Πώς οι κάρτες RFID υποστηρίζουν την ασφαλή εκτύπωση

Αν έχετε παρατηρήσει ποτέ εμπιστευτικά έγγραφα να μένουν αφύλακτα στον δίσκο ενός κοινόχρηστου εκτυπωτή, καταλαβαίνετε ήδη γιατί η ασφαλής εκτύπωση έχει σημασία. Οι περισσότεροι οργανισμοί δεν έχουν σκοπό να δημιουργήσουν αμελείς περιβάλλοντα εκτύπωσης. Απλώς συμβαίνει. Κάποιος εκτυπώνει ένα συμβόλαιο και καλείται σε μια συνάντηση. Κάποιος από το τμήμα HR στέλνει έγγραφα μισθοδοσίας στον εκτυπωτή λάθος ορόφου. Μια νοσηλεύτρια εκτυπώνει σημειώσεις ασθενούς, διακόπτεται και οι σελίδες περιμένουν στον δίσκο για τον επόμενο που θα περάσει. Ένας φοιτητής στέλνει ένα προσχέδιο διατριβής στον εκτυπωτή της βιβλιοθήκης και μετά δεν θυμάται σε ποιο μηχάνημα πήγε. Σε κάθε περίπτωση, το σύστημα εκτύπωσης λειτουργεί τεχνικά. Το πρόβλημα είναι ότι το μοντέλο ασφαλείας γύρω από την εκτύπωση δεν λειτουργεί.

Αυτό ακριβώς το κενό είναι το σημείο όπου Οι κάρτες RFID γίνονται χρήσιμες. Υποστηρίζουν την ασφαλή εκτύπωση συνδέοντας την εργασία εκτύπωσης με το άτομο που τη ζήτησε και καθυστερώντας την απελευθέρωσή της μέχρι το άτομο αυτό να βρίσκεται φυσικά στη συσκευή. Αντί να εκτυπώνεται αμέσως και να ελπίζουμε ότι ο σωστός χρήστης θα φτάσει πρώτος, το σύστημα κρατά το έγγραφο σε ασφαλή ουρά. Ο χρήστης πηγαίνει σε έναν εκτυπωτή, πλησιάζει μια κάρτα RFID και η εργασία απελευθερώνεται μόνο αφού το σύστημα επιβεβαιώσει την ταυτότητα. Αυτή η μία αλλαγή ακούγεται μικρή, αλλά μετασχηματίζει τη ροή εργασίας εκτύπωσης από ανοιχτή έκθεση σε ελεγχόμενη απελευθέρωση.

Αυτό έχει σημασία γιατί η ασφαλής εκτύπωση δεν αφορά μόνο την εμπιστευτικότητα. Αφορά επίσης τη λογοδοσία, την ευκολία και τον έλεγχο της σπατάλης. Ένα ισχυρό σύστημα ασφαλούς απελευθέρωσης εκτύπωσης με RFID βοηθά στη μείωση των εγκαταλελειμμένων εγγράφων, μειώνει την τυχαία έκθεση, περιορίζει τις διπλές εκτυπώσεις και δίνει στους οργανισμούς μια πολύ σαφέστερη εικόνα για το ποιος εκτύπωσε τι, πότε και πού. Σε πολλά περιβάλλοντα, αυτό δεν είναι απλώς μια βελτίωση IT. Γίνεται μέρος της συμμόρφωσης, της προστασίας δεδομένων και της επιχειρησιακής πειθαρχίας.

Γιατί η Ασφαλής Εκτύπωση Χρειάζεται Ταυτότητα Χρήστη στον Εκτυπωτή

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε είναι ότι οι κάρτες RFID υποστηρίζουν καλύτερα την ασφαλή εκτύπωση όταν ο οργανισμός σταματήσει να αντιμετωπίζει τους εκτυπωτές ως ανώνυμες συσκευές εξόδου. Σε μια παραδοσιακή ρύθμιση εκτύπωσης, ο χρήστης επιλέγει έναν εκτυπωτή, κάνει κλικ στην εκτύπωση και υποθέτει ότι το έγγραφο θα τον περιμένει εκεί. Αυτό λειτουργεί μέχρι ο λάθος άνθρωπος να το πάρει, ο χρήστης να ξεχάσει να το παραλάβει ή ο εκτυπωτής να μην είναι διαθέσιμος. Ένα σύστημα ασφαλούς εκτύπωσης αλλάζει αυτή τη λογική. Το έγγραφο ανήκει στον χρήστη μέχρι ο χρήστης να αποδείξει την ταυτότητά του στη συσκευή. Οι κάρτες ταυτότητας υπαλλήλου RFID, οι κάρτες πανεπιστημιούπολης RFID ή τα διακριτικά προσωπικού RFID κάνουν αυτό το βήμα ταυτοποίησης αρκετά γρήγορο ώστε οι άνθρωποι να το χρησιμοποιούν πραγματικά.

Μια δικηγορική εταιρεία στο Λονδίνο το έμαθε με τον πρακτικό τρόπο. Είχε ήδη δαπανήσει σημαντικά ποσά για τη διαχείριση εγγράφων, την εκπαίδευση στην εμπιστευτικότητα πελατών και τον έλεγχο πρόσβασης γραφείου, αλλά το περιβάλλον εκτύπωσής της ήταν ακόμη εντυπωσιακά χαλαρό. Συμβόλαια, καταθέσεις μαρτύρων και οικονομικές αποκαλύψεις εμφανίζονταν συχνά σε κοινόχρηστους εκτυπωτές πριν φτάσει εκεί ο σωστός δικηγόρος ή βοηθός. Η εταιρεία εισήγαγε απελευθέρωση εκτύπωσης μέσω κάρτας RFID σε αρκετούς ορόφους και η μεγαλύτερη διαφορά δεν ήταν μόνο η βελτιωμένη ασφάλεια. Ήταν η ξαφνική εξαφάνιση μικρών ήσυχων αγχών εκτύπωσης που το προσωπικό είχε αποδεχθεί ως φυσιολογικά. Τα έγγραφα δεν εμφανίζονταν πλέον ανοιχτά χωρίς σαφή κάτοχο να στέκεται εκεί για να τα παραλάβει.

Οι Κάρτες RFID Φέρνουν την Ταυτότητα στη Στιγμή της Εξόδου

Αυτός είναι ένας από τους πιο άμεσους τρόπους με τους οποίους οι κάρτες RFID υποστηρίζουν την ασφαλή εκτύπωση: φέρνουν την ταυτότητα στη στιγμή της εξόδου. Ένα όνομα χρήστη και ένας κωδικός πρόσβασης σε έναν υπολογιστή μπορούν να ξεκινήσουν τη διαδικασία, αλλά μια κάρτα RFID στον εκτυπωτή, που συνήθως διαβάζεται μέσω ενσωματωμένων αναγνωστών RFID, την ολοκληρώνει στον πραγματικό κόσμο. Αυτό έχει σημασία γιατί πολλοί κίνδυνοι που σχετίζονται με την εκτύπωση συμβαίνουν σε αυτή την τελική φυσική στιγμή, όχι όταν δημιουργείται το αρχείο. Η ασφαλής εκτύπωση αποτυγχάνει τις περισσότερες φορές στον δίσκο, όχι στο πληκτρολόγιο.

Τα νοσοκομεία προσφέρουν ένα από τα σαφέστερα παραδείγματα για το γιατί αυτό έχει σημασία. Στην υγειονομική περίθαλψη, οι εκτυπωμένες πληροφορίες μπορούν ακόμη να είναι απαραίτητες ακόμη και σε μερικώς ψηφιακά περιβάλλοντα. Οδηγίες φαρμάκων, έντυπα ασθενών, έγγραφα συγκατάθεσης, σύνολα ετικετών, σημειώσεις θαλάμου, παραπομπές και επιχειρησιακά αρχεία συχνά χρειάζεται να εκτυπώνονται γρήγορα. Αλλά η ταχύτητα χωρίς έλεγχο δημιουργεί προφανή κίνδυνο. Αν ο λάθος φάκελος βρίσκεται στο λάθος μέρος, η ιδιωτικότητα δεν είναι το μόνο ζήτημα. Η εμπιστοσύνη στη ροή εργασίας μειώνεται επίσης.

Ένα ιδιωτικό νοσοκομείο στη Σιγκαπούρη το διαπίστωσε κατά τη διάρκεια εσωτερικού ελέγχου. Το προσωπικό είχε καλά κλινικά συστήματα, αλλά το περιβάλλον εκτύπωσης δημιουργούσε αποφεύξιμη έκθεση. Έγγραφα που σχετίζονται με ασθενείς εκτυπώνονταν συχνά σε κοινόχρηστους χώρους νοσηλευτών πριν φτάσει ο προβλεπόμενος χρήστης. Κανείς δεν είχε κακή πρόθεση. Το σύστημα απλώς εμπιστευόταν υπερβολικά τον χρονισμό πολυάσχολων ανθρώπων. Μόλις το νοσοκομείο συνέδεσε την ασφαλή απελευθέρωση εκτύπωσης με κάρτες προσωπικού RFID, η παραλαβή εκτυπώσεων έγινε πολύ πιο καθαρή. Οι νοσηλευτές και οι διοικητικοί υπάλληλοι εξακολουθούσαν να εκτυπώνουν γρήγορα, αλλά τα έγγραφα εμφανίζονταν μόνο όταν το σωστό άτομο πλησίαζε στο μηχάνημα. Το νοσοκομείο δεν αφαίρεσε τον επείγοντα χαρακτήρα από τη ροή εργασίας. Αφαίρεσε την περιττή έκθεση από αυτήν.

Πώς οι Κάρτες RFID Βελτιώνουν την Κοινόχρηστη Εκτύπωση σε Πανεπιστημιουπόλεις και Γραφεία

Τα σχολεία και τα πανεπιστήμια επωφελούνται με διαφορετικό αλλά εξίσου πρακτικό τρόπο. Σε περιβάλλοντα πανεπιστημιούπολης, οι εκτυπωτές είναι κοινόχρηστοι από χιλιάδες χρήστες με διαφορετικά προγράμματα, συσκευές και προορισμούς. Οι φοιτητές εκτυπώνουν εργασίες, εκθέσεις εργαστηρίων, υλικό βιβλιοθήκης, διοικητικά έντυπα και μερικές φορές προσωπικά αρχεία. Χωρίς ασφαλή απελευθέρωση, η εκτύπωση γίνεται γρήγορα ακατάστατη. Οι εργασίες πηγαίνουν στον λάθος εκτυπωτή, οι σελίδες μένουν πίσω, οι φοιτητές επανεκτυπώνουν επειδή νομίζουν ότι η δουλειά τους εξαφανίστηκε και δημιουργούνται ουρές γύρω από μια ροή εργασίας που κανείς δεν εμπιστεύεται πλήρως. Οι φοιτητικές κάρτες RFID υποστηρίζουν την ασφαλή εκτύπωση μετατρέποντας την κάρτα πανεπιστημιούπολης σε διαπιστευτήριο εκτύπωσης καθώς και σε ταυτότητα ή κάρτα πρόσβασης.

Ένα πανεπιστήμιο στον Καναδά έκανε ακριβώς αυτό κατά τη διάρκεια αναβάθμισης της κάρτας πανεπιστημιούπολης. Οι φοιτητές χρησιμοποιούσαν ήδη κάρτες RFID για είσοδο στη βιβλιοθήκη και διαχείριση υπολοίπου εκτύπωσης, αλλά το πραγματικό βήμα απελευθέρωσης εκτύπωσης εξακολουθούσε να εξαρτάται από κωδικούς πρόσβασης ή άβολες ροές σύνδεσης σε σταθμούς εργασίας. Το πανεπιστήμιο μετέβη σε απελευθέρωση εκτύπωσης μέσω κάρτας RFID στους εκτυπωτές της βιβλιοθήκης και των εργαστηρίων και το αποτέλεσμα ήταν πιο σημαντικό από το αναμενόμενο. Οι φοιτητές δεν χρειαζόταν πλέον να θυμούνται σε ποιο συγκεκριμένο μηχάνημα είχαν επιλέξει κατά την υποβολή. Μπορούσαν να στέλνουν την εργασία σε μια ασφαλή ουρά και να την απελευθερώνουν σε έναν υποστηριζόμενο εκτυπωτή πλησιάζοντας την ίδια κάρτα που χρησιμοποιούσαν ήδη στην πανεπιστημιούπολη. Αυτή η βελτίωση μείωσε τις χαμένες εκτυπώσεις και έκανε τη βιβλιοθήκη να φαίνεται πολύ λιγότερο χαοτική κατά τις περιόδους αιχμής των εξετάσεων.

Εκτύπωση Follow-Me και Pull Printing

Αυτό μας φέρνει σε ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της ασφαλούς εκτύπωσης με RFID: την εκτύπωση follow-me, που μερικές φορές ονομάζεται pull printing. Αυτή είναι μια από εκείνες τις λειτουργίες που ακούγονται τεχνικές μέχρι να τις βιώσετε. Αντί να αναθέτει μια εργασία σε μία συσκευή αμέσως, ο χρήστης τη στέλνει σε μια ασφαλή ουρά εκτύπωσης. Το έγγραφο παραμένει εκεί μέχρι ο χρήστης να πάει σε έναν συμβατό εκτυπωτή και να ταυτοποιηθεί, συχνά με μια κάρτα RFID. Αυτό κάνει δύο πολύ σημαντικά πράγματα ταυτόχρονα. Προστατεύει το έγγραφο από πρόωρη έκθεση και δίνει στον χρήστη ευελιξία ως προς το πού θα το παραλάβει.

Μια παγκόσμια συμβουλευτική εταιρεία στο Ντουμπάι υιοθέτησε την εκτύπωση follow-me με διακριτικά υπαλλήλων RFID σε αρκετούς ορόφους γραφείων. Πριν από την αλλαγή, οι σύμβουλοι συνέχιζαν να στέλνουν εργασίες στον πλησιέστερο εκτυπωτή από μνήμης και μετά ανακάλυπταν ότι κατευθύνονταν σε διαφορετική αίθουσα συνεδριάσεων ή άλλον όροφο. Ευαίσθητες παρουσιάσεις, οικονομικά στοιχεία πελατών και έγγραφα M&A μερικές φορές έμεναν αφύλακτα επειδή οι μετακινήσεις των ανθρώπων άλλαζαν ταχύτερα από την επιλογή εκτυπωτή. Μόλις η εταιρεία μετέβη σε pull printing με RFID, το προσωπικό μπορούσε να παραλαμβάνει έγγραφα από τον πιο βολικό εκτυπωτή μετά την ταυτοποίηση. Η ασφάλεια βελτιώθηκε, αλλά και η πρακτικότητα. Αυτός ο συνδυασμός είναι ο λόγος που η ασφαλής απελευθέρωση εκτύπωσης λειτουργεί τόσο καλά όταν σχεδιάζεται σωστά.

Ίχνη Ελέγχου, Μείωση Σπατάλης και Καλύτερος Έλεγχος Εκτύπωσης

Ένας ακόμη τρόπος με τον οποίο οι κάρτες RFID υποστηρίζουν την ασφαλή εκτύπωση είναι μέσω της δυνατότητας ελέγχου. Ένα ισχυρό περιβάλλον ασφαλούς εκτύπωσης δεν αφορά μόνο την παρεμπόδιση του λάθος ατόμου από το να δει ένα έγγραφο. Αφορά επίσης τη δυνατότητα να βλέπουμε ποιος εκτύπωσε, απελευθέρωσε ή απέτυχε να παραλάβει συγκεκριμένες εργασίες. Αυτό έχει σημασία στον χρηματοοικονομικό τομέα, την υγειονομική περίθαλψη, τη νομική πρακτική, τα κυβερνητικά γραφεία, τα ερευνητικά ιδρύματα και κάθε περιβάλλον με προσδοκίες εμπιστευτικότητας. Η ταυτοποίηση μέσω κάρτας RFID στον εκτυπωτή δίνει στον οργανισμό μια σαφέστερη αλυσίδα μεταξύ της ταυτότητας του χρήστη και της φυσικής απελευθέρωσης του εγγράφου.

Μια ερευνητική πανεπιστημιούπολη στην Ολλανδία το βρήκε ιδιαίτερα χρήσιμο σε κοινόχρηστους χώρους διοίκησης εργαστηρίων. Ο χώρος είχε αρκετούς εκτυπωτές που χειρίζονταν έγγραφα προμηθειών, χαρτιά επιχορηγήσεων, αρχεία εργαστηρίων και υλικό περιορισμένων έργων. Πριν από την ασφαλή εκτύπωση με RFID, ο οργανισμός μπορούσε συχνά να δει ποιος έστειλε ένα έγγραφο για εκτύπωση, αλλά όχι πάντα ποιος το παρέλαβε πραγματικά. Αυτό το κενό είχε σημασία κάθε φορά που κάτι ευαίσθητο χανόταν. Αφού το σύστημα μετέβη σε απελευθέρωση μέσω κάρτας RFID, το ίχνος εκτύπωσης έγινε πολύ σαφέστερο. Δεν αφορούσε πλέον μόνο την ψηφιακή υποβολή. Περιλάμβανε επαληθευμένη φυσική παραλαβή. Για ρυθμιζόμενα ή περιβάλλοντα υψηλής εμπιστοσύνης, αυτή η διαφορά μπορεί να είναι σημαντική.

Μείωση των Εγκαταλελειμμένων Εργασιών Εκτύπωσης

Η μείωση της σπατάλης είναι ένα ακόμη υποτιμημένο όφελος. Πολλοί οργανισμοί σκέφτονται την ασφαλή εκτύπωση μόνο ως έλεγχο ασφαλείας, αλλά συχνά γίνεται και έλεγχος κόστους. Σε συνηθισμένα περιβάλλοντα εκτύπωσης, οι άνθρωποι στέλνουν εργασίες και μετά τις ξεχνούν, εκτυπώνουν διπλότυπα επειδή δεν μπορούν να βρουν την αρχική έξοδο ή εγκαταλείπουν σελίδες όταν αλλάζει μια συνάντηση. Η ασφαλής pull printing μειώνει αυτές τις συνήθειες επειδή τίποτα δεν εκτυπώνεται μέχρι ο χρήστης να το διεκδικήσει ενεργά. Αν δεν εμφανιστεί ποτέ, η εργασία μπορεί απλώς να λήξει στην ουρά χωρίς να σπαταληθεί χαρτί, τόνερ ή έκθεση της ιδιωτικότητας.

Ένα περιφερειακό ασφαλιστικό γραφείο στο Σικάγο το είδε καθαρά μετά την ανάπτυξη της απελευθέρωσης εκτύπωσης με RFID. Η ομάδα IT αρχικά δικαιολόγησε το έργο με βάση την εμπιστευτικότητα, κάτι που ήταν δίκαιο. Αλλά το οικονομικό τμήμα ενθουσιάστηκε ακόμη περισσότερο μόλις το γραφείο συνειδητοποίησε πόσες σελίδες είχαν σιωπηλά σπαταληθεί υπό το παλιό μοντέλο. Οι χρήστες εκτύπωναν έντυπα, αλληλογραφία πελατών και εσωτερικές αναφορές που ποτέ δεν παρέλαβαν πραγματικά. Μετά την αλλαγή, η εγκαταλελειμμένη έξοδος μειώθηκε απότομα επειδή οι αζήτητες εργασίες δεν μετατρέπονταν πλέον σε φυσικές σελίδες. Το γραφείο δεν έγινε μόνο πιο ασφαλές. Έγινε λιγότερο αμελές.

Γιατί οι Κάρτες RFID Είναι Εύκολες στην Υιοθέτηση από τους Χρήστες

Οι κάρτες RFID κάνουν επίσης την ασφαλή εκτύπωση ευκολότερη στην υιοθέτηση επειδή ταιριάζουν σε συνήθειες ταυτότητας που οι άνθρωποι έχουν ήδη. Αυτό έχει μεγάλη σημασία. Ένα ασφαλές σύστημα που φαίνεται ενοχλητικό θα παρακαμφθεί αργά ή γρήγορα. Αν οι χρήστες πρέπει να θυμούνται άλλον έναν κωδικό πρόσβασης, να εισάγουν μεγάλους κωδικούς στον εκτυπωτή ή να συνδέονται χειροκίνητα κάθε φορά, θα δυσανασχετήσουν με τη διαδικασία και θα αναζητήσουν συντομεύσεις. Οι κάρτες RFID λειτουργούν καλά επειδή πολλοί υπάλληλοι, φοιτητές και προσωπικό τις κουβαλούν ήδη. Η κάρτα γίνεται ένας φυσικός τρόπος απελευθέρωσης μιας εργασίας επειδή επεκτείνει ένα υπάρχον αντικείμενο ταυτότητας αντί να δημιουργεί ένα νέο.

Ένας όμιλος νοσοκομείων στη Μαδρίτη το έμαθε κατά τη διάρκεια ανάπτυξης ασφαλούς εκτύπωσης. Ο πρώτος σχεδιασμός βασίστηκε υπερβολικά στη χειροκίνητη εισαγωγή PIN σε πολυλειτουργικές συσκευές και οι κλινικοί γιατροί το μίσησαν. Τους επιβράδυνε ακριβώς εκεί όπου ο χρόνος είχε τη μεγαλύτερη σημασία. Όταν το νοσοκομείο άλλαξε τη μέθοδο απελευθέρωσης σε διακριτικά προσωπικού RFID, η αποδοχή βελτιώθηκε αμέσως. Η τεχνολογία έγινε λιγότερο ορατή επειδή ευθυγραμμίστηκε με αυτό που το προσωπικό έκανε ήδη σε όλο το κτίριο. Αυτό είναι ένα από τα ήσυχα μυστικά της επιτυχημένης ασφαλούς εκτύπωσης: φαίνεται λιγότερο σαν πρόσθετη ασφάλεια όταν χρησιμοποιεί το ίδιο διαπιστευτήριο που οι άνθρωποι εμπιστεύονται ήδη για είσοδο και