Ακριβέστερη τιμολόγηση ικριωμάτων με παρακολούθηση RFID

Οι Κρυφές Αναποτελεσματικότητες στην Τιμολόγηση Ικριωμάτων

Η ενοικίαση ικριωμάτων φαίνεται απλή από έξω. Ένας εργολάβος στέλνει σωλήνες, πλαίσια, σανίδες, συνδέσμους, σφιγκτήρες, σκάλες, πλάκες βάσης, κιγκλιδώματα, σανίδες ποδός και εξαρτήματα σε ένα εργοτάξιο. Ο πελάτης τα χρησιμοποιεί για λίγες εβδομάδες ή μήνες. Ο εξοπλισμός επιστρέφει, το γραφείο τον καταμετρά και το τιμολόγιο κλείνει. Στην πραγματικότητα, σχεδόν κάθε εταιρεία ικριωμάτων γνωρίζει ότι η διαδικασία είναι πιο περίπλοκη από αυτό. Τα εξαρτήματα παραδίδονται σε πολλές παρτίδες. Κάποια είδη μετακινούνται από τον έναν όροφο στον άλλο. Επιπλέον τεμάχια ζητούνται τηλεφωνικά. Τα κατεστραμμένα εξαρτήματα παραμερίζονται. Οι παλέτες επιστροφής φτάνουν αναμεμειγμένες με τον εξοπλισμό άλλου πελάτη. Κάποια εξαρτήματα παραμένουν στο εργοτάξιο περισσότερο από το αναμενόμενο. Η τιμολόγηση γίνεται διαπραγμάτευση αντί για καθαρό αρχείο.

Γι' αυτό η παρακολούθηση RFID έχει γίνει τόσο χρήσιμη για τις εταιρείες ικριωμάτων. Η τεχνολογία δίνει σε κάθε πολύτιμο εξάρτημα ικριώματος, δεσμίδα, ράφι, παλέτα ή επιστρεφόμενο είδος μεταφοράς μια αξιόπιστη ψηφιακή ταυτότητα. Αντί να βασίζεται μόνο σε χειρόγραφα δελτία, χειροκίνητες καταμετρήσεις και εμπιστοσύνη, το RFID βοηθά την εταιρεία ενοικίασης να βλέπει τι παραδόθηκε, τι επιστράφηκε, τι βρίσκεται ακόμη στο εργοτάξιο και τι πρέπει να τιμολογηθεί. Η καλύτερη ακρίβεια τιμολόγησης δεν προέρχεται από την πιο επιθετική χρέωση των πελατών. Προέρχεται από την απόδειξη της πραγματικής κίνησης των περιουσιακών στοιχείων με καθαρότερα δεδομένα.

Παραδείγματα από τον Πραγματικό Κόσμο: Το RFID σε Δράση

Έργο Νοσοκομείου στο Μάντσεστερ

Ένας εργολάβος ικριωμάτων στο Μάντσεστερ το είδε αυτό καθαρά σε ένα έργο ανακαίνισης νοσοκομείου. Η εργασία ξεκίνησε με προγραμματισμένη ενοικίαση τεσσάρων εβδομάδων και επεκτάθηκε σε δέκα εβδομάδες, επειδή αρκετά συνεργεία χρειάστηκαν πρόσβαση περισσότερο από το αναμενόμενο. Ο πελάτης αμφισβήτησε το τελικό τιμολόγιο, λέγοντας ότι πολλά πλαίσια είχαν επιστραφεί νωρίτερα. Ο εργολάβος είχε χάρτινα δελτία επιστροφής, αλλά τα δελτία δεν έδειχναν ποια πλαίσια επιστράφηκαν και ποια παρέμειναν στο εργοτάξιο. Μετά την υιοθέτηση ετικετών RFID για πλαίσια ικριωμάτων και φορητών αναγνωστών RFID στην αποστολή και την επιστροφή, τα επόμενα έργα έγιναν ευκολότερα στο κλείσιμο. Το γραφείο μπορούσε να δείξει στον πελάτη ακριβώς ποια επισημασμένα είδη ήταν ακόμη αντιστοιχισμένα στην εργασία σε κάθε ημερομηνία τιμολόγησης.

Εμπορικός Προμηθευτής στο Τορόντο

Τα σφάλματα τιμολόγησης συχνά ξεκινούν στην αποστολή. Μια ομάδα της αυλής μπορεί να φορτώσει ελαφρώς περισσότερο εξοπλισμό από ό,τι δείχνει το δελτίο παράδοσης, επειδή ο επιστάτης του εργοταξίου ζητά επιπλέον συνδέσμους την τελευταία στιγμή. Μερικές φορές ένας οδηγός προσθέτει εφεδρικούς συνδετήρες ή βάσεις, επειδή η διαδρομή είναι μακρινή και κανείς δεν θέλει δεύτερη παράδοση. Αυτά τα επιπλέον είδη είναι χρήσιμα στο εργοτάξιο, αλλά αν δεν καταγράφονται σωστά, η εταιρεία ικριωμάτων χαρίζει αξία ενοικίασης. Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων ικριωμάτων με RFID μπορεί να καταγράψει το φορτίο καθώς φεύγει από την αυλή, ώστε το αρχείο αποστολής να αντικατοπτρίζει την πραγματική αποστολή και όχι μόνο το αρχικό σχέδιο.

Ένας εμπορικός προμηθευτής ικριωμάτων στο Τορόντο είχε ένα επαναλαμβανόμενο πρόβλημα με παραδόσεις έκτακτης ανάγκης. Ένας διευθυντής εργοταξίου τηλεφωνούσε για επιπλέον κιγκλιδώματα και ρυθμιζόμενες πλάκες βάσης και η αυλή τα έστελνε γρήγορα. Ο πελάτης εκτιμούσε την εξυπηρέτηση, αλλά το σύστημα ενοικίασης ενημερωνόταν μόνο αφού κάποιος θυμόταν να καταχωρήσει τα επιπλέον είδη. Κατά τη διάρκεια μιας δοκιμής, η εταιρεία επισήμανε δεσμίδες και μεταλλικά στηρίγματα με ανθεκτικές ετικέτες UHF RFID. Όταν το φορτηγό παράδοσης περνούσε από την πύλη της αυλής, το σύστημα κατέγραφε τα επισημασμένα περιουσιακά στοιχεία με τον αριθμό εργασίας. Η ομάδα εξακολουθούσε να εκτυπώνει έγγραφα παράδοσης, αλλά η ανάγνωση της πύλης RFID γινόταν η εφεδρική αλήθεια όταν αμφισβητούνταν τα τιμολόγια.

Πύργοι Κατοικιών στη Μελβούρνη

Οι επιστροφές δημιουργούν το ίδιο πρόβλημα αντίστροφα. Οι πελάτες μπορεί να επιστρέψουν μερικά φορτία σε πολλές ημέρες. Κάποια εξαρτήματα φτάνουν λασπωμένα, αναμεμειγμένα ή κατεστραμμένα. Ένα δελτίο επιστροφής μπορεί να αναφέρει είκοσι πλαίσια, αλλά η παλέτα περιέχει στην πραγματικότητα δεκαοκτώ πλαίσια, ένα τμήμα σκάλας και αρκετούς σφιγκτήρες από άλλο έργο. Η χειροκίνητη καταμέτρηση υπό πίεση δεν είναι πάντα αξιόπιστη. Οι αναγνώστες RFID μπορούν να αναγνωρίσουν γρήγορα τα επισημασμένα είδη και να τα συγκρίνουν με την αναμενόμενη λίστα επιστροφής. Αυτό βοηθά την εταιρεία να σταματήσει τις χρεώσεις ενοικίασης για είδη που πραγματικά επέστρεψαν, ενώ συνεχίζει να τιμολογεί είδη που εξακολουθούν να λείπουν.

Μια εταιρεία ενοικίασης ικριωμάτων στη Μελβούρνη έχανε χρήματα κατά τη διάρκεια μεγάλων έργων πύργων κατοικιών. Οι επιστροφές έφταναν σε ακατάστατα φορτία μετά την αποξήλωση κάθε ορόφου. Οι εργαζόμενοι καταμετρούσαν ανά δεσμίδα, όχι ανά είδος, και το γραφείο συχνά έκλεινε τις ενοικιάσεις πολύ νωρίς επειδή τα χαρτιά επιστροφής φαίνονταν πλήρη. Μετά την εισαγωγή της παρακολούθησης RFID για εξαρτήματα ικριωμάτων, ο χώρος επιστροφών σάρωνε κάθε ράφι και δεσμίδα πριν από το πλύσιμο και τον έλεγχο. Το λογισμικό έδειχνε ποια επισημασμένα είδη είχαν επιστρέψει, ποια ανήκαν σε άλλον πελάτη και ποια εκκρεμούσαν ακόμη. Η ομάδα τιμολόγησης δεν χρειαζόταν πλέον να μαντεύει αν μια αμφισβητούμενη χρέωση ήταν δίκαιη.

Βιομηχανική Συντήρηση στο Μπέρμιγχαμ

Για τις εταιρείες ικριωμάτων, τα μεγαλύτερα οφέλη στην τιμολόγηση προέρχονται συνήθως από τον έλεγχο της κατάστασης των περιουσιακών στοιχείων. Ο εξοπλισμός δεν είναι απλώς έξω ή μέσα. Μπορεί να έχει παραδοθεί, εγκατασταθεί, μεταφερθεί, επιστραφεί, καταστραφεί, τεθεί σε καραντίνα, επισκευαστεί, καθαριστεί, χαθεί, αποσυρθεί ή γίνει ξανά διαθέσιμος. Κάθε κατάσταση έχει συνέπειες στην τιμολόγηση. Αν οι σανίδες ικριωμάτων που επιστράφηκαν είναι κατεστραμμένες και δεν μπορούν να ενοικιαστούν ξανά, η εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να χρεώσει τη ζημιά ή την αντικατάσταση. Αν τα είδη επιστραφούν αλλά δεν ελεγχθούν, το ρολόι της ενοικίασης μπορεί να σταματήσει, αλλά το περιουσιακό στοιχείο δεν είναι ακόμη διαθέσιμο. Η παρακολούθηση RFID μπορεί να συνδέσει κάθε συμβάν σάρωσης με μια σαφή κατάσταση ενοικίασης.

Μια επιχείρηση ικριωμάτων στο Μπέρμιγχαμ χειριζόταν πολλά έργα βιομηχανικής συντήρησης σε διυλιστήρια και εγκαταστάσεις τροφίμων. Ο εξοπλισμός συχνά επέστρεφε με λυγισμένους ορθοστάτες, μολυσμένες σανίδες ή χαμένες πείρους ασφάλισης. Πριν από το RFID, τα κατεστραμμένα είδη μερικές φορές καταμετρούνταν ως επιστραφέντα και αφαιρούνταν από τον λογαριασμό του πελάτη πριν τα ελέγξει η ομάδα ζημιών. Η εταιρεία έπρεπε τότε να διεκδικήσει τις χρεώσεις ζημιών αργότερα, κάτι που δεν άρεσε στους πελάτες. Με τις ετικέτες RFID συνδεδεμένες με σταθμούς ελέγχου, η σάρωση επιστροφής έκλεινε την περίοδο ενοικίασης, ενώ η σάρωση ζημιάς δημιουργούσε ξεχωριστό αρχείο επισκευής ή αντικατάστασης. Η τιμολόγηση έγινε σαφέστερη επειδή οι χρεώσεις ενοικίασης και οι χρεώσεις ζημιών δεν αναμειγνύονταν πλέον.

Επιλέγοντας τις Σωστές Ετικέτες RFID για Ικριώματα

Ένα συνηθισμένο ερώτημα είναι αν κάθε εξάρτημα ικριώματος πρέπει να επισημανθεί. Η απάντηση εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, την αξία του εξοπλισμού, το ποσοστό απώλειας και τον κίνδυνο τιμολόγησης. Η επισήμανση κάθε μικρού συνδετήρα μπορεί να μην έχει νόημα για κάθε εταιρεία. Η επισήμανση πλαισίων, εξαρτημάτων συστημάτων ικριωμάτων, δοκών αλουμινίου, σκαλών, σανίδων, κιγκλιδωμάτων, στηριγμάτων, ραφιών και εξαρτημάτων υψηλής αξίας συχνά αποδίδει καλύτερα. Κάποιες εταιρείες επισημαίνουν κοντέινερ ή δεσμίδες αντί για κάθε μεμονωμένο είδος. Το σωστό επίπεδο επισήμανσης RFID πρέπει να ακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία τιμολογεί, καταμετρά και χάνει εξοπλισμό.

Ένας προμηθευτής προσωρινών έργων στο Ρότερνταμ ξεκίνησε με επισήμανση RFID σε επίπεδο είδους για ακριβές δοκούς αλουμινίου και πύργους σκαλών και στη συνέχεια χρησιμοποίησε ετικέτες σε επίπεδο ραφιού για κοινές δεσμίδες σωλήνων. Η εταιρεία είχε εξετάσει το ενδεχόμενο να επισημάνει κάθε σφιγκτήρα, αλλά το κόστος και η διαδικασία χειρισμού δεν ταίριαζαν με το μοντέλο τιμολόγησης. Προσαρμόζοντας το σχέδιο RFID στην αξία των περιουσιακών στοιχείων και τη συμπεριφορά ενοικίασης, η εταιρεία βελτίωσε την ακρίβεια των τιμολογίων χωρίς να μετατρέψει την αυλή σε έργο επισήμανσης που κανείς δεν μπορούσε να συντηρήσει. Το δίδαγμα ήταν απλό: επισημάνετε τα είδη που δημιουργούν διαφορές, απώλειες ή ακριβές χειροκίνητες καταμετρήσεις.

Ανθεκτικότητα Ετικετών και Απαιτήσεις σε Μεταλλικές Επιφάνειες

Η ίδια η ετικέτα πρέπει να επιβιώσει στη ζωή των ικριωμάτων. Ο εξοπλισμός ικριωμάτων στοιβάζεται, σύρεται, πετιέται, σφίγγεται, καθαρίζεται, βάφεται, αποθηκεύεται σε εξωτερικό χώρο και μετακινείται με περονοφόρο. Οι συνηθισμένες χάρτινες ετικέτες δεν θα αντέξουν. Οι ετικέτες RFID για ικριώματα πρέπει να επιλέγονται για μεταλλικά περιβάλλοντα, έκθεση σε κρούσεις, καιρικές συνθήκες, τριβή και αντοχή στερέωσης. Ετικέτες RFID για Μεταλλικές Επιφάνειες χρειάζονται συχνά επειδή τα περισσότερα εξαρτήματα ικριωμάτων είναι από χάλυβα ή αλουμίνιο. Η μέθοδος τοποθέτησης έχει τόση σημασία όσο και το τσιπ. Μια ετικέτα μπορεί να καρφωθεί με πριτσίνι, να ενσωματωθεί σε εσοχή, να συγκολληθεί σε υποδοχή, να δεθεί με δεματικό σε προστατευμένη περιοχή ή να ενσωματωθεί σε πλαστικό κάλυμμα, ανάλογα με το περιουσιακό στοιχείο.

Μια γερμανική εταιρεία ικριωμάτων που εξυπηρετούσε έργα συντήρησης γεφυρών δοκίμασε αυτοκόλλητες ετικέτες RFID σε χαλύβδινα πλαίσια επειδή τα δείγματα ήταν φθηνά και εύκολα στην εφαρμογή. Λειτούργησαν κατά τη διάρκεια εσωτερικών δοκιμών αλλά απέτυχαν μετά από εξωτερική αποθήκευση, πλύσιμο υπό πίεση και σκληρή στοίβαξη. Η εταιρεία στράφηκε σε χαμηλού προφίλ ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες, στερεωμένες σε προστατευμένη θέση κοντά στο άκρο του πλαισίου. Η εμβέλεια ανάγνωσης ήταν μικρότερη από την πρώτη δοκιμή ετικέτας, αλλά το ποσοστό επιβίωσης ήταν πολύ καλύτερο. Η ακρίβεια τιμολόγησης βελτιώθηκε επειδή η ετικέτα παρέμεινε συνδεδεμένη σε όλο τον κύκλο ενοικίασης, όχι επειδή το φύλλο δεδομένων φαινόταν εντυπωσιακό.

Επιλέγοντας τους Σωστούς Αναγνώστες RFID και τη Ροή Εργασίας

Οι αναγνώστες πρέπει επίσης να ταιριάζουν με τη ροή εργασίας. Οι φορητοί αναγνώστες RFID είναι χρήσιμοι για ελέγχους στο εργοτάξιο, μερικές επιστροφές, αμφισβητούμενες καταμετρήσεις και ελέγχους της αυλής. Οι σταθερές πύλες RFID ή οι αναγνώστες πύλης είναι χρήσιμοι σε λωρίδες αποστολής, λωρίδες επιστροφής, σταθμούς καθαρισμού και χώρους επισκευής. Οι αναγνώστες τοποθετημένοι σε περονοφόρα μπορεί να βοηθήσουν σε μεγαλύτερες αυλές όπου τα ράφια μετακινούνται συνεχώς. Το καλύτερο σύστημα συχνά χρησιμοποιεί συνδυασμό. Ένας φορητός αναγνώστης μπορεί να επιλύσει εξαιρέσεις, ενώ οι σταθεροί αναγνώστες καταγράφουν τη συνήθη κίνηση χωρίς να επιβραδύνουν την ομάδα.

Ένας εργολάβος ικριωμάτων στο Ντουμπάι χρησιμοποίησε φορητούς αναγνώστες RFID σε εργοτάξια υψηλών κτιρίων επειδή ο εξοπλισμός μετακινούνταν μεταξύ πύργων και ορόφων. Η ομάδα του εργοταξίου σάρωνε τα επισημασμένα ράφια κατά τους εβδομαδιαίους ελέγχους και ανέβαζε τα δεδομένα στο λογισμικό διαχείρισης ενοικιάσεων. Όταν ο πελάτης ζήτησε να σταματήσει η χρέωση για ένα σύνολο σκαλών, η εταιρεία μπορούσε να επιβεβαιώσει αν αυτή η συγκεκριμένη επισημασμένη μονάδα σκάλας είχε επιστραφεί, μεταφερθεί ή ήταν ακόμη εγκατεστημένη. Η συζήτηση άλλαξε από γνώμη σε αποδεικτικά στοιχεία. Αυτό εξοικονόμησε χρόνο και για τις δύο πλευρές.

Το RFID βοηθά επίσης με τα αιτήματα παύσης ενοικίασης. Στην ενοικίαση ικριωμάτων, ο πελάτης μπορεί να πει ότι ο εξοπλισμός βγαίνει από ενοικίαση σε συγκεκριμένη ημερομηνία, αλλά τα φυσικά είδη μπορεί να μην είναι προσβάσιμα για παραλαβή μέχρι μέρες αργότερα. Μερικές φορές ο εξοπλισμός έχει αποσυναρμολογηθεί αλλά βρίσκεται ακόμη στο εργοτάξιο. Μερικές φορές χρησιμοποιείται ακόμη από άλλο συνεργείο. Μερικές φορές είναι έτοιμος, αλλά ο πελάτης δεν τον έχει ξεχωρίσει από άλλα υλικά. Το RFID μπορεί να υποστηρίξει μια ακριβέστερη διαδικασία παύσης ενοικίασης καταγράφοντας πότε τα επισημασμένα είδη σαρώνονται πραγματικά κατά την παραλαβή, την επιστροφή ή την επαλήθευση στο εργοτάξιο.

Μια εταιρεία ικριωμάτων στο Δουβλίνο είχε συχνές διαφωνίες σχετικά με τις ημερομηνίες παύσης ενοικίασης σε εμπορικά έργα διαμόρφωσης χώρων. Οι πελάτες έστελναν ειδοποιήσεις παύσης ενοικίασης με email, αλλά ο εξοπλισμός συχνά παρέμενε πίσω από κλειδωμένες πύλες ή αναμεμειγμένος με υλικά άλλων υπεργολάβων. Η εταιρεία εισήγαγε σάρωση RFID στο εργοτάξιο κατά την παραλαβή. Αν τα επισημασμένα περιουσιακά στοιχεία ήταν διαθέσιμα και παραλαμβάνονταν, η ενοικίαση σταματούσε. Αν τα περιουσιακά στοιχεία δεν ήταν παρόντα ή ήταν ακόμη εγκατεστημένα, το σύστημα τα διατηρούσε ανοιχτά και κατέγραφε τον λόγο. Οι πελάτες αποδέχτηκαν τη διαδικασία πιο εύκολα επειδή τα δεδομένα προέρχονταν από σάρωση, όχι από μια αόριστη σημείωση της αυλής.

Ενσωμάτωση του RFID με Λογισμικό Τιμολόγησης

Η σύνδεση με το λογισμικό είναι το σημείο όπου το RFID γίνεται εργαλείο τιμολόγησης αντί για απλό gadget παρακολούθησης. Τα δεδομένα σάρωσης πρέπει να ρέουν σε λογισμικό διαχείρισης ενοικίασης ικριωμάτων, ERP, λογιστικά συστήματα, προγραμματισμό αποστολών ή συστήματα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων. Κάθε ετικέτα πρέπει να συνδέεται με έναν τύπο περιουσιακού στοιχείου, σειριακό αριθμό, ομάδα τιμών ενοικίασης, κατάσταση ελέγχου, εργασία πελάτη, δελτίο παράδοσης, αρχείο επιστροφής και κατάσταση τιμολογίου. Αν οι αναγνώσεις RFID βρίσκονται σε ξεχωριστό πίνακα ελέγχου που η ομάδα τιμολόγησης δεν χρησιμοποιεί ποτέ, το έργο δεν θα αποδώσει πλήρη αξία.

Μια εταιρεία ικριωμάτων στο Σικάγο το έμαθε αυτό κατά την πρώιμη δοκιμή RFID. Οι εργαζόμενοι της αυλής έκαναν καλές σαρώσεις εξοπλισμού, αλλά η ομάδα τιμολόγησης εξακολουθούσε να χρησιμοποιεί υπολογιστικά φύλλα επειδή τα δεδομένα RFID δεν ήταν συνδεδεμένα με τη ροή εργασίας τιμολόγησης. Αφού βελτιώθηκε η ενσωμάτωση, κάθε σάρωση αποστολής και επιστροφής ενημέρωνε αυτόματα τη λίστα περιουσιακών στοιχείων της εργασίας. Το προσχέδιο τιμολογίου αντικατόπτριζε τότε τον επισημασμένο εξοπλισμό που ήταν ακόμη αντιστοιχισμένος στον πελάτη. Το προσωπικό τιμολόγησης εξέταζε εξαιρέσεις αντί να ανασυνθέτει καταμετρήσεις από χάρτινα δελτία. Το σύστημα έγινε χρήσιμο μόνο όταν τα δεδομένα RFID εισήλθαν στη διαδικασία τιμολόγησης.

Μείωση Διαφορών και Βελτίωση Σχέσεων με τους Πελάτες

Το RFID μπορεί επίσης να μειώσει τις διαφορές με τους πελάτες δημιουργώντας ένα καθαρότερο ίχνος ελέγχου. Όταν ένας πελάτης αμφισβητεί ένα τιμολόγιο, η εταιρεία ικριωμάτων μπορεί να δείξει σαρώσεις αποστολής, σαρώσεις επιστροφής, ιστορικό ανάθεσης εργασίας, αρχεία κατεστραμμένου εξοπλισμού και αναφορές χαμένων περιουσιακών στοιχείων. Αυτό είναι πιο επαγγελματικό από το να διαφωνεί κανείς από μνήμης. Προστατεύει επίσης τις καλές σχέσεις με τους πελάτες. Ένα σαφές αρχείο μπορεί να αποδείξει και πότε η εταιρεία έκανε λάθος. Ακριβής τιμολόγηση σημαίνει σωστή χρέωση, όχι αυτόματη μεγαλύτερη χρέωση.

Ένας πάροχος ικριωμάτων στο Κέιπ Τάουν χρησιμοποίησε αρχεία RFID για να επιλύσει μια διαφορά με εργολάβο εμπορικού κέντρου. Ο πελάτης πίστευε ότι αρκετοί πύργοι σκαλών είχαν επιστραφεί τον προηγούμενο μήνα. Το ιστορικό RFID έδειξε ότι δύο επισημασμένα τμήματα σκαλών είχαν επιστραφεί, αλλά ένα επισημασμένο τμήμα σαρώθηκε στο εργοτάξιο κατά τη διάρκεια μεταγενέστερου ελέγχου ασφαλείας. Ο πελάτης έλεγξε την τοποθεσία και το βρήκε αποθηκευμένο πίσω από περίφραξη από υπεργολάβο. Το τιμολόγιο διορθώθηκε για τα τμήματα που επιστράφηκαν και το υπόλοιπο τμήμα παρέμεινε σε ενοικίαση μέχρι την παραλαβή. Τα δεδομένα απέτρεψαν μια μακρά διαφωνία.

Η διαθεσιμότητα αποθέματος βελτιώνεται ως παράπλευρο όφελος και αυτό επηρεάζει επίσης την τιμολόγηση. Αν μια εταιρεία δεν γνωρίζει τι βρίσκεται ακόμη σε ενοικίαση, μπορεί να αγοράσει ή να νοικιάσει επιπλέον εξοπλισμό χωρίς λόγο. Αν το σύστημα της αυλής δείχνει είδη διαθέσιμα πριν αυτά επιστρέψουν πραγματικά, η εταιρεία μπορεί να υποσχεθεί εξοπλισμό που δεν μπορεί να παραδώσει. Η διαχείριση αποθέματος ικριωμάτων με RFID δίνει στους σχεδιαστές μια πιο ρεαλιστική εικόνα του τι μπορεί να ενοικιαστεί ξανά. Καλύτερα αρχεία διαθεσιμότητας οδηγούν σε καλύτερη αξιοποίηση, λιγότερες αγορές έκτακτης ανάγκης και καθαρότερες προβλέψεις ενοικίασης.

Μια αυλή ικριωμάτων στο Όκλαντ αντιμετώπιζε δυσκολίες με εξαρτήματα ringlock κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης περιόδου υποδομών. Το σύστημα έδειχνε αρκετούς οριζόντιους και κάθετους συνδέσμους για να υποστηρίξει ένα νέο έργο, αλλά πολλοί ήταν ακόμη σε μακροχρόνιες εργασίες ή περίμεναν στον βρώμικο χώρο επιστροφών. Οι σαρώσεις RFID στην επιστροφή, τον καθαρισμό και τον έλεγχο βοήθησαν να διαχωριστεί ο φυσικά επιστρεφόμενος εξοπλισμός από τον εξοπλισμό προς ενοικίαση. Η ομάδα πωλήσεων σταμάτησε να υπόσχεται απόθεμα που δεν ήταν έτοιμο. Η τιμολόγηση βελτιώθηκε επίσης επειδή τα περιουσιακά στοιχεία παρέμεναν συνδεδεμένα με τις εργασίες των πελατών μέχρι να επιβεβαιωθεί η κατάσταση επιστροφής τους.

Η ακρίβεια τιμολόγησης εξαρτάται επίσης από τη σωστή μέτρηση του χρόνου. Η ενοικίαση ικριωμάτων χρησιμοποιεί συχνά ημερήσιες, εβδομαδιαίες ή μηνιαίες χρεώσεις. Αν ο εξοπλισμός φύγει τη Δευτέρα αλλά η αποστολή καταχωρηθεί την Τετάρτη, χάνεται έσοδο. Αν επιστρέψει την Παρασκευή αλλά η επιστροφή διεκπεραιωθεί την επόμενη εβδομάδα, ο πελάτης μπορεί να χρεωθεί υπερβολικά. Η παρακολούθηση RFID μπορεί να χρονοσημάνει τα συμβάντα αποστολής και επιστροφής, δημιουργώντας μια δικαιότερη περίοδο ενοικίασης. Η εταιρεία χρειάζεται ακόμη σαφείς όρους σύμβασης, αλλά οι ημερομηνίες των συμβάντων γίνονται ευκολότερα αποδείξιμες.

Μια εταιρεία ικριωμάτων στο Los Angeles χρησιμοποίησε αναγνώστες πύλης RFID για τη χρονοσήμανση των εξερχόμενων και εισερχόμενων κινήσεων σε έργα κινηματογραφικών παραγωγών. Αυτές οι εργασίες ήταν γρήγορες, ακατάστατες και γεμάτες αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Πριν από το RFID, οι προσωρινές κατασκευές τιμολογούνταν βάσει εντολών εργασίας που δεν ταίριαζαν πάντα με την κίνηση των φορτηγών. Με τα επισημασμένα ράφια και τις σαρώσεις πύλης, το γραφείο μπορούσε να δει πότε κάθε ράφι έφευγε από την αυλή και πότε επέστρεφε. Τα τιμολόγια έγιναν πιο ακριβή και οι πελάτες παραγωγών αποδέχτηκαν τις χρεώσεις επειδή αντιστοιχούσαν στο αρχείο φυσικής κίνησης.

Το RFID μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση απωλειών χωρίς να περιμένει κανείς την ετήσια απογραφή. Οι εταιρείες ικριωμάτων συχνά ανακαλύπτουν χαμένα περιουσιακά στοιχεία πολύ αργά, αφού ένα έργο έχει κλείσει και η σχέση με τον πελάτη έχει προχωρήσει. Σαρώνοντας τις επιστροφές σε σύγκριση με την αναμενόμενη λίστα εργασίας, τα είδη που λείπουν μπορούν να εντοπιστούν αμέσως. Η εταιρεία μπορεί να ζητήσει από το εργοτάξιο να ελέγξει πριν φύγουν τα ικριώματα, πριν αποχωρήσει το συνεργείο ή πριν παραδοθεί το έργο. Ο χρόνος έχει σημασία. Ένας σύνδεσμος που λείπει και εντοπίζεται την εβδομάδα της επιστροφής είναι ανακτήσιμος. Ένας σύνδεσμος που λείπει και ανακαλύπτεται έξι μήνες αργότερα είναι συνήθως απλώς διαγραφή.

Ένας προμηθευτής ικριωμάτων στο Χιούστον άλλαξε τη διαδικασία κλεισίματος χρησιμοποιώντας RFID. Όταν τελείωνε μια εργασία, η σάρωση επιστροφής δημιουργούσε λίστα χαμένων περιουσιακών στοιχείων μέσα σε λίγες ώρες. Ο διαχειριστής έργου έστελνε αυτή τη λίστα στον επιστάτη του εργοταξίου ενώ τα συνεργεία καθάριζαν ακόμη τον χώρο. Πολλά είδη βρέθηκαν σε γωνίες αποθήκευσης, σε ανώτερους ορόφους ή αναμεμειγμένα με εξοπλισμό πρόσβασης άλλου συνεργείου. Η εταιρεία μείωσε τις διαγραφές επειδή η αναζήτηση γινόταν ενώ το εργοτάξιο ήταν ακόμη ενεργό. Η τιμολόγηση για μη ανακτηθέντα είδη έγινε πιο υπερασπίσιμη επειδή ο πελάτης έλαβε γρήγορα μια συγκεκριμένη λίστα.

Κάνοντας το RFID Πρακτικό για τις Αυλές Ικριωμάτων

Κάποιες ομάδες ανησυχούν ότι το RFID είναι πολύ τεχνικό για τις αυλές ικριωμάτων. Η αλήθεια είναι ότι η τεχνολογία πρέπει να γίνει πρακτική. Οι εργαζόμενοι της αυλής δεν πρέπει να χρειάζεται να κατανοούν τη θεωρία κεραιών. Χρειάζονται ετικέτες που παραμένουν στη θέση τους, αναγνώστες που είναι εύκολοι στη χρήση, σαφείς οθόνες, απλά μηνύματα εξαιρέσεων και μια διαδικασία που ταιριάζει με τον τρόπο που κινείται ήδη ο εξοπλισμός. Οι διευθυντές χρειάζονται αναφορές που απαντούν σε ερωτήματα τιμολόγησης, όχι απλώς γραφήματα ποσοστού ανάγνωσης. Το σύστημα πρέπει να μειώνει τις διαφωνίες και τη διπλή καταχώριση, όχι να δημιουργεί άλλο διοικητικό βάρος.

Η εκπαίδευση πρέπει να επικεντρώνεται στην επιχειρηματική σημασία των σαρώσεων. Μια σάρωση αποστολής αναθέτει εξοπλισμό σε εργασία πελάτη. Μια σάρωση επιστροφής τον αφαιρεί από την ενεργή ενοικίαση αλλά μπορεί να τον στείλει για έλεγχο. Μια σάρωση ζημιάς δημιουργεί διαδικασία επισκευής ή χρέωσης. Μια σάρωση μεταφοράς μετακινεί περιουσιακά στοιχεία μεταξύ εργασιών ή αυλών. Μια κατάσταση απώλειας πρέπει να ενεργοποιεί παρακολούθηση πριν οριστικοποιηθεί η τιμολόγηση. Όταν οι εργαζόμενοι κατανοούν πώς οι σαρώσεις τους επηρεάζουν την τιμολόγηση, αντιμετωπίζουν τη διαδικασία με περισσότερη προσοχή.

Για αγοραστές που συγκρίνουν λογισμικό παρακολούθησης ικριωμάτων, ετικέτες RFID για ικριώματα, ανθεκτικές ετικέτες RFID, αναγνώστες UHF RFID, συστήματα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων κατασκευών και λύσεις τιμολόγησης ενοικίασης εξοπλισμού, το καλύτερο σημείο εκκίνησης δεν είναι η τιμή της ετικέτας. Το καλύτερο ερώτημα είναι πού διακόπτεται σήμερα η ακρίβεια τιμολόγησης. Είναι στην αποστολή, στις μερικές επιστροφές, στις ημερομηνίες παύσης ενοικίασης, στα αρχεία ζημιών, στις μεταφορές εργασιών, στα χαμένα είδη ή στη διαθεσιμότητα της αυλής; Μόλις το αδύναμο σημείο γίνει σαφές, το RFID μπορεί να τοποθετηθεί εκεί όπου διορθώνει τη διαρροή χρήματος.

Συμπέρασμα

Οι εταιρείες ικριωμάτων τιμολογούν ακριβέστερα με το RFID επειδή το τιμολόγιο παύει να εξαρτάται από τη μνήμη και τα ελλιπή χαρτιά. Κάθε επισημασμένο περιουσιακό στοιχείο φέρει ταυτότητα. Κάθε σάρωση δημιουργεί ένα συμβάν με χρονοσήμανση. Κάθε λογαριασμός εργασίας μπορεί να δείξει τι έφυγε, τι επιστράφηκε, τι καταστράφηκε και τι εκκρεμεί. Αυτό δεν αφαιρεί την ανάγκη για καλές συμβάσεις, δίκαιες πολιτικές ή έμπειρο προσωπικό. Τους δίνει καλύτερα αποδεικτικά στοιχεία για να εργαστούν.

Σε μια επιχείρηση όπου χιλιάδες παρόμοια μεταλλικά εξαρτήματα κινούνται μεταξύ αυλών και εργοταξίων κάθε εβδομάδα, τα μικρά σφάλματα καταμέτρησης γίνονται μεγάλα κενά τιμολόγησης. Η παρακολούθηση RFID μετατρέπει αυτά τα κινούμενα εξαρτήματα σε ορατά περιουσιακά στοιχεία. Βοηθά την αυλή να φορτώνει σωστά, το εργοτάξιο να επαληθεύει τι έχει, την ομάδα επιστροφών να καταμετρά ταχύτερα, την ομάδα τιμολόγησης να τιμολογεί δίκαια και τον πελάτη να βλέπει ένα καθαρότερο αρχείο. Γι' αυτό το RFID δεν είναι απλώς εργαλείο απογραφής για τις εταιρείες ικριωμάτων. Είναι ένας πρακτικός τρόπος να γίνει η τιμολόγηση ενοικίασης καθαρότερη, ταχύτερη και δυσκολότερα αμφισβητήσιμη.