RFID ετικέτες για να μη χάνονται οι φορητοί υπολογιστές σας

Η απώλεια φορητών υπολογιστών σχεδόν ποτέ δεν ξεκινά με μια δραματική ιστορία κλοπής. Τις περισσότερες φορές, ξεκινά με κάτι πολύ πιο βαρετό και πολύ πιο δαπανηρό. Μια συσκευή δανείζεται σε έναν νέο υπάλληλο και ποτέ δεν επανακαταχωρίζεται σωστά. Ένα καροτσάκι φορητών υπολογιστών μαθητών επιστρέφει μισογεμάτο μετά από μια πολυάσχολη εβδομάδα, και κανείς δεν το προσέχει μέχρι την περίοδο των εξετάσεων. Ένας τεχνικός πεδίου ανταλλάσσει τσάντες με άλλη ομάδα. Ένας υπάλληλος αποχωρεί, το τμήμα IT συλλέγει κάποια περιφερειακά, και ένα μηχάνημα γλιστράει ήσυχα μέσα από το κενό μεταξύ της λίστας αποχώρησης και της φυσικής ανάκτησης. Ένας οικονομικός διευθυντής βλέπει τη διαγραφή μήνες αργότερα και υποθέτει ότι οι φορητοί υπολογιστές απλώς εξαφανίζονται ως μέρος της καθημερινής λειτουργίας.

Δεν εξαφανίζονται. Οι εταιρείες χάνουν τον έλεγχό τους.

Γι' αυτό όλο και περισσότερες ομάδες IT επανεξετάζουν τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθούν φορητούς υπολογιστές, tablets και φορητές συσκευές. Οι ετικέτες barcode έχουν ακόμη τη θέση τους, αλλά όποιος έχει διαχειριστεί έναν αυξανόμενο στόλο γνωρίζει τον πόνο. Κάποιος πρέπει να βρει την ετικέτα, να στοχεύσει τον σαρωτή και να θυμηθεί να το κάνει κάθε φορά. Τα χειροκίνητα υπολογιστικά φύλλα είναι χειρότερα. Οι έλεγχοι βάσει σειριακού αριθμού φαίνονται οργανωμένοι μέχρι την πρώτη επείγουσα μετεγκατάσταση, την πρώτη ανάπτυξη συσκευών σε όλο το σχολείο ή τη πρώτη συγχώνευση που διπλασιάζει τον αριθμό των τελικών σημείων. Το RFID αλλάζει αυτή τη συζήτηση επειδή μειώνει το πόσο εξαρτάται η ορατότητα από την τέλεια ανθρώπινη συμπεριφορά. Και όταν το περιουσιακό στοιχείο είναι ένας φορητός υπολογιστής, η τέλεια ανθρώπινη συμπεριφορά είναι συνήθως η φαντασίωση που διαλύει το σύστημα.

Το καλύτερο περιουσιακό στοιχείο IT ετικέτες RFID της χρονιάς δεν είναι απλώς αυτές με τις πιο εντυπωσιακές προδιαγραφές σε μια σελίδα προϊόντος. Είναι αυτές που ταιριάζουν πραγματικά στον τρόπο με τον οποίο οι φορητοί υπολογιστές κινούνται μέσα σε γραφεία, πανεπιστημιουπόλεις, αποθήκες, νοσοκομεία και επιχειρήσεις πεδίου. Αυτό σημαίνει χαμηλού προφίλ κατασκευή, σταθερή απόδοση σε επιφάνειες με πολύ μέταλλο, επιλογές με ανίχνευση παραβίασης όταν χρειάζεται, αρκετή αντοχή για καθημερινή χρήση και το είδος της συνέπειας ανάγνωσης που βοηθά τις ομάδες IT να εμπιστεύονται αυτό που βλέπουν. Με άλλα λόγια, η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση φορητών υπολογιστών είναι αυτή που επιβιώνει στην πραγματική ζωή χωρίς να μετατρέπει τον φορητό υπολογιστή σε ένα άσχημο πείραμα.

Πολλοί αγοραστές εξακολουθούν να αποσπώνται από το λάθος πράγμα πρώτα. Ζητούν την καλύτερη ετικέτα RFID σαν να υπήρχε ένας καθολικός νικητής. Δεν υπάρχει. Μια ετικέτα που λειτουργεί υπέροχα για Chromebooks που διανέμονται σε σχολεία μπορεί να είναι κακή επιλογή για έναν εταιρικό στόλο μεταλλικών ultrabooks. Μια ετικέτα ιδανική για ένα εταιρικό γραφείο μπορεί να μην επιβιώσει σε μια νοσοκομειακή ρουτίνα καθαρισμού. Μια συμπαγής ετικέτα RFID σε μέταλλο που έχει νόημα για ανθεκτικές συσκευές πεδίου μπορεί να είναι πολύ ορατή για φορητούς υπολογιστές στελεχών όπου η αισθητική μετράει περισσότερο απ' όσο παραδέχονται οι άνθρωποι. Οι καλύτερες ετικέτες φέτος δεν είναι ένα συγκεκριμένο format. Είναι οι σωστές κατηγορίες ετικετών για τα σωστά προβλήματα περιουσιακών στοιχείων IT.

Ένα ιδιωτικό σχολείο K-12 στο Κολοράντο το ανακάλυψε με τον ακριβό τρόπο. Ο διευθυντής IT ήθελε ταχύτερους ελέγχους για μερικές χιλιάδες φορητούς υπολογιστές μαθητών και επέλεξε μια πολύ φθηνή ετικέτα επειδή ο προϋπολογισμός ήταν στενός και η περίπτωση χρήσης φαινόταν απλή. Οι ετικέτες σαρώνονταν αρκετά καλά σε ένα γραφείο, γεγονός που δημιούργησε ψευδή βεβαιότητα. Στην πραγματική κυκλοφορία, οι λεπτές ετικέτες άρχισαν να ξεκολλούν στις άκρες σε ένα μέρος των συσκευών, ειδικά όπου οι μαθητές χειρίζονταν άγρια τα καπάκια ή στοίβαζαν τα μηχανήματα πολύ σφιχτά σε καροτσάκια φόρτισης. Κάποιες μονάδες εξακολουθούσαν να διαβάζονται. Κάποιες όχι. Τα δεδομένα ελέγχου έγιναν αρκετά θορυβώδη ώστε το προσωπικό επέστρεψε σε χειροκίνητους ελέγχους για να επαληθεύσει τις εξαιρέσεις. Μόλις το σχολείο άλλαξε σε μια πιο κατάλληλη ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες χαμηλού προφίλ με καλύτερη απόδοση κόλλας, ολόκληρο το πρόγραμμα ηρέμησε. Το δίδαγμα δεν ήταν ότι οι φθηνές ετικέτες δεν λειτουργούν ποτέ. Ήταν ότι η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών τιμωρεί τον αδύναμο φυσικό σχεδιασμό ταχύτερα απ' όσο περιμένουν οι άνθρωποι.

Γιατί οι Φορητοί Υπολογιστές Είναι Δύσκολες Επιφάνειες για Παρακολούθηση Περιουσιακών Στοιχείων

Αυτή είναι η πρώτη μεγάλη αλήθεια στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT. Οι φορητοί υπολογιστές δεν είναι εύκολες επιφάνειες. Είναι λεπτοί, φορητοί, συχνά πλούσιοι σε μέταλλο, διαρκώς αγγιγμένοι και συχνά αποθηκευμένοι σφιχτά μαζί. Αυτό σημαίνει ότι οι καλύτερες ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές είναι συνήθως ετικέτες RFID σε μέταλλο, ετικέτες περιουσιακών στοιχείων χαμηλού προφίλ ή ειδικά σχεδιασμένες ετικέτες περιουσιακών στοιχείων IT για ηλεκτρονικές συσκευές. Οι τυπικές ετικέτες που προορίζονται για χαρτόνι ή πλαστικό απόθεμα σπάνια είναι η σωστή απάντηση. Μπορεί να διαβάζονται σε ένα τεστ. Αυτό δεν είναι το ίδιο με το να είναι καλές για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων φορητών υπολογιστών.

Μια περιφερειακή ασφαλιστική εταιρεία στο Ιλινόις το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας ενοποίησης γραφείων. Εκατοντάδες φορητοί υπολογιστές υπαλλήλων μετακινούνταν μεταξύ ορόφων, αποθηκευτικών χώρων, δεξαμενών δανεισμού και αναθέσεων εξ αποστάσεως εργασίας. Η εταιρεία αρχικά υπέθεσε ότι οι ετικέτες barcode ήταν αρκετές, αλλά η διαδικασία ελέγχου συνέχιζε να επιβραδύνεται επειδή οι συσκευές ήταν στοιβαγμένες σε ντουλάπια, μετακινούνταν κατά τις αλλαγές θέσεων ή δανείζονταν χωρίς καθαρά αρχεία παράδοσης. Μόλις εισήχθησαν ετικέτες RFID χαμηλού προφίλ για περιουσιακά στοιχεία IT, η ομάδα μπορούσε να κάνει ταχύτερες σαρώσεις αποθηκευτικών χώρων και καροτσιών προετοιμασίας χωρίς να αντιμετωπίζει κάθε φορητό υπολογιστή σαν ξεχωριστό κυνήγι θησαυρού. Αυτό που είχε τη μεγαλύτερη σημασία δεν ήταν η ακατέργαστη απόσταση ανάγνωσης. Ήταν ότι οι ετικέτες ταίριαζαν καθαρά στις επιφάνειες των φορητών υπολογιστών και συνέχιζαν να λειτουργούν μέσα στην κανονική ζωή του γραφείου.

Αυτή η φράση χαμηλού προφίλ έχει μεγαλύτερη σημασία απ' όσο παραδέχονται μερικές φορές οι προμηθευτές. Μια ετικέτα RFID για παρακολούθηση φορητών υπολογιστών δεν μπορεί να μοιάζει με αδέξιο βιομηχανικό μπάλωμα εκτός αν οι συσκευές ζουν πραγματικά σε ανθεκτικές συνθήκες. Σε κανονική εταιρική χρήση, το προσωπικό θα παραπονεθεί αν η ετικέτα κάνει τη συσκευή να φαίνεται φθηνή, πιάνεται στα μανίκια, κολλάει στις τσάντες ή ξεκολλάει στις γωνίες. Οι καλύτερες ετικέτες της χρονιάς για εταιρικούς στόλους φορητών υπολογιστών είναι συνήθως αυτές που εξαφανίζονται οπτικά αλλά παραμένουν σταθερές λειτουργικά. Η καλή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT δεν πρέπει να κάνει τον φορητό υπολογιστή να φαίνεται χειρότερος στην κατοχή του.

Ένα πανεπιστήμιο στο Όρεγκον το κατάλαβε αυτό όταν εισήγαγε την παρακολούθηση φορητών υπολογιστών με RFID σε εργαστήρια πολυμέσων και προγράμματα δανεισμού εξοπλισμού. Οι πρώτες ετικέτες που εξέτασε η ομάδα προμηθειών ήταν τεχνικά αρκετά ανθεκτικές, αλλά ήταν πολύ ογκώδεις για συσκευές που οι φοιτητές μετέφεραν σε λεπτές θήκες και σακίδια. Η ομάδα IT επέλεξε τελικά μια λεπτότερη ετικέτα RFID σε μέταλλο με σχέδιο κοπής ανίχνευσης παραβίασης. Αυτό έδωσε στο σχολείο δύο οφέλη ταυτόχρονα. Οι ετικέτες παρέμειναν διακριτικές στις συσκευές, και οποιαδήποτε προσπάθεια αφαίρεσης μιας από αυτές άφηνε εμφανή ζημιά. Τα παράπονα των φοιτητών μειώθηκαν, οι έλεγχοι επιταχύνθηκαν και η ανάκτηση συσκευών κατά τις μεταβάσεις εξαμήνων βελτιώθηκε επειδή το σύστημα δεν έμοιαζε πλέον σαν να είχε κατασκευαστεί από ανθρώπους που δεν είχαν κουβαλήσει ποτέ φορητό υπολογιστή.

Ετικέτες RFID με Ανίχνευση Παραβίασης: Ένα Κρίσιμο Χαρακτηριστικό

Ο σχεδιασμός ανίχνευσης παραβίασης είναι ένα άλλο σημαντικό θέμα στις καλύτερες ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές φέτος. Δεν το χρειάζεται κάθε στόλος IT, αλλά όταν η επανακατανομή συσκευών, ο κίνδυνος κλοπής ή ο δημόσιος δανεισμός αποτελούν ανησυχία, ετικέτες RFID με ανίχνευση παραβίασης μπορούν να γλιτώσουν πολλή στεναχώρια. Ο στόχος δεν είναι να κάνετε τον φορητό υπολογιστή αδύνατο να κλαπεί. Ο στόχος είναι να κάνετε το επίπεδο ταυτότητας δυσκολότερο να αφαιρεθεί περιστασιακά και δυσκολότερο να αντικατασταθεί χωρίς να αφήσει σημάδια. Σε σχολεία, βιβλιοθήκες, κοινόχρηστα γραφεία και δεξαμενές συσκευών υγειονομικής περίθαλψης, αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία απ' όσο συνειδητοποιούν οι περισσότερες οικονομικές ομάδες.

Ένα δίκτυο δημοτικής βιβλιοθήκης στην Αριζόνα το ανακάλυψε αυτό κατά τη διαχείριση φορητών υπολογιστών δανεισμού για προγράμματα ψηφιακού γραμματισμού. Οι συσκευές επέστρεφαν συνεχώς με αισθητική φθορά, λείποντες φορτιστές και περιστασιακά λείπουσες ετικέτες ταυτότητας. Η βιβλιοθήκη δεν χρειαζόταν λύση ασφαλείας στρατιωτικού επιπέδου. Χρειαζόταν μια ετικέτα που θα παρέμενε στη θέση της υπό καθημερινή δημόσια χρήση και θα έκανε την αφαίρεση προφανή. Μια ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID με ανίχνευση παραβίασης σχεδιασμένη για ηλεκτρονικές συσκευές κατέληξε να είναι ο σωστός συμβιβασμός. Το προσωπικό μπορούσε να ελέγχει τα καροτσάκια ταχύτερα, η ανάκτηση βελτιώθηκε και οι λείπουσες συσκευές δεν χάνονταν πλέον τόσο εύκολα μέσα σε μια ομίχλη ελλιπών επιστροφών.

Ένα πράγμα που οι καλύτερες ετικέτες κάνουν σωστά είναι η πραγματικότητα του αναγνώστη. Η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών σπάνια αφορά δραματική σάρωση μεγάλης εμβέλειας σε ένα πάρκινγκ. Συνήθως αφορά ελέγχους ντουλαπιών, σαρώσεις δωματίων, επαλήθευση τραπεζιών προετοιμασίας, έλεγχο δανεισμού, ορατότητα αποθήκευσης και δειγματοληπτικούς ελέγχους κατά τη διάρκεια ανάπτυξης ή ανάκτησης. Αυτό σημαίνει ότι η συνέπεια έχει μεγαλύτερη σημασία από τους διαφημιστικούς ισχυρισμούς απόστασης. Μια ετικέτα που διαβάζεται προβλέψιμα σε ρεαλιστικές ροές εργασίας IT είναι πολύ πιο πολύτιμη από μια με εντυπωσιακό αριθμό εργαστηρίου που γίνεται ιδιότροπη γύρω από στοιβαγμένες μεταλλικές συσκευές.

Ένας πάροχος υγειονομικής περίθαλψης στη Φλόριντα το είδε καθαρά αυτό με φορητούς υπολογιστές κλινικών και φορητές συσκευές τεκμηρίωσης. Το νοσοκομείο δεν προσπαθούσε να δημιουργήσει ταινία κατασκοπείας. Χρειαζόταν απλώς καλύτερη ορατότητα των συσκευών που κινούνταν μεταξύ σταθμών νοσηλευτών, προσωρινών γραφείων και κεντρικής αποθήκευσης IT. Οι τυπικές ετικέτες δεν ήταν αρκετά αξιόπιστες σε μερικά από τα σώματα φορητών υπολογιστών με πολύ μέταλλο, και οι ρουτίνες καθαρισμού ήταν σκληρές για ασθενέστερες κόλλες. Συμπαγείς ετικέτες RFID σε μέταλλο ιατρικού επιπέδου έλυσαν το πρόβλημα επειδή μπορούσαν να ανεχθούν καλύτερα τις συσκευές και να παραμείνουν αρκετά διακριτικές για κλινική χρήση. Μόλις το νοσοκομείο εμπιστεύτηκε τη συμπεριφορά ανάγνωσης, η ανάκτηση κατά την αποχώρηση και οι τριμηνιαίοι έλεγχοι σταμάτησαν να μοιάζουν με αστυνομική έρευνα.

Αυτός είναι ένας ακόμη λόγος που οι καλύτερες ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές είναι συνήθως ειδικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων IT και όχι ετικέτες αποθέματος γενικής χρήσης. Οι στόλοι φορητών υπολογιστών ζουν σε μια παράξενη ενδιάμεση κατάσταση. Είναι πιο ευαίσθητοι από εργαλεία εργοστασίου αλλά πιο εκτεθειμένοι στη μετακίνηση από τα περισσότερα έπιπλα γραφείου. Μπορεί να χρειάζονται αισθητική, ανίχνευση παραβίασης, απόδοση σε μέταλλο, αξιοπρεπή σταθερότητα κόλλας και αρκετή αντοχή για να επιβιώσουν σε τσάντες, γραφεία, καροτσάκια, ράφια και κιβώτια αποστολής. Πολύ λίγες γενικές ετικέτες ανταποκρίνονται καλά σε αυτόν τον συνδυασμό.

Μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία λογισμικού στο Ώστιν το ανακάλυψε αυτό μετά από μια περίοδο χαοτικών προσλήψεων. Νέοι φορητοί υπολογιστές προετοιμάζονταν, επανακαταχωρίζονταν, συσκευάζονταν, αποστέλλονταν, επιστρέφονταν και ανακατασκευάζονταν συνεχώς για τον επόμενο υπάλληλο. Το υλικό καθαυτό ήταν υψηλής ποιότητας. Η διαδικασία παρακολούθησης δεν ήταν. Το τμήμα IT έχανε συνεχώς χρόνο ελέγχοντας ποιος είχε τι και αν ένας επιστρεφόμενος φορητός υπολογιστής είχε πραγματικά επιστρέψει στη σωστή δεξαμενή αποθέματος. Όταν η εταιρεία υιοθέτησε ετικέτες RFID χαμηλού προφίλ για φορητούς υπολογιστές για τη ροή εργασίας προετοιμασίας και ανάκτησης, το άμεσο όφελος δεν ήταν λιγότερες απώλειες. Ήταν ένας καθαρότερος λειτουργικός ρυθμός. Οι επιστροφές έγιναν ευκολότερες στην επαλήθευση. Τα ράφια αποθήκευσης έγιναν ευκολότερα στον έλεγχο. Η επανακατανομή σταμάτησε να εξαρτάται από τη μνήμη κάποιου για την τελευταία σημείωση του δελτίου.

Παρακολούθηση Φορητών Υπολογιστών με RFID στον Πραγματικό Κόσμο στην Εκπαίδευση και τις Επιχειρήσεις

Η εκπαίδευση είναι ένα από τα ισχυρότερα παραδείγματα του γιατί οι καλές ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές έχουν σημασία. Τα σχολεία, τα κολέγια και τα κέντρα κατάρτισης διαχειρίζονται συνήθως μεγάλους πληθυσμούς συσκευών με περιορισμένο προσωπικό και υπερβολική κίνηση. Οι μαθητές αλλάζουν αίθουσες, οι εκπαιδευτές δανείζονται καροτσάκια, τα εργαστήρια αλλάζουν σκοπό και οι συσκευές συσκευάζονται σε σταθμούς φόρτισης όπου οι ετικέτες barcode είναι μπελάς να σαρωθούν μία προς μία. Το RFID κάνει αυτό το περιβάλλον πολύ πιο διαχειρίσιμο αν οι ετικέτες είναι πραγματικά σχεδιασμένες για τις συσκευές.

Ένα τεχνικό κολέγιο στο Μίσιγκαν το ανακάλυψε αυτό όταν επέκτεινε το πρόγραμμα δανεισμού φορητών υπολογιστών για μαθήματα μηχανικής και σχεδίου. Η παρακολούθηση με barcode είχε λειτουργήσει αρκετά καλά όταν το απόθεμα ήταν μικρό, αλλά μόλις το πρόγραμμα μεγάλωσε, η επιβάρυνση της χειροκίνητης σάρωσης έγινε εξαντλητική. Το κολέγιο στράφηκε σε ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID βελτιστοποιημένες για καπάκια φορητών υπολογιστών και αποθήκευση σε καροτσάκια φόρτισης. Οι ετικέτες δεν ήταν εντυπωσιακές. Ήταν απλώς αρκετά αναγνώσιμες σε πραγματικές συνθήκες καροτσιού ώστε το προσωπικό να μπορεί να επαληθεύει ομάδες συσκευών πολύ ταχύτερα. Οι λείπουσες μονάδες εμφανίζονταν νωρίτερα, οι κατεστραμμένες ετικέτες γίνονταν λιγότερο συχνές και η συμφωνία στο τέλος του εξαμήνου σταμάτησε να καταναλώνει ολόκληρες εργάσιμες ημέρες.

Ένα άλλο πράγμα που οι καλύτερες ετικέτες φέτος κάνουν καλά είναι να ισορροπούν την ασφάλεια με την πρακτικότητα. Μερικοί οργανισμοί ανησυχούν τόσο πολύ για την απώλεια που αγοράζουν μια ετικέτα που είναι τεχνικά ανθεκτική αλλά λειτουργικά ενοχλητική. Αν η ετικέτα είναι πολύ μεγάλη, πολύ ορατή ή πολύ άβολη, οι άνθρωποι θα την παρακάμψουν ή θα παραπονεθούν γι' αυτήν. Από την άλλη πλευρά, μια ετικέτα που είναι πολύ ευαίσθητη ή πολύ διακοσμητική μπορεί να φαίνεται κομψή αλλά να αποτυγχάνει υπό κανονική χρήση στόλου. Οι καλύτερες ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές βρίσκονται στη μέση. Είναι αρκετά ανθεκτικές για να επιβιώσουν στην ανάπτυξη, αρκετά διακριτικές για να μην δημιουργούν αντίσταση και αρκετά αναγνώσιμες για να υποστηρίζουν πραγματικούς ελέγχους.

Μια πολυεθνική εταιρεία συμβούλων στο Λονδίνο έκανε αυτό το λάθος ισορροπίας πριν το διορθώσει. Η πρώτη επιλογή ετικέτας καθοδηγήθηκε από την αντοχή, και το αποτέλεσμα έμοιαζε πιο κατάλληλο για εργαλειοθήκες παρά για φορητούς υπολογιστές στελεχών. Το ανώτερο προσωπικό μισούσε την εμφάνιση, και μερικές ετικέτες άρχισαν να πιάνουν στα μανίκια και στις επενδύσεις των τσαντών. Η εταιρεία στράφηκε σε μια λεπτότερη ετικέτα RFID με συντονισμό σε μέταλλο και καλύτερο αισθητικό προφίλ. Η απόδοση ανάγνωσης παρέμεινε αρκετά ισχυρή και η αντίσταση των χρηστών έπεσε απότομα. Αυτό ακούγεται σαν ήσσονος σημασίας ζήτημα, αλλά δεν είναι. Στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT, η αποδοχή από τους χρήστες επηρεάζει αν το σύστημα παρακολούθησης γίνεται συνήθεια ή ενόχληση.

Οι καλύτερες ετικέτες υποστηρίζουν επίσης πολυεπίπεδες ροές εργασίας. Μια καλή ετικέτα RFID για παρακολούθηση φορητών υπολογιστών δεν αντικαθιστά βάσεις δεδομένων περιουσιακών στοιχείων, συστήματα MDM ή εργαλεία ασφαλείας τελικών σημείων. Καλύπτει το κενό φυσικής ορατότητας που αυτά τα συστήματα δεν μπορούν να κλείσουν μόνα τους. Η πλατφόρμα MDM σας μπορεί να γνωρίζει την τελευταία σύνδεση χρήστη. Μπορεί να μη γνωρίζει αν ο φορητός υπολογιστής βρίσκεται σε ένα ντουλάπι αποθήκευσης στον λάθος όροφο. Το σύστημα προμηθειών σας μπορεί να γνωρίζει τον σειριακό αριθμό. Μπορεί να μη γνωρίζει ότι πέντε επιστρεφόμενες συσκευές είναι φυσικά αναμεμειγμένες με εξερχόμενες αντικαταστάσεις στη λάθος ζώνη προετοιμασίας. Το RFID βοηθά επειδή συνδέει τα ψηφιακά αρχεία πίσω με τη φυσική παρουσία.

Μια ομάδα υποστήριξης εφοδιαστική μέσα σε έναν μεγάλο λιανοπωλητή το είδε αυτό κατά τη διάρκεια μιας πανεθνικής ανανέωσης συσκευών. Εκατοντάδες φορητοί υπολογιστές αποστέλλονταν πίσω από καταστήματα, επαναφορτώνονταν με εικόνα, επανακαταχωρίζονταν και αναπτύσσονταν σε νέες τοποθεσίες. Τα συστήματα λογισμικού παρακολουθούσαν τις συσκευές θεωρητικά, αλλά η φυσική διαδικασία ήταν αρκετά ακατάστατη ώστε να δημιουργεί σύγχυση. Μόλις οι ετικέτες RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT τυποποιήθηκαν σε όλη τη ροή ανανέωσης, η ομάδα της αποθήκης μπορούσε να επαληθεύει ταχύτερα τις επιστρεφόμενες παρτίδες και να μειώσει τον χειροκίνητο έλεγχο σειριακών αριθμών σε κάθε βήμα. Η ετικέτα δεν αντικατέστησε το σύστημα καταγραφής. Έκανε το σύστημα καταγραφής πιο αξιόπιστο.

Μερικές από τις καλύτερες ετικέτες φορητών υπολογιστών φέτος χρησιμοποιούνται επίσης σε υβριδικά περιβάλλοντα γραφείου, όπου οι συσκευές κινούνται απρόβλεπτα μεταξύ σπιτιού, γραφείου, ντουλαπιών hot-desk και κοινόχρηστων κέντρων υποστήριξης. Σε αυτά τα περιβάλλοντα, το RFID δεν αφορά συνεχή επιτήρηση. Αφορά το να γίνονται η ανάκτηση, η αποθήκευση και η επανέκδοση λιγότερο χαοτικές όταν οι συσκευές διασχίζουν φυσικά όρια πιο συχνά απ' ό,τι στο παρελθόν.

Μια δικηγορική εταιρεία στη Νέα Υόρκη το έμαθε αυτό μετά τη μετάβαση σε ένα πιο ευέλικτο μοντέλο εργασίας. Πριν από την υβριδική εργασία, η ανάθεση φορητών υπολογιστών ήταν ως επί το πλείστον σταθερή. Στη συνέχεια, η εταιρεία βρέθηκε να αντιμετωπίζει περισσότερες βραχυπρόθεσμες επανεκδόσεις, μεγαλύτερη εναλλαγή αποθέματος και περισσότερη σύγχυση γύρω από συσκευές που επιστρέφονταν προσωρινά από αποχωρούντες ή μετατιθέμενους υπαλλήλους. Οι ετικέτες RFID που έχουν σχεδιαστεί για καπάκια φορητών υπολογιστών και περιοχές σταθμών σύνδεσης βοήθησαν την ομάδα υποστήριξης να ελέγχει ταχύτερα τον επιστρεφόμενο εξοπλισμό και να διατηρεί καθαρότερα τα αποθέματα αποθήκευσης. Το μεγαλύτερο όφελος δεν ήταν η δραματική πρόληψη απωλειών. Ήταν η μειωμένη τριβή κατά τις μεταβάσεις, όπου οι ομάδες IT χάνουν σιωπηλά χρόνο.

Η ισχυρότερη σύσταση της χρονιάς για την επισήμανση RFID φορητών υπολογιστών δεν είναι ένα όνομα μοντέλου. Είναι μια λογική αγοράς. Επιλέξτε ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες χαμηλού προφίλ για φορητούς υπολογιστές με πολύ μέταλλο. Επιλέξτε παραλλαγές με ανίχνευση παραβίασης όπου ο κίνδυνος αφαίρεσης έχει σημασία. Επιλέξτε ετικέτες με ποιότητα κόλλας και υλικού όψης που ταιριάζει με τον τρόπο που χρησιμοποιείται πραγματικά ο στόλος. Επιλέξτε συμπαγή format για συσκευές που ζουν σε τσάντες και καροτσάκια. Επιλέξτε ροές εργασίας αναγνώστη που αντικατοπτρίζουν ελέγχους ντουλαπιών, δανεισμούς, ανάκτηση κατά την αποχώρηση και σαρώσεις αποθήκευσης, όχι κάποια φαντασίωση παντογνωστικής σάρωσης.

Ένα μη κερδοσκοπικό εκπαιδευτικό ίδρυμα στη Τζόρτζια το έκανε σωστά με ανακατασκευασμένους φορητούς υπολογιστές που διανέμονταν σε κέντρα κοινοτικής μάθησης. Ο οργανισμός δεν είχε μεγάλο προσωπικό IT, οπότε δεν μπορούσε να αντέξει ένα εύθραυστο σύστημα. Χρησιμοποίησε συμπαγείς ετικέτες RFID με ανίχνευση παραβίασης στις συσκευές που ήταν πιο πιθανό να κυκλοφορούν μεταξύ αιθουσών διδασκαλίας και ομάδων υποστήριξης. Αυτή η επιλογή δεν έλυσε κάθε πρόβλημα διαχείρισης, αλλά δημιούργησε αρκετή φυσική ορατότητα ώστε το προσωπικό να σταματήσει να μαντεύει τόσο πολύ. Για έναν οργανισμό με περιορισμένους πόρους, αυτό ήταν μεγαλύτερη νίκη από οποιονδήποτε γυαλισμένο πίνακα ελέγχου.

Ποιες είναι λοιπόν οι καλύτερες ετικέτες RFID περιουσιακών στοιχείων IT της χρονιάς για να σταματήσετε την απώλεια φορητών υπολογιστών; Η ειλικρινής απάντηση είναι ότι οι καλύτερες είναι οι ετικέτες που σέβονται τον τρόπο με τον οποίο ζουν πραγματικά οι φορητοί υπολογιστές. Είναι αρκετά λεπτές για καθημερινή χρήση, αρκετά καλά συντονισμένες για συσκευές με πολύ μέταλλο, αρκετά ασφαλείς για να αποθαρρύνουν την περιστασιακή αφαίρεση, αρκετά ανθεκτικές για να επιβιώσουν σε τσάντες και καροτσάκια και αρκετά πρακτικές για να υποστηρίζουν τις πραγματικές ροές εργασίας IT που έχουν σημασία. Όχι μόνο ελέγχους, αλλά ένταξη, αποχώρηση, αντικαταστάσεις επισκευής, επιστροφές εξαμήνου, επαλήθευση αποθήκευσης και διαχείριση δανεισμού.

Αν οι φορητοί υπολογιστές σας συνεχίζουν να εξαφανίζονται μέσα στη συνήθη ομίχλη της επανακατανομής, των σφαλμάτων αποθήκευσης, της αδύναμης ανάκτησης και των ελλιπών λιστών ελέγχου, το πρόβλημα πιθανώς δεν είναι ότι ο οργανισμός σας διαθέτει πολύ λίγες συσκευές. Είναι πιο πιθανό ότι το επίπεδο φυσικής ορατότητάς σας είναι πολύ αδύναμο. Οι καλές ετικέτες RFID το διορθώνουν αυτό ήσυχα. Δεν χρειάζεται να φαίνονται εντυπωσιακές. Χρειάζεται απλώς να κάνουν τις συσκευές ευκολότερες στην εύρεση, ευκολότερες στην καταμέτρηση και δυσκολότερες στην απώλεια μπροστά στα μάτια όλων. Στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων φορητών υπολογιστών, αυτή είναι συνήθως η διαφορά μεταξύ ενός στόλου που νομίζετε ότι ελέγχετε και ενός στόλου που μπορείτε πραγματικά να αποδείξετε ότι ελέγχετε.