα λειτουργήσει με τις κλειδαριές του. Πριν αγοράσει έναν εσωτερικό εκτυπωτή, το ξενοδοχείο πρέπει να επιβεβαιώσει τη συμβατότητα της κάρτας με τη μάρκα κλειδαριάς, το μοντέλο chip, τη συσκευή κωδικοποίησης και τη ροή εργασίας του συστήματος διαχείρισης ακινήτου. Ορισμένα ξενοδοχεία εκτυπώνουν την επωνυμία εσωτερικά αλλά εξακολουθούν να κωδικοποιούν μέσω του συστήματος κλειδώματος. Άλλα χρησιμοποιούν προεκτυπωμένες βασικές κάρτες και εκτυπώνουν μόνο τα στοιχεία επισκέπτη ή πακέτου. Η σωστή ρύθμιση εξαρτάται από την τεχνολογία κλειδώματος και το στυλ λειτουργίας.

Ένα θέρετρο στο Μπαλί κινήθηκε αργά για αυτόν τον λόγο. Η ομάδα διοίκησης ήθελε να εκτυπώνει κάρτες-κλειδιά δωματίων RFID επί τόπου, αλλά ο προμηθευτής κλειδαριών χρησιμοποιούσε συγκεκριμένη μορφή κάρτας MIFARE. Το θέρετρο δοκίμασε αρκετές κενές κάρτες πριν εγκρίνει έναν προμηθευτή. Στη συνέχεια χρησιμοποίησε εσωτερική εκτύπωση για οπτική επωνυμία, διατηρώντας την κωδικοποίηση εντός του εγκεκριμένου λογισμικού κλειδαριάς. Το προσωπικό της ρεσεψιόν μπορούσε να εκτυπώνει κάρτες γαμήλιων ομάδων, κάρτες πακέτων spa και κάρτες μακροχρόνιας διαμονής χωρίς να διακινδυνεύει τη συμβατότητα με τις κλειδαριές. Το έργο πέτυχε επειδή δεν συνέχεαν την ελευθερία εκτύπωσης με την ελευθερία κωδικοποίησης.

Υβριδικές ροές εργασίας και τελικές συμβουλές

Υπάρχουν ακόμα καλοί λόγοι για τη χρήση προεκτυπωμένων καρτών RFID. Αν χρειάζεστε μεταλλικό φύλλο, πολύπλοκη εκτύπωση offset, ειδικές υφές, διαφανείς κάρτες, φακοειδή εφέ, κάρτες με μαύρο πυρήνα, ξύλινες κάρτες RFID ή εξαιρετικά μεγάλες ομοιόμορφες παρτίδες, η εργοστασιακή παραγωγή μπορεί να είναι καλύτερη. Αν η επωνυμία σας απαιτεί ακριβή έλεγχο χρώματος σε εκατομμύρια κάρτες, η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη μπορεί να είναι πιο αποδοτική. Αν το προσωπικό σας δεν μπορεί να διαχειριστεί τη συντήρηση του εκτυπωτή και την ασφάλεια δεδομένων, το προεκτυπωμένο απόθεμα μπορεί να μειώσει τα λάθη. Το θέμα δεν είναι ότι η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη είναι πάντα λάθος. Το θέμα είναι ότι πολλοί οργανισμοί συνεχίζουν να αναθέτουν απλές κάρτες σε εξωτερικούς συνεργάτες πολύ καιρό αφού αυτό σταματήσει να έχει οικονομικό νόημα.

Η εξυπνότερη προσέγγιση μπορεί να είναι υβριδική. Χρησιμοποιήστε εργοστασιακή προεκτύπωση για ένα βασικό σχέδιο και μετά προσθέστε μεταβλητές πληροφορίες εσωτερικά. Για παράδειγμα, ένα γυμναστήριο μπορεί να παραγγείλει κάρτες με λογότυπο και φόντο ήδη εκτυπωμένα και μετά να εκτυπώνει ονόματα και αριθμούς μελών στη ρεσεψιόν. Ένα ξενοδοχείο μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα εργοστασιακά παραγόμενο σχέδιο επωνυμίας και μετά να προσθέσει σημάνσεις εκδήλωσης ή VIP εσωτερικά. Μια εταιρεία μπορεί να παραγγείλει κενές λευκές κάρτες RFID για καθημερινή χρήση και ειδικές προεκτυπωμένες κάρτες για προγράμματα στελεχών. Οι υβριδικές ροές εργασίας μειώνουν τα απορρίμματα διατηρώντας την ποιότητα της επωνυμίας όπου έχει σημασία.

Για τις ομάδες προμηθειών, η λίστα ελέγχου αγορών είναι απλή. Επιβεβαιώστε το τσιπ RFID, τη συχνότητα, τη μνήμη, το πάχος κάρτας, το υλικό, τη συμβατότητα με τον εκτυπωτή, την εκτυπώσιμη επιφάνεια, τη μέθοδο κωδικοποίησης, τις απαιτήσεις του συστήματος πρόσβασης, τον αναμενόμενο μηνιαίο όγκο και τον ρυθμό αντικατάστασης. Ζητήστε δείγματα καρτών πριν αγοράσετε χονδρικό απόθεμα. Δοκιμάστε την εκτύπωση, την κωδικοποίηση, τον καθαρισμό και την καθημερινή διαχείριση. Περάστε μερικές κάρτες από ολόκληρη τη ροή εργασίας, από την εγγραφή στη βάση δεδομένων μέχρι την εκτυπωμένη κάρτα, την αποδοχή από τον αναγνώστη και την απενεργοποίηση. Η καλύτερη λύση καρτών RFID δεν είναι αυτή που φαίνεται καλή σε μια φωτογραφία προμηθευτή. Είναι αυτή που λειτουργεί κάθε μέρα όταν το προσωπικό είναι απασχολημένο.

Το κρυφό πλεονέκτημα της εσωτερικής εκτύπωσης καρτών RFID είναι η εμπιστοσύνη. Το προσωπικό σταματά να ζητά συγγνώμη για προσωρινές κάρτες. Οι διευθυντές σταματούν να αποθηκεύουν κουτιά με ξεπερασμένα σχέδια. Νέα μέλη, επισκέπτες, υπάλληλοι, φοιτητές, οδηγοί ή φιλοξενούμενοι λαμβάνουν κάρτες που ταιριάζουν με την τρέχουσα κατάστασή τους. Οι ομάδες προμηθειών παραγγέλνουν χρήσιμο κενό απόθεμα αντί να προβλέπουν το μέλλον. Οι ομάδες ασφάλειας αποκτούν μια πιο καθαρή σύνδεση μεταξύ του ατόμου, του εκτυπωμένου διαπιστευτηρίου και των δεδομένων του τσιπ. Αυτό δεν είναι μια φανταχτερή αναβάθμιση. Είναι βασικός λειτουργικός έλεγχος.

Έτσι, ναι, αν ο οργανισμός σας συνεχίζει να πετάει προεκτυπωμένες κάρτες RFID επειδή αλλάζουν τα ονόματα, λήγουν τα σχέδια, διαφέρουν τα υποκαταστήματα, φτάνουν αργά οι επισκέπτες ή μένουν αχρησιμοποίητες οι παρτίδες καρτών, η εσωτερική εκτύπωση μπορεί να είναι η καλύτερη κίνηση. Ξεκινήστε μικρά. Δοκιμάστε τον εκτυπωτή. Δοκιμάστε τις κάρτες. Επιβεβαιώστε το τσιπ. Δημιουργήστε μια καθαρή διαδικασία έκδοσης. Εκπαιδεύστε το προσωπικό να χειρίζεται σωστά την εκτύπωση, την κωδικοποίηση, την ενεργοποίηση, την αντικατάσταση και την απενεργοποίηση. Μόλις σταθεροποιηθεί η ροή εργασίας, η εξοικονόμηση δεν μετριέται μόνο στο κόστος της κάρτας. Εμφανίζεται σε ταχύτερη εξυπηρέτηση, λιγότερα απορρίμματα, λιγότερα λάθη και ένα πρόγραμμα καρτών που επιτέλους ταιριάζει με τον τρόπο που λειτουργεί πραγματικά η επιχείρησή σας.