Πώς να επιλέξετε κάρτες RFID για κτίρια γραφείων

Επιλογή καρτών RFID για κτίρια γραφείων ακούγεται εύκολη, μέχρι το έργο να περάσει από την αίθουσα συσκέψεων σε ένα πραγματικό κτίριο με πραγματικούς ενοικιαστές, πραγματικές ανησυχίες ασφαλείας και πραγματικούς ανθρώπους που ξεχνούν τις κάρτες τους το πρωί της Δευτέρας. Στο χαρτί φαίνεται απλό. Ένα κτίριο χρειάζεται κάρτες πρόσβασης. Η ομάδα διαχείρισης του ακινήτου ζητά επιλογές από έναν προμηθευτή. Κάποιος συγκρίνει τιμές, ίσως ελέγξει αν οι κάρτες μπορούν να εκτυπωθούν με λογότυπα και μετά γίνεται η παραγγελία. Έτσι ακριβώς καταλήγουν πολλά έργα κτιρίων γραφείων με λανθασμένη στρατηγική διαπιστευτηρίων.

Μια κάρτα RFID για κτίριο γραφείων δεν είναι ποτέ απλώς μια κάρτα. Είναι μέρος του συστήματος ελέγχου πρόσβασης, μέρος της εμπειρίας του ενοικιαστή, μέρος του μοντέλου ασφαλείας του κτιρίου και σε πολλές περιπτώσεις μέρος ενός ευρύτερου συστήματος ταυτότητας στον χώρο εργασίας. Η ίδια κάρτα μπορεί να ανοίγει τις πύλες εισόδου στο λόμπι, τους ορόφους των ανελκυστήρων, τα γραφεία, τις μπάρες στάθμευσης, τα δωμάτια διακομιστών, τους χώρους συσκέψεων, τις κοινόχρηστες παροχές και τις εισόδους εκτός ωραρίου. Σε ακίνητα με πολλούς ενοικιαστές, μπορεί να χρειάζεται να υποστηρίζει διαφορετικές πολιτικές πρόσβασης για διαφορετικές εταιρείες μέσα στον ίδιο πύργο. Σε κεντρικά γραφεία ενός μόνο ενοικιαστή, μπορεί να χρειάζεται να λειτουργεί με ροές εργασίας ταυτότητας εργαζομένων, διαχείριση επισκεπτών, καταγραφή παρουσίας και εσωτερικούς χώρους εξυπηρέτησης. Μόλις δείτε την κάρτα με αυτόν τον τρόπο, το πραγματικό ερώτημα δεν είναι πλέον ποια κάρτα είναι η φθηνότερη. Το πραγματικό ερώτημα είναι πώς να επιλέξετε κάρτες RFID για κτίρια γραφείων με τρόπο που να ταιριάζει με τους αναγνώστες, το επίπεδο κινδύνου, τις ομάδες χρηστών και το πιθανό μέλλον του ακινήτου.

Ξεκινήστε με τη Συμβατότητα Αναγνωστών και Συστήματος

Το πρώτο βήμα είναι πάντα η συμβατότητα. Πριν αρχίσει οποιοσδήποτε να μιλά για κάρτες MIFARE, κάρτες DESFire, κάρτες εγγύτητας 125 kHz, έξυπνες κάρτες 13.56 MHz, προσαρμοσμένες κάρτες πρόσβασης γραφείου, ταυτότητες εργαζομένων ή κάρτες RFID διπλής συχνότητας, η ομάδα του κτιρίου πρέπει να επιβεβαιώσει ακριβώς τι υποστηρίζουν οι εγκατεστημένοι αναγνώστες RFID, οι ελεγκτές και το περιβάλλον λογισμικού. Αυτό ακούγεται βασικό, αλλά είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα σημεία όπου οι αγοραστές κάνουν αποφεύξιμα λάθη. Υποθέτουν ότι όλες οι κάρτες πρόσβασης RFID είναι σε μεγάλο βαθμό εναλλάξιμες επειδή είναι όλες κάρτες ανέπαφης επικοινωνίας. Δεν είναι. Η καλύτερη κάρτα πρόσβασης γραφείου είναι πάντα αυτή που έχει αποδειχθεί ότι λειτουργεί με το πραγματικό σύστημα του κτιρίου.

Η Συχνότητα από Μόνη της Δεν Αρκεί

Ένα επιχειρηματικό πάρκο γραφείων με πολλούς ενοικιαστές στο Σικάγο το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο. Η εταιρεία διαχείρισης ήθελε να μειώσει το κόστος των καρτών και παρήγγειλε μια παρτίδα γενικών καρτών που ταίριαζαν στη συχνότητα των υπαρχόντων αναγνωστών. Στο χαρτί, η αγορά φαινόταν εντάξει. Στην πράξη, αρκετές πύλες και αναγνώστες ανελκυστήρων συμπεριφέρονταν ασυνεπώς, επειδή το ευρύτερο περιβάλλον διαπιστευτηρίων απαιτούσε μια πιο συγκεκριμένη οικογένεια καρτών. Η εταιρεία έχασε χρόνο, χρήματα και την εμπιστοσύνη των ενοικιαστών πριν παραγγείλει ξανά τις σωστές κάρτες. Όλο αυτό το πρόβλημα ξεκίνησε επειδή η συμβατότητα αντιμετωπίστηκε σαν τεχνική λεπτομέρεια αντί για την πρώτη απόφαση.

Καθορίστε τι Πρέπει να Κάνει η Κάρτα Πρόσβασης Γραφείου

Μόλις η συμβατότητα είναι σαφής, το επόμενο ερώτημα είναι τι υποτίθεται ότι κάνει πραγματικά η κάρτα. Κάποια κτίρια γραφείων χρειάζονται μια απλή κάρτα εισόδου. Άλλα χρειάζονται ένα πλήρες σύστημα ταυτοτήτων γραφείου. Μια αποθήκη-γραφείο ενός μόνο ενοικιαστή με μία μπροστινή πόρτα δεν επιλέγει υπό τις ίδιες συνθήκες με έναν ουρανοξύστη στο κέντρο με κοινόχρηστη πρόσβαση στο λόμπι, ορόφους ανά ενοικιαστή, καταχώριση επισκεπτών, ράμπες φόρτωσης, μπάρες στάθμευσης και αίθουσες διοίκησης. Οι αγοραστές συχνά υποτιμούν αυτό το σημείο επειδή νομίζουν ότι επιλέγουν μια κάρτα, ενώ στην πραγματικότητα επιλέγουν ένα μοντέλο διαπιστευτηρίων χώρου εργασίας.

Ταιριάξτε την Κάρτα με τις Ζώνες Πρόσβασης του Κτιρίου

Μια δικηγορική εταιρεία στο Τορόντο το ανακάλυψε κατά τη διάρκεια μιας μετεγκατάστασης. Οι νέοι χώροι είχαν κεντρικό λόμπι, ελεγχόμενη πρόσβαση ανελκυστήρα, είσοδο σε επίπεδο ορόφου, αίθουσες αρχείων και χώρους συναντήσεων με πελάτες που απαιτούσαν αυστηρότερους κανόνες εκτός ωραρίου. Το παλιό σύστημα καρτών γραφείου ήταν λίγο περισσότερο από μια κάρτα εισόδου. Στον νέο χώρο, η εταιρεία χρειαζόταν μια πιο έξυπνη κάρτα πρόσβασης κτιρίου γραφείων, επειδή το ίδιο το κτίριο ήταν πιο πολυεπίπεδο. Η ομάδα σταμάτησε να μιλά για απλές κάρτες πόρτας και άρχισε να σκέφτεται με όρους διαπιστευτηρίων πρόσβασης εργαζομένων, δικαιωμάτων επισκεπτών και εσωτερικού ελέγχου ζωνών. Αυτή η αλλαγή νοοτροπίας τους οδήγησε σε μια πολύ καλύτερη απόφαση για την κάρτα.

Ταιριάξτε το Επίπεδο Ασφαλείας με τον Πραγματικό Κίνδυνο του Κτιρίου

Εδώ μπαίνει στο παιχνίδι η ασφάλεια, αλλά πρέπει να αντιμετωπιστεί με ειλικρίνεια. Δεν χρειάζονται όλα τα κτίρια γραφείων το ίδιο επίπεδο ασφαλείας. Ένα μικρό προαστιακό κτίριο γραφείων με έναν σταθερό ενοικιαστή και περιορισμένη δημόσια αλληλεπίδραση δεν έχει το ίδιο προφίλ κινδύνου με έναν μικτό εμπορικό πύργο, ένα γραφείο χρηματοοικονομικών υπηρεσιών ή ένα τεχνολογικό κέντρο με περιορισμένα εργαστήρια και δωμάτια διακομιστών. Ο στόχος δεν είναι να κάνουμε κάθε κτίριο να ακούγεται υψηλής ασφαλείας. Ο στόχος είναι να ταιριάξουμε την κάρτα με τον πραγματικό κίνδυνο πρόσβασης.

Πότε οι Παλαιότερες Κάρτες Εγγύτητας Εξακολουθούν να Έχουν Νόημα

Σε πολλά παλαιότερα ακίνητα γραφείων, οι κάρτες εγγύτητας 125 kHz είναι ακόμη συνηθισμένες. Αν οι αναγνώστες είναι ήδη εγκατεστημένοι, η χρήση του κτιρίου είναι σχετικά απλή και δεν υπάρχει ισχυρή απαίτηση για ένα ευρύτερο σύστημα έξυπνων διαπιστευτηρίων, μια συμβατή κάρτα χαμηλής συχνότητας μπορεί να είναι ακόμη μια πρακτική επιλογή. Πολλά κτίρια συνεχίζουν να λειτουργούν με αυτά τα συστήματα επειδή εξακολουθούν να καλύπτουν τις ανάγκες του χώρου. Δεν χρειάζεται κάθε έργο πλήρη ανακατασκευή.

Ένα περιφερειακό ασφαλιστικό γραφείο στο Οχάιο πήρε αυτή την απόφαση σκόπιμα. Η διοίκηση εξέτασε σύντομα το ενδεχόμενο μετάβασης σε μια πιο προηγμένη πλατφόρμα έξυπνων καρτών επειδή ακουγόταν πιο μοντέρνα. Αλλά το γραφείο είχε μία ελεγχόμενη είσοδο, μία εσωτερική πόρτα προσωπικού, σταθερό προσωπικό και κανένα άμεσο σχέδιο για ενσωμάτωση στάθμευσης, απελευθέρωση εκτυπωτή ή κοινόχρηστη πρόσβαση σε παροχές. Το υπάρχον σύστημα χαμηλής συχνότητας δεν ήταν συναρπαστικό, αλλά ταίριαζε με τις πραγματικές ανάγκες του χώρου. Αντί να ξοδέψει πολλά σε αναβάθμιση καρτών για χάρη της αναβάθμισης, η εταιρεία επικεντρώθηκε στη βελτίωση των διαδικασιών επισκεπτών και της ροής αντικατάστασης καρτών. Αυτή ήταν μια πολύ καλύτερη χρήση του προϋπολογισμού.

Πότε οι Έξυπνες Κάρτες 13.56 MHz Γίνονται Καλύτερη Επιλογή

Ωστόσο, πολλά σύγχρονα έργα κτιρίων γραφείων τείνουν πλέον προς τις έξυπνες κάρτες 13.56 MHz για καλό λόγο. Οι έξυπνες κάρτες υψηλής συχνότητας έχουν συνήθως περισσότερο νόημα όταν το κτίριο θέλει ισχυρότερη διαχείριση διαπιστευτηρίων, μεγαλύτερη ευελιξία ή μια πιο καθαρή πορεία προς χρήση πολλαπλών εφαρμογών. Σε πολλά εταιρικά περιβάλλοντα, η κάρτα δεν παραμένει περιορισμένη στην μπροστινή πόρτα για πολύ καιρό. Μόλις οι άνθρωποι αρχίσουν να ζητούν απελευθέρωση εκτυπωτή, κοινόχρηστες παροχές γραφείου, πρόσβαση στάθμευσης, χρήση ντουλαπιών, δαπάνες καφετέριας ή πιο λεπτομερή δικαιώματα ορόφων, η στενή λογική μιας απλής παλαιότερης κάρτας μπορεί να αρχίσει να φαίνεται περιοριστική.

Μια εταιρεία λογισμικού στο Βερολίνο συνάντησε αυτή τη μετάβαση. Το αρχικό σύστημα ταυτοτήτων εργαζομένων κάλυπτε μόνο την είσοδο του κτιρίου και έναν μικρό αριθμό εσωτερικών θυρών. Στη συνέχεια, η εταιρεία πρόσθεσε ασφαλείς αποθηκευτικούς χώρους, πρόσβαση σε γκαράζ ποδηλάτων, απελευθέρωση εκτυπωτή και έλεγχο στάθμευσης σε δεύτερη τοποθεσία. Η διοίκηση συνειδητοποίησε γρήγορα ότι το παλιό περιβάλλον καρτών πρόσβασης είχε σχεδιαστεί για ένα απλούστερο γραφείο από αυτό που είχε γίνει η εταιρεία. Η μετάβαση σε ένα πιο ευέλικτο σύστημα έξυπνων καρτών έδωσε στην εταιρεία μια καλύτερη πλατφόρμα για την ευρύτερη εμπειρία εργαζομένων που προσπαθούσε να οικοδομήσει.

Σχεδιάστε με Βάση τους Χρήστες, τους Επισκέπτες, τη Στάθμευση και τους Ανελκυστήρες

Αυτό φέρνει ένα άλλο βασικό σημείο: θα πρέπει να επιλέγετε κάρτες με βάση τις ομάδες χρηστών, όχι μόνο τις πόρτες. Τα κτίρια γραφείων σπάνια έχουν μόνο έναν τύπο χρήστη. Έχουν εργαζομένους, στελέχη, ομάδες υποδοχής, προσωπικό εγκαταστάσεων, εργολάβους, καθαριστές, προμηθευτές, προσωρινούς εργαζομένους και επισκέπτες. Σε κτίρια με πολλούς ενοικιαστές, μπορεί επίσης να έχουν διαφορετικές οργανώσεις ενοικιαστών με εντελώς διαφορετικά ωράρια και προσδοκίες ασφαλείας. Αν μια ομάδα κτιρίου αγοράσει ένα μοντέλο κάρτας και υποθέσει ότι αυτό είναι το τέλος της ιστορίας, συνήθως δημιουργεί προβλήματα αργότερα.

Σκεφτείτε με Όρους Ομάδων Χρηστών

Ένας εμπορικός πύργος στη Σιγκαπούρη το βίωσε αυτό κατά τη διάρκεια μιας μεγάλης αλλαγής ενοικιαστών. Η παλιά πολιτική καρτών του κτιρίου αντιμετώπιζε σχεδόν όλους τους κατόχους ταυτοτήτων με τον ίδιο τρόπο, κάτι που λειτουργούσε όταν ο πύργος είχε μικρότερο αριθμό μακροχρόνιων ενοικιαστών. Καθώς το κτίριο γινόταν πιο δυναμικό, με ορόφους coworking, δικηγορικά γραφεία, εταιρείες συμβούλων και εναλλασσόμενους εργολάβους, η ομάδα διαχείρισης χρειαζόταν περισσότερο έλεγχο του ποιος μπορούσε να πάει πού και πότε. Το σύστημα καρτών δεν χρειαζόταν να γίνει περίπλοκο για χάρη του, αλλά έπρεπε να αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα ότι μια ρεσεψιονίστ, ένας νυχτερινός καθαριστής, ένας δικηγόρος-εταίρος και ένας επισκέπτης coworking ημερήσιας κάρτας δεν ανήκουν στην ίδια κατηγορία πρόσβασης.

Ροή Εργασίας Καρτών Επισκεπτών

Η πρόσβαση επισκεπτών αξίζει ιδιαίτερη προσοχή, επειδή εδώ τα συστήματα ταυτοτήτων γραφείου γίνονται συχνά άκομψα. Πολλά κτίρια γραφείων σχεδιάζονται κυρίως γύρω από τους εργαζομένους και στη συνέχεια μπαλώνονται άκομψα όταν η ροή επισκεπτών γίνεται μεγαλύτερο μέρος της καθημερινής λειτουργίας. Αν το κτίριο αναμένει πελάτες, συνεντεύξεις, προμηθευτές, συμβούλους ή επισκέπτες κοινόχρηστων χώρων, η στρατηγική διαπιστευτηρίων θα πρέπει να περιλαμβάνει προσωρινές κάρτες RFID ή σαφώς ελεγχόμενες κάρτες επισκεπτών από την αρχή. Διαφορετικά, το προσωπικό της υποδοχής καταλήγει να αυτοσχεδιάζει κάθε φορά που το κτίριο γεμίζει.

Τα κεντρικά γραφεία μιας εταιρείας συμβούλων στο Άμστερνταμ το έμαθαν αυτό κατά τη διάρκεια μιας μεγάλης εβδομάδας συνεδρίου. Οι μόνιμες κάρτες προσωπικού λειτουργούσαν άψογα, αλλά το κτίριο δεν είχε ένα κομψό σύστημα προσωρινών καρτών πρόσβασης για εξωτερικούς επισκέπτες και συμμετέχοντες σε εκδηλώσεις. Το προσωπικό της υποδοχής πέρασε την εβδομάδα διαχειριζόμενο χειροκίνητα εξαιρέσεις πρόσβασης και κανόνες συνοδείας. Στη συνέχεια, η εταιρεία επανασχεδίασε το σύστημα καρτών γραφείου της ώστε να περιλαμβάνει μια πιο μελετημένη ροή εργασίας προσωρινών καρτών με μικρότερα παράθυρα πρόσβασης και ευκολότερη επανέκδοση. Η βελτίωση είχε λιγότερο να κάνει με τους αναγνώστες και περισσότερο με την αποδοχή ότι η πρόσβαση επισκεπτών δεν ήταν πλέον σπάνια εξαίρεση.

Δικαιώματα Στάθμευσης και Ανελκυστήρα

Ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να σκεφτούν οι αγοραστές είναι αν η κάρτα χρειάζεται να υποστηρίζει στάθμευση. Σε πολλά κτίρια γραφείων, ειδικά σε προαστιακές εγκαταστάσεις και πύργους υψηλής ποιότητας εμπορικών χώρων, η πρόσβαση στάθμευσης δεν είναι ξεχωριστή από το σύστημα ταυτότητας του γραφείου. Οι εργαζόμενοι περιμένουν ένα διαπιστευτήριο να λειτουργεί και για τα δύο. Αν η μπάρα στάθμευσης χρησιμοποιεί διαφορετική τεχνολογία ή λογική εμβέλειας ανάγνωσης από τις πόρτες του γραφείου, αυτό πρέπει να αντιμετωπιστεί νωρίς. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια κάρτα RFID διπλής συχνότητας γίνεται η πιο έξυπνη λύση,