Έλεγχος όλων των laptop μιας σχολικής περιφέρειας σε λιγότερο από μία εβδομάδα

Η Πρόκληση των Χειροκίνητων Ελέγχων Φορητών Υπολογιστών

Ο έλεγχος φορητών υπολογιστών σε ολόκληρη τη σχολική περιφέρεια ακούγεται απλός μέχρι να δείτε το πραγματικό απόθεμα. Οι συσκευές δεν βρίσκονται τακτοποιημένες σε μια αποθήκη. Βρίσκονται σε αίθουσες διδασκαλίας, καροτσάκια φόρτισης, βιβλιοθήκες, ντουλάπια επισκευών, σχολικές τσάντες μαθητών, γραφεία εκπαιδευτικών, εργαστήρια πολυμέσων, γραφεία συμβουλευτικής, αθλητικά τμήματα και μερικές φορές στο σπίτι, επειδή ένας μαθητής ξέχασε να επιστρέψει έναν πριν από τις καλοκαιρινές διακοπές. Ορισμένοι φορητοί υπολογιστές έχουν ξεθωριασμένες ετικέτες barcode. Ορισμένοι έχουν αυτοκόλλητα περιουσιακών στοιχείων καλυμμένα από προστατευτικές θήκες. Ορισμένοι αντικαταστάθηκαν κατά τη διάρκεια επισκευών. Ορισμένοι αγοράστηκαν με χρηματοδότηση επιχορήγησης και απαιτούν ξεχωριστή αναφορά. Μέχρι τη στιγμή που η ομάδα IT ανοίγει το υπολογιστικό φύλλο, το ερώτημα δεν είναι μόνο πόσοι φορητοί υπολογιστές υπάρχουν. Το δυσκολότερο ερώτημα είναι ποιος ακριβώς φορητός υπολογιστής βρίσκεται πού, ποιος τον έχει και αν η καταγραφή μπορεί να είναι αξιόπιστη.

Γιατί οι Έλεγχοι με Barcode Υστερούν

Γι' αυτόν τον λόγο ένας εβδομαδιαίος έλεγχος φορητών υπολογιστών σε σχολείο χρειάζεται καλύτερη μέθοδο από το να πηγαίνετε από αίθουσα σε αίθουσα με ένα πρόχειρο. Η πρακτική απάντηση είναι η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών με RFID σε συνδυασμό με μια πειθαρχημένη ροή εργασιών ελέγχου. Το RFID δεν καθαρίζει μαγικά τα κακά δεδομένα και δεν αντικαθιστά την κρίση της ομάδας IT. Αλλά όταν οι ετικέτες, οι αναγνώστες, το λογισμικό και η διαδικασία έχουν ρυθμιστεί σωστά, μια περιφέρεια μπορεί να σαρώσει εκατοντάδες ή χιλιάδες φορητούς υπολογιστές πολύ ταχύτερα από τον χειροκίνητο έλεγχο barcode. Η διαφορά δεν είναι μικρή. Ένας έλεγχος barcode απαιτεί από το προσωπικό να βρει κάθε ετικέτα, να στοχεύσει έναν σαρωτή, να επιβεβαιώσει τον αριθμό και να προχωρήσει στην επόμενη συσκευή. Ένα σύστημα απογραφής UHF RFID μπορεί να διαβάσει πολλούς φορητούς υπολογιστές με ετικέτες σε μια αίθουσα, καροτσάκι ή χώρο αποθήκευσης χωρίς να αγγίξει κάθε μονάδα μία προς μία.

Πώς το RFID Επιτρέπει έναν Γρήγορο και Ακριβή Έλεγχο σε Ολόκληρη την Περιφέρεια

Το κλειδί είναι να αντιμετωπίζετε τον έλεγχο ως έργο συμφωνίας δεδομένων, όχι απλώς ως έργο σάρωσης. Κάθε φορητός υπολογιστής χρειάζεται μια μοναδική ετικέτα περιουσιακού στοιχείου RFID συνδεδεμένη με σειριακό αριθμό, αναγνωριστικό περιουσιακού στοιχείου της περιφέρειας, μοντέλο, σχολείο, αίθουσα, ανατεθέντα χρήστη, ημερομηνία αγοράς, κατάσταση εγγύησης, πηγή χρηματοδότησης, κατάσταση επισκευής και αρχείο παραλαβής. Κατά τη διάρκεια του ελέγχου, ο αναγνώστης καταγράφει αναγνωριστικά tag, το λογισμικό τα συγκρίνει με τα αναμενόμενα αρχεία και η ομάδα επικεντρώνεται στις εξαιρέσεις. Απούσα συσκευή. Λάθος κτίριο. Διπλή ανάθεση. Αποσυρμένη συσκευή ακόμη ενεργή. Μη ανατεθειμένος φορητός υπολογιστής σε κυκλοφορία. Φορητός υπολογιστής ανατεθειμένος σε μαθητή που μεταγράφηκε αλλού. Αυτά είναι τα ευρήματα που έχουν σημασία.

Μια φανταστική περιφέρεια στο Οχάιο, με το όνομα Brookhaven Public Schools, είχε 7.800 Chromebooks κατανεμημένα σε εννέα δημοτικά σχολεία, τρία γυμνάσια, δύο λύκεια και ένα κεντρικό συνεργείο επισκευών. Οι προηγούμενοι έλεγχοί τους διαρκούσαν τρεις εβδομάδες και κατέληγαν ακόμη σε διαφωνίες, επειδή κάποιες αίθουσες παραλείπονταν και κάποια barcode ήταν δυσανάγνωστα. Πριν από τον επόμενο καλοκαιρινό έλεγχο, η περιφέρεια τοποθέτησε ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID σε φορητούς υπολογιστές και συνέδεσε κάθε ετικέτα με τη βάση δεδομένων διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT. Κατά τη διάρκεια της εβδομάδας ελέγχου, δύο ομάδες χρησιμοποίησαν φορητούς αναγνώστες RFID για να σαρώσουν καροτσάκια, αίθουσες διδασκαλίας και ράφια αποθήκευσης. Η τελική αναφορά είχε ακόμη εξαιρέσεις, αλλά η εργασία σάρωσης που κάποτε καταλάμβανε εβδομάδες ολοκληρώθηκε σε τέσσερις σχολικές ημέρες.

Προετοιμασία πριν από τον Έλεγχο: Καθαρίστε Πρώτα τα Δεδομένα σας

Αυτού του είδους το αποτέλεσμα ξεκινά πριν αρχίσει η εβδομάδα ελέγχου. Μια περιφέρεια δεν πρέπει να περιμένει μέχρι το πρωί της Δευτέρας για να ανακαλύψει ότι οι μισές εγγραφές συσκευών είναι ελλιπείς. Η προετοιμασία πρέπει να ξεκινά με έναν καθαρό κύριο κατάλογο. Εξάγετε τις εγγραφές συσκευών από το MDM, το σύστημα πληροφοριών μαθητών, την πλατφόρμα helpdesk, το σύστημα προμηθειών και την υπάρχουσα βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων. Στη συνέχεια συμφωνήστε τα προφανή κενά: σειριακοί αριθμοί χωρίς αναγνωριστικό περιουσιακού στοιχείου, συσκευές που επισημαίνονται ως ενεργές αλλά δεν είναι εγγεγραμμένες, συσκευές που είναι εγγεγραμμένες αλλά δεν έχουν ανατεθεί σε σχολείο και παλιοί φορητοί υπολογιστές που θα έπρεπε να έχουν αποσυρθεί. Το RFID κάνει τον φυσικό έλεγχο ταχύτερο, αλλά λειτουργεί καλύτερα όταν οι ψηφιακές εγγραφές είναι ήδη αρκετά οργανωμένες ώστε να συγκριθούν με τα φυσικά ευρήματα.

Η τοποθέτηση ετικέτας έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν πολλές περιφέρειες. Ένας φορητός υπολογιστής είναι γεμάτος μέταλλο, μπαταρίες και ηλεκτρονικά, που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση RFID. Μια τυπική ετικέτα RFID κολλημένη σε λάθος σημείο μπορεί να διαβάζεται ανεπαρκώς. Για τα περισσότερα έργα απογραφής φορητών υπολογιστών, οι ετικέτες RFID σε μέταλλο ή οι ετικέτες RFID σχεδιασμένες για περιουσιακά στοιχεία IT είναι ασφαλέστερες επιλογές. Η ετικέτα πρέπει να τοποθετείται με συνέπεια, όπως στο κάτω μέρος του περιβλήματος, στην πίσω γωνία ή σε μια εγκεκριμένη από την περιφέρεια ζώνη ετικέτας που δεν εμποδίζει τον αερισμό, τις σημάνσεις εγγύησης, τους μεντεσέδες, τις βίδες ή τα πάνελ σέρβις. Η ετικέτα δεν πρέπει να βρίσκεται εκεί όπου οι μαθητές φυσικά την ξεκολλούν ή όπου τρίβεται καθημερινά σε μια υποδοχή καροτσιού.

Πραγματικά Παραδείγματα και Στρατηγικές Αναγνώστη

Μια φανταστική περιφέρεια στο Τέξας, η Palmetto Bend ISD, το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια ενός πιλοτικού προγράμματος. Η ομάδα IT τοποθέτησε ετικέτες RFID στην περιοχή του στηρίγματος παλάμης, επειδή ήταν εύκολο να φαίνεται. Μέσα σε έναν μήνα, οι μαθητές είχαν ξεκολλήσει αρκετές ετικέτες και άλλες είχαν φθαρεί από την καθημερινή χρήση. Η περιφέρεια στράφηκε σε μια ετικέτα RFID φορητού υπολογιστή ανθεκτική σε παραβίαση, στο κάτω μέρος της συσκευής, κοντά στο υπάρχον αυτοκόλλητο περιουσιακού στοιχείου αλλά μακριά από τα λαστιχένια ποδαράκια και τους αεραγωγούς. Πρόσθεσαν επίσης έναν εκτυπωμένο αριθμό περιουσιακού στοιχείου στην επιφάνεια της ετικέτας για εφεδρικούς οπτικούς ελέγχους. Κατά τη διάρκεια του ελέγχου σε ολόκληρη την περιφέρεια, οι ετικέτες διαβάζονταν αξιόπιστα σε καροτσάκια και αίθουσες διδασκαλίας και λιγότερες ετικέτες εξαφανίστηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

Η στρατηγική αναγνώστη πρέπει να ταιριάζει με το περιβάλλον του ελέγχου. Οι φορητοί αναγνώστες UHF RFID είναι συνήθως το πιο ευέλικτο εργαλείο για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων σχολικής περιφέρειας, επειδή το προσωπικό μπορεί να μπει σε μια αίθουσα, να σαρώσει ένα καροτσάκι, να ελέγξει ένα ράφι βιβλιοθήκης ή να σαρώσει μια αποθήκη. Οι σταθερές πύλες RFID μπορούν να είναι χρήσιμες σε συνεργεία επισκευών, πόρτες αποθηκών ή εκδηλώσεις επιστροφής συσκευών, αλλά δεν είναι απαραίτητες για κάθε σχολείο. Μια περιφέρεια που θέλει να ολοκληρώσει τον έλεγχο σε λιγότερο από μία εβδομάδα πρέπει να επικεντρωθεί στην κινητικότητα και σε επαναλαμβανόμενες ρουτίνες σάρωσης. Η ομάδα ελέγχου πρέπει να γνωρίζει πώς να σαρώνει ένα καροτσάκι και από τις δύο πλευρές, πώς να σαρώνει μια αίθουσα διδασκαλίας, πώς να επιβεβαιώνει ότι μια αίθουσα είναι καθαρή και πώς να επισημαίνει αμέσως τις εξαιρέσεις.

Μια φανταστική περιφέρεια στο Όρεγκον, οι Pine River Schools, εξυπηρετούσε αρκετές μικρές αγροτικές κοινότητες με μεγάλες αποστάσεις οδήγησης μεταξύ των σχολικών συγκροτημάτων. Ο διευθυντής IT δεν μπορούσε να στείλει μεγάλη ομάδα ελέγχου σε κάθε κτίριο. Αντ' αυτού, η περιφέρεια εκπαίδευσε ένα μέλος προσωπικού σε κάθε σχολείο για να εκτελεί καθοδηγούμενες σαρώσεις RFID χρησιμοποιώντας έναν φορητό αναγνώστη και μια απλή εφαρμογή για κινητά. Η κεντρική ομάδα IT παρακολουθούσε τα αποτελέσματα σάρωσης κάθε απόγευμα και έστελνε οδηγίες παρακολούθησης για τις απούσες συσκευές. Ο έλεγχος ολοκληρώθηκε σε πέντε ημέρες, επειδή η εργασία ήταν κατανεμημένη αλλά τα δεδομένα παρέμειναν συγκεντρωμένα. Χωρίς το RFID, η ίδια περιφέρεια είχε προηγουμένως δαπανήσει σχεδόν έναν μήνα περιμένοντας χειροκίνητα υπολογιστικά φύλλα από κάθε σχολείο.

Η σάρωση καροτσιού είναι ένας από τους μεγαλύτερους εξοικονομητές χρόνου. Πολλά σχολεία αποθηκεύουν φορητούς υπολογιστές ή Chromebooks σε καροτσάκια φόρτισης και οι χειροκίνητοι έλεγχοι συχνά απαιτούν το άνοιγμα κάθε καροτσιού, το τράβηγμα των συσκευών εν μέρει έξω, την ανάγνωση ετικετών και τον έλεγχό τους έναντι ενός καταλόγου. Με σωστά επιλεγμένες ετικέτες UHF RFID, το προσωπικό μπορεί συχνά να σαρώσει ένα καροτσάκι γρήγορα και να προσδιορίσει ποιες συσκευές βρίσκονται μέσα, ποιες λείπουν και ποιες δεν ανήκουν εκεί. Η ακριβής απόδοση ανάγνωσης εξαρτάται από το υλικό του καροτσιού, την απόσταση μεταξύ των συσκευών, τη θέση της ετικέτας, την ισχύ του αναγνώστη και τη γωνία σάρωσης, επομένως η δοκιμή είναι απαραίτητη. Τα μεταλλικά καροτσάκια φόρτισης μπορούν να μπλοκάρουν ή να ανακλούν σήματα RF και μια διαδικασία που λειτουργεί σε ένα μοντέλο καροτσιού μπορεί να χρειάζεται προσαρμογή σε ένα άλλο.

Ένα φανταστικό γυμνάσιο στο Νιου Τζέρσεϊ, το Harrington East, είχε 28 καροτσάκια φόρτισης και πολλούς κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές. Πριν από το RFID, οι εκπαιδευτικοί καλούνταν να μετρούν τις συσκευές κάθε Παρασκευή, αλλά οι μετρήσεις ήταν ασυνεπείς. Κάποια καροτσάκια περιείχαν συσκευές από γειτονικές αίθουσες μετά από ημέρες εξετάσεων. Κατά τη διάρκεια του ελέγχου της περιφέρειας, η ομάδα IT σάρωσε κάθε καροτσάκι και βρήκε αρκετούς φορητούς υπολογιστές ανατεθειμένους σε λάθος πτέρυγα τάξης. Το σχολείο δεν είχε πρόβλημα κλοπής. Είχε πρόβλημα μετακίνησης. Το RFID βοήθησε να διαχωριστούν οι απούσες συσκευές από τις τοποθετημένες σε λάθος θέση, γεγονός που έκανε τον έλεγχο λιγότερο κατηγορηματικό και πιο χρήσιμο.

Για έναν εβδομαδιαίο έλεγχο, ο προγραμματισμός είναι εξίσου σημαντικός με την τεχνολογία. Η ομάδα πρέπει να χωρίσει την περιφέρεια σε ζώνες ανά κτίριο, όροφο, τμήμα ή ομάδα συσκευών. Κάθε συνεδρία σάρωσης πρέπει να έχει έναν σαφή κατάλογο αναμενόμενων τοποθεσιών. Για παράδειγμα, ο αναγνώστης πρέπει να γνωρίζει ότι στην αίθουσα 214 αναμένεται να υπάρχουν 32 φορητοί υπολογιστές μαθητών, ένας φορητός υπολογιστής εκπαιδευτικού, μία εφεδρική συσκευή και ένα καροτσάκι. Αν η σάρωση βρει 31 αναμενόμενες συσκευές και δύο μη αναμενόμενες, η εξαίρεση εμφανίζεται αμέσως. Αυτό είναι πολύ καλύτερο από το να συλλέγετε ακατέργαστες σαρώσεις όλη την εβδομάδα και να προσπαθείτε να τις ερμηνεύσετε αργότερα.

Μια φανταστική περιφέρεια κοντά στο Φοίνιξ, η Desert Valley Unified, προγραμμάτισε τον έλεγχό της γύρω από την καλοκαιρινή επιστροφή συσκευών και τον καθαρισμό των αιθουσών. Η ομάδα IT δημιούργησε μια καθημερινή διαδρομή: δημοτικά σχολεία τη Δευτέρα και την Τρίτη, γυμνάσια την Τετάρτη, λύκεια την Πέμπτη και συνεργείο επισκευών συν παρακολούθηση εξαιρέσεων την Παρασκευή. Κάθε ομάδα είχε έναν σαρωτή, έναν χάρτη καροτσιών, έναν υπεύθυνο επικοινωνίας του κτιρίου και έναν σύντομο κατάλογο εξαιρέσεων από την προηγούμενη ημέρα. Μέχρι το απόγευμα της Παρασκευής, η περιφέρεια γνώριζε ποιες συσκευές ήταν παρούσες, ποιες ήταν ανατεθειμένες σε καλοκαιρινά προγράμματα, ποιες χρειάζονταν επισκευή και ποιες απαιτούσαν παρακολούθηση με τους γονείς. Η τεχνολογία εξοικονόμησε χρόνο, αλλά ο σχεδιασμός της διαδρομής κράτησε τον έλεγχο από το να γίνει χαοτικός.

Το RFID βοηθά επίσης στην παρακολούθηση των συσκευών μαθητών όταν οι φορητοί υπολογιστές πηγαίνουν στο σπίτι. Πολλές περιφέρειες λειτουργούν προγράμματα ένα-προς-ένα όπου οι μαθητές κρατούν τις συσκευές κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς. Ένας πλήρης έλεγχος μπορεί να απαιτεί σάρωση συσκευών κατά τη διάρκεια της πρωινής συγκέντρωσης, της επιστροφής στη βιβλιοθήκη, της προετοιμασίας εξετάσεων, της καλοκαιρινής συλλογής ή των επισκέψεων στο helpdesk. Το κόλπο είναι να δημιουργήσετε σημεία σάρωσης όπου οι μαθητές αλληλεπιδρούν ήδη με το σχολείο. Για παράδειγμα, μια περιφέρεια μπορεί να σαρώνει συσκευές καθώς οι μαθητές μπαίνουν σε μια σειρά συλλογής, επισκέπτονται ένα γραφείο τεχνολογίας ή επιστρέφουν φορητούς υπολογιστές πριν από την αποφοίτηση. Όσο πιο γρήγορη είναι η σάρωση, τόσο λιγότερο διαταράσσει τη σχολική ημέρα.

Ένα φανταστικό λύκειο στη Βόρεια Καρολίνα, το West Garnet High, είχε τελειόφοιτους να επιστρέφουν φορητούς υπολογιστές κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης εβδομάδας εκκαθάρισης αποφοίτησης. Στην παλιά διαδικασία, το προσωπικό σάρωνε barcode ένα προς ένα, έλεγχε τους φορτιστές ξεχωριστά και έδινε στους μαθητές χάρτινες αποδείξεις. Οι ουρές ήταν μεγάλες και τα λάθη συχνά. Το σχολείο στράφηκε στην παρακολούθηση παραλαβής φορητών υπολογιστών με RFID και σάρωνε τις συσκευές καθώς οι μαθητές τις τοποθετούσαν σε ένα τραπέζι επιστροφής. Το σύστημα επιβεβαίωνε το αναγνωριστικό του φορητού υπολογιστή, την ανάθεση μαθητή, την κατάσταση αναμονής για ζημιά και τη σημείωση για ελλιπή φορτιστή. Το προσωπικό εξακολουθούσε να επιθεωρεί χειροκίνητα τις ραγισμένες οθόνες, αλλά ο έλεγχος ταυτότητας διαρκούσε δευτερόλεπτα. Το σχολείο ολοκλήρωσε τις επιστροφές σε δύο ημέρες αντί να τις τεντώσει σε ολόκληρη την εβδομάδα.

Μια περιφέρεια πρέπει να αποφασίσει τι θεωρείται ελεγμένη συσκευή. Περιλαμβάνει ο έλεγχος μόνο φορητούς υπολογιστές μαθητών ή και φορητούς υπολογιστές εκπαιδευτικών, δανεικές συσκευές, tablets, hotspots, φορτιστές, σταθμούς σύνδεσης, καροτσάκια και ανταλλακτικά; Η συμπερίληψη κάθε μικρού αξεσουάρ μπορεί να επιβραδύνει το έργο, αλλά η αγνόηση πολύτιμων αξεσουάρ μπορεί να κρύψει απώλειες. Πολλές περιφέρειες ξεκινούν με φορητούς υπολογιστές και περιουσιακά στοιχεία IT υψηλής αξίας και στη συνέχεια επεκτείνουν την επισήμανση RFID σε καροτσάκια, προβολείς, hotspots και εξειδικευμένες συσκευές. Το εύρος του ελέγχου πρέπει να καταγραφεί πριν ξεκινήσει η σάρωση, ώστε η τελική αναφορά να μην καταλήξει σε συζήτηση για το τι έπρεπε να μετρηθεί.

Μια φανταστική περιφέρεια στο Κολοράντο, οι Summit Creek Schools, ξεκίνησε μόνο με Chromebooks μαθητών. Μετά τον πρώτο έλεγχο RFID, η ομάδα IT συνειδητοποίησε ότι οι ελλιπείς φορτιστές και τα hotspots δημιουργούσαν σχεδόν τόση απογοήτευση όση οι ελλιπείς φορητοί υπολογιστές. Την επόμενη χρονιά, επισήμαναν φορητά hotspots και καροτσάκια φόρτισης υψηλής αξίας, χρησιμοποιώντας απλούστερες ετικέτες για τους τυπικούς φορτιστές. Η περιφέρεια δεν επισήμανε κάθε καλώδιο. Επικεντρώθηκε σε περιουσιακά στοιχεία που αξίζει να παρακολουθούνται. Αυτό το πρακτικό εύρος κράτησε το σύστημα διαχειρίσιμο και βελτίωσε την ανάκτηση ακριβού εξοπλισμού που χρησιμοποιούν οι εξ αποστάσεως μαθητές.

Η ποιότητα δεδομένων κατά τη διάρκεια της σάρωσης είναι κρίσιμη. Μια σάρωση πρέπει να καταγράφει τοποθεσία, χρονική σήμανση, χρήστη αναγνώστη, αναγνωριστικό tag και κατάσταση ελέγχου. Το προσωπικό πρέπει να μπορεί να επισημαίνει εξαιρέσεις όπως βρέθηκε αλλά έχει ζημιά, βρέθηκε αλλά σε λάθος τοποθεσία, βρέθηκε αλλά δεν υπάρχει στη βάση δεδομένων, βρέθηκε χωρίς ορατό σειριακό αριθμό ή δεν βρέθηκε μετά τη σάρωση της αίθουσας. Οι φωτογραφίες μπορούν να είναι χρήσιμες για κατεστραμμένες ή μη αναγνωρισμένες συσκευές, αλλά η διαδικασία δεν πρέπει να γίνει πολύ αργή. Ο στόχος είναι να δημιουργηθεί ένα αξιόπιστο ίχνος ελέγχου χωρίς να μετατραπεί κάθε φορητός υπολογιστής σε έργο γραφειοκρατίας.

Μια φανταστική περιφέρεια στη Τζόρτζια, οι Millstone County Schools, είχε μεγάλο αριθμό συσκευών επισκευής που μετακινούνταν μεταξύ των σχολικών συγκροτημάτων και ενός κεντρικού συνεργείου. Οι φορητοί υπολογιστές μερικές φορές παρέμεναν σε ένα γραφείο σχολείου για εβδομάδες αφού είχαν σημανθεί ως απεσταλμένοι για επισκευή. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου RFID, η ομάδα δημιούργησε ξεχωριστή κατάσταση για αναμονή επισκευής και άλλη για αναμονή παραλαβής. Αυτή η απλή ταξινόμηση μείωσε τη σύγχυση. Οι συσκευές δεν επισημάνθηκαν ως απούσες απλώς επειδή βρίσκονταν εκτός της κανονικής τους αίθουσας. Επισημάνθηκαν ως όντας σε γνωστή κατάσταση εξαίρεσης, γεγονός που έκανε την τελική αναφορά ελέγχου πιο αξιόπιστη.

Η ασφάλεια και η ιδιωτικότητα πρέπει να αντιμετωπίζονται προσεκτικά. Οι ετικέτες RFID σε σχολικούς φορητούς υπολογιστές πρέπει να προσδιορίζουν το περιουσιακό στοιχείο, όχι να εκθέτουν προσωπικά δεδομένα μαθητών. Η ετικέτα δεν πρέπει να αποθηκεύει όνομα μαθητή, διεύθυνση, τάξη ή ευαίσθητη εγγραφή. Η βάση δεδομένων μπορεί να συνδέσει ένα περιουσιακό στοιχείο με έναν ανατεθέντα χρήστη μέσω ασφαλών σχολικών συστημάτων, αλλά η ίδια η ετικέτα πρέπει να φέρει μόνο ένα ελεγχόμενο αναγνωριστικό. Τα δικαιώματα προσωπικού πρέπει να καθορίζουν ποιος μπορεί να βλέπει αναθέσεις μαθητών, ιστορικό επισκευών και οικονομικές εγγραφές. Ένα καλό σύστημα απογραφής RFID βελτιώνει τη λογοδοσία χωρίς να μετατρέπει την παρακολούθηση συσκευών σε πρόβλημα ιδιωτικότητας.

Μια φανταστική περιφέρεια στη Μινεσότα, οι North Lake Public Schools, είχε ανησυχίες γονέων όταν εισήχθη το RFID. Κάποιες οικογένειες ανησυχούσαν ότι οι μαθητές παρακολουθούνταν. Η περιφέρεια εξήγησε ότι η ετικέτα RFID ήταν προσαρτημένη στον φορητό υπολογιστή, όχι στον μαθητή, και ότι η ετικέτα αποθήκευε μόνο ένα αναγνωριστικό συσκευής. Οι αναγνώστες χρησιμοποιούνταν σε σχολεία, αίθουσες επισκευών και σημεία συλλογής, όχι για την παρακολούθηση παιδιών εκτός σχολικού χώρου. Η περιφέρεια δημοσίευσε επίσης ένα σημείωμα τεχνολογίας σε απλή γλώσσα. Μόλις οι οικογένειες κατάλαβαν ότι το σύστημα προοριζόταν για την απογραφή σχολικών φορητών υπολογιστών και τη μείωση απωλειών, οι ανησυχίες υποχώρησαν.

Ένας εβδομαδιαίος έλεγχος περιφέρειας χρειάζεται επίσης παρακολούθηση εξαιρέσεων ενσωματωμένη στο πρόγραμμα. Αν η ομάδα σαρώνει όλη την εβδομάδα και αποθηκεύει τις εξαιρέσεις για τον επόμενο μήνα, ο έλεγχος χάνει την ορμή του. Κάθε ημέρα πρέπει να τελειώνει με έναν κατάλογο απούντων και μη αναμενόμενων. Οι υπεύθυνοι επικοινωνίας των κτιρίων πρέπει να εξετάζουν τον κατάλογο ενώ οι αναμνήσεις είναι φρέσκες. Μια συσκευή που επισημάνθηκε ως απούσα από μια αίθουσα μπορεί να έχει δανειστεί σε άλλον εκπαιδευτικό. Ένας φορητός υπολογιστής που βρέθηκε στη βιβλιοθήκη μπορεί να ανήκει σε ένα πρόγραμμα υποστήριξης μαθητών. Μια συσκευή που δεν σαρώθηκε μπορεί να βρίσκεται στο σπίτι βάσει εγκεκριμένης παραλαβής. Οι ταχύτεροι έλεγχοι περιλαμβάνουν καθημερινή εκκαθάριση, όχι μόνο καθημερινή σάρωση.

Το RFID μπορεί επίσης να αποκαλύψει αποτυχίες διαδικασίας που ήταν αόρατες προηγουμένως. Ίσως ένα συγκρότημα ξεχνά να ενημερώσει τις μεταφορές. Ίσως οι συσκευές επισκευής επιστρέφουν χωρίς να ανατεθούν εκ νέου. Ίσως οι εκπαιδευτικοί ανταλλάσσουν καροτσάκια κατά τη διάρκεια των εξετάσεων. Ίσως ένα καλοκαιρινό πρόγραμμα κρατά φορητούς υπολογιστές υπό προσωρινό κατάλογο. Ίσως αποσυρμένες συσκευές είναι ακόμη εγγεγραμμένες στο MDM. Αυτά τα ευρήματα μπορεί να είναι άβολα, αλλά είναι πολύτιμα. Ο έλεγχος δεν αφορά μόνο την παραγωγή μιας μέτρησης. Πρέπει να βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο η περιφέρεια διαχειρίζεται τις συσκευές όλο το χρόνο.

Μια φανταστική περιφέρεια στην Καλιφόρνια, η Arroyo Vista Unified, ανακάλυψε μέσω του ελέγχου RFID ότι πολλοί απούσες φορητοί υπολογιστές δεν είχαν κλαπεί. Βρίσκονταν σε αίθουσες μετασχολικών προγραμμάτων, γραφεία υποστήριξης ειδικής αγωγής και χώρους αποθήκευσης εξετάσεων. Το υπολογιστικό φύλλο τους είχε καταγράψει ως ανατεθειμένους σε αίθουσες διδασκαλίας, αλλά οι συσκευές είχαν μετακινηθεί μέσω κανονικών σχολικών δραστηριοτήτων. Η περιφέρεια άλλαξε τη ροή εργασιών της ώστε οποιαδήποτε μακροπρόθεσμη μετακίνηση να απαιτεί μια γρήγορη σάρωση μεταφοράς RFID. Ο επόμενος έλεγχος είχε λιγότερες εκπλήξεις, επειδή η διαδικασία όλου του έτους ήταν πιο καθαρή.

Για τους αγοραστές που επιλέγουν ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές, ο κατάλογος ελέγχου πρέπει να είναι πρακτικός. Η ετικέτα πρέπει να διαβάζεται αξιόπιστα πάνω ή κοντά σε υλικά φορητού υπολογιστή. Πρέπει να είναι αρκετά λεπτή ώστε να μην παρεμβαίνει σε θήκες, καροτσάκια ή τη χρήση από μαθητές. Πρέπει να αντιστέκεται στο ξεκόλλημα, τις γρατσουνιές και τον καθαρισμό. Πρέπει να περιλαμβάνει ορατές εκτυπωμένες πληροφορίες για χειροκίνητο εφεδρικό έλεγχο. Πρέπει να αντέχει αρκετά σχολικά έτη, αν είναι δυνατόν. Πρέπει να είναι συμβατή με τους επιλεγμένους φορητούς αναγνώστες και το λογισμικό. Αν η περιφέρεια χρησιμοποιεί προστατευτικές θήκες, η ετικέτα πρέπει να δοκιμαστεί με τη θήκη τοποθετημένη. Αν οι φορητοί υπολογιστές βρίσκονται σε μεταλλικά καροτσάκια, η σάρωση καροτσιού πρέπει να δοκιμαστεί πριν από την πλήρη εφαρμογή.

Η ενσωμάτωση λογισμικού έχει επίσης σημασία. Ένας αυτόνομος κατάλογος σάρωσης RFID είναι χρήσιμος, αλλά η πραγματική αξία προκύπτει όταν οι σαρώσεις συνδέονται με τη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων της περιφέρειας, το MDM, το σύστημα δελτίων υποστήριξης, τις εγγραφές προμηθειών και τις ροές εργασιών ανάθεσης μαθητών. Αν ένας φορητός υπολογιστής βρεθεί αλλά δεν είναι εγγεγραμμένος, η ομάδα IT πρέπει να το γνωρίζει. Αν μια συσκευή είναι ανατεθειμένη σε μαθητή που αποχώρησε από την περιφέρεια, αυτό πρέπει να εμφανίζεται. Αν ένας φορητός υπολογιστής είναι υπό εγγύηση, η δρομολόγηση επισκευής πρέπει να είναι ευκολότερη. Το RFID γίνεται πιο ισχυρό όταν ενημερώνει τα συστήματα που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα IT, αντί να δημιουργεί άλλο ένα απομονωμένο υπολογιστικό φύλλο.

Μια φανταστική περιφέρεια στη Βιρτζίνια, οι Eastbridge Schools, συνέδεσε τα αποτελέσματα του ελέγχου RFID με την πλατφόρμα helpdesk της. Όταν μια συσκευή σαρωνόταν ως κατεστραμμένη, το μέλος του προσωπικού μπορούσε να δημιουργήσει δελτίο επισκευής από την εφαρμογή ελέγχου. Όταν μια συσκευή σαρωνόταν σε λάθος κτίριο, το σύστημα δημιουργούσε αναθεώρηση μεταφοράς. Όταν μια συσκευή δεν βρισκόταν μετά από επαναλαμβανόμενες σαρώσεις, μετακινούνταν σε ροή εργασιών ανάκτησης. Η περιφέρεια δεν χρειαζόταν να πληκτρολογήσει ξανά τα ευρήματα του ελέγχου σε άλλο σύστημα. Αυτή η ενσωμάτωση βοήθησε τον εβδομαδιαίο έλεγχο να μετατραπεί σε εκτελέσιμη εργασία αντί για μια αναφορά που έμενε σε έναν φάκελο.

Συμπέρασμα: Μετατρέποντας έναν Πολύμηνο Πονοκέφαλο σε Έργο Μιας Εβδομάδας

Ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε τους φορητούς υπολογιστές μιας ολόκληρης σχολικής περιφέρειας σε λιγότερο από μία εβδομάδα είναι να σχεδιάσετε τον έλεγχο σαν επιχείρηση πεδίου. Καθαρίστε τις εγγραφές πριν από τη σάρωση. Επισημάνετε τις συσκευές με συνέπεια. Δοκιμάστε τους αναγνώστες σε πραγματικούς φορητούς υπολογιστές και καροτσάκια. Εκπαιδεύστε την ομάδα με μια σύντομη, επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Χωρίστε τα κτίρια σε διαχειρίσιμες ζώνες. Σαρώστε αίθουσες, καροτσάκια, χώρους αποθήκευσης, σειρές επιστροφής και χώρους επισκευής. Συμφωνήστε τις εξαιρέσεις κάθε ημέρα. Προστατέψτε την ιδιωτικότητα των μαθητών. Χρησιμοποιήστε τα ευρήματα για να διορθώσετε τις ροές εργασιών όλου του έτους. Όταν αυτή η δομή είναι σε θέση, το RFID μπορεί να μετατρέψει μια επώδυνη χειροκίνητη μέτρηση σε έναν γρήγορο, τεκμηριωμένο έλεγχο.

Οι σχολικές ομάδες τεχνολογίας είναι ήδη επιβαρυμένες. Χειρίζονται επισκευές συσκευών, προβλήματα κωδικών πρόσβασης, λογισμικό αιθουσών, δελτία δικτύου, υποστήριξη εξετάσεων, κυβερνοασφάλεια, προμήθειες και ερωτήσεις γονέων. Ένας έλεγχος φορητών υπολογιστών δεν πρέπει να καταναλώνει ολόκληρο το καλοκαίρι. Με ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές και μια πρακτική ροή εργασιών σε ολόκληρη την περιφέρεια, ο έλεγχος γίνεται λιγότερο κυνήγι σειριακών αριθμών και περισσότερο επιβεβαίωση της πραγματικότητας. Η περιφέρεια μπορεί να δει τι κατέχει, πού βρίσκεται, ποιος το έχει, τι χρειάζεται επισκευή και τι χρειάζεται ακόμη παρακολούθηση. Έτσι, ένας έλεγχος φορητών υπολογιστών ολόκληρης σχολικής περιφέρειας μπορεί να μετακινηθεί από έναν πολύμηνο πονοκέφαλο σε ένα έργο μιας εβδομάδας που παράγει πραγματικά αξιόπιστα δεδομένα.