Το πραγματικό κόστος του εικονικού αποθέματος και η λύση των καθημερινών ελέγχων RFID

Το ghost inventory είναι ένα από εκείνα τα προβλήματα της αποθήκης που ακούγεται ακίνδυνο μέχρι να αρχίσει να παίρνει αποφάσεις για λογαριασμό σας. Το σύστημα λέει ότι ένα προϊόν είναι διαθέσιμο, οπότε οι πωλήσεις αποδέχονται την παραγγελία. Ο σχεδιαστής εμπιστεύεται τον αριθμό, οπότε οι προμήθειες καθυστερούν την αναπλήρωση. Ο συλλέκτης πηγαίνει στο ράφι, δεν βρίσκει τίποτα, και τώρα ολόκληρη η επιχείρηση πρέπει να εξηγήσει γιατί ένα αρχείο αποθέματος φαινόταν καθαρό ενώ το ράφι ήταν άδειο. Σε έναν άλλο διάδρομο, συμβαίνει το αντίθετο. Το WMS δείχνει μηδέν, αλλά ένα ξεχασμένο κιβώτιο βρίσκεται πίσω από μια παλέτα με χαμηλή κίνηση, δεσμεύοντας κεφάλαιο και χώρο ενώ κάποιος υποβάλλει άλλη παραγγελία αγοράς. Αυτό είναι το ghost inventory: απόθεμα που υπάρχει στο σύστημα αλλά όχι στη σωστή φυσική θέση, ή απόθεμα που υπάρχει φυσικά αλλά έχει εξαφανιστεί από το σύστημα.

Το Πραγματικό Κόστος του Ghost Inventory

Το πραγματικό κόστος σπάνια περιορίζεται σε ένα χαμένο τεμάχιο. Το ghost inventory δημιουργεί σπατάλη εργασίας, καθυστερημένες αποστολές, αναπλήρωση έκτακτης ανάγκης, αιτήματα εξυπηρέτησης πελατών, ανακριβείς προβλέψεις, αποφεύξιμες διαγραφές και μια ήσυχη απώλεια εμπιστοσύνης στο σύστημα αποθέματος. Μόλις το προσωπικό της αποθήκης σταματήσει να πιστεύει τους αριθμούς, δημιουργεί παράπλευρες συνήθειες. Ελέγχει δύο φορές. Κρατά ιδιωτικές σημειώσεις. Διατηρεί απόθεμα ασφαλείας σε κρυφές γωνίες. Ρωτά τους επόπτες πριν συλλέξει αγαθά υψηλής αξίας. Αυτές οι συνήθειες μπορεί να φαίνονται πρακτικές, αλλά επιβραδύνουν την επιχείρηση και κάνουν τα δεδομένα ακόμη χειρότερα.

Πώς οι Καθημερινοί Έλεγχοι RFID Θεραπεύουν το Ghost Inventory

Οι καθημερινοί έλεγχοι RFID αντιμετωπίζουν το πρόβλημα προτού γίνει αρκετά μεγάλο ώστε να distorts τις λειτουργίες. Αντί να περιμένει για μια μηνιαία καταμέτρηση κύκλου ή ετήσια φυσική απογραφή, μια αποθήκη χρησιμοποιεί ετικέτες UHF RFID, φορητούς αναγνώστες RFID, σταθερούς αναγνώστες RFID ή πύλες RFID για να επαληθεύει την κίνηση και τη θέση του αποθέματος κάθε μέρα. Ο έλεγχος δεν χρειάζεται να μετρά κάθε τεμάχιο στο κτίριο κάθε πρωί. Χρειάζεται να δημιουργεί έναν αξιόπιστο ρυθμό ελέγχου των πιο ενεργών, ακριβών, επιρρεπών σε σφάλματα ή κρίσιμων για τον πελάτη ζωνών αρκετά συχνά ώστε το ghost inventory να έχει λίγο χρόνο να αναπτυχθεί.

Η North Ridge Homeware, ένα φανταστικό κατάστημα διανομής εξαρτημάτων επίπλων στην Πενσυλβάνια, πίστευε ότι το πρόβλημα αποθέματός της ήταν κυρίως πρόβλημα συλλογής. Η αποθήκη πωλούσε οδηγούς συρταριών, μεντεσέδες ντουλαπιών, κιτ φωτισμού και μικρά πακέτα υλικού σε εγκαταστάτες. Το WMS έδειχνε καλή διαθεσιμότητα, αλλά τα παράπονα των πελατών συνέχιζαν να αυξάνονται. Μια χειροκίνητη επισκόπηση διαπίστωσε ότι πολλά σφάλματα ξεκινούσαν όταν τα κιβώτια μετακινούνταν από την υπερχείλιση παραλαβής στα ράφια συλλογής χωρίς καθαρή σάρωση. Το τεμάχιο υπήρχε, αλλά όχι εκεί που έλεγε το σύστημα ότι υπήρχε. Η εταιρεία πρόσθεσε ετικέτες RFID στα κύρια κιβώτια και εκτελούσε καθημερινό έλεγχο αποθέματος RFID στις πιο πολυσύχναστες ζώνες συλλογής πριν από το απογευματινό κύμα αποστολών. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, οι συλλέκτες σταμάτησαν να σπαταλούν χρόνο περπατώντας σε άδεια ράφια, και οι επόπτες έβλεπαν τις αναντιστοιχίες θέσεων πριν από την έκδοση των παραγγελιών πελατών.

Αυτή είναι η πρακτική διαφορά μεταξύ μιας παραδοσιακής καταμέτρησης κύκλου και ενός καθημερινού ελέγχου RFID. Η καταμέτρηση κύκλου είναι συνήθως προγραμματισμένη, βασισμένη σε δείγμα και έντασης εργασίας. Μπορεί να λειτουργήσει καλά, αλλά εξαρτάται από την πειθαρχία και το διαθέσιμο εργατικό δυναμικό. Η καταμέτρηση κύκλου RFID μπορεί να είναι ταχύτερη επειδή το προσωπικό δεν χρειάζεται σάρωση με οπτική επαφή για κάθε barcode. Ένας εργαζόμενος μπορεί να περπατήσει έναν διάδρομο με έναν φορητό αναγνώστη RFID, να καταγράψει δεκάδες ή εκατοντάδες ετικέτες και να συγκρίνει τις αναγνώσεις με το αναμενόμενο απόθεμα. Οι σταθεροί αναγνώστες μπορούν να παρακολουθούν πόρτες φόρτωσης, εξόδους αποθήκευσης, σημεία μεταφοράς σε μεταφορείς ή κλωβούς υψηλής αξίας. Το σύστημα επισημαίνει εξαιρέσεις, όχι μόνο μετρήσεις.

Τα χρήματα που χάνονται από το ghost inventory εμφανίζονται σε πολλά σημεία. Οι χαμένες πωλήσεις είναι οι πιο ορατές. Εάν ο ιστότοπος ή η ομάδα πωλήσεων υπόσχεται απόθεμα που δεν είναι πραγματικά διαθέσιμο, ο πελάτης μπορεί να ακυρώσει, να απαιτήσει μερική αποστολή ή να αγοράσει από άλλον προμηθευτή. Η ταχεία αποστολή είναι άλλο ένα κόστος. Μια εταιρεία μπορεί να πληρώσει επιπλέον μεταφορικά για να ανακάμψει από μια απόκλιση αποθέματος που θα έπρεπε να είχε εντοπιστεί νωρίτερα. Η σπατάλη εργασίας είναι συνεχής. Κάθε χαμένο τεμάχιο στέλνει κάποιον σε λειτουργία αναζήτησης. Ο συλλέκτης ψάχνει. Ο επικεφαλής ελέγχει το WMS. Η παραλαβή ρωτιέται αν το τεμάχιο έφτασε. Η εξυπηρέτηση πελατών περιμένει απάντηση. Καμία από αυτές τις εργασίες δεν δημιουργεί αξία.

Η Oakline Apparel Fulfillment, ένας φανταστικός πάροχος υπηρεσιών εφοδιαστική τρίτων στη Τζόρτζια, χειριζόταν παραγγελίες online ενδυμάτων για αρκετές μεσαίες μάρκες. Το πρόβλημα δεν ήταν κλοπή ή ελλείψεις προμηθευτών. Ήταν η απόκλιση χρώματος και μεγέθους. Το WMS μπορεί να έδειχνε είκοσι μονάδες ενός ναυτικού μπουφάν σε μεσαίο μέγεθος, αλλά το ράφι περιείχε ένα μείγμα ναυτικού, μαύρου και μεγάλων μεγεθών μετά από βιαστική αναπλήρωση. Τα barcodes σαρώνονταν κατά την αποθήκευση, ωστόσο τα λάθη συνέβαιναν όταν τα κιβώτια ανοίγονταν και διαχωρίζονταν. Η εταιρεία υιοθέτησε επισήμανση RFID σε επίπεδο τεμαχίου για επιλεγμένα SKUs και εκτελούσε σύντομους καθημερινούς ελέγχους RFID σε κατηγορίες υψηλών επιστροφών. Η αναφορά ελέγχου έδειχνε αναντιστοιχίες μεγέθους και χρώματος πριν από τη συλλογή των παραγγελιών. Η μεγαλύτερη βελτίωση προήλθε από λιγότερες επιστροφές πελατών και λιγότερα μηνύματα υποστήριξης, όχι μόνο από ταχύτερη καταμέτρηση.

Το ghost inventory βλάπτει επίσης τις αποφάσεις προμηθειών. Εάν το σύστημα δείχνει περισσότερο απόθεμα από ό,τι έχει πραγματικά η αποθήκη, οι προμήθειες μπορεί να καθυστερήσουν την επαναπαραγγελία μέχρι να γίνει επείγουσα η έλλειψη. Εάν το σύστημα δείχνει λιγότερο απόθεμα από την πραγματικότητα, οι προμήθειες μπορεί να παραγγείλουν πολύ νωρίς. Αυτό δημιουργεί πλεονάζον απόθεμα, υψηλότερο κόστος διακράτησης, συνωστισμένη αποθήκευση και μερικές φορές απαξίωση προϊόντος. Σε κλάδους με ημερομηνίες λήξης, περιόδους εγγύησης, εποχιακή ζήτηση ή μηχανολογικές αναθεωρήσεις, η εκ νέου αγορά του ίδιου τεμαχίου επειδή το αρχικό απόθεμα δεν ήταν ορατό μπορεί να είναι πολύ δαπανηρή.

Η VelaMed Supply, ένας φανταστικός διανομέας ιατρικών αναλωσίμων στο Οχάιο, το είδε αυτό με αποστειρωμένα κιτ διαδικασιών. Μερικά κιβώτια μετακινήθηκαν σε περιοχή καραντίνας κατά τη διάρκεια επιθεώρησης, στη συνέχεια απελευθερώθηκαν φυσικά αλλά δεν μετακινήθηκαν σωστά στο WMS. Το σύστημα τα αντιμετώπιζε ως μη διαθέσιμα, οπότε οι αγοραστές παρήγγειλαν απόθεμα αντικατάστασης. Μέχρι να βρεθεί το σφάλμα, τα αρχικά κιτ είχαν λιγότερους μήνες διάρκειας ζωής ραφιού. Η εταιρεία άρχισε να επισημαίνει κιβώτια με ετικέτες UHF RFID και χρησιμοποίησε καθημερινή ρουτίνα ελέγχου για περιοχές καραντίνας, απελευθέρωσης και προετοιμασίας εξερχόμενων. Ο στόχος δεν ήταν να αντικαταστήσει τους ποιοτικούς ελέγχους. Ήταν να διασφαλίσει ότι οι αλλαγές κατάστασης αποθέματος αντικατοπτρίζονταν στο σύστημα την ίδια μέρα που συνέβαιναν.

Οι καθημερινοί έλεγχοι RFID είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι επειδή τα σφάλματα της αποθήκης είναι συνήθως μικρά όταν ξεκινούν. Μια παλέτα τοποθετείται σε λάθος λωρίδα. Ένα κιβώτιο τοποθετείται ένα διαμέρισμα πιο πέρα. Μια επιστροφή παραλαμβάνεται αλλά δεν επεξεργάζεται πλήρως. Μια θέση συλλογής αναπληρώνεται από λάθος θέση αποθέματος. Ένα κατεστραμμένο τεμάχιο μετακινείται σε κατάσταση αναμονής αλλά εξακολουθεί να εμφανίζεται διαθέσιμο. Εάν αυτά τα ζητήματα βρεθούν εντός ωρών, είναι εύκολο να διορθωθούν. Εάν βρεθούν μετά από τρεις εβδομάδες, γίνονται αστυνομική έρευνα.

Το σύστημα παρακολούθησης αποθέματος RFID πρέπει να σχεδιαστεί γύρω από αυτή την πραγματικότητα. Ένας καλός καθημερινός έλεγχος δεν πνίγει τους διευθυντές σε ακατέργαστες αναγνώσεις ετικετών. Πρέπει να επισημαίνει ουσιαστικές εξαιρέσεις: αναμενόμενο αλλά δεν βρέθηκε, βρέθηκε αλλά δεν αναμενόταν, βρέθηκε σε λάθος ζώνη, διπλή θέση, σύγκρουση κατάστασης, τεμάχιο που εντοπίστηκε μετά την αποστολή, τεμάχιο που δεν εντοπίστηκε μετά την παραλαβή ή περιουσιακό στοιχείο υψηλής αξίας που λείπει από τον κλωβό του. Το αποτέλεσμα πρέπει να είναι αρκετά σαφές ώστε ένας επικεφαλής αποθήκης να μπορεί να δράσει χωρίς να ανοίξει πέντε υπολογιστικά φύλλα.

Η Ketter Glass Components, ένας φανταστικός προμηθευτής ανταλλακτικών γυάλινων πάνελ, είχε εύθραυστο απόθεμα αποθηκευμένο σε κάθετα ράφια. Οι χειροκίνητες καταμετρήσεις ήταν αργές επειδή το προσωπικό έπρεπε να επιθεωρεί προσεκτικά τις ετικέτες και να αποφεύγει τη ζημιά στο προϊόν. Μερικά πάνελ ήταν φυσικά παρόντα αλλά κρυμμένα πίσω από παρόμοια μεγέθη. Η εταιρεία χρησιμοποίησε ανθεκτικές ετικέτες RFID σε θέσεις ραφιών και ετικέτες RFID σε προστατευτικά καλύμματα. Ένας καθημερινός φορητός έλεγχος RFID κάλυπτε μόνο τα ενεργά ράφια αποστολής, όχι ολόκληρη την αποθήκη. Το σύστημα επισήμαινε πάνελ που ήταν στο ράφι αλλά είχαν ανατεθεί σε ολοκληρωμένες παραγγελίες, καθώς και πάνελ που είχαν μετακινηθεί χωρίς συναλλαγή. Η αποθήκη δεν χρειαζόταν πλήρη φυσική απογραφή για να καθαρίσει το πρόβλημα. Χρειαζόταν μια καθημερινή συνήθεια γύρω από την περιοχή υψηλότερου κινδύνου.

Επιλογή του Σωστού Εξοπλισμού RFID για Καθημερινούς Ελέγχους

Για αγοραστές SEO που αναζητούν διαχείριση αποθέματος RFID, η συζήτηση για τον εξοπλισμό πρέπει πάντα να ξεκινά με το τεμάχιο και το περιβάλλον. Οι ετικέτες UHF RFID λειτουργούν καλά για πολλά κιβώτια, ενδύματα, εργαλεία, ηλεκτρονικά, έγγραφα και επιστρεφόμενα περιουσιακά στοιχεία, αλλά η τοποθέτηση ετικέτας έχει σημασία. Υγρά, μεταλλικά μέρη, πυκνές στοίβες, συσκευασίες με φύλλο αλουμινίου και καμπύλες επιφάνειες μπορεί να απαιτούν ειδικές ετικέτες RFID ή ετικέτες RFID σε μέταλλο. Ένας φορητός αναγνώστης RFID είναι ευέλικτος για καθημερινούς ελέγχους επειδή το προσωπικό μπορεί να περπατήσει στην περιοχή του προβλήματος. Οι σταθεροί αναγνώστες RFID είναι καλύτεροι για αυτόματη καταγραφή κίνησης σε πόρτες, πύλες, μεταφορείς και σημεία συμφόρησης. Οι πύλες RFID μπορούν να βοηθήσουν στην επαλήθευση παλετών καθώς κινούνται μέσω παραλαβής και αποστολής, αλλά πρέπει να ρυθμιστούν προσεκτικά για να αποφευχθεί η ανάγνωση κοντινών λωρίδων προετοιμασίας.

Η Juniper Auto Parts, ένας φανταστικός διανομέας ανταλλακτικών aftermarket στο Ιλινόις, έμαθε το μάθημα της τοποθέτησης ετικέτας με τον δύσκολο τρόπο. Επισήμανε γρήγορα κιβώτια μικρών εξαρτημάτων και περίμενε άμεση ακρίβεια. Οι αναγνώσεις ελέγχου ήταν ισχυρές σε πλαστικά διακοσμητικά τεμάχια και αδύναμες σε κουτιά που περιείχαν μεταλλικά στηρίγματα. Η ομάδα δεν εγκατέλειψε το RFID. Διαχώρισε τις οικογένειες προϊόντων και χρησιμοποίησε ετικέτες RFID σε μέταλλο ή προσάρμοσε την τοποθέτηση ετικέτας για δύσκολα τεμάχια. Οι καθημερινοί έλεγχοι RFID έγιναν τότε αρκετά αξιόπιστοι ώστε να επαληθεύουν ταχέως κινούμενα ράφια πριν από την πρωινή προθεσμία του μεταφορέα. Η εταιρεία χρησιμοποίησε επίσης αναφορές εξαιρέσεων για να εκπαιδεύσει το προσωπικό αποθήκευσης στις συγκεκριμένες ομάδες προϊόντων που προκαλούσαν σφάλματα.

Το κόστος του ghost inventory δεν είναι μόνο οικονομικό. Μπορεί να βλάψει την εμπιστοσύνη του πελάτη. Ένας αγοραστής B2B μπορεί να ανεχθεί μια διόρθωση αποθέματος, αλλά επαναλαμβανόμενα λάθη διαθεσιμότητας κάνουν τον προμηθευτή να φαίνεται αποδιοργανωμένος. Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, τα κακά δεδομένα αποθέματος μπορούν να προκαλέσουν υπερπώληση. Στη μεταποίηση, τα εξαρτήματα που λείπουν μπορούν να σταματήσουν γραμμές παραγωγής. Σε υγειονομικές ή εργασίες συντήρησης, τα μη διαθέσιμα εξαρτήματα μπορούν να καθυστερήσουν εργασίες με πραγματικές λειτουργικές συνέπειες. Η ακρίβεια απογραφής δεν είναι λογιστική λεπτομέρεια. Είναι μέρος της εμπειρίας του πελάτη.

Οι καθημερινοί έλεγχοι RFID θεραπεύουν το ghost inventory συντομεύοντας τον βρόχο ανατροφοδότησης. Η αποθήκη σταματά να ρωτά «Τι πήγε στραβά τον περασμένο μήνα;» και αρχίζει να ρωτά «Τι άλλαξε από χθες;». Αυτή η αλλαγή στον χρονισμό έχει σημασία. Μια καθημερινή λίστα εξαιρέσεων είναι πιο εύκολη στην κατανόηση επειδή συνέβησαν λιγότερες κινήσεις μεταξύ του σφάλματος και του ελέγχου. Το προσωπικό μπορεί να θυμηθεί τη βάρδια, το φορτηγό, την εργασία αναπλήρωσης ή την απόφαση προσωρινής αποθήκευσης. Η διόρθωση γίνεται μέρος της καθημερινής ρουτίνας αντί για ειδικό έργο καθαρισμού.

Η Harbor Finch Electronics, ένας φανταστικός διανομέας εξαρτημάτων επισκευής, χρησιμοποιούσε καθημερινούς ελέγχους RFID σε έναν κλωβό υψηλής αξίας. Ο κλωβός αποθήκευε ανταλλακτικές οθόνες, πλακέτες, σαρωτές και τερματικά πληρωμών. Πριν από το RFID, η εταιρεία μετρούσε την περιοχή δύο φορές τον μήνα. Οι αποκλίσεις ήταν σπάνιες αλλά επώδυνες. Όταν ένας δίσκος εξαρτημάτων χάθηκε, κανείς δεν ήξερε αν το πρόβλημα προήλθε από παραλαβή, συλλογή, συναρμολόγηση ή επιστροφές. Η εταιρεία επισήμανε δίσκους και σφραγισμένα κιβώτια, στη συνέχεια εγκατέστησε έναν σταθερό αναγνώστη RFID στην είσοδο του κλωβού. Ένας σύντομος καθημερινός έλεγχος RFID συνέκρινε τις φυσικές αναγνώσεις με την κατάσταση του WMS. Οι ετικέτες που έλειπαν ή ήταν απροσδόκητες διερευνώνταν πριν από την επόμενη βάρδια. Ο κλωβός δεν έγινε τέλειος, αλλά το παράθυρο αβεβαιότητας μειώθηκε από εβδομάδες σε ώρες.

Η ενσωμάτωση με το WMS είναι όπου πολλά έργα πετυχαίνουν ή αποτυγχάνουν. Ένας αναγνώστης μπορεί να καταγράψει αναγνωριστικά tag, αλλά η επιχείρηση χρειάζεται αυτές τις αναγνώσεις συνδεδεμένες με SKU, παρτίδα, σειριακό αριθμό, θέση, παραγγελία και κατάσταση. Εάν το σύστημα RFID βρίσκεται εκτός του συστήματος διαχείρισης αποθήκης, το προσωπικό μπορεί να καταλήξει να συμβιβάζει δύο πηγές αλήθειας. Αυτό ακυρώνει τον σκοπό. Ένα χρήσιμο ίχνος ελέγχου RFID πρέπει να δείχνει πότε ένα τεμάχιο εντοπίστηκε τελευταία φορά, πού διαβάστηκε, ποια συναλλαγή θα έπρεπε να το είχε μετακινήσει και εάν τα τρέχοντα φυσικά στοιχεία συμφωνούν με το αρχείο του συστήματος.

Οι καθημερινοί έλεγχοι βοηθούν επίσης να αποκαλυφθούν αδυναμίες της διαδικασίας. Εάν ο ίδιος διάδρομος αποτυγχάνει κάθε μέρα, το πρόβλημα μπορεί να είναι η τοποθέτηση, η εκπαίδευση, η σήμανση, ο χρονισμός αναπλήρωσης ή η διαμόρφωση του συστήματος. Εάν η ίδια οικογένεια προϊόντων είναι πάντα λανθασμένη, το ζήτημα μπορεί να είναι η ομοιότητα συσκευασίας, η κακή τοποθέτηση barcode, η κακή επιλογή ετικέτας RFID ή οι μπερδεμένοι κανόνες μονάδας μέτρησης. Το RFID δεν μετρά μόνο το απόθεμα. Δείχνει πού διαρρέει η ροή εργασίας.

Η Marlow Industrial Rentals, μια φανταστική εταιρεία ενοικίασης εξοπλισμού, παρακολουθούσε επιστρεφόμενα εργαλεία, θήκες, πακέτα μπαταριών και κιτ βαθμονόμησης. Το ghost inventory εμφανιζόταν ως περιουσιακά στοιχεία που φαινόταν διαθέσιμα για ενοικίαση αλλά βρίσκονταν ακόμη σε περιοχή σέρβις. Οι πελάτες έκαναν κράτηση εργαλείων που δεν ήταν πραγματικά έτοιμα. Η εταιρεία πρόσθεσε ετικέτες παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID σε θήκες και εκτελούσε καθημερινό έλεγχο RFID σε πάγκους σέρβις, προετοιμασία εξερχόμενων και ράφια έτοιμα προς ενοικίαση. Η αναφορά διαχώριζε τη φυσική θέση από την κατάσταση ενοικίασης. Οι διευθυντές μπορούσαν να δουν ποια περιουσιακά στοιχεία ήταν παρόντα αλλά δεν είχαν απελευθερωθεί, ποια είχαν απελευθερωθεί αλλά δεν ήταν φυσικά στην περιοχή ετοιμότητας και ποια είχαν φύγει από το κτίριο χωρίς κατάλληλη συναλλαγή.

Ένα από τα πιο ήσυχα οφέλη είναι η μειωμένη διατάραξη της ετήσιας απογραφής. Οι αποθήκες που διατηρούν καθημερινή ακρίβεια μέσω RFID αντιμετωπίζουν συχνά λιγότερες εκπλήξεις κατά τις επίσημες καταμετρήσεις. Η ετήσια καταμέτρηση μπορεί να εξακολουθεί να γίνεται για λογιστικούς λόγους, αλλά γίνεται λιγότερο αποστολή διάσωσης. Το προσωπικό σπαταλά λιγότερο χρόνο εξηγώντας τεράστιες αποκλίσεις και περισσότερο χρόνο επιβεβαιώνοντας ότι οι καθημερινοί έλεγχοι λειτουργούν. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις που δεν μπορούν να διακόψουν τις λειτουργίες για μια μεγάλη φυσική απογραφή.

Ωστόσο, οι καθημερινοί έλεγχοι RFID δεν είναι συντόμευση γύρω από την πειθαρχία της διαδικασίας. Λειτουργούν καλύτερα όταν η παραλαβή, η αποθήκευση, η συλλογή, οι επιστροφές, ο χειρισμός ζημιών και η αποστολή έχουν ήδη καθορισμένα βήματα. Το RFID μπορεί να αποκαλύψει σφάλματα ταχύτερα, αλλά δεν μπορεί να διορθώσει μόνο του τη σύγχυση ιδιοκτησίας. Κάποιος πρέπει να εξετάσει τις εξαιρέσεις. Κάποιος πρέπει να διορθώσει τα αρχεία. Κάποιος πρέπει να αποφασίσει εάν ένα τεμάχιο που βρέθηκε σε λάθος θέση πρέπει να μετακινηθεί φυσικά, να ενημερωθεί ψηφιακά ή να διερευνηθεί. Χωρίς αυτή τη ρουτίνα, ο έλεγχος γίνεται άλλη μια αναφορά που κανείς δεν εμπιστεύεται.

Η Crescent εξωτερικού χώρου Gear, μια φανταστική αποθήκη μάρκας στο Κολοράντο, ξεκίνησε με έναν απλό κανόνα. Κάθε πρωί, ένας επικεφαλής σάρωνε τις πενήντα κορυφαίες θέσεις συλλογής ταχέως κινούμενων προϊόντων με έναν φορητό αναγνώστη RFID. Η αναφορά εντόπιζε κιβώτια που έλειπαν, απροσδόκητα κιβώτια και κιβώτια με συγκρούσεις κατάστασης. Ο επικεφαλής είχε μία ώρα για να επιλύσει ή να αναθέσει εξαιρέσεις πριν από την έκδοση παραγγελιών. Αφού η ομάδα εξοικειώθηκε, η αποθήκη επέκτεινε τους καθημερινούς ελέγχους σε επιστροφές και προετοιμασία εξερχόμενων. Το πρόγραμμα λειτούργησε επειδή το πεδίο εφαρμογής ήταν αρκετά μικρό ώστε να δράσει. Δεν προσπάθησαν να σαρώσουν ολόκληρο το κτίριο μόνο και μόνο για να πουν ότι χρησιμοποιούν RFID.

Για αγοραστές που συγκρίνουν λύσεις ελέγχου αποθέματος RFID, οι καλύτερες ερωτήσεις είναι πρακτικές. Μπορούν οι ετικέτες να επιβιώσουν στο περιβάλλον του προϊόντος; Μπορεί ο αναγνώστης να καταγράψει τεμάχια σε κανονική ταχύτητα περπατήματος; Μπορεί το λογισμικό να διακρίνει κοντινά ράφια; Μπορεί να ενσωματωθεί με το WMS χωρίς χειροκίνητες εξαγωγές; Μπορεί να παράγει αναφορά εξαιρέσεων που κατανοεί το προσωπικό της αποθήκης; Μπορεί να χειριστεί παρτίδα, σειριακό αριθμό, ημερομηνία λήξης και κατάσταση θέσης; Μπορεί να αποτρέψει διπλή κωδικοποίηση EPC; Μπορούν οι επόπτες να δουν τάσεις με την πάροδο του χρόνου; Αυτές οι ερωτήσεις έχουν μεγαλύτερη σημασία από μια γενική υπόσχεση υψηλού ποσοστού ανάγνωσης.

Η απόδοση της επένδυσης πρέπει να περιλαμβάνει αποφευχθείσες απώλειες που δεν είναι πάντα ορατές σε ένα τυπικό υπολογιστικό φύλλο. Μετρήστε τις ώρες που δαπανώνται για την αναζήτηση χαμένου αποθέματος. Μετρήστε τα ταχέα μεταφορικά. Μετρήστε τις ακυρωμένες παραγγελίες. Μετρήστε την υπερβολική αγορά. Μετρήστε τις μειώσεις τιμών που προκαλούνται από ξεχασμένο απόθεμα. Μετρήστε τις διαγραφές που ανακαλύπτονται πολύ αργά. Μετρήστε τον χρόνο εξυπηρέτησης πελατών που δαπανάται ζητώντας συγγνώμη για ανακριβή διαθεσιμότητα. Το ghost inventory κρύβεται σε αυτές τις κατηγορίες, γι' αυτό οι διευθυντές συχνά το υποτιμούν μέχρι να αναπτυχθεί η επιχείρηση και να διευρυνθούν οι ρωγμές.

Οι καθημερινοί έλεγχοι RFID δεν αφορούν τη δημιουργία μιας τέλειας φαντασίας αποθήκης. Αφορούν την οικοδόμηση ενός πρακτικού, επαναλαμβανόμενου τρόπου διατήρησης του φυσικού αποθέματος και των αρχείων του συστήματος αρκετά κοντά ώστε οι άνθρωποι να εμπιστεύονται τους αριθμούς. Όταν το WMS λέει ότι ένα τεμάχιο είναι διαθέσιμο, ο συλλέκτης δεν πρέπει να αισθάνεται την ανάγκη να το επαληθεύσει από μνήμης. Όταν οι προμήθειες εξετάζουν τα επίπεδα αποθέματος, ο αγοραστής δεν πρέπει να προσθέτει ένα κρυφό buffer επειδή το σύστημα είναι αναξιόπιστο. Όταν η εξυπηρέτηση πελατών υπόσχεται αποστολή, η αποθήκη πρέπει να έχει αποδεικτικά στοιχεία ότι το προϊόν είναι πραγματικά εκεί.

Η θεραπεία για το ghost inventory είναι η ορατότητα με ρυθμό. Το RFID παρέχει την ορατότητα. Οι καθημερινοί έλεγχοι παρέχουν τον ρυθμό. Μαζί, μετατρέπουν την ακρίβεια απογραφής από περιοδικό καθαρισμό σε καθημερινή λειτουργική συνήθεια. Εκεί βρίσκεται η πραγματική αξία. Λιγότερες αιφνιδιαστικές ελλείψεις, λιγότερα κρυμμένα πλεονάσματα, λιγότερες επείγουσες αναζητήσεις, καθαρότερες υποσχέσεις πελατών και μια ομάδα αποθήκης που μπορεί επιτέλους να αντιμετωπίζει το σύστημα ως εργαλείο εργασίας αντί για πρόχειρη υπόδειξη.