Προστασία πολύτιμων μουσειακών αντικειμένων με Micro RFID

Ένα μουσειακό αντικείμενο μπορεί να στέκεται ήσυχα μέσα σε μια προθήκη, αλλά η λειτουργική ζωή του στα παρασκήνια σπάνια είναι ήσυχη. Μπορεί να μετακινηθεί από την αποθήκευση στη συντήρηση, από τη συντήρηση στη φωτογράφιση, από τη φωτογράφιση στην έκθεση, από την έκθεση σε κιβώτιο δανεισμού και στη συνέχεια πίσω σε ένα ντουλάπι ελεγχόμενου κλίματος χρόνια αργότερα. Κάθε μετακίνηση χρειάζεται καταγραφή. Κάθε χειριστής πρέπει να γνωρίζει τι είναι το αντικείμενο, πού ανήκει, σε ποια κατάσταση βρίσκεται και αν υπάρχουν περιορισμοί χειρισμού. Όταν το αντικείμενο είναι ένα μικροσκοπικό νόμισμα, ένα εύθραυστο θραύσμα υφάσματος, μια σκαλιστή χάντρα, μια σελίδα χειρογράφου ή ένα μικρό τελετουργικό αντικείμενο, αυτή η τήρηση αρχείων γίνεται ακόμη δυσκολότερη.

Γι' αυτό πολλοί μουσειακοί επιμελητές εξετάζουν τις μικρο ετικέτες RFID ως μέρος της σύγχρονης διαχείρισης συλλογών. Ο στόχος δεν είναι να μετατρέψουν ανεκτίμητα αντικείμενα σε απόθεμα αποθήκης. Τα μουσεία δεν είναι εργοστάσια και οι επιμελητές δεν προσπαθούν να περάσουν τα αντικείμενα βιαστικά από μια γραμμή παραγωγής. Ο στόχος είναι πιο προσεκτικός από αυτό. Το micro RFID δίνει σε μικρά αντικείμενα και στα υλικά αποθήκευσής τους μια αξιόπιστη ψηφιακή ταυτότητα, ώστε το μουσείο να μπορεί να μειώσει τα σφάλματα χειρισμού, να επιταχύνει τους ελέγχους αποθέματος, να υποστηρίξει την τεκμηρίωση δανεισμών και να διατηρεί το ιστορικό συντήρησης συνδεδεμένο με το σωστό αντικείμενο.

Το καλύτερο RFID για μουσειακά αντικείμενα είναι διακριτικό, ευδιάκριτο και με σεβασμό. Δεν πρέπει ποτέ να βλάπτει το αντικείμενο, να κρύβει σημαντικές σημάνσεις, να παρεμβαίνει στο έργο συντήρησης ή να δημιουργεί ψευδή αίσθηση ασφάλειας. Σε πολλές περιπτώσεις, η ετικέτα δεν προσαρτάται απευθείας στο αντικείμενο. Μπορεί να τοποθετηθεί σε αρχειακό κουτί, θήκη χωρίς οξέα, βάση στήριξης, δίσκο, πλαίσιο υποστήριξης ή βάση έκθεσης. Η ετικέτα RFID λειτουργεί ως γέφυρα μεταξύ του φυσικού αντικειμένου και του συστήματος διαχείρισης συλλογών.

Γιατί τα μικρά αντικείμενα είναι τόσο εύκολο να κακοδιαχειριστούν

Οι μεγάλοι πίνακες και τα γλυπτά είναι δύσκολο να παραβλεφθούν. Τα μικρά αντικείμενα είναι διαφορετικά. Ένας δίσκος μπορεί να περιέχει δεκάδες νομίσματα. Ένα συρτάρι μπορεί να περιέχει εκατοντάδες αρχαιολογικά θραύσματα. Ένα ντουλάπι υφασμάτων μπορεί να περιέχει τυλιγμένα κομμάτια, δείγματα υφασμάτων και υποστηρίγματα συντήρησης που μοιάζουν μεταξύ τους με μια γρήγορη ματιά. Αν μια εγγραφή βασίζεται μόνο σε μια χειρόγραφη ετικέτα ή ένα μικροσκοπικό εκτυπωμένο barcode, μπορούν να συμβούν λάθη κατά τη φωτογράφιση, την πρόσβαση για έρευνα, την προετοιμασία έκθεσης ή την έκτακτη μετεγκατάσταση.

Ένα μουσείο κεραμικής στη Φλωρεντία είχε μια συλλογή από μικρά πλακίδια δοκιμής σμάλτου από διάφορα ιστορικά εργαστήρια. Τα πλακίδια δεν ήταν διάσημα μεμονωμένα, αλλά οι ερευνητές ενδιαφέρονταν βαθιά για την ακριβή προέλευση και τις σημειώσεις παραγωγής τους. Κατά τη διάρκεια μιας αναδιοργάνωσης της αποθήκευσης, το προσωπικό συνειδητοποίησε ότι αρκετά πλακίδια είχαν παλιές χάρτινες ετικέτες που ξεθώριαζαν και αποκολλούνταν από τους δίσκους τους. Αντί να προσαρτήσει οτιδήποτε στην κεραμική επιφάνεια, το μουσείο χρησιμοποίησε μικρο ετικέτες RFID σε θέσεις αρχειακών δίσκων και συνέδεσε κάθε ετικέτα με την εγγραφή του πλακιδίου. Τα πλακίδια έμειναν ανέγγιχτα, ενώ το σύστημα αποθήκευσης έγινε ευκολότερο στον έλεγχο.

Αυτό είναι ένα καλό παράδειγμα του πώς πρέπει να λειτουργεί η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων μουσείου με RFID. Η τεχνολογία υποστηρίζει τη διατήρηση αντί να ανταγωνίζεται. Για τους αγοραστές που αναζητούν μικρο ετικέτες RFID για μουσεία ή παρακολούθηση μουσειακών αντικειμένων με RFID, αυτή η διάκριση έχει σημασία.

Το RFID δεν αντικαθιστά την επιμελητική κρίση

Το RFID μπορεί να αναγνωρίσει μια μονάδα αποθήκευσης, μια βάση στήριξης ή μια εγγραφή αντικειμένου με ετικέτα. Δεν μπορεί να αποφασίσει αν ένα ύφασμα είναι πολύ εύθραυστο για να μετακινηθεί. Δεν μπορεί να ανιχνεύσει μόνο του κάθε αλλαγή κατάστασης. Δεν μπορεί να αντικαταστήσει την έρευνα προέλευσης, την αξιολόγηση συντήρησης, την επισκόπηση του υπεύθυνου μητρώου ή τον εκπαιδευμένο χειρισμό. Οι επιμελητές εξακολουθούν να χρειάζεται να επιθεωρούν τα αντικείμενα, να εγκρίνουν τις μετακινήσεις και να ερμηνεύουν τις εγγραφές της συλλογής.

Αυτό που μπορεί να κάνει το RFID είναι να μειώσει την πιθανότητα μια εγγραφή να αποχωριστεί από το λάθος αντικείμενο. Μια σάρωση μπορεί να ανοίξει τη σωστή καταχώριση καταλόγου, να εμφανίσει σημειώσεις χειρισμού, να επισημάνει περιορισμούς δανεισμού και να επιβεβαιώσει ότι το αντικείμενο που μετακινείται είναι αυτό που αναγράφεται στο έντυπο εργασίας. Σε ένα μουσειακό περιβάλλον, αυτό είναι ένα σοβαρό πλεονέκτημα.

Μια βιβλιοθήκη χειρογράφων στη Βοστώνη χρησιμοποίησε μικρο ετικέτες RFID σε προσαρμοσμένους φακέλους για σπάνια χειρόγραφα γράμματα. Τα ίδια τα γράμματα ήταν πολύ ευαίσθητα για άμεση επισήμανση και η ομάδα συντήρησης δεν θα επέτρεπε κόλλα κοντά στο χαρτί. Η ετικέτα RFID τοποθετήθηκε στη ράχη του φακέλου, ενώ κάθε φάκελος παρέμεινε συνδεδεμένος με μια συγκεκριμένη εγγραφή χειρογράφου. Όταν οι ερευνητές ζητούσαν αντικείμενα, το προσωπικό σάρωσε τον φάκελο πριν από την ανάκτηση και ξανά όταν επέστρεψε. Η βιβλιοθήκη εξακολουθούσε να χρησιμοποιεί οπτικούς ελέγχους, αλλά το RFID μείωσε την πιθανότητα ένας φάκελος να επανατοποθετηθεί σε λάθος θέση.

Τα καλύτερα συστήματα είναι χτισμένα γύρω από αυτή την ιδέα. Το RFID είναι ένα εργαλείο ταυτότητας. Γίνεται ισχυρό όταν συνδυάζεται με επαγγελματικές μουσειακές διαδικασίες.

Οι έλεγχοι αποθέματος γίνονται λιγότερο διακοπτικοί

Η παραδοσιακή απογραφή συλλογής μπορεί να είναι αργή και σωματικά απαιτητική. Το προσωπικό ανοίγει συρτάρια, διαβάζει ετικέτες, συγκρίνει λίστες, σημειώνει εξαιρέσεις και μερικές φορές χειρίζεται τα αντικείμενα περισσότερο από ό,τι θα ήθελε. Για ευαίσθητες συλλογές, ο περιττός χειρισμός αποτελεί πραγματικό ζήτημα διατήρησης. Το micro RFID μπορεί να μειώσει μέρος αυτού του χειρισμού επιτρέποντας στο προσωπικό να σαρώνει δίσκους, κουτιά ή βάσεις στήριξης χωρίς να αγγίζει άμεσα κάθε αντικείμενο.

Ένα μουσείο φυσικής ιστορίας στο Τορόντο αποθήκευε χιλιάδες μικρά απολιθώματα σε συρτάρια. Πολλά δείγματα βρίσκονταν σε μικρά κουτιά με χειρόγραφους αριθμούς αναφοράς. Κατά την απογραφή, το προσωπικό έπρεπε να τραβάει τα κουτιά ένα ένα, γεγονός που αύξανε τον κίνδυνο ανάμειξης και τυχαίας ζημιάς. Το μουσείο δοκίμασε μικρο ετικέτες RFID σε κουτιά δειγμάτων και χρησιμοποίησε φορητούς αναγνώστες RFID για να επιβεβαιώνει τα περιεχόμενα των συρταριών ταχύτερα. Όταν έλειπε ένα κουτί, το σύστημα το επισήμαινε για στενότερο έλεγχο. Το προσωπικό εξακολουθούσε να ελέγχει οπτικά τα δείγματα υψηλής αξίας, αλλά η τακτική απογραφή έγινε ταχύτερη και λιγότερο επεμβατική.

Αυτό είναι ένα από τα ισχυρότερα επιχειρήματα υπέρ της διαχείρισης συλλογών με RFID. Λιγότερος περιττός χειρισμός μπορεί να σημαίνει λιγότερος κίνδυνος. Για ανεκτίμητα αντικείμενα, μια πιο ήπια διαδικασία απογραφής δεν είναι απλώς κέρδος αποδοτικότητας. Αποτελεί μέρος της φροντίδας συντήρησης.

Οι δανεισμοί και οι εκθέσεις χρειάζονται καθαρή αλυσίδα επιμέλειας

Οι μουσειακοί δανεισμοί είναι γεμάτοι τεκμηρίωση για καλό λόγο. Όταν ένα αντικείμενο φεύγει από το ίδρυμα στο οποίο ανήκει, κάθε μετακίνηση έχει σημασία. Το αντικείμενο μπορεί να συσκευαστεί, να επιθεωρηθεί, να σφραγιστεί, να μεταφερθεί, να αποσυσκευαστεί, να εγκατασταθεί, να παρακολουθηθεί, να αποεγκατασταθεί, να επανασυσκευαστεί και να επιστραφεί. Οι εκθέσεις κατάστασης, οι σημειώσεις του συνοδού, οι λίστες κιβωτίων, τα ασφαλιστήρια, τα τελωνειακά έγγραφα και τα αρχεία έκθεσης πρέπει όλα να συμφωνούν.

Το micro RFID μπορεί να βοηθήσει επιβεβαιώνοντας ότι το σωστό αντικείμενο, η βάση στήριξης ή το δοχείο αποθήκευσης μετακινείται σε κάθε βήμα. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην επαλήθευση των περιεχομένων ενός κιβωτίου χωρίς να διαταράσσονται επανειλημμένα τα προστατευτικά στρώματα συσκευασίας, εφόσον η ρύθμιση RFID έχει σχεδιαστεί προσεκτικά και δοκιμαστεί πριν από την αποστολή.

Ένα ιστορικό μουσείο στο Κάιρο προετοίμασε μια περιοδεύουσα έκθεση μικρών χάλκινων αντικειμένων για αρκετούς ευρωπαϊκούς χώρους. Κάθε αντικείμενο είχε μια προσαρμοσμένη βάση στήριξης μέσα σε μια προστατευτική θήκη. Η ομάδα συντήρησης δεν ήθελε ετικέτες προσαρτημένες στις χάλκινες επιφάνειες, οπότε οι ετικέτες RFID ενσωματώθηκαν στις ετικέτες των βάσεων στήριξης και στα διαμερίσματα των κιβωτίων. Σε κάθε παράδοση, το προσωπικό σάρωσε τις θέσεις του κιβωτίου και συνέκρινε τα αποτελέσματα με τη λίστα ελέγχου δανεισμού. Η διαδικασία δεν αφαίρεσε την ανάγκη για ελέγχους κατάστασης, αλλά έκανε το αρχείο επιμέλειας πιο ακριβές.

Για τους υπεύθυνους μητρώου και τους διαχειριστές συλλογών, αυτό έχει σημασία. Μια σαφής αλυσίδα επιμέλειας προστατεύει το μουσείο που δανείζει, το μουσείο που δανείζεται, τον συνοδό και το ίδιο το αντικείμενο.

Το micro RFID είναι χρήσιμο όταν τα barcodes είναι άβολα

Τα barcodes είναι κοινά στα συστήματα μουσειακών συλλογών και εξακολουθούν να έχουν τη θέση τους. Είναι φθηνά, εύκολα στην εκτύπωση και απλά στην κατανόηση. Αλλά τα barcodes χρειάζονται οπτική επαφή. Ένα μέλος του προσωπικού πρέπει να βλέπει τον κωδικό και να τον σαρώνει απευθείας. Σε συρτάρια, δίσκους, τυλιγμένα υφάσματα, ένθετα κουτιά και πυκνά συσκευασμένες συλλογές μελέτης, αυτό μπορεί να είναι άβολο.

Το RFID δεν χρειάζεται πάντα οπτική επαφή. Ανάλογα με τη συχνότητα, τον τύπο ετικέτας, τη ρύθμιση αναγνώστη και τα γύρω υλικά, το προσωπικό μπορεί να αναγνωρίζει μονάδες αποθήκευσης με ετικέτα πιο ευέλικτα. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν τα αντικείμενα βρίσκονται μέσα σε αρχειακές συσκευασίες ή τοποθετημένα σε βαθιά ντουλάπια αποθήκευσης.

Ένα μουσείο υφασμάτων στο Κιότο διαχειριζόταν εκατοντάδες μικρά θραύσματα υφάσματος που χρησιμοποιούνταν για έρευνα βαφής και ύφανσης. Κάθε θραύσμα είχε αυστηρούς κανόνες χειρισμού. Τα barcodes στις θήκες λειτουργούσαν, αλλά το προσωπικό έπρεπε να αφαιρεί τις θήκες από τα κουτιά για να τις σαρώσει. Αφού άλλαξαν σε μικρο ετικέτες RFID στις θήκες, το μουσείο μπορούσε να επιβεβαιώνει τα περιεχόμενα των κουτιών με λιγότερη μετακίνηση. Τα εύθραυστα θραύσματα εξακολουθούσαν να χειρίζονται μόνο όταν η έρευνα ή η συντήρηση το απαιτούσε.

Αυτή δεν είναι μια περίπτωση όπου το RFID είναι εντυπωσιακό. Είναι απλώς πιο πρακτικό για τη φυσική πραγματικότητα της μουσειακής αποθήκευσης.

Η τοποθέτηση ετικέτας απαιτεί έγκριση συντήρησης

Ο πιο σημαντικός κανόνας είναι απλός: μην προσαρτάτε μια ετικέτα RFID απευθείας σε ένα αντικείμενο, εκτός αν η ομάδα συντήρησης εγκρίνει το υλικό, την κόλλα, την τοποθέτηση και τον μακροπρόθεσμο κίνδυνο. Πολλά αντικείμενα δεν πρέπει ποτέ να λάβουν άμεση ετικέτα. Τα οργανικά υλικά, οι βαμμένες επιφάνειες, τα διαβρωμένα μέταλλα, τα αρχαιολογικά κατάλοιπα, το εύθραυστο χαρτί, τα υφάσματα, το κόκαλο, το δέρμα και τα αντικείμενα μικτών υλικών μπορεί να είναι ευαίσθητα σε κόλλες, πίεση, χημική μετανάστευση ή φυσική καταπόνηση.

Σε πολλά μουσειακά έργα, η ετικέτα ανήκει στο σύστημα υποστήριξης, όχι στο αντικείμενο. Τα αρχειακά κουτιά, οι προσαρμοσμένες βάσεις στήριξης, οι κάρτες δίσκων, οι θήκες αποθήκευσης, τα ένθετα αφρού, οι βάσεις έκθεσης, οι πίνακες αντικειμένων και τα δοχεία μεταφοράς μπορούν να φέρουν ταυτότητα RFID χωρίς να αγγίζουν το ίδιο το αντικείμενο. Η εγγραφή του αντικειμένου πρέπει να αναφέρει σαφώς αν η ετικέτα βρίσκεται στο αντικείμενο, στη βάση στήριξης ή στο δοχείο.

Ένα ναυτικό μουσείο στο Όσλο ήθελε να παρακολουθεί μικρά αντικείμενα από ναυάγια που ανακτήθηκαν από τοποθεσίες ψυχρών υδάτων. Ορισμένα αντικείμενα ήταν μεταλλικά, ορισμένα ξύλινα και ορισμένα σύνθετα κομμάτια που υποβάλλονταν σε θεραπεία συντήρησης. Η ομάδα απέρριψε την άμεση επισήμανση για πολλά αντικείμενα. Αντ' αυτού, χρησιμοποίησε μικρο ετικέτες RFID σε δίσκους συντήρησης και δοχεία αποθήκευσης ανθεκτικά στην υγρασία. Κάθε σάρωση άνοιγε τη σωστή εγγραφή του αντικειμένου, συμπεριλαμβανομένης της κατάστασης θεραπείας και των περιορισμών χειρισμού. Το σύστημα προστάτευε την ιχνηλασιμότητα χωρίς να εισάγει νέους κινδύνους συντήρησης.

Ένας σοβαρός προμηθευτής ετικετών RFID για μουσειακή χρήση πρέπει να κατανοεί αυτή την ευαισθησία. Αν ένας προμηθευτής προτείνει άμεσες ετικέτες με κόλλα για κάθε αντικείμενο χωρίς να ρωτήσει για το υλικό και την κατάσταση συντήρησης, το μουσείο πρέπει να είναι επιφυλακτικό.

Η ασφάλεια βελτιώνεται, αλλά το RFID δεν είναι μαγική ασπίδα

Το micro RFID μπορεί να υποστηρίξει την ασφάλεια, αλλά δεν πρέπει να υπερεκτιμάται. Το RFID μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό του αν ένα αντικείμενο ή δοχείο βρίσκεται στο σωστό δωμάτιο, αν πέρασε από σημείο ελέγχου ή αν υπάρχει αναντιστοιχία αποθέματος. Μπορεί να υποστηρίξει ροές εργασίας περιορισμένης πρόσβασης και αρχεία μετακινήσεων. Ωστόσο, το RFID μόνο του δεν σταματά την κλοπή. Ένα μουσείο χρειάζεται ακόμη φυσική ασφάλεια, έλεγχο πρόσβασης, κάμερες, διαδικασίες προσωπικού, σχεδιασμό προθηκών και σωστή διαχείριση επισκεπτών.

Μια ιδιωτική συλλογή γκαλερί στη Γενεύη χρησιμοποίησε μικρο ετικέτες RFID σε βάσεις έκθεσης για μικρά αρχαία αντικείμενα και κοσμήματα. Ο ιδιοκτήτης αρχικά πίστευε ότι το RFID θα λειτουργούσε σαν ένα αόρατο σύστημα κατά της κλοπής. Ο διαχειριστής της συλλογής διόρθωσε αυτή την προσδοκία. Οι ετικέτες χρησιμοποιήθηκαν για επαλήθευση αποθέματος πριν και μετά από ιδιωτικές προβολές, όχι ως το μοναδικό επίπεδο ασφάλειας. Όταν μια βάση έκθεσης μετακινήθηκε στη συντήρηση, η σάρωση δημιούργησε ένα αρχείο μετακίνησης. Η ασφάλεια βελτιώθηκε επειδή βελτιώθηκε η υπευθυνότητα, όχι επειδή το RFID αντικατέστησε φύλακες ή κλειδαριές.

Αυτός είναι ο έντιμος τρόπος να τοποθετηθεί το RFID για τη μουσειακή ασφάλεια. Μειώνει τα τυφλά σημεία στην τήρηση αρχείων. Πρέπει να αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου σχεδίου προστασίας.

Η αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης γίνεται πιο οργανωμένη

Τα μουσεία πρέπει επίσης να σκέφτονται καταστάσεις έκτακτης ανάγκης: διαρροές νερού, συναγερμούς πυρκαγιάς, ζημιές από καταιγίδα, διακοπή ρεύματος, προσβολές παρασίτων ή επείγουσα εκκένωση. Σε μια κρίση, το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να μετακινήσει αντικείμενα γρήγορα, διατηρώντας παράλληλα το αρχείο του τι μετακινήθηκε και πού. Το RFID μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση δοχείων, αντικειμένων προτεραιότητας και προσωρινών σημείων μετεγκατάστασης.

Ένα περιφερειακό μουσείο στη Νέα Ζηλανδία αντιμετώπισε διαρροή νερού σε αίθουσα αποθήκευσης μετά από έντονη βροχή. Η ομάδα έπρεπε να μετακινήσει μικρά εθνογραφικά αντικείμενα και αρχαιολογικά είδη σε έναν προσωρινό ξηρό χώρο. Χρόνια νωρίτερα, το μουσείο είχε προσθέσει μικρο ετικέτες RFID σε αρχειακά κουτιά και δίσκους αντικειμένων προτεραιότητας. Κατά τη διάρκεια της έκτακτης μετακίνησης, το προσωπικό σάρωσε κάθε κουτί από το πληγέν δωμάτιο προς την προσωρινή τοποθεσία. Η κατάσταση ήταν ακόμη αγχωτική, αλλά το μουσείο απέφυγε ένα από τα κοινά προβλήματα μετά την έκτακτη ανάγκη: να μην γνωρίζει ακριβώς τι είχε μετακινηθεί.

Για τη διαχείριση κινδύνου συλλογής, αυτού του είδους η ορατότητα είναι πολύτιμη. Το RFID δεν αποτρέπει τη διαρροή, αλλά βοηθά το μουσείο να ανταποκριθεί με καλύτερο έλεγχο.

Η πρόσβαση για έρευνα μπορεί να διαχειριστεί πιο προσεκτικά

Τα μουσεία συχνά επιτρέπουν σε ερευνητές να μελετούν αντικείμενα που δεν εκτίθενται. Η πρόσβαση για έρευνα είναι απαραίτητη, αλλά δημιουργεί μετακίνηση και χειρισμό. Τα αντικείμενα μπορεί να μετακινηθούν από την αποθήκευση σε αίθουσα μελέτης, στούντιο φωτογράφισης ή τραπέζι συντήρησης. Αν το ίδρυμα έχει πολλούς ερευνητές και μέλη προσωπικού, το αρχείο μετακινήσεων μπορεί να γίνει πολυάσχολο.

Το micro RFID μπορεί να βοηθήσει το προσωπικό να επιβεβαιώνει την ταυτότητα του αντικειμένου κατά την ανάκτηση και την επιστροφή. Μπορεί επίσης να συνδέσει το αντικείμενο με σημειώσεις πρόσβασης, περιορισμούς χειρισμού ή ειδικές εγκρίσεις.

Μια εθνογραφική συλλογή στο Κέιπ Τάουν χρησιμοποίησε micro RFID σε πίνακες αποθήκευσης για χάντρες, μικρά σκαλιστά κομμάτια και τελετουργικά αντικείμενα. Ορισμένα αντικείμενα απαιτούσαν σημειώσεις πολιτιστικής πρόσβασης και ειδικά πρωτόκολλα χειρισμού. Όταν το προσωπικό σάρωσε έναν πίνακα, το σύστημα συλλογών εμφάνισε όχι μόνο τον αριθμό καταλόγου αλλά και τους περιορισμούς πρόσβασης και τα σχόλια χειρισμού. Αυτό βοήθησε το νέο προσωπικό να αποφύγει να βασίζεται μόνο στη μνήμη ή σε ανεπίσημη γνώση από ανώτερους επιμελητές.

Αυτό είναι ένα λεπτό αλλά σημαντικό πλεονέκτημα. Το RFID μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι οι σωστές πληροφορίες εμφανίζονται στο σημείο χειρισμού.

Το micro RFID μπορεί να υποστηρίξει το ιστορικό συντήρησης

Τα αρχεία συντήρησης μπορούν να εκτείνονται σε δεκαετίες. Ένα μικρό αντικείμενο μπορεί να έχει σημειώσεις καθαρισμού, θεραπείες σταθεροποίησης, ανάλυση υλικών, ιστορικό περιβαλλοντικής έκθεσης, φωτογράφιση, εκθέσεις κατάστασης δανεισμού και μελλοντικές συστάσεις θεραπείας. Αν το αντικείμενο μετακινείται μεταξύ αποθήκευσης, έκθεσης και συντήρησης, το αρχείο πρέπει να το ακολουθεί.

Ένα αρχείο φωτογραφίας στο Σάο Πάολο χρησιμοποίησε μικρο ετικέτες RFID σε αρχειακούς φακέλους για πρώιμα γυάλινα αρνητικά και μικρά φωτογραφικά αντικείμενα. Οι ετικέτες δεν τοποθετήθηκαν στα εύθραυστα πρωτότυπα. Κάθε σάρωση φακέλου άνοιγε την εγγραφή του αντικειμένου, συμπεριλαμβανομένων σημειώσεων κατάστασης και κατάστασης ψηφιοποίησης. Οι συντηρητές μπορούσαν να δουν γρήγορα αν ένα αντικείμενο είχε σταθεροποιηθεί, σαρωθεί, περιοριστεί ή εγκριθεί για έκθεση. Το σύστημα RFID μείωσε τον κίνδυνο να τραβηχτεί το λάθος αντικείμενο σε μια ροή εργασίας χειρισμού.

Για τα μουσεία, αυτός είναι ένας σημαντικός λόγος για να εξετάσουν την παρακολούθηση μουσειακών αντικειμένων με RFID. Η ετικέτα δεν αφορά μόνο την τοποθεσία. Είναι ένα κλειδί για την ιστορία συντήρησης του αντικειμένου.

Επιλογή μεταξύ HF, NFC και UHF RFID

Τα μουσεία δεν πρέπει να υποθέτουν ότι μία συχνότητα RFID ταιριάζει σε κάθε συλλογή. Οι ετικέτες HF ή NFC μπορούν να λειτουργήσουν καλά όταν προτιμάται η σάρωση κοντινού εύρους και το προσωπικό θέλει σκόπιμη αναγνώριση ενός αντικειμένου τη φορά. Το NFC μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο όταν tablet ή τηλέφωνα αποτελούν μέρος της ροής εργασίας. Το UHF RFID μπορεί να είναι χρήσιμο για ταχύτερη απογραφή κουτιών, δίσκων, ραφιών ή μεγαλύτερων χώρων αποθήκευσης, αλλά απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό για να αποφεύγεται η ανάγνωση ανεπιθύμητων αντικειμένων σε παρακείμενες θέσεις.

Για μικρά ανεκτίμητα αντικείμενα, η σάρωση κοντινού εύρους μπορεί να είναι ασφαλέστερη από άποψη ροής εργασίας, επειδή το προσωπικό σαρώνει σκόπιμα ένα δοχείο ή βάση στήριξης τη φορά. Για μεγάλους ελέγχους αποθήκευσης, το UHF μπορεί να μειώσει τον χρόνο. Ορισμένα μουσεία χρησιμοποιούν διαφορετικούς τύπους ετικετών για διαφορετικές συλλογές.

Μια νομισματική συλλογή στο Λονδίνο δοκίμασε UHF RFID για δίσκους νομισμάτων αλλά διαπίστωσε ότι το πυκνό μεταλλικό περιβάλλον έκανε το έργο δύσκολο. Η ομάδα δεν εγκατέλειψε το RFID. Άλλαξε τον σχεδιασμό. Χρησιμοποιήθηκαν ετικέτες HF κοντινού εύρους σε εγγραφές δίσκων, ενώ το UHF χρησιμοποιήθηκε για μεγαλύτερα κιβώτια μεταφοράς και θέσεις αποθήκευσης. Το τελικό σύστημα ταίριαξε καλύτερα με τη φυσική συμπεριφορά της συλλογής από το αρχικό σχέδιο.

Αυτή είναι μια καλή υπενθύμιση ότι τα μουσειακά έργα RFID χρειάζονται δοκιμές, όχι υποθέσεις. Τα νομίσματα, τα μέταλλα, τα υλικά που περιέχουν νερό, η πυκνή αποθήκευση και οι προστατευτικές θήκες μπορούν όλα να επηρεάσουν την απόδοση ανάγνωσης.

Η ποιότητα δεδομένων είναι το πραγματικό επίπεδο προστασίας

Μια ετικέτα είναι χρήσιμη μόνο αν τα δεδομένα πίσω από αυτήν είναι αξιόπιστα. Το μουσείο πρέπει να αποφασίσει πώς αποδίδονται τα αναγνωριστικά ετικέτας, ποιος μπορεί να επεξεργάζεται εγγραφές, πώς αντικαθίστανται οι κατεστραμμένες ετικέτες, πώς οι ετικέτες δοχείων σχετίζονται με τις εγγραφές αντικειμένων και πώς αποθηκεύεται το ιστορικό μετακινήσεων. Τα διπλά αναγνωριστικά, οι άτυπες επεξεργασίες και οι ασαφείς σχέσεις ετικέτας-αντικειμένου μπορούν να δημιουργήσουν σύγχυση.

Ένα πανεπιστημιακό μουσείο στη Σιγκαπούρη δημιούργησε μια απλή πολιτική για αλλαγές εγγραφών RFID. Οι επιμελητές μπορούσαν να ζητούν επεξεργασίες, οι υπεύθυνοι μητρώου ενέκριναν αλλαγές ταυτότητας και το προσωπικό συντήρησης ενέκρινε οποιαδήποτε τοποθέτηση ετικέτας που αφορούσε υποστηρίγματα αντικειμένων. Αν μια ετικέτα καταστρεφόταν, το συμβάν αντικατάστασης καταγραφόταν με το παλιό αναγνωριστικό ετικέτας, το νέο αναγνωριστικό ετικέτας, τον λόγο, την ημερομηνία και το μέλος του προσωπικού. Αυτή η πειθαρχία απέτρεψε το σύστημα RFID να γίνει ένα χαλαρό έργο επισήμανσης.

Για τη διαχείριση μουσειακών συλλογών, η διακυβέρνηση δεδομένων δεν είναι γραφειοκρατία για χάρη της ίδιας. Προστατεύει την εμπιστοσύνη στην εγγραφή του αντικειμένου.

Πώς πρέπει να ξεκινήσουν τα μουσεία

Ένα μουσείο δεν χρειάζεται να επισημάνει ολόκληρη τη συλλογή του ταυτόχρονα. Ένα λογικό σημείο εκκίνησης είναι μια συλλογή υψηλού κινδύνου ή υψηλής προσπάθειας: μικρά αντικείμενα με συχνή ερευνητική χρήση, αντικείμενα που μετακινούνται για έκθεση δανεισμού, είδη με επαναλαμβανόμενα προβλήματα απογραφής ή χώροι αποθήκευσης που αναδιοργανώνονται. Ένα πιλοτικό πρόγραμμα πρέπει να δοκιμάσει την τοποθέτηση ετικέτας, την άνεση του αναγνώστη, την ενσωμάτωση λογισμικού, τη ροή εργασίας του προσωπικού και την έγκριση συντήρησης.

Το πιλοτικό πρόγραμμα πρέπει να περιλαμβάνει πραγματικά αντικείμενα ή ρεαλιστικά υποστηρίγματα αποθήκευσης, όχι μόνο δείγματα ετικετών σε ένα γραφείο. Το προσωπικό πρέπει να δοκιμάσει πώς λειτουργεί η σάρωση μέσα σε συρτάρια, κουτιά, ντουλάπια, αίθουσες μελέτης και χώρους συσκευασίας. Πρέπει επίσης να δοκιμάσει τι συμβαίνει όταν μια ετικέτα αποτυγχάνει, ένα αντικείμενο μετακινείται χωρίς σάρωση ή ένα δοχείο περιέχει πολλά αντικείμενα. Αυτές οι βαρετές λεπτομέρειες καθορίζουν αν το σύστημα θα επιβιώσει στην καθημερινή χρήση.

Ο τελικός στόχος είναι απλός. Το μουσείο θέλει λιγότερες μυστηριώδεις μετακινήσεις, λιγότερες αναντιστοιχίες εγγραφών, λιγότερα περιττά αγγίγματα αντικειμένων και ταχύτερη πρόσβαση στις σωστές πληροφορίες. Το micro RFID μπορεί να βοηθήσει σε όλα αυτά όταν είναι σχεδιασμένο γύρω από τη διατήρηση.

Γιατί το micro RFID έχει σημασία για ανεκτίμητα αντικείμενα

Τα ανεκτίμητα αντικείμενα δεν προστατεύονται μόνο από γυάλινες προθήκες και κλειδωμένες πόρτες. Προστατεύονται από χιλιάδες μικρές αποφάσεις: πού αποθηκεύεται ένα αντικείμενο, ποιος το χειρίζεται, πώς μετακινείται, πώς τεκμηριώνεται, αν η κατάστασή του είναι γνωστή και αν το προσωπικό μπορεί να αποδείξει το ιστορικό του. Το micro RFID βοηθά να γίνουν αυτές οι αποφάσεις πιο αξιόπιστες.

Η τεχνολογία είναι μικρή, αλλά το αποτέλεσμα μπορεί να είναι μεγάλο. Ένας επιμελητής μπορεί να επιβεβαιώσει ότι ο σωστός δίσκος πηγαίνει στη φωτογράφιση. Ένας υπεύθυνος μητρώου μπορεί να επαληθεύσει τα περιεχόμενα ενός κιβωτίου δανεισμού. Ένας συντηρητής μπορεί να ανοίξει τη σωστή εγγραφή θεραπείας. Ένας διαχειριστής αποθήκευσης μπορεί να ελέγξει ένα συρτάρι με λιγότερο χειρισμό. Μια ομάδα ασφάλειας μπορεί να εξετάσει αρχεία μετακινήσεων. Ένας ερευνητής μπορεί να παραλάβει το σωστό αντικείμενο χωρίς μακρά αναζήτηση. Καμία από αυτές τις βελτιώσεις δεν είναι εντυπωσιακή από μόνη της. Μαζί, μειώνουν τον κίνδυνο.

Γι' αυτό το micro RFID γίνεται χρήσιμο σε μουσεία, αρχεία, γκαλερί και συλλογές πολιτιστικής κληρονομιάς. Δεν μετατρέπει τα πολιτιστικά αντικείμενα σε συνηθισμένο απόθεμα. Δίνει στις ομάδες συλλογών ένα προσεκτικό επίπεδο ταυτότητας που λειτουργεί διακριτικά στο παρασκήνιο. Για ανεκτίμητα αντικείμενα, αυτό το διακριτικό επίπεδο μπορεί να προστατεύσει τη σύνδεση μεταξύ του αντικειμένου, της εγγραφής του και των ανθρώπων που είναι υπεύθυνοι για τη φροντίδα του.