Οι κρυφοί κίνδυνοι των ανακατασκευασμένων εκτυπωτών καρτών γραφείου

Η αγορά ενός ανακατασκευασμένου εκτυπωτή καρτών μπορεί με μια πρώτη ματιά να φαίνεται έξυπνη επαγγελματική απόφαση. Η τιμή είναι χαμηλότερη από ένα νέο μηχάνημα, ο πωλητής μπορεί να υποσχεθεί ότι έχει ελεγχθεί, και ο εκτυπωτής μπορεί ακόμη και να φαίνεται καθαρός στις φωτογραφίες του προϊόντος. Για ένα γραφείο που χρειάζεται μόνο να εκτυπώνει κάρτες ταυτότητας προσωπικού, κάρτες επισκεπτών, κάρτες μέλους ή κάρτες ελέγχου πρόσβασης, η προσφορά μπορεί να φαίνεται δύσκολο να απορριφθεί. Γιατί να πληρώσετε περισσότερα για έναν νέο εκτυπωτή καρτών ταυτότητας γραφείου αν ένας μεταχειρισμένος εκτυπωτής καρτών φαίνεται να κάνει την ίδια δουλειά;

Το πρόβλημα είναι ότι οι εκτυπωτές καρτών δεν είναι σαν τους συνηθισμένους επιτραπέζιους εκτυπωτές. Ένας εκτυπωτής καρτών PVC διαχειρίζεται θερμότητα, πίεση, κίνηση κορδέλας, τροφοδοσία καρτών, επαφή κεφαλής εκτύπωσης, έλεγχο υλικολογισμικό και μερικές φορές κωδικοποίηση μαγνητικής ταινίας ή έξυπνης κάρτας. Μικρά κρυφά ελαττώματα μπορούν να γίνουν δαπανηρά μόλις ο εκτυπωτής ενταχθεί σε πραγματική ροή εργασίας γραφείου. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών μπορεί να λειτουργεί κατά τη διάρκεια μιας σύντομης επίδειξης του πωλητή, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι θα εκτυπώνει καθαρές, ευανάγνωστες, ασφαλείς κάρτες κάθε μέρα για τα επόμενα δύο χρόνια.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών ταυτότητας είναι κακή αγορά. Κάποιες επιχειρήσεις αγοράζουν από πιστοποιημένους ανακατασκευαστές, λαμβάνουν σαφή εγγύηση και χρησιμοποιούν το μηχάνημα για εκτύπωση ελαφρού φόρτου χωρίς προβλήματα. Αλλά πολλά γραφεία υποτιμούν τους κινδύνους επειδή συγκρίνουν μόνο την τιμή αγοράς. Ξεχνούν να συγκρίνουν τη διάρκεια ζωής της κεφαλής εκτύπωσης, τη συμβατότητα κορδέλας, την υποστήριξη λογισμικού, τις ενημερώσεις προγραμμάτων οδήγησης, την αξιοπιστία τροφοδοσίας καρτών, τα χαρακτηριστικά ασφαλείας, την ακρίβεια κωδικοποίησης και το συνολικό κόστος διακοπής λειτουργίας. Στην έκδοση καρτών, ο φθηνότερος εκτυπωτής μπορεί να γίνει ο πιο ακριβός όταν αποτύχει στη λάθος στιγμή.

Γιατί οι ανακατασκευασμένοι εκτυπωτές καρτών μπορούν να γίνουν δαπανηροί

Στο Maple Ridge Dental Group, μια μικρή κλινική χρειαζόταν κάρτες προσωπικού και κάρτες πρόσβασης ασθενών για ένα νέο υποκατάστημα. Ο διευθυντής του γραφείου αγόρασε έναν ανακατασκευασμένο εκτυπωτή καρτών από μια διαδικτυακή αγορά επειδή κόστιζε λιγότερο από το μισό της τιμής ενός νέου εκτυπωτή καρτών ταυτότητας. Οι πρώτες είκοσι κάρτες φάνηκαν αποδεκτές. Δύο εβδομάδες αργότερα, εμφανίστηκε μια αχνή λευκή γραμμή σε κάθε εκτυπωμένη κάρτα. Ο πωλητής είπε ότι ο εκτυπωτής είχε περάσει τον έλεγχο, αλλά ένας τεχνικός αργότερα βρήκε φθαρμένη κεφαλή εκτύπωσης και ζημιά από σκόνη μέσα στη διαδρομή των καρτών. Η κλινική εξοικονόμησε χρήματα την πρώτη μέρα και μετά πλήρωσε για ανταλλακτικά, επείγουσες κενές κάρτες και προσωρινές χάρτινες κάρτες για νέους υπαλλήλους. Το πραγματικό κόστος δεν ήταν ο εκτυπωτής. Ήταν η διακοπή.

Φθαρμένες κεφαλές εκτύπωσης και κρυφά ελαττώματα εκτύπωσης

Η κεφαλή εκτύπωσης είναι ένα από τα πιο σημαντικά μέρη οποιουδήποτε εκτυπωτή άμεσης εκτύπωσης σε κάρτα ή εκτυπωτή καρτών με μεταφορά. Είναι επίσης ένα από τα πιο εύκολα προβλήματα που μπορούν να κρυφτούν σε μια ανακατασκευασμένη μονάδα. Μια κεφαλή εκτύπωσης μπορεί να φαίνεται εντάξει εξωτερικά, αλλά η φθορά μπορεί να εμφανιστεί ως λεπτές γραμμές, περιοχές με ελλιπές χρώμα, ανομοιόμορφη εκτύπωση ρητίνης ή κακή ποιότητα barcode. Τα γραφεία που εκτυπώνουν οπτικές κάρτες ονόματος μπορεί να ανεχτούν μικρά αισθητικά ελαττώματα για κάποιο διάστημα. Τα γραφεία που εκτυπώνουν κωδικούς QR, barcodes, κάρτες ελέγχου πρόσβασης ή πάσο επισκεπτών μπορεί να μην μπορούν. Ένα κατεστραμμένο barcode μπορεί να επιβραδύνει την είσοδο. Μια θολή φωτογραφία μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα ταυτοποίησης. Ένα κακής ποιότητας μαύρο στρώμα ρητίνης μπορεί να κάνει το κείμενο να φαίνεται φθηνό και αντιεπαγγελματικό.

Αναλώσιμα, κορδέλες και προμήθειες

Πολλοί αγοραστές ξεχνούν επίσης ότι οι εκτυπωτές καρτών χρειάζονται συμβατές κορδέλες και προμήθειες καθαρισμού. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών μπορεί να είναι παλαιότερο μοντέλο, και οι σωστές κορδέλες εκτυπωτή καρτών μπορεί να έχουν ήδη καταργηθεί, να είναι περιορισμένες σε απόθεμα ή να πωλούνται μόνο από λίγους διανομείς. Οι κορδέλες τρίτων μπορεί να λειτουργούν σε ορισμένα μηχανήματα, αλλά όχι πάντα αξιόπιστα. Κάποιες μάρκες χρησιμοποιούν αναγνώριση κορδέλας RFID ή ελέγχους υλικολογισμικό. Άλλες μπορεί να απορρίπτουν μη εγκεκριμένα αναλώσιμα μετά από μια ενημέρωση. Ένας μεταχειρισμένος εκτυπωτής καρτών που απαιτεί ακριβές ή δυσεύρετες κορδέλες μπορεί γρήγορα να εξαφανίσει την εξοικονόμηση από την αρχική αγορά.

Η Westhaven εφοδιαστική το έμαθε αυτό όταν αγόρασε τρεις ανακατασκευασμένους εκτυπωτές καρτών PVC για κάρτες προσωπικού αποθήκης. Οι εκτυπωτές ήταν φθηνοί και ο πωλητής συμπεριέλαβε μερικές εναπομείνασες έγχρωμες κορδέλες. Αφού εξαντλήθηκαν αυτές οι κορδέλες, η ομάδα προμηθειών διαπίστωσε ότι οι επίσημες κορδέλες YMCKO ήταν ακόμη διαθέσιμες αλλά σε τιμή πολύ υψηλότερη από το αναμενόμενο. Μια φθηνότερη κορδέλα προκάλεσε μετατόπιση χρώματος και συχνά σπασίματα κορδέλας. Η αποθήκη δεν χρειαζόταν πολυτελείς κάρτες, αλλά χρειαζόταν ανθεκτικές κάρτες που θα άντεχαν την καθημερινή σάρωση στις πόρτες πρόσβασης. Μετά από αρκετές αποτυχημένες παραγγελίες κορδέλας, η εταιρεία αντικατέστησε δύο εκτυπωτές με νεότερα μοντέλα που είχαν σταθερή προμήθεια αναλωσίμων. Οι ανακατασκευασμένες μονάδες δεν ήταν χαλασμένες, αλλά η κατάσταση με τις κορδέλες τις έκανε μη πρακτικές.

Κίνδυνοι λογισμικού, κωδικοποίησης και ασφάλειας

Μη υποστηριζόμενα προγράμματα οδήγησης και προβλήματα IT γραφείου

Η συμβατότητα λογισμικού είναι ένας ακόμη κρυφός κίνδυνος. Πολλά γραφεία υποθέτουν ότι ένας εκτυπωτής καρτών είναι απλώς μια συσκευή USB. Στην πραγματικότητα, η εκτύπωση καρτών ταυτότητας συχνά εξαρτάται από λογισμικό σχεδιασμού καρτών, σύνδεση βάσης δεδομένων, εισαγωγή φωτογραφιών, υποστήριξη προγραμμάτων οδήγησης Windows, εκτύπωση δικτύου, δικαιώματα χρήστη και μερικές φορές ενσωμάτωση με συστήματα ελέγχου πρόσβασης. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών ταυτότητας μπορεί να είναι από μια γενιά που δεν λαμβάνει πλέον ενημερώσεις προγραμμάτων οδήγησης. Μπορεί να λειτουργεί σε έναν παλιό φορητό υπολογιστή Windows αλλά να αποτυγχάνει σε νεότερους υπολογιστές γραφείου. Μπορεί να μην υποστηρίζει το πιο πρόσφατο λογισμικό καρτών ταυτότητας που θέλει να χρησιμοποιήσει η ομάδα HR ή ασφαλείας σας. Αν ο εκτυπωτής χρησιμοποιεί παλιά διασύνδεση δικτύου, το τμήμα IT μπορεί να μην θέλει καθόλου να τον συνδέσει.

Η Alder και Pike, μια φανταστική λογιστική εταιρεία, αγόρασε έναν ανακατασκευασμένο εκτυπωτή καρτών ταυτότητας για τη νέα εφαρμογή ελέγχου πρόσβασης. Ο εκτυπωτής διαφημιζόταν ως «πλήρως λειτουργικός» και τεχνικά ήταν. Το πρόβλημα εμφανίστηκε όταν η ομάδα IT προσπάθησε να τον εγκαταστήσει σε εταιρικούς φορητούς υπολογιστές με τις τρέχουσες πολιτικές ασφαλείας. Το παλιό πρόγραμμα οδήγησης απαιτούσε δικαιώματα διαχειριστή, το λογισμικό σχεδιασμού φαινόταν ξεπερασμένο και ο εκτυπωτής δεν συμπεριφερόταν καλά μέσω του δικτύου του γραφείου. Το τμήμα HR κατέληξε να δανείζεται μια τοπική ρύθμιση USB από το IT κάθε φορά που προσλαμβανόταν νέος υπάλληλος. Το γραφείο εξοικονόμησε χρήματα σε υλικό αλλά δημιούργησε μια ενοχλητική χειροκίνητη διαδικασία που κράτησε μήνες.

Η κωδικοποίηση έξυπνων καρτών μπορεί να μην ταιριάζει με το σύστημά σας

Οι μονάδες κωδικοποίησης δημιουργούν ακόμη περισσότερο κίνδυνο. Πολλοί εκτυπωτές καρτών γραφείου δεν χρησιμοποιούνται μόνο για την εκτύπωση ονόματος και φωτογραφίας. Μπορεί να κωδικοποιούν κάρτες μαγνητικής ταινίας, κάρτες με επαφή τσιπ, ανέπαφες έξυπνες κάρτες, κάρτες MIFARE, κάρτες DESFire ή άλλα διαπιστευτήρια ελέγχου πρόσβασης. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών μπορεί να περιλαμβάνει κωδικοποιητή, αλλά οι αγοραστές πρέπει να επιβεβαιώσουν ακριβώς τι τύπο κωδικοποιητή έχει, αν ταιριάζει με την τεχνολογία καρτών τους και αν εξακολουθεί να λειτουργεί με ακρίβεια. Ένας εκτυπωτής που αναφέρεται ως «έτοιμος για έξυπνες κάρτες» μπορεί να έχει μόνο σταθμό επαφής, όχι τον ανέπαφο κωδικοποιητή που απαιτεί το σύστημά σας. Μια μονάδα μαγνητικής ταινίας μπορεί να είναι κακώς ευθυγραμμισμένη. Ένας ανέπαφος κωδικοποιητής μπορεί να έχει ξεπερασμένο υλικολογισμικό ή περιορισμένη υποστήριξη λογισμικού.

Το Pineview College αγόρασε έναν ανακατασκευασμένο εκτυπωτή καρτών για την έκδοση φοιτητικών καρτών ταυτότητας με ανέπαφη πρόσβαση. Η ομάδα εγκαταστάσεων υπέθεσε ότι ο ενσωματωμένος κωδικοποιητής θα υποστήριζε τις ίδιες κάρτες που χρησιμοποιούσε το σύστημα πρόσβασης των κοιτώνων. Δεν το έκανε. Ο εκτυπωτής είχε σταθμό έξυπνης κάρτας με επαφή, ενώ η πανεπιστημιούπολη χρειαζόταν ανέπαφη κωδικοποίηση. Ο πωλητής δεν δεχόταν επιστροφή επειδή η καταχώριση έλεγε «περιλαμβάνεται επιλογή έξυπνης κάρτας», που ήταν τεχνικά αληθές αλλά όχι αρκετά συγκεκριμένο. Το κολέγιο έπρεπε να εκτυπώνει τις κάρτες στον ανακατασκευασμένο εκτυπωτή και να τις κωδικοποιεί ξεχωριστά με έναν επιτραπέζιο αναγνώστη. Αυτό το επιπλέον βήμα δημιούργησε σφάλματα, καθυστερήσεις και ασυμφωνίες στα αρχεία κατά την εβδομάδα εγγραφής των φοιτητών.

Οι μεταχειρισμένοι εκτυπωτές μπορούν να φέρουν ανησυχίες για δεδομένα και ασφάλεια

Η ασφάλεια συχνά αγνοείται όταν τα γραφεία αγοράζουν μεταχειρισμένο εξοπλισμό γραφείου. Ένας εκτυπωτής καρτών μπορεί να αποθηκεύει εργασίες εκτύπωσης, δεδομένα κατόχων καρτών, ρυθμίσεις δικτύου, κωδικούς διαχειριστή ή διαμόρφωση κωδικοποίησης. Δεν αποθηκεύουν όλοι οι εκτυπωτές ευαίσθητα δεδομένα μόνιμα, αλλά ορισμένα συστήματα διατηρούν αρχεία καταγραφής ή ρυθμίσεις που θα έπρεπε να διαγραφούν πριν από τη μεταπώληση. Ένας απρόσεκτος μεταπωλητής μπορεί να καθαρίσει το εξωτερικό του μηχανήματος αλλά να αφήσει τα εσωτερικά δεδομένα άθικτα. Για γραφεία που εκδίδουν κάρτες προσωπικού ή κάρτες ελέγχου πρόσβασης, αυτό θα πρέπει να εγείρει ανησυχίες. Δεν θέλετε ρυθμίσεις του προηγούμενου ιδιοκτήτη μέσα στη ροή εργασίας έκδοσης διαπιστευτηρίων σας και δεν θέλετε τα δικά σας δεδομένα κατόχων καρτών να εκτεθούν αν το μηχάνημα αργότερα επιστραφεί, μεταπωληθεί ή επισκευαστεί.

Η Harborline Foods, μια φανταστική εταιρεία επεξεργασίας τροφίμων, αγόρασε έναν ανακατασκευασμένο εκτυπωτή καρτών από πωλητή εκκαθάρισης. Ο εκτυπωτής περιείχε ακόμη το όνομα δικτύου της προηγούμενης εταιρείας και ένα αποθηκευμένο προφίλ διαχειριστή στο πακέτο λογισμικού που τον συνόδευε. Δεν συνέβη τίποτα δραματικό, αλλά η ανακάλυψη ανησύχησε τον υπεύθυνο συμμόρφωσης της εταιρείας. Αν τα παλιά δεδομένα ήταν ακόμη εκεί, τι θα συνέβαινε όταν η Harborline αργότερα θα απορρίψει τον εκτυπωτή; Η εταιρεία εισήγαγε έναν κανόνα ότι όλος ο εξοπλισμός εκτύπωσης καρτών ταυτότητας έπρεπε να προέρχεται από προμηθευτές που μπορούν να τεκμηριώσουν τη διαγραφή δεδομένων, την κατάσταση του υλικολογισμικό και το ιστορικό ιδιοκτησίας. Ο εκτυπωτής είχε λειτουργήσει, αλλά η διαδικασία προμηθειών είχε αποτύχει.

Προβλήματα αξιοπιστίας που επηρεάζουν την καθημερινή εκτύπωση καρτών ταυτότητας

Αδύναμοι όροι εγγύησης και μέρη φθοράς

Η διατύπωση της εγγύησης είναι ένας ακόμη τομέας όπου οι αγοραστές παγιδεύονται. Ένας πωλητής μπορεί να πει «ελεγμένος», «ανακατασκευασμένος», «ανανεωμένος» ή «πιστοποιημένος», αλλά αυτές οι λέξεις δεν σημαίνουν πάντα το ίδιο πράγμα. Κάποιοι ανακατασκευασμένοι εκτυπωτές καρτών έχουν επιθεωρηθεί, καθαριστεί και επισκευαστεί επαγγελματικά και καλύπτονται από πραγματική εγγύηση. Άλλοι είναι απλώς μεταχειρισμένα μηχανήματα που σκουπίστηκαν με ένα πανί και ενεργοποιήθηκαν για λίγα λεπτά. Ένα παράθυρο επιστροφής τριάντα ημερών δεν είναι το ίδιο με εγγύηση σέρβις ενός έτους. Μια εγγύηση που εξαιρεί κεφαλές εκτύπωσης, κυλίνδρους τροφοδοσίας, μονάδες κωδικοποίησης και εργατικά μπορεί να μην σας προστατεύσει από τις πιο πιθανές βλάβες.

Η North Gate Coworking αγόρασε έναν μεταχειρισμένο εκτυπωτή καρτών ταυτότητας για να εκτυπώνει κάρτες μέλους για τρεις τοποθεσίες. Ο πωλητής προσέφερε σύντομη εγγύηση και ο εκτυπωτής λειτούργησε για περίπου έξι εβδομάδες. Τότε η τροφοδοσία καρτών έγινε αναξιόπιστη. Κάποιες κάρτες εισέρχονταν υπό γωνία, κάποιες μπλοκάρονταν και κάποιες εκτυπώνονταν με μετατοπισμένο σχέδιο. Ο πωλητής είπε ότι οι κύλινδροι τροφοδοσίας είναι μέρη φθοράς και δεν καλύπτονται. Η North Gate πλήρωσε έναν τοπικό τεχνικό για να καθαρίσει και να ρυθμίσει το μηχάνημα, αλλά το πρόβλημα επανήλθε κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης καμπάνιας εγγραφών μελών. Ένας νέος εκτυπωτής θα κόστιζε περισσότερο κατά την αγορά, αλλά θα περιλάμβανε επίσης σωστή υποστήριξη και προβλέψιμο χρόνο λειτουργίας.

Προβλήματα τροφοδοσίας καρτών και ποιότητας εκτύπωσης

Τα προβλήματα τροφοδοσίας καρτών είναι ιδιαίτερα συνηθισμένα σε παλαιότερους εκτυπωτές. Οι κάρτες PVC είναι άκαμπτες, λείες και χωρίς περιθώρια ανοχής. Οι κύλινδροι τροφοδοσίας πρέπει να πιάνουν με συνέπεια. Οι αισθητήρες πρέπει να ανιχνεύουν με ακρίβεια τη θέση της κάρτας. Η σκόνη, οι φθαρμένοι κύλινδροι, τα αδύναμα ελατήρια και οι κατεστραμμένοι υποδοχείς εισόδου μπορούν να προκαλέσουν μπλοκαρίσματα ή κακή ευθυγράμμιση εκτύπωσης. Σε ένα γραφείο που εκτυπώνει πέντε κάρτες τον μήνα, αυτό μπορεί να είναι απλώς ενοχλητικό. Σε μια εταιρεία που εντάσσει δεκάδες υπαλλήλους, εκδίδει κάρτες επισκεπτών καθημερινά ή εκτυπώνει κάρτες μέλους σε παρτίδες, μπορεί να γίνει σοβαρό σημείο συμφόρησης. Η κακή τροφοδοσία καρτών σπαταλά επίσης κενές κάρτες και κορδέλες, οπότε κάθε μπλοκάρισμα έχει υλικό κόστος.

Η συνέπεια της ποιότητας εκτύπωσης έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν πολλοί αγοραστές. Μια κάρτα ταυτότητας υπαλλήλου δεν είναι απλώς διακόσμηση. Αντιπροσωπεύει πρόσβαση, ασφάλεια, εικόνα της μάρκας και εσωτερικό έλεγχο. Οι ξεθωριασμένες φωτογραφίες, τα ανομοιόμορφα χρώματα και το αδύναμο κείμενο ρητίνης μπορούν να κάνουν μια εταιρεία να φαίνεται απρόσεκτη. Ακόμη πιο σημαντικό, η κακή ποιότητα εκτύπωσης μπορεί να επηρεάσει τη σάρωση. Τα barcodes, οι κωδικοί QR και οι μικροί αριθμοί ταυτότητας χρειάζονται καθαρές άκρες. Αν ο ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών σας παράγει ασυνεπές αποτέλεσμα, μπορεί να περάσετε ώρες προσαρμόζοντας σχέδια, αλλάζοντας κορδέλες, καθαρίζοντας το μηχάνημα και επανεκτυπώνοντας κάρτες.

Η BrightRail Services, μια φανταστική εργολήπτρια συντήρησης, εκτύπωνε κάρτες για εργαζόμενους που εισέρχονταν σε σιδηροδρομικά αμαξοστάσια. Η εταιρεία αγόρασε έναν ανακατασκευασμένο εκτυπωτή επειδή χρειαζόταν μόνο μερικές εκατοντάδες κάρτες τον χρόνο. Ο εκτυπωτής φαινόταν εντάξει με απλές φωτογραφίες, αλλά τα μικρά εικονίδια πιστοποίησης ασφαλείας έβγαιναν θολά. Οι επόπτες των εγκαταστάσεων παραπονέθηκαν επειδή οι φύλακες δεν μπορούσαν εύκολα να επιβεβαιώσουν ποιοι εργαζόμενοι ήταν εγκεκριμένοι για συγκεκριμένες ζώνες. Η BrightRail άλλαξε τον σχεδιασμό της κάρτας για να χρησιμοποιεί μεγαλύτερα εικονίδια, αλλά αυτό ήταν προσωρινή λύση, όχι διόρθωση. Η εταιρεία αργότερα συνειδητοποίησε ότι η ανάλυση του παλιού εκτυπωτή και η φθαρμένη κεφαλή εκτύπωσης περιόριζαν τον σχεδιασμό της κάρτας.

Περιορισμοί πλαστικοποίησης, συνδεσιμότητας και διαχείρισης

Ένα άλλο κρυφό ζήτημα είναι η δυνατότητα πλαστικοποίησης. Κάποια γραφεία χρειάζονται περισσότερα από βασικές εκτυπωμένες κάρτες PVC. Οι κάρτες ταυτότητας υπαλλήλων μπορεί να απαιτούν ολογραφικά επικαλύμματα, προστατευτική πλαστικοποίηση, εκτύπωση UV ή χαρακτηριστικά ασφαλείας για την αποτροπή εύκολης αντιγραφής. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών μπορεί να μην περιλαμβάνει λειτουργική μονάδα πλαστικοποίησης ή ο πλαστικοποιητής μπορεί να απαιτεί ξεχωριστά αναλώσιμα που είναι ακριβά ή δύσκολο να βρεθούν. Αν το γραφείο σας χρειάζεται ανθεκτικές κάρτες πρόσβασης, κάρτες διαχείρισης επισκεπτών ή κρατικού τύπου ταυτότητες προσωπικού, θα πρέπει να επαληθεύσετε αν ο ανακατασκευασμένος εκτυπωτής μπορεί να υποστηρίξει το επίπεδο ασφαλείας που πραγματικά χρειάζεστε.

Ο Όμιλος Ξενοδοχείων Eastford ήθελε να εκτυπώνει κάρτες προσωπικού και πάσο εργολάβων εσωτερικά. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής φαινόταν κατάλληλος επειδή προσέφερε εκτύπωση πλήρους χρώματος και κωδικοποίηση μαγνητικής ταινίας. Το πρόβλημα εμφανίστηκε αφού η ασφάλεια ζήτησε προστατευτικό επίστρωμα με προσαρμοσμένα οπτικά σημάδια. Ο εκτυπωτής μπορούσε να εκτυπώσει κάρτες, αλλά δεν μπορούσε να τις πλαστικοποιήσει. Το ξενοδοχείο δοκίμασε τυπικές κορδέλες επικάλυψης, αλλά οι κάρτες γρατσουνίζονταν γρήγορα όταν το προσωπικό τις στερέωνε σε μεταλλικές θήκες καρτών. Για προσωρινές κάρτες, το μηχάνημα ήταν εντάξει. Για καθημερινά διαπιστευτήρια προσωπικού, ήταν η λάθος αγορά.

Οι παλαιότεροι ανακατασκευασμένοι εκτυπωτές καρτών μπορεί επίσης να υστερούν σε σύγχρονη συνδεσιμότητα και λειτουργίες διαχείρισης. Οι νεότεροι εκτυπωτές καρτών ταυτότητας γραφείου συχνά υποστηρίζουν Ethernet, ασφαλή διαμόρφωση δικτύου, έλεγχο πρόσβασης χρηστών, παρακολούθηση εργασιών εκτύπωσης και ευκολότερη ανάπτυξη προγραμμάτων οδήγησης. Τα παλαιότερα μηχανήματα μπορεί να βασίζονται σε USB ή ξεπερασμένα πρωτόκολλα δικτύου. Για ένα μικρό γραφείο, αυτό μπορεί να είναι αποδεκτό. Για μια εταιρεία με πολλά τμήματα, απομακρυσμένη υποστήριξη IT ή αυστηρότερους κανόνες κυβερνοασφάλειας, μπορεί να είναι πρόβλημα. Ένας εκτυπωτής που δεν μπορεί να διαχειριστεί σωστά μπορεί να παραγκωνιστεί και να τον χειρίζεται ένα άτομο, γεγονός που δημιουργεί εξάρτηση και καθυστερήσεις.

Το Cedar Bay Council, ένα φανταστικό γραφείο τοπικής αυτοδιοίκησης, αγόρασε ανακατασκευασμένους εκτυπωτές καρτών ταυτότητας για δύο διοικητικά κτίρια. Τα μηχανήματα εκτύπωναν αποδεκτές κάρτες, αλλά το IT αρνήθηκε να τα βάλει στο κύριο δίκτυο λόγω μη υποστηριζόμενου υλικολογισμικό και ασαφών ρυθμίσεων ασφαλείας. Το προσωπικό έπρεπε να χρησιμοποιεί έναν αποκλειστικό υπολογιστή εκτός σύνδεσης για να εκτυπώνει πάσο υπαλλήλων. Αυτή η ρύθμιση ακουγόταν ασφαλέστερη, αλλά προκάλεσε επίσης προβλήματα ελέγχου εκδόσεων. Τα πρότυπα καρτών στον υπολογιστή εκτός σύνδεσης δεν ενημερώνονταν πάντα, οπότε κάποιες νέες κάρτες χρησιμοποιούσαν παλιά ονόματα τμημάτων. Η τιμή του υλικού ήταν χαμηλή, αλλά η ροή εργασίας έγινε συγκεχυμένη.

Ελλείποντα αξεσουάρ και ανταλλακτικά χαμηλής ποιότητας

Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος ελλειπόντων αξεσουάρ. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών μπορεί να φτάσει χωρίς τον σωστό υποδοχέα καρτών, τον δίσκο εξόδου, τον μετασχηματιστή τροφοδοσίας, τον κύλινδρο καθαρισμού, το καλώδιο USB, την κάρτα βαθμονόμησης, τον δίσκο προγραμμάτων οδήγησης ή το κλειδί άδειας. Κάποια αξεσουάρ αντικαθίστανται εύκολα. Άλλα είναι ειδικά για το μοντέλο και εκπληκτικά ακριβά. Μια άδεια που λείπει για λογισμικό σχεδιασμού καρτών ταυτότητας μπορεί να είναι μεγαλύτερο πρόβλημα από ένα καλώδιο που λείπει. Οι αγοραστές δεν πρέπει να υποθέτουν ότι το πακέτο του εκτυπωτή περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζονται για να ξεκινήσουν την εκτύπωση. Θα πρέπει να ζητούν έναν πλήρη κατάλογο των περιλαμβανόμενων στοιχείων και να επιβεβαιώνουν αν η άδεια λογισμικού είναι νόμιμη, μεταβιβάσιμη και συμβατή με τους υπολογιστές του γραφείου τους.

Η Sunvale Manufacturing παρήγγειλε έναν ανακατασκευασμένο εκτυπωτή καρτών για κάρτες ταυτότητας εργοστασίου. Ο εκτυπωτής έφτασε σε καλή φυσική κατάσταση, αλλά η άδεια του λογισμικού σχεδιασμού καρτών δεν περιλαμβανόταν. Ο πωλητής είπε ότι η καταχώριση κάλυπτε μόνο το υλικό. Η Sunvale χρησιμοποίησε προσωρινά ένα δωρεάν εργαλείο σχεδιασμού, αλλά δεν μπορούσε να συνδεθεί καθαρά με το υπολογιστικό φύλλο HR που χρησιμοποιούνταν για τα δεδομένα των υπαλλήλων. Ο βοηθός HR έπρεπε να αντιγράφει χειροκίνητα ονόματα και αριθμούς ταυτότητας, γεγονός που προκάλεσε ορθογραφικά λάθη και διπλούς αριθμούς καρτών. Ο εκτυπωτής δεν ήταν το μόνο πράγμα που χρειαζόταν η εταιρεία. Χρειαζόταν ένα πλήρες σύστημα έκδοσης καρτών ταυτότητας.

Τα πλαστά ή χαμηλής ποιότητας ανταλλακτικά είναι μια ακόμη ανησυχία. Κάποιοι ανακατασκευασμένοι εκτυπωτές επισκευάζονται με μη γνήσια εξαρτήματα. Ένα τροφοδοτικό τρίτου κατασκευαστή, ένας κύλινδρος χαμηλής ποιότητας, μια γενική κεφαλή εκτύπωσης ή μια πρόχειρη επισκευή αισθητήρα μπορεί να λειτουργήσει για λίγο και μετά να αποτύχει υπό κανονική χρήση. Εκτός αν ο πωλητής είναι διαφανής σχετικά με το ιστορικό επισκευών, ο αγοραστής μπορεί να μην μάθει ποτέ τι έχει αλλαχθεί. Αυτό έχει σημασία επειδή ένας εκτυπωτής καρτών είναι συσκευή ακριβείας. Μικρές μηχανικές ή θερμικές διαφορές μπορούν να εμφανιστούν ως σπασίματα κορδέλας, μπλοκαρίσματα καρτών, ελαττώματα εκτύπωσης ή σφάλματα κωδικοποιητή.

Οι μελλοντικές ανάγκες και το συνολικό κόστος πρέπει να καθοδηγούν την αγορά

Τα γραφεία θα πρέπει επίσης να σκέφτονται τη μελλοντική ανάπτυξη. Ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών μονής όψης μπορεί να αρκεί σήμερα, αλλά τι γίνεται όταν η εταιρεία θέλει κάρτες ταυτότητας υπαλλήλων διπλής όψης με στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης, επίπεδα πρόσβασης ή σήματα συμμόρφωσης; Ένα μοντέλο χαμηλού κόστους μπορεί να μην αναβαθμίζεται. Ένας εκτυπωτής χωρίς κωδικοποιητή μπορεί να μην υποστηρίζει τη μελλοντική έκδοση καρτών ελέγχου πρόσβασης. Ένα μηχάνημα που δεν μπορεί να χειριστεί επανεγγράψιμες κάρτες, σύνθετες κάρτες ή παχύτερες κάρτες μπορεί να περιορίσει τις επιλογές σας. Η πολύ στενή αγορά μπορεί να αναγκάσει μια δεύτερη αγορά νωρίτερα από το αναμενόμενο.

Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι ένας ανακατασκευασμένος εκτυπωτής καρτών δεν πρέπει ποτέ να εξετάζεται. Μπορεί να είναι λογική επιλογή για εκτύπωση χαμηλού όγκου και μη κρίσιμης σημασίας όταν ο πωλητής είναι αξιόπιστος, το μοντέλο υποστηρίζεται ακόμη και το γραφείο κατανοεί τους περιορισμούς. Ένας μικρός σύλλογος που εκτυπώνει κάρτες μέλους λίγες φορές τον χρόνο μπορεί να είναι ικανοποιημένος με έναν μεταχειρισμένο εκτυπωτή καρτών. Ένας εφεδρικός εκτυπωτής για προσωρινές κάρτες επισκεπτών μπορεί να μην χρειάζεται υψηλής ποιότητας λειτουργίες. Αλλά ένα γραφείο που εκδίδει ασφαλή διαπιστευτήρια υπαλλήλων, κάρτες ελέγχου πρόσβασης ή κωδικοποιημένες έξυπνες κάρτες θα πρέπει να είναι πολύ πιο προσεκτικό.

Ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε πριν αγοράσετε

Πριν αγοράσετε, κάντε άμεσες ερωτήσεις. Πόσες κάρτες έχει ήδη παράγει ο εκτυπωτής; Έχει αντικατασταθεί η κεφαλή εκτύπωσης; Υπάρχουν διαθέσιμες δοκιμαστικές εκτυπώσεις με σχέδιο πλήρους χρώματος, μαύρο κείμενο ρητίνης, barcodes και σχέδια από άκρη σε άκρη; Υποστηρίζονται ακόμη τα προγράμματα οδήγησης για το λειτουργικό σας σύστημα; Είναι εύκολο να αγοράσετε συμβατές κορδέλες και κιτ καθαρισμού; Περιλαμβάνει ο εκτυπωτής τον κωδικοποιητή που χρειάζεστε, όχι απλώς μια αόριστη επιλογή έξυπνης κάρτας; Ποια εγγύηση προσφέρεται και ποια μέρη εξαιρούνται; Έχουν διαγραφεί τα δεδομένα του εκτυπωτή; Μπορεί ο πωλητής να παρέχει υποστήριξη σέρβις αν εμφανιστούν προβλήματα μετά την εγκατάσταση;

Ένας έξυπνος αγοραστής θα πρέπει επίσης να συγκρίνει το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας. Προσθέστε το κόστος κορδελών, κενών καρτών, κιτ καθαρισμού, ανταλλακτικών κεφαλών εκτύπωσης, αδειών λογισμικού, αποστολής, διακοπής λειτουργίας, επισκέψεων σέρβις και χρόνου προσωπικού. Στη συνέχεια συγκρίνετε αυτό το σύνολο με έναν νέο εκτυπωτή καρτών γραφείου που περιλαμβάνει εγγύηση, τρέχοντα προγράμματα οδήγησης, γνωστά αναλώσιμα και υποστήριξη προμηθευτή. Μερικές φορές το ανακατασκευασμένο μηχάνημα κερδίζει ακόμη. Συχνά, δεν κερδίζει.

Τελικές σκέψεις για τους κινδύνους των ανακατασκευασμένων εκτυπωτών καρτών

Ο κρυφός κίνδυνος της αγοράς ενός ανακατασκευασμένου εκτυπωτή καρτών δεν είναι ότι θα αποτύχει πάντα. Ο πραγματικός κίνδυνος είναι ότι ο κίνδυνος είναι δύσκολο να φανεί πριν βασιστείτε σε αυτόν. Το μηχάνημα μπορεί να ενεργοποιηθεί. Μπορεί να εκτυπώσει μια δείγμα κάρτα. Μπορεί να φαίνεται καθαρό. Αλλά αν η κεφαλή εκτύπωσης είναι φθαρμένη, ο κωδικοποιητής είναι λάθος, η προμήθεια κορδέλας είναι ασταθής, το πρόγραμμα οδήγησης είναι ξεπερασμένο ή η εγγύηση είναι αδύναμη, το γραφείο θα πληρώσει αργότερα σε χαμένες κάρτες, απογοητευμένο προσωπικό, καθυστερημένη ένταξη νέων υπαλλήλων και μη ασφαλείς διαδικασίες διαπιστευτηρίων.

Για την εκτύπωση καρτών ταυτότητας γραφείου, η αξιοπιστία δεν είναι πολυτελές χαρακτηριστικό. Είναι μέρος της δουλειάς. Ένας εκτυπωτής καρτών βρίσκεται στο σημείο όπου συναντώνται το HR, η ασφάλεια, το IT, οι εγκαταστάσεις και οι καθημερινές λειτουργίες. Όταν λειτουργεί, κανείς δεν τον σκέφτεται. Όταν αποτυγχάνει, οι νέοι υπάλληλοι περιμένουν, οι επισκέπτες καθυστερούν, οι κάρτες πρόσβασης επανεκδίδονται και κάποιος πρέπει να εξηγήσει γιατί ένας «φθηνός» εκτυπωτής τώρα καθυστερεί το γραφείο. Γι' αυτό οι ανακατασκευασμένοι εκτυπωτές καρτών θα πρέπει να αγοράζονται με προσοχή, όχι παρορμητικά. Η τιμή μπορεί να είναι μικρή, αλλά οι κρυφοί κίνδυνοι μπορεί να είναι πολύ μεγαλύτεροι από ό,τι φαίνονται.