Πώς να προτείνετε ένα σύστημα RFID και να τεκμηριώσετε το ROI

Οι περισσότερες εσωτερικές προτάσεις RFID δεν αποτυγχάνουν επειδή το RFID είναι κακή ιδέα. Αποτυγχάνουν επειδή το άτομο που την παρουσιάζει μιλάει σαν ενθουσιώδης της τεχνολογίας, ενώ το αφεντικό ακούει σαν διαχειριστής προϋπολογισμού. Αυτό το χάσμα σκοτώνει περισσότερα έργα από ό,τι θα κατάφερναν ποτέ το κόστος ετικέτας, το κόστος αναγνώστη ή η ενσωμάτωση λογισμικού.

Ξεκινήστε από το Επιχειρηματικό Πρόβλημα, Όχι από την Τεχνολογία

Αν μπείτε σε μια συνάντηση και πείτε ότι η εταιρεία σας χρειάζεται RFID επειδή είναι σύγχρονο, αυτοματοποιημένο και πιο αποδοτικό, πιθανότατα θα εισπράξετε ευγενικά νεύματα και μια αναβληθείσα απόφαση. Αν μπείτε στην ίδια συνάντηση και πείτε ότι η εταιρεία σας χάνει αυτή τη στιγμή διακόσιες ώρες εργασίας κάθε μήνα σε χειροκίνητους ελέγχους αποθέματος, καθυστερήσεις επαλήθευσης αποστολών, χαμένα εργαλεία, ανακρίβειες αποθέματος και χρόνο αναζήτησης που θα μπορούσε να αποφευχθεί, τότε η συζήτηση αλλάζει. Σε αυτό το σημείο δεν παρουσιάζετε πλέον το RFID ως γκάτζετ. Το παρουσιάζετε ως απάντηση σε ένα δαπανηρό επιχειρηματικό πρόβλημα.

Αυτός είναι ο πρώτος κανόνας αν θέλετε το αφεντικό σας να εγκρίνει ένα σύστημα RFID και να πιστέψει το ROI. Μην ξεκινάτε από την τεχνολογία. Ξεκινήστε από το πρόβλημα που κοστίζει ήδη χρήματα. Οι περισσότεροι διευθυντές δεν ξυπνούν θέλοντας αναγνώστες RFID, ετικέτες RFIDή λογισμικό RFID. Θέλουν λιγότερα λάθη, καθαρότερες αναφορές, ταχύτερες καταμετρήσεις αποθέματος, καλύτερη παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων, ισχυρότερη πρόληψη απωλειών και λιγότερη εργασία δεσμευμένη σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αν η πρότασή σας είναι δομημένη γύρω από αυτά τα αποτελέσματα, μιλάτε τη γλώσσα τους.

Πολλοί αγοραστές αναζητούν φράσεις όπως κόστος συστήματος RFID, απόδοση επένδυσης RFID, διαχείριση απογραφής RFID, σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID, λύση RFID αποθήκης, σύστημα παρακολούθησης εργαλείων, παρακολούθηση πάγιων περιουσιακών στοιχείων με RFID, ακρίβεια αποθέματος λιανικής και ενσωμάτωση λογισμικού RFID. Αυτοί οι όροι αναζήτησης είναι χρήσιμοι επειδή αποκαλύπτουν το πραγματικό μοτίβο λήψης αποφάσεων. Οι αγοραστές δεν ρωτούν μόνο τι μπορεί να κάνει το RFID. Ρωτούν αν αξίζει να το πληρώσουν. Αυτή είναι όλη η παρουσίαση σε μία πρόταση.

Ο ταχύτερος τρόπος να χάσετε την αξιοπιστία σας είναι να παρουσιάσετε το RFID σαν να διορθώνει τα πάντα παντού. Τα καλά αφεντικά δεν πιστεύουν τέτοιες ιστορίες και, ειλικρινά, δεν θα έπρεπε. Μια καλύτερη παρουσίαση είναι στενότερη και πιο στοχευμένη. Εντοπίστε ένα επιχειρησιακό πρόβλημα όπου η τρέχουσα διαδικασία είναι σαφώς αργή, επιρρεπής σε σφάλματα ή απαιτεί πολλή εργασία. Στη συνέχεια δείξτε πώς το RFID βελτιώνει αυτή τη συγκεκριμένη ροή εργασίας με τρόπο που μπορεί να μετρηθεί.

Παράδειγμα: Κατασκευαστής Συσκευασίας στο Οχάιο

Ένας κατασκευαστής συσκευασίας στο Οχάιο το έκανε αυτό καλά όταν παρουσίασε ένα σύστημα παρακολούθησης εργαλείων RFID στη διοίκηση. Η ομάδα συντήρησης ήθελε αρχικά ένα ευρύ έργο για όλο το εργοστάσιο που θα κάλυπτε εργαλεία, επιστρεφόμενα κιβώτια και καρότσια υπό επεξεργασία. Το οικονομικό τμήμα αντιστάθηκε επειδή η πρόταση ακουγόταν μεγάλη και ασαφής. Η ομάδα ανασυντάχθηκε και επικεντρώθηκε μόνο σε εργαλεία ροπής και συσκευές ευαίσθητες στη βαθμονόμηση που συχνά τοποθετούνταν λανθασμένα ή καθυστερούσαν κατά τις αλλαγές βάρδιας. Ξαφνικά οι αριθμοί έγιναν σαφέστεροι. Ο χαμένος χρόνος ήρθε στο προσκήνιο. Οι κίνδυνοι χαμένης βαθμονόμησης έγιναν ευκολότεροι να ποσοτικοποιηθούν. Το στενότερο έργο εγκρίθηκε επειδή έμοιαζε με πραγματική επιχειρηματική υπόθεση αντί για λίστα τεχνολογικών επιθυμιών.

Αυτός είναι ο δεύτερος κανόνας. Επιλέξτε το πρόβλημα που πονάει ήδη αρκετά ώστε να δικαιολογεί την αλλαγή. Το RFID μπορεί να υποστηρίξει απόθεμα αποθήκης, παρακολούθηση πάγιων περιουσιακών στοιχείων, διαχείριση εξοπλισμού, ακρίβεια αποθέματος λιανικής, παρακολούθηση αρχείων, ορατότητα ιατροτεχνολογικών προϊόντων και δεκάδες άλλες περιπτώσεις χρήσης. Αλλά η πρώτη εσωτερική παρουσίασή σας θα πρέπει συνήθως να επικεντρώνεται στον τομέα όπου το τρέχον πρόβλημα είναι ευκολότερο να μετρηθεί. Αν προσπαθήσετε να πουλήσετε κάθε πιθανό όφελος ταυτόχρονα, η πρόταση αρχίζει να ακούγεται υπερβολική.

Μόλις επιλέξετε την περίπτωση χρήσης, το επόμενο βήμα είναι απλό αλλά συχνά παραβλέπεται. Χρειάζεστε μια εικόνα της κατάστασης πριν που να είναι απόλυτα ειλικρινής. Πόσο χρόνο διαρκεί η τρέχουσα διαδικασία. Πόσα άτομα εμπλέκονται. Πόσα λάθη συμβαίνουν κάθε μήνα. Πόσο συχνά χάνονται αντικείμενα. Πόσο συχνά κάποιος ψάχνει ένα περιουσιακό στοιχείο που θα έπρεπε να ήταν εύκολο να βρεθεί. Πόσο συχνά τα δεδομένα αποθέματος δεν αντιστοιχούν στη φυσική πραγματικότητα. Πόσο συχνά καθυστερούν οι παραγγελίες ή επιβραδύνονται οι έλεγχοι επειδή οι πληροφορίες είναι ελλιπείς. Αν δεν μπορείτε να περιγράψετε με σαφήνεια την τρέχουσα κατάσταση, οι μελλοντικοί αριθμοί ROI θα φαίνονται σαν εικασίες.

Ένας περιφερειακός όμιλος νοσοκομείων στην Αυστραλία το ανακάλυψε αυτό κατά την αξιολόγηση RFID για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων κινητών ιατρικών συσκευών. Το πρώτο σχέδιο πρότασής τους ισχυριζόταν ότι οι νοσηλευτές και οι τεχνικοί αφιέρωναν υπερβολικό χρόνο αναζητώντας αντλίες έγχυσης και διαγνωστικά καρότσια, αλλά η διατύπωση ήταν ασαφής. Το διοικητικό συμβούλιο ήθελε αριθμούς. Έτσι η ομάδα του έργου αφιέρωσε τρεις εβδομάδες δειγματοληπτώντας τον πραγματικό χρόνο αναζήτησης, τα μοτίβα μετακίνησης εξοπλισμού και το κόστος ενοικίασης αντικαταστάσεων που προκαλούνταν από τη χαμηλή ορατότητα. Αυτό μεταμόρφωσε την πρόταση. Αντί να λένε ότι ο εξοπλισμός ήταν δύσκολο να βρεθεί, έδειξαν ότι το κλινικό προσωπικό έχανε μετρήσιμο χρόνο εργασίας κάθε εβδομάδα και ότι το νοσοκομείο νοίκιαζε συσκευές αντικατάστασης συχνότερα από ό,τι ήταν απαραίτητο. Η παρουσίαση RFID έγινε ισχυρότερη όχι επειδή άλλαξε η τεχνολογία, αλλά επειδή η βάση αναφοράς έγινε πραγματική.

Αυτός είναι ο τρίτος κανόνας. Το μοντέλο ROI σας πρέπει να προέρχεται από τη δική σας λειτουργία, όχι από γενικούς κλαδικούς ισχυρισμούς. Ναι, οι προμηθευτές μπορούν να δείξουν μελέτες περιπτώσεων. Ναι, τα άρθρα της αγοράς μπορούν να αναφέρουν εξοικονόμηση εργασίας. Αυτά τα υλικά είναι χρήσιμα, αλλά το αφεντικό σας θα εμπιστευτεί περισσότερο εσωτερικούς αριθμούς παρά εξωτερικές υποσχέσεις. Ακόμη και χονδρικές εσωτερικές μετρήσεις συνήθως έχουν μεγαλύτερο βάρος από γυαλισμένα ποσοστά που λαμβάνονται από ένα φυλλάδιο.

Δημιουργήστε ένα Μοντέλο ROI Πολλαπλών Επιπέδων

Κατά τη δημιουργία της επιχειρηματικής υπόθεσης, οι περισσότεροι επικεντρώνονται μόνο στην άμεση εξοικονόμηση εργασίας. Αυτό έχει σημασία, αλλά είναι μόνο ένα κομμάτι. Μια πειστική παρουσίαση ROI για RFID συνήθως περιλαμβάνει πολλά επίπεδα. Το προφανές επίπεδο είναι ο χρόνος που εξοικονομείται κατά τις καταμετρήσεις αποθέματος, τους ελέγχους αποθέματος, τις κυκλικές καταμετρήσεις, τους ελέγχους ή τις αναζητήσεις περιουσιακών στοιχείων. Το επόμενο επίπεδο είναι η μείωση σφαλμάτων. Λιγότερα λάθη αποστολών, λιγότερες αποκλίσεις αποθέματος, λιγότερα χαμένα εργαλεία, λιγότερα περιουσιακά στοιχεία που λείπουν, λιγότερες χρεώσεις αντιστροφής, λιγότερες βεβιασμένες χειροκίνητες διορθώσεις. Στη συνέχεια υπάρχει η ποιότητα των αποφάσεων. Όταν τα δεδομένα αποθέματος είναι ακριβέστερα, οι προμήθειες βελτιώνονται, η αναπλήρωση βελτιώνεται και οι διευθυντές σταματούν να ενεργούν βάσει παρωχημένων υποθέσεων. Τέλος υπάρχει η επεκτασιμότητα. Μια διαδικασία που λειτουργεί με κόπο σε μία τοποθεσία συχνά γίνεται αδύνατη σε τρεις τοποθεσίες. Το RFID μερικές φορές αποπληρώνεται μόνο του επειδή αποτρέπει την αύξηση του προσωπικού να συμβαδίζει με την επιχειρησιακή πολυπλοκότητα.

Ένας διανομέας μόδας στη Βαρκελώνη διατύπωσε αυτό το επιχείρημα αποτελεσματικά όταν ζήτησε σύστημα διαχείρισης απογραφής RFID στον τομέα επιστροφών του. Η παλιά χειροκίνητη διαδικασία δεν ήταν αδύνατη, απλώς αργή και ασυνεπής. Οι επιστροφές καταμετρούνταν με το χέρι, η προσωρινή αποθήκευση ήταν ακατάστατη και οι ενημερώσεις αποθέματος υστερούσαν σε σχέση με τη φυσική πραγματικότητα. Η διοίκηση αρχικά έβλεπε το RFID ως ωραία αναβάθμιση, όχι ως οικονομική προτεραιότητα. Ο υπεύθυνος λειτουργιών αναδιατύπωσε την παρουσίαση γύρω από τρεις συγκεκριμένες διαρροές χρημάτων. Εργασία δεσμευμένη σε επανακαταμέτρηση, καθυστερημένη μεταπώληση επιστρεφόμενων προϊόντων και διαγραφές που προκαλούνταν από κενά ορατότητας. Αυτό έκανε το ROI πολύ ευκολότερο να υπερασπιστεί κανείς, επειδή το σύστημα δεν πουλιόταν ως ταχύτητα για χάρη της ταχύτητας. Πουλιόταν ως τρόπος να ανακτηθούν έσοδα ταχύτερα και να μειωθεί η αποφευκτή απώλεια.

Αυτός είναι ακριβώς ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να σκέφτεστε τους αριθμούς. Αναρωτηθείτε πού διαρρέουν χρήματα σήμερα. Μπορεί να διαρρέουν μέσω εργασίας, μέσω φθορών, μέσω κακής αξιοποίησης, μέσω ελλείψεων αποθέματος, μέσω πλεονάζοντος αποθέματος, μέσω σπατάλης ενοικίων, μέσω χαμένων συμβάντων συντήρησης ή μέσω καθυστερήσεων αποφάσεων. Το ROI του RFID είναι συνήθως ισχυρότερο όταν κλείνει περισσότερες από μία διαρροές ταυτόχρονα.

Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος είναι να υποθέτετε ότι το αφεντικό ενδιαφέρεται για τεχνικές λεπτομέρειες στην αρχική παρουσίαση. Τις περισσότερες φορές, δεν ενδιαφέρεται. Πρέπει οπωσδήποτε να κατανοείτε αν η εφαρμογή χρειάζεται UHF RFID, NFC, σταθερούς αναγνώστες, φορητούς αναγνώστες, ετικέτες για μέταλλο, ετικέτες πλυντηρίων ή ανθεκτικές βιομηχανικές ετικέτες. Αλλά αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας θα πρέπει να υποστηρίζει την πρόταση, όχι να την κυριαρχεί. Η αρχική συζήτηση θα πρέπει να απαντά σε μια πολύ απλούστερη ερώτηση. Γιατί τώρα, γιατί αυτή η διαδικασία και γιατί η τρέχουσα μέθοδος δεν είναι πλέον αρκετά καλή.

Μια εταιρεία ενοικίασης κατασκευαστικού εξοπλισμού στην Αλμπέρτα έμαθε αυτό το μάθημα όταν παρουσίασε RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων στον χώρο. Ο υποστηρικτής του έργου είχε ετοιμάσει μια τεχνικά εντυπωσιακή παρουσίαση συγκρίνοντας τύπους αναγνωστών, αντοχή ετικετών και μεθόδους καταγραφής δεδομένων. Ο οικονομικός διευθυντής τον σταμάτησε στη μέση και έκανε μία ερώτηση. Ποιο πρόβλημα γίνεται φθηνότερο αν το εγκρίνουμε. Η ομάδα επέστρεψε, ανακατασκεύασε την πρόταση και ξεκίνησε με δύο αριθμούς αντ' αυτού. Ώρες που χάνονται αναζητώντας εξαρτήματα και καθυστερημένες αποστολές που προκαλούνται από ασαφή ορατότητα στον χώρο. Η ίδια τεχνολογία ήταν ακόμα εκεί στο παρασκήνιο, αλλά η συζήτηση έγκρισης άλλαξε επειδή το έργο μεταφράστηκε σε επιχειρησιακό κόστος.

Αυτό οδηγεί σε ένα άλλο σημαντικό σημείο. Το αφεντικό σας δεν αγοράζει απλώς ένα σύστημα. Αγοράζει τον κίνδυνο της αλλαγής. Κάθε εσωτερικό έργο ανταγωνίζεται όχι μόνο ως προς το όφελος αλλά και ως προς τη διατάραξη. Έτσι, αν θέλετε έγκριση, πρέπει να δείξετε ότι η διάθεση RFID είναι διαχειρίσιμη. Αυτό σημαίνει να εξηγήσετε πού θα γίνει το πιλοτικό πρόγραμμα, πόσα αντικείμενα θα επισημανθούν, ποιος θα κατέχει τα δεδομένα, πώς μοιάζει η επιτυχία και πώς θα ελεγχθεί η διατάραξη. Ένα μικρότερο αξιόπιστο πιλοτικό πρόγραμμα συχνά υπερτερεί μιας μεγαλεπήβολης πρότασης με ασαφείς υποθέσεις υλοποίησης.

Ένας όμιλος επεξεργασίας τροφίμων στη Μαλαισία χρησιμοποίησε αυτή την τακτική όταν πρότεινε παρακολούθηση παλετών RFID σε ψυχρή αποθήκευση. Αντί να ζητήσει πλήρη διάθεση σε όλη την αποθήκη, η ομάδα πρότεινε ένα πιλοτικό πρόγραμμα σε μία οικογένεια προϊόντων και μία ζώνη κατάψυξης όπου η ακρίβεια καταμέτρησης ήταν ήδη γνωστό πρόβλημα. Όρισαν εκ των προτέρων τα σημεία αναγνωστών, τον τύπο ετικέτας, τις εξόδους λογισμικού και την περίοδο μέτρησης. Η διοίκηση το ενέκρινε επειδή ο κίνδυνος φαινόταν περιορισμένος. Έξι μήνες αργότερα, τα αποτελέσματα του πιλοτικού προγράμματος τους έδωσαν αρκετή απόδειξη για επέκταση. Το μάθημα ήταν απλό. Ένα αφεντικό συχνά χρηματοδοτεί ένα ελεγχόμενο πείραμα πριν χρηματοδοτήσει μια εκτεταμένη μετασχηματιστική αλλαγή.

Όταν παρουσιάζετε ROI, να είστε προσεκτικοί με τη βεβαιότητα. Τίποτα δεν βλάπτει την εμπιστοσύνη ταχύτερα από μια ψεύτικη ακριβή υπόσχεση. Αν πείτε στο αφεντικό σας ότι το σύστημα RFID θα εξοικονομήσει ακριβώς δεκαοκτώ κόμμα επτά τοις εκατό της εργασίας και θα εξαλείψει ενενήντα τέσσερα τοις εκατό των αποκλίσεων, καλύτερα να μπορείτε να το αποδείξετε. Τις περισσότερες φορές, δεν μπορείτε. Μια πιο αξιόπιστη προσέγγιση είναι να δείξετε ένα συντηρητικό σενάριο, ένα πιθανό σενάριο και ένα ισχυρό σενάριο. Αυτό λέει στους λήπτες αποφάσεων ότι κατανοείτε την αβεβαιότητα και δεν εξαναγκάζετε τα μαθηματικά.

Μια εταιρεία νομικών αρχείων στη Σιγκαπούρη το έκανε αυτό πολύ καλά με μια πρόταση παρακολούθησης αρχείων RFID. Ο επικεφαλής του έργου εκτίμησε μια συντηρητική μείωση του χρόνου αναζήτησης, μια μέτρια μείωση των τοποθετημένων σε λάθος θέση αρχείων και μια ισχυρότερη βελτίωση στην ταχύτητα ελέγχου αν η υιοθέτηση παρέμενε σταθερή. Η ανώτερη διοίκηση εκτίμησε την ειλικρίνεια επειδή ακουγόταν σαν επιχειρησιακός σχεδιασμός παρά σαν γλώσσα πωλήσεων. Ειρωνικά, η προσεκτική πρόβλεψη βοήθησε το έργο να εγκριθεί ταχύτερα από ό,τι θα είχε κάνει πιθανώς μια πιο ηχηρή υπόσχεση.

Υπάρχει επίσης μια πολιτική πτυχή στην εσωτερική παρουσίαση για την οποία οι άνθρωποι δεν μιλούν αρκετά. Το αφεντικό σας μπορεί να συμπαθεί την ιδέα και παρόλα αυτά να διστάζει επειδή γνωρίζει ότι ένα άλλο τμήμα θα αντισταθεί. Το τμήμα IT μπορεί να ανησυχεί για την ενσωμάτωση συστημάτων. Οι λειτουργίες μπορεί να ανησυχούν για την αλλαγή διαδικασίας. Το οικονομικό τμήμα μπορεί να ανησυχεί για κεφαλαιουχικές δαπάνες. Οι επόπτες αποθήκης μπορεί να ανησυχούν για πρόσθετη εργασία στην παραλαβή. Αν αγνοήσετε αυτές τις ανησυχίες, η πρόταση μπορεί να κολλήσει ακόμη και όταν το βασικό ROI είναι υγιές. Η καλύτερη προσέγγιση είναι να δείξετε ότι κατανοείτε ήδη τα σημεία τριβής και έχετε τρόπο να τα διαχειριστείτε.

Ένα πανεπιστήμιο στην Ολλανδία αντιμετώπισε αυτό το ζήτημα όταν πρότεινε παρακολούθηση πάγιων περιουσιακών στοιχείων RFID σε εργαστήρια και κοινόχρηστους χώρους εξοπλισμού. Η ομάδα εγκαταστάσεων συμπαθούσε τα οφέλη ορατότητας, αλλά το τμήμα IT ανησυχούσε για την κυριότητα του λογισμικού και οι υπεύθυνοι των εργαστηρίων δεν συμπαθούσαν την ιδέα μιας ακόμη διαδικασίας συμμόρφωσης. Ο χορηγός του έργου έλυσε το πρόβλημα φέρνοντας κάθε ομάδα στον καθορισμό του πιλοτικού προγράμματος από νωρίς. Το τμήμα IT βοήθησε να διαμορφωθεί η ροή δεδομένων. Οι υπεύθυνοι των εργαστηρίων βοήθησαν να καθοριστεί ποια περιουσιακά στοιχεία είχαν τη μεγαλύτερη σημασία. Επειδή οι αντιρρήσεις αντιμετωπίστηκαν πριν από τη συνάντηση έγκρισης, η επιχειρηματική υπόθεση ακουγόταν συντονισμένη αντί για αφελής.

Αν το αφεντικό σας έχει οικονομική σκέψη, η περίοδος αποπληρωμής συνήθως έχει μεγαλύτερη σημασία από την αφηρημένη καινοτομία. Να είστε έτοιμοι να απαντήσετε πότε το έργο φτάνει στο νεκρό σημείο και ποιες υποθέσεις καθορίζουν αυτό το χρονοδιάγραμμα. Αν το αφεντικό σας έχει επιχειρησιακή σκέψη, μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για τον χρόνο κύκλου, την ακρίβεια και την παραγωγικότητα του προσωπικού παρά για την επίσημη λογιστική γλώσσα. Αν το αφεντικό σας έχει στρατηγική σκέψη, μπορεί να ενδιαφέρεται για την επεκτασιμότητα και την ορατότητα σε πολλαπλές τοποθεσίες. Ίδιο έργο, διαφορετική διατύπωση. Οι αριθμοί δεν αλλάζουν, αλλά η έμφαση θα πρέπει.

Ένας διανομέας ανταλλακτικών αυτοκινήτων με πολλαπλές τοποθεσίες στο Τενεσί είχε τρία στελέχη που ενδιαφέρονταν για τρία διαφορετικά πράγματα. Ο διευθυντής λειτουργιών ήθελε ταχύτερες κυκλικές καταμετρήσεις. Ο οικονομικός διευθυντής ήθελε σαφή περίοδο αποπληρωμής. Ο διευθύνων σύμβουλος ήθελε καλύτερο έλεγχο καθώς η εταιρεία επεκτεινόταν σε νέα υποκαταστήματα. Η ομάδα του έργου κέρδισε την έγκριση μόνο αφού προσάρμοσε την ίδια λύση RFID αποθήκης σε τρεις οπτικές γωνίες. Δεν άλλαξαν την πρόταση. Άλλαξαν τον τρόπο με τον οποίο εξήγησαν την αξία της. Αυτή είναι μια υποτιμημένη δεξιότητα στην εσωτερική παρουσίαση.

Ένα άλλο λάθος είναι να αντιμετωπίζετε τα άυλα οφέλη σαν να μην έχουν σημασία. Έχουν σημασία, αλλά θα πρέπει να τοποθετούνται προσεκτικά. Μεγαλύτερη εμπιστοσύνη των πελατών, λιγότερη απογοήτευση του προσωπικού, καθαρότεροι έλεγχοι, βελτιωμένη λογοδοσία και καλύτερη πειθαρχία διαδικασιών είναι πραγματικά κέρδη. Απλώς μην βασίζεστε σε αυτά ως το σύνολο του επιχειρήματος. Βάλτε πρώτα τις σκληρές εξοικονομήσεις και μετά χρησιμοποιήστε τα άυλα οφέλη για να ενισχύσετε την υπόθεση. Αυτή η ισορροπία φαίνεται σοβαρή.

Ένα εργοστάσιο παραγωγής στην Τσεχική Δημοκρατία παρουσίασε RFID για επιστρεφόμενα μέσα μεταφοράς μετά από επανειλημμένες διαφωνίες με προμηθευτές σχετικά με τις καταμετρήσεις εμπορευματοκιβωτίων. Το σκληρό ROI προήλθε από τη μειωμένη χειροκίνητη συμφωνία και τις λιγότερες αγορές αντικατάστασης. Τα απαλότερα οφέλη περιλάμβαναν καλύτερες σχέσεις με προμηθευτές και λιγότερο χρόνο που δαπανάται σε διαφωνίες για το ποια αρχεία ήταν λανθασμένα. Η διοίκηση αποδέχτηκε τα απαλότερα οφέλη επειδή το έργο είχε ήδη περάσει το οικονομικό κατώφλι με τις άμεσες εξοικονομήσεις. Αυτή η σειρά έχει σημασία.

Σε κάποιο σημείο το αφεντικό σας θα κάνει συνήθως μια εκδοχή της ίδιας ερώτησης. Τι συμβαίνει αν δεν κάνουμε τίποτα. Να είστε έτοιμοι γι' αυτό. Είναι μια από τις πιο σημαντικές στιγμές στην παρουσίαση. Αν η τρέχουσα διαδικασία είναι απλώς ενοχλητική, το έργο μπορεί να μη χρηματοδοτηθεί. Αλλά αν το να μην κάνετε τίποτα σημαίνει ότι η εργασία συνεχίζει να αυξάνεται, οι ανακρίβειες συνεχίζουν να βλάπτουν τις αποφάσεις, τα χαμένα περιουσιακά στοιχεία συνεχίζουν να συσσωρεύονται ή η ανάπτυξη συνεχίζει να καθιστά την παλιά διαδικασία λιγότερο βιώσιμη, τότε η ίδια η καθυστέρηση γίνεται δαπανηρή. Σε πολλές εταιρείες, το ισχυρότερο επιχείρημα ROI δεν είναι ότι το RFID είναι εντυπωσιακό. Είναι ότι το κόστος της παραμονής σε χειροκίνητη λειτουργία αυξάνεται σιωπηλά κάθε τρίμηνο.

Ένα δίκτυο επισκευής καταναλωτικών ηλεκτρονικών στη South Korea διατύπωσε αυτό το επιχείρημα με ασυνήθιστη σαφήνεια. Η παλιά διαδικασία με barcode και υπολογιστικά φύλλα λειτουργούσε ακόμα, αλλά η μετακίνηση συσκευών μέσω παραλαβής, διαγνωστικών, επισκευής και αποστολής δημιουργούσε περισσότερες εξαιρέσεις καθώς αυξανόταν ο όγκος. Η ομάδα του έργου έδειξε ότι χωρίς καλύτερη παρακολούθηση, η επιχείρηση θα χρειαζόταν πιθανώς επιπλέον συντονιστές εντός ενός έτους μόνο για να διαχειριστεί τα κενά ορατότητας. Το RFID εγκρίθηκε εν μέρει επειδή βελτίωσε τη ροή, αλλά και επειδή καθυστέρησε την ανάγκη για πρόσθετη διοικητική εργασία. Αυτός είναι ένας πολύ πειστικός τύπος ROI.

Αν θέλετε η πρόταση να γίνει καλά δεκτή, κλείστε με ένα σχέδιο που ακούγεται εκτελέσιμο, όχι εμπνευσμένο. Δηλώστε το πεδίο εφαρμογής. Δηλώστε την περιοχή του πιλοτικού προγράμματος. Δηλώστε τις μετρήσεις βάσης. Δηλώστε την αναμενόμενη περίοδο αναφοράς. Δηλώστε το εύρος του προϋπολογισμού. Δηλώστε το σημείο απόφασης για επέκταση. Τα αφεντικά εγκρίνουν πράγματα που φαίνονται διακυβερνήσιμα. Διστάζουν με πράγματα που φαίνονται ανοιχτά.

Παράδειγμα: Εταιρεία Ανακατασκευής Ιατροτεχνολογικών Προϊόντων στην Ιρλανδία

Μια εταιρεία ανακατασκευής ιατροτεχνολογικών προϊόντων στην Ιρλανδία κέρδισε τελικά προϋπολογισμό για σύστημα παρακολούθησης εργασιών υπό επεξεργασία RFID επειδή ο διευθυντής λειτουργιών έκλεισε την παρουσίαση με μια πολύ απλή δομή. Πιλοτικό πρόγραμμα ενενήντα ημερών. Μία εγκατάσταση. Δύο στάδια διαδικασίας. Καθορισμένοι KPI γύρω από τον χρόνο αναζήτησης, τις καθυστερήσεις διεκπεραίωσης και την ορατότητα περιουσιακών στοιχείων. Αξιολόγηση στο τέλος του τριμήνου. Αυτό δεν ακουγόταν λαμπερό, αλλά ακουγόταν ελεγχόμενο, και τα ελεγχόμενα έργα χρηματοδοτούνται.

Εν τέλει, η επιτυχημένη παρουσίαση ενός συστήματος RFID έχει λιγότερο να κάνει με το να πείσετε το αφεντικό σας να συμπαθήσει το RFID και περισσότερο με το να το βοηθήσετε να δει ότι η τρέχουσα διαδικασία κοστίζει ήδη περισσότερο από ό,τι θα έπρεπε. Η δουλειά σας είναι να κάνετε αυτό το κόστος ορατό, να το συνδέσετε με μια συγκεκριμένη περίπτωση χρήσης RFID και να δείξετε μια πρακτική πορεία προς μετρήσιμη βελτίωση. Αν το κάνετε καλά, η συζήτηση σταματά να αφορά ετικέτες και αναγνώστες και αρχίζει να αφορά εργασία, ακρίβεια, αξιοποίηση, επεκτασιμότητα και αποπληρωμή.

Έτσι αποδεικνύετε το ROI του RFID εσωτερικά. Δεν ξεκινάτε με το τσιπ. Ξεκινάτε με το επιχειρηματικό πρόβλημα. Δεν υπόσχεστε μαγικά. Καθορίζετε μια μετρήσιμη νίκη. Δεν ζητάτε τυφλή εμπιστοσύνη. Προσφέρετε ένα ελεγχόμενο πιλοτικό πρόγραμμα και ένα ρεαλιστικό μοντέλο αποπληρωμής. Και μόλις το αφεντικό σας δει ότι η πρόταση είναι θεμελιωμένη στον πόνο της ίδιας της εταιρείας, η απόφαση έγκρισης γίνεται πολύ ευκολότερη. Όχι επειδή το RFID ξαφνικά ακούγεται συναρπαστικό, αλλά επειδή οι αριθμοί επιτέλους βγάζουν νόημα.