Παρακολούθηση 10.000 παγίων IT σε πολλές πόλεις

Όταν οι άνθρωποι μιλούν για την παρακολούθηση 10.000 περιουσιακών στοιχείων IT σε πολλές πόλεις, συχνά υποθέτουν ότι η λύση είναι κάποια ακριβή πλατφόρμα λογισμικού, μια μεγαλύτερη ομάδα IT ή μια αυστηρή πολιτική ελέγχου που όλοι ακολουθούν ως δια μαγείας. Στην πραγματική ζωή, σπάνια είναι τόσο καθαρό. Το πραγματικό μυστικό δεν είναι ένα προϊόν και ούτε ένας πίνακας ελέγχου. Είναι η δημιουργία ενός συστήματος όπου η ετικέτα, η διαδικασία, η υποδομή αναγνωστών, το μοντέλο δεδομένων και η καθημερινή συμπεριφορά του προσωπικού υποστηρίζουν το ένα το άλλο. Αν ένα κομμάτι είναι αδύναμο, το σύνολο αρχίζει να χάνει ακρίβεια.

Γιατί τα περιουσιακά στοιχεία IT είναι δύσκολο να παρακολουθηθούν σε πολλές πόλεις

Αυτό έχει σημασία γιατί τα περιουσιακά στοιχεία IT δεν μένουν πλέον ακίνητα. Οι φορητοί υπολογιστές μετακινούνται από γραφείο σε γραφείο. Οι βάσεις σύνδεσης εξαφανίζονται σε υβριδικά περιβάλλοντα εργασίας. Τα switches δικτύου αντικαθίστανται κατά τη διάρκεια επειγόντων παραθύρων συντήρησης. Οι εφεδρικές οθόνες φεύγουν από ένα υποκατάστημα και εμφανίζονται ήσυχα σε ένα άλλο. Διακομιστές, συσκευές δοκιμών, σημεία πρόσβασης, tablets, εκτυπωτές και φορητοί σαρωτές αλλάζουν όλοι θέση συχνότερα από ό,τι υποδηλώνουν τα οικονομικά αρχεία. Όσο μεγαλώνει η εταιρεία, τόσο πιο προφανές γίνεται το χάσμα μεταξύ αυτών που αναφέρει το μητρώο περιουσιακών στοιχείων και αυτών που βρίσκονται φυσικά εκεί.

Πολλοί αγοραστές αναζητούν όρους όπως σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων IT, παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές, διαχείριση απογραφής περιουσιακών στοιχείων, λύση ελέγχου πάγιων περιουσιακών στοιχείων ή πώς να παρακολουθείτε εξοπλισμό IT σε πολλές τοποθεσίες. Συνήθως δεν αγοράζουν απλώς ετικέτες. Προσπαθούν να λύσουν ένα πρόβλημα εμπιστοσύνης. Θέλουν να ξέρουν αν τα δεδομένα μπορούν να γίνουν πιστευτά όταν ο CFO ζητά ακρίβεια αποσβέσεων, όταν το τμήμα προμηθειών ρωτά αν πραγματικά χρειάζεται να αγοραστούν περισσότερες συσκευές και όταν οι λειτουργίες IT ρωτούν γιατί το ίδιο γραφείο συνεχίζει να αναφέρει εξοπλισμό που λείπει.

Οι εταιρείες που το κάνουν καλά συνήθως σταματούν να σκέφτονται με όρους ετήσιας απογραφής και αρχίζουν να σκέφτονται με όρους συνεχούς ορατότητας. Αυτή η αλλαγή αλλάζει τα πάντα. Αν η ομάδα σας εξαρτάται ακόμη από υπολογιστικά φύλλα, χειροκίνητες λίστες ελέγχου, σάρωση barcode μία φορά το τρίμηνο και σημειώσεις παράδοσης μέσω email, δεν παρακολουθείτε πραγματικά 10.000 περιουσιακά στοιχεία. Ανασυνθέτετε το ιστορικό εκ των υστέρων. Αυτό είναι ένα πολύ διαφορετικό πράγμα.

Η πρακτική λύση: Παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων UHF RFID

Η πρακτική οδός είναι συνήθως η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων UHF RFID σε συνδυασμό με σαφή διακυβέρνηση περιουσιακών στοιχείων. Οι ετικέτες RFID για εξοπλισμό IT έχουν νόημα γιατί μπορούν να διαβαστούν ταχύτερα από τα barcode, ειδικά όταν χρειάζεται να επεξεργαστείτε αίθουσες, racks, κλωβούς αποθήκευσης ή ανοιχτές ζώνες γραφείων με έναν φορητό αναγνώστη RFID. Το ζητούμενο δεν είναι να σαρώνετε κάθε περιουσιακό στοιχείο ένα ένα για πάντα. Το ζητούμενο είναι να μειώσετε την εργασία που απαιτείται για την επιβεβαίωση τοποθεσίας, κυριότητας και κατάστασης σε κλίμακα. Μια αξιοπρεπής εγκατάσταση διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID μετατρέπει έναν επώδυνο έλεγχο σε μια συνήθη επιχειρησιακή συνήθεια.

Μια εταιρεία με γραφεία στο Chicago, το Dallas, το Seattle και την Atlanta το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο μετά από μια συγχώνευση. Στα χαρτιά, είχαν περίπου 11.200 περιουσιακά στοιχεία IT, αλλά μετά από μια βιαστική ενσωμάτωση, τα αρχεία τους σε υπολογιστικά φύλλα έδειχναν διπλές καταχωρίσεις για οθόνες, παλιούς σειριακούς αριθμούς για αντικατεστημένους φορητούς υπολογιστές και ελλιπείς αλλαγές κατάστασης για αποσυρμένους εκτυπωτές. Το πρώτο τους ένστικτο ήταν να καθαρίσουν το υπολογιστικό φύλλο. Αυτό βοήθησε για περίπου δύο εβδομάδες. Η πραγματική βελτίωση ήρθε όταν τυποποίησαν ανθεκτικές ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές, σταθμούς εργασίας, εξοπλισμό δικτύου και κοινόχρηστα περιφερειακά, και στη συνέχεια συνέδεσαν κάθε αναγνωριστικό ετικέτας με ένα μοναδικό αρχείο περιουσιακού στοιχείου με τοποθεσία, υπεύθυνο, κατηγορία συσκευής και κατάσταση κύκλου ζωής. Μόλις οι ομάδες πεδίου άρχισαν να κάνουν εβδομαδιαίες σαρώσεις ζωνών, ο αριθμός των περιουσιακών στοιχείων με άγνωστη τοποθεσία έπεσε γρήγορα. Αυτό που έλυσε το πρόβλημα δεν ήταν μόνο η επισήμανση. Ήταν η επισήμανση συν μια ρουτίνα που έκανε την κίνηση ορατή.

Αυτό είναι συνήθως το πρώτο μυστικό. Δεν χρειάζεστε τέλεια δεδομένα πριν από τη διάθεση. Χρειάζεστε μια αξιόπιστη δομή που βελτιώνεται κάθε εβδομάδα. Πάρα πολλές εταιρείες καθυστερούν την ανάπτυξη επειδή θέλουν ένα άψογο κύριο αρχείο πριν ξεκινήσουν. Εν τω μεταξύ, τα περιουσιακά στοιχεία συνεχίζουν να μετακινούνται και ο στόχος καθαρισμού συνεχίζει να μετατοπίζεται. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να κανονικοποιήσετε πρώτα τα βασικά πεδία. Αναγνωριστικό περιουσιακού στοιχείου, αναγνωριστικό ετικέτας RFID, σειριακός αριθμός, κατηγορία, εκχωρημένη τοποθεσία, τρέχουσα ζώνη, χρήστης ή τμήμα, κατάσταση και χρονική σήμανση τελευταίας επαλήθευσης αρκούν για να ξεκινήσετε. Μπορείτε να εμπλουτίσετε το αρχείο αργότερα.

Πραγματικά διδάγματα από πολλές εταιρείες

Μια άλλη ομάδα που διαχειριζόταν ένα περιφερειακό δίκτυο υποστήριξης υγειονομικής περίθαλψης ανακάλυψε ότι το μεγαλύτερο πρόβλημα παρακολούθησης δεν ήταν στο κέντρο δεδομένων. Ήταν στα κιτ πεδίου που διανέμονταν στους μηχανικούς υποστήριξης. Αυτά τα κιτ περιλάμβαναν φορητούς υπολογιστές, routers, ελεγκτές καλωδίων, εφεδρικά τηλέφωνα και φορητούς εκτυπωτές που ταξίδευαν μεταξύ κλινικών σε τρεις πολιτείες. Αρχικά δοκίμασαν ετικέτες barcode, αλλά η πραγματικότητα ήταν χαοτική. Οι θήκες εξοπλισμού γδέρνονταν, οι ετικέτες καλύπτονταν και οι απασχολημένοι τεχνικοί παρέλειπαν τις σαρώσεις. Αφού πέρασαν σε μια διαδικασία διαχείρισης απογραφής περιουσιακών στοιχείων βασισμένη σε RFID, τοποθέτησαν ένα σταθερό σημείο ανάγνωσης στην κεντρική αίθουσα αποστολής και πρόσθεσαν επικύρωση με φορητό αναγνώστη όταν επιστρέφονταν τα κιτ. Δεν προσπαθούσαν να δημιουργήσουν κινηματογραφική παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων σε πραγματικό χρόνο. Απλώς ήθελαν αξιόπιστη ορατότητα check in και check out. Αυτή η απλή αλλαγή τους έδωσε πολύ καλύτερο έλεγχο του τι βρισκόταν πραγματικά στο πεδίο.

Αυτό οδηγεί στο επόμενο μυστικό. Μην συγχέετε τα πλήρη συστήματα εντοπισμού σε πραγματικό χρόνο με αυτό που πραγματικά χρειάζεστε. Πολλοί αγοραστές ζητούν παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT σε πραγματικό χρόνο, αλλά αυτό που πραγματικά χρειάζονται είναι γρήγορη τελευταία γνωστή τοποθεσία συν ιστορικό κίνησης βάσει συμβάντων. Αν μπορείτε να πείτε ότι ένας φορητός υπολογιστής επαληθεύτηκε στο γραφείο του Los Angeles τη Δευτέρα, πέρασε από τη ζώνη παραλαβής επισκευών του Phoenix την Τετάρτη και επέστρεψε στην αίθουσα προετοιμασίας του Denver την Παρασκευή, αυτό μπορεί να είναι υπεραρκετό. Δεν χρειάζεται κάθε περιβάλλον ζωντανή παρακολούθηση σε επίπεδο αίθουσας κάθε δευτερόλεπτο. Το κυνήγι αυτού του ονείρου μπορεί να σπαταλήσει προϋπολογισμό και να περιπλέξει τη διάθεση.

Μια εταιρεία λογισμικού με γραφεία στη Νέα Υόρκη, το Austin και το Toronto ανακάλυψε ότι οι συμβάσεις ονοματοδοσίας έσπαγαν σιωπηλά το πρόγραμμα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων της. Η διάθεση RFID λειτουργούσε τεχνικά, αλλά ένα γραφείο αποκαλούσε τις συσκευές δανεικές, ένα άλλο τις αποκαλούσε προσωρινές μονάδες και ένα τρίτο χαρακτήριζε την ίδια κατηγορία ως απόθεμα πάγκου. Οι πίνακες ελέγχου τους έμοιαζαν γεμάτοι δραστηριότητα, ωστόσο οι προμήθειες εξακολουθούσαν να αγοράζουν υπερβολικά επειδή οι κατηγορίες ήταν ασυνεπείς. Μόλις ανοικοδόμησαν την ταξινομία και συμφώνησαν σε μερικούς απλούς ορισμούς κατάστασης, τα δεδομένα έγιναν χρήσιμα. Το δίδαγμα ήταν απλό. Ένας έξυπνος αναγνώστης δεν μπορεί να διορθώσει ένα ανόητο μοντέλο δεδομένων.

Φυσική ανάπτυξη και επιλογή ετικέτας

Η φυσική ανάπτυξη έχει επίσης σημασία. Οι αναγνώστες πρέπει να ακολουθούν τον τρόπο με τον οποίο κινούνται τα περιουσιακά στοιχεία, όχι το πώς φαίνεται το διάγραμμα δικτύου. Αυτό σημαίνει ότι τα σημεία σάρωσης στην παραλαβή, την προετοιμασία, τους πάγκους επισκευής, τις αίθουσες αποθήκευσης, τα ντουλάπια υψηλής αξίας και τις περιοχές ελέγχου εξόδου συχνά παράγουν περισσότερη αξία από την τυχαία τοποθέτηση συσκευών όπου βολεύει η τροφοδοσία. Για λειτουργίες σε πολλές πόλεις, ένα συνεπές πρότυπο τοποθεσίας βοηθά. Αν κάθε γραφείο ορίζει την παραλαβή, την ανάπτυξη, την καραντίνα, την επισκευή, την εφεδρική δεξαμενή και το αποσυρμένο απόθεμα με τον ίδιο τρόπο, τότε η αναφορά μεταξύ πόλεων γίνεται πολύ ευκολότερη.

Ένας όμιλος χρηματοοικονομικών και συμβουλευτικών υπηρεσιών το είδε αυτό κατά τη διάρκεια μιας διάθεσης σε έξι γραφεία. Η τοποθεσία τους στο Λονδίνο χρησιμοποιούσε ένα ντουλάπι εφεδρικού εξοπλισμού κοντά στο IT, ενώ η τοποθεσία τους στη Βοστώνη χρησιμοποιούσε έναν κοινόχρηστο κλωβό εγκαταστάσεων και το γραφείο τους στο San Diego είχε πλεονάζοντα περιουσιακά στοιχεία αναμεμειγμένα με τη γενική αποθήκευση. Επειδή οι φυσικές ζώνες δεν ήταν τυποποιημένες, η ορατότητα περιουσιακών στοιχείων σε πολλές τοποθεσίες δεν σταθεροποιήθηκε ποτέ. Μόλις χαρτογράφησαν ισοδύναμες ζώνες σε όλες τις τοποθεσίες και εκπαίδευσαν τους διαχειριστές γραφείου να χρησιμοποιούν την ίδια λογική κίνησης, οι αναζητήσεις περιουσιακών στοιχείων έγιναν πολύ ταχύτερες. Έπαψε να είναι κουλτούρα τοπικών προσωρινών λύσεων και έγινε διαδικασία σε επίπεδο εταιρείας.

Ένα άλλο μυστικό είναι η επιλογή των σωστών περιουσιακών στοιχείων για επισήμανση πρώτα. Οι αγοραστές μερικές φορές ρωτούν αν κάθε καλώδιο, ποντίκι ή φορτιστής πρέπει να φέρει ετικέτα. Συνήθως, όχι. Αν προσπαθήσετε να επισημάνετε τα πάντα από την πρώτη μέρα, επιβραδύνετε το πρόγραμμα και εκνευρίζετε τις ομάδες που το συντηρούν. Ξεκινήστε εκεί όπου η οικονομική αξία, η επιχειρησιακή διατάραξη ή η πίεση ελέγχου είναι υψηλότερες. Φορητοί υπολογιστές, διακομιστές, συσκευές δικτύου, tablets, εργαστηριακές συσκευές, κοινόχρηστος εξοπλισμός AV, εφεδρικές μονάδες και περιφερειακά υψηλής κινητικότητας είναι συνήθως οι προτεραιότητες. Μόλις το βασικό πρόγραμμα αποδείξει την αξία του, μπορείτε να αποφασίσετε αν θα το επεκτείνετε.

Ένα πανεπιστημιακό τμήμα τεχνολογίας που διαχειριζόταν εξοπλισμό σε μια κεντρική πανεπιστημιούπολη και αρκετά δορυφορικά κτίρια το έμαθε αυτό μετά από μια υπερβολικά φιλόδοξη εκκίνηση. Επισήμαναν σχεδόν τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων αξεσουάρ χαμηλού κόστους, και το έργο βυθίστηκε κάτω από εργασίες συντήρησης. Αφού ανασυγκροτήθηκαν, περιόρισαν το πεδίο σε φορητούς υπολογιστές, σταθμούς εργασίας εργαστηρίων, δανεικές συσκευές, εξειδικευμένους εκτυπωτές και εξοπλισμό δικτύου. Ξαφνικά το σύστημα έμοιαζε διαχειρίσιμο. Ο κύκλος ελέγχου πάγιων περιουσιακών στοιχείων τους συρρικνώθηκε και το προσωπικό IT σταμάτησε να αντιμετωπίζει το πρόγραμμα σαν διοικητική τιμωρία. Η εστίαση έκανε τη διαφορά.

Η επιλογή ετικέτας δεν είναι εντυπωσιακή, αλλά εκεί αποτυγχάνουν σιωπηλά πολλά έργα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων. Οι μεταλλικές επιφάνειες, η θερμότητα, η τριβή και ο επαναλαμβανόμενος καθαρισμός επηρεάζουν όλα την απόδοση tag. Μια γενική ετικέτα που λειτουργεί σε χάρτινο κουτί μπορεί να αποδώσει άσχημα σε ένα πλαίσιο switch ή σε ένα συμπαγές σημείο πρόσβασης. Οι αγοραστές που αναζητούν ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές ή ετικέτες RFID για διακομιστές στην πραγματικότητα θέτουν ένα ερώτημα υλικών και τοποθέτησης. Η σωστή απάντηση εξαρτάται από το υλικό του περιβλήματος, την επιφάνεια στήριξης, το αναμενόμενο εύρος ανάγνωσης και αν η συσκευή θα στοιβαχτεί με άλλες. Μια σύντομη δοκιμή σε πραγματικές συνθήκες σας λέει περισσότερα από οποιοδήποτε φυλλάδιο.

Ένας πάροχος διαχειριζόμενων υπηρεσιών το ανακάλυψε αυτό όταν η πρώτη παρτίδα ετικετών λειτουργούσε καλά σε πλαστικούς φορητούς υπολογιστές αλλά διαβαζόταν άσχημα σε μεταλλικές συσκευές δικτύου μισού πλάτους που ήταν αποθηκευμένες κοντά η μία στην άλλη σε κιβώτια μεταφοράς. Προσάρμοσαν τον τύπο ετικέτας, άλλαξαν τη θέση τοποθέτησης και μείωσαν την ασάφεια ανάγνωσης διαχωρίζοντας τις διατάξεις προετοιμασίας. Η βελτίωση δεν είχε καμία σχέση με την αγορά μιας πιο περίπλοκης πλατφόρμας. Προήλθε από την παραδοχή ότι ο φυσικός κόσμος δεν ενδιαφέρεται για καθαρές διαφάνειες υλοποίησης.

Ενσωμάτωση λογισμικού και ανθρώπινη συμπεριφορά

Η ενσωμάτωση λογισμικού είναι ένα άλλο σημείο όπου τα έργα είτε ωριμάζουν είτε παραμένουν ανώριμα. Ένα σύστημα RFID που ζει απομονωμένο γίνεται άλλος ένας πίνακας ελέγχου που κανείς δεν εμπιστεύεται πλήρως. Το καλύτερο μοντέλο είναι να συνδέσετε το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων με τις προμήθειες, τα δελτία υποστήριξης, τη διαχείριση τελικών σημείων και τα οικονομικά αρχεία όπου είναι πρακτικό. Όταν μια νέα συσκευή παραλαμβάνεται, επισημαίνεται, καταγράφεται, εκχωρείται, επισκευάζεται, μεταφέρεται ή αποσύρεται, το ίχνος συμβάντων πρέπει να έχει νόημα σε όλα τα συστήματα. Αυτό δεν απαιτεί ένα τεράστιο έργο μετασχηματισμού από την πρώτη μέρα, αλλά απαιτεί σχεδιασμό. Αν το ιστορικό συμβάντων RFID λέει ότι μια συσκευή είναι σε απόθεμα και το υπηρεσία desk λέει ότι είναι εκχωρημένη σε υπάλληλο σε άλλη πόλη, κάποιος θα σταματήσει να πιστεύει την πλατφόρμα.

Ένας φορέας τεχνολογίας λιανικής με υποκαταστήματα σε πέντε μητροπολιτικές περιοχές συνέδεσε τα συμβάντα κίνησης RFID με τις ροές εργασίας του help desk τους. Αν μια συσκευή εισερχόταν στη ζώνη επισκευής, η κατάσταση του περιουσιακού στοιχείου μπορούσε να μεταβεί αυτόματα σε υπό σέρβις. Αν επανεμφανιζόταν στην προετοιμασία ανάπτυξης, η ουρά δελτίων αντικατόπτριζε ότι ήταν έτοιμη για επανεκχώρηση. Δεν κυνηγούσαν την αυτοματοποίηση για χάρη της. Αφαιρούσαν τις ενοχλητικές μικρές αναντιστοιχίες που κάνουν τους ανθρώπους να επιστρέφουν σε παράπλευρα υπολογιστικά φύλλα.

Η ανθρώπινη συμπεριφορά είναι το κομμάτι που υποτιμούν περισσότερο οι αγοραστές. Ακόμη και το καλύτερο σύστημα παρακολούθησης εξοπλισμού IT αποτυγχάνει αν το προσωπικό αντιμετωπίζει την κίνηση περιουσιακών στοιχείων ως άτυπη. Οι υπάλληλοι δανείζονται εξοπλισμό χωρίς να ενημερώνουν τα αρχεία. Οι τοπικοί διαχειριστές διατηρούν ανεπίσημους σωρούς εφεδρικών. Τα αποσυρμένα περιουσιακά στοιχεία κάθονται σε γωνίες επειδή κανείς δεν έχει την ευθύνη του βήματος διάθεσης. Το μυστικό εδώ είναι να κάνετε τη συμμόρφωση ευκολότερη από την αποφυγή. Τα καλά προγράμματα μειώνουν την τριβή. Ένας έλεγχος με φορητό RFID διαρκεί λίγα λεπτά. Οι κανόνες κίνησης είναι απλοί. Η κυριότητα κάθε ζώνης είναι ρητή. Οι άνθρωποι ξέρουν τι θεωρείται μεταφορά και τι προσωρινή χρήση.

Μια εταιρεία μέσων ενημέρωσης που λειτουργούσε ομάδες παραγωγής στο Los Angeles, το Portland και το Las Vegas είχε ένα επαναλαμβανόμενο πρόβλημα με κοινόχρηστα κιτ που περνούσαν τα όρια των γραφείων χωρίς καθαρά αρχεία παράδοσης. Αντί να εκδώσουν μακρύτερα έγγραφα πολιτικής, δημιούργησαν μια ελαφριά πρακτική. Κάθε Παρασκευή, οι τοπικοί συντονιστές εκτελούσαν μια γρήγορη επαλήθευση ζώνης με φορητούς αναγνώστες και επιλύαν τις εξαιρέσεις πριν από τη Δευτέρα. Αυτή η μία συνήθεια απέτρεψε μικρά σφάλματα να γίνουν τριμηνιαίες καταστροφές. Αυτό που έμοιαζε από έξω σαν πειθαρχία ήταν στην πραγματικότητα απλώς καλός ρυθμός.

Η διαχείριση εξαιρέσεων είναι εκεί όπου τα ώριμα προγράμματα ξεχωρίζουν από τα επιφανειακά. Δεν στοχεύετε σε έναν κόσμο χωρίς αποκλίσεις. Χτίζετε μια διαδικασία που αποκαλύπτει τις αποκλίσεις νωρίς και τις επιλύει συστηματικά. Περιουσιακό στοιχείο που λείπει. Διπλή ανάγνωση. Ετικέτα κατεστραμμένη. Συσκευή που στάλθηκε για επισκευή αλλά δεν καταχωρήθηκε. Περιουσιακό στοιχείο που επανεκχωρήθηκε χωρίς αλλαγή χρήστη. Περιουσιακό στοιχείο που αποσύρθηκε αλλά εξακολουθεί να εμφανίζεται στην αποθήκευση. Αυτά δεν είναι σημάδια ότι το σύστημα απέτυχε. Είναι σημάδια ότι το σύστημα αποκαλύπτει την πραγματικότητα. Το σημαντικό είναι να αναθέσετε κυριότητα και χρονικά παράθυρα απόκρισης.

Μια ομάδα υποδομής υπολογιστικό νέφος που εργαζόταν στο Phoenix, το Salt Lake City και το Sacramento χρησιμοποίησε έναν απλό κανόνα. Κάθε περιουσιακό στοιχείο υψηλής αξίας που δεν επαληθευόταν εντός δεκατεσσάρων ημερών από μια καταγεγραμμένη αλλαγή τοποθεσίας προκαλούσε επανεξέταση. Αυτό το όριο εντόπισε τοποθετημένα σε λάθος θέση εξαρτήματα rack, συσκευές δοκιμών πάγκου που δεν επέστρεψαν ποτέ στο απόθεμα και μια παρτίδα δανεικών φορητών υπολογιστών που είχαν μείνει σε ένα ανοιχτό κιβώτιο μετά την αναδιαμόρφωση του γραφείου. Η επιτυχία τους δεν ήταν μαγική ορατότητα. Ήταν επιχειρησιακή συνέπεια.

Οι ομάδες ασφαλείας επίσης ωφελούνται όταν η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων λαμβάνεται σοβαρά υπόψη. Αυτό δεν αφορά μόνο την κλοπή. Αφορά την απόδειξη του πού εθεάθησαν τελευταία φορά οι συσκευές, αν ο αποσυρμένος εξοπλισμός εγκατέλειψε πραγματικά την κυκλοφορία και αν έγιναν μη εγκεκριμένες μετακινήσεις εκτός πολιτικής. Ένας κυβερνητικός ανάδοχος που διαχειριζόταν κατανεμημένες ομάδες μηχανικών ανακάλυψε κατά τη διάρκεια εσωτερικού ελέγχου ότι αρκετοί παροπλισμένοι σταθμοί εργασίας εξακολουθούσαν να εμφανίζονται ενεργοί στα τοπικά αρχεία της τοποθεσίας επειδή η φυσική διαδικασία απόσυρσης και η διαδικασία απόσυρσης του συστήματος ήταν αποσυνδεδεμένες. Η επαλήθευση με RFID στον κλωβό απόσυρσης έκλεισε αυτό το κενό. Ξαφνικά, το αρχείο απόσυρσης σήμαινε κάτι φυσικό, όχι απλώς διοικητικό.

Ένα άλλο παραβλεπόμενο κομμάτι είναι ο σχεδιασμός αναφορών. Ένα σύστημα μπορεί να συλλέγει χιλιάδες αναγνώσεις και να μην σας λέει τίποτα χρήσιμο αν τα αποτελέσματα είναι συγκεχυμένα. Οι καλύτεροι πίνακες ελέγχου είναι συνήθως βαρετοί με την καλή έννοια. Επαληθευμένα περιουσιακά στοιχεία ανά τοποθεσία. Περιουσιακά στοιχεία που δεν εθεάθησαν εντός ορίου. Περιουσιακά στοιχεία σε μεταφορά για πολύ καιρό. Κατηγορία συσκευής ανά πόλη. Αριθμός εξαιρέσεων ανά ιδιοκτήτη ζώνης. Εκκρεμότητα επισκευών ανά τοποθεσία. Νέες παραλαβές που αναμένουν εκχώρηση. Αποσυρμένα περιουσιακά στοιχεία που αναμένουν διάθεση. Αυτές είναι οι αναφορές που χρησιμοποιούν πραγματικά οι ηγέτες. Οι εντυπωσιακοί χάρτες θερμότητας είναι λιγότερο χρήσιμοι από μια καθαρή λίστα άλυτων κενών.

Μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία μηχανικών με γραφεία στο San Jose, το Denver, το Chicago και το Raleigh το έμαθε αυτό αφού επένδυσε σε έναν πίνακα ελέγχου που έμοιαζε εντυπωσιακός αλλά έθαβε τα επείγοντα προβλήματα. Η ανατροπή τους συνέβη όταν πέρασαν σε ένα απλούστερο σύνολο αναφορών συνδεδεμένο με υπεύθυνους δράσης. Μόλις κάθε άλυτη απόκλιση απέκτησε όνομα, προθεσμία και αναφορά τοποθεσίας, η εκκρεμότητα συρρικνώθηκε. Οι άνθρωποι δεν διαχειρίζονται καλά την αφαίρεση. Διαχειρίζονται ουρές.

Το πραγματικό μυστικό: Σχεδιασμός για την πραγματικότητα

Ποιο είναι λοιπόν το πραγματικό μυστικό για την παρακολούθηση 10.000 περιουσιακών στοιχείων IT σε πολλές πόλεις; Δεν είναι μυστικό με τη δραματική έννοια. Απλώς σπάνια τηρείται. Χρειάζεστε ανθεκτικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID που ταιριάζουν με μια καθαρή δομή ταυτότητας. Χρειάζεστε ένα μοντέλο τοποθεσίας που αντικατοπτρίζει την πραγματική κίνηση. Χρειάζεστε λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων που υποστηρίζει ιστορικό συμβάντων και ουσιαστικές εξαιρέσεις. Χρειάζεστε λογική μεταξύ συστημάτων ώστε τα αρχεία να σταματήσουν να αντικρούουν το ένα το άλλο. Χρειάζεστε έναν σύντομο, επαναλαμβανόμενο ρυθμό ελέγχου αντί για περιστασιακές απογραφές πανικού. Και χρειάζεστε ηγεσία που αντιμετωπίζει την ακρίβεια περιουσιακών στοιχείων ως επιχειρησιακή ικανότητα, όχι ως δεύτερη σκέψη που ανήκει σε όποιον έχει χρόνο αυτόν τον μήνα.

Αν αξιολογείτε μια λύση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID σήμερα, κάντε πιο σκληρές ερωτήσεις από το εύρος ανάγνωσης και μόνο. Μπορούν οι ετικέτες να επιβιώσουν στις επιφάνειες των συσκευών στο περιβάλλον σας. Μπορεί η ομάδα σας να τυποποιήσει ζώνες σε όλα τα γραφεία. Μπορείτε να ορίσετε καταστάσεις περιουσιακών στοιχείων σε απλή γλώσσα. Μπορούν οι σαρώσεις να γίνουν αρκετά γρήγορα ώστε το προσωπικό να τις εκτελεί πραγματικά. Μπορεί η πλατφόρμα να αναδεικνύει άλυτες εξαιρέσεις αντί να αποθηκεύει απλώς αναγνώσεις. Μπορεί να υποστηρίξει παρακολούθηση φορητών υπολογιστών, παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων διακομιστών, παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων κέντρου δεδομένων και απογραφή υποκαταστημάτων με την ίδια λογική. Αυτές οι ερωτήσεις σας φέρνουν πιο κοντά στην επιτυχία από οποιαδήποτε γενική υπόσχεση.

Οι εταιρείες που κερδίζουν στη διαχείριση απογραφής περιουσιακών στοιχείων σε πολλές πόλεις κάνουν κάτι αναζωογονητικά μη εντυπωσιακό. Σχεδιάζουν για την πραγματικότητα. Υποθέτουν ότι οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι, τα γραφεία είναι ασυνεπή, οι συσκευές ταξιδεύουν, τα αρχεία παρεκκλίνουν και οι έλεγχοι είναι αντιδημοφιλείς. Στη συνέχεια χτίζουν ένα σύστημα που λειτουργεί παρ' όλα αυτά. Μόλις συμβεί αυτό, η παρακολούθηση 10.000 περιουσιακών στοιχείων IT παύει να μοιάζει με αστυνομική έρευνα και αρχίζει να μοιάζει με κανονική λειτουργία. Αυτό είναι το ζητούμενο. Όταν η ορατότητα γίνεται ρουτίνα, η ανάπτυξη γίνεται ευκολότερη, οι αγορές γίνονται εξυπνότερες, οι έλεγχοι γίνονται ταχύτεροι και τα περιουσιακά στοιχεία που λείπουν χάνουν το μυστήριό τους.