Έξυπνη διαχείριση νοσοκομειακού αποθέματος με RFID

Μπείτε σε σχεδόν οποιαδήποτε πολυάσχολη αποθήκη νοσοκομείου και θα δείτε την ίδια ένταση να εκτυλίσσεται με διαφορετικούς τρόπους. Τα ράφια μπορεί να φαίνονται γεμάτα, αλλά μια νοσηλεύτρια καταλήγει να τηλεφωνεί στην κεντρική προμήθεια επειδή λείπει το ακριβές μέγεθος καθετήρα. Μια χειρουργική ομάδα μπορεί να υποθέσει ότι ένας δίσκος είναι διαθέσιμος, για να μάθει ότι στάλθηκε για αποστείρωση και δεν καταγράφηκε ποτέ σωστά η επιστροφή του. Τα οικονομικά βλέπουν αυξανόμενη αξία αποθέματος, ενώ οι διευθυντές τμημάτων παραπονιούνται ότι ακόμα δεν έχουν αυτό που χρειάζονται όταν το χρειάζονται. Γι' αυτόν τον λόγο το απόθεμα νοσοκομείου έχει γίνει τόσο σοβαρό επιχειρησιακό ζήτημα. Δεν αφορά απλώς το μέτρημα κουτιών. Αφορά τη διασφάλιση ότι τα σωστά ιατρικά αναλώσιμα, τα εμφυτεύματα, τα φάρμακα, τα εργαλεία και τα κινητά περιουσιακά στοιχεία είναι ορατά σε πραγματικό χρόνο και προσβάσιμα χωρίς καθυστέρηση.

Γιατί το RFID αρχίζει να έχει σημασία στο απόθεμα νοσοκομείου

Εδώ αρχίζει να έχει σημασία το RFID. Όταν οι άνθρωποι αναζητούν φράσεις όπως RFID hospital inventory management, RFID medical inventory παρακολούθηση, smart hospital inventory system, hospital asset παρακολούθηση, real time inventory παρακολούθηση hospital, RFID inventory control για hospitals ή RFID για medical supplies, συνήθως δεν ψάχνουν για μια φουτουριστική ιστορία. Ψάχνουν για μια πρακτική απάντηση σε ένα καθημερινό πρόβλημα. Θέλουν να μειώσουν τις ελλείψεις αποθέματος χωρίς υπερβολικές αγορές. Θέλουν αυστηρότερο έλεγχο στις ημερομηνίες λήξης, στο απόθεμα σε παρακαταθήκη, στην αναπλήρωση έκτακτης ανάγκης και στα προϊόντα υψηλής αξίας που φαίνεται να εξαφανίζονται μεταξύ τμημάτων. Θέλουν λιγότερες χειροκίνητες μετρήσεις και λιγότερα τηλεφωνήματα. Πάνω απ' όλα, θέλουν καθαρότερα δεδομένα στα οποία μπορούν να βασιστούν.

Το RFID βοηθά επειδή αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο συλλέγονται οι πληροφορίες αποθέματος. Τα παραδοσιακά συστήματα αποθέματος βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε χειροκίνητες σαρώσεις, χειρόγραφα αρχεία ή ενημερώσεις κατάστασης που καταχωρούνται εκ των υστέρων. Σε ένα νοσοκομείο, αυτή η καθυστέρηση προκαλεί γρήγορα προβλήματα. Τα αναλώσιμα μετακινούνται συνεχώς μεταξύ ραμπών φόρτωσης, κεντρικών αποθηκών, αιθουσών επεμβάσεων, νοσηλευτικών μονάδων, φαρμακείων, εργαστηρίων και χώρων αποστείρωσης. Όταν κάθε μετακίνηση εξαρτάται από κάποιον που σταματά για να τη σαρώσει ή να την καταγράψει, τα δεδομένα γίνονται αποσπασματικά. Το RFID επιτρέπει την αυτόματη αναγνώριση αντικειμένων, κάδων, δίσκων, ντουλαπιών και καροτσιών καθώς κινούνται μέσα σε μια διαδικασία. Αυτή η μετάβαση από τη χειροκίνητη αναφορά στην παθητική συλλογή δεδομένων είναι που καθιστά δυνατό ένα έξυπνο σύστημα αποθέματος νοσοκομείου.

Το πραγματικό πλεονέκτημα δεν είναι απλώς ότι το RFID μπορεί να αναγνωρίσει ένα αντικείμενο. Το πραγματικό πλεονέκτημα είναι ότι μπορεί να δείξει κίνηση, τοποθεσία και χρήση με πολύ λιγότερη τριβή. Σε ένα νοσοκομείο, η τριβή έχει σημασία. Οι νοσηλεύτριες δεν βρίσκονται εκεί για να κάνουν διοίκηση αποθήκης. Οι τεχνικοί στις αίθουσες επεμβάσεων είναι προσηλωμένοι στη φροντίδα των ασθενών και στην ταχύτητα εναλλαγής. Οι ομάδες διαχείρισης υλικών είναι ήδη επιβαρυμένες. Αν μια μέθοδος αποθέματος προσθέτει εργασία σε κάθε σημείο επαφής, η συμμόρφωση θα υποχωρήσει. Το RFID μειώνει αυτό το βάρος επιτρέποντας στο σύστημα να συλλέγει πληροφορίες στο παρασκήνιο, πράγμα που σημαίνει ότι η ορατότητα αποθέματος βελτιώνεται χωρίς να απαιτεί συνεχή χειροκίνητη προσοχή.

Κλείνοντας το χάσμα μεταξύ φυσικού αποθέματος και αποθέματος συστήματος

Ένας περιφερειακός όμιλος νοσοκομείων συζήτησε αυτή την πρόκληση μαζί μας μετά από επανειλημμένα προβλήματα σε καρδιολογικές επεμβάσεις. Η κεντρική ομάδα προμηθειών τους πίστευε ότι είχαν αρκετά οδηγά σύρματα υψηλής αξίας και ειδικούς καθετήρες διαθέσιμα, ωστόσο οι κλινικοί γιατροί ανέφεραν συνεχώς ελλείψεις λίγο πριν από τις επεμβάσεις. Μετά από προσεκτικότερη εξέταση, το πρόβλημα δεν ήταν ο όγκος των αγορών. Τα προϊόντα μετακινούνταν μεταξύ των περιοχών επεμβάσεων, το απόθεμα δανεισμού αναμιγνυόταν με το απόθεμα που ανήκε στο νοσοκομείο και οι επιστροφές στην αποθήκη δεν καταγράφονταν πάντα. Μόλις ετικέτες RFID εφαρμόστηκαν σε κάδους και εισήχθη παρακολούθηση σε επίπεδο ντουλαπιού, το νοσοκομείο είδε επιτέλους τι συνέβαινε στην πραγματικότητα. Ορισμένα προϊόντα ήταν υπερπλεονασματικά, ορισμένα διατηρούνταν πολύ καιρό σε θέσεις χαμηλής ορατότητας και ορισμένα ήταν ουσιαστικά μη διαθέσιμα επειδή τα δεδομένα είχαν αποκλίνει από την πραγματικότητα. Το πρόβλημα της έλλειψης δεν προερχόταν μόνο από χαμηλό απόθεμα. Προερχόταν από χαμηλή ορατότητα.

Αυτός είναι ο πρώτος μεγάλος λόγος για τον οποίο το RFID επιτρέπει εξυπνότερο απόθεμα νοσοκομείου. Κλείνει το χάσμα μεταξύ φυσικού αποθέματος και αποθέματος συστήματος. Σε ένα νοσοκομείο, αυτό το χάσμα είναι δαπανηρό. Οδηγεί σε επείγουσες παραγγελίες, διπλά αποθέματα ασφαλείας, ληγμένα προϊόντα θαμμένα σε πίσω σειρές και κλινικούς γιατρούς που χάνουν την εμπιστοσύνη τους στην εφοδιαστική αλυσίδα. Μόλις το προσωπικό σταματήσει να εμπιστεύεται το σύστημα, δημιουργεί παρακάμψεις. Κρύβει επιπλέον αντικείμενα σε συρτάρια, δημιουργεί κρυφά αποθέματα ή ζητά περισσότερα από όσα χρειάζεται για παν ενδεχόμενο. Αυτές οι συνήθειες είναι κατανοητές, αλλά χειροτερεύουν το απόθεμα. Το RFID βοηθά στην αποκατάσταση της εμπιστοσύνης επειδή παρέχει στις ομάδες προμηθειών συχνότερα και αξιόπιστα δεδομένα σχετικά με το πού βρίσκονται πραγματικά τα πράγματα.

Ένα άλλο νοσοκομείο που συμβουλεύσαμε είχε συνεχή προβλήματα με ορθοπεδικά εμφυτεύματα. Όπως πολλά νοσοκομεία, είχε να κάνει με ένα μείγμα αποθέματος σε παρακαταθήκη, ακριβών σειριοποιημένων αντικειμένων και αυστηρών προσδοκιών ιχνηλασιμότητας. Οι χειροκίνητοι έλεγχοι ήταν χρονοβόροι και σε κανέναν δεν άρεσε να συμβιβάζει τι είχε χρησιμοποιηθεί σε χειρουργική επέμβαση, τι παρέμενε σε απόθεμα και τι ανήκε σε ποιον προμηθευτή. Το νοσοκομείο εισήγαγε RFID για τη διαχείριση αποθέματος εμφυτευμάτων σε επίπεδο αποθήκευσης και προετοιμασίας περιστατικών. Αυτό που άλλαξε δεν ήταν μόνο η ακρίβεια της μέτρησης. Ο σχεδιασμός περιστατικών έγινε ομαλότερος επειδή το προσωπικό μπορούσε να επιβεβαιώσει τη διαθεσιμότητα προϊόντων ταχύτερα. Η συμφωνία με τους προμηθευτές βελτιώθηκε επειδή τα αρχεία κίνησης ήταν καθαρότερα. Τα οικονομικά απέκτησαν επίσης καλύτερη εικόνα για το ποιο απόθεμα παρέμενε πολύ καιρό. Το έργο πέτυχε επειδή το RFID δεν αντιμετωπίστηκε ως γκάτζετ. Συνδέθηκε άμεσα με επιχειρησιακά σημεία πόνου.

Πώς το RFID επεκτείνει την ορατότητα αποθέματος πέρα από τα ράφια

Τα νοσοκομεία επωφελούνται επίσης από το RFID επειδή το απόθεμα δεν περιορίζεται σε κουτιά στα ράφια. Δίσκοι, αντλίες, ειδικά κιτ, καροτσάκια έκτακτης ανάγκης, κινητοί σταθμοί εργασίας, ψυγεία αίματος και σετ εργαλείων συμπεριφέρονται όλα σαν απόθεμα στην πράξη επειδή η φροντίδα των ασθενών εξαρτάται από την ετοιμότητα και την τοποθεσία τους. Όταν τα νοσοκομεία μιλούν για hospital asset παρακολούθηση και inventory control στην ίδια συζήτηση, αυτή η επικάλυψη έχει νόημα. Αν μια αντλία έγχυσης υπάρχει αλλά δεν μπορεί να εντοπιστεί όταν τη χρειάζεται ένας ασθενής, το επιχειρησιακό αποτέλεσμα μοιάζει πολύ με έλλειψη αποθέματος. Το RFID υποστηρίζει ένα εξυπνότερο μοντέλο καθιστώντας τόσο τα αναλώσιμα όσο και τα επαναχρησιμοποιήσιμα κλινικά περιουσιακά στοιχεία πιο ορατά μέσα στο ίδιο ευρύτερο οικοσύστημα.

Το είδαμε καθαρά σε ένα μεγάλο αστικό νοσοκομείο που αντιμετώπιζε προβλήματα με κινητούς σαρωτές κύστης και φορητούς οθόνες παρακολούθησης. Η ομάδα βιοϊατρικής μηχανικής επέμενε ότι οι συσκευές ήταν σε κυκλοφορία, αλλά οι νοσηλευτικές μονάδες εξακολουθούσαν να παραπονιούνται για ελλείψεις. Αφού προστέθηκαν η επισήμανση RFID και η παρακολούθηση βάσει τοποθεσίας, η αλήθεια αποδείχθηκε άβολα απλή. Αρκετές συσκευές μετακινούνταν συστηματικά σε περιοχές αναμονής εξιτηρίων και ζώνες νυχτερινής παρατήρησης, όπου έμεναν αποσυνδεδεμένες και απαρατήρητες. Μια άλλη μικρή ομάδα περνούσε υπερβολικά πολύ χρόνο περιμένοντας την εναλλαγή καθαρισμού. Το νοσοκομείο δεν χρειαζόταν στην πραγματικότητα να αγοράσει τόσες νέες μονάδες όσες είχε προγραμματίσει. Χρειαζόταν καλύτερη ορατότητα και καλύτερη πειθαρχία ροής εργασίας. Το RFID αποκάλυψε τη διαφορά.

Μετατρέποντας τα δεδομένα αποθέματος σε έγκαιρα επιχειρησιακά σήματα

Εδώ η φράση smart hospital inventory αποκτά πραγματικά το νόημά της. Ένα έξυπνο σύστημα αποθέματος δεν είναι απλώς μια ψηφιακή μέτρηση. Είναι ένα περιβάλλον αποθέματος όπου το νοσοκομείο μπορεί να ανταποκριθεί γρήγορα σε πραγματικές συνθήκες. Αν μια αίθουσα επεμβάσεων καταναλώνει περισσότερα αγγειακά αναλώσιμα από το αναμενόμενο, το σύστημα μπορεί να ενεργοποιήσει την αναπλήρωση νωρίτερα. Αν μια παρτίδα προϊόντος πλησιάζει στη λήξη, το προσωπικό μπορεί να δει πού βρίσκονται αυτές οι μονάδες πριν πάνε χαμένες. Αν ένα κινητό περιουσιακό στοιχείο δεν έχει επιστρέψει στη ζώνη του, το σύστημα μπορεί να το επισημάνει. Αν ένας αποστειρωμένος δίσκος φύγει από την επεξεργασία αλλά δεν φτάσει ποτέ στο αναμενόμενο τμήμα, το κενό γίνεται ορατό νωρίτερα. Η εξυπνάδα σε αυτό το πλαίσιο αφορά λιγότερο εντυπωσιακούς πίνακες ελέγχου και περισσότερο έγκαιρα επιχειρησιακά σήματα.

Ένα κοινοτικό νοσοκομείο χρησιμοποίησε το RFID για να αντιμετωπίσει ένα πιο ήσυχο αλλά δαπανηρό πρόβλημα στο τμήμα επειγόντων περιστατικών του. Το προσωπικό είχε δημιουργήσει προσωπικά αποθέματα ασφαλείας από επιδέσμους, κιτ ενδοφλέβιας και αναλώσιμα αεραγωγού επειδή φοβόταν ότι θα ξέμεναν κατά τις ώρες αιχμής. Το ένστικτο ήταν κατανοητό, αλλά το αποτέλεσμα ήταν κατακερματισμένο απόθεμα, κακή εναλλαγή και συχνές διαγραφές λόγω λήξης. Αφού εισήχθησαν ντουλάπια και κάδοι αναλώσιμων με δυνατότητα RFID, το νοσοκομείο απέκτησε πολύ καλύτερη εικόνα των πραγματικών προτύπων κατανάλωσης ανά βάρδια και ζώνη φροντίδας. Μόλις το προσωπικό είδε ότι η αναπλήρωση γινόταν πιο αξιόπιστη, τα κρυφά αποθέματα άρχισαν να συρρικνώνονται. Το νοσοκομείο δεν βελτίωσε απλώς τις μετρήσεις. Άλλαξε συμπεριφορά κάνοντας την εφοδιαστική αλυσίδα πιο αξιόπιστη.

Επιλέγοντας το σωστό επίπεδο ορατότητας RFID

Μια συνηθισμένη ερώτηση από αγοραστές είναι αν το RFID είναι χρήσιμο μόνο για αντικείμενα υψηλής αξίας. Η σύντομη απάντηση είναι όχι. Τα αντικείμενα υψηλής αξίας συχνά προσφέρουν την ταχύτερη ορατή απόδοση επειδή το οικονομικό επιχείρημα είναι ευκολότερο να εξηγηθεί, αλλά τα αναλώσιμα χαμηλής έως μεσαίας αξίας μπορούν να έχουν εξίσου μεγάλη σημασία επιχειρησιακά. Γάντια, σύριγγες, επίδεσμοι, εργαστηριακά κιτ και αναλώσιμα αναισθησίας μπορεί να μην φαίνονται εντυπωσιακά ένα προς ένα, ωστόσο ο όγκος χρήσης και η κρισιμότητά τους τα καθιστούν κεντρικά για την παροχή φροντίδας. Η σωστή στρατηγική επισήμανσης εξαρτάται από τα οικονομικά και τη ροή εργασίας. Ορισμένα νοσοκομεία χρησιμοποιούν ετικέτες RFID σε μεμονωμένα προϊόντα, ορισμένα επισημαίνουν κουτιά ή κιβώτια, ορισμένα επισημαίνουν ντουλάπια ή ράφια και ορισμένα συνδυάζουν μεθόδους ανάλογα με το τμήμα. Ένα καλό σχέδιο RFID hospital inventory management ξεκινά ρωτώντας ποιο επίπεδο ορατότητας είναι πραγματικά απαραίτητο.

Ένα εξειδικευμένο χειρουργικό κέντρο το είχε μάθει αυτό μετά από μια πρώιμη εφαρμογή που προσπάθησε να επισημάνει μεμονωμένα πάρα πολλά αναλώσιμα χαμηλού κινδύνου. Το σύστημα παρήγαγε περισσότερα δεδομένα από όσα μπορούσε να αξιοποιήσει η ομάδα, και η προσπάθεια συντήρησης γινόταν ενοχλητική. Όταν ο σχεδιασμός προσαρμόστηκε, το κέντρο στράφηκε σε ένα μοντέλο με στρώματα. Παρακολουθούσε τα εμφυτεύματα υψηλής αξίας και τις συσκευές με σειριακό αριθμό σε επίπεδο τεμαχίου, τα κοινά χειρουργικά αναλώσιμα σε επίπεδο κάδου και τα κιτ έκτακτης ανάγκης σε επίπεδο ντουλαπιού. Μόλις η λεπτομέρεια αντιστοιχίστηκε με την επιχειρηματική ανάγκη, το έργο έγινε πιο χρήσιμο και λιγότερο εξαντλητικό. Αυτό είναι ένα σημαντικό μάθημα για όποιον αξιολογεί έλεγχο αποθέματος RFID για νοσοκομεία. Περισσότερα δεδομένα δεν είναι πάντα καλύτερα δεδομένα. Τα σωστά δεδομένα στο σωστό επίπεδο είναι αυτό που έχει σημασία.

Διαχείριση λήξης, εναλλαγής και κρυφού αποθέματος

Η διαχείριση λήξης είναι ένας ακόμη τομέας όπου το RFID μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά. Τα νοσοκομεία σπαταλούν χρήματα κάθε χρόνο μέσω ληγμένων προϊόντων που ήταν τεχνικά σε απόθεμα αλλά είχαν κακή εναλλαγή ή ήταν κρυμμένα σε αποκεντρωμένες τοποθεσίες. Οι χειροκίνητοι έλεγχοι λήξης είναι έντασης εργασίας και εύκολο να αναβληθούν όταν αυξάνεται η ζήτηση ασθενών. Το RFID δεν λύνει από μόνο του τη διαχείριση λήξης, αλλά κάνει την κίνηση και την τοποθεσία των προϊόντων πιο ορατές, γεγονός που υποστηρίζει καλύτερη εναλλαγή. Όταν οι πληροφορίες λήξης ενσωματώνονται στην ευρύτερη πλατφόρμα αποθέματος, τα νοσοκομεία μπορούν να εντοπίσουν ποια αντικείμενα πρέπει να χρησιμοποιηθούν πρώτα, να μεταφερθούν σε άλλο τμήμα ή να εξεταστούν για επιστροφή στον προμηθευτή. Αυτό είναι ιδιαίτερα πολύτιμο για ακριβά ή σπάνια χρησιμοποιούμενα προϊόντα.

Ένα ιδιωτικό δίκτυο νοσοκομείων αντιμετώπισε αυτό το ζήτημα με εξειδικευμένα προϊόντα φροντίδας τραυμάτων και ορισμένα επεμβατικά αναλώσιμα. Η ομάδα προμηθειών τους έβλεπε επανειλημμένες διαγραφές και αρχικά κατηγόρησε την πρόβλεψη. Αφού εισήχθη καλύτερη ορατότητα αποθέματος βάσει RFID, συνειδητοποίησαν ότι αρκετά τμήματα διατηρούσαν ανεξάρτητα προϊόντα χαμηλής κυκλοφορίας σε μικρές ποσότητες που δεν εμφανίζονταν ποτέ καθαρά στις κεντρικές αναφορές. Μόλις αυτές οι τσέπες έγιναν ορατές, το νοσοκομείο μπόρεσε να εξισορροπήσει το απόθεμα και να μειώσει το διπλό αδρανές απόθεμα. Το μάθημα δεν ήταν λαμπερό, αλλά ήταν ισχυρό. Η καλύτερη ορατότητα συχνά αποκαλύπτει ότι η σπατάλη δεν ήταν στην υπερβολική αγορά συνολικά. Ήταν στην υπερβολική αγορά σε πάρα πολλές αποσυνδεδεμένες τοποθεσίες.

Ενισχύοντας την ιχνηλασιμότητα και τη λογοδοσία

Η ιχνηλασιμότητα γίνεται επίσης ισχυρότερη με το RFID, κάτι που έχει σημασία τόσο κλινικά όσο και κανονιστικά. Τα νοσοκομεία πρέπει να γνωρίζουν ποια προϊόντα χρησιμοποιήθηκαν, πού χρησιμοποιήθηκαν, πότε μετακινήθηκαν και σε ορισμένες περιπτώσεις με ποια συνάντηση ασθενούς συνδέθηκαν. Αυτό είναι ιδιαίτερα σχετικό για εμφυτεύματα, συσκευές υψηλού κινδύνου, αποστειρωμένα σετ και απόθεμα σε παρακαταθήκη. Ένα ισχυρότερο αρχείο ιχνηλάτησης υποστηρίζει τη διαχείριση ανακλήσεων, τη χρέωση, τη συμφωνία με προμηθευτές και την ανασκόπηση ποιότητας. Η χειροκίνητη τεκμηρίωση μπορεί να κάνει κάποια από αυτά, αλλά το βάρος είναι μεγάλο και το ποσοστό σφάλματος αυξάνεται υπό πίεση. Το RFID βοηθά να γίνει η ιχνηλασιμότητα πιο συνεπής επειδή καταγράφει συμβάντα ως μέρος της ροής εργασίας.

Ένα πανεπιστημιακό νοσοκομείο βελτίωσε αυτό δραματικά στο τμήμα επεμβατικής ακτινολογίας του. Το προσωπικό δυσκολευόταν να συμβιβάσει τη χρήση επεμβάσεων με τα δεδομένα χρέωσης, ειδικά όταν επείγοντα πρόσθετα περιστατικά προκαλούσαν γρήγορη λήψη προϊόντων από πολλαπλές πηγές. Η παρακολούθηση ιατρικού αποθέματος βάσει RFID έφερε καλύτερη ευθυγράμμιση μεταξύ του τι έφευγε από την αποθήκη, του τι εισερχόταν στην αίθουσα επέμβασης και του τι καταγραφόταν ως χρησιμοποιημένο. Η χρέωση βελτιώθηκε, αλλά εξίσου σημαντικό, η ανασκόπηση μετά το περιστατικό έγινε ευκολότερη. Το τμήμα δεν χρειαζόταν να ανασυνθέσει την ιστορία από τη μνήμη κάθε φορά που κάτι φαινόταν περίεργο. Το ίχνος δεδομένων ήταν ήδη εκεί.

Σχεδιάζοντας συστήματα RFID για πραγματικές συνθήκες νοσοκομείου

Φυσικά, τίποτα από αυτά δεν λειτουργεί καλά χωρίς προσεκτικό σχεδιασμό συστήματος. Τα νοσοκομεία είναι ακατάστατα περιβάλλοντα από άποψη RF. Υγρά, μεταλλικά καροτσάκια, πυκνή συσκευασία, ψυγεία, αποστειρωμένα περιτυλίγματα και γεμάτοι χώροι αποθήκευσης επηρεάζουν όλα την απόδοση. Η τοποθέτηση των αναγνωστών RFID έχει σημασία. Η επιλογή ετικέτας έχει σημασία. Η λογική του λογισμικού έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν πολλοί αγοραστές. Αν το σύστημα μπορεί να διαβάσει κίνηση αλλά δεν μπορεί να ερμηνεύσει αν αυτή η κίνηση σημαίνει παραλαβή, μεταφορά, χρήση, επιστροφή, καραντίνα ή απόρριψη, τότε το νοσοκομείο καταλήγει με δεδομένα δραστηριότητας αντί για πληροφορίες έτοιμες για λήψη αποφάσεων. Το έξυπνο απόθεμα νοσοκομείου εξαρτάται από αυτό το στρώμα μετάφρασης.

Ένα παιδιατρικό νοσοκομείο αντιμετώπισε ακριβώς αυτό το πρόβλημα κατά τη διάρκεια μιας πρώιμης δοκιμής στην αποστείρωση. Οι δίσκοι διαβάζονταν σε αρκετά σημεία μετάβασης, αλλά ο πίνακας ελέγχου ήταν μπερδεμένος επειδή οι κανόνες του λογισμικού δεν αντικατόπτριζαν τις πραγματικές καταστάσεις ροής εργασίας. Ένας δίσκος περίμενε συναρμολόγηση, ήταν ήδη αποστειρωμένος, καθυστερούσε στον ποιοτικό έλεγχο ή ήταν σε μεταφορά; Οι αναγνώστες δεν μπορούσαν να απαντήσουν σε αυτό μόνοι τους. Μόλις το νοσοκομείο χαρτογράφησε προσεκτικότερα τα πραγματικά στάδια της διαδικασίας και συνέδεσε τα συμβάντα RFID με αυτά τα στάδια, η ίδια υποδομή έγινε πολύ πιο χρήσιμη. Αυτή η εμπειρία αξίζει να θυμόμαστε. Το RFID δεν είναι απλώς αγορά υλικού. Είναι έργο σχεδιασμού λειτουργιών.

Ενσωματώνοντας το RFID με συστήματα διαχείρισης νοσοκομείων

Η ενσωμάτωση με τα συστήματα νοσοκομείων είναι ένα άλλο μεγάλο κομμάτι της εικόνας. Τα δεδομένα RFID γίνονται πιο ισχυρά όταν συνδέονται με ERP, λογισμικό διαχείρισης υλικών, χρέωση συνδεδεμένη με EHR, συστήματα αποστείρωσης, πλατφόρμες φαρμακείου ή ροές εργασίας αναπλήρωσης σταθμών νοσηλευτών. Ένα αυτόνομο στρώμα RFID μπορεί να προσφέρει κάποια τοπική ορατότητα, αλλά η ευρύτερη απόδοση έρχεται όταν οι πληροφορίες κινούνται μεταξύ τμημάτων. Αν η αποθήκη βλέπει αλλαγές αποθέματος, το χειρουργείο βλέπει ετοιμότητα περιστατικών, τα οικονομικά βλέπουν αξία αποθέματος και η εφοδιαστική αλυσίδα βλέπει ζήτηση αναπλήρωσης μέσω της ίδιας συνδεδεμένης λογικής, το νοσοκομείο αρχίζει να λειτουργεί λιγότερο σαν απομονωμένα νησιά και περισσότερο σαν συντονισμένο σύστημα.

Επεξεργαστήκαμε αυτή την ιδέα με ένα νοσοκομείο που λειτουργούσε πολλαπλές εγκαταστάσεις και δυσκολευόταν να εξισορροπήσει το απόθεμα μεταξύ τους. Μια τοποθεσία έκανε επείγουσες παραγγελίες αναλώσιμων ενώ μια άλλη είχε αργά κινούμενο απόθεμα του ίδιου προϊόντος. Το RFID δεν αντικατέστησε το σύστημα σχεδιασμού τους, αλλά τους έδωσε καθαρότερη σχεδόν σε πραγματικό χρόνο ορατότητα για το πού βρίσκονταν πραγματικά τα αναλώσιμα και τα κινητά περιουσιακά στοιχεία. Αυτό έκανε τις μεταφορές μεταξύ εγκαταστάσεων πιο ορθολογικές και μείωσε τις παραγγελίες πανικού. Στην εργασία της εφοδιαστικής αλυσίδας υγείας, οι παραγγελίες πανικού είναι συχνά σύμπτωμα αβεβαιότητας παρά πραγματικής έλλειψης. Η καλύτερη ορατότητα αλλάζει αυτή τη συμπεριφορά.

Οικοδομώντας την εμπιστοσύνη του προσωπικού μέσω πρακτικών βελτιώσεων ροής εργασίας

Υπάρχει επίσης μια ανθρώπινη πλευρά στην υλοποίηση που δεν πρέπει να αγνοηθεί. Το προσωπικό του νοσοκομείου δεν υιοθετεί εργαλεία αποθέματος επειδή η τεχνολογία ακούγεται προηγμένη. Υιοθετεί εργαλεία όταν η καθημερινή εργασία γίνεται ευκολότερη, ταχύτερη ή ασφαλέστερη. Αν οι νοσηλεύτριες περνούν λιγότερο χρόνο ψάχνοντας για αναλώσιμα, το προσέχουν. Αν η αποστείρωση έχει λιγότερες μυστηριώδεις καθυστερήσεις δίσκων, το προσέχουν. Αν οι διευθυντές τμημάτων σταματήσουν να διαφωνούν για το ποια μέτρηση είναι σωστή, το προσέχουν. Τα καλύτερα έργα RFID σε νοσοκομεία συνήθως κερδίζουν την εμπιστοσύνη όχι μέσω συνθημάτων, αλλά μέσω μικρών επαναλαμβανόμενων αποδείξεων ότι το σύστημα αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα καλύτερα από την παλιά μέθοδο.

Ένα νοσοκομείο αποκατάστασης το έδειξε αυτό με απλό αλλά αποκαλυπτικό τρόπο. Πριν από το RFID, το προσωπικό δανειζόταν συχνά ειδικά νάρθηκες και βοηθήματα κινητικότητας μεταξύ τμημάτων με καλές προθέσεις και κακή τεκμηρίωση. Το αποτέλεσμα ήταν προβλέψιμη σύγχυση. Αφού επισημάνθηκαν αυτά τα αντικείμενα και δημιουργήθηκε μια απλή διαδικασία καταχώριση και ορατότητας τοποθεσίας, ο δανεισμός δεν σταμάτησε, αλλά οι εικασίες σταμάτησαν. Τα τμήματα ήταν πιο πρόθυμα να μοιράζονται εξοπλισμό επειδή δεν ένιωθαν πλέον ότι εξαφανιζόταν σε μια μαύρη τρύπα. Μερικές φορές η καλύτερη απόδοση αποθέματος προέρχεται από κάτι πολύ ανθρώπινο: οι άνθρωποι γίνονται λιγότερο αμυντικοί όταν εμπιστεύονται τις πληροφορίες.

Η πραγματική αξία του RFID στο έξυπνο απόθεμα νοσοκομείου

Πώς λοιπόν το RFID επιτρέπει το έξυπνο απόθεμα νοσοκομείου σε πραγματικούς όρους; Κάνει το φυσικό απόθεμα πιο ορατό χωρίς να βασίζεται τόσο πολύ στη χειροκίνητη αναφορά. Βοηθά τα νοσοκομεία να διαχειρίζονται προϊόντα υψηλής αξίας, καθημερινά αναλώσιμα, επαναχρησιμοποιήσιμα περιουσιακά στοιχεία, αποστειρωμένα σετ και απόθεμα σε παρακαταθήκη με καλύτερη ακρίβεια και καλύτερο χρονισμό. Υποστηρίζει την ιχνηλασιμότητα, τον έλεγχο λήξης, την αναπλήρωση, τη χρέωση και την ανάλυση ροής εργασίας. Εξίσου σημαντικό, μειώνει τις κρυφές συμπεριφορές που δημιουργεί η κακή ορατότητα, όπως η συσσώρευση, οι υπερβολικές παραγγελίες, οι αγορές έκτακτης ανάγκης και το διπλό απόθεμα.

Τα νοσοκομεία δεν χρειάζονται περισσότερο θόρυβο. Χρειάζονται καθαρότερη επιχειρησιακή αλήθεια. Το RFID βοηθά να παρέχεται αυτή η αλήθεια δείχνοντας τι είναι σε απόθεμα, πού βρίσκεται, πώς κινείται και πότε χρησιμοποιείται πραγματικά. Σε ένα περιβάλλον υγείας όπου οι καθυστερήσεις επηρεάζουν το κόστος, την απογοήτευση του προσωπικού και μερικές φορές την ίδια τη φροντίδα των ασθενών, αυτού του είδους η ορατότητα δεν είναι πολυτέλεια. Είναι το θεμέλιο ενός εξυπνότερου συστήματος αποθέματος.