Παρακολούθηση 500 ενοικιαζόμενων laptop με ετικέτες RFID προστασίας παραβίασης

Γιατί η παρακολούθηση ενοικιαζόμενων φορητών υπολογιστών γίνεται δύσκολη σε μεγάλη κλίμακα

Η παρακολούθηση 500 ενοικιαζόμενων φορητών υπολογιστών ακούγεται εύκολη μέχρι να έρθει η πρώτη πολυάσχολη ημέρα επιστροφών. Στα χαρτιά, κάθε φορητός υπολογιστής έχει έναν αριθμό περιουσιακού στοιχείου, ένα όνομα δανειολήπτη, μια ημερομηνία ενοικίασης, μια ημερομηνία επιστροφής και ίσως μια αναφορά κατάστασης. Στην πραγματική ζωή, οι φορητοί υπολογιστές επιστρέφουν σε στοίβες, οι φορτιστές ανακατεύονται, τα αυτοκόλλητα ξεκολλούν, οι σειριακοί αριθμοί είναι μικροσκοπικοί, το προσωπικό είναι κουρασμένο και κάποιος πάντα λέει: «Νομίζω ότι αυτός ανήκει στην ομάδα εκπαίδευσης της περασμένης εβδομάδας». Εκεί ακριβώς αρχίζουν οι ενοικιαζόμενες λειτουργίες να χάνουν τον έλεγχο. Το πρόβλημα δεν είναι ότι οι άνθρωποι είναι απρόσεκτοι. Το πρόβλημα είναι ότι οι φορητοί υπολογιστές κινούνται πολύ γρήγορα για αργή, χειροκίνητη αναγνώριση.

Ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης λύνουν ένα πολύ συγκεκριμένο πρόβλημα στη διαχείριση ενοικίασης φορητών υπολογιστών: δίνουν σε κάθε συσκευή μια γρήγορη, σαρώσιμη και δύσκολα αφαιρούμενη ταυτότητα. Μια κανονική ετικέτα barcode μπορεί να λειτουργήσει αν κάθε φορητός υπολογιστής χειρίζεται προσεκτικά και σαρώνεται ένας προς έναν. Ένα εκτυπωμένο αυτοκόλλητο περιουσιακού στοιχείου μπορεί να λειτουργήσει αν κανείς δεν το αφαιρεί και το κείμενο παραμένει ευανάγνωστο. Όμως οι ενοικιαζόμενοι φορητοί υπολογιστές ζουν μια πιο σκληρή ζωή. Αποστέλλονται σε εκδηλώσεις, χρησιμοποιούνται σε αίθουσες διδασκαλίας, ανατίθενται σε προσωρινές ομάδες, επιστρέφονται μέσω υποδοχών, συσκευάζονται σε θήκες μεταφοράς και μερικές φορές χειρίζονται από άτομα που δεν ενδιαφέρονται για το αρχείο περιουσιακού στοιχείου. Μια ετικέτα RFID με ένδειξη παραβίασης κάνει δύο δουλειές ταυτόχρονα. Βοηθά στην γρήγορη αναγνώριση του φορητού υπολογιστή και εμφανίζει ορατή ένδειξη αν κάποιος προσπαθήσει να αφαιρέσει ή να μεταφέρει την ετικέτα.

Για έναν στόλο 500 φορητών υπολογιστών, αυτή η διαφορά έχει σημασία. Με παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID σε επίπεδο είδους, το προσωπικό μπορεί να σαρώσει ένα καρότσι, ένα ράφι, έναν πάγκο επιστροφών ή ένα κλουβί αποθήκευσης χωρίς να ανοίξει κάθε τσάντα ή να περιστρέψει κάθε φορητό υπολογιστή για να βρει έναν σειριακό αριθμό. Το αναγνωριστικό ετικέτας RFID συνδέεται με το αρχείο του φορητού υπολογιστή στο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων. Αυτό το αρχείο μπορεί να περιλαμβάνει μοντέλο, CPU, RAM, αποθηκευτικό χώρο, εικόνα λειτουργικού συστήματος, τύπο φορτιστή, βαθμό κατάστασης, πελάτη ενοικίασης, τρέχουσα τοποθεσία, κατάσταση συντήρησης και επόμενη ημερομηνία κράτησης. Η ετικέτα RFID δεν χρειάζεται να περιέχει όλες αυτές τις πληροφορίες από μόνη της. Χρειάζεται μόνο να λειτουργεί ως αξιόπιστο ψηφιακό κλειδί. Η βάση δεδομένων μεταφέρει τις λεπτομέρειες.

Ένα τμήμα μέσων ενημέρωσης πανεπιστημίου στη Βοστώνη το έμαθε αυτό αφού επέκτεινε το πρόγραμμα δανεισμού φορητών υπολογιστών για φοιτητές. Η ομάδα ξεκίνησε με λιγότερους από 100 φορητούς υπολογιστές και χρησιμοποιούσε εκτυπωμένα barcode. Όταν το απόθεμα αυξήθηκε σε 480 συσκευές, οι ημέρες επιστροφής έγιναν χαοτικές. Οι φοιτητές άφηναν τους φορητούς υπολογιστές σε κάδους μεταξύ μαθημάτων και το προσωπικό έπρεπε συχνά να σαρώνει χειροκίνητα τους σειριακούς αριθμούς επειδή οι ετικέτες barcode ήταν γρατσουνισμένες ή καλυμμένες από προστατευτικές θήκες. Αφού πέρασε σε ετικέτες UHF RFID με ένδειξη παραβίασης σε κάθε φορητό υπολογιστή, το τμήμα μπορούσε να σαρώσει ένα ολόκληρο καρότσι επιστροφών σε δευτερόλεπτα και στη συνέχεια να ξεχωρίσει τις συσκευές που χρειάζονταν καθαρισμό, εγκατάσταση εικόνας ή επιθεώρηση ζημιάς. Το προσωπικό εξακολουθούσε να ελέγχει την κατάσταση χειροκίνητα, αλλά η ταυτότητα δεν ήταν πλέον το σημείο συμφόρησης.

Δημιουργήστε τη ροή εργασίας πριν επιλέξετε την ετικέτα RFID

Το καλύτερο σημείο για να ξεκινήσετε δεν είναι η ετικέτα. Είναι η ροή εργασίας. Πριν αγοράσετε ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές, χαρτογραφήστε τον πλήρη κύκλο ενοικίασης. Πού εισέρχεται ένας φορητός υπολογιστής στον στόλο; Πού τοποθετείται η ετικέτα; Ποιος επαληθεύει τον αριθμό περιουσιακού στοιχείου; Πού αποθηκεύεται ο φορητός υπολογιστής πριν από την ενοικίαση; Πώς γίνεται η παραλαβή του; Πώς επιστρέφεται; Πού γίνεται ο καθαρισμός; Πού γίνεται η επανεγκατάσταση λογισμικού; Πώς απομονώνονται οι χαλασμένες μονάδες; Πώς επισημαίνονται οι χαμένες ή εκπρόθεσμες συσκευές; Μόλις η ροή εργασίας είναι σαφής, η επιλογή της σωστής λύσης παρακολούθησης φορητών υπολογιστών RFID γίνεται πολύ ευκολότερη. Χωρίς αυτόν τον χάρτη, ακόμη και μια καλή ετικέτα μπορεί να χρησιμοποιηθεί λανθασμένα.

Για 500 ενοικιαζόμενους φορητούς υπολογιστές, μια απλή ροή εργασίας συνήθως λειτουργεί καλύτερα από μια περίπλοκη. Κάθε φορητός υπολογιστής λαμβάνει μια ετικέτα περιουσιακού στοιχείου RFID με ένδειξη παραβίασης κατά την παραλαβή. Ο αριθμός EPC της ετικέτας κωδικοποιείται και συνδέεται με το εσωτερικό αναγνωριστικό περιουσιακού στοιχείου. Ο φορητός υπολογιστής καταχωρείται στο διαθέσιμο απόθεμα. Όταν ενοικιάζεται, το προσωπικό σαρώνει την ετικέτα RFID και αναθέτει τον φορητό υπολογιστή σε έναν πελάτη, υπάλληλο, φοιτητή ή ομάδα εκδήλωσης. Όταν επιστρέφεται, το tag RFID σαρώνεται ξανά και το σύστημα ενημερώνει την κατάσταση. Αν η ετικέτα εμφανίζει ζημιά παραβίασης, ο φορητός υπολογιστής αποστέλλεται σε χειρισμό εξαιρέσεων. Αν ο φορητός υπολογιστής χρειάζεται επισκευή, μετακινείται σε συντήρηση. Αν όλα είναι εντάξει, επιστρέφει στο διαθέσιμο απόθεμα.

Μια εταιρεία ενοικίασης εξοπλισμού συνεδρίων στο Λας Βέγκας χρησιμοποίησε αυτήν την ακριβώς λογική για φορητούς υπολογιστές που χρησιμοποιούνταν σε εμπορικές εκθέσεις. Πριν από το RFID, η ομάδα βασιζόταν σε εκτυπωμένες λίστες ελέγχου και χειροκίνητους ελέγχους σειριακών αριθμών. Στο τέλος μιας μεγάλης εκδήλωσης, 300 φορητοί υπολογιστές μπορούσαν να επιστρέψουν μέσα σε ένα παράθυρο δύο ωρών και η ομάδα της αποθήκης έπρεπε να τους ταξινομήσει ανά πελάτη, εικόνα λογισμικού και κιτ αξεσουάρ. Αφού τοποθέτησαν ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης και σάρωναν τις εισερχόμενες θήκες στην αποβάθρα, μπορούσαν αμέσως να δουν ποιοι φορητοί υπολογιστές είχαν επιστρέψει, ποιοι έλειπαν και ποιοι ανήκαν σε άλλη εκδήλωση. Το μεγάλο όφελος δεν ήταν μόνο η ταχύτητα. Ήταν η βεβαιότητα πριν φύγουν τα φορτηγά από τον χώρο.

Χρησιμοποιήστε την ένδειξη παραβίασης για να ελέγξετε τις ανταλλαγές περιουσιακών στοιχείων

Η ένδειξη παραβίασης είναι ιδιαίτερα χρήσιμη επειδή τα ενοικιαζόμενα περιουσιακά στοιχεία ανταλλάσσονται εύκολα. Ένας χρήστης μπορεί να μην κλέβει σκόπιμα έναν φορητό υπολογιστή, αλλά τα λάθη συμβαίνουν. Ένας χαλασμένος φορητός υπολογιστής μπορεί να επιστραφεί στη θέση ενός καλύτερου. Μια ετικέτα μπορεί να ξεκολλήσει από μια συσκευή και να τοποθετηθεί σε άλλη. Ένας φορητός υπολογιστής μπορεί να σταλεί πίσω χωρίς τον αρχικό φορτιστή ή τον προσαρμογέα σύνδεσης. Μια τυπική ετικέτα RFID μπορεί να βοηθήσει στη σάρωση, αλλά μια ετικέτα RFID με ένδειξη παραβίασης προσθέτει ένα επίπεδο φυσικού ελέγχου. Αν η ετικέτα σπάσει, θρυμματιστεί, αφήσει μοτίβο κενού ή γίνει ορατά χαλασμένη κατά την αφαίρεση, το προσωπικό γνωρίζει ότι το περιουσιακό στοιχείο χρειάζεται στενότερη επιθεώρηση.

Μια εταιρεία εκπαίδευσης λογισμικού στο Τορόντο το ανακάλυψε αυτό κατά τη διάρκεια εταιρικών bootcamp. Απέστελλε φορητούς υπολογιστές σε γραφεία πελατών για πενθήμερα σεμινάρια εκπαίδευσης. Οι περισσότεροι πελάτες επέστρεφαν τα πάντα σωστά, αλλά μερικές συσκευές επέστρεψαν με ασυμβίβαστα αυτοκόλλητα περιουσιακών στοιχείων αφού οι τοπικές ομάδες IT προσπάθησαν να «βοηθήσουν» στην οργάνωση του εξοπλισμού. Η εταιρεία πέρασε σε ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης που δεν μπορούσαν να μεταφερθούν καθαρά μεταξύ φορητών υπολογιστών. Μετά από αυτό, οποιαδήποτε ύποπτη κατάσταση ετικέτας προκαλούσε χειροκίνητο έλεγχο κατά του σειριακού αριθμού και της διαμόρφωσης της συσκευής. Η εταιρεία δεν κατηγορούσε αυτόματα τους πελάτες. Απλώς δημιούργησε μια διαδικασία που έκανε την παραποίηση ταυτότητας ορατή και διαχειρίσιμη.

Επιλέξτε τη σωστή τεχνολογία RFID για ενοικιαζόμενους φορητούς υπολογιστές

Η επιλογή μεταξύ ετικετών UHF RFID και ετικετών HF RFID εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο θα σαρώνονται οι φορητοί υπολογιστές. Για έναν στόλο ενοικίασης 500 φορητών υπολογιστών, οι ετικέτες UHF RFID προτιμώνται συχνά επειδή υποστηρίζουν ταχύτερη μαζική σάρωση και μεγαλύτερες αποστάσεις ανάγνωσης. Ένας φορητός αναγνώστης UHF RFID μπορεί να σαρώσει ράφια, καρότσια, θήκες μεταφοράς ή ράφια αποθήκευσης γρήγορα. Το UHF είναι χρήσιμο για απόθεμα αποθήκης, επιστροφές εκδηλώσεων και μαζική επαλήθευση. Οι ετικέτες HF ή NFC μπορούν να είναι χρήσιμες όταν η σάρωση κοντινής εμβέλειας με τηλέφωνα είναι σημαντική, αλλά είναι πιο αργές για μαζικές καταμετρήσεις. Πολλές ενοικιαζόμενες λειτουργίες επιλέγουν ετικέτες περιουσιακών στοιχείων UHF RFID με ένδειξη παραβίασης επειδή ο κύριος στόχος είναι η γρήγορη ορατότητα αποθέματος σε πολλές συσκευές.

Η τοποθέτηση έχει σημασία επειδή οι φορητοί υπολογιστές είναι γεμάτοι μέταλλο και το μέταλλο μπορεί να επηρεάσει σοβαρά την απόδοση RFID. Μια κανονική ετικέτα RFID μπορεί να αποτύχει αν κολληθεί απευθείας στο λάθος σημείο του περιβλήματος ενός φορητού υπολογιστή. Πολλά σώματα φορητών υπολογιστών περιέχουν αλουμίνιο ή κράμα μαγνησίου και ακόμη και τα πλαστικά περιβλήματα μπορεί να έχουν μεταλλική θωράκιση στο εσωτερικό. Γι' αυτό οι αγοραστές πρέπει να ζητούν ετικέτες RFID για μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία ή ετικέτες RFID σε μέταλλο αν η ετικέτα θα τοποθετηθεί σε επιφάνεια φορητού υπολογιστή. Η ετικέτα πρέπει να είναι σχεδιασμένη να αποδίδει κοντά σε μέταλλο, όχι μόνο σε χαρτόνι. Ένας καλός κατασκευαστής ετικετών RFID πρέπει να ρωτά για το υλικό του φορητού υπολογιστή, τη θέση ετικέτας, την απόσταση ανάγνωσης, τον τύπο αναγνώστη και αν η ετικέτα πρέπει να αντέχει σε μαντηλάκια καθαρισμού, θερμότητα και καθημερινό χειρισμό.

Ένα στούντιο ενοικίασης εξοπλισμού κινηματογραφικών παραγωγών στο Βανκούβερ το έμαθε αυτό με τον πρακτικό τρόπο. Νοίκιαζε ανθεκτικούς φορητούς υπολογιστές για μοντάζ, δημιουργία αντιγράφων δεδομένων κάμερας και επιτόπια προβολή. Οι πρώτες ετικέτες RFID λειτουργούσαν υπέροχα σε κιβώτια αποστολής αλλά αποτύγχαναν όταν τοποθετούνταν απευθείας στα καπάκια των φορητών υπολογιστών. Η απόσταση ανάγνωσης μειώθηκε και μερικά tag ήταν σχεδόν αόρατα στον αναγνώστη. Η εταιρεία πέρασε σε ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης σε μέταλλο και τυποποίησε την τοποθέτηση κοντά στην πίσω γωνία κάθε καπακιού, μακριά από τον μεντεσέ και τους αεραγωγούς. Αφού δοκίμασε αρκετές θέσεις, το προσωπικό μπορούσε να σαρώνει τον συσκευασμένο εξοπλισμό πιο αξιόπιστα πριν φύγει για εργασία σε τοποθεσία. Το δίδαγμα ήταν απλό: οι φορητοί υπολογιστές δεν είναι χάρτινα κιβώτια, οπότε το tag δεν μπορεί να επιλεγεί σαν ετικέτα κιβωτίου.

Κάντε την ανθεκτικότητα της ετικέτας μέρος της απόφασης αγοράς

Η ανθεκτικότητα της ετικέτας είναι ένα άλλο βασικό ζήτημα. Οι ενοικιαζόμενοι φορητοί υπολογιστές αγγίζονται καθημερινά. Γλιστρούν σε θήκες, τρίβονται σε επιφάνειες γραφείων, περνούν από σταθμούς καθαρισμού και μερικές φορές κάθονται σε ζεστά οχήματα κατά τη μεταφορά. Η ετικέτα RFID πρέπει να αντιστέκεται στην τριβή, τη μέτρια θερμότητα, την υγρασία, τα μαντηλάκια αλκοόλης και το ξεκόλλημα των άκρων. Η κόλλα πρέπει να συγκρατεί σταθερά, αλλά η ετικέτα πρέπει ακόμη να εμφανίζει ένδειξη παραβίασης αν αφαιρεθεί. Αυτή η ισορροπία είναι σημαντική. Αν η κόλλα είναι αδύναμη, οι ετικέτες πέφτουν και δημιουργούν ψευδείς συναγερμούς. Αν η ετικέτα μπορεί να αφαιρεθεί καθαρά, δεν παρέχει πραγματική ένδειξη παραβίασης. Η καλύτερη ετικέτα για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων φορητών υπολογιστών δεν είναι πάντα η φθηνότερη ετικέτα. Είναι η ετικέτα που εξακολουθεί να λειτουργεί μετά από μήνες πραγματικής χρήσης ενοικίασης.

Ένα κέντρο εκπαίδευσης νοσοκομείου στη Σιγκαπούρη χρησιμοποιούσε ενοικιαζόμενους φορητούς υπολογιστές για προσομοιώσεις νοσηλευτικής και μαθήματα συμμόρφωσης. Οι συσκευές μετακινούνταν μεταξύ αιθουσών διδασκαλίας, ντουλαπιών αποθήκευσης και προσωρινών σταθμών εκπαίδευσης. Το κέντρο χρησιμοποιούσε μαντηλάκια απολύμανσης μετά από κάθε συνεδρία και οι συνηθισμένες εκτυπωμένες ετικέτες ξεθώριαζαν και χαλάρωναν. Αφού δοκίμασε αρκετές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID, η ομάδα επέλεξε μια ετικέτα με ένδειξη παραβίασης με προστατευτική επιφάνεια και κόλλα κατάλληλη για επαναλαμβανόμενο καθαρισμό. Το σύστημα RFID μείωσε τον χρόνο καταμέτρησης, αλλά το πραγματικό λειτουργικό κέρδος ήταν λιγότερες έρευνες για χαμένες συσκευές μετά από ημέρες εκπαίδευσης σε πολλαπλές αίθουσες. Το προσωπικό μπορούσε να σαρώσει κάθε αίθουσα και καρότσι αποθήκευσης πριν πάει σπίτι.

Συνδέστε κάθε σάρωση RFID με μια καθαρή βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων

Για να παρακολουθείτε 500 φορητούς υπολογιστές άψογα, το λογισμικό πρέπει να είναι τόσο πειθαρχημένο όσο και η επισήμανση. Ένα tag χωρίς καθαρή βάση δεδομένων είναι μόνο ένας αριθμός. Κάθε ετικέτα RFID πρέπει να συσχετίζεται με ένα αρχείο φορητού υπολογιστή και αυτό το αρχείο πρέπει να έχει σαφείς κατηγορίες κατάστασης. Διαθέσιμο, ενοικιασμένο, επιστραμμένο, καθαρισμός, επανεγκατάσταση εικόνας, επισκευή, απομόνωση, χαμένο, αποσυρμένο και δεσμευμένο είναι πρακτικά παραδείγματα. Αποφύγετε αόριστες καταστάσεις όπως «εκκρεμεί» εκτός αν η ομάδα σας ορίζει ακριβώς τι σημαίνουν. Το σύστημα πρέπει να καταγράφει ποιος σάρωσε τον φορητό υπολογιστή, πότε μετακινήθηκε, πού μετακινήθηκε και γιατί. Η παρακολούθηση ενοικιαζόμενων φορητών υπολογιστών λειτουργεί καλύτερα όταν η σάρωση RFID γίνεται κανονικό μέρος κάθε παράδοσης, όχι επιπλέον εργασία που οι άνθρωποι κάνουν μόνο όταν θυμούνται.

Μια εταιρεία νομικών υπηρεσιών στη Νέα Υόρκη νοίκιαζε κρυπτογραφημένους φορητούς υπολογιστές για βραχυπρόθεσμα έργα ανασκόπησης εγγράφων. Εκατοντάδες προσωρινοί αναθεωρητές μπορεί να χρησιμοποιούσαν συσκευές που παρείχε η εταιρεία για δύο ή τρεις εβδομάδες και μετά να τις επέστρεφαν στο τέλος μιας υπόθεσης. Πριν από το RFID, η ομάδα περιουσιακών στοιχείων IT περνούσε ημέρες συ conciliating υπολογιστικά φύλλα, έντυπα αποχώρησης και σειριακούς αριθμούς. Με ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης συνδεδεμένες με τη βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων, η ομάδα σάρωσε συσκευές κατά τη διάρκεια της έκδοσης, της επιστροφής, της διαγραφής και της αποθήκευσης. Κάθε φορητός υπολογιστής που παρέλειπε ένα βήμα εμφανιζόταν στην αναφορά εξαιρέσεων. Η εταιρεία διατηρούσε ακόμη αυστηρές διαδικασίες ασφάλειας δεδομένων, αλλά το RFID έδωσε στην ομάδα περιουσιακών στοιχείων μια καθαρότερη φυσική αλυσίδα επιμέλειας.

Δημιουργήστε σημεία σάρωσης γύρω από πραγματικές παραδόσεις

Ο σχεδιασμός της φυσικής διαδικασίας είναι εξίσου σημαντικός με τον σχεδιασμό του λογισμικού. Για μια λειτουργία 500 φορητών υπολογιστών, δημιουργήστε σαφή σημεία σάρωσης. Σαρώστε κατά την παραλαβή. Σαρώστε πριν από την αποδέσμευση ενοικίασης. Σαρώστε κατά την επιστροφή. Σαρώστε πριν από τον καθαρισμό. Σαρώστε μετά την επανεγκατάσταση εικόνας. Σαρώστε πριν από τη συσκευασία για τον επόμενο πελάτη. Μην βασίζεστε σε μία μεγάλη καταμέτρηση αποθέματος στο τέλος της εβδομάδας για να πιάσετε τα πάντα. Αυτό είναι πολύ αργά. Η καλή διαχείριση περιουσιακών στοιχείων RFID πιάνει τα λάθη κοντά στη στιγμή που συμβαίνουν. Αν ένας φορητός υπολογιστής λείπει από μια παρτίδα επιστροφής, η ομάδα πρέπει να το γνωρίζει πριν φύγει ο πελάτης ή πριν κλείσει η αποστολή του courier.

Ένας διοργανωτής εκδήλωσης gaming στο Βερολίνο χρησιμοποίησε αυτήν την προσέγγιση για φορητούς υπολογιστές esports. Η ομάδα νοίκιαζε 500 φορητούς υπολογιστές gaming για περιφερειακά τουρνουά και κάθε συσκευή είχε συγκεκριμένη διαμόρφωση GPU, διάταξη πληκτρολογίου και εικόνα παιχνιδιού. Μετά τις εκδηλώσεις, οι φορητοί υπολογιστές επέστρεφαν γρήγορα και συχνά με αξεσουάρ σε ξεχωριστά κουτιά. Ο διοργανωτής δημιούργησε τρία σημεία ελέγχου RFID: προετοιμασία εξερχόμενων, επιστροφή χώρου και επανέλεγχος αποθήκης. Σε κάθε σημείο ελέγχου, το προσωπικό σάρωσε τις ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης και συνέκρινε την καταμέτρηση με το μανιφέστο της εκδήλωσης. Η διαδικασία δεν απέτρεψε κάθε λάθος, αλλά τα έπιασε όσο ήταν ακόμη εύκολο να διορθωθούν.

Μην αγνοείτε τα αξεσουάρ των φορητών υπολογιστών

Τα αξεσουάρ είναι ο κρυφός εχθρός της παρακολούθησης ενοικιαζόμενων φορητών υπολογιστών. Ο φορητός υπολογιστής μπορεί να έχει τέλεια ετικέτα RFID, αλλά τι γίνεται με τους φορτιστές, τους σταθμούς σύνδεσης, τα ποντίκια, τις γραφίδες, τους προσαρμογείς USB, τις προστατευτικές οθόνες και τις θήκες μεταφοράς; Για αξεσουάρ υψηλής αξίας, ξεχωριστές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID μπορεί να αξίζουν τον κόπο. Για αξεσουάρ χαμηλού κόστους, ετικέτες barcode ή παρακολούθηση σε επίπεδο κιτ μπορεί να αρκούν. Πολλές εταιρείες ενοικίασης χρησιμοποιούν τον φορητό υπολογιστή ως κύριο περιουσιακό στοιχείο και δημιουργούν μια λίστα ελέγχου αξεσουάρ συνδεδεμένη με αυτόν τον φορητό υπολογιστή. Άλλες επισημαίνουν τόσο τον φορητό υπολογιστή όσο και τον φορτιστή επειδή η απώλεια φορτιστή γίνεται δαπανηρή σε μεγάλη κλίμακα. Η σωστή απάντηση εξαρτάται από την αξία ενοικίασης, τη συμπεριφορά επιστροφής και πόση εργασία μπορείτε να δαπανήσετε για τον έλεγχο κιτ.

Μια εταιρεία κατασκευαστικής μηχανικής στο Ντένβερ νοίκιαζε ανθεκτικούς φορητούς υπολογιστές σε προσωρινές ομάδες εργοταξίου. Οι φορητοί υπολογιστές ήταν ακριβοί, αλλά οι χαμένοι φορτιστές γίνονταν ο καθημερινός πονοκέφαλος. Μερικοί φορτιστές έμεναν σε τρέιλερ εργοταξίου, μερικοί επιστρέφονταν με λάθος φορητό υπολογιστή και μερικοί εξαφανίζονταν σε προσωπικές τσάντες. Η εταιρεία πρόσθεσε μικρότερες ετικέτες RFID στους προσαρμογείς τροφοδοσίας και συνέδεσε κάθε προσαρμογέα με ένα κιτ φορητού υπολογιστή. Κατά την επιστροφή, το προσωπικό σάρωσε τόσο τον φορητό υπολογιστή όσο και τον φορτιστή. Η διαδικασία πρόσθεσε λίγα δευτερόλεπτα, αλλά μείωσε τις αγορές αντικατάστασης και τις άβολες διαφωνίες με τους διαχειριστές έργων.

Κρατήστε την παρακολούθηση RFID ξεχωριστή από την κυβερνοασφάλεια

Η ασφάλεια δεν πρέπει να συγχέεται με την παρακολούθηση. Μια ετικέτα RFID με ένδειξη παραβίασης βοηθά να αποδειχθεί η ταυτότητα και να αποκαλυφθεί η αφαίρεση της ετικέτας, αλλά δεν κλειδώνει τον φορητό υπολογιστή, δεν κρυπτογραφεί δεδομένα και δεν αντικαθιστά τη διαχείριση τελικών σημείων. Οι ενοικιαζόμενοι φορητοί υπολογιστές πρέπει ακόμη να χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης συσκευών, ελέγχους σύνδεσης, κρυπτογράφηση δίσκου, απομακρυσμένη διαγραφή όπου είναι κατάλληλο και σαφείς συμφωνίες χρήστη. Το RFID σας λέει ποιο φυσικό περιουσιακό στοιχείο κινείται. Τα εργαλεία ασφάλειας IT προστατεύουν τα δεδομένα και την πρόσβαση στο σύστημα. Τα δύο λειτουργούν καλύτερα μαζί. Για ενοικιαζόμενες λειτουργίες, η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και η κυβερνοασφάλεια είναι συνεργάτες, όχι υποκατάστατα.

Ένα σύστημα δημόσιας βιβλιοθήκης στην Καλιφόρνια χρησιμοποίησε παρακολούθηση RFID για φορητούς υπολογιστές που δανείζονταν σε κατοίκους για αιτήσεις εργασίας, διαδικτυακά μαθήματα και κοινοτικά προγράμματα. Η βιβλιοθήκη είχε ήδη κανόνες δανεισμού, αλλά το προσωπικό χρειαζόταν έναν καλύτερο τρόπο να επιβεβαιώνει τις φυσικές επιστροφές και να αναγνωρίζει τις εκπρόθεσμες μονάδες. Οι ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης βοήθησαν την ομάδα να σαρώνει φορητούς υπολογιστές σε υποκαταστήματα και κεντρική αποθήκευση. Η βιβλιοθήκη δεν αποθήκευε προσωπικά δεδομένα δανειοληπτών στο tag. Το αναγνωριστικό ετικέτας απλώς συνδεόταν με το σύστημα κυκλοφορίας. Αυτό ήταν σημαντικό για την ιδιωτικότητα και την ευελιξία. Όταν ένας φορητός υπολογιστής ανατίθετο εκ νέου, το ίδιο tag μπορούσε να συνεχίσει να αναγνωρίζει τη συσκευή ενώ το σύστημα ενημέρωνε το αρχείο του δανειολήπτη.

Ένα κοινό λάθος είναι να τοποθετούνται πάρα πολλές πληροφορίες στην ετικέτα ή στη μνήμη του tag. Για ενοικιάσεις φορητών υπολογιστών, είναι συνήθως καλύτερο να εκτυπώνεται ένας ευανάγνωστος κωδικός περιουσιακού στοιχείου και ίσως ένα στοιχείο επικοινωνίας σέρβις στην ετικέτα, ενώ οι ευαίσθητες πληροφορίες αποθηκεύονται στην ασφαλή βάση δεδομένων. Το RFID EPC πρέπει να είναι ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όχι ένα πλήρες δημόσιο αρχείο του ιδιοκτήτη, του χρήστη ή του πελάτη ενοικίασης του φορητού υπολογιστή. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο ιδιωτικότητας και καθιστά ευκολότερη την ενημέρωση αρχείων χωρίς επανεκτύπωση ετικετών. Αν ένας φορητός υπολογιστής μετακινείται από έναν πελάτη σε άλλον, η ετικέτα παραμένει ίδια και η βάση δεδομένων αλλάζει.

Εκπαιδεύστε το προσωπικό ώστε το RFID να γίνει καθημερινή συνήθεια

Η εκπαίδευση του προσωπικού είναι επίσης μέρος του συστήματος. Ένας φορητός αναγνώστης RFID είναι απλός, αλλά οι άνθρωποι πρέπει ακόμη να γνωρίζουν πώς να σαρώνουν ράφια, πώς να χειρίζονται διπλές αναγνώσεις, πώς να αναφέρουν ένα χαλασμένο tag, πώς να επεξεργάζονται έναν χαμένο φορητό υπολογιστή και πώς να αντιμετωπίζουν έναν φορητό υπολογιστή που εμφανίζεται σε λάθος τοποθεσία. Γράψτε τη διαδικασία σε κανονική γλώσσα. Μην πνίγετε το προσωπικό σε τεχνικούς όρους RFID. Πείτε τους πού να κρατούν τον αναγνώστη, πότε να σαρώνουν, τι πρέπει να δείχνει η οθόνη και τι να κάνουν όταν κάτι φαίνεται λάθος. Η καλή εκπαίδευση μετατρέπει το RFID από gadget σε καθημερινή συνήθεια.

Μια εταιρεία προσαρμογής ασφαλίσεων στη Φλόριντα νοίκιαζε φορητούς υπολογιστές σε προσωρινές ομάδες απαιτήσεων μετά από καταιγίδες. Ο εξοπλισμός μετακινούνταν γρήγορα επειδή τα έργα ξεκινούσαν με μικρή προειδοποίηση. Η εταιρεία χρησιμοποίησε ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης και φορητούς αναγνώστες, αλλά ο πρώτος μήνας ήταν χαοτικός επειδή οι συντονιστές πεδίου σάρωναν ασυνεπώς. Αφού ο διαχειριστής περιουσιακών στοιχείων δημιούργησε μια μονοσέλιδη ρουτίνα επιστροφής και εκπαίδευσε κάθε συντονιστή για δέκα λεπτά, η ακρίβεια βελτιώθηκε απότομα. Η τεχνολογία δεν είχε αλλάξει. Η συμπεριφορά γύρω από την τεχνολογία είχε αλλάξει.

Λίστα ελέγχου προμηθειών για ετικέτες RFID φορητών υπολογιστών

Για τις ομάδες προμηθειών, η λίστα ελέγχου αγοράς πρέπει να είναι πρακτική. Ρωτήστε αν η ετικέτα είναι σχεδιασμένη για επιφάνειες φορητών υπολογιστών και απόδοση κοντά σε μέταλλο. Ρωτήστε αν έχει ένδειξη παραβίασης μέσω καταστρεπτικού υλικού, μοτίβου κενού, εύθραυστης κατασκευής ή άλλης μεθόδου. Ρωτήστε για υποστήριξη πρωτοκόλλου UHF, συνήθως EPC Gen2 ή ISO 18000-6C για πολλά συστήματα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων. Ρωτήστε για εκτυπώσιμη επιφάνεια, τύπο κόλλας, θερμοκρασία λειτουργίας, αντοχή στον καθαρισμό, υπηρεσία κωδικοποίησης, ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας και δοκιμή δείγματος. Ρωτήστε αν ο προμηθευτής ετικετών RFID μπορεί να παρέχει προ-κωδικοποιημένα tags, εκτύπωση barcode που ταιριάζει και αρχείο δεδομένων για εισαγωγή στο σύστημα. Αυτές οι λεπτομέρειες εξοικονομούν χρόνο κατά την ανάπτυξη.

Η δοκιμή πιλότου πρέπει να χρησιμοποιεί πραγματικούς φορητούς υπολογιστές, πραγματικά ράφια, πραγματικές τσάντες και πραγματικό προσωπικό. Επισημάνετε πρώτα 20 φορητούς υπολογιστές. Τοποθετήστε τους στην κανονική περιοχή αποθήκευσης. Σαρώστε τους σε στοίβα, σε καρότσι, μέσα σε θήκες και στον πάγκο επιστροφών. Δοκιμάστε ανάγνωση από διαφορετικές γωνίες. Καθαρίστε τις ετικέτες. Αφήστε το προσωπικό να τις χειριστεί για μια εβδομάδα. Προσπαθήστε να αφαιρέσετε μια ετικέτα και δείτε αν η ένδειξη παραβίασης είναι προφανής. Ελέγξτε αν το εκτυπωμένο κείμενο παραμένει ευανάγνωστο. Στη συνέχεια προσαρμόστε πριν επισημάνετε και τις 500 συσκευές. Ένας πιλότος δεν είναι τυπικότητα. Είναι εκεί όπου βρίσκετε τα μικρά προβλήματα πριν γίνουν 500 επαναλαμβανόμενα προβλήματα.

Η ανάπτυξη μπορεί να γίνει σε παρτίδες. Επισημάνετε 100 φορητούς υπολογιστές, επαληθεύστε τα αρχεία, δοκιμάστε την παραλαβή και την επιστροφή και μετά προχωρήστε στην επόμενη παρτίδα. Κρατήστε ένα φύλλο συ conciliation κατά την πρώτη ανάπτυξη, ακόμη και αν το τελικό σύστημα θα είναι ψηφιακό. Όταν ένας φορητός υπολογιστής επισημαίνεται, επιβεβαιώστε τον σειριακό αριθμό του φορητού υπολογιστή, τον αριθμό περιουσιακού στοιχείου, το RFID EPC, το μοντέλο, την κατάσταση και την τοποθεσία. Τα λάθη που γίνονται κατά τη συσχέτιση tag είναι επώδυνα επειδή το tag θα συνεχίσει να σαρώνει σωστά ενώ δείχνει σε λάθος αρχείο. Επιβραδύνετε κατά την παραλαβή ώστε η υπόλοιπη διαδικασία να μπορεί να κινηθεί γρήγορα αργότερα.

Τι σημαίνει πραγματικά η άψογη παρακολούθηση ενοικιαζόμενων φορητών υπολογιστών

Όταν το σύστημα λειτουργεί, οι καθημερινές λειτουργίες γίνονται πιο ήρεμες. Μια ομάδα επιστροφών μπορεί να σαρώσει 80 φορητούς υπολογιστές σε καρότσια και να δει αμέσως τρεις χαμένες συσκευές. Ένας εργαζόμενος αποθήκης μπορεί να βρει το σωστό μοντέλο για την αυριανή παραγγελία ενοικίασης χωρίς να ανοίξει κάθε θήκη. Ένας διαχειριστής μπορεί να εκτελέσει μια κυκλική καταμέτρηση πριν από το τέλος του μήνα χωρίς να κλείσει την αποθήκη. Μια χαλασμένη ετικέτα με ένδειξη παραβίασης μπορεί να προκαλέσει στενότερη επιθεώρηση αντί να εξαφανιστεί στην κανονική ροή. Μια διαφωνία πελάτη μπορεί να απαντηθεί με ιστορικό σαρώσεων αντί με μνήμη. Αυτό σημαίνει πραγματικά «άψογα» στην παρακολούθηση ενοικιαζόμενων φορητών υπολογιστών. Δεν σημαίνει ότι τίποτα δεν πάει ποτέ στραβά. Σημαίνει ότι το σύστημα πιάνει τα προβλήματα γρήγορα και δίνει στο προσωπικό αρκετά στοιχεία για να τα διορθώσει.

Για εταιρείες που αναζητούν ετικέτες RFID με ένδειξη παραβίασης, ετικέτες περιουσιακών στοιχείων UHF RFID, ετικέτες παρακολούθησης RFID φορητών υπολογιστών, ετικέτες RFID για περιουσιακά στοιχεία IT ή λύση διαχείρισης ενοικιαζόμενων περιουσιακών στοιχείων, η λογική είναι απλή. Οι φορητοί υπολογιστές είναι πολύτιμοι, κινητοί και εύκολο να μπερδευτούν. Ένας στόλος 500 συσκευών είναι πολύ μεγάλος για περιστασιακά υπολογιστικά φύλλα και πολύ ενεργός για αργούς ελέγχους σειριακών αριθμών. Η σωστή ετικέτα RFID, τοποθετημένη σωστά και υποστηριζόμενη από μια καθαρή ροή εργασίας, δίνει σε κάθε φορητό υπολογιστή μια ανθεκτική ταυτότητα που μπορεί να σαρωθεί γρήγορα και να εμπιστευτεί κατά τη διάρκεια πολυάσχολων λειτουργιών.

Οι πιο έξυπνες ομάδες ενοικίασης δεν χρησιμοποιούν το RFID για να φαίνεται σύγχρονη η διαδικασία. Το χρησιμοποιούν για να αφαιρέσουν την τριβή από τις στιγμές που παλαιότερα προκαλούσαν σφάλματα: παραλαβή, παράδοση, επιστροφή, καθαρισμός, επισκευή, αποθήκευση και αποστολή. Μια ετικέτα RFID με προστασία από παραβίαση είναι μικρή, αλλά αλλάζει τη συμπεριφορά ολόκληρου του συστήματος. Κάνει την ταυτότητα δυσκολότερο να πλαστογραφηθεί, ταχύτερη να επιβεβαιωθεί και ευκολότερη να ελεγχθεί. Όταν 500 φορητοί υπολογιστές μετακινούνται μεταξύ πελατών, αιθουσών διδασκαλίας, εκδηλώσεων, αποθηκών και γραφείων εξυπηρέτησης, αυτή η μικρή ετικέτα μπορεί να είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια επιχείρηση ενοικίασης που κυνηγά συνεχώς χαμένα περιουσιακά στοιχεία και σε μια που γνωρίζει ακριβώς τι έχει, πού βρίσκεται και τι χρειάζεται προσοχή στη συνέχεια.