Μείωση του χρόνου ελέγχου παγίων IT από εβδομάδες σε λεπτά

Αν ο έλεγχος των περιουσιακών στοιχείων IT εξακολουθεί να σας φαίνεται σαν εποχική τιμωρία, δεν είστε οι μόνοι. Σε πολλές εταιρείες, η διαδικασία ελέγχου εξακολουθεί να σημαίνει υπολογιστικά φύλλα, σαρωτές barcode, εκτυπωμένες λίστες, έλεγχο δωμάτιο προς δωμάτιο, άβολα email προς τους επικεφαλής τμημάτων και μια τελική συμφωνία που στην πραγματικότητα δεν εμπιστεύεται κανείς. Μέχρι να ολοκληρωθεί η αναφορά, κάποια laptop έχουν ήδη μετακινηθεί, μερικές οθόνες έχουν αντικατασταθεί, δύο βάσεις σύνδεσης έχουν εξαφανιστεί στο γραφείο κάποιου στο σπίτι και το μητρώο περιουσιακών στοιχείων έχει ήδη αρχίσει να ξεφεύγει από την επικαιρότητα ξανά.

Γιατί Αποτυγχάνουν οι Παραδοσιακοί Έλεγχοι Περιουσιακών Στοιχείων IT

Αυτό είναι το πραγματικό πρόβλημα. Οι περισσότεροι έλεγχοι περιουσιακών στοιχείων IT διαρκούν πολύ όχι επειδή η ομάδα είναι τεμπέλικη ή ανοργάνωτη, αλλά επειδή η ίδια η μέθοδος είναι αργή. Αν βασίζεστε σε χειροκίνητους οπτικούς ελέγχους και σάρωση με οπτική επαφή, αναγκάζετε την ομάδα σας να αποδείξει την ύπαρξη κάθε συσκευής μία προς μία. Γι' αυτό ένας πλήρης έλεγχος απογραφής περιουσιακών στοιχείων IT μπορεί να διαρκέσει εβδομάδες, ειδικά σε πολλαπλά γραφεία, αίθουσες διακομιστών, εργαστήρια, χώρους συσκέψεων και υβριδικά περιβάλλοντα εργασίας.

Τα καλά νέα είναι ότι αυτό μπορεί να διορθωθεί. Οι εταιρείες που μειώνουν τον χρόνο ελέγχου από εβδομάδες σε λεπτά συνήθως δεν το κάνουν με ένα μαγικό κόλπο. Συνδυάζουν καλύτερη επισήμανση, καλύτερα δεδομένα περιουσιακών στοιχείων, καλύτερες ζώνες ελέγχου και καλύτερη μέθοδο ανάγνωσης. Στα περισσότερα σοβαρά έργα, αυτό σημαίνει μετάβαση από τις παραδοσιακές ροές εργασίας αποκλειστικά με barcode στην παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID, ειδικά για laptop, επιτραπέζιους υπολογιστές, οθόνες, εξοπλισμό δικτύωσης, φορητά καροτσάκια, κοινόχρηστες συσκευές και περιουσιακά στοιχεία κέντρων δεδομένων.

Η Λύση RFID: Ταχύτητα και Ακρίβεια

Ο λόγος που το RFID αλλάζει το παιχνίδι είναι απλός. Ένα barcode ζητά από το προσωπικό σας να βρει το περιουσιακό στοιχείο, να στρέψει την ετικέτα και να τη σαρώσει. Μια ετικέτα RFID επιτρέπει στο σύστημα να βρει το περιουσιακό στοιχείο για εσάς. Αυτό ακούγεται σαν μικρή διαφορά μέχρι να το εφαρμόσετε σε πεντακόσια laptop, τριακόσιες οθόνες, αρκετές αποθήκες και ένα πολυάσχολο γραφείο όπου ο μισός εξοπλισμός είναι κρυμμένος πίσω από γραφεία, τοποθετημένος κάτω από πάγκους ή στοιβαγμένος σε καροτσάκια φόρτισης. Ξαφνικά, αυτό που ήταν κάποτε ένα μακρύ φυσικό κυνήγι γίνεται ένα γρήγορο πέρασμα επικύρωσης.

Είδα αυτή την αλλαγή πολύ καθαρά σε έναν περιφερειακό όμιλο υγειονομικής περίθαλψης που είχε κλινικές σε τρεις πόλεις. Η ομάδα IT τους έτρεμε την εποχή του ελέγχου, επειδή κάθε τοποθεσία είχε αίθουσες θεραπείας, καροτσάκια, εφεδρικές συσκευές, εκτυπωτές, tablet και κοινόχρηστους σταθμούς εργασίας που μετακινούνταν συνεχώς. Η παλιά διαδικασία διαρκούσε σχεδόν τρεις εβδομάδες με διακοπές του προσωπικού. Αφού εισήγαγαν ετικέτες RFID για εξοπλισμό IT και ομαδοποίησαν κάθε κλινική σε λογικές ζώνες ελέγχου, ένας τεχνικός μπορούσε να περπατήσει σε μια τοποθεσία με έναν φορητό αναγνώστη RFID και να επικυρώσει τα περισσότερα περιουσιακά στοιχεία σε λεπτά. Είχαν βέβαια ακόμα εξαιρέσεις να διερευνήσουν, αλλά ο έλεγχος έπαψε να είναι μια τεράστια άσκηση αναζήτησης. Έγινε μια άσκηση διαχείρισης εξαιρέσεων.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Οι ταχύτερες εταιρείες δεν προσπαθούν να επιβεβαιώσουν χειροκίνητα τα πάντα. Αφήνουν το σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων επιχείρησης να επιβεβαιώσει αυτόματα το εύκολο μέρος και στη συνέχεια δαπανούν ανθρώπινη προσπάθεια μόνο σε ό,τι λείπει, είναι διπλό, έχει μετακινηθεί ή είναι ύποπτο.

Τέσσερα Κρίσιμα Βήματα για να Μειώσετε Δραστικά τον Χρόνο Ελέγχου

1. Καθαρίστε το Μητρώο Περιουσιακών Στοιχείων σας

Πριν καν σκεφτείτε αναγνώστες και ετικέτες, πρέπει να είστε ειλικρινείς για το τρέχον μητρώο περιουσιακών στοιχείων. Ένα κακό μητρώο θα κάνει μια καλή ανάπτυξη RFID να φαίνεται κακή. Αν έχετε διπλά IDs περιουσιακών στοιχείων, παλιούς σειριακούς αριθμούς, αποσυρμένες συσκευές που εξακολουθούν να εμφανίζονται ως ενεργές, ασαφή ονόματα τοποθεσιών ή πεδία ιδιοκτησίας που κανείς δεν συντηρεί, ο έλεγχος θα παραμείνει επώδυνος. Απλώς θα γίνει ένας ταχύτερος επώδυνος έλεγχος. Έτσι, το πρώτο βήμα είναι ο καθαρισμός δεδομένων. Όχι εντυπωσιακό, αλλά απαραίτητο.

Μια εταιρεία χρηματοοικονομικών υπηρεσιών έμαθε αυτό το μάθημα αφού αγόρασε αυτό που φαινόταν σαν μια στέρεη λύση διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID. Περίμεναν άμεσες βελτιώσεις στην ταχύτητα, αλλά το πρώτο πιλοτικό πρόγραμμα κατέληξε μπερδεμένο επειδή η υποκείμενη λίστα περιουσιακών στοιχείων ήταν γεμάτη αποσυρμένους επιτραπέζιους υπολογιστές, μετονομασμένα τμήματα και κωδικούς τοποθεσίας που σήμαιναν διαφορετικά πράγματα για διαφορετικές ομάδες. Μόλις καθάρισαν τα κύρια δεδομένα και τυποποίησαν την ονομασία των δωματίων, το ίδιο σύστημα RFID φάνηκε ξαφνικά πολύ πιο έξυπνο. Η τεχνολογία δεν ήταν το εμπόδιο. Τα δεδομένα περιουσιακών στοιχείων ήταν.

2. Επιλέξτε τις Σωστές Ετικέτες RFID

Το επόμενο κομμάτι είναι η επιλογή των σωστών ετικετών RFID για περιουσιακά στοιχεία IT. Εδώ οι αγοραστές συχνά κάνουν το ίδιο λάθος που κάνουν και σε άλλα έργα RFID: εστιάζουν πρώτα στην τιμή και μετά στο περιβάλλον. Σε ένα γραφείο, αυτό μπορεί να μη φαίνεται επικίνδυνο, αλλά τα περιβάλλοντα IT είναι γεμάτα δύσκολες επιφάνειες. Laptop, μεταλλικοί επιτραπέζιοι υπολογιστές, ικριώματα διακομιστών, switches, οθόνες και σημεία πρόσβασης δεν συμπεριφέρονται όλα με τον ίδιο τρόπο. Αν κολλήσετε μια φθηνή ετικέτα γενικής χρήσης σε ένα μεταλλικό πλαίσιο και ελπίζετε για το καλύτερο, η απόδοση ανάγνωσης μπορεί να γίνει ασυνεπής. Γι' αυτό πολλοί οργανισμοί καταλήγουν να χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό ετικετών RFID για υπολογιστές, ετικετών RFID σε μέταλλο για διακομιστές και εξοπλισμό δικτύωσης, και ανθεκτικών ετικετών RFID για συσκευές γραφείου που δεν παρουσιάζουν την ίδια πρόκληση RF.

Ένα πανεπιστήμιο στη Midwest είχε ακριβώς αυτό το πρόβλημα. Η ομάδα προμηθειών τους ήθελε έναν μορφότυπο ετικέτας για τα πάντα, επειδή η τυποποίηση ακουγόταν αποδοτική. Στην πράξη, η μία ετικέτα λειτουργούσε καλά σε πλαστικές συσκευές και άσχημα σε ορισμένο εξοπλισμό με μεταλλικό υπόστρωμα σε εργαστήρια και περιβλήματα διακομιστών. Μόλις αποδέχτηκαν μια μικτή στρατηγική επισήμανσης, η ακρίβεια του ελέγχου βελτιώθηκε και η διαχείριση απογραφής περιουσιακών στοιχείων IT σε όλη την πανεπιστημιούπολη έγινε πολύ πιο προβλέψιμη. Μερικές φορές η απλότητα στις αγορές δημιουργεί πολυπλοκότητα στις λειτουργίες.

3. Δημιουργήστε Λογικές Ζώνες Ελέγχου

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας εξοικονόμησης χρόνου είναι η ζωνοποίηση. Οι εταιρείες που μειώνουν δραστικά τον χρόνο ελέγχου δεν αντιμετωπίζουν το κτίριο ως ένα τεράστιο περιβάλλον σάρωσης. Το χωρίζουν σε ουσιαστικές ζώνες ελέγχου: αίθουσα διακομιστών Α, όροφος οικονομικών, εργαστήριο εκπαίδευσης, γραφεία διοίκησης, κλωβός αποθήκευσης, αποθήκη help desk, πάγκος επισκευών και ούτω καθεξής. Έτσι, όταν ένας φορητός αναγνώστης RFID καταγράφει περιουσιακά στοιχεία, το σύστημα γνωρίζει πού συνέβη αυτή η ανάγνωση και μπορεί να τη συγκρίνει με την αναμενόμενη τοποθεσία. Χωρίς ζωνοποίηση, παίρνετε ένα γρήγορο σωρό δεδομένων αλλά ασθενέστερη ευφυΐα ελέγχου.

Μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών στη Μανίλα βελτίωσε τον κύκλο ελέγχου της μετά από κάτι εκπληκτικά βασικό: χαρτογράφησαν τον χώρο εργασίας τους σύμφωνα με το πώς μετακινούνταν πραγματικά οι συσκευές. Προηγουμένως, η δομή τοποθεσιών τους ακολουθούσε το οργανόγραμμα, το οποίο φαινόταν τακτοποιημένο στο λογισμικό αλλά δεν αντιστοιχούσε στην καθημερινή πραγματικότητα. Τα κοινόχρηστα laptop διέσχιζαν συνεχώς τα όρια των τμημάτων και οι εφεδρικές οθόνες μετακινούνταν μεταξύ ομάδων. Μόλις η εταιρεία επαναπροσδιόρισε τις ζώνες ελέγχου με βάση τα πρότυπα φυσικής μετακίνησης αντί για τις γραμμές αναφοράς, η διαδικασία ελέγχου παγίων περιουσιακών στοιχείων έγινε πολύ πιο καθαρή. Η τεχνολογία δεν άλλαξε πολύ. Το λειτουργικό μοντέλο άλλαξε.

Αυτός είναι ένας λόγος που συνήθως λέω στους αγοραστές ότι οι γρήγοροι έλεγχοι περιουσιακών στοιχείων IT δεν είναι στην πραγματικότητα έργο υλικού. Είναι έργο σχεδιασμού ροής εργασίας που υποστηρίζεται από υλικό.

4. Αξιοποιήστε τους Φορητούς Αναγνώστες

Οι φορητοί αναγνώστες RFID είναι συχνά εκεί όπου συμβαίνει η στιγμή του «ουάου». Ένας τεχνικός μπαίνει σε ένα δωμάτιο, σαρώνει την περιοχή και βλέπει περιουσιακά στοιχεία να εμφανίζονται στην οθόνη χωρίς να ανοίγει ντουλάπια ή να γονατίζει κάτω από γραφεία για να βρει ετικέτες. Για περιβάλλοντα γραφείου, αυτό από μόνο του μπορεί να κόψει ημέρες από τον κύκλο ελέγχου. Για πυκνούς χώρους εξοπλισμού ή περιοχές αποθήκευσης laptop, η εξοικονόμηση μπορεί να είναι ακόμη μεγαλύτερη. Αλλά αυτή η ταχύτητα γίνεται χρήσιμη μόνο όταν το λογισμικό μπορεί να ταξινομήσει αμέσως τι βρέθηκε, τι αναμενόταν και τι λείπει.

Μια δικηγορική εταιρεία με τέσσερις ορόφους στο Λονδίνο μείωσε αυτό που ήταν κάποτε ένας διεβδομαδιαίος χειροκίνητος έλεγχος σε μια ρουτίνα επικύρωσης αυθημερόν για τον περισσότερο εξοπλισμό γραφείου της. Η ανακάλυψη δεν ήταν μόνο η επισήμανση laptop και οθονών. Ήταν η σύνδεση των αναγνώσεων RFID με λογισμικό ελέγχου περιουσιακών στοιχείων που εντόπιζε αμέσως τις αποκλίσεις. Μια συσκευή που έλειπε δεν έμενε πλέον κρυμμένη σε ένα υπολογιστικό φύλλο μέχρι το τέλος του έργου. Το σύστημα την επισήμαινε την ίδια ημέρα, ενώ ο υπεύθυνος γραφείου μπορούσε ακόμα να θυμηθεί ότι είχε μετακινηθεί στην αίθουσα συσκέψεων ενός εταίρου για μια προσωρινή εγκατάσταση.

Αυτός ο άμεσος χειρισμός αποκλίσεων είναι όπου ο χρόνος πραγματικά καταρρέει. Όταν οι έλεγχοι παρατείνονται, ένας μεγάλος λόγος είναι η καθυστέρηση. Το προσωπικό βρίσκει κάτι περίεργο, το σημειώνει, προχωρά και υπόσχεται να το συμφιλιώσει αργότερα. Το «αργότερα» γίνεται την επόμενη εβδομάδα. Η επόμενη εβδομάδα γίνεται μια μακρά αλυσίδα email. Το ταχύτερο μοντέλο λειτουργεί διαφορετικά. Σαρώνετε, συγκρίνετε, επιλύετε και κλείνετε την εξαίρεση ενώ το πλαίσιο είναι ακόμα φρέσκο.

Αποτελέσματα στον Πραγματικό Κόσμο και Πώς να Ξεκινήσετε

Η υβριδική εργασία το έχει κάνει ακόμη πιο σημαντικό. Οι παραδοσιακές πρακτικές διαχείρισης παγίων περιουσιακών στοιχείων χτίστηκαν γύρω από την υπόθεση ότι ο εξοπλισμός έμενε ως επί το πλείστον στη θέση του. Αυτό δεν ισχύει πλέον. Τα laptop ταξιδεύουν. Οι οθόνες μετακινούνται μεταξύ σπιτιού και γραφείου. Οι βάσεις σύνδεσης εξαφανίζονται σε περιοχές hot-desk. Τα κοινόχρηστα ακουστικά και tablet κυκλοφορούν μεταξύ τμημάτων. Αν η διαδικασία ελέγχου σας εξακολουθεί να υποθέτει στατικά περιουσιακά στοιχεία, θα συνεχίσετε να χάνετε χρόνο κυνηγώντας τη φυσιολογική μετακίνηση σαν να ήταν πρόβλημα.

Ένα πρακτορείο σχεδιασμού στο Άμστερνταμ αντιμετώπισε ακριβώς αυτόν τον πονοκέφαλο. Οι υπάλληλοί του μετακινούνταν μεταξύ χώρου στούντιο, γραφείων στο σπίτι και εγκαταστάσεων πελατών, και ο ετήσιος έλεγχος περιουσιακών στοιχείων IT είχε γίνει σχεδόν θεατρικός. Τα αρχεία υπήρχαν τεχνικά, αλλά κανείς δεν εμπιστευόταν τα πραγματικά δεδομένα τοποθεσίας. Έλυσαν μέρος του προβλήματος με ετικέτες RFID για laptop και μέρος του με πολιτική. Το προσωπικό έπρεπε να δηλώνει τα περιουσιακά στοιχεία κατά την είσοδο και έξοδο μέσω καθορισμένων σημείων μεταφοράς. Το αποτέλεσμα δεν ήταν τέλεια ορατότητα σε πραγματικό χρόνο, αλλά ήταν αρκετό για να μετατρέψει ένα χαοτικό τριμηνιαίο έλεγχο σε ένα σύντομο, ελεγχόμενο πέρασμα συμφιλίωσης.

Τα περιβάλλοντα κέντρων δεδομένων προσθέτουν ένα ακόμη επίπεδο. Οι ρουτίνες ελέγχου διακομιστών και ελέγχου εξοπλισμού δικτύου μπορούν να καταναλώσουν τεράστια ποσά εργασίας, επειδή το προσωπικό συχνά εργάζεται σε στενούς χώρους με πυκνά εγκατεστημένο υλικό. Οι έλεγχοι αποκλειστικά με barcode εδώ είναι ιδιαίτερα επώδυνοι. Χρειάζεστε οπτική επαφή, αρκετό φως, αρκετή πρόσβαση και αρκετή υπομονή. Με τις σωστές ετικέτες RFID σε μέταλλο για διακομιστές και λογική τοποθεσίας σε επίπεδο ικριώματος, οι ομάδες μπορούν να επικυρώσουν περιουσιακά στοιχεία πολύ ταχύτερα, ειδικά κατά τη διάρκεια παραθύρων συντήρησης ή έργων μετεγκατάστασης.

Ένας φορέας συνεγκατάστασης στο Τέξας συνήθιζε να διαθέτει δύο άτομα για ελέγχους ικριωμάτων το Σαββατοκύριακο, επειδή η εργασία ήταν αργή και διασπαστική. Αφού ανέπτυξαν ετικέτες παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων διακομιστών σχεδιασμένες για μεταλλικές επιφάνειες και ευθυγράμμισαν τις αναγνώσεις με τη δομή ικριώματος και σειράς, άλλαξαν εντελώς τη δουλειά. Η ομάδα εξακολουθούσε να εκτελεί οπτική επαλήθευση σε επιλεγμένες εξαιρέσεις, αλλά ο τακτικός έλεγχος του τι υπήρχε σε κάθε ικρίωμα έπαψε να καταναλώνει ολόκληρα Σαββατοκύριακα. Αυτό δεν εξοικονόμησε μόνο εργασία. Μείωσε την επιχειρησιακή τριβή με πελάτες που μισούσαν τα παρατεταμένα παράθυρα ελέγχου.

Φυσικά, κανένας σοβαρός αγοραστής δεν πρέπει να πιστεύει ότι κάθε έλεγχος περιουσιακών στοιχείων μπορεί κυριολεκτικά να ολοκληρωθεί σε λεπτά. Ο καλύτερος τρόπος να το σκεφτείτε είναι ο εξής: το πέρασμα επικύρωσης μπορεί να γίνει σε λεπτά, ενώ η διερεύνηση εξαιρέσεων διαρκεί όσο απαιτούν τα πραγματικά ζητήματα. Αυτό είναι ακόμα μια τεράστια βελτίωση. Αν το ενενήντα πέντε τοις εκατό των περιουσιακών στοιχείων σας μπορεί να επιβεβαιωθεί γρήγορα, η ομάδα σας είναι ελεύθερη να αφιερώσει χρόνο στο πέντε τοις εκατό που πραγματικά αξίζει προσοχή.

Μια μεταποιητική εταιρεία στο Μεξικό πήρε ένα σκληρό μάθημα για αυτό κατά τη διάρκεια ενός πιλοτικού προγράμματος. Ο διευθυντής IT τους αρχικά περίμενε ότι η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID θα εξαλείψει εντελώς τη χειροκίνητη παρακολούθηση. Δεν το έκανε. Αυτό που εξάλειψε ήταν η άσκοπη αναζήτηση περιουσιακών στοιχείων που ήταν ήδη εκεί που έπρεπε. Μόλις επαναπροσδιορίστηκε αυτή η προσδοκία, το έργο φάνηκε πολύ πιο επιτυχημένο. Η ομάδα ελέγχου δεν ήταν πλέον θαμμένη κάτω από routine ελέγχους. Εστίαζε σε μετακινημένες συσκευές, μη επιστρεφόμενα ανταλλακτικά και παλιό εξοπλισμό με ασαφή ιδιοκτησία.

Υπάρχει επίσης μια ανθρώπινη πλευρά σε αυτό. Αν η διαδικασία ελέγχου φαίνεται σαν βάρος που επιβάλλεται από τα κεντρικά, οι τοπικές ομάδες θα την αντιμετωπίζουν ως τελετουργικό συμμόρφωσης παρά ως χρήσιμο έλεγχο. Τα προγράμματα γρήγορου ελέγχου λειτουργούν καλύτερα όταν οι διευθυντές τμημάτων βλέπουν αξία σε αυτά. Αυτό συνήθως σημαίνει καθαρότερα δεδομένα χρέωσης, λιγότερες χαμένες συσκευές, ταχύτερο σχεδιασμό ανανέωσης και λιγότερη διακοπή όταν τα οικονομικά ή ο εσωτερικός έλεγχος θέτουν ερωτήσεις. Με άλλα λόγια, ο έλεγχος δεν μπορεί να είναι απλώς ένα έργο IT. Πρέπει να βοηθά την επιχείρηση.

Ένας λιανοπωλητής με πολλαπλά περιφερειακά γραφεία ανακάλυψε αυτό μετά από χρόνια κόπωσης από ελέγχους. Οι ομάδες υποστήριξης καταστημάτων μισούσαν τους ελέγχους περιουσιακών στοιχείων επειδή πάντα έπεφταν σε περιόδους αιχμής και αποσπούσαν προσωπικό από λειτουργική εργασία. Μόλις η εταιρεία στράφηκε στην παρακολούθηση αποθέματος RFID για συσκευές IT και συντόμευσε δραματικά τις επισκέψεις στις τοποθεσίες, η αντίσταση μειώθηκε. Οι διευθυντές ήταν πολύ πιο πρόθυμοι να συνεργαστούν όταν η διαδικασία έπαψε να καταναλώνει μισή ημέρα και άρχισε να διαρκεί λίγα στοχευμένα λεπτά.

Αν προμηθεύεστε τώρα μια λύση διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID, οι πρακτικές ερωτήσεις αγοράς δεν είναι δύσκολες, αλλά πρέπει να τεθούν με τη σωστή σειρά. Μπορεί ο προμηθευτής να προτείνει ετικέτες RFID για laptop, επιτραπέζιους υπολογιστές, οθόνες και μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία IT με βάση το περιβάλλον σας αντί να πουλά μια ετικέτα για τα πάντα; Μπορεί το λογισμικό να χειριστεί καθαρά τις εξαιρέσεις ελέγχου περιουσιακών στοιχείων; Μπορούν οι φορητοί αναγνώστες να χρησιμοποιηθούν από συνηθισμένο προσωπικό IT χωρίς να μετατρέπουν κάθε έλεγχο σε τεχνική άσκηση; Μπορεί το σύστημα να υποστηρίξει ζώνες ελέγχου σε επίπεδο δωματίου ή ικριώματος; Μπορεί να λειτουργήσει με την υπάρχουσα διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT ή το μητρώο παγίων σας χωρίς να δημιουργεί διπλές πηγές αλήθειας;

Μια νομική σχολή στη Σιγκαπούρη παραλίγο να αγοράσει το λάθος σύστημα επειδή η επίδειξη εστίαζε στην ταχύτητα ανάγνωσης και στα οπτικά του πίνακα ελέγχου, ενώ υποβάθμιζε την ενσωμάτωση. Το λογισμικό φαινόταν κομψό, αλλά η χαρτογράφηση τοποθεσίας στην υπάρχουσα βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων του σχολείου ήταν αδέξια. Ένας άλλος προμηθευτής είχε λιγότερο εντυπωσιακή επίδειξη αλλά πολύ καλύτερη ροή εργασίας για συμφιλίωση και εξαγωγή. Αυτή η δεύτερη επιλογή τελικά εξοικονόμησε περισσότερο χρόνο στον πραγματικό έλεγχο, επειδή ταίριαζε στη διαδικασία του πελάτη αντί να επιβάλλει ένα παράλληλο σύμπαν περιουσιακών στοιχείων.

Αξίζει επίσης να ειπωθεί ότι δεν χρειάζεται κάθε εταιρεία πλήρη υποδομή RFID πραγματικού χρόνου. Σε πολλά γραφεία, ο έλεγχος με φορητό RFID παρέχει αρκετή αξία από μόνος του. Δεν χρειάζεστε πάντα σταθερούς αναγνώστες σε πόρτες, έξυπνα ντουλάπια ή περίτεχνα portals. Μερικές φορές η υψηλότερη απόδοση προέρχεται από την εκκίνηση με ανθεκτικές ετικέτες RFID, μερικούς καλούς φορητούς αναγνώστες και μια πειθαρχημένη ρουτίνα ελέγχου. Μόλις η ομάδα δει την εξοικονόμηση χρόνου, η επέκταση σε σημεία ελέγχου υψηλότερου αυτοματισμού γίνεται μια πολύ ευκολότερη επιχειρηματική υπόθεση.

Αυτό ακριβώς συνέβη σε μια μεσαίου μεγέθους ασφαλιστική εταιρεία στο Δουβλίνο. Ξεκίνησαν με ένα γραφείο, μια εγκατάσταση ελέγχου περιουσιακών στοιχείων με φορητό RFID και έναν περιορισμένο σύνολο κατηγοριών περιουσιακών στοιχείων: laptop, οθόνες, βάσεις σύνδεσης και κοινόχρηστα tablet. Δεν προσπάθησαν να επισημάνουν κάθε καλώδιο και πληκτρολόγιο την πρώτη μέρα. Επειδή το πιλοτικό πρόγραμμα παρέμεινε εστιασμένο, τα αποτελέσματα ήταν εύκολα κατανοητά. Ο χρόνος ελέγχου έπεσε δραστικά, οι έρευνες για χαμένα περιουσιακά στοιχεία έγιναν πιο στοχευμένες και η διοίκηση ενέκρινε την επέκταση σε άλλα γραφεία μέσα σε ένα τρίμηνο.

Ένα ακόμη πράγμα πρέπει να ειπωθεί ξεκάθαρα: η ταχύτητα χωρίς πειθαρχία δεν θα σας βοηθήσει. Αν τα περιουσιακά στοιχεία επισημαίνονται άσχημα, οι μετακινήσεις δεν καταγράφονται, το απόθεμα ανταλλακτικών δεν διαχειρίζεται και η απόσυρση είναι πρόχειρη, τότε ακόμη και το καλύτερο σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID θα λειτουργεί τελικά ενάντια στον θόρυβο. Οι γρήγοροι έλεγχοι προέρχονται από έναν συνδυασμό ευανάγνωστων ετικετών, καθαρών κύριων δεδομένων, λογικών ζωνών, εκπαιδευμένων χρηστών και μιας σαφούς διαδικασίας εξαιρέσεων. Αν λείπει ένα από αυτά, θα βελτιωθείτε ακόμα, αλλά πιθανώς όχι αρκετά ώστε να μεταμορφώσετε την εμπειρία του ελέγχου.

Πώς λοιπόν μειώνετε πραγματικά τον χρόνο ελέγχου περιουσιακών στοιχείων IT από εβδομάδες σε λεπτά; Σταματάτε να ζητάτε από τους ανθρώπους να αποδεικνύουν χειροκίνητα ότι κάθε συσκευή υπάρχει. Δίνετε στο σύστημα τη δυνατότητα να αναγνωρίζει περιουσιακά στοιχεία γρήγορα και μαζικά. Καθαρίζετε το μητρώο περιουσιακών στοιχείων ώστε οι αναγνώσεις να έχουν νόημα. Χρησιμοποιείτε τις σωστές ετικέτες RFID για τις σωστές επιφάνειες. Χωρίζετε το περιβάλλον σας σε λογικές ζώνες ελέγχου. Διερευνάτε τις εξαιρέσεις αμέσως αντί να συσσωρεύετε σύγχυση. Και αντιμετωπίζετε το έργο ως λειτουργικό επανασχεδιασμό, όχι ως αγορά gadget.

Όταν όλα αυτά συνδυαστούν, το παλιό μοντέλο ελέγχου αρχίζει να φαίνεται ξεπερασμένο πολύ γρήγορα. Η ομάδα δεν σέρνεται πλέον κάτω από γραφεία με εκτυπωμένες λίστες. Τα οικονομικά δεν περιμένουν πλέον δύο εβδομάδες για μια συμφιλίωση που κανείς δεν εμπιστεύεται πλήρως. Το IT δεν ξοδεύει πλέον πολύτιμο χρόνο σε περιουσιακά στοιχεία που δεν χάθηκαν ποτέ πραγματικά, απλώς ήταν δύσκολο να επαληθευτούν. Ο έλεγχος γίνεται συντομότερος, εξυπνότερος και πολύ πιο χρήσιμος.

Αυτό είναι το αποτέλεσμα που πραγματικά επιδιώκουν οι περισσότεροι αγοραστές. Όχι απλώς μια ταχύτερη καταμέτρηση, αλλά μια πιο αξιόπιστη διαδικασία ελέγχου περιουσιακών στοιχείων IT που ταιριάζει με το πώς μετακινείται πραγματικά ο σύγχρονος εξοπλισμός. Και στο τρέχον περιβάλλον, όπου τα laptop ταξιδεύουν, τα γραφεία είναι ευέλικτα και η ορατότητα περιουσιακών στοιχείων επηρεάζει τόσο τον έλεγχο κόστους όσο και την ασφάλεια, αυτή η αλλαγή δεν είναι πλέον μια ωραία αναβάθμιση. Είναι ο πρακτικός δρόμος προς τα εμπρός.