Απλή παρακολούθηση κοινόχρηστου εξοπλισμού γραφείου με mini RFID

Αν έχετε εργαστεί ποτέ σε ένα πολυάσχολο γραφείο, γνωρίζετε ήδη πόσο παράξενα δύσκολο μπορεί να είναι να βρείτε ένα εντελώς συνηθισμένο εξοπλισμό.

Ο χαμένος προσαρμογέας HDMI δεν βρίσκεται ποτέ εκεί που λέει το ημερολόγιο της αίθουσας συσκέψεων ότι θα έπρεπε να είναι. Το ασύρματο clicker παρουσιάσεων μετακινήθηκε κάπως από την αίθουσα εκπαίδευσης στο συρτάρι ενός διευθυντή πωλήσεων. Δύο εφεδρικά ακουστικά δηλώθηκαν για ένα εργαστήριο πελάτη και επέστρεψαν σε λάθος όροφο. Μια κοινόχρηστη webcam δανείζεται για μία μόνο συνάντηση όλων των εργαζομένων και μετά εξαφανίζεται ήσυχα στην τσάντα υβριδικής εργασίας κάποιου για τρεις εβδομάδες. Κανείς δεν προσπαθεί να οργανώσει ένα οργανωμένο κύκλωμα κλοπής. Είναι απλώς η καθημερινότητα του γραφείου. Ο μικρός εξοπλισμός μετακινείται γρήγορα, τα αρχεία γίνονται αμελή, και μόλις ένα αντικείμενο ξεφύγει από το επίσημο σύστημα, τείνει να παραμένει χαμένο περισσότερο από όσο θέλει κανείς να παραδεχτεί.

Γιατί το Mini RFID είναι η πρακτική απάντηση για τον κοινόχρηστο εξοπλισμό γραφείου

Γι' αυτόν ακριβώς τον λόγο το mini RFID έχει γίνει μια τόσο πρακτική απάντηση για την παρακολούθηση κοινόχρηστου εξοπλισμού γραφείου.

Όχι επειδή ακούγεται φουτουριστικό. Όχι επειδή οι εταιρείες ξαφνικά θέλουν να μετατρέψουν τα συρραπτικά σε έξυπνες συσκευές. Και σίγουρα όχι επειδή οι υπεύθυνοι γραφείου έχουν υπερβολικό ελεύθερο χρόνο. Ο λόγος είναι πολύ πιο απλός από αυτό. Ο κοινόχρηστος εξοπλισμός γραφείου είναι συνήθως πολύ πολύτιμος για να αγνοηθεί, πολύ κινητικός για να τον εμπιστευτούμε στη μνήμη, και πολύ μικρός για να λειτουργήσει καλά ο παλιομοδίτικος χειροκίνητος έλεγχος περιουσιακών στοιχείων. Το Mini ετικέτες RFID λύνουν αυτό το πρόβλημα με τρόπο που είναι εντυπωσιακά χωρίς δράμα. Τοποθετήστε ετικέτες στον εξοπλισμό, ορίστε μερικά λογικά σημεία ελέγχου, κρατήστε το σύστημα ελαφρύ, και μια ολόκληρη κατηγορία καθημερινής ενόχλησης στο γραφείο αρχίζει να γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση.

Πολλές εταιρείες υπερπολύπλοκουν αυτό το θέμα στην αρχή. Φαντάζονται ένα τεράστιο εταιρικό έργο περιουσιακών στοιχείων με βαρύ λογισμικό, μακροσκελείς συναντήσεις υλοποίησης και έξι τμήματα να διαφωνούν για τα πρότυπα. Αυτός είναι ένας τρόπος να γίνει, και σε πολλά γραφεία είναι ο λάθος τρόπος. Η καλύτερη προσέγγιση είναι συχνά σχεδόν ντροπιαστικά απλή. Τοποθετήστε μικρές ετικέτες RFID στα πράγματα που οι άνθρωποι δανείζονται συνεχώς, χάνουν, αναθέτουν εκ νέου και ξεχνούν να επιστρέψουν. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτή την ορατότητα για να ενισχύσετε τα σημεία παράδοσης που προκαλούν την περισσότερη σύγχυση εξαρχής.

Αυτή είναι η πραγματική γοητεία του mini RFID για τον εξοπλισμό γραφείου. Δεν χρειάζεται να γίνει θρησκεία της πληροφορικής. Απλώς χρειάζεται να κάνει το γραφείο λιγότερο ενοχλητικό.

Πραγματικές ιστορίες επιτυχίας με το Mini RFID

Ένα πρακτορείο μέσων στο Σικάγο το ανακάλυψε αυτό μετά από μήνες παραπόνων για τον εξοπλισμό των αιθουσών συσκέψεων. Η εταιρεία είχε αρκετό εξοπλισμό στα χαρτιά. Άφθονα USB-C hubs, εφεδρικά ακουστικά, φορητά ηχεία, τηλεχειριστήρια παρουσιάσεων και συμπαγείς webcams. Ωστόσο, οι ομάδες έλεγαν συνεχώς ότι δεν μπορούσαν να βρουν αυτό που χρειάζονταν πέντε λεπτά πριν από μια κλήση με πελάτη. Στην αρχή, η διοίκηση υπέθεσε ότι οι άνθρωποι υπερέβαλλαν. Στη συνέχεια, η ομάδα λειτουργιών έκανε έναν χειροκίνητο έλεγχο και διαπίστωσε ότι η αλήθεια ήταν χειρότερη από το αναμενόμενο. Ο εξοπλισμός υπήρχε, αλλά ήταν διάσπαρτος σε συρτάρια, ντουλάπια, αίθουσες έργων και προσωπικά γραφεία, επειδή δεν υπήρχε εύκολος τρόπος να παραμένουν ορατά τα κοινόχρηστα αντικείμενα μόλις έβγαιναν από το ντουλάπι εξοπλισμού. Το πρακτορείο άρχισε να τοποθετεί ετικέτες σε κοινόχρηστα αξεσουάρ με mini ετικέτες RFID και πρόσθεσε αναγνώστες RFID σημεία ελέγχου κοντά στην αίθουσα εξοπλισμού μέσων και στο κεντρικό ράφι επιστροφών. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, το καθημερινό επίπεδο πανικού μειώθηκε. Η εταιρεία δεν είχε αγοράσει πολύ νέο εξοπλισμό. Απλώς είχε σταματήσει να χάνει από τα μάτια της αυτά που ήδη κατείχε.

Αυτή η ιστορία εμφανίζεται ξανά και ξανά σε περιβάλλοντα γραφείου. Ο κοινόχρηστος εξοπλισμός σπάνια χάνεται με κάποιο δραματικό τρόπο. Συνήθως γλιστρά σε μια γκρίζα ζώνη μεταξύ επίσημης ιδιοκτησίας και άτυπου δανεισμού. Αυτή η γκρίζα ζώνη είναι όπου το mini RFID λειτουργεί καλύτερα.

Το πλεονέκτημα μεγέθους του Mini RFID

Το πλεονέκτημα μεγέθους έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι νομίζουν οι άνθρωποι. Οι παραδοσιακές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων μπορεί να είναι πολύ ογκώδεις για μικρές συσκευές γραφείου. Κανείς δεν θέλει μια μεγάλη, άσχημη ετικέτα κολλημένη σε ένα κομψό τηλεχειριστήριο παρουσιάσεων, ένα στυλό αίθουσας συσκέψεων, ένα dongle κάμερας ή έναν συμπαγή προσαρμογέα docking. Οι ετικέτες mini RFID είναι χρήσιμες επειδή μπορούν να τοποθετηθούν σε μικρό, συχνά χρησιμοποιούμενο εξοπλισμό χωρίς να τον κάνουν άβολο στη χρήση. Αυτό ακούγεται σαν καλλωπιστική λεπτομέρεια, αλλά δεν είναι. Αν η ετικέτα φαίνεται παρεμβατική, οι άνθρωποι την ξεκολλούν, παραπονιούνται γι' αυτήν ή τη παρακάμπτουν. Αν η ετικέτα κάθεται ήσυχα στο περιουσιακό στοιχείο και κάνει τη δουλειά της, η υιοθέτηση γίνεται πολύ πιο εύκολη.

Ένα δικηγορικό γραφείο στο Λονδίνο το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας ανανέωσης του κοινόχρηστου εξοπλισμού υβριδικής εργασίας του. Το γραφείο είχε δεκάδες φορητούς σταθμούς docking, κρυπτογραφημένα αξεσουάρ USB, ταξιδιωτικά ποντίκια, εφεδρικούς φορτιστές και κιτ ακουστικών για αίθουσες συσκέψεων και προσωρινούς σταθμούς εργασίας. Το πρώτο τους ένστικτο ήταν να βασιστούν σε ετικέτες barcode και χειροκίνητη δήλωση εξόδου. Φαινόταν τακτοποιημένο σε ένα έγγραφο πολιτικής και κατέρρεε στο πραγματικό γραφείο. Το προσωπικό ξεχνούσε να σαρώσει αντικείμενα όταν βιαζόταν μεταξύ κλήσεων, δανειζόταν εξοπλισμό ανεπίσημα και άφηνε αξεσουάρ σε λάθος αίθουσες συνεργασίας. Αφού πέρασαν στην παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για τα πιο συχνά δανειζόμενα αντικείμενα, η ομάδα υποστήριξης γραφείου μπορούσε να δει πολύ πιο καθαρά ποια κιτ είχαν περάσει από το κεντρικό ράφι εξοπλισμού και ποια δεν είχαν επιστρέψει. Κανείς δεν ισχυρίστηκε ότι το σύστημα ήταν μαγικό. Απλώς αφαίρεσε πολλή άσκοπη αβεβαιότητα.

Αυτό το σημείο αξίζει λίγη σκέψη. Το καλύτερο πράγμα σχετικά με το mini RFID στα γραφεία δεν είναι ότι μετατρέπει κάθε αντικείμενο σε ένα τεχνολογικό θαύμα. Είναι ότι μειώνει την αβεβαιότητα γύρω από συνηθισμένα πράγματα. Και τα συνηθισμένα πράγματα είναι ακριβώς αυτά που καταναλώνουν χρόνο σε κοινόχρηστους χώρους εργασίας.

Λύνοντας τα πραγματικά πονοκεφάλια

Σκεφτείτε με τι χάνουν πραγματικά την υπομονή τους οι ομάδες γραφείου. Όχι μηχανήματα εκατομμυρίων. Αυτά συνήθως παρακολουθούνται προσεκτικά. Το πραγματικό πονοκέφαλο είναι τα αντικείμενα μέσης αξίας με υψηλή κινητικότητα. Φορητές οθόνες. Tablets αίθουσας συσκέψεων. Laptops επισκεπτών. Πληκτρολόγια δανεισμού. Προσαρμογείς ήχου. Μικρόφωνα αίθουσας εκπαίδευσης. Επαναφορτιζόμενα τηλεχειριστήρια παρουσιάσεων. Κοινόχρηστα iPads που χρησιμοποιούνται για καταχώριση ή επιδείξεις. Αυτά είναι τα αντικείμενα που οι άνθρωποι υποθέτουν ότι θα έπρεπε να είναι εύκολο να διαχειριστούν μέχρι που δεν είναι.

Μια εταιρεία λογισμικού στο Βερολίνο το ανακάλυψε αυτό με τα κοινόχρηστα κιτ AV της. Η εταιρεία πραγματοποιούσε συχνές επιδείξεις προϊόντων και εσωτερικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, και κάθε κιτ περιλάμβανε ένα συμπαγές ηχείο, έναν ασύρματο δέκτη μικροφώνου, δύο προσαρμογείς και μια μίνι συσκευή ελέγχου. Στα χαρτιά, τα κιτ υποτίθεται ότι έμεναν πλήρη. Στην πραγματικότητα, ένα αντικείμενο μετακινούνταν σε άλλη αίθουσα, ένα άλλο δανειζόταν από την ομάδα εκδηλώσεων, και κάποιος από το τμήμα μάρκετινγκ ορκιζόταν ότι είχε επιστρέψει τα πάντα όταν μόνο τα περισσότερα είχαν επιστρέψει. Η εταιρεία χρησιμοποίησε ετικέτες mini RFID για να παρακολουθεί τα εξαρτήματα σε επίπεδο κιτ και σε επίπεδο αντικειμένου, γεγονός που έκανε τις ελλιπείς επιστροφές πολύ πιο εύκολες στον εντοπισμό. Η ήσυχη νίκη δεν ήταν μόνο λιγότερα χαμένα εξαρτήματα. Ήταν λιγότερες άβολες συζητήσεις που βασίζονταν εξ ολοκλήρου σε εικασίες.

Ο γελοία απλός τρόπος για να εφαρμόσετε την παρακολούθηση Mini RFID

Εδώ ταιριάζει πραγματικά η φράση γελοία απλή. Το σύστημα λειτουργεί καλύτερα όταν δεν προσπαθεί να είναι πιο έξυπνο από το ίδιο το γραφείο. Το mini RFID δεν πρέπει να γίνει ένα μεγάλο έργο επιτήρησης ή ένα περίπλοκο πρόγραμμα ελέγχου συμπεριφοράς. Πρέπει να απαντά σε μερικές απλές ερωτήσεις πολύ καλά. Έφυγε αυτό το αντικείμενο από τον χώρο αποθήκευσης; Επέστρεψε; Βρίσκεται σε λάθος αίθουσα; Είναι το κιτ πλήρες; Πήγε για επισκευή στο τμήμα πληροφορικής ή απλώς εξαφανίστηκε στο λίμπο του τμήματος;

Ένας φορέας συνεργατικών χώρων εργασίας στη Σιγκαπούρη χρησιμοποίησε ακριβώς αυτή τη νοοτροπία. Οι τοποθεσίες τους προσέφεραν κοινόχρηστες οθόνες, προσαρμογείς, φορητές webcams, clickers και αξεσουάρ αίθουσας podcast σε μέλη και εσωτερικό προσωπικό. Η επιχείρηση είχε αρκετή κίνηση ώστε ο χειροκίνητος έλεγχος κατέρρεε συνεχώς, ειδικά όταν μια τοποθεσία δανειζόταν από μια άλλη κατά τις πολυάσχολες ημέρες εκδηλώσεων. Αντί να προσπαθεί να παρακολουθεί τα πάντα παντού, ο φορέας τοποθέτησε ετικέτες mini RFID στα κοινόχρηστα αντικείμενα υψηλής κίνησης και επικεντρώθηκε στη μετακίνηση μέσω τριών σημείων ελέγχου: τον κλωβό εξοπλισμού, το ντουλάπι της αίθουσας podcast και το γραφείο λειτουργιών της τοποθεσίας. Αυτός ο περιορισμένος σχεδιασμός ήταν αρκετός. Η ανάκτηση εξοπλισμού βελτιώθηκε, το προσωπικό περνούσε λιγότερο χρόνο ψάχνοντας και ολόκληρο το σύστημα παρέμεινε διαχειρίσιμο.

Αυτός είναι επίσης ο λόγος που το mini RFID λειτουργεί τόσο καλά για γραφεία που έχουν ήδη γίνει πιο ευέλικτα και λιγότερο εδαφικά. Σε παλαιότερες διαρρυθμίσεις γραφείων, ο εξοπλισμός συχνά ανήκε σε ένα τμήμα ή ένα δωμάτιο για μεγάλα διαστήματα. Στα σύγχρονα γραφεία, οι κοινόχρηστοι πόροι ταξιδεύουν συνεχώς. Το ίδιο φορητό ηχείο μπορεί να υποστηρίξει ένα πρωινό εργαστήριο, μια απογευματινή παρουσίαση σε πελάτη και μια βραδινή κοινωνική εκδήλωση της ομάδας. Ένα USB-C hub μπορεί να μετακινηθεί μεταξύ hot desks, αιθουσών συσκέψεων και χώρων εκδηλώσεων σε μία ημέρα. Αν το γραφείο εξακολουθεί να βασίζεται στην ιδέα ότι οι άνθρωποι θα θυμούνται πού έβαλαν τα πράγματα, ζητάει προβλήματα.

Μια εταιρεία χρηματοοικονομικών υπηρεσιών στο Τορόντο είχε ακριβώς αυτό το πρόβλημα αφού ανασχεδίασε το γραφείο της γύρω από το hoteling και τις κοινόχρηστες ζώνες συνεργασίας. Ο ανασχεδιασμός φαινόταν υπέροχος. Η πειθαρχία των περιουσιακών στοιχείων όχι. Κοινόχρηστα πληκτρολόγια, κιτ ποντικιών, συσκευές παρουσιάσεων και περιφερειακά αιθουσών συσκέψεων άρχισαν να μετακινούνται μεταξύ ορόφων επειδή κανείς δεν ένιωθε μόνιμη ιδιοκτησία στους χώρους πλέον. Οι ετικέτες mini RFID έδωσαν στην ομάδα εγκαταστάσεων έναν πολύ πιο καθαρό τρόπο να διαχειρίζεται αυτό το ρευστό περιβάλλον. Η εταιρεία δεν χρειαζόταν να παρακολουθεί κάθε κίνηση κάθε λεπτό. Χρειαζόταν μόνο καλύτερη ορατότητα όταν ο εξοπλισμός μετακινούνταν μέσα ή έξω από τα κύρια σημεία κοινόχρηστου αποθέματος. Αυτό ήταν αρκετό για να αποκατασταθεί η τάξη χωρίς να νιώθει το γραφείο ότι βρίσκεται υπό αστυνόμευση.

Ένα άλλο πλεονέκτημα του mini RFID είναι ότι υποστηρίζει τόσο τις λειτουργίες γραφείου όσο και τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής χωρίς να τις αναγκάζει σε έναν άβολο συμβιβασμό. Οι άνθρωποι των λειτουργιών γραφείου ενδιαφέρονται για τη διαθεσιμότητα. Η πληροφορική ενδιαφέρεται για τη λογοδοσία, τον κύκλο ζωής και την κατάσταση. Το οικονομικό τμήμα ενδιαφέρεται να μην αγοράζει διπλότυπα απλώς επειδή κάποιος δεν μπορούσε να βρει τα παλιά. Το mini RFID βοηθά και τις τρεις ομάδες, και αυτός είναι ένας λόγος που κερδίζει έδαφος ταχύτερα από πιο αφηρημένες ιδέες τεχνολογίας χώρου εργασίας.

Ένα στούντιο σχεδιασμού στο Άμστερνταμ το είδε αυτό με κοινόχρηστα αξεσουάρ Apple και φορητό δημιουργικό εξοπλισμό. Οι ομάδες τους δανείζονταν τακτικά στυλό, μίνι πληκτρολόγια, αναγνώστες καρτών, συμπαγείς θήκες SSD και μικρά εργαλεία παρουσίασης μεταξύ αιθουσών μοντάζ και χώρων πελατών. Οι λειτουργίες κουράστηκαν να ακούν ότι το απόθεμα εξοπλισμού λιγοστεύει. Το οικονομικό τμήμα κουράστηκε να εγκρίνει αγορές αντικατάστασης. Η πληροφορική κουράστηκε να ανακαλύπτει ότι τα «χαμένα» αντικείμενα στην πραγματικότητα βρίσκονταν σε αίθουσες έργων πολύ μετά το τέλος του έργου. Μόλις το στούντιο πρόσθεσε παρακολούθηση mini RFID στα πιο κινητικά αντικείμενα, το απόθεμα εξοπλισμού έγινε πολύ πιο αξιόπιστο. Αυτή η λέξη έχει σημασία. Αξιόπιστο. Πριν από το σύστημα, η λίστα αποθέματος υπήρχε τεχνικά αλλά δεν την εμπιστεύονταν συναισθηματικά. Μετά το σύστημα, οι άνθρωποι ήταν πολύ πιο πιθανό να πιστέψουν ότι ο εξοπλισμός μπορούσε να βρεθεί.

Αυτή η συναισθηματική εμπιστοσύνη στο απόθεμα είναι πιο σημαντική απ' ό,τι ακούγεται. Σε ένα ακατάστατο γραφείο, οι άνθρωποι σταματούν γρήγορα να εμπιστεύονται το κοινόχρηστο σύστημα. Μόλις συμβεί αυτό, αρχίζουν να αποθησαυρίζουν. Κάποιος κρύβει έναν εφεδρικό προσαρμογέα σε ένα συρτάρι «για κάθε ενδεχόμενο». Μια άλλη ομάδα κρατά μια επιπλέον webcam ανεπίσημα επειδή υποθέτει ότι η αίθουσα εξοπλισμού θα τους απογοητεύσει όταν έχει σημασία. Αυτό χειροτερεύει το πρόβλημα, επειδή όσο περισσότερο οι άνθρωποι αμύνονται ιδιωτικά απέναντι στο χάος του κοινόχρηστου εξοπλισμού, τόσο λιγότερο κοινόχρηστος γίνεται πραγματικά ο εξοπλισμός.

Ένα φαρμακευτικό γραφείο στη Μελβούρνη το ανακάλυψε αυτό μετά από μήνες απογοήτευσης με την τεχνολογία των αιθουσών συσκέψεων. Οι ομάδες αποθήκευαν ήσυχα χρήσιμα αξεσουάρ επειδή κανείς δεν εμπιστευόταν την κεντρική προμήθεια. Η εταιρεία απάντησε τοποθετώντας ετικέτες mini RFID στα αντικείμενα υψηλής ζήτησης και προσθέτοντας μια ελαφριά ροή εργασιών επιστροφής μέσω του γραφείου υπηρεσιών χώρου εργασίας. Το ενδιαφέρον ήταν ότι η συμπεριφορά αποθησαυρισμού άρχισε να μειώνεται μόλις το προσωπικό συνειδητοποίησε ότι το απόθεμα εξοπλισμού γινόταν πιο ορατό και αξιόπιστο. Οι άνθρωποι είναι πολύ πιο πρόθυμοι να μοιραστούν όταν πιστεύουν ότι το σύστημα δεν τους λέει ψέματα.

Από την οπτική του SEO, αυτός είναι επίσης ο λόγος που οι αγοραστές αναζητούν φράσεις όπως παρακολούθηση εξοπλισμού γραφείου, ετικέτες περιουσιακών στοιχείων mini RFID, RFID για κοινόχρηστες συσκευές, παρακολούθηση μικρών περιουσιακών στοιχείων σε γραφεία, παρακολούθηση εξοπλισμού αιθουσών συσκέψεων και ετικέτες RFID για αξεσουάρ πληροφορικής. Δεν ψωνίζουν για ένα επιστημονικό πείραμα. Ψάχνουν για έναν φθηνό, πρακτικό τρόπο να σταματήσουν να σπαταλούν εργασία και χρήματα σε σύγχυση γύρω από μικρό εξοπλισμό.

Ένα διοικητικό γραφείο πανεπιστημίου στη Μαδρίτη αντιμετώπισε ακριβώς αυτό το ζήτημα με κοινόχρηστο εκπαιδευτικό και διοικητικό εξοπλισμό. Φορητοί προβολείς, ψηφιακά στυλό, μικρόφωνα αιθουσών, βάσεις tablet και συμπαγείς κάμερες κυκλοφορούσαν συνεχώς μεταξύ τμημάτων χωρίς σαφή ιδιοκτησία. Κανείς δεν κατέγραφε δραματικά τις απώλειες επειδή κάθε χαμένο αντικείμενο φαινόταν πολύ μικρό για να κλιμακωθεί. Σε διάστημα ενός έτους, όμως, το κόστος αντικατάστασης δεν ήταν καθόλου μικρό. Το γραφείο εισήγαγε παρακολούθηση mini RFID για κοινόχρηστα αντικείμενα υψηλής κινητικότητας και τη συνέδεσε με το κεντρικό γραφείο υποστήριξης AV. Αυτή η μία αλλαγή έδωσε στο προσωπικό μια πιο ρεαλιστική εικόνα για το τι είχε φύγει, τι είχε επιστρέψει και ποια τμήματα ήταν σταθερά αργά στην επιστροφή εξοπλισμού. Το σύστημα δεν έγινε τιμωρητικό. Έγινε πραγματικό.

Αυτή είναι μια από τις ήσυχες δυνάμεις του RFID σε περιβάλλοντα γραφείου. Μετατρέπει τις διαφωνίες σε αρχεία. Πριν από την ετικέτα, οι άνθρωποι λένε πράγματα όπως είμαι σχεδόν σίγουρος ότι το επέστρεψα ή θα πρέπει να είναι στο δωμάτιο πάνω ή νομίζω ότι το έχει τώρα η πληροφορική. Μετά την ετικέτα, η συζήτηση γίνεται συντομότερη. Το περιουσιακό στοιχείο είτε πέρασε το σημείο ελέγχου είτε όχι. Είτε επέστρεψε με το υπόλοιπο κιτ είτε όχι. Τα γραφεία μπορεί να μην χρειάζονται τέλεια δεδομένα, αλλά ωφελούνται τεράστια από καλύτερα στοιχεία.

Τα κεντρικά γραφεία μιας ξενοδοχειακής εταιρείας στο Ντουμπάι διαπίστωσαν ότι αυτό είχε σημασία ακόμη και για διατμηματικό εξοπλισμό εκδηλώσεων. Το γραφείο τους φιλοξενούσε τακτικά συναντήσεις στελεχών, εκπαιδευτικές συνεδρίες και παρουσιάσεις επωνυμίας, όλα από την ίδια δεξαμενή κοινόχρηστων μικροφώνων, προσαρμογέων, clickers και συμπαγών εργαλείων προβολής. Τα αντικείμενα ήταν πολύ μικρά για την παραδοσιακή πειθαρχία πάγιων περιουσιακών στοιχείων και πολύ δαπανηρά για να αντικαθίστανται συνεχώς αβασάνιστα. Οι ετικέτες mini RFID έκαναν την κοινόχρηστη δεξαμενή πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση επειδή η ομάδα υπηρεσιών εκδηλώσεων μπορούσε να επιβεβαιώσει τι είχε φύγει και τι είχε επιστρέψει χωρίς να ξεπακετάρει κάθε τσάντα χειροκίνητα. Αυτό εξοικονόμησε χρόνο από την εναλλαγή εκδηλώσεων και μείωσε τις εξοργιστικές αναζητήσεις της επόμενης ημέρας για ένα χαμένο εξάρτημα που καθυστερούσε την επόμενη κράτηση.

Ένας ακόμη λόγος που το mini RFID είναι τόσο αποτελεσματικό είναι ότι λειτουργεί καλά με σταδιακή εφαρμογή. Δεν χρειάζεται να τοποθετήσετε ετικέτες σε όλα τα πράγματα του γραφείου. Στην πραγματικότητα, αυτό είναι συχνά η λάθος κίνηση. Ξεκινήστε με τα αντικείμενα για τα οποία οι άνθρωποι ρωτούν συνεχώς. Ξεκινήστε με τα πράγματα που εξαφανίζονται σε αίθουσες συσκέψεων, hot desks, ντουλάπια ή κιτ υβριδικής εργασίας. Ξεκινήστε με τα αντικείμενα που δημιουργούν δυσανάλογη απογοήτευση σε σχέση με το μέγεθός τους. Όσο πιο απλή είναι η πρώτη φάση, τόσο πιο εύκολο είναι για όλους να δουν την αξία.

Μια εταιρεία βιοτεχνολογίας στη Βοστώνη έκανε ακριβώς αυτό. Αντί να ξεκινήσει ένα τεράστιο πρόγραμμα περιουσιακών στοιχείων χώρου εργασίας, τοποθέτησε ετικέτες μόνο σε τρεις κατηγορίες πρώτα: κοινόχρηστο εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης, κιτ φορητών οθονών και αξεσουάρ laptop επισκεπτών. Αυτές οι τρεις κατηγορίες ευθύνονταν για τον περισσότερο χρόνο αναζήτησης και τις περισσότερες επαναλαμβανόμενες αγορές αντικατάστασης. Μόλις το σύστημα mini RFID απέδειξε ότι μπορούσε να μειώσει τη σύγχυση εκεί, η επέκταση σε άλλες κοινόχρηστες συσκευές έγινε εύκολη εσωτερική πώληση. Αυτός είναι ένας ακόμη λόγος που η προσέγγιση λειτουργεί. Δεν ζητά από την επιχείρηση να πιστέψει σε μια θεωρία. Δείχνει πρακτική ανακούφιση γρήγορα.

Υπάρχει επίσης ένα λεπτό πολιτισμικό πλεονέκτημα του mini RFID έναντι βαρύτερων μεθόδων παρακολούθησης. Τα γραφεία δεν συμπαθούν συστήματα που φαίνονται τιμωρητικά ή παρεμβατικά. Αν οι άνθρωποι πιστεύουν ότι η εταιρεία προσπαθεί να τους παρακολουθεί προσωπικά, η αντίσταση αυξάνεται γρήγορα. Το mini RFID σε κοινόχρηστο εξοπλισμό γραφείου συνήθως αποφεύγει αυτό το πρόβλημα όταν εφαρμόζεται συνετά, επειδή η εστίαση παραμένει στο αντικείμενο και στα σημεία παράδοσης, όχι στη δημιουργία ενός λεπτομερούς χάρτη συμπεριφοράς των εργαζομένων. Αυτό το κάνει πολύ πιο εύκολο να παρουσιαστεί ως βελτίωση λειτουργιών παρά ως ζήτημα εμπιστοσύνης.

Μια εκδοτική εταιρεία στο Σίδνεϊ το χειρίστηκε καλά όταν εφάρμοσε mini RFID σε κοινόχρηστο εξοπλισμό ήχου και συσκέψεων. Η διοίκηση φρόντισε να εξηγήσει ότι το σύστημα σχεδιάστηκε για να διατηρεί τα κοινόχρηστα εργαλεία διαθέσιμα, να μειώνει τις διπλές αγορές και να κάνει την επαναφορά των αιθουσών ταχύτερη μετά από εσωτερικές εκδηλώσεις. Δεν ήταν εργαλείο παρακολούθησης εργαζομένων. Αυτή η σαφήνεια είχε σημασία. Το προσωπικό αντέδρασε κυρίως με ανακούφιση επειδή ήταν ήδη κουρασμένο να χάνει χρόνο σε κυνήγι εξοπλισμού. Όταν τα έργα τεχνολογίας γραφείου λύνουν ξεκάθαρα μια πραγματική ενόχληση, οι άνθρωποι γίνονται πολύ πιο επιεικείς.

Όλο το μυστικό: Γελοία απλή παρακολούθηση

Ποιος είναι λοιπόν ο γελοία απλός τρόπος να παρακολουθείτε κοινόχρηστο εξοπλισμό γραφείου με mini RFID;

Τοποθετήστε ετικέτες στα μικρά πράγματα που μετακινούνται πολύ συχνά και εξαφανίζονται πολύ εύκολα. Επικεντρωθείτε σε κοινόχρηστα περιουσιακά στοιχεία γραφείου αντί να προσπαθείτε να λύσετε τα πάντα. Τοποθετήστε αναγνώστες ή σημεία ελέγχου όπου ο εξοπλισμός φεύγει και επιστρέφει επίσημα. Κρατήστε τις ροές εργασιών ελαφριές. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα για να αποκαταστήσετε την εμπιστοσύνη, όχι για να χτίσετε γραφειοκρατία. Στα περισσότερα γραφεία, αυτό είναι αρκετό για να διορθώσει ένα εντυπωσιακά μεγάλο ποσοστό του προβλήματος.

Αυτό είναι όλο το μυστικό. Ο κοινόχρηστος εξοπλισμός γραφείου συνήθως δεν χρειάζεται μια δραματική εταιρική επανεφεύρεση. Χρειάζεται ορατότητα στις ακριβείς στιγμές όπου η μνήμη αποτυγχάνει και αρχίζει ο άτυπος δανεισμός. Το mini RFID λειτουργεί επειδή ταιριάζει απόλυτα σε αυτό το πρόβλημα. Οι ετικέτες είναι αρκετά μικρές για τις συσκευές που οι άνθρωποι πραγματικά χάνουν. Η παρακολούθηση μπορεί να παραμείνει εστιασμένη σε σημεία μετακίνησης υψηλής αξίας. Η απόδοση της προσπάθειας εμφανίζεται γρήγορα σε λιγότερα χαμένα αξεσουάρ, λιγότερες διπλές αγορές, λιγότερα μαραθώνια ψαξίματα και λιγότερες διαφωνίες Δευτέρας πρωί για το ποιος είδε τελευταίος το τηλεχειριστήριο της αίθουσας συσκέψεων.

Για τους υπεύθυνους γραφείου, τις ομάδες πληροφορικής, τους επικεφαλής λειτουργιών χώρου εργασίας και τα οικονομικά τμήματα, αυτού του είδους η απλότητα είναι δύσκολο να ξεπεραστεί. Δεν ζητά από το γραφείο να γίνει κάτι νέο. Απλώς βοηθά το γραφείο να σταματήσει να είναι τόσο άσκοπα χαοτικό γύρω από τα ίδια μικρά κομμάτια εξοπλισμού από τα οποία όλοι εξαρτώνται αλλά κανείς δεν θέλει να προσέχει.

Και ειλικρινά, γι' αυτό το mini RFID φαίνεται τόσο αποτελεσματικό στον πραγματικό κόσμο. Λύνει ένα πρόβλημα που οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι δεν θα έπρεπε καν να έχουν. Ο εξοπλισμός είναι μικρός. Η λύση είναι μικρή. Το όφελος, σε ένα πολυάσχολο κοινόχρηστο γραφείο, είναι πολύ μεγαλύτερο απ' ό,τι φαίνεται.