Το καλύτερο RFID γενικής χρήσης για εξοπλισμό γραφείου

Αν ασχοληθείτε αρκετά με έργα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων γραφείου, αρχίζετε να παρατηρείτε το ίδιο μοτίβο. Οι εταιρείες κάνουν το πρόβλημα να ακούγεται πολύ πιο δύσκολο απ' ό,τι είναι στην πραγματικότητα και μετά, κατά κάποιον τρόπο, επιλέγουν και πάλι λάθος ετικέτα.

Η μία ομάδα θέλει μια ετικέτα για φορητούς υπολογιστές, οθόνες, σταθμούς σύνδεσης, εκτυπωτές, εξοπλισμό αίθουσας συνεδριάσεων, συσκευές δανεισμού και κοινόχρηστα εργαλεία. Η άλλη θέλει κάτι «αρκετά ανθεκτικό για τα πάντα», επειδή κανείς δεν θέλει να επανεξετάσει την απόφαση σε έξι μήνες. Κάποιος από το IT θέλει μικροσκοπικές ετικέτες. Κάποιος από τις εγκαταστάσεις θέλει φθηνές ετικέτες. Κάποιος από τις προμήθειες θέλει ένα SKU για όλη την εταιρεία. Μετά η συζήτηση αρχίζει να ξεφεύγει προς εξωτικές απαιτήσεις που κάνουν όλο το έργο να φαίνεται πιο περίπλοκο απ' όσο χρειάζεται.

Τις περισσότερες φορές, η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία γραφείου δεν είναι η πιο προηγμένη ετικέτα του καταλόγου. Δεν είναι η μικρότερη, η πιο ακριβή ή αυτή με τη μεγαλύτερη θεωρητική εμβέλεια ανάγνωσης σε ένα τέλειο εργαστήριο. Είναι η ετικέτα που επιβιώνει στην καθημερινή ζωή του γραφείου, διαβάζεται αξιόπιστα σε σαρώσεις απογραφής με φορητό αναγνώστη, κολλάει καλά στους τύπους επιφανειών που έχουν πραγματικά τα γραφεία και δεν δημιουργεί περισσότερες εξαιρέσεις απ' όσες επιλύει.

Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά πολλά έργα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων γραφείου εξακολουθούν να το χάνουν.

Ο λόγος είναι απλός. Τα περιβάλλοντα γραφείου φαίνονται εύκολα. Σε σύγκριση με εργοστάσια, νοσοκομεία, ορυχεία ή υπαίθριους χώρους, ένα γραφείο φαίνεται ήρεμο και πολιτισμένο. Κανείς δεν πλένει με πίεση ένα ηχείο αίθουσας συνεδριάσεων. Κανείς δεν σέρνει έναν εκτυπωτή λέιζερ μέσα στη λάσπη. Κανείς δεν αποθηκεύει έναν σταθμό σύνδεσης φορητού υπολογιστή δίπλα σε λιωμένο χάλυβα. Έτσι, οι αγοραστές υποθέτουν ότι σχεδόν οποιαδήποτε ετικέτα RFID για εξοπλισμό γραφείου θα λειτουργήσει πιθανότατα.

Μετά αρχίζει η διάθεση.

Πραγματικά διδάγματα από αναπτύξεις σε γραφεία

Εταιρεία χρηματοοικονομικών στο Σικάγο

Μια εταιρεία χρηματοοικονομικών στο Σικάγο το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο, όταν προσπάθησε να τυποποιήσει την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων γραφείου σε φορητούς υπολογιστές, οθόνες, σταθμούς σύνδεσης, πληκτρολόγια, tablet δανεισμού και κοινόχρηστο οπτικοακουστικό εξοπλισμό. Η ομάδα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων επέλεξε αρχικά μια πολύ λεπτή ετικέτα, επειδή φαινόταν κομψή και εύκολη στην εφαρμογή. Σε γυαλισμένους φορητούς υπολογιστές, οι ετικέτες ήταν εντάξει. Σε τραχιά τροφοδοτικά, σε κυρτά μικρόφωνα συνεδριάσεων και σε ζεστούς πλαστικούς σταθμούς σύνδεσης, ήταν λιγότερο εντυπωσιακές. Μερικές ξεκόλλησαν στις γωνίες, μερικές έγιναν δύσκολες στη σάρωση μέσα σε πυκνά ντουλάπια αποθήκευσης και μερικές δημιούργησαν αρκετή ασυνέπεια ώστε το προσωπικό να σταματήσει να εμπιστεύεται τη διαδικασία απογραφής. Αυτό που διόρθωσε το έργο δεν ήταν ένα μεγαλύτερο σύστημα. Ήταν μια πιο λογική ετικέτα. Η εταιρεία στράφηκε σε μια μεσαίου μεγέθους, παθητική ετικέτα UHF RFID με καλύτερη κόλλα και ελαφρώς καλύτερη απόδοση απόστασης σε μικτές επιφάνειες γραφείου. Δεν ήταν εντυπωσιακή. Ήταν απλώς λιγότερο εύθραυστη και πιο ειλικρινής.

Αυτή η ειλικρίνεια έχει σημασία.

Η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία γραφείου είναι συνήθως μια παθητική ετικέτα UHF RFID ή μια συμπαγής σκληρή ετικέτα που αντιμετωπίζει τις πιο κοινές πραγματικότητες του γραφείου αρκετά καλά, χωρίς να προσποιείται ότι κάθε αντικείμενο είναι το ίδιο. Τα περιουσιακά στοιχεία γραφείου ζουν σε μια παράξενη ενδιάμεση κατάσταση. Μερικά είναι μεταλλικά ή σχεδόν μεταλλικά, όπως οθόνες, σταθμοί σύνδεσης, επιτραπέζιοι υπολογιστές και περιβλήματα εκτυπωτών. Μερικά είναι λείο πλαστικό, όπως κάμερες web, πληκτρολόγια και τηλέφωνα γραφείου. Μερικά είναι ελαφρώς κυρτά, όπως ποντίκια, ακουστικά και φορητά ηχεία. Μερικά χρησιμοποιούνται καθημερινά. Μερικά μένουν άθικτα για μήνες. Μια καλή ετικέτα RFID γραφείου δεν χρειάζεται να είναι τέλεια σε κάθε επιφάνεια, αλλά πρέπει να είναι ανεκτική στις περισσότερες από αυτές.

Εδώ είναι που πολλοί αγοραστές υπεραναλύουν το πρόβλημα. Αρχίζουν να ζητούν μία καθολική ετικέτα RFID που λειτουργεί εξίσου καλά σε φορητούς υπολογιστές από βουρτσισμένο αλουμίνιο, σε ηχεία συνεδριάσεων με υφασμάτινη επένδυση, σε χαλύβδινα αρχεία και σε εξοπλισμό αίθουσας συνεδριάσεων από γυαλί. Αυτό είναι συνήθως λάθος. Δεν χρειάζεστε μια ετικέτα-θαύμα. Χρειάζεστε μια πρακτική ετικέτα που καλύπτει τα περισσότερα περιουσιακά στοιχεία γραφείου, συν την πειθαρχία να παραδεχτείτε πότε ένα μικρό υποσύνολο αντικειμένων χρειάζεται διαφορετική μορφή.

Συμβουλευτική εταιρεία στο Λονδίνο

Μια συμβουλευτική εταιρεία στο Λονδίνο το κατάλαβε αυτό αφού επεκτάθηκε σε τρεις νέους ορόφους και ανακάλυψε ότι η «ορατότητα περιουσιακών στοιχείων γραφείου» ήταν ως επί το πλείστον μυθοπλασία. Η εταιρεία ήξερε πόσους φορητούς υπολογιστές διέθετε στα χαρτιά, αλλά οι οθόνες μετακινούνταν μεταξύ κοινόχρηστων θέσεων εργασίας, οι προσαρμογείς εξαφανίζονταν μέσα σε σακίδια, οι προβολείς κρύβονταν σε αίθουσες συνεδριάσεων και τα εφεδρικά πληκτρολόγια φαινόταν να πολλαπλασιάζονται και να εξαφανίζονται ταυτόχρονα. Η ομάδα IT ήθελε ένα απλό πρόγραμμα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID και αρχικά ζήτησε από προμηθευτές μια καθολική ετικέτα γραφείου. Οι καλύτεροι προμηθευτές αντιστάθηκαν. Σύστησαν μία ισχυρή γενικής χρήσης ετικέτα RFID για την πλειονότητα των μη μεταλλικών και ελαφρώς μεταλλικών περιουσιακών στοιχείων, και μια μικρή σκληρή ετικέτα για μέταλλο για μια στενότερη ομάδα, όπως μεταλλικά καροτσάκια και επιλεγμένα ντουλάπια εξοπλισμού. Η εταιρεία αντιστάθηκε αρχικά και μετά αποδέχτηκε τη λογική. Έξι μήνες αργότερα, το πρόγραμμα απογραφής ήταν σταθερό ακριβώς επειδή σταμάτησε να προσπαθεί να επιβάλει μια φανταστική λύση σε κάθε αντικείμενο του κτιρίου.

Αυτό είναι το πρώτο πραγματικό δίδαγμα. Η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID είναι αυτή που καλύπτει καθαρά περίπου το ογδόντα τοις εκατό των περιουσιακών στοιχείων του γραφείου σας, όχι αυτή που ισχυρίζεται ότι λύνει κάθε πιθανή οριακή περίπτωση.

Ένα άλλο κοινό λάθος είναι η αγορά ετικέτας με βάση μόνο την εμβέλεια ανάγνωσης. Αυτό συμβαίνει συνεχώς. Ένας προμηθευτής δείχνει έναν εξαιρετικό αριθμό εμβέλειας ανάγνωσης, όλοι γνέφουν και η ετικέτα εγκρίνεται. Μετά αρχίζει η πραγματική ροή εργασίας του γραφείου και ξαφνικά η ομάδα συνειδητοποιεί ότι η εμβέλεια ανάγνωσης δεν ήταν το κύριο πρόβλημα. Η συμπεριφορά της κόλλας ήταν. Το μέγεθος της ετικέτας ήταν. Το πώς αντιδρούσε η ετικέτα στο πίσω μέρος μιας οθόνης ήταν. Το αν η ετικέτα φαινόταν αποδεκτή σε συσκευές που βλέπουν οι εργαζόμενοι ήταν. Σε περιβάλλοντα γραφείου, η εμβέλεια ανάγνωσης έχει σημασία, αλλά όχι με τον δραματικό τρόπο που φαντάζονται οι άνθρωποι. Τα περισσότερα προγράμματα απογραφής RFID γραφείου βασίζονται σε φορητούς αναγνώστες, ελέγχους κατά το πέρασμα, σαρώσεις ντουλαπιών και ελέγχους σε επίπεδο αίθουσας. Δεν χρειάζεστε μια ετικέτα που μπορεί να «φωνάξει» σε όλο το μήκος ενός διαδρόμου αποθήκης. Χρειάζεστε μια ετικέτα που διαβάζεται αξιόπιστα κατά τη διάρκεια μιας ελεγχόμενης σάρωσης περιουσιακών στοιχείων, χωρίς να απαιτεί από τον χειριστή να παίξει τον ντετέκτιβ.

Εταιρεία λογισμικού στο Όστιν

Μια εταιρεία λογισμικού στο Όστιν το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας αναδιάρθρωσης γραφείου μετά την πανδημία. Οι εργαζόμενοι επέστρεφαν με υβριδικά μοτίβα και ο εξοπλισμός ήταν διάσπαρτος παντού. Οι οθόνες είχαν μετακινηθεί σε κοινόχρηστες δεξαμενές δανεισμού για το σπίτι, οι φορητοί υπολογιστές εναλλάσσονταν μεταξύ νέων προσλήψεων, οι σταθμοί σύνδεσης βρίσκονταν σε αδιάθετα ντουλάπια και οι επιπλέον κάμερες web είχαν σχεδόν μετατραπεί σε λαϊκό μύθο. Η εταιρεία αγόρασε μια ετικέτα RFID με μεγάλη εμβέλεια ανάγνωσης, νομίζοντας ότι θα απλοποιούσε όλη την κατάσταση. Αυτό που πραγματικά χρειαζόταν ήταν μια πιο ισορροπημένη ετικέτα περιουσιακών στοιχείων γραφείου που παρέμενε καλά κολλημένη και συμπεριφερόταν με συνέπεια στις κατηγορίες εξοπλισμού που είχαν τη μεγαλύτερη σημασία. Μόλις η ομάδα στράφηκε σε μια πιο κατάλληλη γενικής χρήσης ετικέτα RFID και αυστηροποίησε τα πρότυπα τοποθέτησης, οι μετρήσεις περιουσιακών στοιχείων έγιναν πολύ πιο χρήσιμες. Το έργο αποτύγχανε επειδή η εταιρεία βελτιστοποιούσε για ένα φύλλο προδιαγραφών αντί για μια ροή εργασίας.

Γιατί η ροή εργασίας και η τοποθέτηση έχουν σημασία

Η ροή εργασίας είναι τα πάντα στην παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων γραφείου.

Πολλές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται πραγματικά εντυπωσιακή αυτοματοποίηση. Χρειάζονται έναν γρήγορο, αξιόπιστο τρόπο να απαντούν σε βαρετές ερωτήσεις. Ποιοι φορητοί υπολογιστές είναι ακόμη ανατεθειμένοι. Ποιες οθόνες βρίσκονται φυσικά στον χώρο. Ποια κιτ αίθουσας συνεδριάσεων είναι πλήρη. Ποια tablet δανεισμού επιστράφηκαν. Ποιοι εκτυπωτές άλλαξαν όροφο. Ποιες κοινόχρηστες συσκευές κάθονται σε αποθήκευση και ποιες έχουν μεταναστεύσει ήσυχα σε τυχαία τμήματα που νομίζουν ότι τους ανήκουν τώρα. Μια γενικής χρήσης ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID λειτουργεί όταν βοηθά τον οργανισμό να απαντά σε αυτές τις ερωτήσεις γρηγορότερα και με λιγότερες διαφωνίες.

Δικηγορική εταιρεία στο Τορόντο

Μια δικηγορική εταιρεία στο Τορόντο βρήκε αυτό ιδιαίτερα χρήσιμο με την τεχνολογία της αίθουσας συνεδριάσεων. Το πρόβλημά τους δεν ήταν ότι ο εξοπλισμός ήταν εξαιρετικά ακριβός. Το πρόβλημά τους ήταν ότι ήταν συνεχώς ακριβώς αρκετά ακριβός ώστε να ενοχλεί τους ανθρώπους όταν μετακινούνταν. Ασύρματα μικρόφωνα, τηλεχειριστήρια παρουσιάσεων, εφεδρικές κάμερες web, κόμβοι σύνδεσης, φορητά ηχεία, μπάρες βίντεο και εφεδρικά tablet συνεχώς μετακινούνταν μεταξύ αιθουσών και τμημάτων. Η εταιρεία δεν χρειαζόταν βιομηχανικές ετικέτες. Χρειαζόταν μικρές, τακτοποιημένες, φιλικές προς το γραφείο ετικέτες RFID που μπορούσαν να χειριστούν πλαστικό, βαμμένες επιφάνειες και συχνή χρήση. Μόλις αυτό τέθηκε σε εφαρμογή, οι έλεγχοι της αίθουσας συνεδριάσεων σταμάτησαν να μοιάζουν με μικρά κυνήγια θησαυρού και άρχισαν να μοιάζουν με ελεγχόμενους ελέγχους. Η τεχνολογία δεν ήταν θεαματική. Απλώς έκανε το συνηθισμένο χάος του γραφείου λιγότερο αόρατο.

Αυτή είναι συχνά η πραγματική επιχειρηματική υπόθεση. Όχι να σταματήσετε τη δραματική κλοπή. Να σταματήσετε την ήπια εξαφάνιση.

Η ήπια εξαφάνιση είναι ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα περιουσιακών στοιχείων γραφείου για τα οποία κανείς δεν μιλά καθαρά. Ένας φορητός υπολογιστής γραφείου σπάνια εξαφανίζεται σαν κλεμμένο αυτοκίνητο. Πιο συχνά, ζει σε μια κατάσταση εκκρεμότητας. Είναι σε ένα συρτάρι, στο γραφείο ενός παλιού υπαλλήλου, σε ένα ντουλάπι δανεισμού με λάθος κατάσταση, σε μια αίθουσα συνεδριάσεων, σε μια ντουλάπα εγκαταστάσεων ή σε ένα ράφι που κανείς δεν ελέγχει επειδή το σύστημα λέει ότι θα έπρεπε να είναι κάπου αλλού. Το ίδιο συμβαίνει με οθόνες, mini PC, τηλέφωνα γραφείου, πληκτρολόγια και σταθμούς σύνδεσης. Χωρίς RFID, οι εταιρείες συνήθως ανταποκρίνονται με υπολογιστικά φύλλα, σημειώσεις δελτίων ή περιοδικά email «παρακαλώ όλοι να ελέγξετε τον εξοπλισμό σας» που δεν λύνουν σχεδόν τίποτα. Με μια αξιοπρεπή εγκατάσταση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων γραφείου RFID, η επιχείρηση μπορεί πραγματικά να σαρώσει τον χώρο και να εντοπίσει τι είναι ακόμη παρόν, αντί να βασίζεται στη μνήμη και την ευγένεια.

Φαρμακευτικό γραφείο στη Σιγκαπούρη

Ένα φαρμακευτικό γραφείο στη Σιγκαπούρη το είδε αυτό κατά τη διάρκεια μιας εταιρικής μετακόμισης. Εκατοντάδες σταθμοί εργασίας ενοποιούνταν, ανατίθεντο εκ νέου ή διαλύονταν. Οι εγκαταστάσεις νόμιζαν ότι είχαν υπό έλεγχο τις μετρήσεις οθονών. Το IT νόμιζε ότι οι αναθέσεις φορητών υπολογιστών ήταν αρκετά ακριβείς. Οι προμήθειες νόμιζαν ότι τα επιπλέον περιφερειακά βρίσκονταν σε αποθήκευση. Καμία από αυτές τις πεποιθήσεις δεν ήταν απολύτως αληθής. Η εταιρεία χρησιμοποίησε μια γενικής χρήσης παθητική ετικέτα UHF RFID σε φορητούς υπολογιστές, οθόνες, σταθμούς σύνδεσης, μικρούς εκτυπωτές και επιλεγμένα περιφερειακά, και στη συνέχεια εκτέλεσε σταδιακές σαρώσεις καταμέτρησης κατά τη διάρκεια της μετακόμισης. Το αποτέλεσμα δεν ήταν τελειότητα, αλλά ήταν δραματικά καλύτερο από αυτό που θα είχε συμβεί με χειροκίνητους ελέγχους σειριακών αριθμών. Πιο σημαντικό, η εταιρεία ανακάλυψε ότι η καλύτερη ετικέτα δεν ήταν αυτή που αποδίδει υπέροχα σε έναν τύπο συσκευής. Ήταν αυτή που παρέμενε χρήσιμη σε όλο το φάσμα του γραφείου, χωρίς να απαιτεί από τους ανθρώπους να τη μεταχειρίζονται με το μαλακό.

Αυτό το «χωρίς να απαιτεί από τους ανθρώπους να τη μεταχειρίζονται με το μαλακό» είναι πιο σημαντικό απ' όσο νομίζουν οι αγοραστές. Οι ετικέτες περιουσιακών στοιχείων γραφείου αποτυγχάνουν όταν είναι πολύ ευαίσθητες, πολύ ορατές, πολύ άβολες ή πολύ εύκολο να ξεκολλήσουν κατά τη συνήθη χρήση. Οι εργαζόμενοι τις περισσότερες φορές δεν είναι κακόβουλοι, αλλά ούτε σκέφτονται την ανθεκτικότητα της ετικέτας. Σκουπίζουν τις συσκευές, χώνουν τους σταθμούς σύνδεσης σε τσάντες, σέρνουν οθόνες πάνω σε γραφεία, κολλούν ετικέτες κάτω από βάσεις φορητών υπολογιστών και αποσυνδέουν περιφερειακά με τρόπους που δημιουργούν σταθερή κακοποίηση χαμηλού επιπέδου. Μια γενικής χρήσης ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία γραφείου θα πρέπει να επιβιώνει σε αυτού του είδους τη ζωή χωρίς να μοιάζει με παράξενο βιομηχανικό εξάρτημα.

Εταιρεία μέσων ενημέρωσης στο Βερολίνο

Μια εταιρεία μέσων ενημέρωσης στο Βερολίνο το έμαθε αυτό αφού δοκίμασε μικροσκοπικές ετικέτες RFID σε κιτ δανεισμού για προσωπικό πεδίου. Οι ετικέτες φαινόταν διακριτικές, κάτι που άρεσε στη διοίκηση, αλλά ήταν πολύ εύκολο να καταστραφούν σε φορτιστές, κόμβους και φορητά αξεσουάρ που πετιούνται μέσα και έξω από θήκες. Στη συνέχεια, η εταιρεία δοκίμασε μια ελαφρώς μεγαλύτερη ετικέτα με καλύτερη κόλλα και πιο ανεκτικό σχεδιασμό ένθετο. Ήταν οριακά πιο ορατή και πολύ πιο αξιόπιστη. Αυτή ήταν η σωστή ανταλλαγή. Σε περιβάλλοντα γραφείου, η καλύτερη ετικέτα δεν είναι αυτή που δεν βλέπει κανείς. Είναι αυτή που οι άνθρωποι σταματούν να προσέχουν επειδή επιβιώνει ήσυχα στην κανονική εργασία.

Αυτός είναι επίσης ο λόγος που οι κανόνες τοποθέτησης έχουν εξίσου μεγάλη σημασία με την ίδια την ετικέτα. Μια καλή ετικέτα RFID γραφείου που τοποθετείται άσχημα γίνεται πολύ γρήγορα μια κακή ετικέτα περιουσιακού στοιχείου. Βάλτε την σε έναν αεραγωγό οθόνης, στην άκρη ενός τροφοδοτικού, σε μια περιοχή στο κάτω μέρος ενός φορητού υπολογιστή που δέχεται συνεχή τριβή ή σε ένα κυρτό τμήμα ακουστικών που λυγίζει πολύ, και ακόμη και μια αξιοπρεπής ετικέτα μπορεί να αρχίσει να δημιουργεί προβλήματα. Τα καλύτερα προγράμματα περιουσιακών στοιχείων γραφείου καθορίζουν μια τυπική ζώνη τοποθέτησης για κάθε ευρεία κατηγορία και την τηρούν αμείλικτα. Φορητοί υπολογιστές σε ένα σημείο. Οθόνες σε άλλο. Σταθμοί σύνδεσης σε άλλο. Μικρά περιφερειακά σε άλλο. Όσο πιο συνεπής η τοποθέτηση, τόσο πιο αξιόπιστα τα αποτελέσματα απογραφής.

Ιδιωτικό πανεπιστήμιο στη Μελβούρνη

Ένα ιδιωτικό πανεπιστήμιο στη Μελβούρνη το είδε αυτό με την τεχνολογία των αιθουσών διδασκαλίας και τον εξοπλισμό του διδακτικού προσωπικού. Το πρώτο κύμα επισήμανσης έγινε από διαφορετικά άτομα με ελαφρώς διαφορετική κρίση. Μερικές ετικέτες κατέληξαν στο πίσω μέρος tablet, μερικές σε θήκες, μερικές κοντά σε θύρες, μερικές κοντά σε λαστιχένια ποδαράκια. Η ποιότητα της απογραφής υπέφερε επειδή η συμπεριφορά ανάγνωσης και η φυσική ανθεκτικότητα ποίκιλλαν περισσότερο απ' όσο περίμενε η ομάδα. Στον δεύτερο γύρο, το πανεπιστήμιο τυποποίησε την τοποθέτηση ανά κατηγορία. Οι ετικέτες ήταν σε μεγάλο βαθμό οι ίδιες, αλλά τα αποτελέσματα ήταν πολύ καλύτερα. Το δίδαγμα ήταν άχαρο και πολύ χρήσιμο: το καλό RFID για περιουσιακά στοιχεία γραφείου εξαρτάται εξίσου από τη βαρετή συνέπεια όσο και από το υλικό.

Αισθητική και ισορροπία σε περιβάλλοντα γραφείου

Ένα ενδιαφέρον πράγμα για τα περιβάλλοντα γραφείου είναι ότι η αισθητική έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι σε πολλά βιομηχανικά έργα. Οι εργαζόμενοι θα ανεχτούν μια ανθεκτική ετικέτα σε ένα κιβώτιο αποθήκης ή σε έναν σωλήνα σκαλωσιάς χωρίς δεύτερη σκέψη. Μπορεί να αντιδράσουν πολύ διαφορετικά σε μια άσχημη ετικέτα σε έναν υψηλής ποιότητας φορητό υπολογιστή ή σε εξοπλισμό αίθουσας συνεδριάσεων που βρίσκεται μπροστά σε πελάτες. Αυτό δεν σημαίνει ότι χρειάζεστε αόρατες ετικέτες για τα πάντα. Σημαίνει ότι η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID γραφείου συνήθως ισορροπεί καλύτερα τη μορφή και τη λειτουργία απ' ό,τι οι ετικέτες που είναι κατασκευασμένες για περιουσιακά στοιχεία πεδίου. Μια καθαρή λευκή ή ουδέτερη ετικέτα περιουσιακού στοιχείου με μέτριο αποτύπωμα συχνά κερδίζει, επειδή φαίνεται συμβατή με τον εξοπλισμό γραφείου αντί να δείχνει προφανώς δανεισμένη από μια βιομηχανική αυλή.

Όμιλος χρηματοοικονομικών υπηρεσιών στη Ζυρίχη

Ένας όμιλος χρηματοοικονομικών υπηρεσιών στη Ζυρίχη το καταλάβαινε καλά αυτό. Ήθελαν ισχυρότερη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων για κοινόχρηστο εξοπλισμό IT, αλλά ενδιαφέρονταν επίσης βαθιά για το πώς έμοιαζαν οι συσκευές σε εκτελεστικά γραφεία και αίθουσες συνεδριάσεων που βλέπουν οι πελάτες. Επέλεξαν μια καθαρή, συμπαγή ετικέτα περιουσιακού στοιχείου RFID σχεδιασμένη για φορητούς υπολογιστές, οθόνες και ηλεκτρονικά γραφείου, αντί για μια πιο ανθεκτική, βιομηχανικής εμφάνισης ετικέτα. Η ετικέτα δεν ήταν το πιο σκληρό πράγμα στην αγορά και δεν χρειαζόταν να είναι. Ήταν αρκετά σκληρή για τη ζωή του γραφείου και αρκετά ήρεμη οπτικά ώστε κανείς να μη ρωτά συνεχώς γιατί κάθε συσκευή έμοιαζε ξαφνικά με κιβώτιο αποστολής. Αυτή η ισορροπία έκανε τη διάθεση πολύ ευκολότερη πολιτικά μέσα στην εταιρεία.

Το ίδιο είδος ισορροπίας έχει σημασία και για τα έπιπλα γραφείου και τα μη IT περιουσιακά στοιχεία. Πολλοί αγοραστές ξεκινούν με φορητούς υπολογιστές και οθόνες και αργότερα συνειδητοποιούν ότι θέλουν επίσης να παρακολουθούν κινητούς πίνακες λευκού πίνακα, καροτσάκια βίντεο, πάνελ αιθουσών συνεδριάσεων, ειδικές καρέκλες, φορητούς θερμαντήρες, καθαριστές αέρα, συσκευές δοκιμών ή εργαλεία εγκαταστάσεων που μετακινούνται μεταξύ τμημάτων. Η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID γραφείου θα πρέπει ιδανικά να καλύπτει τουλάχιστον μερικές από αυτές τις κατηγορίες επίσης, ειδικά αν η επιχείρηση θέλει έναν ευρύ ρυθμό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων. Και πάλι, αυτό δεν σημαίνει μία τέλεια ετικέτα για απολύτως τα πάντα. Σημαίνει την επιλογή μιας βασικής ετικέτας που εμποδίζει το πρόγραμμα περιουσιακών στοιχείων γραφείου να κατακερματιστεί σε δέκα μικρά ασύμβατα έργα.

Φορέας συνεργατικών χώρων στο Άμστερνταμ

Ένας φορέας συνεργατικών χώρων στο Άμστερνταμ το βρήκε χρήσιμο σε ένα πολύ ευρύτερο μείγμα περιουσιακών στοιχείων απ' ό,τι περίμενε. Αυτό που ξεκίνησε ως έργο παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων IT για φορητούς υπολογιστές και οθόνες επεκτάθηκε σε κοινόχρηστους εκτυπωτές, εξοπλισμό εκδηλώσεων, οθόνες αιθουσών, φορητούς ανεμιστήρες, κιτ διανομής ισχύος και κινητό εξοπλισμό παρουσιάσεων. Επειδή η αρχική επιλογή ετικέτας ήταν λογικά ισορροπημένη, η εταιρεία μπόρεσε να επεκτείνει το πρόγραμμα χωρίς να επανασχεδιάσει τα πάντα. Η ετικέτα δεν ήταν ιδανική για κάθε αντικείμενο, αλλά ήταν αρκετά καλή για τα περισσότερα περιουσιακά στοιχεία που σχετίζονται με το γραφείο και αρκετά σταθερή ώστε το ευρύτερο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων να παραμείνει συνεκτικό. Αυτού του είδους η επεκτασιμότητα είναι συχνά πιο πολύτιμη από την αγορά μιας πιο εξειδικευμένης ετικέτας πολύ νωρίς.

Μια ακόμη αλήθεια αξίζει να ειπωθεί καθαρά. Σε περιβάλλοντα γραφείου, η καλύτερη ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID είναι συχνά αυτή που κάνει τις κυκλικές καταμετρήσεις ανόητα εύκολες. Αυτή είναι η πραγματική νίκη. Περπατήστε τον χώρο με έναν φορητό αναγνώστη. Σαρώστε σταθμούς εργασίας, αίθουσες συνεδριάσεων, ντουλάπια αποθήκευσης και ράφια δανεισμού. Επιβεβαιώστε τι βρίσκεται φυσικά εκεί. Εντοπίστε τι λείπει από την αναμενόμενη ζώνη του. Ενημερώστε το σύστημα όσο η πληροφορία είναι ακόμη χρήσιμη. Αν η ετικέτα σας βοηθά να το κάνετε αυτό χωρίς μια παρέλαση εξαιρέσεων, επιλέξατε καλά. Αν η ετικέτα δημιουργεί συνεχείς συζητήσεις για το γιατί ξεκόλλησε, γιατί δεν διαβάζεται στους μισούς σταθμούς σύνδεσης ή γιατί το προσωπικό συνεχίζει να την αφαιρεί από τους φορητούς υπολογιστές, τότε δεν έχει σημασία πόσο προηγμένη φαινόταν η προδιαγραφή στην αρχή.

Παγκόσμια εταιρεία μάρκετινγκ στη Νέα Υόρκη

Μια παγκόσμια εταιρεία μάρκετινγκ στη Νέα Υόρκη το ανακάλυψε αυτό αφού προσπάθησε να είναι πολύ έξυπνη με τη διάθεση RFID για τα περιουσιακά στοιχεία του γραφείου της. Αγόρασε μια ετικέτα που υποσχόταν εξαιρετική απόδοση σε πολλές επιφάνειες, αλλά το πραγματικό αποτέλεσμα ήταν μια ελαφρώς υπερσχεδιασμένη ετικέτα που ήταν δυσκολότερο να εφαρμοστεί τακτοποιημένα και λιγότερο φιλική προς το γραφείο απ' ό,τι άρεσε στο προσωπικό. Αργότερα η εταιρεία στράφηκε σε μια απλούστερη, καλύτερα ισορροπημένη γενικής χρήσης ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID και πέτυχε καλύτερα αποτελέσματα με λιγότερο δράμα. Το ακριβό δίδαγμα ήταν ότι η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων γραφείου δεν είναι διαγωνισμός για την εύρεση της πιο εντυπωσιακής ετικέτας. Είναι μια δοκιμή του κατά πόσο η ετικέτα κάνει τον καθημερινό έλεγχο ευκολότερο.

Το συμπέρασμα: Σταματήστε να υπεραναλύετε

Ποια είναι λοιπόν η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία γραφείου;

Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι μια καλοφτιαγμένη παθητική ετικέτα περιουσιακών στοιχείων UHF RFID σχεδιασμένη για ηλεκτρονικά και μικτές επιφάνειες γραφείου, με αξιόπιστη κόλλα, αξιοπρεπή απόδοση ανάγνωσης σε ροές εργασίας απογραφής με φορητό αναγνώστη, μια μορφή που φαίνεται αποδεκτή σε συσκευές γραφείου και αρκετή ανοχή ώστε να χειρίζεται φορητούς υπολογιστές, οθόνες, σταθμούς σύνδεσης, εκτυπωτές και κοινόχρηστο εξοπλισμό χωρίς συνεχείς εξαιρέσεις. Όχι πολύ μικροσκοπική. Όχι πολύ βιομηχανική. Όχι πολύ εύθραυστη. Όχι υπερσχεδιασμένη. Απλώς ισορροπημένη.

Αν το γραφείο σας έχει ένα μικρότερο υποσύνολο πιο δύσκολων μεταλλικών περιουσιακών στοιχείων ή εξοπλισμού πολύ σκληρής χρήσης, προσθέστε έναν δεύτερο τύπο ετικέτας για αυτά και προχωρήστε. Μην αφήνετε τις οριακές περιπτώσεις να εκφοβίσουν ολόκληρο το πρόγραμμα προς την πολυπλοκότητα.

Μια τεχνολογική πανεπιστημιούπολη στο Δουβλίνο το διατύπωσε τέλεια αφού σταθεροποίησε επιτέλους τη διαδικασία διαχείρισης πάγιων περιουσιακών στοιχείων RFID. Η ομάδα είχε περάσει μήνες ρωτώντας ποια θα μπορούσε να είναι η τέλεια καθολική ετικέτα. Η απάντηση αποδείχθηκε πολύ πιο βαρετή και πολύ πιο χρήσιμη. Η καλύτερη ετικέτα ήταν αυτή για την οποία σταμάτησαν να μιλούν μόλις άρχισαν να λειτουργούν οι μετρήσεις.

Αυτό είναι πραγματικά όλο το νόημα.

Σταματήστε να το υπεραναλύετε. Η καλύτερη γενικής χρήσης ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία γραφείου δεν είναι η πιο έξυπνη ετικέτα. Είναι αυτή που δίνει στο γραφείο σας ένα αξιόπιστο επίπεδο ταυτότητας σε όλο το ευρύ μέσο του πληθυσμού περιουσιακών στοιχείων σας, επιβιώνει στον κανονικό χειρισμό, φαίνεται αποδεκτή, διαβάζεται αξιόπιστα κατά τις σαρώσεις απογραφής και δεν αναγκάζει κάθε τμήμα σε μια ειδική διαδικασία εξαίρεσης.

Στην παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων γραφείου, το βαρετό και αξιόπιστο κερδίζει το λαμπρό και ιδιότροπο σχεδόν πάντα.

Και μόλις το αποδεχτείτε αυτό, η επιλογή της σωστής ετικέτας γίνεται πολύ ευκολότερη.