RFID στη διαχείριση παγίων πληροφορικής

Αν περάσετε αρκετό χρόνο δίπλα σε ομάδες IT, αρχίζετε να ακούτε τα ίδια παράπονα με διαφορετικές μορφές. Ένας φορητός υπολογιστής ανατέθηκε, αλλά κανείς δεν είναι απολύτως βέβαιος ποιος τον έχει τώρα. Μια παρτίδα οθονών παραλήφθηκε, αλλά μερικές μονάδες κατά κάποιον τρόπο δεν κατέληξαν ποτέ στο σωστό αρχείο αίθουσας. Ένας διακομιστής μετακινήθηκε κατά τη διάρκεια ενός παραθύρου συντήρησης, και το υπολογιστικό φύλλο ενημερώθηκε τρεις ημέρες αργότερα. Μεταγωγείς δικτύου που υποτίθεται ότι βρίσκονταν σε αποθήκευση λείπουν από το ράφι, αλλά όχι τόσο επίσημα ώστε να πανικοβληθεί κανείς ακόμη. Στα χαρτιά, όλα αυτά μοιάζουν με μικρά διοικητικά ζητήματα. Στην πραγματική λειτουργία, αθροίζονται σε κάτι μεγαλύτερο: αδύναμη ορατότητα περιουσιακών στοιχείων.

Γιατί το RFID στη Διαχείριση Περιουσιακών Στοιχείων IT Εξακολουθεί να Έχει Σημασία

Γι' αυτόν ακριβώς τον λόγο το RFID στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT εξακολουθεί να έχει σημασία. Όχι επειδή οι εταιρείες θέλουν να βάλουν ετικέτα σε όλα απλώς για να φαίνονται μοντέρνες, αλλά επειδή τα περιβάλλοντα IT είναι γεμάτα εξοπλισμό που μετακινείται συχνότερα απ' ό,τι δηλώνει το σύστημα. Οι φορητοί υπολογιστές ανατίθενται εκ νέου. Οι σταθμοί σύνδεσης εξαφανίζονται μέσα σε υβριδικές ρυθμίσεις εργασίας. Οι εφεδρικές συσκευές ταξιδεύουν μεταξύ τμημάτων. Δρομολογητές, διακομιστές και μονάδες δοκιμών μετακινούνται κατά τη διάρκεια αναβαθμίσεων, επισκευών, προετοιμασίας και κυκλοφοριών έργων. Όταν η μέθοδος παρακολούθησης δεν μπορεί να συμβαδίσει με αυτή την κίνηση, το μητρώο περιουσιακών στοιχείων αρχίζει να αποκλίνει από την πραγματικότητα. Μόλις συμβεί αυτό, οι έλεγχοι γίνονται συγκεχυμένοι, οι αποφάσεις προμηθειών διαστρεβλώνονται, οι κίνδυνοι ασφαλείας αυξάνονται και οι ομάδες υποστήριξης χάνουν χρόνο αναζητώντας εξοπλισμό που θα έπρεπε να μπορούν να εντοπίσουν σε λίγα λεπτά.

Πολλοί οργανισμοί εξακολουθούν να διαχειρίζονται το απόθεμα IT με barcodes, υπολογιστικά φύλλα, χειροκίνητα έντυπα check-out ή ένα CMDB που εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ότι οι άνθρωποι ενημερώνουν τα αρχεία εκ των υστέρων. Κανένα από αυτά τα εργαλεία δεν είναι άχρηστο. Σε ορισμένα μικρότερα περιβάλλοντα, είναι αρκετά καλά. Αλλά μόλις η εταιρεία αναπτυχθεί, προσθέσει πολλαπλά γραφεία, υποστηρίξει απομακρυσμένους εργαζομένους ή λειτουργήσει εγκαταστάσεις κέντρων δεδομένων παράλληλα με συσκευές χρηστών, το «αρκετά καλό» αρχίζει να φαίνεται αρκετά επισφαλές. Το RFID βοηθά επειδή βελτιώνει την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT χωρίς να βασίζεται σε τέλεια ανθρώπινη συμπεριφορά σε κάθε σημείο παράδοσης. Δίνει στους οργανισμούς έναν καλύτερο τρόπο να γνωρίζουν ποια περιουσιακά στοιχεία έχουν, πού βρίσκονται αυτά τα περιουσιακά στοιχεία, πότε μετακινήθηκαν και αν βρίσκονται εκεί όπου υποτίθεται ότι πρέπει να είναι.

Η πραγματική αξία της παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID δεν είναι ότι κάνει τη λίστα απογραφής μεγαλύτερη ή πιο εντυπωσιακή. Κάνει τη λίστα απογραφής πιο αξιόπιστη. Αυτό έχει πολύ μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι αντιλαμβάνονται πολλές εταιρείες. Μια ανακριβής λίστα περιουσιακών στοιχείων δημιουργεί δύο είδη σπατάλης ταυτόχρονα. Η πρώτη είναι προφανής σπατάλη, όπως διπλές αγορές, εξοπλισμός που λείπει και παρατεταμένοι έλεγχοι. Η δεύτερη είναι πιο σιωπηλή. Οι ομάδες σταματούν να εμπιστεύονται το σύστημα. Μόλις χαθεί αυτή η εμπιστοσύνη, δημιουργούν παρακάμψεις. Κρατούν παράπλευρα υπολογιστικά φύλλα. Ρωτούν γύρω-γύρω μέσω chat. Ελέγχουν φυσικά τις αποθήκες μόνο και μόνο για να επιβεβαιώσουν κάτι που θα έπρεπε να είναι ήδη ορατό. Σε αυτό το κρυφό στρώμα τριβής χάνεται μεγάλο μέρος του χρόνου IT.

Κάνοντας το Μητρώο Περιουσιακών Στοιχείων πιο Αξιόπιστο

Ένα υποθετικό παράδειγμα προέρχεται από μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία λογισμικού που πίστευε ότι η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT ήταν υπό έλεγχο, επειδή κάθε νέα αποστολή φορητών υπολογιστών καταγραφόταν κατά την παραλαβή. Το πρόβλημα εμφανίστηκε αργότερα, αφού οι συσκευές άρχισαν να μετακινούνται μεταξύ αποθέματος ένταξης, δεξαμενών δανεισμού, απομακρυσμένων αντικαταστάσεων και επιστροφών από αποχωρούντες εργαζομένους. Τα επίσημα αρχεία δεν ήταν εντελώς λανθασμένα, αλλά ήταν λανθασμένα αρκετά συχνά ώστε να δημιουργούν άγχος κατά την τριμηνιαία συ conciliation. Μόλις η εταιρεία εισήγαγε ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές, οθόνες και βασικά περιφερειακά, και στη συνέχεια πρόσθεσε σημεία σάρωσης γύρω από χώρους αποθήκευσης και ανάπτυξης, η βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων άρχισε να αντικατοπτρίζει τη φυσική πραγματικότητα πολύ πιο πιστά. Το μεγαλύτερο όφελος δεν ήταν ένας εντυπωσιακός πίνακας ελέγχου. Ήταν ότι η ομάδα λειτουργιών IT σταμάτησε να διαφωνεί με τα οικονομικά για το ποιοι αριθμοί ήταν πραγματικοί.

Αυτού του είδους η ένταση μεταξύ τμημάτων είναι συνηθισμένη. Τα οικονομικά θέλουν ακριβή αρχεία πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Η ασφάλεια θέλει βεβαιότητα ότι οι συσκευές δεν φεύγουν σιωπηλά. Το IT θέλει ταχύτερη ανάπτυξη και λιγότερους χειροκίνητους ελέγχους. Οι προμήθειες θέλουν καλύτερες προβλέψεις. Το RFID στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT βρίσκεται ακριβώς σε αυτή τη διασταύρωση, επειδή βελτιώνει την ορατότητα σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής των περιουσιακών στοιχείων, από την παραλαβή έως την ανάθεση, τη συντήρηση και την απόσυρση.

Ένα υποθετικό περιφερειακό δίκτυο νοσοκομείων το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια ενός έργου ανανέωσης συσκευών. Αντικαθιστούσαν παλαιότερους σταθμούς εργασίας, επανατοποθετούσαν νεότερους thin clients, μετακινούσαν εφεδρικές οθόνες μεταξύ τμημάτων και συντηρούσαν καροτσάκια με κινητές κλινικές συσκευές. Κάθε τμήμα πίστευε ότι τα τοπικά αρχεία του ήταν αρκετά ακριβή. Η κεντρική ομάδα IT διαφωνούσε, αλλά δεν μπορούσε να αποδείξει πού βρίσκονταν τα κενά. Αφού εφάρμοσαν παρακολούθηση RFID για κινητά περιουσιακά στοιχεία IT και χρησιμοποίησαν Φορητούς Αναγνώστες RFID για ελέγχους σε επίπεδο αίθουσας, το δίκτυο ανακάλυψε ότι ένας εντυπωσιακός αριθμός υποτιθέμενων χαμένων συσκευών δεν είχε χαθεί καθόλου. Απλώς δεν είχαν καταγραφεί μετά από μετακινήσεις, κρατούνταν σε προσωρινούς χώρους προετοιμασίας ή ήταν παρκαρισμένες σε τμήματα που δεν τις θεωρούσαν πλέον ενεργές. Αυτή η ανακάλυψη άλλαξε αμέσως τις αποφάσεις προϋπολογισμού. Ο οργανισμός δεν χρειαζόταν τόσο πολύ εξοπλισμό αντικατάστασης όσο είχε αρχικά υποθέσει. Χρειαζόταν καλύτερη ορατότητα.

Αυτό είναι ένα από τα πιο πρακτικά επιχειρήματα υπέρ της παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID. Βοηθά να διαχωριστεί η πραγματική απώλεια από τη διοικητική ομίχλη. Σε πολλούς οργανισμούς, αυτά τα δύο πράγματα συγχέονται. Ένας φορητός υπολογιστής που δεν μπορεί να βρεθεί στο σύστημα μπορεί να υπάρχει ακόμη. Ένας μεταγωγέας που αναφέρεται σε αποθήκευση μπορεί να είναι ήδη εγκατεστημένος. Ένα αποσυρμένο περιουσιακό στοιχείο μπορεί να είναι ακόμη φυσικά παρόν επειδή η ροή εργασίας παροπλισμού κόλλησε. Η κακή ορατότητα κάνει τα πάντα να μοιάζουν με έλλειψη, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει τις εταιρείες να αγοράσουν εξοπλισμό που ήδη κατέχουν. Αυτό δεν είναι απλώς ζήτημα απογραφής. Είναι ζήτημα κατανομής κεφαλαίου.

RFID για Κέντρα Δεδομένων και Περιουσιακά Στοιχεία Αίθουσας Διακομιστών

Τα κέντρα δεδομένων είναι ένα άλλο σημείο όπου το RFID έχει μεγάλο νόημα, παρόλο που οι άνθρωποι συχνά επικεντρώνονται περισσότερο στις συσκευές τελικών χρηστών. Σε ένα περιβάλλον κέντρου δεδομένων ή αίθουσας διακομιστών, τα διακυβεύματα είναι λίγο διαφορετικά. Το πρόβλημα δεν είναι μόνο η απώλεια. Είναι ο έλεγχος διαμόρφωσης, η ορατότητα κίνησης, ο συντονισμός συντήρησης και η ταχύτητα ελέγχου. Διακομιστές, συσκευές δικτύου, μονάδες backup, κιτ ραγών, εφεδρικοί δίσκοι και εξαρτήματα υψηλής αξίας δεν μετακινούνται άσκοπα, αλλά όταν μετακινούνται, η κίνηση έχει σημασία. Ένα αρχείο που ενημερώνεται καθυστερημένα μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση σχετικά με τη χωρητικότητα, την ιδιοκτησία υπηρεσίας ή τη συμμόρφωση.

Μια υποθετική ομάδα υποστήριξης συνεγκατάστασης αντιμετώπισε αυτό όταν ο εξοπλισμός μετακινούνταν μεταξύ ραφιών κατά τη διάρκεια ενός έργου ενοποίησης υλικού. Οι μετακινήσεις ήταν εγκεκριμένες και προγραμματισμένες, αλλά το ίχνος τεκμηρίωσης υστερούσε σε σχέση με την πραγματική εργασία μετεγκατάστασης. Κατά τη διάρκεια ενός μεταγενέστερου ελέγχου, η ομάδα έπρεπε να δαπανήσει πολύ περισσότερο χρόνο από το αναμενόμενο για να επιβεβαιώσει πού είχαν καταλήξει αρκετές μονάδες. Αφού εισήγαγαν παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID κέντρου δεδομένων για κινητά περιουσιακά στοιχεία υποδομής και επικύρωσαν τη θέση κατά τη διάρκεια παραθύρων συντήρησης, η ομάδα μείωσε απότομα τον χρόνο επαλήθευσης. Κανείς δεν προσποιήθηκε ότι το έργο έγινε αβίαστο. Απλώς έγινε ευκολότερο να το εμπιστευτείς.

Σε αίθουσες διακομιστών, κέντρα δεδομένων και ερμάρια εξοπλισμού, οι μεταλλικές επιφάνειες μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση tag, επομένως οι συσκευές τοποθετημένες σε ράφια και η υποδομή με μεταλλικό περίβλημα μπορεί να απαιτούν Ετικέτες RFID για Μεταλλικές Επιφάνειες σχεδιασμένες για σταθερή ανάγνωση σε μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία. Η επιλογή της σωστής δομής tag αποτελεί μέρος της διασφάλισης ότι το σύστημα είναι αξιόπιστο αντί να επικολλάτε απλώς ετικέτες και να ελπίζετε ότι η απόδοση ανάγνωσης είναι αρκετά καλή.

Βελτίωση Ασφάλειας και Λογοδοσίας

Υπάρχει επίσης μια πτυχή ασφαλείας εδώ. Τα περιουσιακά στοιχεία IT δεν είναι μόνο ακριβά. Μπορούν επίσης να περιέχουν ή να επιτρέπουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες. Φορητοί υπολογιστές, κρυπτογραφημένοι δίσκοι, συσκευές δικτύου, συσκευές δοκιμών και ακόμη και αποσυρμένος εξοπλισμός μπορούν να δημιουργήσουν κίνδυνο εάν μετακινηθούν ή αφαιρεθούν χωρίς κατάλληλη ορατότητα. Το RFID δεν αντικαθιστά την ασφάλεια τελικών σημείων, τον έλεγχο πρόσβασης ή την πολιτική παροπλισμού, αλλά υποστηρίζει καλύτερη φυσική λογοδοσία περιουσιακών στοιχείων. Όταν ένας οργανισμός γνωρίζει σαφέστερα ποιες συσκευές πέρασαν από ένα ελεγχόμενο σημείο και πότε, μπορεί να διερευνήσει εξαιρέσεις ταχύτερα και με λιγότερες εικασίες.

Μια υποθετική εταιρεία χρηματοοικονομικών υπηρεσιών χρησιμοποίησε παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID αφού αντιμετώπισε δυσκολίες με κοινόχρηστες δεξαμενές συσκευών που χρησιμοποιούσαν εργολάβοι και ομάδες έργων. Οι συσκευές υποτίθεται ότι παραδίδονταν και επιστρέφονταν επίσημα, αλλά υπό την πίεση των προθεσμιών άλλαζαν συχνά χέρια με ελάχιστες ενημερώσεις αρχείων. Η εταιρεία δεν αντιμετώπιζε εκτεταμένη κλοπή. Το μεγαλύτερο πρόβλημα ήταν η αβεβαιότητα. Οι έλεγχοι συμμόρφωσης αποκάλυπταν συνεχώς αναντιστοιχίες μεταξύ των ανατεθειμένων αρχείων και των φυσικών θέσεων των συσκευών. Αφού προστέθηκαν επισήμανση RFID και έλεγχοι ελεγχόμενων ερμαρίων για περιουσιακά στοιχεία υψηλότερου κινδύνου, η εταιρεία απέκτησε πολύ ισχυρότερα στοιχεία σχετικά με την κίνηση των συσκευών. Αυτό βελτίωσε τόσο τον εσωτερικό έλεγχο όσο και την ετοιμότητα για έλεγχο.

Παρακολούθηση Περιουσιακών Στοιχείων RFID για Υβριδικά Περιβάλλοντα Εργασίας

Η υβριδική εργασία το έχει κάνει ακόμη πιο επίκαιρο. Πριν η απομακρυσμένη και ευέλικτη εργασία γίνει κανονικότητα για τόσες πολλές εταιρείες, πολλά περιουσιακά στοιχεία IT παρέμεναν σε σχετικά προβλέψιμες θέσεις. Τώρα φορητοί υπολογιστές, σταθμοί σύνδεσης, φορητές οθόνες, κιτ συνεργασίας και εφεδρικά τηλέφωνα κινούνται μέσα από γραφεία, σπίτια, ντουλάπια, αίθουσες αποστολής και χώρους προετοιμασίας επιστροφών. Όσο πιο κατανεμημένο είναι το περιβάλλον, τόσο λιγότερο αξιόπιστη γίνεται η περιστασιακή μνήμη. Μια συσκευή μπορεί τεχνικά να είναι εταιρική ιδιοκτησία, αλλά εκτός εάν η κίνησή της παρακολουθείται καλά, μπορεί να γίνει λειτουργικά αόρατη για μεγάλα διαστήματα.

Μια υποθετική εταιρεία συμβούλων το ανακάλυψε αυτό αφού η απομακρυσμένη ένταξη κλιμακώθηκε ταχύτερα από τις εσωτερικές της διαδικασίες. Συσκευές αποστέλλονταν σε νέους υπαλλήλους, επιστρέφονταν από αποχωρούντες, κρατούνταν για επανεγκατάσταση εικόνας ή μετακινούνταν σε δεξαμενές δανεισμού, και η μέθοδος παρακολούθησης με υπολογιστικά φύλλα δεν μπορούσε να συμβαδίσει. Ορισμένες συσκευές εμφανίζονταν ανατεθειμένες δύο φορές. Ορισμένες επιστρεφόμενες μονάδες ήταν φυσικά παρούσες αλλά δεν είχαν σημανθεί ως έτοιμες για επανατοποθέτηση. Το RFID βοήθησε σφίγγοντας τις διαδικασίες παραλαβής, επιστροφής και αποθήκευσης γύρω από αυτές τις συσκευές. Η εταιρεία χρειαζόταν ακόμη καλή πειθαρχία ITAM, φυσικά, αλλά το RFID μείωσε τον αριθμό των τυφλών μεταβάσεων όπου τα περιουσιακά στοιχεία έτειναν να εξαφανίζονται μέσα στη σύγχυση κατάστασης.

Ταχύτεροι Έλεγχοι και Καλύτερη Επαλήθευση

Μια άλλη ισχυρή περίπτωση χρήσης είναι η αποδοτικότητα των ελέγχων. Όποιος έχει ζήσει έναν μεγάλο έλεγχο περιουσιακών στοιχείων γνωρίζει πόσο χρόνο μπορεί να καταναλώσει. Οι άνθρωποι περπατούν από αίθουσα σε αίθουσα με λίστες. Συγκρίνουν σειριακούς αριθμούς. Κυνηγούν παλιά αρχεία. Ανακαλύπτουν ότι περιουσιακά στοιχεία μετονομάστηκαν, μετακινήθηκαν, αποσύρθηκαν ή ανταλλάχθηκαν χωρίς συνεπείς ενημερώσεις. Οι χειροκίνητοι έλεγχοι δεν είναι μόνο κουραστικοί. Τείνουν επίσης να είναι ξεπερασμένοι τη στιγμή που ολοκληρώνονται. Το RFID κάνει τους ελέγχους περιουσιακών στοιχείων ταχύτερους επειδή πολλαπλά περιουσιακά στοιχεία με ετικέτα μπορούν να αναγνωριστούν με λιγότερη προσπάθεια οπτικής επαφής, ειδικά όταν χρησιμοποιούνται φορητοί αναγνώστες ή σαρώσεις αίθουσας. Αυτό αλλάζει την οικονομική λογική της επαλήθευσης. Όταν γίνεται ευκολότερο να επαληθεύετε συχνότερα, το μητρώο περιουσιακών στοιχείων έχει καλύτερες πιθανότητες να παραμείνει ακριβές μεταξύ των μεγάλων γεγονότων ελέγχου.

Ένα υποθετικό τμήμα IT πανεπιστημίου χρησιμοποίησε RFID για αυτόν ακριβώς τον λόγο. Η πανεπιστημιούπολη είχε εργαστήρια υπολογιστών, γραφεία καθηγητών, εξοπλισμό οπτικοακουστικών μέσων αιθουσών διδασκαλίας, ντουλάπια δικτύωσης και μια μεγάλη λίστα συσκευών δανεισμού. Οι παραδοσιακοί έλεγχοι ήταν αρκετά αργοί ώστε οι ομάδες να τους τρέμουν, και μέχρι να καθαριστούν τα αποτελέσματα, ο επόμενος κύκλος αλλαγών είχε ήδη ξεκινήσει. Μόλις το τμήμα εφάρμοσε διαχείριση περιουσιακών στοιχείων RFID για συσκευές υψηλής κινητικότητας και εξοπλισμό εργαστηρίων, μπόρεσε να ολοκληρώσει δειγματοληπτικούς ελέγχους πολύ ταχύτερα. Ακόμη πιο σημαντικό, άρχισαν να ελέγχουν συχνότερα επειδή δεν έμοιαζε πλέον με μεγάλη λειτουργική διατάραξη. Αυτό βελτίωσε την ποιότητα των δεδομένων πολύ πέρα από την εβδομάδα του ελέγχου αυτής καθαυτής.

Χρήση RFID για Διαχείριση Εφεδρικού Αποθέματος και Επισκευών

Το RFID είναι επίσης χρήσιμο στη διαχείριση εφεδρικού αποθέματος IT και επισκευών, τομέας που οι εταιρείες συχνά υποτιμούν. Εφεδροί φορητοί υπολογιστές, τηλέφωνα αντικατάστασης, μονάδες δοκιμών, RMAs και συσκευές προς επισκευή τείνουν να κυκλοφορούν μέσα από μικρές ζώνες φύλαξης που είναι εύκολο να παραβλεφθούν. Αυτές είναι ακριβώς οι περιοχές όπου ο εξοπλισμός μπορεί να παρακολουθείται άσχημα χωρίς να το αντιληφθεί κανείς αμέσως. Ένα αντικείμενο αποσύρεται για επείγουσα υποστήριξη. Ένα άλλο παραμερίζεται περιμένοντας αξιολόγηση προμηθευτή. Ένα τρίτο επιστρέφει από επισκευή αλλά κάθεται σε καραντίνα περισσότερο από το αναμενόμενο. Με την πάροδο του χρόνου, η ακρίβεια του εφεδρικού αποθέματος υποβαθμίζεται.

Μια υποθετική μεταποιητική εταιρεία με πολλά εργοστάσια το βίωσε αυτό με βιομηχανικά tablet και εφεδρικά φορητά τερματικά που χρησιμοποιούνταν στο εργοτάξιο. Η κεντρική ομάδα IT πίστευε ότι είχε αρκετά ανταλλακτικά, αλλά τα επείγοντα αιτήματα προκαλούσαν συνεχώς νέες αγορές. Αφού επισήμαναν τις δεξαμενές ανταλλακτικών με RFID και βελτίωσαν την ορατότητα στην κατάσταση επισκευής και επιστροφής, η εταιρεία ανακάλυψε ότι αρκετές χρησιμοποιήσιμες συσκευές ήταν ουσιαστικά κρυμμένες μέσα σε κακή ροή εργασίας. Ήταν παρούσες, αλλά όχι αρκετά ορατές ώστε να μετρηθούν ως διαθέσιμες. Αυτό είναι ένα κλασικό πρόβλημα περιουσιακών στοιχείων IT. Το περιουσιακό στοιχείο υπάρχει φυσικά, αλλά λειτουργικά είναι σαν να λείπει.

Γιατί ο Σχεδιασμός Ροής Εργασίας Έχει Μεγαλύτερη Σημασία από την Επισήμανση Μόνη της

Ένα σημαντικό σημείο για τους αγοραστές είναι ότι το RFID δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως απλή άσκηση επισήμανσης. Η ετικέτα έχει σημασία, αλλά ο σχεδιασμός της ροής εργασίας έχει μεγαλύτερη. Ποια περιουσιακά στοιχεία δικαιολογούν ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID; Πού βρίσκονται τα σημεία συμφόρησης κίνησης; Χρειάζεστε σταθερούς αναγνώστες στις πόρτες, φορητούς αναγνώστες για ελέγχους, έξυπνα ερμάρια για ευαίσθητες συσκευές ή έναν συνδυασμό μεθόδων; Πώς θα συνδεθούν οι ροές εργασίας ανάθεσης και επιστροφής με την πλατφόρμα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT; Ποια τμήματα είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση εξαιρέσεων; Μια αδύναμη διαδικασία με RFID προσαρτημένο σε αυτήν παραμένει αδύναμη διαδικασία. Η τεχνολογία λειτουργεί καλύτερα όταν υποστηρίζει σαφώς καθορισμένα σημεία ελέγχου.

Ένα υποθετικό παγκόσμιο πρακτορείο σχεδιασμού έκανε το λάθος να υποθέσει ότι το RFID από μόνο του θα έλυνε τη σύγχυση των συσκευών του. Επισήμανε φορητούς υπολογιστές και tablet, εγκατέστησε βασικούς αναγνώστες και περίμενε άμεσα κέρδη ελέγχου. Τα πρώιμα αποτελέσματα ήταν απογοητευτικά επειδή τα τοπικά γραφεία εξακολουθούσαν να χειρίζονται ανεπίσημα τις προσωρινές αναθέσεις και οι χώροι προετοιμασίας επιστροφών ήταν ασυνεπείς. Μόλις η εταιρεία τυποποίησε τις ρουτίνες καταχώριση, αποθήκευσης και αποχώρησης, η ίδια ρύθμιση RFID έγινε πολύ πιο αποτελεσματική. Αυτή είναι μια χρήσιμη υπενθύμιση. Το RFID ενισχύει τη λειτουργική πειθαρχία. Δεν την αντικαθιστά.

Σχεδιάζοντας το Σωστό Εύρος Διαχείρισης Περιουσιακών Στοιχείων IT με RFID

Υπάρχει επίσης το ζήτημα της κλίμακας. Δεν χρειάζεται κάθε οργανισμός να επισημάνει κάθε καλώδιο, πληκτρολόγιο και ποντίκι. Στην πραγματικότητα, η προσπάθεια να γίνουν πάρα πολλά πολύ νωρίς μπορεί να κάνει το έργο δυσκολότερο να δικαιολογηθεί. Οι καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT με RFID συνήθως ξεκινούν με τα περιουσιακά στοιχεία που προκαλούν τον μεγαλύτερο οικονομικό, λειτουργικό ή ασφαλειακό πόνο όταν η ορατότητα είναι αδύναμη. Φορητοί υπολογιστές, tablet, τηλέφωνα, εξοπλισμός δικτύου, περιουσιακά στοιχεία διακομιστών, συσκευές δοκιμών και περιφερειακά υψηλής αξίας έρχονται συχνά πρώτα. Μόλις η επιχειρηματική υπόθεση γίνει σαφής, το εύρος μπορεί να επεκταθεί έξυπνα.

Μια υποθετική φαρμακευτική εταιρεία ακολούθησε ακριβώς αυτή τη σταδιακή προσέγγιση. Αντί να επισημάνει όλη την περιουσία IT ταυτόχρονα, ξεκίνησε με φορητούς υπολογιστές, κινητές συσκευές, εξοπλισμό δικτύωσης και ελεγχόμενα περιουσιακά στοιχεία υπολογιστών εργαστηρίων. Η βελτίωση στην ταχύτητα ελέγχου και την εμπιστοσύνη στη θέση ήταν αρκετά ισχυρή ώστε η εταιρεία αργότερα επέκτεινε την παρακολούθηση RFID σε επιλεγμένο εξοπλισμό οπτικοακουστικών μέσων και εξειδικευμένο υλικό δοκιμών. Το στενό ξεκίνημα έκανε την εφαρμογή ευκολότερη στη διαχείριση και ευκολότερη στην υπεράσπιση.

Αντιστοίχιση Περιεχομένου με την Πρόθεση Αναζήτησης του Αγοραστή

Από άποψη SEO, αυτό το θέμα αποδίδει επίσης καλύτερα όταν το περιεχόμενο μιλά τη γλώσσα του αγοραστή αντί να παρασύρεται σε αόριστες συζητήσεις περί καινοτομίας. Η πρόθεση αναζήτησης σε αυτόν τον χώρο είναι συνήθως πρακτική. Οι αγοραστές αναζητούν διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT με RFID, παρακολούθηση φορητών υπολογιστών με RFID, παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID κέντρου δεδομένων, ορατότητα περιουσιακών στοιχείων IT σε πραγματικό χρόνο, λύση ελέγχου περιουσιακών στοιχείων RFID και διαχείριση αποθέματος εξοπλισμού RFID. Το καλό περιεχόμενο πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια τον πόνο πίσω από αυτές τις αναζητήσεις. Πρέπει να μιλά για ζητήματα ελέγχου, σύγχυση ανάθεσης, χαμένες συσκευές, κατανεμημένους χώρους εργασίας, πίεση συμμόρφωσης, έλεγχο εφεδρικού αποθέματος και ορατότητα κύκλου ζωής περιουσιακών στοιχείων. Αυτό προσπαθούν πραγματικά να λύσουν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων.

Ένα τελευταίο υποθετικό παράδειγμα συγκεντρώνει όλο το νόημα. Μια μεσαίου μεγέθους επιχείρηση με τρία γραφεία πίστευε ότι το περιβάλλον IT της δεν ήταν αρκετά μεγάλο ώστε να χρειάζεται RFID. Στη συνέχεια, μια ενοποίηση μισθώσεων ανάγκασε μια μεγάλη μετακόμιση γραφείου, επανατοποθέτηση εξοπλισμού και μερικό καθαρισμό κέντρου δεδομένων όλα μέσα σε ένα τρίμηνο. Ξαφνικά η παλιά προσέγγιση παρακολούθησης έδειξε τα όριά της. Οι συσκευές ήταν σε κίνηση παντού και το σύστημα περιουσιακών στοιχείων δεν μπορούσε να συμβαδίσει. Αφού η εταιρεία χρησιμοποίησε RFID για να παρακολουθήσει εξοπλισμό IT υψηλότερης αξίας κατά τη μετακόμιση και την επακόλουθη ανακατανομή, η ηγετική ομάδα είδε κάτι πολύ καθαρά: η τεχνολογία δεν έλυνε μόνο ένα σπάνιο γεγονός. Έλυνε ένα καθημερινό πρόβλημα ορατότητας που η μετακόμιση του γραφείου είχε απλώς εκθέσει πιο δραματικά.

Τελικές Σκέψεις για το RFID στη Διαχείριση Περιουσιακών Στοιχείων IT

Αυτή είναι πραγματικά η καρδιά του RFID στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT. Δεν πρόκειται για κυνήγι τεχνολογίας για χάρη της ίδιας. Πρόκειται για τη μείωση του χάσματος μεταξύ αυτού που λέει το αρχείο και αυτού που ο οργανισμός μπορεί να επαληθεύσει φυσικά. Στις σύγχρονες λειτουργίες IT, αυτό το χάσμα προκαλεί περισσότερα προβλήματα απ' όσα πολλές ομάδες θέλουν να παραδεχτούν. Επηρεάζει τον προϋπολογισμό, την ασφάλεια, τους ελέγχους, την υποστήριξη, τις προμήθειες και την εξυπηρέτηση χρηστών ταυτόχρονα.

Όταν το RFID εφαρμόζεται με σύνεση, το όφελος είναι απλό. Τα αρχεία περιουσιακών στοιχείων γίνονται πιο αξιόπιστα. Οι έλεγχοι γίνονται ταχύτεροι. Ο χαμένος χρόνος μειώνεται. Η κίνηση των συσκευών γίνεται ευκολότερα κατανοητή. Ο ευαίσθητος εξοπλισμός ελέγχεται καλύτερα. Οι δεξαμενές ανταλλακτικών γίνονται πιο αξιοποιήσιμες. Και ίσως το πιο σημαντικό, οι άνθρωποι σταματούν να ξοδεύουν τόση ενέργεια μαντεύοντας πού βρίσκονται πιθανώς τα πράγματα.

Στο IT, αυτού του είδους η βεβαιότητα είναι πολύτιμη. Όχι εντυπωσιακή, όχι δραματική, αλλά βαθιά χρήσιμη. Και σε έναν κόσμο όπου οι συσκευές κινούνται συνεχώς ταχύτερα απ' ό,τι μπορούν να συμβαδίσουν τα χειροκίνητα αρχεία, αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που το RFID εξακολουθεί να αξίζει σοβαρή προσοχή.