Γιατί οι ομάδες IT κρύβουν micro ετικέτες RFID μέσα σε εταιρικά laptop

Οι εταιρικοί φορητοί υπολογιστές μετακινούνται περισσότερο από σχεδόν οποιοδήποτε άλλο εταιρικό περιουσιακό στοιχείο. Φεύγουν από το γραφείο μέσα σε σακίδια, μένουν σε δωμάτια ξενοδοχείων, ταξιδεύουν μέσω αεροδρομίων, μετακινούνται μεταξύ τμημάτων, επιστρέφουν για επισκευή, εξαφανίζονται σε ντουλάπια αποθήκευσης και μερικές φορές παραμένουν σε εργαζομένους πολύ καιρό αφού αλλάξει ο ρόλος τους. Για τους υπεύθυνους IT, αυτή η κινητικότητα δημιουργεί ένα καθημερινό πρόβλημα: το μητρώο περιουσιακών στοιχείων λέει ένα πράγμα, το helpdesk λέει ένα άλλο, και η πραγματική συσκευή μπορεί να βρίσκεται κάτω από το γραφείο κάποιου με άδεια μπαταρία και κανείς δεν θυμάται ποιος την παρέλαβε.

Γι' αυτό μικροσκοπικές ετικέτες RFID κερδίζουν προσοχή στην παρακολούθηση εταιρικών φορητών υπολογιστών. Είναι αρκετά μικρές ώστε να χωρούν σε προσεκτικά επιλεγμένες εσωτερικές ή ημι-εσωτερικές θέσεις, αρκετά διακριτικές ώστε να μην χαλούν την εμφάνιση υψηλής ποιότητας συσκευών, και αρκετά χρήσιμες ώστε να κάνουν τους ελέγχους IT ταχύτερους. Η ιδέα δεν είναι να κατασκοπεύσετε τους εργαζομένους. Μια παθητική ετικέτα RFID δεν εκπέμπει η ίδια τη θέση της. Ανταποκρίνεται μόνο όταν ένας συμβατός αναγνώστης RFID της παρέχει ισχύ από κοντινή απόσταση. Ο πραγματικός σκοπός είναι η φυσική διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT: να επιβεβαιωθεί ότι ένας εταιρικός φορητός υπολογιστής υπάρχει, ανήκει στο σωστό αρχείο, πέρασε από τη σωστή διαδικασία σέρβις και επέστρεψε όταν έπρεπε.

Ωστόσο, η λέξη απόκρυψη πρέπει να αντιμετωπίζεται προσεκτικά. Μια εταιρεία δεν πρέπει να επισημαίνει κρυφά τον εξοπλισμό των εργαζομένων χωρίς σαφή πολιτική περιουσιακών στοιχείων. Σε ένα επαγγελματικό πλαίσιο, η απόκρυψη σημαίνει την τοποθέτηση της ετικέτας εκεί όπου προστατεύεται από ξεφλούδισμα, γρατσουνιές, καθαρισμό και τυχαία αφαίρεση. Δεν σημαίνει απόκρυψη του προγράμματος από τους χρήστες. Οι καλύτερες ομάδες IT εξηγούν ότι οι εταιρικές συσκευές επισημαίνονται για απογραφή, παρακολούθηση επισκευών, διαχείριση κύκλου ζωής και πρόληψη απωλειών.

Γιατί οι ορατές ετικέτες δεν αρκούν πλέον

Οι εκτυπωμένες ετικέτες περιουσιακών στοιχείων και τα αυτοκόλλητα barcode έχουν ακόμη αξία. Είναι φθηνές, εύκολες στην εφαρμογή και χρήσιμες όταν ένας τεχνικός χρειάζεται να διαβάσει γρήγορα έναν αριθμό. Αλλά οι ορατές ετικέτες αποτυγχάνουν επίσης με γνωστούς τρόπους. Γρατσουνίζονται. Ξεφλουδίζουν από καμπύλες επιφάνειες. Καλύπτονται από αυτοκόλλητα σχεδίασης του φορητού. Ξεθωριάζουν μετά από χρόνια καθαρισμού. Κάποιοι χρήστες τις αφαιρούν επειδή φαίνονται άσχημες σε μια κομψή συσκευή. Όταν η ορατή ετικέτα εξαφανίζεται, το αρχείο IT γίνεται πιο δύσκολο να εμπιστευτεί κανείς.

Μια εταιρεία fintech στη Νέα Υόρκη διένειμε αλουμινένια ultrabooks σε περισσότερους από οκτακόσιους εργαζομένους. Οι παλιές ετικέτες barcode τοποθετούνταν στο κάτω κάλυμμα, κοντά στα αυτοκόλλητα κανονιστικής συμμόρφωσης. Μετά από δεκαοκτώ μήνες, το helpdesk διαπίστωσε ότι πολλές ετικέτες είχαν τριφτεί από βάσεις φορητών και δίσκους docking. Κάποιοι χρήστες είχαν τοποθετήσει προστατευτικά αυτοκόλλητα σε ολόκληρη τη βάση. Κατά τον ετήσιο έλεγχο, οι τεχνικοί έπρεπε να ανοίξουν το λειτουργικό σύστημα ή να αναζητήσουν σειριακούς αριθμούς χειροκίνητα. Η εταιρεία δοκίμασε μικροσκοπικές ετικέτες RFID τοποθετημένες κάτω από αφαιρούμενο κάλυμμα σέρβις σε υποστηριζόμενα μοντέλα και επίπεδες ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες σε σφραγισμένα μοντέλα. Ο χρόνος ελέγχου μειώθηκε επειδή ο αναγνώστης μπορούσε να αναγνωρίσει τις συσκευές χωρίς να βασίζεται σε μια καθαρή εκτυπωμένη ετικέτα.

Αυτός είναι ο πρακτικός λόγος για τον οποίο οι υπεύθυνοι IT αναζητούν μικροσκοπικές ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές. Η ορατή ετικέτα δεν είναι πάντα αρκετά ανθεκτική για την πραγματική ζωή μιας εταιρικής συσκευής.

Πώς οι κρυφές μικροσκοπικές ετικέτες RFID βελτιώνουν τον έλεγχο περιουσιακών στοιχείων φορητών υπολογιστών

Η εσωτερική τοποθέτηση προστατεύει την ταυτότητα

Μια μικροσκοπική ετικέτα RFID τοποθετημένη μέσα σε έναν φορητό υπολογιστή ή κάτω από ένα προστατευμένο πάνελ σέρβις είναι πιο δύσκολο να υποστεί ζημιά από ένα εξωτερικό αυτοκόλλητο. Δεν αγγίζεται καθημερινά. Δεν εκτίθεται σε χυμένους καφέδες, λάδια δέρματος, τριβή από το γραφείο ή επιθετικά μαντηλάκια καθαρισμού. Είναι λιγότερο πιθανό να ξεκολλήσει κατά λάθος. Στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, αυτή η μονιμότητα έχει σημασία.

Ένα πανεπιστήμιο στο Τορόντο διαχειριζόταν φορητούς υπολογιστές δανεισμού για φοιτητές κινηματογράφου, εργαστήρια μηχανικής και επισκέπτες καθηγητές. Οι φοιτητές μεταχειρίζονταν τις συσκευές σκληρά. Οι εξωτερικές ετικέτες γρατσουνίζονταν από πλάκες τριπόδων, ράφια αποθήκευσης και θήκες μεταφοράς. Το τμήμα πολυμέσων άρχισε να τοποθετεί μικρές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID μέσα σε ένα πλαστικό πάνελ πρόσβασης σε μοντέλα φορητών όπου αυτό μπορούσε να γίνει χωρίς να επηρεάζονται οι απαιτήσεις σέρβις. Για σφραγισμένα μοντέλα, η ομάδα χρησιμοποίησε διακριτικές εξωτερικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID σε προστατευμένη θέση στη βάση. Όταν οι φορητοί επέστρεφαν μετά από ένα εξάμηνο, το γραφείο σέρβις μπορούσε να τους αναγνωρίσει ακόμη και αν το εξωτερικό τους έμοιαζε φθαρμένο.

Ο στόχος δεν ήταν η μυστικότητα. Ο στόχος ήταν να παραμείνει η ταυτότητα της συσκευής συνδεδεμένη με τη συσκευή για όλη τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής της.

Οι μικροσκοπικές ετικέτες RFID είναι χρήσιμες κατά την παραλαβή για επισκευή

Η παραλαβή για επισκευή είναι μία από τις πιο υποτιμημένες περιπτώσεις χρήσης. Ένας φορητός υπολογιστής φτάνει στο IT με ραγισμένη οθόνη, πρόβλημα πληκτρολογίου, προειδοποίηση μπαταρίας ή πρόβλημα λογισμικού. Η ορατή ετικέτα μπορεί να είναι δυσανάγνωστη. Ο χρήστης μπορεί να μην γνωρίζει τον αριθμό περιουσιακού στοιχείου. Ο σειριακός αριθμός μπορεί να είναι μικροσκοπικός, κρυμμένος ή φθαρμένος. Μια μικροσκοπική ετικέτα RFID δίνει στον τεχνικό έναν γρήγορο τρόπο να ανακτήσει το αρχείο σέρβις.

Ένας όμιλος υγείας στη Μελβούρνη χρησιμοποίησε παρακολούθηση RFID φορητών υπολογιστών στην αίθουσα επισκευών του, επειδή κοινοί κλινικοί φορητοί υπολογιστές μετακινούνταν συχνά μεταξύ πτερύγων. Πριν από το RFID, οι τεχνικοί μερικές φορές άνοιγαν λάθος δελτίο σέρβις επειδή πολλοί πανομοιότυποι φορητοί έφταναν στο ίδιο καρότσι. Αφού επισήμαναν τις συσκευές και συνέδεσαν κάθε τιμή RFID με το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, το γραφείο επισκευών μπορούσε να σαρώσει έναν φορητό, να δει το τμήμα στο οποίο είχε ανατεθεί, την κατάσταση εγγύησης, την κατάσταση κρυπτογράφησης και το πρόσφατο ιστορικό δελτίων. Η ετικέτα δεν επισκεύαζε τον φορητό, αλλά αφαιρούσε την εικασία προτού καν ξεκινήσει η επισκευή.

Για νοσοκομεία, κλινικές και οργανισμούς υπηρεσιών πεδίου, αυτή η ταχύτητα είναι πολύτιμη. Οι συσκευές μετακινούνται γρήγορα και τα λάθη στα αρχεία σέρβις μπορούν να δημιουργήσουν μεγαλύτερες επιχειρησιακές καθυστερήσεις.

Πότε η εσωτερική τοποθέτηση RFID σε φορητό υπολογιστή απαιτεί προσοχή

Οι εσωτερικές ετικέτες δεν είναι κατάλληλες για κάθε φορητό υπολογιστή

Η τοποθέτηση μιας ετικέτας μέσα σε έναν φορητό υπολογιστή ακούγεται κομψή, αλλά δεν είναι πάντα η σωστή επιλογή. Πολλοί σύγχρονοι φορητοί υπολογιστές είναι ερμητικά σφραγισμένοι. Το άνοιγμά τους μπορεί να ακυρώσει την εγγύηση, να παραβιάσει συμφωνίες σέρβις, να προκαλέσει ζημιά σε κλιπ ή να δημιουργήσει κίνδυνο ηλεκτροστατικής εκφόρτισης. Κάποια μοντέλα δεν έχουν ασφαλή χώρο για ετικέτα. Η μπαταρία, οι κεραίες, η θωράκιση, οι σωλήνες θερμότητας, οι ανεμιστήρες και το μεταλλικό περίβλημα μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση RFID. Μια κακή εσωτερική τοποθέτηση μπορεί να έχει κακή ανάγνωση ή να επηρεάσει τη συντηρησιμότητα.

Μια συμβουλευτική εταιρεία στο Λονδίνο ήθελε κάθε φορητό υπολογιστή να επισημαίνεται εσωτερικά, επειδή οι εξωτερικές ετικέτες φαίνονταν πολύ βιομηχανικές για προσωπικό που συναντά πελάτες. Η ομάδα IT δοκίμασε πέντε μοντέλα φορητών. Δύο είχαν ασφαλείς περιοχές σέρβις όπου μπορούσε να τοποθετηθεί μια μικρή ετικέτα χωρίς να εμποδίζεται η ροή αέρα ή να αγγίζονται ευαίσθητα μέρη. Ένα μοντέλο είχε εσωτερική διάταξη πολύ πυκνή για αξιόπιστη ανάγνωση. Δύο μοντέλα υπόκειντο σε περιορισμούς εγγύησης που απέτρεπαν το άνοιγμα. Η τελική πολιτική ήταν μικτή: εσωτερικές μικροσκοπικές ετικέτες RFID όπου εγκρίθηκε, ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες στο κάτω κάλυμμα όπου η εσωτερική τοποθέτηση δεν ήταν πρακτική, και εκτυπωμένοι αριθμοί περιουσιακών στοιχείων για ανθρώπινη αναφορά σε όλες τις συσκευές.

Αυτή είναι η επαγγελματική προσέγγιση. Μην επιβάλλετε μία μέθοδο επισήμανσης σε κάθε μοντέλο φορητού υπολογιστή μόνο και μόνο επειδή η ιδέα ακούγεται κομψή.

Τα μεταλλικά περιβλήματα κάνουν το RFID δύσκολο

Οι περισσότεροι εταιρικοί φορητοί υπολογιστές περιέχουν μέταλλο. Το αλουμίνιο, το κράμα μαγνησίου, τα στρώματα θωράκισης, οι βίδες, τα στηρίγματα και οι δομές της μπαταρίας μπορούν όλα να επηρεάσουν το RFID. Μια συνηθισμένη λεπτή σαν χαρτί ετικέτα RFID μπορεί να αποτύχει αν τοποθετηθεί πάνω σε μέταλλο. Οι μικροσκοπικές ετικέτες μπορούν επίσης να αποδώσουν άσχημα αν θαφτούν πίσω από θωράκιση. Για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων φορητών υπολογιστών, οι αγοραστές θα πρέπει να δοκιμάζουν ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες, μικροσκοπικές ετικέτες RFID σχεδιασμένες για ηλεκτρονικά, ή σχέδια ετικετών που λειτουργούν με την επιλεγμένη τοποθέτηση.

Μια φαρμακευτική εταιρεία στη Βασιλεία δοκίμασε τυπικές ετικέτες HF RFID μέσα σε θήκες φορητών υπολογιστών για ρυθμιζόμενες συσκευές εργαστηρίου. Οι ετικέτες λειτουργούσαν σε πλαστικές μονάδες επίδειξης αλλά απέδιδαν άσχημα μόλις τοποθετούνταν κοντά σε μεταλλική θωράκιση. Η ομάδα περιουσιακών στοιχείων IT στράφηκε σε μικροσκοπικές ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες για επιλεγμένα μοντέλα και μετακίνησε τη θέση της ετικέτας μακριά από την μπαταρία και την περιοχή της ασύρματης κεραίας. Η τελική απόσταση ανάγνωσης δεν ήταν μεγάλη, αλλά ήταν αρκετή για σάρωση στον πάγκο σέρβις και ελέγχους σε ντουλάπια αποθήκευσης.

Εδώ είναι που πολλοί αγοραστές παρεξηγούν το RFID. Μια μικρότερη ετικέτα δεν είναι αυτόματα καλύτερη. Η καλύτερη μικροσκοπική ετικέτα RFID είναι αυτή που λειτουργεί στο πραγματικό υλικό του φορητού υπολογιστή και στην πραγματική διαδικασία ανάγνωσης.

Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει το παθητικό RFID

Το παθητικό RFID είναι για απογραφή, όχι για ζωντανή παρακολούθηση

Η εμπιστοσύνη των εργαζομένων έχει σημασία. Κάποιοι υπάλληλοι ανησυχούν ότι μια κρυφή ετικέτα RFID σημαίνει ότι η εταιρεία μπορεί να τους παρακολουθεί παντού. Στις περισσότερες εγκαταστάσεις RFID για εταιρικούς φορητούς υπολογιστές, το σύστημα δεν λειτουργεί έτσι. Οι παθητικές ετικέτες RFID δεν έχουν μπαταρία, GPS ή σύνδεση κινητής τηλεφωνίας. Δεν μπορούν να αναφέρουν τη θέση τους από ένα καφέ ή το σπίτι. Πρέπει να διαβαστούν από έναν κοντινό αναγνώστη, όπως έναν φορητό σαρωτή, έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID, ένα έξυπνο ντουλάπι, έναν σταθμό γραφείου σέρβις ή μια ελεγχόμενη πύλη.

Μια μη κερδοσκοπική οργάνωση στο Άμστερνταμ εισήγαγε παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές αφού επανειλημμένες μετακομίσεις γραφείων προκάλεσαν σύγχυση στην απογραφή. Οι εργαζόμενοι αρχικά ανησυχούσαν για επιτήρηση. Ο διευθυντής IT εξήγησε τη διαφορά μεταξύ παθητικών ετικετών περιουσιακών στοιχείων RFID, λογισμικού διαχείρισης τελικών σημείων και παρακολούθησης GPS. Οι ετικέτες χρησιμοποιήθηκαν μόνο για φυσική απογραφή και παραλαβή για επισκευή. Η πολιτική όριζε επίσης ποια δεδομένα συλλέγονταν και ποιος μπορούσε να έχει πρόσβαση σε αυτά. Μόλις το προσωπικό κατάλαβε ότι η ετικέτα δεν ήταν ζωντανός πομπός παρακολούθησης, η εφαρμογή έγινε πολύ ομαλότερη.

Το δίδαγμα είναι απλό. Αν κρύβετε τη φυσική ετικέτα για να την προστατεύσετε, μην κρύβετε την πολιτική. Η διαφάνεια αποτρέπει την περιττή υποψία.

Η αξία κατά του παραβιάσματος εξαρτάται από την πολιτική και τη διαδικασία

Οι εσωτερικές ή κρυφές ετικέτες RFID μπορούν να μειώσουν το τυχαίο παραβίασμα, αλλά δεν κάνουν έναν φορητό υπολογιστή κλοπής-αποδεικτικό. Ένα αποφασισμένο άτομο μπορεί ακόμη να αφαιρέσει, να καταστρέψει ή να μπλοκάρει μια ετικέτα αν ξέρει πού βρίσκεται. Το πραγματικό όφελος είναι ότι οι συνηθισμένοι χρήστες είναι λιγότερο πιθανό να την ξεκολλήσουν, να την καλύψουν ή να την καταστρέψουν κατά λάθος. Η αξία κατά του παραβιάσματος βελτιώνεται όταν η ετικέτα RFID συνδυάζεται με εκτυπωμένες ετικέτες, διαχείριση τελικών σημείων, κρυπτογράφηση, πολιτικές επιστροφής και ελέγχους περιουσιακών στοιχείων.

Ένα πρακτορείο μέσων στο Los Angeles χρησιμοποιούσε εξωτερικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων σε δημιουργικούς φορητούς υπολογιστές, αλλά οι χρήστες συχνά τις κάλυπταν με αυτοκόλλητα. Το πρακτορείο στράφηκε σε μικροσκοπικές ετικέτες RFID κάτω από πάνελ σέρβις όπου ήταν δυνατόν και διατήρησε έναν μικρό εκτυπωμένο αριθμό περιουσιακού στοιχείου κοντά στον μεντεσέ. Οι χρήστες μπορούσαν να εξατομικεύσουν το πάνω κάλυμμα χωρίς να αφαιρέσουν την ταυτότητα περιουσιακού στοιχείου της εταιρείας. Το IT εξακολουθούσε να χρησιμοποιεί MDM για ασφάλεια και απομακρυσμένη διαγραφή. Το RFID χειριζόταν το πρόβλημα της φυσικής απογραφής.

Αυτή είναι η σωστή προσδοκία. Το RFID είναι ένα εργαλείο φυσικών περιουσιακών στοιχείων, όχι ένα πλήρες πρόγραμμα ασφάλειας.

Παρακολούθηση RFID φορητών υπολογιστών στις καθημερινές ροές εργασίας IT

Το μικροσκοπικό RFID βοηθά τα ντουλάπια αποθήκευσης και τις δεξαμενές δανεισμού

Οι φορητοί υπολογιστές δανεισμού χάνονται εύκολα. Διατίθενται για ταξίδια, προσωρινά έργα, ένταξη νέων υπαλλήλων, επισκευές και επισκέπτες. Ένα έξυπνο ντουλάπι ή μια αίθουσα αποθήκευσης IT μπορεί να χρησιμοποιήσει RFID για να επιβεβαιώσει ποιοι φορητοί είναι διαθέσιμοι, ποιοι έχουν δανειστεί και ποιοι λείπουν από το ράφι. Μια μικροσκοπική ετικέτα μέσα ή κάτω από τον φορητό επιτρέπει στο σύστημα να αναγνωρίσει τη συσκευή χωρίς να βασίζεται σε ορατή ετικέτα.

Μια εταιρεία λογισμικού στο Δουβλίνο διατηρούσε είκοσι φορητούς υπολογιστές δανεισμού για επισκέπτες μηχανικούς και βραχυπρόθεσμους συνεργάτες. Η παλιά διαδικασία δανεισμού χρησιμοποιούσε ένα υπολογιστικό φύλλο και μια ετικέτα ραφιού. Οι συσκευές συχνά επιστρέφονταν εκτός ωραρίου, τοποθετούνταν σε λάθος ράφι ή αναμειγνύονταν με μονάδες επισκευής. Η εταιρεία πρόσθεσε ετικέτες RFID στους φορητούς και εγκατέστησε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη στον πάγκο διάθεσης. Αργότερα, αναβάθμισε το ντουλάπι αποθήκευσης με σάρωση ραφιών RFID. Το σύστημα μπορούσε να δείξει ποιο περιουσιακό στοιχείο βρισκόταν φυσικά μέσα στο ντουλάπι και ποιος υπάλληλος είχε παραλάβει τη μονάδα που έλειπε.

Για εταιρείες με υβριδική εργασία και συχνές ανταλλαγές εξοπλισμού, αυτού του είδους η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων RFID μπορεί να εξαλείψει πολλή μικρή καθημερινή σύγχυση.

Βελτιώνει τις ροές εργασίας αποχώρησης και επιστροφής

Η αποχώρηση εργαζομένων είναι μια επικίνδυνη στιγμή για τα περιουσιακά στοιχεία IT. Ένας φορητός υπολογιστής μπορεί να επιστραφεί ταχυδρομικά, να αφεθεί στη ρεσεψιόν, να παραδοθεί σε έναν διευθυντή ή να μείνει σε ένα συρτάρι γραφείου. Αν η συσκευή δεν αναγνωριστεί γρήγορα, το αρχείο περιουσιακού στοιχείου μπορεί να παραμείνει ανοιχτό για εβδομάδες. Το RFID μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση των επιστροφών με μεγαλύτερη ακρίβεια, ειδικά όταν οι συσκευές παραλαμβάνονται σε παρτίδες.

Μια περιφερειακή εταιρεία πωλήσεων στο Σικάγο είχε πολλούς απομακρυσμένους εργαζομένους. Οι επιστρεφόμενοι φορητοί υπολογιστές έφταναν με courier σε επενδεδυμένα κουτιά. Η ομάδα παραλαβής έπρεπε να ανοίξει τον καθένα, να βρει την ετικέτα περιουσιακού στοιχείου και να την αντιστοιχίσει στη λίστα αποχώρησης. Κάποιες ετικέτες ήταν καλυμμένες από προστατευτικές θήκες. Αφού πρόσθεσαν μικροσκοπικές ετικέτες RFID και ένα βήμα σάρωσης κατά την παραλαβή, οι επιστρεφόμενοι φορητοί αναγνωρίζονταν αμέσως. Το σύστημα περιουσιακών στοιχείων ενημέρωνε την ημερομηνία επιστροφής, η ομάδα ασφάλειας επαλήθευε την κατάσταση απομακρυσμένης διαγραφής και το οικονομικό τμήμα σταματούσε να κυνηγά εργαζομένους για συσκευές που είχαν ήδη φτάσει.

Η ετικέτα RFID δεν αντικατέστησε τη διαχείριση τελικών σημείων. Συνέδεσε τη φυσική διαδικασία επιστροφής με το αρχείο περιουσιακού στοιχείου πιο αξιόπιστα.

Το RFID μπορεί να υποστηρίξει τη συμμόρφωση και την ετοιμότητα για έλεγχο

Οι έλεγχοι IT δεν αφορούν μόνο την εύρεση φορητών υπολογιστών. Οι ελεγκτές μπορεί να ρωτήσουν αν οι εταιρικές συσκευές έχουν ανατεθεί σωστά, είναι κρυπτογραφημένες, επιστράφηκαν μετά την αποχώρηση, αποσύρθηκαν σωστά ή βρίσκονται ακόμη σε εγγύηση. Μια αξιόπιστη φυσική ετικέτα βοηθά να συνδεθεί η συσκευή μπροστά στον ελεγκτή με το ψηφιακό αρχείο στην πλατφόρμα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων.

Μια εταιρεία χρηματοοικονομικών υπηρεσιών στη Σιγκαπούρη χρησιμοποίησε μικροσκοπικές ετικέτες RFID σε φορητούς υπολογιστές τμημάτων υψηλού κινδύνου. Κατά τους εσωτερικούς ελέγχους, η ομάδα IT σάρωνε συσκευές σε ασφαλή γραφεία, τις έλεγχε στο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων και επισήμαινε φορητούς που δεν είχαν εντοπιστεί για μεγάλο χρονικό διάστημα. Η εταιρεία εξακολουθούσε να βασίζεται σε MDM και λογισμικό ασφάλειας για κυβερνοέλεγχους, αλλά το RFID έδωσε στην ομάδα ελέγχου ένα επίπεδο φυσικής απογραφής. Αυτό είχε σημασία επειδή ένας φορητός υπολογιστής μπορεί να είναι κρυπτογραφημένος και να λείπει ακόμη από το γραφείο.

Για ρυθμιζόμενους κλάδους, η παρακολούθηση RFID φορητών υπολογιστών μπορεί να υποστηρίξει καλύτερα αποδεικτικά στοιχεία. Δεν κάνει τη συμμόρφωση αυτόματη, αλλά κάνει τη φυσική επαλήθευση λιγότερο επώδυνη.

Τεχνικές αποφάσεις πριν από την επισήμανση εταιρικών φορητών υπολογιστών

Η ετικέτα δεν πρέπει να παρεμβαίνει στο WiFi, το Bluetooth ή τα μέρη σέρβις

Ένας φορητός υπολογιστής περιέχει ήδη κεραίες και ευαίσθητα ηλεκτρονικά. Η κακή τοποθέτηση ετικέτας μπορεί να δημιουργήσει πρακτικά προβλήματα. Μην τοποθετείτε ετικέτα πάνω από περιοχή ασύρματης κεραίας, γρίλια ηχείου, αεραγωγό, διαδρομή ανεμιστήρα, οπή βίδας, περιοχή διόγκωσης μπαταρίας, σωλήνα θερμότητας, ετικέτα σέρβις ή αφαιρούμενο εξάρτημα που μπορεί να αντικατασταθεί. Η εσωτερική τοποθέτηση πρέπει να εγκρίνεται από το προσωπικό υλικού IT, όχι να αυτοσχεδιάζεται από έναν υπάλληλο ρεσεψιόν με ένα πακέτο ετικετών.

Ένα στούντιο σχεδίασης στην Κοπεγχάγη δοκίμασε εσωτερικές ετικέτες RFID σε φορητούς υπολογιστές υψηλών προδιαγραφών που χρησιμοποιούνταν για τρισδιάστατη απόδοση. Η πρώτη δοκιμή τοποθέτησε ετικέτες κοντά σε περιοχή με αεραγωγούς επειδή φαινόταν φυσικά βολικό. Μετά από αρκετές εβδομάδες, μια συσκευή επέστρεψε με παράπονα που σχετίζονταν με θερμότητα. Η ετικέτα δεν ήταν η κύρια αιτία, αλλά η δοκιμή υπενθύμισε στο IT ότι οτιδήποτε τοποθετείται μέσα σε έναν φορητό υπολογιστή πρέπει να σέβεται τη θερμική σχεδίαση. Το στούντιο στράφηκε σε εγκεκριμένη εσωτερική επίπεδη περιοχή σε κάποια μοντέλα και εξωτερική τοποθέτηση στη βάση σε άλλα. Το έργο έγινε πιο προσεκτικό και πιο αξιόπιστο.

Μια μικροσκοπική ετικέτα RFID είναι μικρή, αλλά μέσα σε έναν φορητό υπολογιστή δεν υπάρχει χώρος χωρίς σημασία.

Επιλέξτε τη σωστή συχνότητα για τη ροή εργασίας

Η συχνότητα RFID έχει σημασία. Το NFC και το HF RFID μπορούν να λειτουργήσουν καλά για αναγνώριση κοντινής εμβέλειας σε γραφείο σέρβις, ειδικά αν ο αναγνώστης τοποθετηθεί απευθείας κοντά στην περιοχή της ετικέτας. Το UHF RFID είναι καλύτερο όταν το IT θέλει ταχύτερη απογραφή πολλαπλών συσκευών, σάρωση καροτσιού, σάρωση ντουλαπιού ή μεγαλύτερη απόσταση ανάγνωσης. Ωστόσο, η απόδοση UHF γύρω από μέταλλο φορητού υπολογιστή απαιτεί προσεκτική επιλογή ετικέτας και δοκιμές. Κάποιοι οργανισμοί χρησιμοποιούν UHF για απογραφή και διατηρούν ετικέτες QR ή barcode για οπτικό εφεδρικό. Άλλοι χρησιμοποιούν HF επειδή η ροή εργασίας αφορά μία συσκευή τη φορά.

Μια δικηγορική εταιρεία στο Παρίσι δοκίμασε τόσο HF όσο και UHF RFID για τον έλεγχο περιουσιακών στοιχείων φορητών υπολογιστών. Το helpdesk προτιμούσε το HF επειδή παρείχε σκόπιμη σάρωση μίας συσκευής στον πάγκο σέρβις. Η ομάδα ελέγχου προτιμούσε το UHF επειδή μπορούσε να σαρώσει αρκετούς φορητούς υπολογιστές σε ένα ντουλάπι αποθήκευσης ταχύτερα. Μετά τις δοκιμές, η εταιρεία χρησιμοποίησε μικροσκοπικές ετικέτες UHF για μεταλλικές επιφάνειες για συσκευές στο κεντρικό γραφείο και διατήρησε εκτυπωμένες ετικέτες σειριακού αριθμού για χειροκίνητη επαλήθευση. Για φορητούς υπολογιστές στελεχών όπου η εσωτερική τοποθέτηση ήταν περιορισμένη, χρησιμοποίησε διακριτικές εξωτερικές ετικέτες.

Δεν υπάρχει καθολικά καλύτερη συχνότητα. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από την απόσταση ανάγνωσης, το υλικό του περιουσιακού στοιχείου, την ενσωμάτωση λογισμικού, την πολιτική απορρήτου και τον τρόπο χειρισμού της συσκευής.

Η βάση δεδομένων είναι το πραγματικό σύστημα

Μια ετικέτα RFID από μόνη της είναι απλώς ένας αριθμός. Η αξία προέρχεται από την αντιστοίχιση αυτού του αριθμού σε ένα καθαρό αρχείο περιουσιακού στοιχείου. Το σύστημα πρέπει να συνδέει το αναγνωριστικό ετικέτας με τον σειριακό αριθμό του φορητού, το μοντέλο, την ημερομηνία αγοράς, την εγγύηση, τον υπάλληλο στον οποίο έχει ανατεθεί, το τμήμα, την κατάσταση κρυπτογράφησης, το ιστορικό επισκευών, την κατάσταση μίσθωσης και το σχέδιο απόσυρσης. Αν η βάση δεδομένων είναι ακατάστατη, το RFID απλώς αποκαλύπτει την ακαταστασία ταχύτερα.

Ένας όμιλος μεταποίησης στο Οχάιο επισήμανε περισσότερους από χίλιους φορητούς υπολογιστές σε εργοστάσια και γραφεία πωλήσεων. Η εγκατάσταση υλικού ήταν ομαλή. Ο πρώτος έλεγχος φάνηκε ακόμη ακατάστατος επειδή τα ονόματα τμημάτων, οι αναθέσεις χρηστών και τα παλιά αρχεία μίσθωσης ήταν ασυνεπή στη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων. Η εταιρεία σταμάτησε την επέκταση, καθάρισε τα αρχεία και δημιούργησε έναν κανόνα ότι κάθε νεοεπισημασμένος φορητός υπολογιστής έπρεπε να επικυρώνεται έναντι των συστημάτων HR και προμηθειών πριν από τη διάθεση. Η επόμενη απογραφή ήταν πολύ πιο χρήσιμη.

Το RFID δεν είναι θεραπεία για κακά δεδομένα. Είναι ένα εργαλείο που κάνει τα καλά δεδομένα ευκολότερα στη συντήρηση.

Κύκλος ζωής και συντήρηση ετικέτας RFID φορητού υπολογιστή

Το κρυφό δεν σημαίνει αδύνατο στο σέρβις

Αν μια ετικέτα τοποθετηθεί μέσα σε έναν φορητό υπολογιστή, το IT πρέπει να γνωρίζει πού βρίσκεται. Οι ομάδες σέρβις θα πρέπει να έχουν χάρτες τοποθέτησης για κάθε μοντέλο φορητού. Αν αντικατασταθεί ένα εξάρτημα, το προσωπικό θα πρέπει να γνωρίζει αν η ετικέτα παραμένει με τη συσκευή ή πρέπει να μεταφερθεί. Αν ένας φορητός ανακυκλωθεί, η ετικέτα θα πρέπει να αφαιρεθεί, να απενεργοποιηθεί στο σύστημα περιουσιακών στοιχείων ή να καταγραφεί ως αποσυρμένη σύμφωνα με την εταιρική πολιτική.

Μια εταιρεία υπηρεσιών εξόρυξης στο Περθ χρησιμοποιούσε ενισχυμένους φορητούς υπολογιστές και επαγγελματικούς φορητούς σε απομακρυσμένες τοποθεσίες. Κάποιες μονάδες είχαν εσωτερικές μικροσκοπικές ετικέτες RFID, ενώ τα ενισχυμένα μοντέλα χρησιμοποιούσαν εξωτερικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων για μεταλλικές επιφάνειες. Όταν οι προμηθευτές επισκευών αντικαθιστούσαν τα κάτω καλύμματα, η εταιρεία μερικές φορές έχανε τις εξωτερικές ετικέτες. Η ομάδα IT ενημέρωσε τις οδηγίες σέρβις ώστε οποιαδήποτε αντικατάσταση περιβλήματος να ενεργοποιεί έλεγχο RFID πριν και μετά την επισκευή. Αυτός ο μικρός κανόνας έσωσε την ομάδα περιουσιακών στοιχείων από την απώλεια της ταυτότητας της συσκευής κατά τη συντήρηση.

Κάθε τοποθέτηση ετικέτας δημιουργεί ευθύνη κύκλου ζωής. Σχεδιάστε για επισκευές πριν επισημανθεί η πρώτη παρτίδα.

Τι να ρωτήσετε πριν αγοράσετε μικροσκοπικές ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές

Πριν παραγγείλετε μικροσκοπικές ετικέτες RFID, οι υπεύθυνοι IT θα πρέπει να δοκιμάσουν πραγματικά μοντέλα φορητών υπολογιστών. Ποια υλικά χρησιμοποιούνται; Μπορεί η συσκευή να ανοιχθεί χωρίς κίνδυνο για την εγγύηση; Υπάρχει ασφαλής εσωτερική τοποθέτηση; Θα διαβάζει η ετικέτα μέσα από το περίβλημα; Είναι το UHF ή το HF καλύτερο για τη ροή εργασίας; Χρειάζεται η ετικέτα να λειτουργεί σε μέταλλο; Ποια απόσταση ανάγνωσης απαιτείται πραγματικά; Οι σαρώσεις θα γίνονται σε γραφείο, ντουλάπι, καρότσι, πόρτα ή κατά τη διάρκεια ελέγχου; Πρέπει η ετικέτα να είναι προ-κωδικοποιημένη; Πρέπει η εκτυπωμένη ετικέτα να ταιριάζει με την τιμή RFID; Μπορεί ο προμηθευτής να παρέχει αρχείο αντιστοίχισης UID ή EPC;

Μια εταιρεία κυβερνοασφάλειας στο Όστιν απέφυγε μια κακή αγορά δοκιμάζοντας δείγματα ετικετών πριν από την εφαρμογή. Η μικρότερη ετικέτα στο πακέτο δειγμάτων φαινόταν ιδανική για εσωτερική τοποθέτηση, αλλά διάβαζε άσχημα μέσα από τη βάση αλουμινίου. Μια ελαφρώς μεγαλύτερη μικροσκοπική ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες λειτουργούσε σταθερά όταν τοποθετούνταν κοντά στην πίσω γωνία κάτω από το κάτω κάλυμμα. Η ετικέτα ήταν λιγότερο αόρατη για τον εγκαταστάτη, αλλά πολύ πιο χρήσιμη για την ομάδα περιουσιακών στοιχείων.

Για την παρακολούθηση RFID φορητών υπολογιστών, το καλύτερο δείγμα είναι αυτό που δοκιμάστηκε στην πραγματική συσκευή, όχι αυτό που κρατήθηκε στον αέρα κατά τη διάρκεια μιας πώλησης.

Ο πραγματικός λόγος που οι υπεύθυνοι IT το κάνουν

Οι υπεύθυνοι IT κρύβουν μικροσκοπικές ετικέτες RFID μέσα σε εταιρικούς φορητούς υπολογιστές επειδή χρειάζονται μια πιο ανθεκτική ταυτότητα περιουσιακού στοιχείου από ένα αυτοκόλλητο, χωρίς να κάνουν τον φορητό να μοιάζει με εξοπλισμό αποθήκης. Θέλουν ταχύτερους ελέγχους, καθαρότερη παραλαβή για επισκευή, καλύτερο έλεγχο δανεισμού, ομαλότερη αποχώρηση, ισχυρότερα αποδεικτικά απογραφής και λιγότερες διαφωνίες για το πού πήγε μια συσκευή. Η κρυφή θέση προστατεύει την ετικέτα από την καθημερινή φθορά. Η τιμή RFID συνδέει τη συσκευή με το σύστημα περιουσιακών στοιχείων. Η πολιτική εξηγεί στους εργαζομένους γιατί υπάρχει η ετικέτα.

Όταν γίνεται άσχημα, η κρυφή επισήμανση μπορεί να δημιουργήσει ανησυχίες για το απόρρητο, ζητήματα εγγύησης, κακή απόδοση ανάγνωσης και σύγχυση στο σέρβις. Όταν γίνεται επαγγελματικά, γίνεται ένα ήσυχο θεμέλιο για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT. Ο φορητός υπολογιστής εξακολουθεί να φαίνεται φυσιολογικός. Ο εργαζόμενος εξακολουθεί να εργάζεται φυσιολογικά. Το helpdesk μπορεί να σαρώσει τη συσκευή, να την αναγνωρίσει, να την επισκευάσει, να την επιστρέψει, να την αποσύρει ή να αποδείξει ότι υπάρχει χωρίς να ψάχνει για μια ξεθωριασμένη ετικέτα.

Τα εξυπνότερα προγράμματα δεν τοποθετούν ετικέτες στα τυφλά. Δοκιμάζουν κάθε μοντέλο φορητού υπολογιστή, επιλέγουν τη σωστή μικρο-ετικέτα RFID, τεκμηριώνουν την τοποθέτηση, αντιστοιχίζουν την ετικέτα με τη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων, εξηγούν την πολιτική και διατηρούν οπτικό αντίγραφο ασφαλείας όπου χρειάζεται. Κατανοούν επίσης τι δεν μπορεί να κάνει το RFID. Δεν μπορεί να αντικαταστήσει την κρυπτογράφηση. Δεν μπορεί να αντικαταστήσει το MDM. Δεν μπορεί να εντοπίσει από μόνο του έναν φορητό υπολογιστή σε όλη την πόλη. Δεν μπορεί να διορθώσει ακατάστατα αρχεία. Μπορεί όμως να κάνει τη φυσική πλευρά της διαχείρισης των φορητών υπολογιστών πολύ ευκολότερη.

Γι' αυτό οι μικρο-ετικέτες RFID γίνονται δημοφιλείς στους εταιρικούς στόλους φορητών υπολογιστών. Η ετικέτα είναι μικρή, αλλά το πρόβλημα που λύνει δεν είναι. Σε μια εταιρεία με εκατοντάδες ή χιλιάδες κινητές συσκευές, το να γνωρίζετε ακριβώς ποιος φορητός υπολογιστής βρίσκεται στον πάγκο, στο ντουλάπι, στον εργαζόμενο, επέστρεψε από επισκευή ή είναι έτοιμος για απόσυρση αποτελεί σοβαρό επιχειρησιακό πλεονέκτημα. Η καλύτερη ετικέτα είναι αυτή που κανείς δεν βλέπει κατά την κανονική εργασία, αλλά το τμήμα IT μπορεί να εμπιστευτεί όταν ξεκινά ο έλεγχος.