Γιατί οι διοργανωτές εκδηλώσεων δεν επιστρέφουν στα χάρτινα εισιτήρια μετά το RFID

Οι διοργανωτές εκδηλώσεων σπάνια ερωτεύονται την τεχνολογία για χάρη της τεχνολογίας. Ερωτεύονται οτιδήποτε κάνει την ημέρα της εκδήλωσης λιγότερο χαοτική. Γι' αυτό τόσοι πολλοί από αυτούς μιλούν για το RFID με ένα είδος ήσυχης ανακούφισης. Όχι επειδή ακούγεται μοντέρνο, και όχι επειδή θέλουν να εντυπωσιάσουν τους χορηγούς με εντυπωσιακές φράσεις, αλλά επειδή, μόλις έχουν διοργανώσει μια πραγματική εκδήλωση με εισιτήρια RFID, η επιστροφή στα χάρτινα εισιτήρια μοιάζει σαν να συμφωνούν να επαναφέρουν αποφεύξιμα προβλήματα. Αργές ουρές. Απάτη με εισιτήρια. Κακά δεδομένα εισόδου. Άβολος έλεγχος επανεισόδου. Ασαφής ροή προσέλευσης. Βρεγμένα, σκισμένα ή αντιγραμμένα εισιτήρια. Ατελείωτες διαφωνίες προσωπικού στην πύλη. Μόλις αυτά τα προβλήματα εξαφανιστούν ή τουλάχιστον περιοριστούν δραματικά, ελάχιστοι διοργανωτές θέλουν να τα ξαναδούν.

Γιατί τα Χάρτινα Εισιτήρια Δημιουργούν Χάος στις Ζωντανές Εκδηλώσεις

Στα χαρτιά, κυριολεκτικά στα χαρτιά, η παραδοσιακή έκδοση εισιτηρίων μπορεί ακόμη να φαίνεται απλή. Εκτυπώστε τα εισιτήρια, διανείμετέ τα, σαρώστε τα ή ελέγξτε τα και αφήστε τον κόσμο να μπει. Αυτό το μοντέλο φαίνεται διαχειρίσιμο μέχρι ακριβώς τη στιγμή που η εκδήλωση γίνει μεγάλη, με πολλές ζώνες, γεμάτη χορηγούς, εκτεθειμένη στις καιρικές συνθήκες ή επιχειρησιακά περίπλοκη. Τη στιγμή που προσθέτετε πρόσβαση VIP, διαπιστευτήρια προσωπικού, άδειες ανά ημέρα, αγορές χωρίς μετρητά, έλεγχο στα παρασκήνια, κανόνες επανεισόδου ή πολλαπλά σημεία ελέγχου, το χαρτί αρχίζει να δείχνει την ηλικία του. Ποτέ δεν σχεδιάστηκε πραγματικά για τα είδη ζωντανών εκδηλώσεων που διαχειρίζονται σήμερα οι διοργανωτές. Τα εισιτήρια εκδήλωσης RFID σχεδιάστηκαν.

Αυτή η αλλαγή γίνεται προφανής την πρώτη φορά που μια ομάδα εκδήλωσης βλέπει τις ουρές εισόδου να κινούνται με ταχύτητα. Με τα χάρτινα εισιτήρια, κάθε αλληλεπίδραση με τον επισκέπτη μπορεί να γίνει μια μικρή παύση. Ένα εισιτήριο βγαίνει από ένα πορτοφόλι. Η φωτεινότητα ενός τηλεφώνου ρυθμίζεται. Ένας γραμμωτός κώδικας έχει ραγίσει ή διπλώσει. Ένας φύλακας στραβώνει τα μάτια σε ένα εκτυπωμένο χαρτί. Ένας επισκέπτης διαφωνεί ότι του στάλθηκε λάθος εισιτήριο. Καμία από αυτές τις καθυστερήσεις δεν ακούγεται δραματική από μόνη της, αλλά πολλαπλασιάστε τις σε χιλιάδες συμμετέχοντες και η εμπειρία εισόδου γίνεται κατά ένα μέρος διαχείριση κυκλοφορίας και κατά ένα μέρος διαλογή εξυπηρέτησης πελατών. Τα συστήματα εισιτηρίων RFID μειώνουν αυτή την τριβή επειδή η αλληλεπίδραση γίνεται ελαφρύτερη. Ακουμπήστε, ανιχνεύστε, επιβεβαιώστε, προχωρήστε.

Πραγματικές Ιστορίες Επιτυχίας με RFID

Φεστιβάλ Μουσικής North Coast Echo

Ένα φανταστικό μουσικό φεστιβάλ με το όνομα North Coast Echo το έμαθε αυτό κατά τη δεύτερη χρονιά του. Στην πρώτη του σεζόν, οι διοργανωτές βασίστηκαν σε χάρτινα εισιτήρια και πλαστικοποιημένες κάρτες VIP, υποθέτοντας ότι αυτό θα ήταν αρκετό για μια διήμερη εκδήλωση τριάντα χιλιάδων ατόμων. Δεν ήταν. Αρκετές πύλες μπούκωσαν πριν από τις εμφανίσεις των headliners, το σημείο εισόδου VIP μετατράπηκε σε θάλαμο διαπραγματεύσεων και το προσωπικό πέρασε υπερβολικά πολύ χρόνο χειριζόμενο κατεστραμμένα εκτυπωμένα εισιτήρια και στιγμιότυπα οθόνης αμφίβολων αντιγράφων εισιτηρίων. Την επόμενη χρονιά το φεστιβάλ πέρασε σε βραχιόλια RFID για εκδηλώσεις. Η είσοδος δεν έγινε μαγικά τέλεια, αλλά έγινε δραματικά πιο ήρεμη. Η μεγαλύτερη διαφορά δεν ήταν μόνο η ταχύτητα. Ήταν η βεβαιότητα. Το προσωπικό των πυλών δεν χρειαζόταν πλέον να παίρνει τόσες πολλές αποφάσεις κατά κρίση, επειδή τα δικαιώματα πρόσβασης ήταν ήδη ενσωματωμένα στο διαπιστευτήριο.

Αυτός είναι ένας από τους κύριους λόγους που οι διοργανωτές εκδηλώσεων αρνούνται να επιστρέψουν. Το RFID αφαιρεί πολλές αποφάσεις χαμηλής αξίας από το προσωπικό πρώτης γραμμής. Αντί να ζητείται από κάποιον να ερμηνεύσει οπτικά αν μια κάρτα φαίνεται σωστή, αν αυτός ο γραμμωτός κώδικας έχει ήδη χρησιμοποιηθεί ή αν αυτός ο συμμετέχων πρέπει να επιτραπεί σε μια ζώνη υψηλής ποιότητας, το σύστημα το αναλαμβάνει. Αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι αντιλαμβάνονται πολλοί εξωτερικοί παρατηρητές. Κάθε περιττή απόφαση κατά κρίση σε μια ζωντανή εκδήλωση προσθέτει τριβή, ασυνέπεια και περιθώριο για αντιπαράθεση.

Εταιρικό Συνέδριο Forum Ridge

Μια άλλη φανταστική περίπτωση προήλθε από μια σειρά εταιρικών συνεδρίων με το όνομα Forum Ridge. Η ομάδα τους δεν υιοθέτησε αρχικά το RFID για λόγους ταχύτητας. Το υιοθέτησε λόγω της πολυπλοκότητας της πρόσβασης. Η εκδήλωση είχε αίθουσες κεντρικών ομιλιών, αίθουσες παράλληλων συνεδριών, σαλόνια φιλοξενούμενων αγοραστών, αίθουσες ανάπαυσης ομιλητών, δείπνα μόνο με πρόσκληση και ενεργοποιήσεις χορηγών που υποτίθεται ότι ήταν διαθέσιμες μόνο σε συγκεκριμένες κατηγορίες εγγεγραμμένων. Σε χάρτινες κονκάρδες, ακόμη και με χρωματική κωδικοποίηση, το προσωπικό συνέχιζε να παρερμηνεύει τα δικαιώματα. Ένα ασημί αυτοκόλλητο έμοιαζε υπερβολικά με ένα άλλο ασημί αυτοκόλλητο. Ένα χειρόγραφο σημάδι σε ένα σημείο ελέγχου δεν σήμαινε τίποτα για ένα μέλος του προσωπικού σε ένα άλλο. Αφού πέρασαν σε διαπιστευτήρια εκδήλωσης RFID, οι διοργανωτές μπορούσαν να εκχωρούν δικαιώματα ανά ρόλο και να τα ενημερώνουν αν χρειαζόταν χωρίς να επανεκδίδουν τα πάντα. Αυτή η επιχειρησιακή ευελιξία είναι απίστευτα δύσκολο να εγκαταλειφθεί μόλις την αποκτήσετε.

Απάτη, Επανείσοδος και το Κρυφό Κόστος του Χαρτιού

Η απάτη είναι ένας ακόμη λόγος που οι διοργανωτές σταματούν να εμπιστεύονται το χαρτί. Οι άνθρωποι τείνουν να συζητούν την απάτη με εισιτήρια σαν να επηρεάζει μόνο τεράστια φεστιβάλ ή εκδηλώσεις σε στάδια, αλλά μικρότερα συνέδρια, εκδηλώσεις νυχτερινής ζωής και περιφερειακές εκθέσεις την αντιμετωπίζουν επίσης. Τα στιγμιότυπα οθόνης προωθούνται. Τα PDF αντιγράφονται. Ψεύτικες κάρτες εκτυπώνονται. Παλιά διαπιστευτήρια επαναχρησιμοποιούνται. Με τα χάρτινα συστήματα, η ανίχνευση απάτης συχνά γίνεται αργά, ακριβώς τη στιγμή που η ουρά έχει ήδη σχηματιστεί. Με τον έλεγχο πρόσβασης RFID για εκδηλώσεις, τα κλωνοποιημένα διαπιστευτήρια δεν είναι αδύνατα σε κάθε σενάριο, αλλά το εμπόδιο για κατάχρηση είναι συνήθως υψηλότερο και η επικύρωση σε πραγματικό χρόνο είναι πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση.

Μια φανταστική αστική εκδήλωση φαγητού και μουσικής με το όνομα Lantern Mile το είδε από πρώτο χέρι. Κατά τα χρόνια των χάρτινων εισιτηρίων, η ομάδα αντιμετώπιζε τακτικά διπλότυπα εκτυπωμένα εισιτήρια που αγοράζονταν μέσω ανεπίσημων καναλιών. Το άσχημο κομμάτι δεν ήταν μόνο τα χαμένα έσοδα. Ήταν η σύγκρουση στην πύλη. Κάποιοι επισκέπτες πίστευαν ειλικρινά ότι είχαν αγοράσει έγκυρα εισιτήρια και το προσωπικό της πύλης δεν είχε κανέναν κομψό τρόπο να εξηγήσει γιατί ο ίδιος κωδικός είχε προφανώς ήδη εξαργυρωθεί. Η εκδήλωση πέρασε σε ένα σύστημα εισιτηρίων RFID συνδεδεμένο με μια κεντρική βάση δεδομένων συμμετεχόντων. Η απάτη δεν εξαφανίστηκε εντελώς, αλλά μειώθηκε αρκετά ώστε η ομάδα ασφαλείας να σταματήσει να περνά την πρώτη ώρα κάθε ημέρας κολλημένη σε επαναλαμβανόμενες διαφωνίες εισόδου. Για τους διοργανωτές, αυτό και μόνο δικαιολόγησε την αλλαγή.

Έπειτα υπάρχει η επανείσοδος, που ακούγεται σαν μια μικρή επιχειρησιακή λεπτομέρεια μέχρι να διαχειριστείτε μια εκδήλωση όπου χιλιάδες συμμετέχοντες θέλουν να έρχονται και να φεύγουν. Τα χάρτινα συστήματα χειρίζονται την επανείσοδο άσχημα πιο συχνά απ' ό,τι παραδέχονται οι διοργανωτές. Οι σφραγίδες στο χέρι λερώνουν. Τα εισιτήρια σκίζονται. Το προσωπικό ξεχνά ποιο οπτικό σημάδι σημαίνει τι. Οι επισκέπτες διαφωνούν ότι έχουν ήδη ελεγχθεί μία φορά. Τα εισιτήρια εκδήλωσης RFID κάνουν την επανείσοδο πιο καθαρή επειδή το σύστημα μπορεί απλώς να επιβεβαιώσει την κατάσταση. Αυτό μπορεί να μην ακούγεται λαμπερό, αλλά για φεστιβάλ, πανηγύρια, εκδηλώσεις πανεπιστημιουπόλεων, συνέδρια θαυμαστών και ενεργοποιήσεις στο κέντρο της πόλης, ο έλεγχος επανεισόδου είναι μια σημαντική πηγή επιχειρησιακού άγχους.

Ένα φανταστικό συνέδριο θαυμαστών με το όνομα Pixel Harbor διαχειριζόταν παλαιότερα την επανείσοδο με χάρτινες κονκάρδες και σφραγίδες στον καρπό. Λειτουργούσε μόνο μέχρι να αυξηθεί ο κόσμος και να γίνει υγρός ο καιρός. Μέχρι το απόγευμα, οι σφραγίδες ήταν ασυνεπείς, οι κονκάρδες είχαν λυγίσει και το προσωπικό ασφαλείας αυτοσχεδίαζε. Αφού υιοθέτησε βραχιόλια RFID, το συνέδριο μείωσε τη σύγχυση στις ουρές των εξωτερικών εισόδων και απέκτησε κάτι που δεν είχε ποτέ πραγματικά πριν: αξιόπιστη γνώση του ποιος έμπαινε ξανά, πότε κορυφωνόταν η κίνηση και ποια σημεία πρόσβασης γίνονταν σημεία συμφόρησης. Αυτά τα δεδομένα βοήθησαν τόσο στην ασφάλεια όσο και στη στελέχωση, που είναι ένας ακόμη ήσυχος λόγος που οι διοργανωτές μένουν στο RFID μόλις ξεκινήσουν.

Αποκτώντας Ορατότητα και Αξιοποιήσιμα Δεδομένα με το RFID

Επειδή το RFID δεν αφορά μόνο την είσοδο. Αφορά την ορατότητα. Οι διοργανωτές εκδηλώσεων αγαπούν την ορατότητα όταν είναι πρακτική, όχι αφηρημένη. Θέλουν να ξέρουν ποιες πύλες είναι υπερφορτωμένες, ποιες ζώνες υποχρησιμοποιούνται, αν οι περιοχές πρόσβασης υψηλής ποιότητας προσελκύουν πραγματικά το κοινό που περίμεναν και πώς οι συμμετέχοντες κινούνται στον χώρο. Τα χάρτινα εισιτήρια είναι αδύναμα στο να απαντούν σε αυτά τα ερωτήματα επειδή είναι κυρίως στατική απόδειξη αγοράς. Η παρακολούθηση εκδήλωσης με RFID, όταν εφαρμόζεται υπεύθυνα και κατάλληλα, δίνει στους διαχειριστές μια πολύ καλύτερη επιχειρησιακή εικόνα.

Ένας φανταστικός διοργανωτής εμπορικής έκθεσης που διοργάνωνε μια εκδήλωση με το όνομα Glasshall Tech Expo το ανακάλυψε αυτό όταν εισήγαγε έξυπνες κονκάρδες. Αρχικά ήθελαν ταχύτερη επικύρωση κονκάρδας και ευκολότερη συλλογή στοιχείων επαφών για τους εκθέτες. Αυτό που άλλαξε τη σκέψη τους ήταν η ανασκόπηση μετά την εκδήλωση. Αντί να εκτιμούν την κίνηση με βάση χονδρικές μετρήσεις και ανέκδοτα των εκθετών, μπορούσαν να δουν ποιες αίθουσες προσέλκυαν προσοχή, ποια σαλόνια χορηγών υποαπέδιδαν και σε ποια ώρα έπεφτε η ροή επισκεπτών το δεύτερο απόγευμα. Αυτές οι πληροφορίες αναδιαμόρφωσαν την κάτοψη για την επόμενη χρονιά. Μόλις οι διοργανωτές συνειδητοποιήσουν ότι η έκδοση εισιτηρίων μπορεί να βελτιώσει τον μελλοντικό σχεδιασμό της εκδήλωσης, όχι μόνο την είσοδο στην πύλη, σταματούν να τη βλέπουν ως γραμμή κόστους και αρχίζουν να τη βλέπουν ως λειτουργικό σύστημα.

Πληρωμές χωρίς Μετρητά, Οφέλη Χορηγών και Ανθεκτικότητα

Οι πληρωμές εκδηλώσεων χωρίς μετρητά είναι ένας ακόμη σημαντικός παράγοντας. Πολλοί διοργανωτές που περνούν στο RFID δεν σταματούν στον έλεγχο πρόσβασης. Συνδέουν το διαπιστευτήριο με φαγητό, ποτό, εμπορεύματα, ντουλάπια ή αναβαθμίσεις στον χώρο. Τα χάρτινα εισιτήρια δεν μπορούν να το κάνουν αυτό κομψά. Απαιτούν ξεχωριστά συστήματα, επιπλέον μάρκες, εκτυπωμένα κουπόνια ή περισσότερη τριβή στο σημείο πώλησης. Τα βραχιόλια RFID για φεστιβάλ και μεγάλες δημόσιες εκδηλώσεις κάνουν τη δαπάνη ταχύτερη και συχνά αυξάνουν τα έσοδα στον χώρο απλώς επειδή η συναλλαγή γίνεται ευκολότερη.

Ένα φανταστικό φεστιβάλ παραλίας με το όνομα Tideframe Sessions το ανακάλυψε σχεδόν κατά τύχη. Ο αρχικός τους στόχος ήταν να μειώσουν την απάτη με εισιτήρια και να επιταχύνουν την είσοδο. Οι πληρωμές εκδήλωσης χωρίς μετρητά προστέθηκαν αργότερα ως λειτουργία ευκολίας. Αυτό που εξέπληξε τους διοργανωτές ήταν πόσο άλλαξε η συμπεριφορά των συμμετεχόντων. Οι ουρές στα μπαρ κινούνταν ταχύτερα, λιγότεροι άνθρωποι παραπονιούνταν ότι κουβαλούσαν μετρητά και οι παρορμητικές αγορές στα περίπτερα εμπορευμάτων αυξήθηκαν. Ακόμη πιο σημαντικό, οι διαφωνίες για επιστροφές χρημάτων και οι πονοκέφαλοι της λογιστικής των μαρκών μειώθηκαν. Όταν η ομάδα οικονομικών ανασκόπησε την εκδήλωση, ήταν πολύ πιο ενθουσιώδης με το RFID απ' ό,τι περίμενε η τεχνική ομάδα. Αυτό έχει σημασία επειδή οι διοργανωτές σπάνια επιλέγουν συστήματα με βάση μόνο τις λειτουργίες της πύλης. Επιλέγουν συστήματα με βάση τη συνολική εξίσωση της εκδήλωσης.

Οι χορηγοί τείνουν να συμπαθούν επίσης το RFID, ειδικά όταν υποστηρίζει μετρήσιμη ενεργοποίηση. Με τα χάρτινα εισιτήρια, μια ζώνη χορηγού συχνά δυσκολεύεται να αποδείξει ποιος συμμετείχε, πόσο διήρκεσε η κίνηση ή αν μια εμπειρία υψηλής ποιότητας προσέλκυσε πραγματικά το επιδιωκόμενο κοινό. Με εμπειρίες που υποστηρίζονται από RFID, οι διοργανωτές μπορούν να δώσουν στους χορηγούς πιο ακριβή δεδομένα συμμετοχής χωρίς να βασίζονται μόνο σε χειροκίνητες μετρήσεις και αισιόδοξες εκτιμήσεις. Αυτό κάνει ευκολότερη την πώληση πακέτων υψηλής ποιότητας την επόμενη φορά.

Μια φανταστική έκθεση τρόπου ζωής με το όνομα Meadow Circuit χρησιμοποίησε κονκάρδες RFID για να διαχειριστεί μια εμπειρία διαβατηρίου χορηγού. Οι συμμετέχοντες ακουμπούσαν σε περίπτερα επωνυμιών, συμμετείχαν σε επιδείξεις προϊόντων και ξεκλείδωναν δικαίωμα συμμετοχής σε κληρώσεις μέσω αλληλεπιδράσεων που καταγράφονταν σε όλη την εκδήλωση. Πριν από το RFID, τα σχόλια των χορηγών ήταν πάντα ασαφή. Η κίνηση στο περίπτερο έμοιαζε δυνατή. Η δέσμευση έμοιαζε αξιοπρεπής. Ίσως ο κόσμος έμενε. Ίσως όχι. Μετά το RFID, ο διοργανωτής μπορούσε να δείξει πραγματικά μοτίβα συμμετοχής ανά ώρα και τοποθεσία. Οι χορηγοί επέστρεψαν την επόμενη χρονιά με μεγαλύτερους προϋπολογισμούς. Μόλις οι διοργανωτές δουν ότι η τεχνολογία μπορεί να κάνει την αναφορά χορηγιών πιο αξιόπιστη, τα χάρτινα εισιτήρια αρχίζουν να φαίνονται οδυνηρά περιορισμένα.

Υπάρχει επίσης το ζήτημα του καιρού και της φυσικής ανθεκτικότητας, που οι διοργανωτές ξέρουν ότι είναι βαρετό μέχρι να καταστρέψει μια ημέρα εκδήλωσης. Το χαρτί σκίζεται. Το μελάνι ξεθωριάζει. Οι γραμμωτοί κώδικες ζαρώνουν. Τα κορδόνια λαιμού αλλάζουν. Μια εκτυπωμένη κάρτα που ξεχνιέται σε μια τσέπη περνά από το πλυντήριο. Ένα βραχιόλι με ενσωματωμένο RFID γενικά επιβιώνει καλύτερα στο περιβάλλον μιας ζωντανής εκδήλωσης. Για υπαίθριες εκδηλώσεις, αθλητικές ενεργοποιήσεις, υδάτινα πάρκα, αγώνες λάσπης, φεστιβάλ κατασκήνωσης και καλοκαιρινά πανηγύρια, αυτή η αξιοπιστία έχει σημασία.

Μια φανταστική εκδήλωση αντοχής με το όνομα Ridge Run Live χρησιμοποιούσε για χρόνια χάρτινες κάρτες συνδεδεμένες με αριθμό συμμετοχής και αντιμετώπιζε συνεχώς τα ίδια προβλήματα. Οι θεατές έχαναν τις συνοδευτικές κάρτες. Τα διαπιστευτήρια φιλοξενίας γίνονταν δυσανάγνωστα μετά τη βροχή. Το έκτακτο προσωπικό περνούσε υπερβολικά πολύ χρόνο χειριζόμενο αιτήματα αντικατάστασης. Όταν οι διοργανωτές μετέφεραν τις περιοχές υψηλής ποιότητας και τα δικαιώματα των συμμετεχόντων σε διαπιστευτήρια RFID, ο αριθμός των διαφωνιών πρόσβασης μειώθηκε αισθητά. Δεν έλυναν ένα προβλημα του μέλλοντος. Έλυναν το ίδιο πρακτικό πρόβλημα που έτρωγε εργατοώρες κάθε σαββατοκύριακο εκδήλωσης.

Ασφάλεια, Αποδοτικότητα Προσωπικού και Ψυχολογία Συμμετεχόντων

Οι ομάδες ασφαλείας συνήθως γίνονται επίσης θερμοί υποστηρικτές, ακόμη και όταν ήταν αρχικά δύσπιστοι. Τα χάρτινα συστήματα τείνουν να δημιουργούν ασάφεια και η ασάφεια είναι εξαντλητική όταν ο κόσμος συσσωρεύεται. Η ασφάλεια δεν θέλει να αμφισβητεί τη γνησιότητα σε μεγάλη κλίμακα. Θέλει καθαρή επαλήθευση και σαφή λογική δικαιωμάτων. Ο έλεγχος πρόσβασης εκδήλωσης με RFID τους δίνει έναν πιο υπερασπίσιμο τρόπο να πουν ναι ή όχι χωρίς να κλιμακώνουν κάθε αμφίβολη αλληλεπίδραση σε προσωπική διαφωνία.

Ένας φανταστικός διαχειριστής αρένας με το όνομα Meridian House πέρασε από εκτυπωμένα πλαστικά παρασκηνίων σε διαπιστευτήρια με δυνατότητα RFID κατά τη διάρκεια μιας πολυήμερης καλλιτεχνικής σειράς εμφανίσεων. Στην παλιά διάταξη, τα διαπιστευτήρια ήταν χρωματικά κωδικοποιημένα, σημασμένα με ημερομηνία και ελέγχονταν χειροκίνητα από επόπτες που σταδιακά μάθαιναν να αναγνωρίζουν ποιος ανήκε πού. Αυτό λειτουργούσε μέχρι που υπερκάλυπταν όλοι μαζί υπεργολάβοι, ομάδες μέσων ενημέρωσης, καλεσμένοι καλλιτεχνών και εναλλασσόμενο έκτακτο προσωπικό. Το μοντέλο RFID επέτρεπε δικαιώματα βάσει ζώνης και χρονικά παράθυρα πρόσβασης, που μείωσαν σημαντικά τον αριθμό των κλήσεων σε διευθυντές ασφαλείας για εξαιρέσεις επί τόπου. Κανείς σε εκείνη την ομάδα δεν ήθελε να επιστρέψει στην παλιά μέθοδο μετά από αυτό.

Ένας ακόμη λόγος που οι διοργανωτές αντιστέκονται στην επιστροφή στο χαρτί είναι η αποδοτικότητα του προσωπικού. Τα χάρτινα συστήματα συχνά απαιτούν περισσότερα άτομα στην πύλη, περισσότερους επόπτες για να επιλύουν διαφωνίες, περισσότερη χειροκίνητη συμφωνία μετά την εκδήλωση και περισσότερη εκπαίδευση γύρω από οπτικούς ελέγχους που παραμένουν ασυνεπείς. Τα συστήματα RFID δεν είναι βέβαια χωρίς ανάγκη προσωπικού, αλλά τείνουν να χρησιμοποιούν το προσωπικό καλύτερα. Το προσωπικό μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο στη ροή των συμμετεχόντων, στην εμπειρία των επισκεπτών και στην επίλυση προβλημάτων αντί στην επαναλαμβανόμενη επικύρωση.

Ένα φανταστικό περιφερειακό πανηγύρι με το όνομα Westgrove Weekends το απέδειξε αυτό κατά τη διάρκεια μιας χρονιάς όπου οι προσλήψεις ήταν ασυνήθιστα δύσκολες. Οι διοργανωτές δεν μπορούσαν να προσλάβουν τον ίδιο αριθμό έμπειρων εργαζομένων στις πύλες που είχαν χρησιμοποιήσει στο παρελθόν. Υπό το παλιό χάρτινο μοντέλο, αυτό θα ήταν σοβαρός κίνδυνος. Αντ' αυτού, ανέπτυξαν είσοδο RFID με απλοποιημένες διαδικασίες λωρίδων και συντομότερη εκπαίδευση. Οι νέες προσλήψεις ήταν ακόμη νέες προσλήψεις, αλλά το σύστημα μείωσε το πόσα έπρεπε να ερμηνεύουν μόνοι τους. Για τον διευθυντή της εκδήλωσης, το RFID δεν ήταν πλέον απλώς μια μορφή εισιτηρίου. Ήταν στρατηγική στελέχωσης.

Οι διοργανωτές μιλούν επίσης για την ψυχολογία των συμμετεχόντων περισσότερο απ' ό,τι νομίζουν οι άνθρωποι. Οι επισκέπτες δεν θυμούνται πάντα την τεχνολογία που χρησιμοποίησαν, αλλά θυμούνται πώς ένιωσαν την εκδήλωση. Θυμούνται αν η είσοδος ήταν ενοχλητική, αν η επανείσοδος ήταν μπερδεμένη, αν έπρεπε να ψάχνουν στα email κάτω από τον ήλιο, αν το προνόμιο VIP τους λειτούργησε πραγματικά, αν περίμεναν αιώνια για να αγοράσουν ένα ποτό, αν το προσωπικό φαινόταν ενημερωμένο και αν το όλο πράγμα έμοιαζε οργανωμένο. Το RFID βοηθά στη δημιουργία αυτού του αισθήματος ελέγχου. Ένα χάρτινο εισιτήριο μπορεί να βάλει κάποιον μέσα. Ένα διαπιστευτήριο RFID μπορεί να κάνει την εκδήλωση να φαίνεται καλύτερα οργανωμένη.

Αυτό συνέβη σε ένα φανταστικό φεστιβάλ σχεδίου με το όνομα Copperline City. Ο διοργανωτής είχε περάσει χρόνια γυαλίζοντας την οπτική ταυτότητα, τη λίστα ομιλητών και τη διακόσμηση του χώρου, ωστόσο οι έρευνες συμμετεχόντων ανέφεραν συνεχώς τα ίδια αδύναμα σημεία: καθυστέρηση εισόδου, σύγχυση στο σαλόνι και ασυνεπείς κανόνες πρόσβασης. Αφού πέρασε σε κονκάρδες RFID με κωδικοποιημένα δικαιώματα, η εκδήλωση δεν λειτούργησε απλώς πιο αποδοτικά. Ένιωθε πιο υψηλής ποιότητας. Αυτό έχει σημασία επειδή οι διοργανωτές δεν διαχειρίζονται μόνο εφοδιαστική. Σκηνοθετούν μια εμπειρία και η τριβή είναι μέρος της εμπειρίας είτε τους αρέσει είτε όχι.

Συμπέρασμα: Μόλις Ζήσετε το RFID, Δεν Επιστρέφετε Ποτέ Πίσω

Φυσικά, το RFID δεν είναι μαγικό ραβδί. Μια κακή εγκατάσταση μπορεί ακόμη να δημιουργήσει απογοήτευση. Κακώς κατανεμημένα διαπιστευτήρια, αδύναμη τοποθέτηση αναγνώστη, ασαφής επικοινωνία με τους συμμετέχοντες ή υπερβολικά περίπλοκος σχεδιασμός ενεργοποίησης μπορούν όλα να βλάψουν την εμπειρία. Αλλά αυτό δεν είναι πραγματικά επιχείρημα υπέρ του χαρτιού. Είναι επιχείρημα υπέρ της ικανής υλοποίησης. Οι περισσότεροι διοργανωτές που έχουν χρησιμοποιήσει με επιτυχία το RFID δεν λένε ότι το σύστημα είναι τέλειο. Λένε ότι η εναλλακτική του χαρτιού είναι χειρότερη μόλις η εκδήλωση φτάσει σε ένα ορισμένο επίπεδο πολυπλοκότητας.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για πολυήμερα φεστιβάλ, μεγάλα συνέδρια, προγράμματα αθλητικής φιλοξενίας, εμπορικές εκθέσεις, θεματικές εμπειρίες και εκδηλώσεις με πολυεπίπεδα δικαιώματα. Σε αυτά τα περιβάλλοντα, το χαρτί σταματά να είναι απλό. Γίνεται εύθραυστο. Γίνεται χειροκίνητο. Γίνεται μια συρραφή λύσεων που κρατιέται με τη μνήμη του προσωπικού και προσωρινές διορθώσεις. Τα συστήματα εισιτηρίων RFID αντικαθιστούν μεγάλο μέρος αυτού του αυτοσχεδιασμού με δομή.

Τελικά, οι διοργανωτές εκδηλώσεων αρνούνται να επιστρέψουν στα χάρτινα εισιτήρια αφού χρησιμοποιήσουν RFID για έναν πολύ πρακτικό λόγο. Έχουν ήδη νιώσει τη διαφορά σε πραγματικές λειτουργίες. Ταχύτερος έλεγχος εισόδου. Καλύτερος έλεγχος απάτης. Καθαρότερη επανείσοδος. Εξυπνότερη διαχείριση πρόσβασης. Πιο χρήσιμα δεδομένα εκδήλωσης. Ισχυρότερη αναφορά χορηγών. Καλύτερη υποστήριξη για πληρωμές εκδήλωσης χωρίς μετρητά. Λιγότερες αποφεύξιμες διαφωνίες. Καλύτερη ανθεκτικότητα σε ακατάστατα ζωντανά περιβάλλοντα. Μόλις αυτά τα οφέλη εμφανιστούν σε όλες τις λειτουργίες της πύλης, την εμπειρία των επισκεπτών, τη στελέχωση, τα έσοδα και την αναφορά μετά την εκδήλωση, το χαρτί αρχίζει να φαίνεται λιγότερο σαν μια απλή κλασική λύση και περισσότερο σαν μια συνήθεια που οι άνθρωποι διατηρούσαν επειδή δεν είχαν δει ακόμη κάτι καλύτερο.

Και μόλις δουν το καλύτερο, συνήθως δεν θέλουν να το ξεχάσουν.