Ο εξαιρετικά απλός τρόπος καθαρισμού και συντήρησης του εκτυπωτή καρτών σας

Ο εξαιρετικά απλός τρόπος για να καθαρίζετε και να συντηρείτε τον εκτυπωτή καρτών σας δεν είναι κάποιο μυστικό κόλπο, μια ειδική συνήθεια τεχνικού ή ένα ακριβό πακέτο υπηρεσιών. Είναι πολύ πιο συνηθισμένος από αυτό: καθαρίστε τον εκτυπωτή πριν φανεί βρώμικος, χρησιμοποιήστε τις σωστές κάρτες και μελανοταινίες και σταματήστε να αγνοείτε μικρά ελαττώματα εκτύπωσης μέχρι να μετατραπούν σε εμπλοκές καρτών, χαμένες μελανοταινίες και θυμωμένους υπαλλήλους που περιμένουν τις κάρτες τους. Τα περισσότερα προβλήματα εκτυπωτών καρτών δεν εμφανίζονται ξαφνικά. Συνήθως ξεκινούν ως μια μικροσκοπική λευκή κηλίδα σε μια φωτογραφία, μια αχνή γραμμή κατά μήκος ενός λογότυπου, μια ζάρα στη μελανοταινία κοντά στην άκρη της κάρτας ή ένας υπάλληλος που λέει ότι ο εκτυπωτής κάνει λίγο θόρυβο τελευταία. Αν αυτά τα μικρά σημάδια αντιμετωπιστούν έγκαιρα, ο εκτυπωτής παραμένει βαρετός με την καλύτερη δυνατή έννοια. Απλώς εκτυπώνει κάρτες.

Γιατί οι εκτυπωτές καρτών είναι πιο ευαίσθητοι απ' όσο νομίζετε

Αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία όταν ο εκτυπωτής χρησιμοποιείται για κάρτες ταυτότητας υπαλλήλων, κάρτες πρόσβασης RFID, κάρτες μέλους, κάρτες-κλειδιά ξενοδοχείων, διακριτικά επισκεπτών, φοιτητικές κάρτες ή διαπιστευτήρια εκδηλώσεων. Ένας εκτυπωτής καρτών δεν εκτυπώνει απλώς μια ωραία εικόνα σε πλαστικό. Συχνά αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης ροής εργασιών ταυτοποίησης. Η κάρτα μπορεί να χρειάζεται να φέρει μια ευανάγνωστη φωτογραφία, έναν καθαρό γραμμωτό κώδικα, έναν κωδικό QR, μια μαγνητική ταινία, ένα έξυπνο τσιπ ή ένα ενσωματωμένο ένθετο RFID. Όταν η εκτυπωμένη κάρτα φαίνεται κακή, οι άνθρωποι μπορεί να κατηγορήσουν το υλικό της κάρτας, το αρχείο σχεδίασης, τη μελανοταινία, το σύστημα ελέγχου πρόσβασης ή τον χειριστή. Μερικές φορές αυτά τα πράγματα εμπλέκονται. Αλλά ένας εντυπωσιακός αριθμός προβλημάτων προέρχεται από την ίδια βαρετή πηγή: σκόνη, υπολείμματα και παραμελημένη συντήρηση στο εσωτερικό του εκτυπωτή καρτών.

Μια εταιρεία διαχείρισης κτιρίων γραφείων στο Λονδίνο το έμαθε αυτό αφού ξεκίνησε μια νέα παρτίδα διακριτικών RFID υπαλλήλων για αρκετούς ορόφους ενοικιαστών. Ο εκτυπωτής ήταν ένας εκτυπωτής καρτών ταυτότητας άμεσης εκτύπωσης στην κάρτα, που χρησιμοποιούνταν κάθε πρωί για διακριτικά προσωπικού και πάσες επισκεπτών. Στην αρχή, τα διακριτικά έδειχναν ευκρινή. Μετά από αρκετούς μήνες, εμφανίστηκαν μικρές λευκές κουκκίδες σε σκούρες μπλε περιοχές του σχεδίου. Η ομάδα εγκαταστάσεων πίστεψε ότι οι κάρτες PVC ήταν ελαττωματικές, αλλά η πραγματική αιτία ήταν η σκόνη στη διαδρομή των καρτών και ένας κύλινδρος καθαρισμού που δεν είχε αντικατασταθεί εγκαίρως. Μετά από έναν σωστό κύκλο καθαρισμού του εκτυπωτή καρτών, έναν καινούργιο αυτοκόλλητο κύλινδρο και καθαρή αποθήκευση για τις κενές κάρτες, ο ίδιος εκτυπωτής παρήγαγε ξανά συμπαγή φόντα. Δεν χρειάστηκε να αλλάξει τίποτα δραματικό. Η ομάδα απλώς σταμάτησε να αντιμετωπίζει τον καθαρισμό ως προαιρετική εργασία.

Οι εκτυπωτές καρτών είναι πιο ευαίσθητοι απ' όσο περιμένουν πολλοί χρήστες, επειδή λειτουργούν με θερμότητα, πίεση, πλαστικές επιφάνειες, πάνελ μελανοταινίας, κυλίνδρους και πολύ μικρές ανοχές. Ένας εκτυπωτής άμεσης εκτύπωσης στην κάρτα μεταφέρει βαφή ή ρητίνη από μια μελανοταινία στην επιφάνεια της κάρτας. Ένας εκτυπωτής καρτών επαναμεταφοράς εκτυπώνει την εικόνα σε ένα φιλμ και στη συνέχεια μεταφέρει αυτό το φιλμ στην κάρτα. Και οι δύο τύποι χρειάζονται μια καθαρή διαδρομή καρτών. Αν η σκόνη κάθεται στην κάρτα, η κεφαλή εκτύπωσης δεν μπορεί να αγγίξει σωστά αυτή τη μικροσκοπική περιοχή. Αν συσσωρεύονται υπολείμματα στους κυλίνδρους, η τροφοδοσία των καρτών γίνεται ανομοιόμορφη. Αν η κεφαλή εκτύπωσης μολυνθεί, μπορεί να εμφανιστούν λεπτές γραμμές ή κενές περιοχές. Αν η διαδρομή της μελανοταινίας είναι βρώμικη ή η τάση της μελανοταινίας είναι λανθασμένη, μπορεί να εμφανιστούν ζάρες και μετατοπίσεις χρώματος.

Απλές συνήθειες συντήρησης που προλαμβάνουν τα περισσότερα προβλήματα

Η ευκολότερη συνήθεια είναι να ακολουθείτε το διάστημα καθαρισμού που συνιστάται για το μοντέλο του εκτυπωτή, αλλά ένας πρακτικός κανόνας βοηθά επίσης: καθαρίζετε κάθε φορά που αντικαθιστάτε τη μελανοταινία, κάθε φορά που τα ελαττώματα εκτύπωσης αρχίζουν να επαναλαμβάνονται ή κάθε φορά που ο εκτυπωτής έχει μείνει αχρησιμοποίητος σε σκονισμένο περιβάλλον. Τα περισσότερα κιτ καθαρισμού εκτυπωτών καρτών ταυτότητας περιλαμβάνουν κάρτες καθαρισμού, στυλεούς καθαρισμού, αυτοκόλλητους κυλίνδρους καθαρισμού και μερικές φορές ένα στυλό καθαρισμού κεφαλής εκτύπωσης. Αυτά τα είδη δεν είναι διακοσμητικά αξεσουάρ. Είναι το φθηνό μέρος της προστασίας του ακριβού μέρους. Μια θερμική κεφαλή εκτύπωσης κοστίζει πολύ περισσότερο από μια κάρτα καθαρισμού, και ο χρόνος διακοπής κατά την έκδοση διακριτικών μπορεί να κοστίσει περισσότερο από τα δύο μαζί.

Ένας μικρός όμιλος ξενοδοχείων στη Βαρκελώνη έκανε αυτό το λάθος κατά τη διάρκεια μιας καλοκαιρινής σεζόν. Η ρεσεψιόν χρησιμοποιούσε έναν εκτυπωτή καρτών για να εκτυπώνει κάρτες πιστότητας επισκεπτών και μερικές κάρτες προσωπικού RFID για ξενοδοχεία. Ο εκτυπωτής βρισκόταν πίσω από τον πάγκο, κοντά σε χαρτί αποδείξεων, σκόνη αποσκευών και σνακ προσωπικού. Όταν οι κάρτες άρχισαν να τροφοδοτούνται άσχημα, η ομάδα καθάρισε το εξωτερικό του μηχανήματος με ένα πανί και συνέχισε να εκτυπώνει. Μια εβδομάδα αργότερα, ο εκτυπωτής παρουσίασε δύο εμπλοκές κατά τη διάρκεια ενός πολυάσχολου διαστήματος καταχώριση. Ένας τεχνικός σέρβις βρήκε υπολείμματα στους κυλίνδρους και χαλαρά σωματίδια μέσα στη διαδρομή των καρτών. Αφού το προσωπικό εκπαιδεύτηκε να εκτελεί έναν κύκλο κάρτας καθαρισμού σε κάθε αλλαγή μελανοταινίας και να φυλάσσει τις κενές κάρτες σε κλειστό κουτί, ο εκτυπωτής έγινε ξανά αξιόπιστος. Το ξενοδοχείο δεν χρειαζόταν νέο μηχάνημα. Χρειαζόταν μια ρουτίνα.

Ο κρίσιμος ρόλος των κενών καρτών και των αναλωσίμων

Η επιφάνεια της κάρτας αποτελεί μέρος της ιστορίας της συντήρησης. Φθηνές, σκονισμένες, γρατσουνισμένες ή κακώς κομμένες κενές κάρτες PVC μπορούν να κάνουν έναν καλό εκτυπωτή να συμπεριφέρεται σαν κακός. Οι κενές κάρτες πρέπει να φυλάσσονται στην αρχική τους συσκευασία μέχρι τη χρήση, να πιάνονται από τις άκρες και να αποθηκεύονται μακριά από σκόνη, υγρασία, θερμότητα και άμεσο ηλιακό φως. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις κάρτες RFID, επειδή το ενσωματωμένο ένθετο μπορεί να επηρεάσει ελαφρώς τη δομή της κάρτας, και μια παραμορφωμένη ή μολυσμένη κάρτα μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα τροφοδοσίας. Αν μια εταιρεία εκτυπώνει σε κάρτες RFID, κάρτες NFC, κάρτες MIFARE, κάρτες εγγύτητας ή έξυπνες κάρτες, οι ρυθμίσεις του εκτυπωτή και η ποιότητα της κάρτας πρέπει να ελέγχονται πριν κατηγορηθεί ο εκτυπωτής.

Ένα γραφείο έκδοσης διακριτικών στη Μανίλα εκτύπωνε κάρτες πρόσβασης για αρκετά εργοστάσια. Οι χειριστές συχνά άνοιγαν ένα μεγάλο πακέτο κενών καρτών RFID και τις άφηναν σε ένα γραφείο για ολόκληρη την εβδομάδα. Το γραφείο είχε έναν ανεμιστήρα κοντά, και μικρές ίνες χαρτιού από τα υλικά συσκευασίας συσσωρεύονταν στις επιφάνειες των καρτών. Ο εκτυπωτής άρχισε να εμφανίζει τυχαίες κηλίδες, κυρίως σε μαύρες περιοχές λογότυπων. Το γραφείο δοκίμασε άλλη μελανοταινία, αλλά το πρόβλημα παρέμεινε. Η λύση ήταν σχεδόν ντροπιαστική: μικρότερες παρτίδες καρτών, σφραγισμένη αποθήκευση, ένα κάλυμμα σκόνης και ένα γρήγορο σκούπισμα της περιοχής εισόδου καρτών πριν από την εκτύπωση. Το ποσοστό απόρριψής τους μειώθηκε επειδή οι κενές κάρτες σταμάτησαν να λειτουργούν ως συλλέκτες σκόνης.

Η κεφαλή εκτύπωσης αξίζει προσεκτική μεταχείριση. Δεν πρέπει να αγγίζεται με τα δάχτυλα, να ξύνεται με αιχμηρά εργαλεία ή να σκουπίζεται με τυχαίο χαρτί γραφείου. Το λίπος του δέρματος, το χνούδι του χαρτιού και ο τραχύς καθαρισμός μπορούν να την καταστρέψουν. Χρησιμοποιήστε το στυλό ή τον στυλεό καθαρισμού που συνιστάται για τον εκτυπωτή. Αφήστε τον εκτυπωτή να κρυώσει αν το εγχειρίδιο το αναφέρει. Καθαρίστε στη σωστή κατεύθυνση, με απαλή πίεση, και μην βιάζεστε να εκτυπώσετε ενώ η περιοχή είναι ακόμη υγρή. Μια κατεστραμμένη κεφαλή εκτύπωσης μπορεί να δημιουργήσει κάθετες γραμμές που δεν θα εξαφανιστούν ανεξάρτητα από το πόσες κάρτες καθαρισμού χρησιμοποιήσετε. Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να κερδίσουν λίγα λεπτά και καταλήγουν να συντομεύουν τη ζωή του πιο ευαίσθητου μέρους του εκτυπωτή.

Μια ιδιωτική κλινική στη Μελβούρνη εκτύπωνε κάρτες μέλους ασθενών και διακριτικά ταυτότητας προσωπικού σε έναν εκτυπωτή καρτών επαναμεταφοράς. Ένας υπάλληλος προσπάθησε να αφαιρέσει ένα μικρό σημάδι κοντά στην περιοχή της κεφαλής εκτύπωσης χρησιμοποιώντας ένα διπλωμένο χαρτί, επειδή οι κατάλληλοι στυλεοί καθαρισμού είχαν εξαντληθεί. Η επόμενη παρτίδα καρτών εμφάνισε μια λεπτή επαναλαμβανόμενη γραμμή στην περιοχή της φωτογραφίας. Η κλινική έπρεπε να σταματήσει την εκτύπωση και να ζητήσει υποστήριξη σέρβις. Ο τεχνικός εξήγησε ότι ο εκτυπωτής δεν ήταν εύθραυστος σε κανονική χρήση, αλλά δεν ήταν σχεδιασμένος για αυτοσχέδια εργαλεία καθαρισμού. Μετά από αυτό, η κλινική κρατούσε ένα εφεδρικό κιτ καθαρισμού στο ίδιο ντουλάπι με τις μελανοταινίες, όχι σε ξεχωριστή αποθήκη όπου κανείς δεν κοίταζε.

Οι μελανοταινίες και τα φιλμ πρέπει επίσης να αντιμετωπίζονται ως αναλώσιμα ακριβείας. Αποθηκεύστε τα σε καθαρό, ξηρό μέρος. Αποφύγετε να αγγίζετε την εκτυπώσιμη επιφάνεια. Μην τοποθετείτε μελανοταινία με σκόνη ή δακτυλικά αποτυπώματα. Βεβαιωθείτε ότι ο τύπος μελανοταινίας ταιριάζει με τον εκτυπωτή και τον σχεδιασμό της κάρτας. Μια μελανοταινία YMCKO, μονόχρωμη μελανοταινία, μελανοταινία μισού πάνελ, μελανοταινία ρητίνης ή φιλμ επαναμεταφοράς δεν είναι εναλλάξιμα απλώς επειδή ταιριάζουν στο σχήμα του δοχείου. Λανθασμένα ή χαμηλής ποιότητας αναλώσιμα μπορούν να προκαλέσουν κακό χρώμα, αδύναμο μαύρο κείμενο, ανομοιόμορφη επικάλυψη ή σπασίματα μελανοταινίας. Για τη συντήρηση εκτυπωτών καρτών ταυτότητας, η χρήση της σωστής μελανοταινίας αποτελεί μέρος του καθαρισμού, επειδή αποτρέπει υπολείμματα και μηχανική καταπόνηση.

Μια αλυσίδα γυμναστηρίων στο Σικάγο χρησιμοποιούσε έναν επιτραπέζιο εκτυπωτή καρτών για κάρτες μέλους με εκτύπωση γραμμωτού κώδικα και προαιρετικές κάρτες πρόσβασης RFID για υψηλής ποιότητας ντουλάπια. Για να εξοικονομήσει χρήματα, ένα υποκατάστημα αγόρασε μια φθηνότερη συμβατή μελανοταινία από μια διαδικτυακή αγορά. Το χρώμα φαινόταν αποδεκτό στην αρχή, αλλά η μελανοταινία έσπαγε πιο συχνά και άφηνε υπολείμματα κοντά στη διαδρομή εκτύπωσης. Το προσωπικό πίστεψε ότι ο εκτυπωτής γερνούσε. Η κεντρική ομάδα λειτουργιών επέστρεψε σε εγκεκριμένες μελανοταινίες, καθάρισε τους κυλίνδρους, αντικατέστησε τον κύλινδρο καθαρισμού και ενημέρωσε τη λίστα ελέγχου του υποκαταστήματος. Ο εκτυπωτής δεν έγινε καινούργιος, αλλά έγινε ξανά προβλέψιμος. Το δίδαγμα ήταν σαφές: τα φθηνά αναλώσιμα μπορούν να δημιουργήσουν ακριβά συμπτώματα συντήρησης.

Οι περιβαλλοντικοί παράγοντες και η αποθήκευση έχουν σημασία

Το περιβάλλον είναι ένας ακόμη κρυφός παράγοντας. Ένας εκτυπωτής καρτών που βρίσκεται δίπλα σε ανοιχτό παράθυρο, κόφτη χαρτιού, τραπέζι συσκευασίας, σταθμό εργασίας υφασμάτων, πάγκο κουζίνας ή πολυάσχολη ρεσεψιόν θα συλλέγει περισσότερη σκόνη. Ο στατικός ηλεκτρισμός μπορεί επίσης να προσελκύσει σωματίδια στις κενές κάρτες. Αν ο εκτυπωτής χρησιμοποιείται περιστασιακά, η σκόνη μπορεί να κατακαθίσει στο εσωτερικό του κατά τις περιόδους αδράνειας. Ένα κάλυμμα σκόνης, ένα κλειστό δοχείο καρτών, ένας καθαρός χώρος γραφείου και σφραγισμένη αποθήκευση καρτών μπορούν να κάνουν ορατή διαφορά. Η συντήρηση δεν είναι μόνο αυτό που συμβαίνει μέσα στον εκτυπωτή. Είναι επίσης το περιβάλλον στο οποίο ζητάτε από τον εκτυπωτή να επιβιώσει.

Ένα πανεπιστήμιο στο Κέιπ Τάουν εκτύπωνε φοιτητικές κάρτες ταυτότητας στην αρχή κάθε εξαμήνου. Κατά την αιχμή των εγγραφών, ο εκτυπωτής δούλευε όλη μέρα. Κατά τους ήσυχους μήνες, βρισκόταν κοντά σε στοίβες έντυπων φορμών και παλιά χαρτοκιβώτια. Όταν άρχισε η επόμενη περίοδος εγγραφών, η ομάδα αντιμετώπισε προβλήματα με την τροφοδοσία καρτών και κηλίδες στην εκτύπωση. Είχαν καθαρίσει τον εκτυπωτή μετά την τελευταία σεζόν, αλλά δεν τον είχαν προστατεύσει κατά την αποθήκευση. Το πανεπιστήμιο άλλαξε τη διαδικασία του. Πριν από την αποθήκευση, το προσωπικό εκτελούσε έναν κύκλο καθαρισμού, αφαιρούσε τις αχρησιμοποίητες κάρτες, κάλυπτε τον εκτυπωτή και κρατούσε τις μελανοταινίες σφραγισμένες. Πριν από τη νέα σεζόν, εκτελούσαν μια δοκιμαστική εκτύπωση και μια κάρτα καθαρισμού πριν φτάσει η ουρά των φοιτητών. Ο εκτυπωτής σταμάτησε να τους εκπλήσσει την χειρότερη δυνατή μέρα.

Εργαλεία και διαδικασίες καθαρισμού

Οι κάρτες καθαρισμού είναι απλές, αλλά πρέπει να χρησιμοποιούνται σωστά. Συνήθως το λογισμικό ή ο πίνακας ελέγχου του εκτυπωτή διαθέτει λειτουργία καθαρισμού. Η κάρτα καθαρισμού κινείται μέσα στη διαδρομή των καρτών και αφαιρεί τη βρωμιά από τους κυλίνδρους. Ορισμένοι εκτυπωτές χρησιμοποιούν μακριές κάρτες καθαρισμού, κοντές κάρτες καθαρισμού, κάρτες T ή κάρτες αλκοόλης ανάλογα με το μοντέλο. Μην υποθέτετε ότι μια κάρτα καθαρισμού ταιριάζει σε κάθε εκτυπωτή. Μην χρησιμοποιείτε κάρτα καθαρισμού που προορίζεται για άλλο μηχάνημα, εκτός αν ο κατασκευαστής δηλώνει ότι είναι ασφαλές. Μην χρησιμοποιείτε συνηθισμένες πλαστικές κάρτες σκουπισμένες με αλκοόλη ως υποκατάστατο. Αυτού του είδους η συντόμευση μπορεί να αφήσει υγρό εκεί που δεν πρέπει ή να μην καθαρίσει τα σωστά σημεία επαφής.

Ένας εργολάβος αστικών συγκοινωνιών στη Βαρσοβία χρησιμοποιούσε εκτυπωτές καρτών για κάρτες πρόσβασης προσωπικού και προσωρινά διακριτικά εργολάβων. Η ομάδα είχε αρκετά μοντέλα εκτυπωτών από διαφορετικά έτη. Ένας νέος χειριστής χρησιμοποίησε τη λανθασμένη κάρτα καθαρισμού σε έναν παλαιότερο εκτυπωτή επειδή η συσκευασία έμοιαζε. Η κάρτα προκάλεσε εμπλοκή και ο εκτυπωτής χρειάστηκε σέρβις. Μετά από αυτό, κάθε εκτυπωτής είχε ένα σημασμένο πουγκί συντήρησης με τις δικές του κάρτες καθαρισμού, στυλεούς και τύπο μελανοταινίας. Ο εργολάβος έγραφε επίσης την ημερομηνία καθαρισμού σε ένα μικρό φύλλο καταγραφής κοντά στον εκτυπωτή. Δεν ήταν ένα περίπλοκο σύστημα, αλλά σταμάτησε τους ανθρώπους να μαντεύουν.

Οι εμπλοκές καρτών πρέπει να αντιμετωπίζονται ως μήνυμα, όχι μόνο ως διακοπή. Αν μια κάρτα εμπλακεί, αφαιρέστε την σύμφωνα με το εγχειρίδιο και επιθεωρήστε τη διαδρομή των καρτών. Αν οι εμπλοκές επαναλαμβάνονται, ελέγξτε το πάχος της κάρτας, την παραμόρφωση της κάρτας, την ευθυγράμμιση του δοχείου καρτών, τους κυλίνδρους, την κατάσταση καθαρισμού και αν ο εκτυπωτής είναι ρυθμισμένος για τον σωστό τύπο κάρτας. Μην συνεχίζετε να πιέζετε κάρτες μέσα στο μηχάνημα. Οι επαναλαμβανόμενες εμπλοκές μπορούν να γρατσουνίσουν τις κάρτες, να καταστρέψουν τις μελανοταινίες και να καταπονήσουν τους κυλίνδρους. Στην εκτύπωση καρτών RFID, επιβεβαιώστε επίσης ότι η κατασκευή της κάρτας είναι κατάλληλη για τον εκτυπωτή. Ορισμένες χοντρές κάρτες, ξύλινες κάρτες, σύνθετες κάρτες ή κάρτες με ειδική επιφάνεια μπορεί να μην τροφοδοτούνται όπως οι τυπικές κάρτες PVC.

Ένα θέρετρο στην Πουκέτ εκτύπωνε ξύλινες κάρτες δωματίου RFID για προσωπικό και VIP επισκέπτες. Οι κάρτες έδειχναν υψηλής ποιότητας, αλλά η πρώτη παρτίδα ήταν ελαφρώς πιο χοντρή από τις τυπικές κάρτες PVC. Ο εκτυπωτής καρτών μπορούσε να χειριστεί μερικές από αυτές, μετά παρουσίασε εμπλοκή όταν η υγρασία έκανε μερικές κάρτες να κυρτώσουν ελαφρώς. Ο προμηθευτής προσάρμοσε το πάχος της κάρτας και συνέστησε έναν εκτυπωτή επαναμεταφοράς για την υφή της επιφάνειας. Το ξενοδοχείο άρχισε επίσης να αποθηκεύει τις κάρτες σε ελεγχόμενο γραφείο αντί για το συρτάρι της ρεσεψιόν κοντά σε ανοιχτή είσοδο. Ο καθαρισμός βοήθησε, αλλά το πραγματικό δίδαγμα ήταν ότι η συντήρηση και οι προδιαγραφές της κάρτας συνδέονται. Ένας εκτυπωτής δεν μπορεί να αντισταθμίσει για πάντα το λανθασμένο υλικό κάρτας.

Πραγματικά διδάγματα από ξενοδοχεία, γραφεία και εργοστάσια

Η απλούστερη καθημερινή ρουτίνα είναι σχεδόν βαρετή. Κρατήστε τον χώρο του εκτυπωτή καθαρό. Αποθηκεύστε τις κενές κάρτες σε κλειστή συσκευασία. Πιάνετε τις κάρτες από τις άκρες. Ελέγξτε τη μελανοταινία πριν εκτυπώσετε μια σημαντική παρτίδα. Εκτελέστε τον κύκλο καθαρισμού σύμφωνα με το πρόγραμμα. Αντικαταστήστε τον κύλινδρο καθαρισμού όταν απαιτείται. Καθαρίστε την κεφαλή εκτύπωσης με το σωστό εργαλείο. Εκτυπώστε μια δοκιμαστική κάρτα πριν από μια μεγάλη εργασία. Σταματήστε και ερευνήστε όταν το ίδιο ελάττωμα εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές. Αυτά τα βήματα δεν είναι εντυπωσιακά, αλλά προλαμβάνουν τα περισσότερα καθημερινά προβλήματα εκτυπωτών καρτών.

Ένα γραφείο εταιρικής ασφάλειας στη Φρανκφούρτη μετέτρεψε αυτό σε συνήθεια δύο λεπτών. Κάθε Δευτέρα πρωί, ο υπεύθυνος για την έκδοση διακριτικών έλεγχε το δοχείο καρτών, εκτύπωνε ένα δοκιμαστικό διακριτικό, έψαχνε για κηλίδες ή γραμμές και επιβεβαίωνε ότι το κιτ καθαρισμού ήταν ακόμη διαθέσιμο. Κάθε αλλαγή μελανοταινίας προκαλούσε έναν κύκλο κάρτας καθαρισμού. Οι κενές κάρτες πρόσβασης RFID αποθηκεύονταν σε σφραγισμένους δίσκους αντί για χαλαρές στοίβες. Το γραφείο εκτύπωνε λιγότερες από πενήντα κάρτες την εβδομάδα, οπότε ο εκτυπωτής δεν χρησιμοποιούνταν εντατικά, αλλά η ποιότητα των διακριτικών παρέμεινε σταθερή για χρόνια. Το καλύτερο εργαλείο συντήρησής τους δεν ήταν τεχνικό ταλέντο. Ήταν η συνέπεια.

Για τους αγοραστές που επιλέγουν νέο εκτυπωτή, η συντήρηση πρέπει να αποτελεί μέρος της απόφασης αγοράς. Ρωτήστε πόσο συχνά χρειάζεται καθαρισμό ο εκτυπωτής, τι περιλαμβάνει το κιτ καθαρισμού, πόσο κοστίζουν τα ανταλλακτικά αναλώσιμα καθαρισμού, πόσο εύκολη είναι η αλλαγή μελανοταινιών, αν ο εκτυπωτής υποστηρίζει το πάχος της κάρτας σας, αν μπορεί να εκτυπώνει σε κάρτες RFID ή έξυπνες κάρτες χωρίς να τις καταστρέφει και αν το λογισμικό παρέχει σαφείς υπενθυμίσεις καθαρισμού. Αν χρειάζεστε εκτύπωση από άκρη σε άκρη σε κάρτες πρόσβασης, ένας εκτυπωτής καρτών επαναμεταφοράς μπορεί να έχει νόημα. Αν εκτυπώνετε απλές κάρτες μέλους σε μικρότερες παρτίδες, ένας εκτυπωτής άμεσης εκτύπωσης στην κάρτα μπορεί να είναι αρκετός. Αλλά όποιον εκτυπωτή κι αν επιλέξετε, η αγνόηση της συντήρησης θα τον κάνει τελικά να φαίνεται χειρότερος απ' ό,τι είναι.

Μια σχολική περιφέρεια στο Τέξας αγόρασε αρκετούς εκτυπωτές καρτών ταυτότητας για τα γραφεία των σχολικών συγκροτημάτων. Ένα σχολείο κρατούσε εξαιρετικά αρχεία και καθάριζε τον εκτυπωτή κάθε φορά που εμφανιζόταν η υπενθύμιση του λογισμικού. Ένα άλλο σχολείο καθυστερούσε τον καθαρισμό επειδή το προσωπικό ήταν απασχολημένο. Μετά από μερικούς μήνες, ο δεύτερος εκτυπωτής παρήγαγε ξεθωριασμένες περιοχές φωτογραφιών και περισσότερες απορριφθείσες κάρτες, παρόλο που και τα δύο σχολεία χρησιμοποιούσαν το ίδιο μοντέλο εκτυπωτή, μελανοταινία και προμηθευτή καρτών PVC. Η περιφέρεια συνέκρινε τα αρχεία και διαπίστωσε ότι η διαφορά δεν ήταν η ποιότητα του υλικού. Ήταν η πειθαρχία στη συντήρηση. Αφού το πιο πολυάσχολο γραφείο όρισε ένα άτομο για τη διαχείριση των αναλωσίμων του εκτυπωτή και των ημερομηνιών καθαρισμού, η παραγωγή εξισώθηκε με την άλλη πανεπιστημιούπολη.

Για την εκτύπωση καρτών RFID, υπάρχει ένα επιπλέον σημείο που αξίζει να θυμάστε: η ποιότητα εκτύπωσης και η απόδοση του τσιπ είναι ξεχωριστές, αλλά η διαδικασία παραγωγής τις συνδέει. Ένας βρώμικος εκτυπωτής μπορεί να γρατσουνίσει ή να απορρίψει κάρτες. Ένας λανθασμένος τύπος κάρτας μπορεί να προκαλέσει εμπλοκή. Η υπερβολική θερμότητα ή πίεση από μια ακατάλληλη διαδικασία μπορεί να επηρεάσει ορισμένες κατασκευές καρτών. Αν η κάρτα πρόσβασης RFID πρέπει να κωδικοποιηθεί μετά την εκτύπωση, ο κακός χειρισμός μπορεί επίσης να δημιουργήσει σφάλματα αντιστοίχισης δεδομένων. Η πιο καθαρή ροή εργασίας είναι να εκτυπώνετε, να κωδικοποιείτε, να επαληθεύετε και να συσκευάζετε τις κάρτες σε ελεγχόμενη σειρά. Κάθε απορριφθείσα εκτύπωση πρέπει να αφαιρείται από τη λίστα κωδικοποίησης, ώστε η φυσική κάρτα και η βάση δεδομένων να μην αποκλίνουν.

Ένας ολοκληρωτής συστημάτων ασφαλείας στο Σάο Πάολο χειριζόταν διακριτικά υπαλλήλων για ένα βιομηχανικό πάρκο. Ο σχεδιασμός της κάρτας περιλάμβανε φωτογραφία, κωδικό QR, οπτικό αριθμό ταυτότητας και ενσωματωμένο τσιπ RFID 13.56 MHz. Όταν ο εκτυπωτής άρχισε να αφήνει αχνές γραμμές, οι χειριστές συνέχισαν να χρησιμοποιούν τις κάρτες επειδή ο αναγνώστης RFID εξακολουθούσε να τις αναγνωρίζει. Αργότερα, ο πελάτης παραπονέθηκε ότι ορισμένοι κωδικοί QR σαρώνονταν άσχημα στην πύλη. Ο ολοκληρωτής καθάρισε τον εκτυπωτή, αντικατέστησε την κεφαλή εκτύπωσης μετά από επιθεώρηση και πρόσθεσε έναν κανόνα: αν τα οπτικά δεδομένα αποτελούν μέρος της ροής εργασιών ασφαλείας, μια κάρτα με ελαττώματα εκτύπωσης δεν είναι αποδεκτή απλώς επειδή το τσιπ RFID λειτουργεί. Αυτός ο κανόνας μείωσε τις διαφορές με τον πελάτη και βελτίωσε τους ελέγχους στην πύλη.

Ο λόγος που αυτή η συνήθεια συντήρησης φαίνεται εξαιρετικά απλή είναι ότι είναι κυρίως πρόληψη. Δεν προσπαθείτε να επισκευάσετε έναν χαλασμένο εκτυπωτή κάθε Παρασκευή απόγευμα. Αποτρέπετε τη σκόνη να γίνει ελάττωμα εκτύπωσης, τα υπολείμματα να γίνουν εμπλοκή, την κακή αποθήκευση να γίνει παραμορφωμένες κάρτες και τις μικρές συντομεύσεις των χειριστών να γίνουν ακριβές κλήσεις σέρβις. Ένας εκτυπωτής καρτών είναι ένα πρακτικό μηχάνημα γραφείου, αλλά είναι επίσης μια συσκευή ακριβείας. Αντιμετωπίστε τον σαν έναν σκονισμένο συνηθισμένο εκτυπωτή και θα σας τιμωρήσει. Αντιμετωπίστε τον σαν ένα μικρό εργαλείο παραγωγής και θα κάνει ήσυχα τη δουλειά του.

Ο απλός τρόπος λοιπόν είναι αυτός: καθαρίζετε σύμφωνα με το πρόγραμμα, χρησιμοποιείτε κατάλληλα αναλώσιμα, προστατεύετε τη διαδρομή των καρτών και δίνετε προσοχή στα πρώιμα προειδοποιητικά σημάδια. Αυτό αρκεί για πολλά γραφεία, ξενοδοχεία, σχολεία, κλινικές, γυμναστήρια, εργοστάσια και γραφεία έκδοσης διακριτικών, ώστε να αποφεύγουν τα περισσότερα προβλήματα εκτυπωτών καρτών που μπορούν να προληφθούν. Η ρουτίνα δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Χρειάζεται απλώς να είναι πραγματική. Τοποθετήστε το κιτ καθαρισμού κοντά στον εκτυπωτή. Κρατήστε τις κενές κάρτες καλυμμένες. Εκπαιδεύστε το προσωπικό να μην αγγίζει τις επιφάνειες εκτύπωσης. Καταγράψτε τις ημερομηνίες καθαρισμού. Κάντε δοκιμή πριν από μεγάλες παρτίδες. Όταν ο εκτυπωτής αρχίζει να αφήνει κουκκίδες, γραμμές, εμπλοκές ή σημάδια μελανοταινίας, μην μαλώνετε μαζί του. Καθαρίστε τον, ελέγξτε τα αναλώσιμα και διορθώστε τη ροή εργασίας πριν σχηματιστεί η ουρά για τα διακριτικά. Αυτό είναι το μη εντυπωσιακό κόλπο πίσω από καλά διακριτικά ταυτότητας, αξιόπιστη εκτύπωση καρτών RFID και λιγότερες κατεστραμμένες κάρτες στον κάδο απορριμμάτων.