Λογισμικό παρακολούθησης παγίων RFID αντί για Excel

Γιατί το Excel σταματά να λειτουργεί για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων

Η διακοπή της χρήσης του Excel για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων δεν σημαίνει ότι το Excel είναι άχρηστο. Το Excel είναι χρήσιμο για γρήγορες λίστες, πρώιμο σχεδιασμό, μικρές ομάδες και έργα καθαρισμού μίας φοράς. Το πρόβλημα ξεκινά όταν μια εταιρεία αντιμετωπίζει ένα υπολογιστικό φύλλο σαν σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων. Στην αρχή, φαίνεται ακίνδυνο. Λίγες στήλες για το όνομα του περιουσιακού στοιχείου, τον σειριακό αριθμό, την τοποθεσία, τον υπεύθυνο, την ημερομηνία αγοράς και την κατάσταση. Ίσως έναν χρωματικό κωδικό για τα στοιχεία που λείπουν. Ίσως ένα δεύτερο φύλλο για τις επισκευές. Μετά η εταιρεία μεγαλώνει, τα περιουσιακά στοιχεία μετακινούνται, οι εργαζόμενοι δανείζονται εξοπλισμό, τα τμήματα μετονομάζουν αίθουσες, παλιά αρχεία αντιγράφονται, νέα αρχεία αποστέλλονται με email, και ξαφνικά κανείς δεν ξέρει ποιο υπολογιστικό φύλλο είναι το σωστό. Τότε είναι που το Excel σταματά να βοηθά και αρχίζει να λέει ψέματα σιωπηλά.

Το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID λύνει ένα διαφορετικό πρόβλημα. Δεν αποθηκεύει απλώς μια λίστα με πράγματα. Συνδέει τα φυσικά περιουσιακά στοιχεία με πραγματικά συμβάντα σάρωσης, χρήστες, τοποθεσίες, ιστορικό συντήρησης, ελέγχους και επιχειρηματικούς κανόνες. Όταν ένας φορητός αναγνώστης RFID σαρώνει ένα καροτσάκι φορητών υπολογιστών, μια αίθουσα ιατρικών συσκευών, ένα ράφι αποθήκης ή ένα κλουβί εργαλείων, το λογισμικό ενημερώνει τι είναι πραγματικά παρόν. Όταν μια σταθερή πύλη RFID καταγράφει εξοπλισμό που περνά από μια πόρτα, το σύστημα δημιουργεί ένα συμβάν μετακίνησης. Όταν ένας χρήστης παραλαμβάνει ένα περιουσιακό στοιχείο, η εγγραφή αλλάζει από διαθέσιμο σε ανατεθειμένο. Αυτή η διαφορά έχει σημασία γιατί η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων δεν είναι ένα έγγραφο. Είναι μια ζωντανή διαδικασία.

Όταν οι εγγραφές υπολογιστικών φύλλων γίνονται παρωχημένες

Μια περιφερειακή σχολική περιφέρεια στο Όρεγκον το έμαθε αυτό αφού προσπάθησε να διαχειριστεί tablet, προβολείς, δρομολογητές και φορητούς υπολογιστές τάξης σε υπολογιστικά φύλλα. Κάθε σχολείο κρατούσε το δικό του αρχείο, και το τμήμα IT συγχώνευε τις ενημερώσεις δύο φορές τον χρόνο. Μέχρι να ξεκινήσουν οι καλοκαιρινοί έλεγχοι, οι εγγραφές ήταν ήδη παρωχημένες. Οι συσκευές δανείζονταν σε εκπαιδευτικούς, μετακινούνταν μεταξύ αιθουσών, αποστέλλονταν για επισκευή ή αποσύρονταν χωρίς να ενημερωθεί το υπολογιστικό φύλλο. Αφού μετέβησαν σε λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID με ετικέτες UHF RFID στα καροτσάκια συσκευών και εφεδρικό barcode σε μικρότερα αξεσουάρ, η περιφέρεια μπορούσε να σαρώσει κάθε τάξη και να συγκρίνει τα φυσικά περιουσιακά στοιχεία με την ανατεθειμένη τοποθεσία. Η μεγάλη νίκη δεν ήταν η περίτεχνη τεχνολογία. Ήταν ότι επιτέλους γνώριζαν ποιες εξαιρέσεις ήταν πραγματικές.

Το Excel δυσκολεύεται γιατί βασίζεται στο ότι οι άνθρωποι θυμούνται να το ενημερώσουν την ακριβώς σωστή στιγμή. Κάποιος μετακινεί μια οθόνη από τα Οικονομικά στο HR και σχεδιάζει να ενημερώσει το αρχείο αργότερα. Κάποιος δανείζεται έναν σαρωτή για μια καταμέτρηση αποθήκης και ξεχνά να το πει σε οποιονδήποτε. Κάποιος στέλνει ένα αναθεωρημένο υπολογιστικό φύλλο με email, ενώ κάποιος άλλος συνεχίζει να επεξεργάζεται την παλιά έκδοση. Αυτές είναι φυσιολογικές ανθρώπινες συμπεριφορές, όχι σπάνιες αποτυχίες. Το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID μειώνει το χάσμα μεταξύ μετακίνησης και ενημέρωσης εγγραφής. Η σάρωση γίνεται η ενημέρωση, ή τουλάχιστον το έναυσμα για έλεγχο. Αυτό κάνει τα δεδομένα πιο επίκαιρα και λιγότερο εξαρτημένα από τη μνήμη.

Ένα νοσοκομείο στο Μάντσεστερ είχε αυτό το πρόβλημα με αντλίες έγχυσης και φορητό διαγνωστικό εξοπλισμό. Η βιοϊατρική ομάδα χρησιμοποιούσε το Excel για να παρακολουθεί τις ημερομηνίες συντήρησης, ενώ οι νοσηλευτικές μονάδες κρατούσαν άτυπες λίστες με ό,τι είχαν σε κάθε όροφο. Κατά τις περιόδους αιχμής, οι συσκευές μετακινούνταν μεταξύ των πτερύγων χωρίς επίσημη παράδοση. Το υπολογιστικό φύλλο έλεγε ένα πράγμα, η αποθήκη ένα άλλο, και το κλινικό προσωπικό έχανε χρόνο ψάχνοντας. Το νοσοκομείο μετέφερε τις συσκευές υψηλής αξίας σε ένα σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID. Το προσωπικό μπορούσε να σαρώσει τις αίθουσες αποθήκευσης με έναν φορητό αναγνώστη, να δει ποιες αντλίες ήταν παρούσες και να επισημάνει μονάδες που έλειπαν ή ήταν προς συντήρηση. Το λογισμικό δεν αντικατέστησε την κλινική κρίση, αλλά σταμάτησε την εγγραφή εξοπλισμού από το να ζει σε τρία αποσυνδεδεμένα σημεία.

Τα βασικά χαρακτηριστικά λογισμικού που πραγματικά χρειάζεστε

Η μοναδική ταυτότητα περιουσιακού στοιχείου έρχεται πρώτη

Το λογισμικό που πραγματικά χρειάζεστε θα πρέπει να ξεκινά με τη μοναδική ταυτότητα περιουσιακού στοιχείου. Κάθε περιουσιακό στοιχείο χρειάζεται ένα αξιόπιστο ID που συνδέει την ετικέτα RFID, το barcode, τον σειριακό αριθμό, τον εσωτερικό αριθμό περιουσιακού στοιχείου, την εγγραφή αγοράς και το όνομα που βλέπει ο χρήστης. Χωρίς αυτό το επίπεδο ταυτότητας, ακόμη και ο καλύτερος αναγνώστης RFID συλλέγει μόνο αριθμούς ετικετών. Ένα καλό σύστημα σας επιτρέπει να αναζητάτε με ετικέτα, σειριακό αριθμό, τύπο περιουσιακού στοιχείου, τμήμα, τοποθεσία, θεματοφύλακα, κατάσταση, καθεστώς εγγύησης ή πρόγραμμα συντήρησης. Σας επιτρέπει επίσης να επισυνάπτετε φωτογραφίες, τιμολόγια, εγχειρίδια, πιστοποιητικά, σημειώσεις επιθεώρησης και αρχεία απόσυρσης. Το Excel μπορεί να κρατήσει κάποια από αυτά, αλλά γίνεται αδέξιο γρήγορα όταν μπαίνουν στην εικόνα πολλοί χρήστες, συνημμένα, έλεγχοι και κανόνες δικαιωμάτων.

Μια κατασκευαστική εταιρεία στην Αλμπέρτα παρακολουθούσε γεννήτριες, επίπεδα λέιζερ, εξοπλισμό ασφαλείας, ασυρμάτους και ηλεκτρικά εργαλεία σε εργοτάξια. Το παλιό υπολογιστικό φύλλο έδειχνε την ιδιοκτησία, αλλά όχι την πραγματική τοποθεσία. Οι επόπτες εργοταξίων συχνά κρατούσαν τοπικά αντίγραφα επειδή το κεντρικό αρχείο φαινόταν παρωχημένο. Η εταιρεία υιοθέτησε λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID βασισμένο στο υπολογιστικό νέφος και ανθεκτικές ετικέτες RFID για εξοπλισμό υψηλότερης αξίας. Όταν τα εργαλεία έφευγαν από την αυλή, η σάρωση εξόδου τα ανέθετε σε ένα εργοτάξιο. Όταν επέστρεφαν, η σάρωση παραλαβής έκλεινε τον κύκλο. Οι επόπτες μπορούσαν ακόμη να βλέπουν τα περιουσιακά στοιχεία σε κινητές συσκευές, αλλά δεν επεξεργάζονταν πλέον ξεχωριστά υπολογιστικά φύλλα που αποκλίνανε από την πραγματικότητα.

Το ιστορικό τοποθεσίας μετατρέπει τις εικασίες σε αποδείξεις

Το ιστορικό τοποθεσίας είναι ένας από τους σαφέστερους λόγους για να εγκαταλείψετε το Excel. Ένα υπολογιστικό φύλλο συνήθως δείχνει την τελευταία γνωστή τοποθεσία, αν κάποιος την ενημέρωσε. Το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID μπορεί να δείξει το ιστορικό μετακίνησης: πότε σαρώθηκε το περιουσιακό στοιχείο, πού, από ποιον, με ποιον αναγνώστη και υπό ποια συναλλαγή. Αυτό έχει σημασία όταν κάτι χάνεται. Αντί να μαλώνετε για το ποιος θυμάται τελευταίος ότι το είδε, η ομάδα μπορεί να εξετάσει το ιστορικό σαρώσεων. Εθεάθη τελευταία φορά στην αίθουσα επισκευών, στην αποβάθρα φόρτωσης, στην τοποθεσία του πελάτη, στο εργαστήριο, στο όχημα, στο ράφι ή στο κλουβί αποθήκευσης; Η απάντηση μπορεί να μην ανακτήσει αμέσως το περιουσιακό στοιχείο, αλλά δίνει στην έρευνα ένα σημείο εκκίνησης.

Ένα γραφείο ενοικίασης κινηματογραφικού εξοπλισμού στο Los Angeles χρησιμοποιούσε υπολογιστικά φύλλα για κάμερες, φακούς, τρίποδα, κιτ φωτισμού, μπαταρίες και οθόνες. Η ομάδα ήταν προσεκτική, αλλά οι επιστροφές ενοικίων ήταν χαοτικές μετά τα γυρίσματα του Σαββατοκύριακου. Ένας χαμένος φακός μπορούσε να δημιουργήσει ώρες αναζήτησης και τηλεφωνημάτων σε πελάτες. Με λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων με δυνατότητα RFID, κάθε κιτ σαρωνόταν πριν από την αποστολή και ξανά κατά την επιστροφή. Αν έλειπε ένας φακός, μια μπαταρία ή μια οθόνη, το σύστημα το έδειχνε πριν φύγει ο πελάτης από τον πάγκο. Η εταιρεία εξακολουθούσε να επιθεωρεί την κατάσταση χειροκίνητα, αλλά οι έλεγχοι ταυτότητας και πληρότητας γίνονταν πολύ ταχύτεροι.

Ροές εργασίας που το Excel δεν μπορεί να επιβάλει αξιόπιστα

Έλεγχοι παραλαβής και παράδοσης

Το λογισμικό θα πρέπει επίσης να υποστηρίζει ροές εργασίας παραλαβής και παράδοσης. Πολλά περιουσιακά στοιχεία δεν κάθονται απλώς σε αίθουσες. Δανείζονται, ανατίθενται, παραχωρούνται, επισκευάζονται, δεσμεύονται, μεταφέρονται ή αποσύρονται. Το Excel μπορεί να προσθέσει στήλες για την κατάσταση, αλλά δεν μπορεί να επιβάλει μια καθαρή διαδικασία. Ένα σωστό σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID μπορεί να απαιτεί χρήστη, ημερομηνία λήξης, προορισμό, έγκριση ή κωδικό αιτίας πριν αλλάξει η κατάσταση ενός περιουσιακού στοιχείου. Μπορεί να στέλνει ειδοποιήσεις εκπρόθεσμων, να κλειδώνει ορισμένα περιουσιακά στοιχεία από την παράδοση και να δημιουργεί ίχνος ελέγχου. Αυτό έχει σημασία όταν τα περιουσιακά στοιχεία έχουν επιχειρηματική αξία, απαιτήσεις συμμόρφωσης ή συνέπειες ασφαλείας.

Ένα πανεπιστημιακό τμήμα μηχανικών στη Σιγκαπούρη διαχειριζόταν drones, αισθητήρες, εργαστηριακά όργανα και κιτ πεδίου για φοιτητικά έργα. Το Excel λειτουργούσε όταν ένας τεχνικός χειριζόταν τα πάντα. Μόλις περισσότεροι εκπαιδευτές άρχισαν να δανείζονται κιτ, το σύστημα έγινε ακατάστατο. Το τμήμα μετέβη σε λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID με αρχεία παραλαβής φοιτητών και προσωπικού. Τα κιτ σαρώνονταν κατά τη χορήγηση και την επιστροφή, και τα εκπρόθεσμα στοιχεία προκαλούσαν υπενθυμίσεις. Ο τεχνικός σταμάτησε να κυνηγά χειρόγραφες σημειώσεις, και οι φοιτητές έμαθαν ότι ο δανεισμός εξοπλισμού συνοδευόταν από ορατό αρχείο. Η διαδικασία έγινε δικαιότερη γιατί το λογισμικό αντιμετώπιζε κάθε παράδοση με τον ίδιο τρόπο.

Κανόνες συντήρησης και περιορισμοί σέρβις

Η παρακολούθηση συντήρησης είναι ένας ακόμη τομέας όπου το Excel τεντώνεται. Τα περιουσιακά στοιχεία μπορεί να χρειάζονται επιθεώρηση κάθε 30 ημέρες, βαθμονόμηση κάθε έξι μήνες, αντικατάσταση μπαταρίας κάθε χρόνο, δοκιμή ασφαλείας πριν από την ανάπτυξη ή σέρβις εγγύησης πριν από μια προθεσμία. Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να παραθέσει ημερομηνίες, αλλά δεν τις συνδέει φυσικά με συμβάντα σάρωσης, εντολές εργασίας, ειδοποιήσεις χρηστών ή περιορισμούς κατάστασης. Το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID μπορεί να επισημάνει ένα περιουσιακό στοιχείο ως προς σέρβις όταν σαρώνεται, να το μπλοκάρει από τη χορήγηση, να δημιουργήσει δελτίο συντήρησης και να αποθηκεύσει την εγγραφή ολοκλήρωσης. Αυτό αποτρέπει ένα εργαλείο από το να παραμένει σε κυκλοφορία απλώς επειδή κανείς δεν φίλτραρε το υπολογιστικό φύλλο πριν φύγει από το ράφι.

Ένα εργοστάσιο επεξεργασίας τροφίμων στη Δανία χρησιμοποιούσε λογισμικό RFID για τη διαχείριση φορητών θερμομέτρων, ανιχνευτών μετάλλων, βαρών βαθμονόμησης, εργαλείων καθαρισμού και εξοπλισμού ασφαλείας. Πριν από το RFID, οι ημερομηνίες συντήρησης κρατούνταν σε Excel, ενώ οι ομάδες παραγωγής έπαιρναν εργαλεία από τα ντουλάπια. Περιστασιακά, ένα στοιχείο που ήταν προς βαθμονόμηση παρέμενε σε χρήση πολύ καιρό. Με το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID, η σάρωση του ντουλαπιού έδειχνε ποια στοιχεία ήταν διαθέσιμα και ποια ήταν μπλοκαρισμένα για βαθμονόμηση. Το σύστημα δεν μετρούσε μόνο περιουσιακά στοιχεία. Προστάτευε τη διαδικασία από τη χρήση του λάθος περιουσιακού στοιχείου τη λάθος στιγμή.

Ταχύτεροι έλεγχοι και καλύτερη επιχειρησιακή ορατότητα

Έλεγχοι απογραφής βάσει εξαιρέσεων

Οι έλεγχοι απογραφής είναι εκεί όπου ο πόνος του Excel γίνεται προφανής. Οι χειροκίνητοι έλεγχοι περιουσιακών στοιχείων συνήθως περιλαμβάνουν περπάτημα με μια εκτυπωμένη λίστα ή tablet, έλεγχο σειριακών αριθμών και σήμανση ως βρέθηκε ή λείπει. Είναι αργό, κουραστικό και γεμάτο ευκαιρίες για λάθη. Το RFID αλλάζει τη διαδικασία ελέγχου γιατί το προσωπικό μπορεί να σαρώσει πολλά περιουσιακά στοιχεία με ετικέτες γρήγορα. Το λογισμικό συγκρίνει τα αναμενόμενα περιουσιακά στοιχεία με τα σαρωμένα και παράγει λίστες εξαιρέσεων. Η ομάδα ξοδεύει χρόνο διερευνώντας περιουσιακά στοιχεία που λείπουν, είναι απροσδόκητα ή έχουν τοποθετηθεί λάθος αντί να επιβεβαιώνει κάθε στοιχείο ένα προς ένα. Αυτή είναι η πρακτική αξία της διαχείρισης απογραφής RFID.

Ένα σύστημα δημόσιας βιβλιοθήκης στη Μελβούρνη χρησιμοποιούσε παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές, tablet, προβολείς, φορητά hotspot και συσκευές υποστηρικτικής τεχνολογίας. Τα παραρτήματα έστελναν μηνιαία υπολογιστικά φύλλα στο κεντρικό γραφείο, και τα αρχεία δεν ταίριαζαν ποτέ απόλυτα. Αφού υιοθέτησαν λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID, κάθε παράρτημα εκτελούσε γρήγορο έλεγχο με έναν φορητό αναγνώστη. Το λογισμικό έδειχνε στοιχεία που βρέθηκαν σε λάθος παράρτημα, συσκευές που δεν είχαν εμφανιστεί για πολύ καιρό και περιουσιακά στοιχεία προς αντικατάσταση. Το προσωπικό έπρεπε ακόμη να λύσει τις εξαιρέσεις, αλλά ο έλεγχος έγινε μια στοχευμένη εργασία αντί για μια πλήρη αστυνομική έρευνα.

Ενσωμάτωση σε επιχειρηματικά συστήματα

Η ενσωμάτωση έχει σημασία γιατί τα δεδομένα περιουσιακών στοιχείων σπάνια ανήκουν σε μία ομάδα. Τα Οικονομικά ενδιαφέρονται για τις αποσβέσεις και τα πάγια περιουσιακά στοιχεία. Το IT ενδιαφέρεται για χρήστες, συσκευές και δελτία υποστήριξης. Οι Εγκαταστάσεις ενδιαφέρονται για έπιπλα, κλειδιά, εργαλεία και συντήρηση. Οι Λειτουργίες ενδιαφέρονται για τη διαθεσιμότητα. Οι Προμήθειες ενδιαφέρονται για το ιστορικό αγορών και τις εγγυήσεις προμηθευτών. Η Ασφάλεια ενδιαφέρεται για τη μετακίνηση και την απώλεια. Ένα χρήσιμο σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID θα πρέπει να ενσωματώνεται με ERP, CMMS, ITSM, HR, προμήθειες, διαχείριση αποθήκης ή λογιστικά συστήματα όπου χρειάζεται. Αν η πλατφόρμα RFID γίνει άλλη μια απομονωμένη βάση δεδομένων, η εταιρεία απλώς αντικαθιστά ένα σιλό με ένα άλλο.

Ένας πάροχος εφοδιαστική στο Ρότερνταμ χρησιμοποιούσε παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID για επιστρεφόμενα δοχεία, φορητούς σαρωτές, παλετοφόρα, εξοπλισμό αποβάθρας και εξαρτήματα ιδιοκτησίας πελατών. Το παλιό υπολογιστικό φύλλο έδειχνε μετρήσεις, αλλά όχι ροή. Το σύστημα RFID έδειξε ότι ορισμένες λωρίδες πελατών κρατούσαν επιστρεφόμενα περιουσιακά στοιχεία πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο. Έδειξε επίσης ποιες περιοχές αποβάθρας είχαν επαναλαμβανόμενες εξαιρέσεις εξοπλισμού που έλειπε. Η εταιρεία χρησιμοποίησε αυτά τα δεδομένα για να αλλάξει τις πολιτικές επιστροφής και τους κανόνες προετοιμασίας. Το λογισμικό δημιούργησε επιχειρηματική εικόνα γιατί τα δεδομένα προήλθαν από πραγματικά συμβάντα σάρωσης αντί για τριμηνιαίες εικασίες.

Έλεγχος, αναφορές και υιοθέτηση κινητών

Δικαιώματα και πρόσβαση βάσει ρόλων

Τα δικαιώματα και οι ρόλοι είναι επίσης σημαντικά. Τα αρχεία Excel είναι είτε πολύ ανοιχτά είτε πολύ κλειδωμένα. Αν πολλοί χρήστες μπορούν να επεξεργάζονται, η ποιότητα των δεδομένων υποφέρει. Αν μόνο ένα άτομο μπορεί να επεξεργάζεται, οι ενημερώσεις γίνονται σημείο συμφόρησης. Το λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID μπορεί να δώσει διαφορετικά δικαιώματα σε διαφορετικά άτομα. Ένας εργαζόμενος αποθήκης μπορεί να σαρώνει και να μετακινεί περιουσιακά στοιχεία. Ένας επόπτης μπορεί να εγκρίνει μεταφορές. Τα Οικονομικά μπορούν να βλέπουν πεδία αγοράς και αποσβέσεων. Η Συντήρηση μπορεί να ενημερώνει αρχεία σέρβις. Το IT μπορεί να αναθέτει φορητούς υπολογιστές σε εργαζομένους. Ένας ελεγκτής μπορεί να βλέπει το ιστορικό αλλά να μην αλλάζει εγγραφές. Αυτός ο έλεγχος βάσει ρόλων κρατά το σύστημα χρήσιμο χωρίς να το μετατρέπει σε ελεύθερη ζώνη.

Οι αναφορές δεν θα πρέπει να είναι δευτερεύουσα σκέψη. Το λογισμικό θα πρέπει να απαντά σε ερωτήσεις που πραγματικά κάνουν οι διευθυντές: Ποια περιουσιακά στοιχεία λείπουν; Ποιες τοποθεσίες έχουν υπερβολικό απόθεμα; Ποια στοιχεία δεν έχουν εμφανιστεί σε 90 ημέρες; Ποια περιουσιακά στοιχεία είναι προς συντήρηση; Ποιοι χρήστες έχουν εκπρόθεσμο εξοπλισμό; Ποιοι τύποι περιουσιακών στοιχείων έχουν το υψηλότερο ποσοστό απώλειας; Ποια έργα κρατούν περισσότερο εξοπλισμό από το προγραμματισμένο; Ποιες ετικέτες απέτυχαν κατά τον έλεγχο; Το Excel μπορεί να δημιουργήσει αναφορές, αλλά αυτές οι αναφορές εξαρτώνται από χειροκίνητο καθαρισμό. Το λογισμικό RFID θα πρέπει να παράγει ζωντανά dashboards και προγραμματισμένες αναφορές από δεδομένα σάρωσης, όχι από μια συνεδρία αντιγραφής-επικόλλησης κάποιου το απόγευμα της Παρασκευής.

Ροές εργασίας κινητών για πραγματικούς χρήστες

Η χρηστικότητα στα κινητά καθορίζει την υιοθέτηση. Αν οι εργαζόμενοι πρέπει να περπατήσουν πίσω σε έναν υπολογιστή γραφείου μετά από κάθε σάρωση, θα σταματήσουν να ενημερώνουν το σύστημα. Το σωστό λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID θα πρέπει να λειτουργεί με φορητούς αναγνώστες RFID, κινητά τηλέφωνα για σαρώσεις barcode ή NFC όπου είναι κατάλληλο, σταθμούς επιφάνειας εργασίας και σταθερές πύλες. Η οθόνη θα πρέπει να δείχνει απλές ενέργειες: παραλαβή, μετακίνηση, ανάθεση, επιστροφή, έλεγχος, επισκευή, απόσυρση, δέσμευση ή αναζήτηση. Οι άνθρωποι που κάνουν σωματική εργασία δεν θέλουν μια περίπλοκη φόρμα με είκοσι προαιρετικά πεδία. Χρειάζονται γρήγορες, ακριβείς ροές εργασίας που ταιριάζουν με τη δουλειά.

Το σύστημα θα πρέπει επίσης να υποστηρίζει barcode και RFID μαζί. Δεν χρειάζεται κάθε περιουσιακό στοιχείο μια ετικέτα RFID. Ορισμένα στοιχεία χαμηλής αξίας μπορεί να χρειάζονται μόνο ετικέτες barcode. Ορισμένα μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία μπορεί να χρειάζονται ανθεκτικές ετικέτες RFID κατά του μετάλλου. Ορισμένα μικρά αξεσουάρ μπορεί να παρακολουθούνται ως μέρος ενός κιτ. Ορισμένα έγγραφα μπορεί να χρησιμοποιούν κωδικούς QR. Μια πρακτική λύση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων επιτρέπει στις εταιρείες να επιλέγουν τη σωστή μέθοδο αναγνώρισης για κάθε τύπο περιουσιακού στοιχείου αντί να επιβάλλουν μία τεχνολογία παντού. Το RFID είναι ισχυρό, αλλά θα πρέπει να εφαρμόζεται όπου η ταχύτητα, η μαζική σάρωση, η ανάγνωση χωρίς οπτική επαφή ή η αυτοματοποίηση μετακίνησης δημιουργεί πραγματική αξία.

Υλοποίηση: Καθαρισμός δεδομένων πριν τα εμπιστευτείτε

Η μετάβαση από το Excel απαιτεί επαλήθευση

Ο καθαρισμός δεδομένων είναι το επώδυνο βήμα που κανείς δεν πρέπει να παραλείψει. Πριν από τη μετάβαση από το Excel, οι εταιρείες πρέπει να αφαιρέσουν διπλότυπα, να τυποποιήσουν την ονοματοδοσία, να επιβεβαιώσουν σειριακούς αριθμούς, να καθορίσουν τοποθεσίες, να αποφασίσουν κατηγορίες περιουσιακών στοιχείων και να εντοπίσουν αποσυρμένα στοιχεία. Η μεταφόρτωση ενός ακατάστατου υπολογιστικού φύλλου σε λογισμικό RFID δεν κάνει τα δεδομένα καθαρά σαν από μαγεία. Απλώς κάνει τα κακά δεδομένα πιο εύκολα στη σάρωση. Μια καλή υλοποίηση περιλαμβάνει μια φάση επισήμανσης και επαλήθευσης όπου κάθε φυσικό περιουσιακό στοιχείο αντιστοιχίζεται με την εγγραφή. Αυτή είναι η στιγμή που οι παλιές υποθέσεις πρέπει να αμφισβητηθούν.

Ένα γραφείο δημοτικής κυβέρνησης στο Σικάγο ανακάλυψε εκατοντάδες περιουσιακά στοιχεία-φαντάσματα κατά τη μετάβασή του από υπολογιστικά φύλλα σε λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID. Ορισμένες οθόνες είχαν ανακυκλωθεί χρόνια νωρίτερα. Ορισμένα γραφεία είχαν μετακινηθεί μεταξύ τμημάτων αλλά δεν είχαν ποτέ ανατεθεί εκ νέου. Ορισμένοι φορητοί υπολογιστές ήταν καταγεγραμμένοι σε εργαζομένους που είχαν φύγει. Η διάθεση RFID ανάγκασε μια φυσική επαλήθευση, η οποία φάνηκε αργή στην αρχή αλλά δημιούργησε μια αξιόπιστη βάση. Μετά από αυτό, οι συνεχείς έλεγχοι ήταν πολύ ευκολότεροι γιατί το σύστημα ξεκινούσε από την πραγματικότητα αντί από παλιά χαρτιά.

Ασφάλεια, ίχνη ελέγχου και αλυσίδα επιμέλειας

Η ασφάλεια και τα ίχνη ελέγχου έχουν σημασία γιατί οι εγγραφές περιουσιακών στοιχείων μπορούν να επηρεάσουν χρήματα, συμμόρφωση και λογοδοσία. Το λογισμικό θα πρέπει να δείχνει ποιος άλλαξε μια εγγραφή, πότε και γιατί. Θα πρέπει να διατηρεί ιστορικό όταν ένα περιουσιακό στοιχείο μεταφέρεται, επισκευάζεται, διαγράφεται ή αποσύρεται. Θα πρέπει να αποτρέπει τη σιωπηλή διαγραφή σημαντικών εγγραφών. Θα πρέπει να υποστηρίζει εξαγωγή για ελέγχους χωρίς να επιτρέπει σε κάθε χρήστη να χειρίζεται τα δεδομένα προέλευσης. Το Excel μπορεί να παρακολουθεί αλλαγές με περιορισμένους τρόπους, αλλά δεν είναι κατασκευασμένο για να είναι ένα αξιόπιστο σύστημα αλυσίδας επιμέλειας για σημαντικά περιουσιακά στοιχεία.

Μια εταιρεία εκπαίδευσης ιατρικών συσκευών στη Ζυρίχη χρησιμοποιούσε λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID για συσκευές δανεισμού που αποστέλλονταν σε νοσοκομεία και κέντρα διδασκαλίας. Η εταιρεία έπρεπε να αποδείξει πότε ο εξοπλισμός αποστάλθηκε, παραλήφθηκε, επιστράφηκε, καθαρίστηκε και συντηρήθηκε. Το Excel δεν μπορούσε να παρέχει αξιόπιστη αλυσίδα επιμέλειας γιατί το προσωπικό επεξεργαζόταν εγγραφές εκ των υστέρων. Το νέο σύστημα κατέγραφε κάθε συμβάν σάρωσης και ενέργεια χρήστη. Όταν ένας πελάτης αμφισβήτησε μια συσκευή που έλειπε, η ομάδα μπορούσε να δείξει τη σάρωση αποστολής, την παράδοση στον courier, τη σάρωση παραλαβής και την τελική αναφορά εξαιρέσεων. Η συζήτηση έγινε πραγματική αντί για συναισθηματική.

Πώς να επιλέξετε το σωστό λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID

Το λογισμικό που πραγματικά χρειάζεστε δεν είναι η πιο περίπλοκη πλατφόρμα στην αγορά. Είναι αυτό που ταιριάζει με τη μετακίνηση των περιουσιακών στοιχείων σας. Θα πρέπει να δημιουργεί μοναδικές ταυτότητες περιουσιακών στοιχείων, να υποστηρίζει σάρωση RFID και barcode, να δείχνει πραγματικές τοποθεσίες, να διαχειρίζεται παραλαβή και παράδοση, να παρακολουθεί συντήρηση, να χειρίζεται ελέγχους, να ενσωματώνεται με βασικά συστήματα, να επιβάλλει δικαιώματα, να παρέχει χρήσιμες αναφορές και να λειτουργεί στις συσκευές που πραγματικά χρησιμοποιεί το προσωπικό σας. Θα πρέπει να κάνει τις τακτικές ενημερώσεις ευκολότερες από το να αγνοείτε το σύστημα. Αυτό το τελευταίο σημείο είναι σημαντικό. Αν η επίσημη διαδικασία είναι πιο αργή από τη συντόμευση, η συντόμευση θα κερδίσει.

Για εταιρείες που αναζητούν λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID, σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID, λογισμικό παρακολούθησης πάγιων περιουσιακών στοιχείων, διαχείριση απογραφής UHF RFID, παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων βασισμένη στο υπολογιστικό νέφος, λογισμικό φορητού αναγνώστη RFID, παρακολούθηση εργαλείων RFID, λογισμικό παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων IT ή λύση παρακολούθησης εξοπλισμού RFID, η καλύτερη ερώτηση εκκίνησης δεν είναι «Μπορούμε να εισάγουμε το αρχείο Excel μας;» Η καλύτερη ερώτηση είναι «Ποιες μετακινήσεις περιουσιακών στοιχείων είναι σήμερα αόρατες, εκπρόθεσμες ή αμφισβητούμενες;» Το λογισμικό θα πρέπει να λύνει αυτές τις μετακινήσεις. Το υπολογιστικό φύλλο είναι μόνο το σύμπτωμα.

Το Excel είναι άνετο γιατί όλοι το ξέρουν. Αυτή η άνεση είναι ακριβώς ο λόγος που οι εταιρείες συνεχίζουν να το χρησιμοποιούν πολύ καιρό αφού σταματήσει να είναι ασφαλές. Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων χρειάζεται τρέχουσα φυσική απόδειξη, όχι μόνο γραμμές και στήλες. Χρειάζεται συμβάντα σάρωσης, ιστορικό τοποθεσίας, λογοδοσία, κανόνες συντήρησης και χειρισμό εξαιρέσεων. Χρειάζεται έναν τρόπο για τους ανθρώπους στο χώρο, στο γραφείο, στην αυλή και στο πεδίο να ενημερώνουν την πραγματικότητα χωρίς να στέλνουν με email άλλη μια εκδοχή της αλήθειας.

Σταματήστε λοιπόν να χρησιμοποιείτε το Excel ως σύστημα καταγραφής για μετακινούμενα περιουσιακά στοιχεία. Κρατήστε το για ανάλυση, εξαγωγές και γρήγορο σχεδιασμό αν θέλετε. Αλλά μην του ζητάτε να διαχειρίζεται χιλιάδες στοιχεία που κινούνται μέσα από ανθρώπους, αίθουσες, οχήματα, πελάτες, επισκευές και ελέγχους. Το λογισμικό RFID δίνει στα περιουσιακά στοιχεία μια ζωντανή εγγραφή συνδεδεμένη με φυσικές σαρώσεις. Αυτή είναι η διαφορά. Ένα υπολογιστικό φύλλο σας λέει τι πληκτρολόγησε κάποτε κάποιος. Ένα πραγματικό σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID σας λέει τι εθεάθη πραγματικά, πού εθεάθη και τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια.