Διάταξη rack-mount αναγνώστη RFID για την προστασία φορητών υπολογιστών

Οι φορητοί υπολογιστές χάνονται εύκολα, επειδή οι άνθρωποι παύουν να τους αντιμετωπίζουν ως περιουσιακά στοιχεία μόλις συνηθίσουν να τους μεταφέρουν. Ένας διακομιστής παραμένει σε ένα rack. Ένας εκτυπωτής παραμένει σε ένα δωμάτιο. Ένας φορητός υπολογιστής μετακινείται από ένα γραφείο σε μια αίθουσα συσκέψεων, μετά σε έναν πάγκο εργαστηρίου, μετά σε ένα καρότσι επισκευών και μετά στο σακίδιο κάποιου. Σε ένα σχολείο, εργοστάσιο, νοσοκομείο, τράπεζα, γραφείο λογισμικού ή αίθουσα ελέγχου αποθήκης, αυτή η μετακίνηση είναι φυσιολογική. Το πρόβλημα ξεκινά όταν κανείς δεν μπορεί να πει με βεβαιότητα πού βρίσκεται αυτή τη στιγμή κάθε συσκευή. Εδώ μπορεί να προσφέρει πραγματικό έργο μια εγκατάσταση αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack, αρκεί να είναι σχεδιασμένη γύρω από τον τρόπο με τον οποίο πραγματικά μετακινούνται οι φορητοί υπολογιστές.

Γιατί τα Barcodes Αποτυγχάνουν στην Παρακολούθηση Φορητών Υπολογιστών

Πολλές εταιρείες ξεκινούν με ετικέτες barcode ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει σε ένα μικρό γραφείο όπου δέκα συσκευές βρίσκονται σε δέκα γραφεία. Αρχίζει να καταρρέει όταν εκατοντάδες ή χιλιάδες φορητοί υπολογιστές μοιράζονται, επισκευάζονται, ανατίθενται εκ νέου, ελέγχονται ή μετακινούνται μεταξύ τμημάτων. Τα barcodes απαιτούν σάρωση με οπτική επαφή. Κάποιος πρέπει να βρει την ετικέτα, να στρέψει τον σαρωτή και να θυμηθεί να το κάνει κάθε φορά. Οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι. Οι ετικέτες γρατσουνίζονται. Οι βάσεις σύνδεσης καλύπτουν τις ετικέτες περιουσιακών στοιχείων. Μια συσκευή επιστρέφει αργά την Παρασκευή και μένει σε ένα ντουλάπι χωρίς να καταγραφεί. Μετά από λίγους μήνες, το υπολογιστικό φύλλο γίνεται μια εικασία με στήλες.

Πώς Λειτουργεί ένας Αναγνώστης RFID για Τοποθέτηση σε Rack

Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές είναι διαφορετική, επειδή το σύστημα μπορεί να αναγνωρίζει συσκευές χωρίς καθαρή οπτική σάρωση. Με μια ετικέτα UHF RFID σε κάθε φορητό υπολογιστή και έναν σταθερό αναγνώστη RFID εγκατεστημένο σε rack, ντουλάπι ή σημείο επιστροφής, η συσκευή μπορεί να καταγράφεται όταν εισέρχεται ή εξέρχεται από μια ελεγχόμενη ζώνη. Ένας αναγνώστης RFID για τοποθέτηση σε rack είναι ιδιαίτερα χρήσιμος, επειδή ταιριάζει στην ίδια υποδομή που χρησιμοποιούν ήδη πολλές ομάδες IT. Μπορεί να τοποθετηθεί σε rack 19 ιντσών, να συνδεθεί με κεραίες γύρω από ένα ράφι check-out ή ένα ντουλάπι αποθήκευσης και να τροφοδοτεί εγγραφές σε λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων. Μοιάζει λιγότερο με gadget και περισσότερο με μέρος της αίθουσας εξοπλισμού IT.

Η εγκατάσταση που λειτουργεί συνήθως ξεκινά με ένα απλό ερώτημα: από πού περνούν φυσικά οι φορητοί υπολογιστές σε ένα στενό, ελεγχόμενο σημείο; Αυτό το σημείο μπορεί να είναι ένα rack στο helpdesk IT, ένα ασφαλές ντουλάπι φόρτισης, ένα κλουβί δανεικών φορητών υπολογιστών, ένα ράφι παραλαβής επισκευών ή ένας σταθμός επιστροφής συσκευών. Το RFID αποδίδει καλύτερα όταν η ζώνη ανάγνωσης είναι σκόπιμη. Αν οι κεραίες είναι διάσπαρτες σε ολόκληρο το δωμάτιο, ο αναγνώστης μπορεί να ανιχνεύσει συσκευές που βρίσκονται κοντά και να δημιουργήσει σύγχυση. Αν η ζώνη είναι πολύ αδύναμη, οι συσκευές περνούν χωρίς να διαβαστούν. Ο στόχος δεν είναι η μέγιστη απόσταση ανάγνωσης. Ο στόχος είναι προβλέψιμη συμπεριφορά ανάγνωσης.

Παραδείγματα από τον Πραγματικό Κόσμο

Πανεπιστήμιο Larkwell

Στο Πανεπιστήμιο Larkwell, μια φανταστική πανεπιστημιούπολη μηχανικών, το γραφείο IT έχανε δανεικούς φορητούς υπολογιστές κατά την περίοδο των εξετάσεων. Οι φοιτητές επέστρεφαν τις συσκευές σε διαφορετικά μέλη του προσωπικού και ορισμένες τοποθετούνταν απευθείας σε ένα ράφι στο πίσω δωμάτιο χωρίς να καταγραφούν. Το πανεπιστήμιο εγκατέστησε έναν αναγνώστη UHF RFID για τοποθέτηση σε rack μέσα στον χώρο δανεισμού IT και τοποθέτησε δύο κεραίες κοντινού πεδίου δίπλα στο ράφι επιστροφής. Κάθε φορητός υπολογιστής με ετικέτα έπρεπε να περάσει από το ράφι πριν από την επαναφόρτιση. Μέσα σε έναν μήνα, η ομάδα IT σταμάτησε να διαφωνεί για το αν ένας φορητός υπολογιστής είχε επιστραφεί. Το σύστημα μπορούσε να δείξει ότι η συσκευή εισήλθε στη ζώνη επιστροφής στις 6:42 μ.μ. και αργότερα μετακινήθηκε στο ντουλάπι φόρτισης.

Η Επιλογή Ετικέτας Έχει Σημασία

Η επιλογή ετικέτας έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν πολλοί αγοραστές. Μια συνηθισμένη ετικέτα RFID μπορεί να αποδώσει άσχημα σε έναν φορητό υπολογιστή, επειδή οι φορητοί υπολογιστές περιέχουν μέταλλο, μπαταρίες, θωράκιση και πυκνά ηλεκτρονικά. Για την παρακολούθηση RFID φορητών υπολογιστών, οι αγοραστές θα πρέπει να αναζητούν ετικέτες RFID σε μέταλλο ή εύκαμπτες αντιμεταλλικές ετικέτες RFID σχεδιασμένες για περιουσιακά στοιχεία IT. Η τοποθέτηση έχει επίσης σημασία. Μια ετικέτα κρυμμένη κάτω από τον φορητό υπολογιστή μπορεί να υποστεί ζημιά από τη θερμότητα και την τριβή του γραφείου. Μια ετικέτα τοποθετημένη πολύ κοντά στον μεντεσέ ή στο αλουμινένιο άκρο μπορεί να διαβάζεται άσχημα. Πολλές εταιρείες τοποθετούν την ετικέτα στο επάνω κάλυμμα, κοντά σε μια γωνία ή σε μια προστατευμένη περιοχή που δεν παρεμβαίνει στην επωνυμία, στη βάση σύνδεσης ή στις ετικέτες σέρβις. Η καλύτερη τοποθέτηση θα πρέπει να δοκιμάζεται στα πραγματικά μοντέλα φορητών υπολογιστών, όχι να αποφασίζεται από μια φωτογραφία προϊόντος.

Mason Vale Insurance

Η Mason Vale Insurance, μια φανταστική εταιρεία χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, τοποθέτησε ετικέτες σε 1.800 φορητούς υπολογιστές κατά τη διάρκεια μιας αναβάθμισης ασφαλείας. Η πρώτη παρτίδα χρησιμοποίησε τυπικές εκτυπώσιμες ετικέτες RFID, επειδή έμοιαζαν τακτοποιημένες και φθηνές. Η απόδοση ανάγνωσης ήταν ασυνεπής σε αρκετά μοντέλα με σώμα αλουμινίου. Η εταιρεία άλλαξε σε μια λεπτή ετικέτα περιουσιακού στοιχείου RFID σε μέταλλο, προσάρμοσε την τοποθέτηση μακριά από τη γραμμή του μεντεσέ και επανέλεγξε τη ζώνη ανάγνωσης με στοιβαγμένες συσκευές. Η τελική λύση κόστισε περισσότερο ανά ετικέτα, αλλά απέφυγε την αθόρυβη αποτυχία που θα έκανε ολόκληρο το έργο παρακολούθησης να φαίνεται αναξιόπιστο.

Μια εγκατάσταση αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack περιλαμβάνει συνήθως τον αναγνώστη, τις κεραίες, καλώδια RF, τροφοδοσία, πρόσβαση δικτύου, υλικό τοποθέτησης και ενσωμάτωση λογισμικού. Ο αναγνώστης αναλαμβάνει την ανάκριση των ετικετών. Οι κεραίες δημιουργούν τις ζώνες ανάγνωσης. Το λογισμικό μετατρέπει τις αναγνώσεις ετικέτας σε χρήσιμα συμβάντα, όπως check-out, επιστροφή, μετακίνηση για επισκευή, ανάθεση σε χρήστη ή απουσία από το ντουλάπι. Αυτό ακούγεται βασικό, αλλά οι λεπτομέρειες καθορίζουν αν το σύστημα βοηθά ή δημιουργεί θόρυβο. Για παράδειγμα, ένας φορητός υπολογιστής που βρίσκεται σε ένα κοντινό γραφείο δεν θα πρέπει να θεωρείται επιστραμμένος απλώς επειδή η κεραία είναι πολύ ισχυρή. Μια συσκευή μέσα στο rack δεν θα πρέπει να διαβάζεται ξανά και ξανά ως νέο συμβάν κάθε λεπτό. Το καλό λογισμικό φιλτράρει τις διπλές αναγνώσεις και μετατρέπει τις ακατέργαστες αναγνώσεις RFID σε ουσιαστική κατάσταση περιουσιακού στοιχείου.

Ένας πρακτικός σχεδιασμός είναι ένας αναγνώστης τοποθετημένος σε rack, συνδεδεμένος με κεραίες μέσα σε ένα ασφαλές ντουλάπι φορητών υπολογιστών. Κάθε ράφι μπορεί να ρυθμιστεί ως ζώνη ανάγνωσης. Όταν ένας φορητός υπολογιστής τοποθετείται στο ράφι Α, το σύστημα τον καταγράφει ως διαθέσιμο. Όταν φεύγει από το ράφι, το σύστημα αναμένει ένα συμβάν check-out, μια ανάθεση σε τεχνικό ή μια εξαίρεση ασφαλείας. Ένας άλλος σχεδιασμός χρησιμοποιεί έναν αναγνώστη πύλης στην είσοδο μιας αποθήκης IT. Οι φορητοί υπολογιστές που περνούν από την πύλη καταγράφονται ως εισερχόμενοι ή εξερχόμενοι. Ένα helpdesk μπορεί να χρησιμοποιήσει μια έξυπνη υποδοχή επιστροφής όπου το προσωπικό ή οι εργαζόμενοι τοποθετούν συσκευές μετά από έναν προσωρινό δανεισμό. Ο σωστός σχεδιασμός εξαρτάται από το αν το κύριο πρόβλημα είναι η απώλεια, η καθυστερημένη επιστροφή, η μη εξουσιοδοτημένη αφαίρεση, η παρακολούθηση επισκευών ή η ακρίβεια απογραφής.

Branton Medical Group

Στη Branton Medical Group, ένα φανταστικό δίκτυο νοσοκομείων, κοινοί κλινικοί φορητοί υπολογιστές μετακινούνταν μεταξύ πτερύγων και σταθμών καθαρισμού IT. Το νοσοκομείο δεν ήθελε μια θορυβώδη πύλη ασφαλείας σε κάθε πτέρυγα. Αντ' αυτού, η ομάδα IT κατασκεύασε ένα σύστημα αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack γύρω από τον σταθμό καθαρισμού και φόρτισης. Όταν ένας φορητός υπολογιστής επέστρεφε από μια πτέρυγα, περνούσε από μια καθορισμένη ζώνη ανάγνωσης, σημαινόταν για καθαρισμό και στη συνέχεια μετακινούνταν σε ένα ράφι έτοιμων συσκευών μετά τον έλεγχο. Η εγγραφή RFID δεν αντικατέστησε τους ελέγχους κυβερνοασφάλειας ή το λογισμικό διαχείρισης συσκευών, αλλά έδωσε στην ομάδα φυσικών περιουσιακών στοιχείων μια καθαρή αλυσίδα επιμέλειας.

Οι αγοραστές συχνά ρωτούν αν χρειάζονται RFID εφόσον χρησιμοποιούν ήδη λογισμικό MDM. Η διαχείριση φορητών συσκευών είναι χρήσιμη, αλλά δεν λύνει πάντα το πρόβλημα της φυσικής απογραφής. Το MDM μπορεί να δείξει ότι ένας φορητός υπολογιστής είναι εγγεγραμμένος, συνδεδεμένος, κρυπτογραφημένος ή ότι συνδέθηκε τελευταία φορά από ένα συγκεκριμένο δίκτυο. Μπορεί να μη σας πει αν η συσκευή βρίσκεται σε ένα ντουλάπι, κλειδωμένη σε μια αίθουσα συσκέψεων, σε έναν πάγκο επισκευών ή σε λάθος κτίριο. Το RFID και το MDM δεν θα πρέπει να ανταγωνίζονται μεταξύ τους. Θα πρέπει να αλληλοσυμπληρώνονται. Το RFID παρακολουθεί τη φυσική μετακίνηση του φορητού υπολογιστή. Το MDM διαχειρίζεται την ψηφιακή κατάσταση του φορητού υπολογιστή. Μαζί, δίνουν στις ομάδες IT και ασφαλείας μια καλύτερη εικόνα.

Σχεδιάζοντας μια Ελεγχόμενη Ζώνη Ανάγνωσης

Για να λειτουργήσει καλά ένας αναγνώστης RFID για τοποθέτηση σε rack, η ζώνη ανάγνωσης πρέπει να διαμορφωθεί. Αυτό σημαίνει ότι ο τύπος κεραίας, η γωνία κεραίας, η ισχύς αναγνώστη, η θωράκιση και οι κανόνες λογισμικού χρειάζονται προσοχή. Οι κεραίες κοντινού πεδίου μπορούν να βοηθήσουν όταν ο στόχος είναι η ανάγνωση ετικετών μόνο σε ένα ράφι ή σε ένα κοντινό σημείο επιστροφής. Οι κεραίες μακρινού πεδίου μπορούν να καλύψουν μια ευρύτερη πύλη ή είσοδο ντουλαπιού. Η θωράκιση RF μπορεί να αποτρέψει αναγνώσεις μέσα από τοίχους, κατά μήκος διαδρόμων ή σε παρακείμενα ράφια. Η ισχύς αναγνώστη θα πρέπει να ρυθμίζεται χαμηλότερα αν η ζώνη είναι πολύ ευρεία. Πολλά αποτυχημένα έργα παρακολούθησης φορητών υπολογιστών με RFID δεν προκαλούνται από κακές ετικέτες ή κακούς αναγνώστες. Προκαλούνται από πρόχειρο σχεδιασμό ζώνης ανάγνωσης.

Keystone Robotics

Η Keystone Robotics, μια φανταστική εταιρεία αυτοματισμού, αποθήκευε φορητούς υπολογιστές προγραμματιστών δίπλα σε κάδους εξαρτημάτων με ετικέτες RFID στο ίδιο εργαστήριο. Όταν δοκίμασαν έναν ισχυρό σταθερό αναγνώστη σε πλήρη ισχύ, το σύστημα ανίχνευε ετικέτες φορητών υπολογιστών και ετικέτες εξαρτημάτων από περιοχές που δεν ήταν μέρος της διαδικασίας check-out. Η ομάδα μείωσε την ισχύ, άλλαξε μια κεραία σε μοντέλο κοντινού πεδίου, πρόσθεσε θωράκιση γύρω από το rack των φορητών υπολογιστών και διαμόρφωσε το λογισμικό ώστε να αγνοεί κλάσεις ετικετών που δεν αφορούν φορητούς υπολογιστές σε αυτή τη ζώνη. Μετά από αυτό, τα συμβάντα ανάγνωσης έγιναν πολύ πιο καθαρά. Το δίδαγμα ήταν απλό: μια ελεγχόμενη ζώνη ανάγνωσης υπερτερεί μιας θορυβώδους ζώνης ανάγνωσης.

Η φυσική ροή εργασίας χρειάζεται επίσης κανόνες που μπορούν να ακολουθήσουν οι άνθρωποι. Αν μια εταιρεία θέλει κάθε φορητός υπολογιστής να περνά από τον αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack, το rack πρέπει να βρίσκεται εκεί όπου οι άνθρωποι παραλαμβάνουν και επιστρέφουν φυσικά τις συσκευές. Αν οι εργαζόμενοι πρέπει να περπατήσουν σε άλλο κτίριο μόνο και μόνο για να κάνουν check-out έναν φορητό υπολογιστή, θα βρουν συντομεύσεις. Αν ένας τεχνικός μπορεί να παρακάμψει τη ζώνη ανάγνωσης ενώ μεταφέρει πέντε επισκευασμένες συσκευές, η εγγραφή απογραφής θα αποκλίνει. Μια καλή εγκατάσταση περιλαμβάνει ορατά σημάδια διαδικασίας: ένα ράφι επιστροφής, ένα ράφι έτοιμων συσκευών, ένα ράφι επισκευών και ίσως μια μικρή οθόνη που δείχνει αν η συσκευή έχει γίνει αποδεκτή από το σύστημα. Όσο λιγότερα πρέπει να θυμούνται οι άνθρωποι, τόσο πιο αξιόπιστα γίνονται τα δεδομένα.

Greenport εφοδιαστική

Στη Greenport εφοδιαστική, έναν φανταστικό φορέα ψυκτικής αλυσίδας, οι επόπτες αποθήκης χρησιμοποιούσαν ενισχυμένους φορητούς υπολογιστές για τον προγραμματισμό των ραμπών και την αναφορά θερμοκρασίας. Οι συσκευές συνέχιζαν να εξαφανίζονται σε περιοχές φόρτισης περονοφόρων και σε αίθουσες διαλειμμάτων. Ο διευθυντής IT δεν κατηγόρησε το προσωπικό· η διαδικασία ήταν απλώς πολύ χαλαρή. Τοποθέτησαν έναν αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack στο κλουβί εξοπλισμού των εποπτών, χρησιμοποίησαν ετικέτες RFID σε μέταλλο σε κάθε φορητό υπολογιστή και απαίτησαν οι συσκευές να επιστρέφουν σε υποδοχή φόρτισης μετά από κάθε βάρδια. Το σύστημα έστελνε ειδοποίηση αν μια συσκευή δεν είχε επιστρέψει τριάντα λεπτά μετά τη λήξη της βάρδιας. Οι απώλειες μειώθηκαν, επειδή ο χαμένος φορητός υπολογιστής εντοπιζόταν το ίδιο βράδυ, όχι κατά τη μηνιαία απογραφή.

Για περιβάλλοντα γραφείου, η ιδιωτικότητα και η εμπιστοσύνη θα πρέπει να αντιμετωπίζονται με προσοχή. Η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών με RFID αφορά περιουσιακά στοιχεία, όχι κατασκοπεία ανθρώπων. Συνήθως είναι καλύτερο να διαβάζονται οι συσκευές σε ελεγχόμενα σημεία, όχι να παρακολουθούνται οι εργαζόμενοι παντού όπου πηγαίνουν. Αν ο οργανισμός συνδέει συμβάντα RFID με αναθέσεις χρηστών, η πολιτική θα πρέπει να είναι σαφής: ποιος μπορεί να βλέπει τα δεδομένα, πόσο καιρό διατηρούνται οι εγγραφές και για ποιον σκοπό χρησιμοποιούνται τα δεδομένα. Σε πολλές εταιρείες, μια απλή εγγραφή της επιμέλειας της συσκευής είναι αρκετή. Η υπερβολική πολυπλοκότητα του συστήματος μπορεί να δημιουργήσει αντίσταση. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να αποδεχτούν την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID όταν τους βοηθά να αποδείξουν μια επιστροφή, να αποφύγουν την επίρριψη ευθύνης ή να βρουν γρήγορα μια συσκευή.

Ένας αναγνώστης για τοποθέτηση σε rack μπορεί επίσης να υποστηρίξει κύκλους επισκευής και ανανέωσης. Οι φορητοί υπολογιστές συχνά χάνονται κατά τη διάρκεια της επισκευής, επειδή μετακινούνται μεταξύ παραλαβής, διάγνωσης, αναμονής ανταλλακτικών, απεικόνισης, ποιοτικού ελέγχου και ραφιών επιστροφής σε απόθεμα. Με ζώνες RFID μέσα ή κοντά σε ένα rack επισκευών, κάθε μετακίνηση μπορεί να γίνει μια ελαφριά ενημέρωση κατάστασης. Ένας τεχνικός δεν χρειάζεται να πληκτρολογεί μια νέα τοποθεσία κάθε φορά. Η εγγραφή του περιουσιακού στοιχείου αλλάζει όταν ο φορητός υπολογιστής εισέρχεται στο σωστό ράφι ή στην περιοχή του πάγκου. Αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια μεγάλων έργων ανανέωσης, όπου παλιές συσκευές επιστρέφουν, νέες συσκευές αποστέλλονται και εκατοντάδες σειριακοί αριθμοί μετακινούνται την ίδια εβδομάδα.

Orchard Bay School District

Η Orchard Bay School District, ένας φανταστικός δημόσιος εκπαιδευτικός όμιλος, διαχειρίστηκε μια καλοκαιρινή ανανέωση φορητών υπολογιστών για 6.500 μαθητικές συσκευές. Πριν από το RFID, καρότσια με επιστραμμένους φορητούς υπολογιστές περίμεναν σε διαδρόμους και το προσωπικό δυσκολευόταν να ξεχωρίσει τις χαλασμένες μονάδες από τις έτοιμες. Η περιφέρεια χρησιμοποίησε αναγνώστες RFID για τοποθέτηση σε rack σε τρεις σταθμούς παραλαβής και τοποθέτησε σε κάθε φορητό υπολογιστή μια αντιμεταλλική ετικέτα RFID συνδεδεμένη με τη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων των μαθητών. Οι συσκευές σημαίνονταν αυτόματα ως επιστραμμένες, χρήζουσες επισκευής ή έτοιμες για απεικόνιση, ανάλογα με τη ζώνη του rack στην οποία εισέρχονταν. Η ανανέωση απαιτούσε ακόμη ανθρώπινη εργασία, αλλά η λίστα περιουσιακών στοιχείων σταμάτησε να μένει πίσω από τον φυσικό σωρό.

Οι ομάδες ασφαλείας συμπαθούν το RFID επειδή μπορεί να δημιουργήσει έγκαιρες προειδοποιήσεις, αλλά δεν θα πρέπει να πωλείται ως μαγική πρόληψη κλοπής. Το RFID δεν εμποδίζει φυσικά κάποιον να πάρει μαζί του έναν φορητό υπολογιστή, εκτός αν συνδυάζεται με έλεγχο πρόσβασης, κλειδωμένη αποθήκευση, συναγερμούς, κάμερες ή διαδικασίες ασφαλείας. Αυτό που κάνει καλά το RFID είναι να μειώνει την αβεβαιότητα. Μπορεί να δείξει ότι μια συσκευή εγκατέλειψε μια ελεγχόμενη περιοχή χωρίς check-out. Μπορεί να δείξει το τελευταίο γνωστό σημείο ανάγνωσης. Μπορεί να ειδοποιήσει το προσωπικό πριν ένας χαμένος φορητός υπολογιστής γίνει αναφορά περιστατικού. Σε ορισμένους κλάδους, αυτή η ταχύτερη ανίχνευση αρκεί για να αλλάξει τη συμπεριφορά.

Halden Biotech

Στη Halden Biotech, μια φανταστική ερευνητική εταιρεία, οι φορητοί υπολογιστές που χρησιμοποιούνταν σε αίθουσες δεδομένων εργαστηρίων δεν επιτρεπόταν να εγκαταλείψουν τον ασφαλή όροφο εκτός αν είχαν διαγραφεί και ανατεθεί εκ νέου. Η εταιρεία εγκατέστησε αναγνώστες RFID για τοποθέτηση σε rack στο rack αποθήκευσης IT και μια κεραία πύλης κοντά στην ελεγχόμενη έξοδο. Όταν ένας φορητός υπολογιστής με ετικέτα κινούνταν προς την έξοδο χωρίς αντίστοιχη έγκριση μεταφοράς, η ασφάλεια λάμβανε μια αθόρυβη ειδοποίηση. Το σύστημα δεν ήταν δραματικό. Απλώς έδινε στην ομάδα περιουσιακών στοιχείων την ευκαιρία να κάνει μια ερώτηση πριν ο φορητός υπολογιστής εγκαταλείψει τον όροφο. Αυτός είναι συχνά ο πιο ρεαλιστικός τύπος πρόληψης απωλειών.

Αποφεύγοντας Συνήθη Λάθη

Υπάρχουν μερικά λάθη που θα πρέπει να αποφεύγουν οι αγοραστές. Μην υποθέτετε ότι κάθε μοντέλο φορητού υπολογιστή θα διαβάζεται το ίδιο. Μην επιλέγετε τη μικρότερη ετικέτα μόνο και μόνο επειδή φαίνεται καθαρή. Μην τοποθετείτε κεραίες πριν δοκιμάσετε στοιβαγμένους φορητούς υπολογιστές, ανοιχτούς φορητούς υπολογιστές, κλειστούς φορητούς υπολογιστές και φορητούς υπολογιστές μέσα σε θήκες ή τσάντες. Μην αφήνετε τα ακατέργαστα δεδομένα ανάγνωσης RFID να πλημμυρίζουν τη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων. Μην αγνοείτε την ασφάλεια δικτύου για τον ίδιο τον αναγνώστη. Ένας αναγνώστης RFID για τοποθέτηση σε rack είναι μέρος του περιβάλλοντος IT, επομένως θα πρέπει να διαχειρίζεται με κατάλληλο έλεγχο πρόσβασης, ενημερώσεις υλικολογισμικό, τμηματοποίηση δικτύου όπου χρειάζεται και ασφαλή επικοινωνία API με λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων.

Μια καλή δοκιμή μπορεί να είναι μικρή. Τοποθετήστε ετικέτες σε πενήντα φορητούς υπολογιστές διαφόρων μοντέλων. Στήστε έναν αναγνώστη για τοποθέτηση σε rack, δύο ή τέσσερις κεραίες και μια πραγματική ροή εργασίας, όπως check-out δανεικών ή παραλαβή επισκευών. Δοκιμάστε τις αναγνώσεις κατά τις κανονικές ώρες εργασίας, όχι μόνο σε ένα άδειο δωμάτιο. Ρωτήστε τους τεχνικούς ποια βήματα τους φαίνονται άβολα. Ελέγξτε τις ψευδείς αναγνώσεις από κοντινά περιουσιακά στοιχεία. Ελέγξτε αν οι ετικέτες αντέχουν στον καθαρισμό, στον χειρισμό και στη καθημερινή στοίβαξη. Εκτελέστε τη δοκιμή αρκετά long ώστε να δείτε καθυστερημένες επιστροφές και χειρισμό εξαιρέσεων. Ο στόχος δεν είναι να αποδείξετε ότι το RFID μπορεί να διαβάσει μια ετικέτα. Αυτό είναι εύκολο. Ο στόχος είναι να αποδείξετε ότι η εγκατάσταση βελτιώνει τη διαδικασία ελέγχου των φορητών υπολογιστών χωρίς να ενοχλεί τους ανθρώπους που τη χρησιμοποιούν.

Fenton Design Studio

Η Fenton Design Studio, ένα φανταστικό αρχιτεκτονικό γραφείο, πραγματοποίησε μια συμπαγή δοκιμή με μόνο εξήντα φορητούς υπολογιστές. Το πραγματικό τους πρόβλημα δεν ήταν η κλοπή. Οι σχεδιαστές δανείζονταν φορητούς υπολογιστές υψηλών επιδόσεων για παρουσιάσεις σε πελάτες και οι συσκευές συχνά επιστρέφονταν σε λάθος όροφο. Το γραφείο εγκατέστησε έναν μικρό αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack στο ντουλάπι εξοπλισμού και πρόσθεσε ένα ράφι επιστροφής κοντά στη ρεσεψιόν. Μετά από τρεις εβδομάδες, το σύστημα έδειξε ότι οι περισσότερες καθυστερημένες επιστροφές προέρχονταν από δύο ομάδες έργων που χρειάζονταν τη δική τους δεξαμενή φορητών υπολογιστών. Το RFID έλυσε το πρόβλημα ορατότητας, αλλά η διοικητική απόφαση έλυσε τη ρίζα του προβλήματος.

Όταν το σύστημα κλιμακώνεται, η αναφορά αποκτά αξία. Οι ομάδες IT μπορούν να δουν ποιοι φορητοί υπολογιστές είναι αδρανείς, ποιοι χρησιμοποιούνται υπερβολικά, ποιοι καθυστερούν συχνά και ποια τμήματα κρατούν τους εφεδρικούς δανεικούς πολύ καιρό. Οι ομάδες οικονομικών μπορούν να συγκρίνουν τα αγορασμένα περιουσιακά στοιχεία με το φυσικά επαληθευμένο απόθεμα. Οι ομάδες ασφαλείας μπορούν να εξετάζουν μη εξουσιοδοτημένες μετακινήσεις. Οι διευθυντές helpdesk μπορούν να βλέπουν σημεία συμφόρησης στις επισκευές. Οι ομάδες προμηθειών μπορούν να χρησιμοποιούν τα δεδομένα για να αγοράζουν τον σωστό αριθμό φορητών υπολογιστών αντί να μαντεύουν με βάση τα παράπονα. Μια εγκατάσταση αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack γίνεται κάτι περισσότερο από έναν τρόπο εύρεσης χαμένων συσκευών. Γίνεται ένα καθαρότερο επίπεδο διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων.

Το Συμπέρασμα

Οι ισχυρότερες εγκαταστάσεις είναι βαρετές με την καλύτερη έννοια. Ένας φορητός υπολογιστής φέρει τη σωστή ετικέτα RFID σε μέταλλο. Το αναγνωριστικό ετικέτας συνδέεται με τον σειριακό αριθμό, την ανάθεση χρήστη, την εγγραφή εγγύησης και την κατάσταση του περιουσιακού στοιχείου. Ο αναγνώστης RFID για τοποθέτηση σε rack εγκαθίσταται εκεί όπου μετακινούνται ήδη οι φορητοί υπολογιστές. Οι κεραίες ρυθμίζονται ώστε να διαβάζουν μόνο την προβλεπόμενη ζώνη. Το λογισμικό φιλτράρει τις διπλές αναγνώσεις και δημιουργεί σαφή συμβάντα. Το προσωπικό γνωρίζει πού να επιστρέφει τις συσκευές. Οι ειδοποιήσεις πηγαίνουν στο σωστό άτομο. Οι αναφορές είναι αρκετά απλές ώστε να τις εμπιστεύεται κανείς. Τίποτα από αυτά δεν είναι εντυπωσιακό, αλλά λειτουργεί.

Το «σταματήστε να χάνετε τους φορητούς υπολογιστές σας» δεν σημαίνει ότι κάθε συσκευή θα μένει ακίνητη. Οι φορητοί υπολογιστές είναι φτιαγμένοι για να μετακινούνται. Οι εργαζόμενοι τους χρειάζονται σε αίθουσες συσκέψεων, εργαστήρια, αίθουσες διδασκαλίας, γραφεία πεδίου, αποθήκες και εγκαταστάσεις πελατών. Ο πραγματικός στόχος είναι η ελεγχόμενη μετακίνηση. Μια εγκατάσταση αναγνώστη RFID για τοποθέτηση σε rack δίνει σε αυτή τη μετακίνηση ένα αξιόπιστο σημείο ελέγχου. Ενημερώνει τον οργανισμό πότε ένας φορητός υπολογιστής εισήλθε σε αποθήκευση, εγκατέλειψε την αποθήκευση, επέστρεψε από επισκευή, πέρασε από μια ασφαλή έξοδο ή απέτυχε να επιστρέψει μετά από μια βάρδια. Όταν η ετικέτα, ο αναγνώστης, η κεραία, το λογισμικό και η ροή εργασίας σχεδιάζονται μαζί, η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών γίνεται μέρος της κανονικής ρουτίνας αντί για άλλο ένα υπολογιστικό φύλλο που οι άνθρωποι ξεχνούν να ενημερώσουν. Αυτή είναι η εγκατάσταση που λειτουργεί.