RFID ετικέτες μετάλλου για καλύτερη διαχείριση παγίων

Η διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων ακούγεται τακτοποιημένη όταν ζει σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Κάθε ντουλάπι έχει ένα αρχείο, κάθε καροτσάκι έχει έναν υπεύθυνο, κάθε διακομιστής έχει μια τοποθεσία, κάθε εργαλειοθήκη ανήκει σε ένα τμήμα και κάθε μεταλλικό περιουσιακό στοιχείο υποτίθεται ότι παραμένει εκεί που λέει το σύστημα. Η πραγματική ζωή είναι πιο ακατάστατη από αυτό. Τα περιουσιακά στοιχεία μετακινούνται χωρίς κανείς να ενημερώσει το αρχείο. Ο εξοπλισμός δανείζεται μεταξύ τμημάτων επειδή κάποιος πρέπει να ολοκληρώσει γρήγορα μια εργασία. Ένας κινητός σταθμός εργασίας παραμένει στον λάθος όροφο για τρεις ημέρες επειδή κανείς δεν θέλει να διακόψει μια πολυάσχολη βάρδια. Ένα μεταλλικό ντουλάπι ανατίθεται εκ νέου κατά τη διάρκεια μιας ανακαίνισης και η βάση δεδομένων συμβαδίζει δύο μήνες αργότερα. Μέχρι τότε, οι αριθμοί εξακολουθούν να φαίνονται οργανωμένοι, αλλά η λειτουργία δεν αισθάνεται καθόλου οργανωμένη.

Γιατί τα μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία δημιουργούν προβλήματα στην παρακολούθηση πάγιων περιουσιακών στοιχείων

Εκεί ακριβώς είναι που οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες αρχίζουν να κάνουν πραγματική διαφορά. Βελτιώνουν τη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων όχι κάνοντας τα περιουσιακά στοιχεία μαγικά ή αυτοσυνείδητα, αλλά κάνοντας τα μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία ευκολότερα στον εντοπισμό, ευκολότερα στον έλεγχο, ευκολότερα στον εντοπισμό θέσης και δυσκολότερα στην απώλεια μέσα στη συνηθισμένη λειτουργική σύγχυση. Αυτό ακούγεται απλό, αλλά λύνει ένα από τα μεγαλύτερα κρυφά προβλήματα στον έλεγχο πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Οι περισσότερες εταιρείες δεν υποφέρουν στην πραγματικότητα επειδή δεν έχουν δεδομένα περιουσιακών στοιχείων. Υποφέρουν επειδή τα δεδομένα περιουσιακών στοιχείων τους γερνούν γρηγορότερα από ό,τι οι ομάδες τους μπορούν να τα κρατήσουν ακριβή.

Αυτό το ζήτημα γίνεται ακόμη πιο εμφανές όταν τα περιουσιακά στοιχεία είναι μεταλλικά. Οι συνηθισμένες ετικέτες RFID συχνά δυσκολεύονται σε μεταλλικές επιφάνειες επειδή το μέταλλο αλλάζει τη συμπεριφορά της κεραίας και αποδυναμώνει ή παραμορφώνει την ανάγνωση. Γι' αυτό οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες έχουν τόσο μεγάλη σημασία στην παρακολούθηση πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να λειτουργούν σε χαλύβδινα ντουλάπια, φορητούς υπολογιστές αλουμινίου, καροτσάκια από ανοξείδωτο χάλυβα, μεταλλικά ράφια, υλικό διακομιστών, βιομηχανικά περιβλήματα, θήκες εξοπλισμού και άλλες αγώγιμες επιφάνειες που κανονικά θα δημιουργούσαν προβλήματα σε συνηθισμένες ετικέτες RFID. Μόλις η ετικέτα μπορεί πραγματικά να συμπεριφέρεται καλά πάνω στο περιουσιακό στοιχείο, η διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων γίνεται λιγότερο εξαρτημένη από τη μνήμη, τους χειροκίνητους ελέγχους και τις αισιόδοξες υποθέσεις.

Μειώνοντας το χάσμα μεταξύ αρχείων και πραγματικότητας

Ένας όμιλος νοσοκομείων το έμαθε αυτό αφού ταλαιπωρήθηκε με μεταλλικούς κινητούς σταθμούς εργασίας, καροτσάκια θεραπείας από ανοξείδωτο χάλυβα και ντουλάπια αποθήκευσης σε πολλά κτίρια. Τα αρχεία περιουσιακών στοιχείων υπήρχαν τεχνικά, αλλά η λειτουργική αλήθεια ήταν πάντα λίγο θολή. Η ομάδα IT νόμιζε ότι ορισμένοι σταθμοί εργασίας βρίσκονταν σε μια πτέρυγα, το νοσηλευτικό προσωπικό νόμιζε ότι βρίσκονταν σε άλλη και οι εγκαταστάσεις συχνά έβρισκαν καροτσάκια παρκαρισμένα σε προσωρινά σημεία που κανείς δεν είχε καταγράψει. Μόλις το νοσοκομείο πρόσθεσε ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες στα βασικά κινητά και σταθερά μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία, η εργασία απογραφής άλλαξε. Το προσωπικό δεν χρειαζόταν πλέον να ξεκινά κάθε αναζήτηση με μια αλυσίδα εικασιών. Το νοσοκομείο εξακολουθούσε να χρειάζεται πειθαρχία στις διαδικασίες, φυσικά, αλλά οι ετικέτες έδωσαν στην ομάδα ταχύτερους ελέγχους και μια πολύ πιο αξιόπιστη εικόνα για το πού βρίσκονταν πραγματικά τα ακριβά περιουσιακά στοιχεία.

Αυτού του είδους η βελτίωση είναι ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους το RFID σε μέταλλο λειτουργεί τόσο καλά στη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Συντομεύει το χάσμα μεταξύ καταγεγραμμένης τοποθεσίας και φυσικής τοποθεσίας. Στις περισσότερες οργανώσεις, αυτό το χάσμα είναι η πραγματική πηγή απογοήτευσης. Όταν τα οικονομικά, οι λειτουργίες, η συντήρηση και οι διευθυντές τμημάτων κοιτάζουν όλοι το ίδιο μητρώο περιουσιακών στοιχείων αλλά δεν το εμπιστεύονται εξίσου, το πρόβλημα δεν είναι η ύπαρξη της λίστας. Το πρόβλημα είναι ότι η λίστα δεν είναι αρκετά κοντά στην πραγματικότητα. Το RFID βοηθά στη μείωση αυτής της απόκλισης.

Ένα εργοστάσιο παραγωγής είδε το ίδιο μοτίβο με σταθερά χαλύβδινα ερμάρια εργαλείων, καροτσάκια συντήρησης και μονάδες εξυπηρέτησης δίπλα σε μηχανήματα. Η εταιρεία δεν έχανε περιουσιακά στοιχεία σε δραματικούς αριθμούς, αλλά σπαταλούσε πολλή εργασία προσπαθώντας να επιβεβαιώσει πού βρίσκονταν τα πράγματα και αν ήταν ακόμη ανατεθειμένα στη σωστή ζώνη. Ένα ντουλάπι που είχε μετακινηθεί κατά τη διάρκεια μιας αλλαγής γραμμής παρέμενε στα χαρτιά δεμένο με την παλιά του τοποθεσία. Ένα καροτσάκι εξυπηρέτησης που δανείστηκε κατά τη διάρκεια μιας βλάβης μπορούσε να παραμείνει σε άλλο τμήμα περισσότερο από το αναμενόμενο. Πριν από το RFID, το εργοστάσιο βασιζόταν στους ανθρώπους να θυμούνται αυτές τις αλλαγές και να ενημερώνουν το αρχείο αργότερα. Με ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες στα κύρια ντουλάπια και καροτσάκια, οι έλεγχοι έγιναν ταχύτεροι και οι εξαιρέσεις εμφανίζονταν νωρίτερα. Αυτό έκανε το εργοστάσιο λιγότερο εξαρτημένο από την τέλεια ανθρώπινη μνήμη, που είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνει μια ισχυρή διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων.

Πώς οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες βελτιώνουν τους ελέγχους περιουσιακών στοιχείων

Ένα άλλο σημαντικό όφελος είναι οι ταχύτεροι και πιο αξιόπιστοι έλεγχοι περιουσιακών στοιχείων. Οι έλεγχοι πάγιων περιουσιακών στοιχείων τείνουν να είναι από εκείνες τις εργασίες που όλοι συμφωνούν ότι είναι σημαντικές και κανείς δεν θέλει να αφιερώσει χρόνο για να τις κάνει. Διακόπτουν την πραγματική εργασία, απαιτούν προσοχή στη λεπτομέρεια και συνήθως αισθάνονται πιο αργοί από ό,τι θα έπρεπε. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα με μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία όπως ερμάρια διακομιστών, ιατρικά καροτσάκια, μεταλλικά ντουλάπια, χαλύβδινα ράφια, εργαλεία παραγωγής ή πλαίσια επιστρεφόμενου εξοπλισμού. Οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες βελτιώνουν τη διαδικασία επειδή επιτρέπουν στις ομάδες να επαληθεύουν πολλά περιουσιακά στοιχεία ταχύτερα από ό,τι συνήθως επιτρέπει η αντιστοίχιση σειριακών αριθμών ή ο οπτικός έλεγχος.

Μια ομάδα εγκαταστάσεων πανεπιστημίου το ανακάλυψε αυτό με καροτσάκια οπτικοακουστικού εξοπλισμού αλουμινίου, μεταλλικό εξοπλισμό βήματος και χαλύβδινα ντουλάπια αποθήκευσης διάσπαρτα σε πολλά κτίρια. Η διαδικασία ελέγχου περιουσιακών στοιχείων ήταν πάντα κουραστική επειδή οι ομάδες έπρεπε να μετακινούνται κτίριο προς κτίριο, δωμάτιο προς δωμάτιο, διαβάζοντας ετικέτες και συγκρίνοντάς τις με ξεπερασμένες λίστες. Μόλις το πανεπιστήμιο εισήγαγε ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες στα βασικά μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία, η διαδικασία ελέγχου έγινε δραματικά λιγότερο επώδυνη. Τα αρχεία δεν έγιναν τέλεια από τη μια μέρα στην άλλη, αλλά ο χρόνος που απαιτούνταν για τον έλεγχο του αποθέματος της πανεπιστημιούπολης μειώθηκε αρκετά ώστε η ομάδα να μπορεί να διενεργεί συχνότερους ελέγχους αντί για έναν εξαντλητικό καθαρισμό κάθε χρόνο. Η συχνότητα έχει σημασία επειδή όσο πιο συχνά γίνεται ένας έλεγχος, τόσο λιγότερος χρόνος έχει τα κακά δεδομένα να ριζώσουν.

Βελτιώνοντας την ορατότητα μεταξύ τμημάτων

Το RFID σε μέταλλο βελτιώνει επίσης τη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων αυξάνοντας την ορατότητα πέρα από τα όρια των τμημάτων. Αυτό είναι ένα μεγαλύτερο πρόβλημα από ό,τι παραδέχονται πολλές οργανώσεις. Τα περιουσιακά στοιχεία συχνά δεν παραμένουν μέσα σε μια καθαρή γραμμή ιδιοκτησίας. Ένα μεταλλικό καροτσάκι φορητών υπολογιστών μπορεί να ανήκει στο IT αλλά να βρίσκεται στο νοσηλευτικό προσωπικό. Ένα καροτσάκι εξυπηρέτησης από ανοξείδωτο χάλυβα μπορεί να αγοραστεί από τις κεντρικές εγκαταστάσεις αλλά να παρκάρει σε μια κλινική μονάδα για εβδομάδες. Μια μεταλλική θήκη επιθεώρησης μπορεί να ανήκει στη μηχανική αλλά να μετακινείται στην υποστήριξη λειτουργιών χωρίς καθαρή παράδοση. Όταν τα περιουσιακά στοιχεία περνούν αυτά τα όρια, οι στατικές βάσεις δεδομένων γίνονται αναξιόπιστες εκτός αν κάποιος τις ενημερώνει συνεχώς. Αυτή η συνεχής ενημέρωση σπάνια γίνεται τόσο καθαρά όσο φαντάζονται οι άνθρωποι.

Μια φαρμακευτική εταιρεία υποστήριξης το ανακάλυψε αυτό με σταθμούς από ανοξείδωτο χάλυβα, ερμάρια οργάνων και μεταλλικές θήκες μεταφοράς δειγμάτων. Στα χαρτιά, οι κανόνες ιδιοκτησίας ήταν σαφείς. Στην πράξη, τα περιουσιακά στοιχεία περνούσαν μεταξύ εργαστηριακών λειτουργιών, εγκαταστάσεων και ομάδων ποιότητας όλη την ώρα. Η εταιρεία δεν έχανε σημαντικό εξοπλισμό, αλλά συνέχιζε να σπαταλά χρόνο προσπαθώντας να επιβεβαιώσει αν τα περιουσιακά στοιχεία βρίσκονταν πραγματικά εκεί που υποτίθεται ότι έπρεπε να είναι. Αφού προστέθηκαν ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες, η εταιρεία μπορούσε να εκτελεί ταχύτερους ελέγχους τοποθεσίας και να εντοπίζει περιουσιακά στοιχεία που είχαν μετατοπιστεί στη λάθος ροή εργασίας περισσότερο από το αναμενόμενο. Αυτό άλλαξε εντελώς τον τόνο των συζητήσεων για τα περιουσιακά στοιχεία. Αντί να ρωτούν αν ένα αντικείμενο είχε εξαφανιστεί, οι ομάδες άρχισαν να ρωτούν γιατί βρισκόταν ακόμη στο λάθος μέρος. Αυτό είναι ένα πιο υγιές διαχειριστικό πρόβλημα.

Δημιουργώντας πιο αξιόπιστο ιστορικό περιουσιακών στοιχείων

Ένας ακόμη λόγος που το RFID σε μέταλλο βελτιώνει τη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων είναι ότι κάνει το ιστορικό των περιουσιακών στοιχείων ευκολότερο να εμπιστευτεί κανείς. Τα πάγια περιουσιακά στοιχεία δεν υπάρχουν απλώς. Ανατίθενται, μετακινούνται, συντηρούνται, επισκευάζονται, αντικαθίστανται και αποσύρονται. Αν η ταυτότητα του περιουσιακού στοιχείου είναι αδύναμη, το ιστορικό γίνεται επίσης αδύναμο. Αυτό έχει μεγάλη σημασία στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT, τη συντήρηση εξοπλισμού, τις νοσοκομειακές εγκαταστάσεις, τις εργαστηριακές λειτουργίες και την υποστήριξη παραγωγής. Αν το φυσικό περιουσιακό στοιχείο και το ψηφιακό αρχείο αποκλίνουν, ολόκληρη η εικόνα του κύκλου ζωής γίνεται θολή.

Ένας φορέας εκμετάλλευσης κέντρου δεδομένων είχε αυτό το πρόβλημα με μεταλλικά ράφια διακομιστών, πόρτες ερμαρίων και καροτσάκια υποστήριξης. Η οργάνωση είχε ήδη μια σοβαρή βάση δεδομένων περιουσιακών στοιχείων, αλλά οι ενημερώσεις ήταν πιο αργές από τον ρυθμό των πραγματικών αλλαγών υποδομής. Ο εξοπλισμός μετακινούνταν, τα ερμάρια επαναχρησιμοποιούνταν και η προσωρινή αποθήκευση δημιουργούσε σύγχυση μεταξύ του τι είχε προγραμματιστεί και του τι είχε πραγματικά συμβεί. Μόλις ο φορέας χρησιμοποίησε ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες στα βασικά μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία, οι έλεγχοι αποθέματος και η επαλήθευση ραφιών έγιναν ταχύτεροι και πιο αξιόπιστοι. Η πραγματική βελτίωση δεν ήταν μόνο η ταχύτητα. Ήταν η βεβαιότητα ότι το ψηφιακό αρχείο ήταν δεμένο με το σωστό φυσικό περιουσιακό στοιχείο. Στη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων, αυτού του είδους η βεβαιότητα αξίζει περισσότερο από ό,τι νομίζουν οι άνθρωποι επειδή μειώνει πολύ θόρυβο γραφειοκρατίας στα επόμενα στάδια.

Το ίδιο όφελος εμφανίζεται σε περιβάλλοντα με έντονη συντήρηση. Μια εταιρεία κοινής ωφέλειας επισήμανε χαλύβδινα υπαίθρια περιβλήματα, ερμάρια εξυπηρέτησης πεδίου και μεταλλικά κουτιά επιθεώρησης επειδή τα αρχεία συντήρησης συνέχιζαν να αποκλίνουν από αυτό που τα συνεργεία άγγιζαν πραγματικά στο πεδίο. Οι υπάρχουσες ετικέτες και σειριακοί αριθμοί ήταν τεχνικά εκεί, αλλά τα συνεργεία δεν είχαν πάντα χρόνο να σταματήσουν και να τους διαβάσουν προσεκτικά, ειδικά κατά τη διάρκεια έκθεσης σε καιρικές συνθήκες ή επειγουσών επισκευών. Οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες έδωσαν στην εταιρεία έναν ταχύτερο τρόπο να επιβεβαιώνει την ταυτότητα των περιουσιακών στοιχείων κατά τη διάρκεια προγραμματισμένων ελέγχων. Αυτό έκανε το ιστορικό συντήρησης πιο αξιόπιστο επειδή η ομάδα ήταν λιγότερο πιθανό να συνδέσει εργασία με λάθος αρχείο περιουσιακού στοιχείου κατά λάθος.

Μειώνοντας τη λειτουργική απώλεια περιουσιακών στοιχείων

Ένα άλλο πράγμα που κάνει καλά το RFID σε μέταλλο είναι να μειώνει την απώλεια περιουσιακών στοιχείων χαμηλού βαθμού. Αυτού του είδους η απώλεια δεν είναι πάντα κλοπή. Πιο συχνά, είναι λειτουργική εξαφάνιση. Ένα μεταλλικό κινητό καροτσάκι αφήνεται στο λάθος κτίριο. Ένας κινητός σταθμός εργασίας απορροφάται από ένα τμήμα που τον αντιμετωπίζει σιωπηλά ως μόνιμο. Μια χαλύβδινη θήκη εξοπλισμού παραμένει σε προσωρινή αποθήκευση και σιγά σιγά γίνεται αόρατη. Αυτά είναι τα είδη απώλειας περιουσιακών στοιχείων που κάνουν τα οικονομικά να πιστεύουν ότι υπάρχει πρόβλημα συρρίκνωσης όταν το πραγματικό ζήτημα είναι η αδύναμη ορατότητα. Το RFID σε μέταλλο βοηθά επειδή κάνει αυτά τα περιουσιακά στοιχεία ευκολότερα στον εντοπισμό πριν χαθούν οριστικά.

Ένας όμιλος ξενοδοχείων το έμαθε αυτό με μεταλλικά καροτσάκια εξυπηρέτησης στο παρασκήνιο, ερμάρια διαχείρισης λευκών ειδών και ερμάρια εργαλείων μηχανικής. Η εταιρεία αρχικά πίστευε ότι είχε πρόβλημα αγορών επειδή ζητούνταν νέα περιουσιακά στοιχεία νωρίτερα από το αναμενόμενο. Μόλις εισήχθη το RFID, η εικόνα έγινε πιο διαφοροποιημένη. Ορισμένα καροτσάκια πραγματικά φθείρονταν. Άλλα απλώς ήταν παρκαρισμένα για πολύ καιρό σε ένα κατάλυμα ενώ ένα άλλο κατάλυμα ανέφερε ελλείψεις. Το σύστημα RFID δεν εξάλειψε κάθε πρόβλημα μετακίνησης, αλλά έδωσε στη διοίκηση αρκετή ορατότητα ώστε να διακρίνει μεταξύ πραγματικών αναγκών αντικατάστασης και κακής εσωτερικής κυκλοφορίας. Αυτό απέτρεψε περιττές δαπάνες και έκανε το μητρώο περιουσιακών στοιχείων πιο ουσιαστικό.

Χειρίζοντας τις εξαιρέσεις πριν γίνουν μεγαλύτερα προβλήματα

Το RFID σε μέταλλο βοηθά επίσης τη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων επειδή υποστηρίζει καλύτερο χειρισμό εξαιρέσεων. Σε κάθε πραγματική λειτουργία, ορισμένα περιουσιακά στοιχεία θα βρίσκονται προσωρινά στο λάθος μέρος. Κάποια θα βρίσκονται υπό επισκευή. Κάποια θα είναι έτοιμα για έργα. Κάποια θα περιμένουν επανανάθεση. Χωρίς μια ισχυρότερη μέθοδο αναγνώρισης, αυτές οι εξαιρέσεις συχνά μετατρέπονται σε αόριστη αβεβαιότητα. Με το RFID, η ομάδα μπορεί να αναγνωρίσει την εξαίρεση ταχύτερα και να τη χειριστεί πιο συνειδητά. Αυτό αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο η οργάνωση βιώνει τον έλεγχο περιουσιακών στοιχείων. Αντί να αισθάνεται ότι το σύστημα είναι πάντα πίσω, αρχίζει να αισθάνεται ότι το σύστημα εντοπίζει πράγματα αρκετά νωρίς ώστε να έχουν σημασία.

Μια δημοτική υπηρεσία μεταφορών το είδε αυτό με μεταλλικά ερμάρια εξοπλισμού, καροτσάκια εξυπηρέτησης και ερμάρια ανταλλακτικών. Τα περιουσιακά στοιχεία μετακινούνταν συχνά κατά τη διάρκεια ανακαινίσεων αμαξοστασίων, επισκευών οχημάτων και αλλαγών δρομολογίων και η χειροκίνητη διαδικασία ενημέρωσης δεν συμβάδιζε ποτέ αρκετά. Μόλις προστέθηκε το RFID στις κύριες κατηγορίες μεταλλικών περιουσιακών στοιχείων, τα μοτίβα εξαιρέσεων έγιναν ευκολότερα στον εντοπισμό. Ένα ντουλάπι που βρισκόταν στο λάθος αμαξοστάσιο δεν παρέμενε πλέον αόρατο μέχρι τον επόμενο ετήσιο έλεγχο. Ένα καροτσάκι που δανείστηκε για μια μακροχρόνια εργασία επισκευής δεν εξαφανιζόταν τόσο εύκολα στην ομίχλη της συντήρησης. Αυτό δεν δημιούργησε τελειότητα, αλλά δημιούργησε έγκαιρη επίγνωση και η έγκαιρη επίγνωση είναι ένα από τα πιο πολύτιμα πράγματα που μπορεί να αγοράσει η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων.

Κλιμακώνοντας τον έλεγχο πάγιων περιουσιακών στοιχείων σε μεγάλες λειτουργίες

Ένα άλλο σημαντικό όφελος είναι ότι το RFID υποστηρίζει κλίμακα. Ένα μικρό γραφείο μπορεί συχνά να διαχειρίζεται μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία με ετικέτες και μνήμη. Ένα μεγάλο νοσοκομείο, πανεπιστήμιο, εργοστάσιο, δίκτυο εφοδιαστική ή οργάνωση υπηρεσιών συνήθως δεν μπορεί. Μόλις ο αριθμός των μεταλλικών περιουσιακών στοιχείων αυξηθεί, τα χειροκίνητα συστήματα αρχίζουν να αποτυγχάνουν με συνηθισμένους τρόπους. Κάποια πράγματα ενημερώνονται αργά. Κάποια πράγματα ελέγχονται ασυνεπώς. Κάποια τμήματα γίνονται πιο πειθαρχημένα από άλλα. Το μητρώο πάγιων περιουσιακών στοιχείων αρχίζει να φαίνεται περιεκτικό αλλά αισθάνεται λειτουργικά εύθραυστο. Το RFID σε μέταλλο βοηθά επειδή επιτρέπει στις οργανώσεις να κλιμακώνουν τον έλεγχό τους χωρίς να απαιτούν το ίδιο επίπεδο χειροκίνητης προσοχής από κάθε άτομο κάθε μέρα.

Ένας εθνικός πάροχος υπηρεσιών το ανακάλυψε αυτό όταν επεκτάθηκε από ένα κέντρο λειτουργιών σε πολλαπλά περιφερειακά υποκαταστήματα. Στην πρώτη τοποθεσία, ο έλεγχος μεταλλικών περιουσιακών στοιχείων ήταν πρόχειρος αλλά διαχειρίσιμος επειδή η ομάδα γνώριζε τον εξοπλισμό προσωπικά. Σε κλίμακα, αυτή η ίδια άτυπη γνώση έπαψε να αρκεί. Μόλις η εταιρεία πρόσθεσε ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες στις κινητές μεταλλικές θήκες, τα ερμάρια εξυπηρέτησης και τα βασικά περιουσιακά στοιχεία υποστήριξης, η ορατότητα μεταξύ τοποθεσιών βελτιώθηκε. Τα υποκαταστήματα εξακολουθούσαν να έχουν τοπικές διαφορές, αλλά η βασική εικόνα των περιουσιακών στοιχείων έγινε πιο συγκρίσιμη. Αυτό έκανε τη λήψη αποφάσεων πολύ ευκολότερη επειδή τα κεντρικά γραφεία δεν χρειαζόταν πλέον να μαντεύουν αν μια αναφορά έλλειψης αντικατόπτριζε την πραγματικότητα ή αδύναμη τοπική παρακολούθηση.

Μειώνοντας την τριβή για τις ομάδες πεδίου

Η τεχνολογία βελτιώνει επίσης τη σχέση μεταξύ των αρχείων περιουσιακών στοιχείων και των ανθρώπων στο πεδίο. Αυτό είναι εύκολο να παραβλεφθεί, αλλά πολύ σημαντικό. Τα συστήματα πάγιων περιουσιακών στοιχείων συχνά αποτυγχάνουν όχι επειδή το λογισμικό είναι λάθος, αλλά επειδή οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν τα περιουσιακά στοιχεία δεν αισθάνονται κανένα πραγματικό όφελος από το να κρατούν τα αρχεία καθαρά. Αν ο έλεγχος και η επιβεβαίωση των περιουσιακών στοιχείων διαρκεί πολύ, η διαδικασία γίνεται βάρος. Αν το RFID κάνει αυτούς τους ελέγχους ταχύτερους και ευκολότερους, η αντίσταση του προσωπικού συνήθως μειώνεται. Αυτό έχει σημασία επειδή ένα σύστημα που οι άνθρωποι ανέχονται είναι πολύ πιο χρήσιμο από ένα σύστημα που σιωπηλά δυσαρεστούνται.

Μια εταιρεία υπηρεσιών μηχανικής το ανακάλυψε αυτό με ερμάρια εργαλείων αλουμινίου και μεταλλικές θήκες έργων που χρησιμοποιούνται από ταξιδιωτικές ομάδες. Πριν από το RFID, οι έλεγχοι περιουσιακών στοιχείων έμοιαζαν με γραφειοκρατικές δουλειές που προστίθενται πάνω στην πραγματική εργασία. Αφού εγκαταστάθηκαν οι ετικέτες για μεταλλικές επιφάνειες, η διαδικασία έγινε αρκετά ταχύτερη ώστε οι ομάδες να σταματήσουν να τη βλέπουν ως καθαρό διοικητικό πόνο. Αυτή η μικρή πολιτισμική αλλαγή είχε σημασία. Το πρόγραμμα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων δεν πέτυχε επειδή ξαφνικά όλοι αγάπησαν την απογραφή. Πέτυχε επειδή η τριβή έγινε μικρότερη από τη σύγχυση που απέτρεπε.

Βελτιώνοντας τις αποφάσεις αγορών, επαναδιάθεσης και συντήρησης

Υπάρχει επίσης ένα πιο λεπτό κέρδος στην ποιότητα των αποφάσεων. Όταν τα μεταλλικά πάγια περιουσιακά στοιχεία παρακολουθούνται πιο αξιόπιστα, οι οργανώσεις λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις για αντικατάσταση, αγορές, επαναδιάθεση και συντήρηση. Ένα αδύναμο σύστημα περιουσιακών στοιχείων κάνει κάθε έλλειψη να φαίνεται σαν πρόβλημα αγορών. Ένα ισχυρότερο αποκαλύπτει αν το ζήτημα είναι πραγματική απώλεια, κακή διανομή, αργή επιστροφή ή υποχρησιμοποιημένο απόθεμα στο λάθος μέρος. Εκεί εμφανίζεται συχνότερα με τη μεγαλύτερη σαφήνεια η οικονομική αξία του RFID πάγιων περιουσιακών στοιχείων.

Ένα περιφερειακό δίκτυο υγειονομικής περίθαλψης το είδε αυτό όταν επισήμανε μεταλλικά καροτσάκια φαρμάκων, ερμάρια αποθήκευσης και κινητούς σταθμούς εργασίας. Πριν από το RFID, κάθε τοποθεσία έτεινε να λύνει τη λειτουργική πίεση ζητώντας περισσότερο εξοπλισμό. Μετά από αρκετούς μήνες καλύτερης ορατότητας περιουσιακών στοιχείων, η διοίκηση συνειδητοποίησε ότι ορισμένες τοποθεσίες ήταν υποεξοπλισμένες, αλλά άλλες κρατούσαν υπερβολικά εξοπλισμό ή τον επέστρεφαν πολύ αργά. Αυτό επέτρεψε στο δίκτυο να επαναδιαθέσει πριν αγοράσει. Στη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων, οι καλύτερες αποφάσεις επαναδιάθεσης είναι συχνά εξίσου πολύτιμες με την πρόληψη απωλειών.

Επιλέγοντας τη σωστή ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες για κάθε περιουσιακό στοιχείο

Φυσικά, το RFID σε μέταλλο βελτιώνει τη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων μόνο όταν εφαρμόζεται έξυπνα. Η ετικέτα πρέπει ακόμη να ταιριάζει με το περιουσιακό στοιχείο. Η τοποθέτηση πρέπει ακόμη να είναι σωστή. Η ροή εργασίας ανάγνωσης πρέπει ακόμη να ταιριάζει με την πραγματική διαδικασία ελέγχου ή ελέγχου. Μια ετικέτα που είναι τέλεια σε ένα χαλύβδινο ντουλάπι μπορεί να είναι κακή επιλογή για μια λεπτή συσκευή αλουμινίου. Μια ανθεκτική σκληρή ετικέτα που επιβιώνει όμορφα σε ένα καροτσάκι μεταφοράς μπορεί να είναι περιττά ογκώδης σε έναν ιατρικό σταθμό εργασίας. Τα καλύτερα συστήματα συνήθως αντιμετωπίζουν διαφορετικές οικογένειες μεταλλικών περιουσιακών στοιχείων διαφορετικά αντί να κυνηγούν μια καθολική απάντηση.

Μια προηγμένη εταιρεία παραγωγής το χειρίστηκε αυτό καλά. Χρησιμοποίησε ανθεκτικές ετικέτες RFID σε χαλύβδινα καροτσάκια συντήρησης και επιστρεφόμενα μεταλλικά πλαίσια, και ετικέτες για μεταλλικές επιφάνειες με χαμηλότερο προφίλ σε περιβλήματα ελέγχου αλουμινίου και σταθερές επιφάνειες ντουλαπιών. Αυτό κράτησε το σύστημα πρακτικό επειδή ο τύπος ετικέτας ταίριαζε με τον τρόπο που κάθε περιουσιακό στοιχείο ζούσε πραγματικά. Το αποτέλεσμα δεν ήταν μόνο καλύτερες αναγνώσεις. Ήταν καλύτερη αποδοχή από τις ομάδες που χρησιμοποιούσαν τον εξοπλισμό, γεγονός που έκανε το πρόγραμμα πάγιων περιουσιακών στοιχείων ευκολότερο να διατηρηθεί με την πάροδο του χρόνου.

Συμπέρασμα

Τελικά, οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες βελτιώνουν τη διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων κάνοντας τα μεταλλικά περιουσιακά στοιχεία ευκολότερα να εμπιστευτεί κανείς στο σύστημα. Κάνουν τους ελέγχους ταχύτερους, την ταυτότητα των περιουσιακών στοιχείων ισχυρότερη, τη μετακίνηση πιο ορατή, τα αρχεία κύκλου ζωής καθαρότερα και την εσφαλμένη τοποθέτηση ευκολότερη στον εντοπισμό πριν εξελιχθεί σε μεγαλύτερο πρόβλημα. Μειώνουν τη βραδεία απόκλιση μεταξύ της βάσης δεδομένων και του πραγματικού κόσμου και αυτή η απόκλιση είναι όπου τα περισσότερα προγράμματα πάγιων περιουσιακών στοιχείων χάνουν σιωπηλά αξία.

Αυτό είναι το πραγματικό νόημα. Η διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων δεν γίνεται καλύτερη επειδή η οργάνωση διαθέτει περισσότερο λογισμικό ή περισσότερες ετικέτες. Γίνεται καλύτερη όταν το αρχείο του περιουσιακού στοιχείου παραμένει πιο κοντά στην αλήθεια του περιουσιακού στοιχείου. Σε περιβάλλοντα με πολλά μέταλλα, οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες είναι ένας από τους πιο πρακτικούς τρόπους να κλείσει αυτό το χάσμα. Όταν επιλέγονται καλά και χρησιμοποιούνται καλά, μετατρέπουν τα πάγια περιουσιακά στοιχεία από μια λίστα που οι άνθρωποι ελπίζουν ότι είναι ακριβής σε ένα σύστημα με το οποίο οι άνθρωποι μπορούν πραγματικά να εργαστούν με βεβαιότητα. Και στις πραγματικές λειτουργίες, αυτού του είδους η βεβαιότητα είναι αυτό που κάνει τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων χρήσιμη αντί απλώς διακοσμητική.