Το κρυφό κόστος του πλασματικού αποθέματος στα παντοπωλεία

Οι περισσότεροι διαχειριστές παντοπωλείων πιστεύουν ότι κατανοούν τα προβλήματα απογραφής. Γνωρίζουν για τις απώλειες. Γνωρίζουν για τη φθορά. Γνωρίζουν για τις κατεστραμμένες συσκευασίες, τις καθυστερημένες παραδόσεις, τις κακές προβλέψεις και τα λάθη στις προωθητικές ενέργειες. Αυτό που πολλοί από αυτούς εξακολουθούν να υποτιμούν είναι το «φανταστικό απόθεμα». Πρόκειται για το απόθεμα που το σύστημα λέει ότι έχετε, ακόμη και αν το ράφι, το ψυγείο, το πίσω δωμάτιο ή ο συλλέκτης παραγγελιών λέει το αντίθετο. Ακούγεται σαν ένα μικρό ζήτημα δεδομένων μέχρι να αρχίσει να συσσωρεύεται σε χιλιάδες ταχέως κινούμενα είδη. Τότε μετατρέπεται σε μία από τις πιο δαπανηρές αόρατες διαρροές στον κλάδο των παντοπωλείων.

Η Ήσυχη Διαρροή του Φανταστικού Αποθέματος

Το φανταστικό απόθεμα δεν είναι δραματικό με τον τρόπο που είναι δραματική μια κλοπή φορτηγού ή μια βλάβη ψύξης. Είναι πιο ήσυχο από αυτό. Κρύβεται μέσα στις καθημερινές λειτουργίες. Μια κούτα παραλαμβάνεται λανθασμένα. Μια αναπλήρωση ραφιού γίνεται χωρίς σωστή προσαρμογή. Μια κατεστραμμένη μονάδα παραμένει στην καταμέτρηση για πολύ καιρό. Μια προωθητική ενέργεια αδειάζει την προθήκη πιο γρήγορα από το αναμενόμενο, ενώ το σύστημα εξακολουθεί να δείχνει άφθονο απόθεμα. Ένας συλλέκτης online παραγγελιών πηγαίνει στον διάδρομο επτά για ένα είδος που τεχνικά υπάρχει στο αρχείο απογραφής αλλά δεν υπάρχει φυσικά πουθενά όπου μπορεί να πωληθεί. Ένα λάθος είναι μικρό. Εκατό καθημερινά λάθη σε ένα δίκτυο γίνονται πρόβλημα περιθωρίου κέρδους.

Γι' αυτό το κόστος του φανταστικού αποθέματος σοκάρει τους ανθρώπους μόνο αφού τελικά το υπολογίσουν ειλικρινά. Το πρώτο κόστος είναι οι χαμένες πωλήσεις. Αν το σύστημα λέει ότι το είδος είναι διαθέσιμο, κανείς δεν βιάζεται να το παραγγείλει ξανά. Κανείς δεν το επισημαίνει ως εξαντλημένο. Κανείς δεν στέλνει έναν υπάλληλο του καταστήματος να το ερευνήσει μέχρι το ράφι να έχει ήδη απογοητεύσει μια μεγάλη σειρά πελατών. Στα παντοπωλεία, αυτό είναι σκληρό, επειδή οι αγοραστές δεν αντιμετωπίζουν το χαμένο γάλα, τα αυγά, το ψωμί, το εμφιαλωμένο νερό ή τα βρεφικά σνακ ως αφηρημένη ταλαιπωρία. Είτε υποκαθιστούν, είτε καθυστερούν, είτε φεύγουν. Κάποιοι επιστρέφουν αργότερα. Κάποιοι όχι.

Πραγματικά Παραδείγματα Ζημιάς από Φανταστικό Απόθεμα

Ένας όμιλος γειτονικών σούπερ μάρκετ στο Οχάιο το έμαθε αυτό με τις πολυσυσκευασίες γιαουρτιού κατά τη διάρκεια μιας καλοκαιρινής προωθητικής ενέργειας. Τα καταστήματα πίστευαν ότι είχαν αρκετό απόθεμα επειδή το σύστημα διαχείρισης απογραφής παντοπωλείου εξακολουθούσε να δείχνει αρκετές κούτες διαθέσιμες στο αποθεματικό του πίσω δωματίου. Στην πραγματικότητα, το προϊόν είχε καταμετρηθεί λανθασμένα κατά τη διάρκεια μιας βιαστικής παραλαβής το Σαββατοκύριακο και οι φανταστικές μονάδες δεν υπήρξαν ποτέ στο κατάστημα. Οι πελάτες συνέχιζαν να έρχονται για να αγοράσουν το προωθημένο είδος και έβρισκαν ένα άδειο τμήμα. Τα καταστήματα κατηγόρησαν αρχικά την πρόβλεψη. Αφού έψαξαν βαθύτερα, η διοίκηση συνειδητοποίησε ότι το μεγαλύτερο πρόβλημα ήταν η ακρίβεια απογραφής, όχι η ζήτηση. Η προωθητική ενέργεια δεν απέτυχε επειδή οι αγοραστές δεν είχαν ενδιαφέρον. Απέτυχε επειδή το σύστημα έλεγε ψέματα με σιγουριά.

Σπατάλη Εργασίας

Το δεύτερο κόστος είναι η σπατάλη εργασίας. Το φανταστικό απόθεμα στέλνει τους υπαλλήλους σε άσκοπες αποστολές. Οι υπάλληλοι ψάχνουν σε ψυγεία, καταψύκτες, καροτσάκια αποθέματος, άκρα προωθητικών ενεργειών, χώρους κατεστραμμένων προϊόντων και ράφια του πίσω δωματίου για απόθεμα που δεν υπάρχει. Οι συλλέκτες online παραγγελιών παντοπωλείου κάνουν το ίδιο πράγμα υπό ακόμη μεγαλύτερη πίεση, επειδή κάθε χαμένο λεπτό επηρεάζει τα ποσοστά υποκατάστασης και την κερδοφορία των παραγγελιών. Ένα κατάστημα μπορεί να κάψει ένα σοκαριστικό ποσό μισθοδοσίας απλώς κυνηγώντας φανταστικά προϊόντα. Επειδή η αναζήτηση φαίνεται φυσιολογική, πολλοί διαχειριστές δεν την απομονώνουν ποτέ ως κατηγορία κόστους. Απλώς ζουν με την επιβάρυνση.

Μια μεσαίου μεγέθους αλυσίδα στη South Korea το είδε αυτό στη λειτουργία click και collect. Οι συλλέκτες συνέχιζαν να ξοδεύουν επιπλέον χρόνο ψάχνοντας για συσκευασμένες σαλάτες και μπολ έτοιμων γευμάτων που υποτίθεται ότι ήταν διαθέσιμα. Η ομάδα του πίσω δωματίου κατηγορούσε το μπροστινό μέρος. Το μπροστινό μέρος κατηγορούσε την παραλαβή. Η παραλαβή κατηγορούσε το προωθητικό χάος. Μόλις η αλυσίδα έλεγξε τη διαδικασία πιο σοβαρά, διαπίστωσε ότι το φανταστικό απόθεμα προκαλούσε μεγάλο μέρος του χαμένου χρόνου συλλογής. Τα προϊόντα δεν ήταν κρυμμένα. Είχαν φύγει. Το κόστος εργασίας δεν ήταν μόνο ο χρόνος που δαπανήθηκε για αναζήτηση. Ήταν επίσης ο χρόνος που δαπανήθηκε για επανέλεγχο παραγγελιών, αποστολή μηνυμάτων σε επόπτες, πραγματοποίηση υποκαταστάσεων και απολογία σε πελάτες.

Ζημιά στην Πρόβλεψη

Στη συνέχεια υπάρχει η ζημιά στην πρόβλεψη. Η αναπλήρωση παντοπωλείου εξαρτάται από σήματα. Αν οι μετρήσεις του διαθέσιμου αποθέματός σας είναι λανθασμένες, η αυτοματοποιημένη λογική επαναπαραγγελίας σας γίνεται λιγότερο αξιόπιστη. Το σύστημα πιστεύει ότι ορισμένες κατηγορίες είναι υγιείς όταν στην πραγματικότητα είναι περιορισμένες. Μπορεί να καθυστερήσει την αναπλήρωση σε ταχέως κινούμενα είδη ή να υπερεκτιμήσει την αποτελεσματικότητα μιας προηγούμενης παράδοσης. Οι διαχειριστές κατηγοριών και οι ομάδες καταστημάτων αρχίζουν να ανταποκρίνονται σε διαφθαρμένες πληροφορίες. Μόλις συμβεί αυτό, το φανταστικό απόθεμα παύει να είναι ζήτημα ραφιού και γίνεται ζήτημα σχεδιασμού.

Ένας περιφερειακός παντοπώλης στην Ισπανία αντιμετώπισε αυτό το πρόβλημα με εμφιαλωμένο λάδι μαγειρέματος και ρύζι κατά τη διάρκεια μιας περιόδου έντονης κίνησης τα Σαββατοκύριακα. Το σύστημα έδειχνε αρκετό απόθεμα σε πολλά καταστήματα, οπότε η επείγουσα ανάγκη αναπλήρωσης παρέμενε χαμηλή. Αλλά αυτές οι μετρήσεις είχαν διογκωθεί από επαναλαμβανόμενα λάθη σάρωσης και μη επεξεργασμένες διαγραφές ζημιών. Μέχρι τη στιγμή που η διοίκηση συνειδητοποίησε τι συνέβαινε, πολλές τοποθεσίες είχαν ήδη περάσει πολλαπλές βραδιές με κακή διαθεσιμότητα ραφιών. Οι χαμένες πωλήσεις πονούσαν, αλλά η μεγαλύτερη ζημιά προήλθε από την ψευδή αίσθηση ασφάλειας που καθυστέρησε τη διορθωτική δράση.

Το Online Παντοπωλείο Ενισχύει το Κόστος του Φανταστικού Αποθέματος

Η επιχείρηση online παντοπωλείου καθιστά το φανταστικό απόθεμα ακόμη πιο δαπανηρό. Σε ένα καθαρά μοντέλο εντός καταστήματος, ένας πελάτης μπορεί να κάνει μια επιλογή υποκατάστασης στον διάδρομο. Στο online παντοπωλείο, ο λιανοπωλητής υπόσχεται διαθεσιμότητα πριν συλλεχθεί η παραγγελία. Αυτό σημαίνει ότι τα κακά δεδομένα απογραφής γίνονται αποτυχία της εμπειρίας του πελάτη στο ακριβές σημείο όπου η εμπιστοσύνη έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Αν ο ιστότοπος λέει ότι οι φράουλες, το αλλαντικό για σάντουιτς, τα κατεψυγμένα ντάμπλινγκ ή το βρεφικό γάλα είναι διαθέσιμα και ο συλλέκτης δεν μπορεί να τα βρει, ο λιανοπωλητής έχει ήδη υποσχεθεί υπερβολικά. Με αρκετή τέτοια συμπεριφορά, οι πελάτες σταματούν να εμπιστεύονται την εφαρμογή.

Μια αλυσίδα στα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα το ανακάλυψε αυτό με εισαγόμενα δημητριακά πρωινού και προϊόντα σνακ που κινούνταν τόσο μέσα από τα ράφια των καταστημάτων όσο και μέσω της online εκπλήρωσης παραγγελιών. Το σύστημα συνέχιζε να δείχνει ορισμένες γεύσεις ως διαθέσιμες πολύ καιρό αφού οι τελευταίες πωλήσιμες μονάδες είχαν φύγει. Οι πελάτες έκαναν παραγγελίες με σιγουριά και στη συνέχεια λάμβαναν υποκαταστάσεις ή ακυρώσεις. Ο όγκος των παραπόνων αυξήθηκε, αλλά η πραγματική ζημιά ήταν πιο ήσυχη. Η συχνότητα επαναλαμβανόμενων παραγγελιών άρχισε να μειώνεται μεταξύ νοικοκυριών που προηγουμένως ήταν αξιόπιστοι χρήστες της εφαρμογής. Το κόστος του φανταστικού αποθέματος δεν περιορίστηκε στα χαμένα δημητριακά. Επεκτάθηκε στην εμπιστοσύνη των πελατών και στα μελλοντικά έσοδα.

Ευπαθή Προϊόντα και Προωθητικές Ενέργειες υπό Πολιορκία

Τα ευπαθή προϊόντα κάνουν το πρόβλημα πιο επώδυνο επειδή ο χρόνος λειτουργεί εναντίον του λιανοπωλητή. Το φανταστικό απόθεμα στα παντοπωλεία δεν αφορά μόνο μονάδες που λείπουν από το ράφι. Μερικές φορές αφορά μονάδες που υπάρχουν ακόμη φυσικά αλλά δεν είναι πλέον πραγματικά πωλήσιμες στην πλήρη αξία τους. Τα προϊόντα μπορεί να βρίσκονται σε λάθος μέρος. Τα ψυχόμενα είδη μπορεί να αποσυρθούν για λόγους ποιότητας αλλά να μην προσαρμοστούν σωστά. Τα προϊόντα αρτοποιείου μπορεί να λήξουν ταχύτερα από ό,τι αντικατοπτρίζει το αρχείο απογραφής. Το σύστημα εξακολουθεί να τα μετράει, αλλά η επιχείρηση δεν μπορεί πραγματικά να τα μετατρέψει σε κανονικές πωλήσεις. Αυτού του είδους το φανταστικό απόθεμα μολύνει τις αποφάσεις εξίσου άσχημα με το εντελώς απόν απόθεμα.

Ένα σούπερ μάρκετ στη Μελβούρνη το ανακάλυψε αυτό κατά τη διάρκεια μιας προσπάθειας βελτίωσης της διαθεσιμότητας φρέσκων κομμένων φρούτων. Το σύστημα απογραφής φαινόταν αξιοπρεπές, ωστόσο η προθήκη άδειαζε πολύ νωρίς μέσα στην ημέρα. Μετά από έλεγχο, οι διαχειριστές διαπίστωσαν ότι πάρα πολλά μη πωλήσιμα ή οριακά προϊόντα παρέμεναν στην καταμέτρηση για πολύ καιρό. Οι ομάδες καταστημάτων κρατούσαν τεχνικά απόθεμα, αλλά όχι απόθεμα που ήθελαν να παρουσιάσουν στους πελάτες. Αυτό διαστρέβλωσε την αναπλήρωση και έκανε το τμήμα να φαίνεται λιγότερο αξιόπιστο από ό,τι θα έπρεπε. Το κόστος δεν ήταν μόνο η σπατάλη. Ήταν επίσης οι ασθενέστερες πωλήσεις κατά τις ώρες υψηλής κίνησης, όταν η παρουσίαση είχε τη μεγαλύτερη σημασία.

Το φανταστικό απόθεμα βλάπτει επίσης τις προωθητικές ενέργειες με τρόπους που είναι εύκολο να παρερμηνευτούν. Οι λιανοπωλητές συχνά αποδίδουν την υποαπόδοση των προωθητικών ενεργειών στην τιμή, την επιλογή προϊόντων ή την εκτέλεση της προθήκης. Μερικές φορές η προωθητική ενέργεια αποτυγχάνει επειδή το σύστημα λέει στην αλυσίδα ότι έχει αρκετό απόθεμα για να υποστηρίξει την εκδήλωση, όταν η φυσική θέση του αποθέματος είναι ήδη συμβιβασμένη. Μια προωθητική ενέργεια που βασίζεται σε κακές μετρήσεις μπορεί να κάψει δαπάνες μάρκετινγκ χωρίς να δώσει ποτέ στους πελάτες μια δίκαιη ευκαιρία να αγοράσουν.

Ένας διαχειριστής παντοπωλείου στο Μεξικό πραγματοποίησε μια μεγάλη καμπάνια για απορρυπαντικό πλυντηρίου ρούχων οικογενειακού μεγέθους και χαρτί κουζίνας πριν από ένα σαββατοκύριακο διακοπών. Η ανταπόκριση στη διαφήμιση ήταν ισχυρή, αλλά η διαθεσιμότητα σε επίπεδο καταστήματος ήταν πολύ χειρότερη από το αναμενόμενο. Στην αρχή η εμπορική ομάδα πίστευε ότι η ζήτηση είχε απλώς ξεπεράσει την πρόβλεψη. Ο έλεγχος έδειξε κάτι λιγότερο κολακευτικό. Πολλά καταστήματα μπήκαν στην εκδήλωση με φανταστικό απόθεμα να βρίσκεται ήδη μέσα σε αυτές τις κατηγορίες. Η αλυσίδα είχε ξεκινήσει μια προωθητική ενέργεια βασισμένη σε απόθεμα που δεν κατείχε πλήρως. Η προωθητική ενέργεια δεν αποκάλυψε απλώς ένα κενό στην πρόβλεψη. Αποκάλυψε ένα κενό εμπιστοσύνης στο αρχείο απογραφής.

Φθορές και Κλοπές Κρυμμένες από το Φανταστικό Απόθεμα

Οι φθορές και οι κλοπές περιπλέκουν επίσης την εικόνα. Μέρος του φανταστικού αποθέματος δημιουργείται από λάθη παραλαβής ή σάρωσης, αλλά μέρος προέρχεται από προϊόντα που φεύγουν από την επιχείρηση χωρίς το σύστημα να κατανοεί ότι έχουν φύγει. Στα παντοπωλεία αυτό περιλαμβάνει κλοπές, εσωτερική κακή χρήση, μη καταγεγραμμένα δείγματα, λανθασμένες δωρεές, κατεστραμμένα προϊόντα που δεν διαγράφονται ποτέ και λάθη μεταφοράς μεταξύ τοποθεσιών. Το πρόβλημα δεν είναι ότι οι διαχειριστές δεν γνωρίζουν ότι συμβαίνουν αυτά τα πράγματα. Το πρόβλημα είναι ότι το φανταστικό απόθεμα επιτρέπει σε αυτές τις απώλειες να παραμένουν κρυμμένες για περισσότερο χρόνο.

Ένα παντοπωλείο με έμφαση στα καταστήματα ευκολίας στον Καναδά παρατήρησε επαναλαμβανόμενα προβλήματα διαθεσιμότητας σε υψηλής ποιότητας κάψουλες καφέ και βρεφικό γάλα, παρόλο που οι μετρήσεις του συστήματος παρέμεναν παράξενα υγιείς. Οι διαχειριστές υποψιάστηκαν κλοπή, αλλά το αρχείο απογραφής συνέχιζε να μειώνει τον επείγοντα χαρακτήρα επειδή το απόθεμα φαινόταν ακόμη παρόν. Μόλις οι κυκλικές καταμετρήσεις έγιναν αυστηρότερες και δοκιμάστηκε η παρακολούθηση αποθέματος RFID σε επιλεγμένες κατηγορίες υψηλών απωλειών, η επιχείρηση απέκτησε σαφέστερη εικόνα για το πού σχηματιζόταν η απόκλιση. Το μάθημα ήταν επώδυνο αλλά χρήσιμο. Το φανταστικό απόθεμα δεν κρύβει μόνο λειτουργική προχειρότητα. Μπορεί επίσης να κρύψει διαρροή κέρδους από φθορές.

Γιατί οι Τεχνολογίες Ορατότητας Έχουν Σημασία

Γι' αυτό οι τεχνολογίες ορατότητας περιουσιακών στοιχείων και αποθέματος λαμβάνουν περισσότερη προσοχή στο λιανικό εμπόριο τροφίμων. Οι επιχειρήσεις παντοπωλείων συνήθιζαν να αποδέχονται ένα ορισμένο επίπεδο διαστρέβλωσης των μετρήσεων ως αναπόφευκτο. Αυτό γίνεται όλο και πιο δύσκολο να δικαιολογηθεί όταν οι online παραγγελίες, τα στενά περιθώρια κέρδους και οι ελλείψεις εργατικού δυναμικού καθιστούν την ακρίβεια πιο πολύτιμη. Η παρακολούθηση αποθέματος RFID λιανικής δεν είναι πανάκεια και δεν είναι κατάλληλη για κάθε κατηγορία σε κάθε κατάστημα. Αλλά το ενδιαφέρον αυξάνεται επειδή οι διαχειριστές έχουν κουραστεί να ανακαλύπτουν ότι το σύστημα πίστευε σε απόθεμα που οι πραγματικοί υπάλληλοι δεν μπορούσαν να αγγίξουν.

Ένας παντοπώλης υψηλού όγκου σε αστικό περιβάλλον στη Σιγκαπούρη χρησιμοποίησε παρακολούθηση αποθέματος RFID σε επιλεγμένα έτοιμα φαγητά, ποτά και προωθητικές προθήκες όπου η κίνηση του αποθέματος ήταν γρήγορη και η ορατότητα αδύναμη. Το ζητούμενο δεν ήταν να επισημανθεί κάθε ντομάτα και γλυκιά μπάρα στο κτίριο. Το ζητούμενο ήταν να κατανοηθεί αν το σύστημα μπορούσε να μειώσει την απόκλιση αποθέματος στα σημεία που προκαλούσαν τη μεγαλύτερη απογοήτευση πελατών και την απογοήτευση των συλλεκτών. Μπορούσε. Αυτό που εξέπληξε περισσότερο τη διοίκηση δεν ήταν μόνο οι βελτιωμένες μετρήσεις. Ήταν πόσο πιο ήρεμη έγινε η ομάδα εκπλήρωσης παραγγελιών μόλις δαπανούσε λιγότερο χρόνο κυνηγώντας απόθεμα που υπήρχε μόνο στο λογισμικό.

Η πειθαρχία στο πίσω δωμάτιο έχει εξίσου μεγάλη σημασία με την πειθαρχία στο ράφι. Τα παντοπωλεία συχνά θεωρούν το ράφι ως το σημείο αλήθειας, αλλά το φανταστικό απόθεμα γεννιέται συχνά στην παραλαβή και την αποθήκευση. Μια κούτα καταχωρείται αλλά τοποθετείται σε λάθος περιοχή. Γίνεται διάσπαση παλέτας και μερικές κούτες παρασύρονται σε μικτές τοποθεσίες. Το εποχιακό πλεόνασμα αποθέματος παρκάρει προσωρινά και μετά ξεχνιέται. Όταν οι ομάδες καταστημάτων βιάζονται, το προσωρινό γίνεται μόνιμο πιο γρήγορα από ό,τι θέλει κανείς να παραδεχτεί.

Μια αλυσίδα στη βόρεια Ιταλία το έμαθε αυτό με ανθρακούχο νερό, χυμό και χονδρικά κουτιά σνακ κατά τη διάρκεια μιας φάσης ανακαίνισης. Επειδή μέρος της κανονικής αποθήκης ήταν αποκλεισμένο, οι παραδόσεις τοποθετούνταν δημιουργικά σε δευτερεύοντες χώρους. Το σύστημα απογραφής εξακολουθούσε να πιστεύει ότι η λειτουργία ήταν εύρυθμη. Οι ομάδες καταστημάτων γνώριζαν το αντίθετο. Τα προϊόντα ήταν τεχνικά παρόντα αλλά λειτουργικά αόρατα. Αυτού του είδους το κρυμμένο απόθεμα είναι σχεδόν τόσο κακό όσο το απόν απόθεμα, επειδή δεν μπορεί να υποστηρίξει γρήγορη αναπλήρωση όταν οι πελάτες το χρειάζονται. Η αλυσίδα τελικά εντόπισε αρκετές εβδομάδες ασθενούς διαθεσιμότητας όχι σε προβλήματα προμηθευτών, αλλά σε κακή πειθαρχία προσωρινής αποθήκευσης που τροφοδοτούσε τη συμπεριφορά φανταστικού αποθέματος.

Ακόμη και οι μεταφορές μεταξύ καταστημάτων μπορούν να δημιουργήσουν μακριές σκιές. Οι εταιρείες παντοπωλείων μετακινούν απόθεμα μεταξύ τοποθεσιών για πολλούς λόγους, συμπεριλαμβανομένων καιρικών φαινομένων, τοπικών αιχμών ζήτησης, ανοιγμάτων καταστημάτων και εξισορρόπησης προωθητικών ενεργειών. Αν αυτές οι μεταφορές δεν καταγράφονται καθαρά, και τα δύο καταστήματα μπορεί να καταλήξουν να πιστεύουν ότι κατέχουν το ίδιο απόθεμα για ένα χρονικό διάστημα. Το ένα κατάστημα περιμένει να φτάσει. Το άλλο εξακολουθεί να πιστεύει ότι δεν έχει φύγει πλήρως. Αυτό το κενό μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγο, αλλά σε μια ταχέως κινούμενη κατηγορία το λίγο είναι αρκετό για να βλάψει τα επίπεδα εξυπηρέτησης.

Μια παράκτια αλυσίδα παντοπωλείων στις νοτιοανατολικές Ηνωμένες Πολιτείες αντιμετώπισε αυτό το πρόβλημα κατά τη διάρκεια της περιόδου καταιγίδων, όταν εμφιαλωμένο νερό και μπαταρίες ανακατανεμήθηκαν μεταξύ καταστημάτων. Οι μεταφορές ήταν απαραίτητες, αλλά πολλές τοποθεσίες κατέληξαν με διαστρεβλωμένες θέσεις διαθέσιμου αποθέματος κατά τη διάρκεια της βιασύνης, επειδή η διαδικασία μετακίνησης ήταν πολύ χειροκίνητη. Οι διαχειριστές δήλωσαν αργότερα ότι το συναισθηματικό άγχος της εκδήλωσης επιδείνωσε το πρόβλημα των δεδομένων, επειδή οι άνθρωποι έδιναν προτεραιότητα στην ταχύτητα έναντι της επιβεβαίωσης. Κατανοητό, αλλά δαπανηρό. Το φανταστικό απόθεμα κατά τη διάρκεια αιχμής ζήτησης είναι πολύ πιο επικίνδυνο από το φανταστικό απόθεμα μια ήσυχη Τρίτη.

Το Στρατηγικό Κόστος: Δυσπιστία στα Δεδομένα

Το πραγματικά σοκαριστικό κόστος, όμως, είναι στρατηγικό. Το φανταστικό απόθεμα κάνει τους ηγέτες να δυσπιστούν για τους δικούς τους αριθμούς. Μόλις συμβεί αυτό, κάθε συζήτηση σχεδιασμού γίνεται πιο αργή και πιο πολιτική. Οι διευθυντές καταστημάτων λένε ότι δεν μπορούν να βασιστούν στο σύστημα. Οι ομάδες εφοδιαστικής αλυσίδας λένε ότι η εκτέλεση του καταστήματος είναι αδύναμη. Οι ομάδες ηλεκτρονικού εμπορίου λένε ότι η διαθεσιμότητα του καταλόγου δεν μπορεί να εμπιστευτεί. Τα οικονομικά βλέπουν πίεση περιθωρίου κέρδους αλλά όχι πάντα τη βασική αιτία. Κανείς δεν αισθάνεται εντελώς λάθος, αλλά κανείς δεν λειτουργεί από μια καθαρή εκδοχή της πραγματικότητας. Αυτό είναι ένα άσχημο μέρος για να ζει μια επιχείρηση παντοπωλείου.

Ένας όμιλος υψηλής ποιότητας σούπερ μάρκετ στην Ιαπωνία κατέληξε σε αυτό το συμπέρασμα μετά από επαναλαμβανόμενες τριβές μεταξύ λειτουργιών καταστήματος και ψηφιακού εμπορίου. Η ομάδα ηλεκτρονικού εμπορίου ήθελε αυστηρότερες υποσχέσεις διαθεσιμότητας. Οι ομάδες καταστημάτων επέμεναν ότι ήταν ήδη υπερφορτωμένες. Όταν η εταιρεία τελικά εξέτασε πιο άμεσα το φανταστικό απόθεμα και την ακρίβεια απογραφής ραφιών, διαπίστωσε ότι και οι δύο πλευρές αντιδρούσαν στο ίδιο κρυμμένο πρόβλημα από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Μόλις η επιχείρηση βελτίωσε τις κυκλικές καταμετρήσεις, αυστηροποίησε την πειθαρχία διαγραφών και χρησιμοποίησε καλύτερα εργαλεία ορατότητας αποθέματος σε κατηγορίες υψηλού κινδύνου, η εσωτερική διαφωνία μειώθηκε. Η εταιρεία δεν είχε λύσει τα πάντα. Είχε απλώς σταματήσει να ζητά από τους ανθρώπους να υπερασπίζονται κακά δεδομένα.

Τι σημαίνουν λοιπόν όλα αυτά για τους διαχειριστές παντοπωλείων. Σημαίνουν ότι το φανταστικό απόθεμα δεν είναι μια ακίνδυνη λογιστική ατέλεια. Είναι διαρροή κέρδους, διαρροή εργασίας, διαρροή εξυπηρέτησης και διαρροή εμπιστοσύνης ταυτόχρονα. Μειώνει τις πωλήσεις όταν τα ράφια φαίνονται άδεια πριν το σύστημα το αντιληφθεί. Σπαταλά μισθοδοσία όταν το προσωπικό ψάχνει για ανύπαρκτο απόθεμα. Διαστρεβλώνει την αναπλήρωση όταν οι επαναπαραγγελίες καθοδηγούνται από διαφθαρμένες μετρήσεις διαθέσιμου αποθέματος. Βλάπτει την online αξιοπιστία όταν η εφαρμογή πουλά προϊόντα που το κατάστημα δεν μπορεί πραγματικά να συλλέξει. Αποδυναμώνει τις προωθητικές ενέργειες, κρύβει φθορές και κάνει τις ομάδες να διαφωνούν για αριθμούς που κανείς δεν πιστεύει πραγματικά.

Γι' αυτό οι σοβαρές επιχειρήσεις παντοπωλείων δίνουν περισσότερη προσοχή σε λύσεις ακρίβειας απογραφής, πειθαρχία κυκλικών καταμετρήσεων, παρακολούθηση αποθέματος RFID λιανικής και καλύτερη ορατότητα αποθέματος από την παραλαβή έως το ράφι. Δεν το κάνουν επειδή η τεχνολογία απογραφής ακούγεται εντυπωσιακή. Το κάνουν επειδή το φανταστικό απόθεμα είναι πολύ πιο δαπανηρό από ό,τι φαίνεται. Οι μονάδες μπορεί να είναι αόρατες, αλλά το κόστος είναι πολύ πραγματικό, και μόλις ένας λιανοπωλητής αρχίσει να το μετρά ειλικρινά, γίνεται δύσκολο να αποδεχτεί τη συνέχιση των πραγμάτων ως έχουν. Ετικέτες RFID, Ετικέτες RFID, και αναγνώστες RFID είναι μεταξύ των εργαλείων που μπορούν να βοηθήσουν τους παντοπώλες να εξαλείψουν το φανταστικό απόθεμα και να ανακτήσουν τον έλεγχο της ακρίβειας του αποθέματός τους.