Έξυπνες επιστροφές RFID για αυτόματη ταξινόμηση 500 βιβλίων την ώρα

Ένα πολυσύχναστο γραφείο επιστροφών βιβλιοθήκης μπορεί να φαίνεται ήρεμο από την πλευρά του κοινού, αλλά το προσωπικό γνωρίζει τι πραγματικά συμβαίνει πίσω από τον τοίχο. Τα βιβλία φτάνουν κατά κύματα. Οι γονείς επιστρέφουν εικονογραφημένα βιβλία μετά το σχολείο. Οι φοιτητές αδειάζουν τις δεσμευμένες συλλογές μαθημάτων πριν το κλείσιμο. Οι αναγνώστες του σαββατοκύριακου επιστρέφουν στοίβες μυθιστορημάτων τη Δευτέρα το πρωί. Οι ταχυμεταφορείς ξεφορτώνουν μεταφορές παραρτημάτων σε πλαστικά κιβώτια. DVD, περιοδικά, παιδικά βιβλία, πακέτα γλωσσών και υλικά διαδανεισμού καταλήγουν όλα στην ίδια περιοχή επιστροφών. Αν κάθε τεκμήριο πρέπει να χειριστεί με το χέρι, να σαρωθεί ένα ένα, να καταγραφεί χειροκίνητα και να τοποθετηθεί στο σωστό καρότσι, το δωμάτιο επιστροφών γίνεται σημείο συμφόρησης πολύ πριν η βιβλιοθήκη φαίνεται γεμάτη.

Γι' αυτό οι έξυπνες βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν θυρίδες επιστροφής RFID με αυτοματοποιημένη διαλογή. Μια καλά σχεδιασμένη θυρίδα επιστροφής RFID μπορεί να καταγράφει τα υλικά της βιβλιοθήκης τη στιγμή που ένας χρήστης τα επιστρέφει, να διαβάζει την ετικέτα RFID βιβλιοθήκης χωρίς σάρωση οπτικής επαφής, να ενημερώνει το ολοκληρωμένο σύστημα βιβλιοθήκης, να εκτυπώνει ή να εμφανίζει απόδειξη και να κατευθύνει το τεκμήριο προς τον σωστό κάδο διαλογής. Σε μεγαλύτερες εγκαταστάσεις, το σύστημα επιστροφών μπορεί να τροφοδοτεί μια αυτοματοποιημένη γραμμή διαχείρισης υλικών που διαχωρίζει μυθιστορήματα ενηλίκων, παιδικά βιβλία, κρατήσεις, μεταφορές παραρτημάτων, πολυμέσα, φθαρμένα τεκμήρια και εξαιρέσεις. Με τις σωστές ετικέτες, τη σήραγγα αναγνώστη, τον χρονισμό του μεταφορέα, τη σύνδεση λογισμικού και τους κανόνες διαλογής, τα 500 βιβλία την ώρα δεν είναι φαντασία. Είναι ένας πρακτικός στόχος ροής εργασίας.

Γιατί οι Θυρίδες Επιστροφής RFID Αλλάζουν τις Επιστροφές στη Βιβλιοθήκη

Η μεγάλη διαφορά μεταξύ επιστροφής με barcode και επιστροφής με RFID είναι ότι το RFID δεν απαιτεί η ετικέτα του βιβλίου να βλέπει προς έναν σαρωτή. Ένας σαρωτής barcode χρειάζεται καθαρή οπτική διαδρομή. Αν το barcode είναι καλυμμένο, γρατσουνισμένο, διπλωμένο ή στραμμένο προς τη λάθος κατεύθυνση, το προσωπικό πρέπει να επανατοποθετήσει το τεκμήριο. Το RFID μπορεί να διαβάσει την ετικέτα μέσα στο βιβλίο καθώς αυτό περνά από τη σχισμή επιστροφής ή τη ζώνη του μεταφορέα. Αυτή η μοναδική αλλαγή αφαιρεί έναν εντυπωσιακό όγκο εργασίας. Το προσωπικό μπορεί να αφιερώσει λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενη καταγραφή και περισσότερο σε κρατήσεις, εξυπηρέτηση χρηστών, διαχείριση ραφιών, προγράμματα και φροντίδα της συλλογής.

Μια δημόσια βιβλιοθήκη στο Πόρτλαντ αναβάθμισε το παλιό γραφείο επιστροφών αφού το προσωπικό παραπονέθηκε ότι τα πρωινά της Δευτέρας μετατρέπονταν σε μαραθώνιο χειροκίνητης σάρωσης. Το παράρτημα εγκατέστησε μια θυρίδα επιστροφής RFID κοντά στην είσοδο και έναν μικρό διαλογέα τριών κάδων πίσω από αυτήν. Τα επιστρεφόμενα τεκμήρια καταγράφονταν αυτόματα μέσω του συστήματος διαχείρισης βιβλιοθήκης και στη συνέχεια διαλογίζονταν σε κρατήσεις, γενική ταξιθέτηση και μεταφορά παραρτήματος. Το σύστημα δεν αντικατέστησε το προσωπικό. Αφαίρεσε το πρώτο βαρετό βήμα από κάθε επιστροφή. Μέσα στον πρώτο μήνα, το προσωπικό παρατήρησε ότι το πρωινό εκκρεμότητες εξαφανίζονταν ταχύτερα, ειδικά μετά από σαββατοκύριακα αργιών.

Πώς Λειτουργεί η Αυτοματοποιημένη Διαλογή Βιβλίων RFID

Για να διαλογιστούν 500 βιβλία την ώρα, το σύστημα πρέπει να σχεδιαστεί ως κάτι περισσότερο από ένα έξυπνο κουτί. Μια βασική θυρίδα επιστροφής βιβλίων RFID μπορεί να διαβάζει και να καταγράφει τα επιστρεφόμενα τεκμήρια. Ένας αυτοματοποιημένος διαλογέας προσθέτει έλεγχο κίνησης. Το τεκμήριο εισέρχεται στον αγωγό, περνά από μια ζώνη αναγνώστη RFID, το λογισμικό ελέγχει την εγγραφή του τεκμηρίου και στη συνέχεια ο μεταφορέας ή ο εκτροπέας στέλνει το βιβλίο στον σωστό κάδο. Ο διαλογέας μπορεί να χρησιμοποιεί ιμάντες, κυλίνδρους, πτερύγια, πύλες ή μηχανισμούς ολίσθησης. Ο αναγνώστης RFID παρέχει την ταυτότητα του τεκμηρίου, αλλά ο διαλογέας χρειάζεται χρονισμό και μηχανική για να μετακινήσει κάθε βιβλίο καθαρά.

Μια πανεπιστημιακή βιβλιοθήκη στο Τορόντο χρησιμοποιούσε μηχάνημα αυτοεξυπηρέτησης επιστροφών RFID για αρκετά χρόνια, αλλά το προσωπικό έπρεπε ακόμα να αδειάζει έναν μεγάλο κάδο επιστροφών και να διαλογίζει τα πάντα χειροκίνητα. Κατά τις περιόδους εξετάσεων, αυτός ο κάδος γέμιζε με συγγράμματα, δεσμευμένες συλλογές μαθημάτων και τεκμήρια πολυμέσων. Η βιβλιοθήκη πρόσθεσε αργότερα έναν αυτοματοποιημένο διαλογέα βιβλίων με έξι προορισμούς. Οι δεσμευμένες συλλογές μαθημάτων πήγαιναν σε κάδο προτεραιότητας, τα βιβλία με κρατήσεις πήγαιναν σε καρότσι ραφιού κρατήσεων, τα πολυμέσα πήγαιναν σε επενδεδυμένο δίσκο και οι συνηθισμένες επιστροφές πήγαιναν σε καρότσια ανά όροφο. Τα ίδια δεδομένα RFID έγιναν πιο πολύτιμα μόλις ο φυσικός διαλογέας ήξερε τι να κάνει με αυτά.

Ο Ελεγχόμενος Χειρισμός Είναι Απαραίτητος για την Ακρίβεια

Η ταχύτητα διαλογής RFID εξαρτάται από την απόσταση μεταξύ των τεκμηρίων. Αν οι χρήστες ρίξουν πέντε βιβλία ταυτόχρονα και αυτά επικαλύπτονται μέσα στον αγωγό, ο αναγνώστης μπορεί να συλλάβει πολλές ετικέτες ταυτόχρονα. Αυτό ακούγεται αποδοτικό, αλλά μπορεί να μπερδέψει τον διαλογέα, επειδή το μηχάνημα πρέπει να γνωρίζει ποιο φυσικό τεκμήριο αντιστοιχεί σε ποια ψηφιακή εγγραφή. Πολλές θυρίδες επιστροφής είναι σχεδιασμένες να τροφοδοτούν τα τεκμήρια ένα κάθε φορά, χρησιμοποιώντας μηχανική πύλη, σύντομο ιμάντα, αισθητήρα ή ελεγχόμενο χειρισμό. Το σύστημα μπορεί να διαβάζει πολλές ετικέτες στην περιοχή εισόδου, αλλά πρέπει να δημιουργεί ένα καθαρό συμβάν καταγραφής ανά τεκμήριο πριν το στείλει σε κάδο.

Μια προαστιακή βιβλιοθήκη στο Μάντσεστερ αντιμετώπισε πρόβλημα όταν οι χρήστες έσπρωχναν στοίβες παιδικών βιβλίων μαζί μέσα στη σχισμή επιστροφής. Ο αναγνώστης RFID μπορούσε να δει τις ετικέτες, αλλά ο διαλογέας μερικές φορές απέδιδε λάθος τίτλο στο πρώτο βιβλίο του ιμάντα. Ο ενσωματωτής προσάρμοσε την πύλη εισόδου ώστε μόνο ένα τεκμήριο να εισέρχεται στη ζώνη ανάγνωσης κάθε φορά. Το μηχάνημα έμοιαζε λίγο πιο αργό στη σχισμή, αλλά η ακρίβεια του διαλογέα βελτιώθηκε. Η βιβλιοθήκη έμαθε ότι τα 500 βιβλία την ώρα απαιτούν ελεγχόμενη τροφοδοσία, όχι χαοτικό πέταμα.

Ετικέτες RFID, Τοποθέτηση και Προετοιμασία της Συλλογής

Η ίδια η ετικέτα RFID έχει σημασία. Οι ετικέτες RFID βιβλιοθήκης είναι συνήθως ετικέτες HF, συχνά βασισμένες σε πρότυπα που χρησιμοποιούνται σε περιβάλλοντα βιβλιοθήκης. Πρέπει να τοποθετούνται με συνέπεια μέσα σε βιβλία, θήκες πολυμέσων και ειδικά υλικά. Αν οι ετικέτες τοποθετούνται τυχαία, διπλώνονται κοντά σε μεταλλικές επενδύσεις, κρύβονται κάτω από χοντρές τσέπες ή καταστρέφονται κατά την επανασήμανση, η θυρίδα επιστροφής μπορεί να διαβάζει ασυνεπώς. Ένας έξυπνος διαλογέας επιστροφών δεν μπορεί να αντισταθμίσει επ' άπειρον την ακατάστατη σήμανση. Η συλλογή πρέπει να προετοιμαστεί με πειθαρχημένη τοποθέτηση ετικέτας και καθαρές εγγραφές τεκμηρίων.

Μια δημοτική βιβλιοθήκη στη Μελβούρνη μετέβη από barcodes σε RFID σε διάστημα δύο ετών. Η πρώιμη σήμανση έγινε από έκτακτο προσωπικό κατά τη διάρκεια ενός βιαστικού καλοκαιρινού έργου. Όταν τέθηκε σε λειτουργία η αυτοματοποιημένη θυρίδα επιστροφής, ορισμένοι ταξιδιωτικοί οδηγοί και υπερμεγέθη παιδικά βιβλία αποτύγχαναν συχνότερα από άλλα. Η έρευνα έδειξε ασυνεπή τοποθέτηση ετικέτας κοντά σε χοντρές επενδύσεις εξωφύλλου. Η βιβλιοθήκη επανεκπαίδευσε το προσωπικό σήμανσης, δημιούργησε πρότυπα τοποθέτησης για διαφορετικούς τύπους υλικών και επανασήμανε τις προβληματικές κατηγορίες. Η ακρίβεια επιστροφών βελτιώθηκε επειδή η βιβλιοθήκη διόρθωσε τη συλλογή, όχι μόνο το μηχάνημα.

Οι Κανόνες Διαλογής Κάνουν το Σύστημα Έξυπνο

Οι κανόνες διαλογής είναι το σημείο όπου το σύστημα γίνεται έξυπνο. Ένα βιβλίο δεν είναι απλώς ένα βιβλίο. Μπορεί να καταγραφεί κανονικά, να δρομολογηθεί σε παράρτημα, να κρατηθεί για έναν χρήστη, να επισημανθεί για έλεγχο, να αποκλειστεί λόγω ελλείποντος μέρους, να σταλεί σε προμήθειες, να επιστραφεί σε ειδική συλλογή ή να αποσυρθεί για επισκευή. Ο αναγνώστης RFID αναγνωρίζει το τεκμήριο. Το σύστημα βιβλιοθήκης αποφασίζει την κατάστασή του. Ο διαλογέας ακολουθεί τον κανόνα δρομολόγησης. Αν η σύνδεση με το ILS ή το LMS είναι αδύναμη, ο διαλογέας μπορεί να γίνει ένας φανταχτερός μεταφορέας με κακή κρίση.

Ένα περιφερειακό δίκτυο βιβλιοθηκών στη Δανία χρησιμοποίησε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα επιστροφών συνδεδεμένο με το ILS του μέσω τυπικών μηνυμάτων κυκλοφορίας. Στην αρχή, κάθε επιστρεφόμενο τεκμήριο πήγαινε σε ευρείες κατηγορίες, κάτι που βοηθούσε μόνο λίγο. Αφού εξέτασε τα μοτίβα επιστροφών, η βιβλιοθήκη πρόσθεσε πιο συγκεκριμένους κανόνες: ενεργές κρατήσεις, κυμαινόμενη συλλογή, μεταφορά παραρτήματος παιδικών, επιθεώρηση πολυμέσων και μη μυθοπλασία ενηλίκων. Η θυρίδα επιστροφής άρχισε να κάνει εργασία που το προσωπικό προηγουμένως έκανε από μνήμης. Ο διαλογέας έγινε αποτελεσματικός επειδή η λογική δρομολόγησης αντανακλούσε τις πραγματικές λειτουργίες της βιβλιοθήκης.

Ο Χειρισμός Εξαιρέσεων Αποτρέπει την Αποτυχία της Γραμμής Επιστροφών

Ένα σύστημα που χειρίζεται 500 βιβλία την ώρα χρειάζεται επίσης χειρισμό εξαιρέσεων. Ορισμένα τεκμήρια δεν θα σαρώνονται. Ορισμένες ετικέτες θα είναι κατεστραμμένες. Ορισμένα βιβλία θα επιστρέφονται με χαλαρά ένθετα. Ορισμένες θήκες πολυμέσων μπορεί να είναι κενές. Ορισμένα τεκμήρια μπορεί να ανήκουν σε άλλο δίκτυο βιβλιοθηκών. Ορισμένοι χρήστες μπορεί να επιστρέφουν αντικείμενα που δεν είναι καθόλου υλικά βιβλιοθήκης. Μια καλή θυρίδα επιστροφής RFID δεν προσποιείται ότι κάθε τεκμήριο είναι φυσιολογικό. Στέλνει τις εξαιρέσεις σε ειδικό κάδο ή περιοχή ειδοποίησης προσωπικού, ώστε ένα προβληματικό τεκμήριο να μην σταματά ολόκληρη τη γραμμή.

Μια βιβλιοθήκη στο Σικάγο εγκατέστησε μια θυρίδα επιστροφής RFID σε εξωτερικό τοίχο, ώστε οι χρήστες να μπορούν να επιστρέφουν τεκμήρια εκτός ωραρίου. Το μηχάνημα κατέγραφε τα περισσότερα βιβλία ομαλά, αλλά περιστασιακά δεχόταν βιβλία από γειτονικές σχολικές βιβλιοθήκες, παλιά δωρισμένα χαρτόδετα και τεκμήρια με κατεστραμμένες ετικέτες. Αντί να απορρίπτει τα πάντα ηχηρά στη σχισμή, το σύστημα δεχόταν το φυσικό τεκμήριο σε κάδο εξαιρέσεων και το σημείωνε για έλεγχο από το προσωπικό. Οι χρήστες δεν λάμβαναν ψευδή καταγραφή για άγνωστα υλικά, αλλά το μηχάνημα επίσης δεν έφραζε το άνοιγμα επιστροφής. Ο κάδος εξαιρέσεων προστάτευε τόσο τη ροή εξυπηρέτησης όσο και την ακρίβεια των εγγραφών.

Ο Μηχανικός Σχεδιασμός Πρέπει να Προστατεύει τα Υλικά της Βιβλιοθήκης

Ο φυσικός σχεδιασμός του αγωγού υποτιμάται εύκολα. Τα βιβλία δεν είναι πανομοιότυπα πακέτα. Διαφέρουν σε πάχος, ακαμψία εξωφύλλου, βάρος, μέγεθος, αντοχή βιβλιοδεσίας και επιφανειακή τριβή. Τα χοντρά παιδικά βιβλία, τα graphic novels, τα μεγάλα βιβλία τέχνης, τα χαρτόδετα, τα DVD, τα πακέτα γλωσσών και τα περιοδικά κινούνται όλα διαφορετικά. Αν η γωνία του αγωγού είναι πολύ απότομη, τα τεκμήρια μπορεί να χτυπήσουν δυνατά και να καταστρέψουν εξώφυλλα. Αν ο ιμάντας είναι πολύ γρήγορος, τα λεπτά βιβλία μπορεί να λοξεύουν. Αν ο εκτροπέας είναι πολύ επιθετικός, οι θήκες πολυμέσων μπορεί να ραγίσουν. Η αυτοματοποιημένη διαλογή πρέπει να είναι γρήγορη, αλλά πρέπει επίσης να είναι αρκετά απαλή για τις συλλογές της βιβλιοθήκης.

Μια παιδική βιβλιοθήκη στη Σιγκαπούρη απέρριψε τον πρώτο σχεδιασμό διαλογέα επειδή η διαδρομή επιστροφής ήταν πολύ σκληρή για χοντρά βιβλία και εικονογραφημένα βιβλία με ευαίσθητες γωνίες. Ο προμηθευτής προσάρμοσε την ταχύτητα του ιμάντα, πρόσθεσε μαλακότερες επιφάνειες προσγείωσης και διαχώρισε τα παιδικά υλικά σε κάδο χαμηλότερης πρόσκρουσης. Το σύστημα εξακολουθούσε να χειρίζεται μεγάλο όγκο, αλλά σταμάτησε να αντιμετωπίζει κάθε τεκμήριο σαν αποθηκευτικό δέμα. Για μια βιβλιοθήκη, η προστασία της συλλογής αποτελεί μέρος της απόδοσης.

Καλύτερη Εμπειρία Χρήστη και Ταχύτερες Ενημερώσεις Λογαριασμού

Οι θυρίδες επιστροφής RFID βελτιώνουν επίσης την εμπειρία του χρήστη. Ένας χρήστης μπορεί να επιστρέψει βιβλία χωρίς να περιμένει το προσωπικό, να δει τα τεκμήρια να καταγράφονται αμέσως και μερικές φορές να λάβει εκτυπωμένη ή ψηφιακή απόδειξη. Αυτό έχει σημασία όταν εμπλέκονται πρόστιμα, κρατήσεις, ημερομηνίες επιστροφής και αποκλεισμοί λογαριασμού. Αν ένας χρήστης επιστρέψει ένα βιβλίο και το σύστημα ενημερώσει τον λογαριασμό αμέσως, λιγότερες διαφορές φτάνουν στο γραφείο εξυπηρέτησης. Το προσωπικό μπορεί ακόμα να βοηθήσει όταν χρειάζεται, αλλά οι συνήθεις επιστροφές γίνονται αυτοεξυπηρέτηση.

Μια βιβλιοθήκη στο Δουβλίνο πρόσθεσε σταθμό επιστροφής βιβλίων RFID δίπλα στην κύρια είσοδό της. Πριν από αυτό, οι χρήστες συχνά άφηναν τα επιστρεφόμενα βιβλία σε ένα καρότσι κοντά στο γραφείο κατά τις πολυσύχναστες ώρες και μετά ανησυχούσαν όταν ο λογαριασμός τους δεν ενημερωνόταν μέχρι το προσωπικό να σαρώσει τη στοίβα. Με τη θυρίδα επιστροφής RFID, ο λογαριασμός ενημερωνόταν μόλις γινόταν αποδεκτό κάθε τεκμήριο. Οι χρήστες μπορούσαν να δουν τους τίτλους στην οθόνη και να επιβεβαιώσουν ότι το σύστημα τους αναγνώρισε. Οι ερωτήσεις στο γραφείο εξυπηρέτησης του τύπου «το επέστρεψα ήδη» μειώθηκαν αισθητά, επειδή η καταγραφή γινόταν άμεσα.

Μείωση των Χειρισμών από το Προσωπικό και της Σωματικής Καταπόνησης

Για το προσωπικό, το μεγαλύτερο όφελος δεν είναι μόνο η ταχύτητα. Είναι η καλύτερη διαλογή πριν το τεκμήριο φτάσει σε ανθρώπινα χέρια. Αν ένα επιστρεφόμενο βιβλίο καταλήγει ήδη στο σωστό καρότσι, το προσωπικό αποφεύγει να το αγγίξει πολλές φορές. Σε μια χειροκίνητη διαδικασία, ένα τεκμήριο μπορεί να σηκωθεί από έναν κάδο, να σαρωθεί, να τοποθετηθεί σε καρότσι, να μετακινηθεί σε ράφι διαλογής, να μετακινηθεί σε περιοχή κρατήσεων και μετά να μετακινηθεί ξανά στην τελική ταξιθέτηση. Η αυτοματοποιημένη διαλογή μειώνει τους χειρισμούς. Λιγότεροι χειρισμοί σημαίνουν λιγότερη εργασία, λιγότερα λάθη και λιγότερη σωματική καταπόνηση.

Ένα σύστημα επαρχιακών βιβλιοθηκών στο Οχάιο μέτρησε τους χειρισμούς του προσωπικού πριν και μετά την εγκατάσταση ενός διαλογέα επιστροφών RFID. Πριν από την αυτοματοποίηση, ένα επιστρεφόμενο τεκμήριο αγγιζόταν κατά μέσο όρο τέσσερις έως έξι φορές πριν φτάσει στη σωστή ροή εργασίας. Μετά την αυτοματοποίηση, τα συνηθισμένα έτοιμα για ράφι τεκμήρια κατέληγαν απευθείας σε καρότσια ορόφων και οι κρατήσεις κατέληγαν σε ειδικό κάδο κρατήσεων. Το προσωπικό εξακολουθούσε να εξετάζει τις εξαιρέσεις, αλλά ο μέσος αριθμός χειρισμών μειώθηκε. Το τμήμα επιστροφών ένιωθε λιγότερη πίεση, παρόλο που ο όγκος κυκλοφορίας αυξήθηκε κατά την καλοκαιρινή περίοδο ανάγνωσης.

Ο Σχεδιασμός των Κάδων Μετατρέπει την Ταχύτητα Διαλογής σε Πραγματική Αποδοτικότητα

Η διαλογή υψηλής ταχύτητας απαιτεί καλό σχεδιασμό κάδων. Αν ο διαλογέας στέλνει 500 τεκμήρια την ώρα σε κάδους που γεμίζουν πολύ γρήγορα, το προσωπικό θα περνά όλη τη μέρα καθαρίζοντας εμπλοκές. Οι κάδοι πρέπει να ταιριάζουν με τον όγκο των τεκμηρίων, την κατηγορία προορισμού, το μέγεθος του καροτσιού, τη διαδρομή του προσωπικού και το εργονομικό ύψος. Ορισμένες βιβλιοθήκες χρειάζονται καρότσια που μπορούν να κυλήσουν απευθείας στις περιοχές ταξιθέτησης. Άλλες χρειάζονται κιβώτια για μεταφορά παραρτήματος. Οι κρατήσεις μπορεί να χρειάζονται ασφαλή ή σαφώς σημασμένο κάδο. Τα πολυμέσα μπορεί να χρειάζονται επενδεδυμένη συλλογή. Το σύστημα RFID μπορεί να δρομολογεί τέλεια, αλλά αν οι κάδοι υποδοχής είναι κακώς σχεδιασμένοι, η λειτουργία εξακολουθεί να επιβραδύνεται.

Μια μεγάλη κεντρική βιβλιοθήκη στη Σεούλ εγκατέστησε διαλογέα δέκα προορισμών αλλά αρχικά χρησιμοποιούσε γενικούς πλαστικούς κάδους πίσω από το μηχάνημα. Το προσωπικό έπρεπε να σηκώνει βαριά φορτία από τους κάδους σε καρότσια, κάτι που δημιούργησε νέο σημείο συμφόρησης. Η βιβλιοθήκη άλλαξε τη διάταξη ώστε οι προορισμοί του διαλογέα να τροφοδοτούν απευθείας τροχήλατα καρότσια σημασμένα ανά όροφο και τύπο συλλογής. Οι κρατήσεις πήγαιναν σε ξεχωριστό καρότσι ελεγχόμενο από το προσωπικό και τα τεκμήρια πολυμέσων κατέληγαν σε επενδεδυμένο κάδο. Η ταχύτητα διαλογής μεταφράστηκε επιτέλους σε πραγματική εξοικονόμηση εργασίας, επειδή ο χειρισμός στο τέλος ταίριαζε με την παραγωγή του μηχανήματος.

Ενσωμάτωση με το Σύστημα Διαχείρισης Βιβλιοθήκης

Η ενσωμάτωση με το σύστημα διαχείρισης βιβλιοθήκης είναι κρίσιμη. Η θυρίδα επιστροφής πρέπει να γνωρίζει αν ένα τεκμήριο είναι ενεργό, δανεισμένο, σε κράτηση, χαμένο, αποσυρμένο, σε μεταφορά ή αποκλεισμένο. Πολλά συστήματα επικοινωνούν χρησιμοποιώντας πρωτόκολλα βιβλιοθήκης όπως SIP2 ή NCIP, ανάλογα με το περιβάλλον. Οι τεχνικές λεπτομέρειες μπορεί να βρίσκονται στο παρασκήνιο, αλλά έχουν σημασία. Αν το μηχάνημα επιστροφής δεν μπορεί να επικοινωνήσει αξιόπιστα με το ILS, μπορεί να αποτύχει να καταγράψει τεκμήρια, να καθυστερήσει τις ενημερώσεις λογαριασμών ή να δρομολογήσει λανθασμένα τα υλικά.

Μια κοινοπραξία βιβλιοθηκών στη Νέα Ζηλανδία συνέδεσε πολλές θυρίδες επιστροφής παραρτημάτων με ένα κοινό σύστημα διαχείρισης βιβλιοθήκης. Ένα παράρτημα είχε διακοπτόμενες πτώσεις δικτύου, οπότε τα τεκμήρια γίνονταν φυσικά αποδεκτά αλλά οι ενημερώσεις λογαριασμών καθυστερούσαν. Οι χρήστες παραπονιούνταν ότι τα επιστρεφόμενα βιβλία εμφανίζονταν ακόμα στους λογαριασμούς τους. Η ομάδα IT πρόσθεσε τοπική προσωρινή αποθήκευση συναλλαγών και σαφέστερη παρακολούθηση συγχρονισμού. Αν η σύνδεση δικτύου έπεφτε, το μηχάνημα αποθήκευε τις συναλλαγές και έδειχνε στο προσωπικό ποιες εγγραφές χρειάζονταν επιβεβαίωση. Ο εξοπλισμός RFID ήταν εντάξει. Το πραγματικό πρόβλημα ήταν η επικοινωνία του συστήματος.

Οι Πύλες Ασφαλείας και οι Θυρίδες Επιστροφής Πρέπει να Συνεργάζονται

Οι πύλες ασφαλείας και οι θυρίδες επιστροφής πρέπει να συνεργάζονται. Όταν ένα επιστρεφόμενο τεκμήριο καταγράφεται, η κατάσταση ασφαλείας του μπορεί επίσης να χρειάζεται αλλαγή. Σε ορισμένα συστήματα RFID βιβλιοθήκης, η ίδια ετικέτα υποστηρίζει αναγνώριση τεκμηρίου και λειτουργίες ασφαλείας. Αν η θυρίδα επιστροφής καταγράψει το τεκμήριο αλλά δεν ενημερώσει σωστά την κατάσταση ασφαλείας, το βιβλίο μπορεί να ενεργοποιήσει τις πύλες όταν το προσωπικό το μετακινήσει αργότερα. Μια καλή υλοποίηση ελέγχει τόσο την κατάσταση κυκλοφορίας όσο και τον χειρισμό ασφαλείας ως μέρος της διαδικασίας επιστροφής.

Μια πανεπιστημιακή βιβλιοθήκη στη Βοστώνη είχε πύλες ασφαλείας RFID κοντά στην είσοδο και μια νέα αυτοματοποιημένη θυρίδα επιστροφής. Κατά την πρώτη εβδομάδα, ορισμένα επιστρεφόμενα βιβλία ενεργοποιούσαν συναγερμούς όταν το προσωπικό τα μετέφερε από το δωμάτιο διαλογής στην ταξιθέτηση. Το πρόβλημα προερχόταν από αναντιστοιχία διαμόρφωσης μεταξύ της καταγραφής επιστροφής και του χειρισμού του bit ασφαλείας. Μόλις ο προμηθευτής διόρθωσε την ενημέρωση της κατάστασης ασφαλείας, οι συναγερμοί σταμάτησαν. Το δίδαγμα ήταν μικρό αλλά σημαντικό: η αυτοματοποίηση επιστροφών πρέπει να χειρίζεται ολόκληρη τη ροή εργασίας RFID της βιβλιοθήκης, όχι μόνο την ταυτότητα του τεκμηρίου.

Τα Λειτουργικά Δεδομένα Βοηθούν τις Βιβλιοθήκες να Βελτιώσουν τη Ροή Εργασίας

Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι τα καλύτερα δεδομένα. Ένας διαλογέας επιστροφών RFID μπορεί να δείξει τον όγκο επιστροφών ανά ώρα, τύπο υλικού, παράρτημα, προορισμό, τύπο εξαίρεσης και κατάσταση μηχανήματος. Οι διευθυντές μπορούν να δουν τις περιόδους αιχμής επιστροφών, να στελεχώσουν ανάλογα, να προσαρμόσουν τους προορισμούς των κάδων και να κατανοήσουν πού σχηματίζεται εκκρεμότητα. Αυτά τα δεδομένα βοηθούν τις λειτουργίες της βιβλιοθήκης χωρίς να αναγκάζουν το προσωπικό να μετρά χειροκίνητα. Μια βιβλιοθήκη υψηλού όγκου δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στη διαίσθηση όταν το μηχάνημα επιστροφής μπορεί να δείξει πραγματικά μοτίβα.

Μια δημόσια βιβλιοθήκη στη Μαδρίτη ανακάλυψε ότι η πιο πολυσύχναστη περίοδος επιστροφών δεν ήταν η ώρα κλεισίματος, όπως είχε υποθέσει το προσωπικό. Το σύστημα επιστροφών RFID έδειξε ότι το μεγαλύτερο κύμα έφτανε μεταξύ 8:30 και 10:00 το πρωί, όταν οι γονείς επέστρεφαν παιδικά βιβλία μετά την προσέλευση στο σχολείο. Η βιβλιοθήκη άλλαξε τα προγράμματα του προσωπικού και άδειαζε ορισμένους κάδους του διαλογέα νωρίτερα. Αυτή η μικρή προσαρμογή απέτρεψε τις συμφορήσεις στα μέσα του πρωινού και βελτίωσε τον κύκλο εναλλαγής στα ράφια. Το σύστημα δεν διαλογίζει μόνο βιβλία. Έδειξε τον ρυθμό της κοινότητας.

Η Ανθρώπινη Εξέταση Εξακολουθεί να Έχει Σημασία

Η κατάσταση των βιβλίων εξακολουθεί να χρειάζεται ανθρώπινη κρίση. Μια θυρίδα επιστροφής RFID μπορεί να καταγράψει και να διαλογίσει, αλλά δεν μπορεί πάντα να ανιχνεύσει ζημιά από νερό, σκισμένες σελίδες, λείποντες δίσκους, χαλαρά ένθετα, κολλώδη εξώφυλλα ή ανησυχίες για κοριούς. Ορισμένες βιβλιοθήκες προσθέτουν κανόνες εξέτασης κατάστασης για πολυμέσα, τεκμήρια υψηλής αξίας ή υλικά που επιστρέφονται μετά από μεγάλες περιόδους καθυστέρησης. Άλλες δρομολογούν ορισμένες κατηγορίες αυτόματα σε έλεγχο από το προσωπικό. Ο στόχος δεν είναι να αφαιρεθούν οι άνθρωποι από τη διαδικασία. Ο στόχος είναι να δοθεί ανθρώπινη προσοχή εκεί όπου πραγματικά έχει σημασία.

Μια βιβλιοθήκη στο Βανκούβερ δρομολογούσε όλα τα σετ DVD και τα πακέτα γλωσσών σε κάδο επιθεώρησης από το προσωπικό, παρόλο που οι ετικέτες RFID καταγράφονταν σωστά. Οι χρήστες επέστρεφαν πολλά πακέτα με λείποντες δίσκους ή φυλλάδια και η αυτόματη ταξιθέτηση θα δημιουργούσε διαφορές με τους χρήστες αργότερα. Τα συνηθισμένα βιβλία πήγαιναν απευθείας σε καρότσια ταξιθέτησης, αλλά τα τεκμήρια πολλαπλών μερών πήγαιναν σε εξέταση. Ο διαλογέας αύξησε ακόμα τη διεκπεραίωση, επειδή διαχώριζε τις απλές επιστροφές από τα τεκμήρια που χρειάζονταν μάτια και χέρια.

Οι Εξωτερικές Θυρίδες Επιστροφής RFID Χρειάζονται Πρόσθετο Σχεδιασμό

Οι εξωτερικές θυρίδες επιστροφής χρειάζονται πρόσθετο σχεδιασμό. Οι εξωτερικές σχισμές αντιμετωπίζουν βροχή, κρύο, σκόνη, βανδαλισμό, αιχμές εκτός ωραρίου και χρήστες που πιέζουν υπερμεγέθη αντικείμενα στα ανοίγματα. Ο αναγνώστης RFID, ο αγωγός, οι αισθητήρες, οι ιμάντες και η περιοχή συλλογής πρέπει να προστατεύονται. Το μηχάνημα πρέπει να απορρίπτει αντικείμενα που είναι πολύ μεγάλα ή να τα δρομολογεί με ασφάλεια. Πρέπει επίσης να εμποδίζει τους χρήστες να φτάνουν μέσα στη διαδρομή επιστροφής. Ένα σύστημα 500 βιβλίων την ώρα είναι άχρηστο αν φράζει κάθε βροχερό σαββατοκύριακο.

Μια βιβλιοθήκη στη Στοκχόλμη εγκατέστησε μια προστατευμένη από τις καιρικές συνθήκες θυρίδα επιστροφής RFID για χρήση εκτός ωραρίου. Ο χειμώνας έφερε χιόνι, βρεγμένα εξώφυλλα βιβλίων και γάντια που έσπρωχναν τα τεκμήρια υπό παράξενες γωνίες. Ο προμηθευτής πρόσθεσε θερμαινόμενη περιοχή εισόδου, καλύτερη αποστράγγιση υγρασίας και σαφέστερες οδηγίες στην οθόνη που ζητούσαν από τους χρήστες να εισάγουν ένα τεκμήριο κάθε φορά. Ο διαλογέας επιβράδυνε επίσης ελαφρώς κατά τις υγρές συνθήκες για να μειώσει τη λόξευση. Η εξωτερική επιστροφή έγινε σταθερή επειδή ο σχεδιασμός αποδέχτηκε τον τοπικό καιρό αντί να προσποιείται ότι το μηχάνημα βρισκόταν σε εσωτερικό χώρο.

Εκπαίδευση Προσωπικού και Προσβασιμότητα

Η εκπαίδευση του προσωπικού είναι ακόμα απαραίτητη. Η αυτοματοποίηση αλλάζει την εργασία, αλλά δεν αφαιρεί την ευθύνη. Το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει πώς να καθαρίζει εμπλοκές, να χειρίζεται εξαιρέσεις, να αδειάζει κάδους, να διαβάζει την κατάσταση του μηχανήματος, να ερμηνεύει μηνύματα σφάλματος, να επανεκκινεί με ασφάλεια και να αναγνωρίζει πότε το σύστημα δεν επικοινωνεί με το ILS. Αν το προσωπικό αντιμετωπίζει τη θυρίδα επιστροφής ως μαύρο κουτί, μικρές βλάβες γίνονται μεγάλες διακοπές υπηρεσίας. Η καλή εκπαίδευση μετατρέπει το μηχάνημα σε εργαλείο αντί για μυστηριώδες ντουλάπι.

Μια βιβλιοθήκη στο Κέιπ Τάουν είχε έναν διαλογέα που λειτουργούσε τεχνικά καλά, αλλά μόνο ένας επόπτης ήξερε να καθαρίζει τις συνήθεις βλάβες. Όταν αυτό το άτομο έλειπε, μικρές εμπλοκές δημιουργούσαν μεγάλες καθυστερήσεις. Η βιβλιοθήκη δημιούργησε έναν απλό πλαστικοποιημένο οδηγό αντιμετώπισης προβλημάτων και εκπαίδευσε κάθε βάρδια κυκλοφορίας στα βασικά βήματα αποκατάστασης. Το προσωπικό έμαθε τη διαφορά μεταξύ σφάλματος ανάγνωσης ετικέτας, φυσικής εμπλοκής, γεμάτου κάδου και παύσης δικτύου. Ο χρόνος διακοπής λειτουργίας μειώθηκε επειδή η ομάδα σταμάτησε να περιμένει έναν ειδικό.

Μια έξυπνη βιβλιοθήκη πρέπει επίσης να σκέφτεται την προσβασιμότητα. Οι σχισμές επιστροφής πρέπει να είναι προσβάσιμες από χρήστες σε αναπηρικά αμαξίδια, οι οθόνες πρέπει να είναι ευανάγνωστες, οι οδηγίες πρέπει να είναι απλές και η ροή επιστροφής δεν πρέπει να τιμωρεί όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με το σύστημα. Αν το μηχάνημα ζητά από τους χρήστες να εισάγουν ένα τεκμήριο κάθε φορά, πρέπει να το λέει καθαρά. Αν το τεκμήριο δεν γίνει αποδεκτό, το μήνυμα πρέπει να εξηγεί γιατί χωρίς να ακούγεται τεχνικό. Η αυτοεξυπηρέτηση λειτουργεί καλύτερα όταν φαίνεται προφανής.

Μια κοινοτική βιβλιοθήκη στο Όστιν είδε χρήστες να σπρώχνουν στοίβες στη σχισμή επιστροφής επειδή η πρώτη διεπαφή έλεγε απλώς «επιστρέψτε τα τεκμήρια εδώ». Το μηχάνημα έφραζε συχνότερα από το αναμενόμενο. Η βιβλιοθήκη άλλαξε το μήνυμα σε «εισάγετε ένα τεκμήριο κάθε φορά» και πρόσθεσε ένα μικρό φως που γινόταν πράσινο όταν μπορούσε να εισαχθεί το επόμενο τεκμήριο. Η ταχύτητα επιστροφής βελτιώθηκε και οι εμπλοκές μειώθηκαν. Μερικές φορές η καλύτερη αυτοματοποίηση δεν είναι περισσότερος εξοπλισμός. Είναι σαφέστερη επικοινωνία.

Λίστα Ελέγχου Προμηθειών για Αγοραστές Θυρίδων Επιστροφής RFID

Για τους αγοραστές, η λίστα ελέγχου προμηθειών πρέπει να είναι πρακτική. Ρωτήστε πόσα τεμάχια την ώρα μπορεί να επεξεργαστεί το σημείο επιστροφής RFID υπό ρεαλιστικές συνθήκες, όχι μόνο σε επίδειξη πωλητή. Ρωτήστε αν το μηχάνημα χειρίζεται βιβλία, DVD, περιοδικά, υπερμεγέθη τεμάχια και υλικά πολλαπλών μερών. Ρωτήστε πώς συνδέεται με το ILS ή το LMS σας. Ρωτήστε αν υποστηρίζει SIP2, NCIP ή τη μέθοδο ενσωμάτωσης που χρησιμοποιεί η βιβλιοθήκη σας. Ρωτήστε πόσοι προορισμοί διαλογής είναι διαθέσιμοι. Ρωτήστε πώς αντιμετωπίζονται οι εξαιρέσεις. Ρωτήστε πόσο εύκολος είναι ο καθαρισμός των εμπλοκών. Ρωτήστε αν το μηχάνημα αποθηκεύει συναλλαγές κατά τη διάρκεια διακοπών δικτύου. Ρωτήστε πώς το προσωπικό μπορεί να βλέπει στατιστικά και αρχεία καταγραφής σφαλμάτων.

Η δοκιμή πιλότος πρέπει να χρησιμοποιεί την πραγματική σας συλλογή. Βάλτε παιδικά βιβλία, χοντρά εγχειρίδια, γυαλιστερά βιβλία τέχνης, βιβλία τσέπης, DVD, κατεστραμμένα εξώφυλλα, κρατήσεις υψηλής ζήτησης, μεταφορές μεταξύ υποκαταστημάτων και άγνωστα τεμάχια μέσα από το μηχάνημα. Δοκιμάστε την πρωινή αιχμή, τις επιστροφές μετά το σχολείο, βρεγμένα τεμάχια και χρήστες που δεν ακολουθούν τέλεια τις οδηγίες. Ένα μηχάνημα που διαλογεί 500 πανομοιότυπα δοκιμαστικά βιβλία την ώρα σε ένα εκθεσιακό χώρο δεν είναι το ίδιο με ένα μηχάνημα που διαλογεί το πραγματικό σας μείγμα επιστροφών ένα βροχερό Δευτέρα.

Τι Πραγματικά Κάνει Δυνατά τα 500 Βιβλία την Ώρα

Το πραγματικό μυστικό πίσω από τη διαλογή 500 βιβλίων την ώρα δεν είναι μόνο το RFID. Είναι ο συνδυασμός ετικετών RFID, ελεγχόμενης εισαγωγής, αξιόπιστης τοποθέτησης αναγνώστη, ενσωμάτωσης με το σύστημα της βιβλιοθήκης, σαφών κανόνων διαλογής, απαλού χειρισμού υλικών, καλού σχεδιασμού κάδων, δρομολόγησης εξαιρέσεων και εκπαιδευμένου προσωπικού. Το RFID δίνει στο μηχάνημα την ταυτότητα του τεμαχίου. Ο διαλογέας δίνει σε αυτή την ταυτότητα έναν φυσικό προορισμό. Το λογισμικό της δίνει νόημα για τη βιβλιοθήκη. Το προσωπικό διατηρεί υγιή ολόκληρη τη ροή.

Οι έξυπνες βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν σημεία επιστροφής RFID επειδή λύνουν ένα πρόβλημα που οι χρήστες σπάνια βλέπουν αλλά το προσωπικό νιώθει καθημερινά. Μετατρέπουν τους σωρούς επιστρεφόμενων υλικών σε τακτοποιημένη, δρομολογημένη και οργανωμένη εργασία. Μειώνουν την επαναλαμβανόμενη σάρωση. Ενημερώνουν τους λογαριασμούς ταχύτερα. Προστατεύουν τις κρατήσεις. Βοηθούν τις μεταφορές μεταξύ υποκαταστημάτων να προχωρούν γρηγορότερα. Δίνουν στους διευθυντές καλύτερα δεδομένα επιστροφών. Και όταν σχεδιάζονται καλά, επιτρέπουν στο προσωπικό να αφιερώνει λιγότερο χρόνο παλεύοντας με σωρούς επιστροφών και περισσότερο χρόνο κάνοντας τα ανθρώπινα μέρη της υπηρεσίας της βιβλιοθήκης.

Ένα σύστημα επιστροφών 500 βιβλίων την ώρα είναι εντυπωσιακό μόνο αν τα τεμάχια καταλήγουν στη σωστή θέση με τη σωστή κατάσταση εγγραφής. Η ταχύτητα χωρίς ακρίβεια είναι απλώς ένα γρηγορότερο χάος. Τα καλύτερα σημεία επιστροφής RFID δεν είναι θορυβώδη ή δραματικά. Ένας χρήστης επιστρέφει ένα βιβλίο. Το σύστημα το διαβάζει, το καταχωρεί ως επιστραφέν, ενημερώνει τον λογαριασμό, το δρομολογεί στον σωστό κάδο και ήσυχα ετοιμάζεται για το επόμενο. Αυτή η απλή στιγμή, επαναλαμβανόμενη εκατοντάδες φορές την ώρα, είναι αυτό που κάνει τον σύγχρονο αυτοματισμό βιβλιοθήκης άξιο της επένδυσης.