Παρακολούθηση κοινόχρηστων εταιρικών laptop με RFID

Το πρόβλημα με τους κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές γραφείου

Οι κοινόχρηστοι φορητοί υπολογιστές γραφείου υποτιμώνται εύκολα, μέχρι να αρχίσουν να εξαφανίζονται σε αίθουσες συσκέψεων, ντουλάπια, γραφεία στο σπίτι, συρτάρια επισκευών, εγκαταστάσεις πελατών και στοίβες σε γραφεία που κανείς δεν θέλει να αγγίξει. Μια ομάδα δανείζεται έναν φορητό υπολογιστή για μια παρουσίαση. Ένας άλλος υπάλληλος παίρνει έναν στο σπίτι για μια υλοποίηση του Σαββατοκύριακου. Ένας εξωτερικός συνεργάτης χρησιμοποιεί έναν δανεικό για δύο ημέρες και τον αφήνει σε μια αίθουσα συνεδριάσεων. Το τμήμα IT νομίζει ότι η συσκευή βρίσκεται στην αποθήκη, το οικονομικό τμήμα νομίζει ότι έχει ανατεθεί, και ο διευθυντής του τμήματος υποθέτει ότι κάποιος άλλος την επέστρεψε. Τίποτα δεν φαίνεται δραματικό στην αρχή. Μετά έρχεται η εβδομάδα ελέγχου και δέκα φορητοί υπολογιστές λείπουν από τη λίστα.

Πώς η παρακολούθηση RFID λύνει το πρόβλημα της αορατότητας

Το απόλυτο hack δεν είναι ένα μυστικό υπολογιστικό φύλλο ή ένα πιο ηχηρό email υπενθύμισης. Είναι να δώσετε σε κάθε κοινόχρηστο φορητό υπολογιστή μια ανθεκτική ψηφιακή ταυτότητα και να δημιουργήσετε μια απλή ροή εργασίας παρακολούθησης φορητών υπολογιστών με RFID γύρω από τον τρόπο που οι άνθρωποι πραγματικά δανείζονται, χρησιμοποιούν και επιστρέφουν συσκευές. Οι κοινόχρηστοι φορητοί υπολογιστές μετακινούνται πολύ συχνά για αργή χειροκίνητη παρακολούθηση. Ένα barcode μπορεί να βοηθήσει, αλλά εξαρτάται ακόμα από την οπτική επαφή, τη σάρωση ένα προς ένα και την ανθρώπινη πειθαρχία. ετικέτες RFID επιτρέπουν στις ομάδες IT να σαρώνουν πολλούς φορητούς υπολογιστές γρήγορα, να επιβεβαιώνουν την τοποθεσία, να ελέγχουν την κατάσταση ανάθεσης και να εντοπίζουν συσκευές που έχουν τοποθετηθεί λάθος χωρίς να ανοίγουν κάθε συρτάρι ή να διαβάζουν κάθε μικροσκοπική ετικέτα.

Για τους κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές γραφείου, ο στόχος δεν είναι να δημιουργηθεί ένα σύστημα επιτήρησης ή να αισθάνονται άβολα οι υπάλληλοι. Ο στόχος είναι η πρακτική ορατότητα περιουσιακών στοιχείων. Ποιος έχει τον φορητό υπολογιστή; Σε ποια ομάδα ανήκει; Είναι έτοιμος για χρήση, υπό επισκευή, χαμένος, δεσμευμένος ή παροπλισμένος; Επιστράφηκε με τον φορτιστή; Είναι η συσκευή ακόμα στην αίθουσα εκπαίδευσης μετά τη χθεσινή συνεδρία ένταξης; Ο φορητός υπολογιστής που χρειάζεται το οικονομικό τμήμα βρίσκεται πραγματικά στο ντουλάπι, ή το τμήμα μάρκετινγκ τον πήρε σε μια επίδειξη πελάτη; Το RFID δεν απαντά σε κάθε ερώτηση πολιτικής, αλλά δίνει στο γραφείο έναν ταχύτερο τρόπο να συνδέσει τη φυσική συσκευή με το σωστό αρχείο.

Ένα γραφείο σχεδιασμού προϊόντων στο Όστιν χρησιμοποιούσε είκοσι κοινόχρηστα MacBook για εργαστήρια πελατών, συνεδρίες δοκιμών και προσωρινούς εξωτερικούς συνεργάτες. Η παλιά διαδικασία ήταν ένα κλιπμπορντ μέσα στο δωμάτιο IT. Οι άνθρωποι υπέγραφαν για τις συσκευές όταν θυμόντουσαν και το παρέλειπαν όταν βιάζονταν. Αφού αρκετοί φορητοί υπολογιστές εξαφανίστηκαν για ημέρες κάθε φορά, το γραφείο πρόσθεσε διακριτικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID σχεδιασμένες για μεταλλικές και πλαστικές ηλεκτρονικές συσκευές. Ένας μικρός αναγνώστης στο γραφείο check-out συνέδεε κάθε φορητό υπολογιστή με έναν δανειολήπτη, ενώ ένας φορητός αναγνώστης RFID βοηθούσε το τμήμα IT να σαρώνει το γραφείο κάθε Παρασκευή απόγευμα. Η αλλαγή δεν ήταν περίπλοκη. Απλώς έκανε την πραγματική τοποθεσία κάθε φορητού υπολογιστή πιο δύσκολη να αγνοηθεί.

Η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών είναι διαφορετική από την παρακολούθηση καρεκλών, κουτιών αρχείων ή κλειδιών γραφείου, επειδή οι φορητοί υπολογιστές περιέχουν δεδομένα, κοστίζουν περισσότερο και συχνά εγκαταλείπουν το κτίριο. Μια χαμένη καρέκλα είναι ενοχλητική. Ένας χαμένος φορητός υπολογιστής μπορεί να προκαλέσει ελέγχους ασφαλείας, ερωτήματα συμμόρφωσης, προβλήματα αδειών λογισμικού και κόστη αντικατάστασης. Οι κοινόχρηστες συσκευές είναι ακόμα πιο δύσκολες επειδή δεν έχουν ανατεθεί μόνιμα σε ένα άτομο. Μπορεί να μετακινούνται μεταξύ ασκούμενων, απομακρυσμένων εργαζομένων, αιθουσών συσκέψεων, επισκεπτών και ομάδων έργων. Αυτή η μετακίνηση είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο το RFID για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT είναι χρήσιμο. Δίνει στη συσκευή μια σταθερή ταυτότητα ακόμα και όταν ο χρήστης αλλάζει.

Επιλογή ανθεκτικών ετικετών RFID για φορητούς υπολογιστές

Η επιλογή ετικέτας έχει σημασία. Μια τυπική χάρτινη ετικέτα RFID μπορεί να μην διαβάζεται σωστά σε έναν φορητό υπολογιστή, επειδή οι φορητοί υπολογιστές περιέχουν μέταλλο, μπαταρίες, θωράκιση και πυκνά ηλεκτρονικά. Για πολλές συσκευές, απαιτείται μια ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες ή μια εύκαμπτη ετικέτα UHF RFID για μεταλλικές επιφάνειες. Αυτές οι ετικέτες είναι σχεδιασμένες να λειτουργούν σε μεταλλικές ή δύσκολες επιφάνειες χωρίς απώλεια απόδοσης ανάγνωσης. Η ετικέτα πρέπει να είναι αρκετά λεπτή ώστε να μην ενοχλεί τους χρήστες, αρκετά ανθεκτική ώστε να αντέχει σε τσάντες και τριβή σε γραφεία, και τοποθετημένη εκεί όπου δεν θα εμποδίζει αεραγωγούς, θύρες, μεντεσέδες, βίδες, ετικέτες κανονισμών ή πρόσβαση σέρβις. Μια ετικέτα που διαβάζεται καλά αλλά ξεκολλάει κατά την κανονική χρήση δεν είναι λύση.

Μια δικηγορική εταιρεία στο Λονδίνο δοκίμασε πρώτα συνηθισμένες ετικέτες barcode στους κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές της. Οι ετικέτες γρατσουνίστηκαν και το προσωπικό συχνά ξεχνούσε να τις σαρώσει, επειδή το barcode ήταν κρυμμένο κάτω από τη συσκευή ή εν μέρει καλυμμένο από προστατευτική θήκη. Όταν η εταιρεία στράφηκε στην παρακολούθηση απογραφής φορητών υπολογιστών με RFID, δοκίμασε αρκετές θέσεις ετικέτας. Η καλύτερη θέση δεν ήταν το επάνω κάλυμμα, όπου οι πελάτες θα μπορούσαν να το δουν, αλλά μια χαμηλότερη περιοχή στο κάτω μέρος που παρέμενε καθαρή από αεραγωγούς και λαστιχένια ποδαράκια. Η εταιρεία χρησιμοποίησε έναν φορητό αναγνώστη RFID κατά τους μηνιαίους ελέγχους και έναν επιτραπέζιο αναγνώστη για το check-out. Η διαδικασία έγινε ταχύτερη και ο διευθυντής IT σταμάτησε να κυνηγά συνεργάτες με αόριστα email για χαμένες συσκευές.

Καθαρά κύρια δεδομένα και ενσωμάτωση κύκλου ζωής

Η καλή παρακολούθηση κοινόχρηστων φορητών υπολογιστών ξεκινά με καθαρά κύρια δεδομένα. Κάθε ετικέτα RFID πρέπει να συνδέεται με ένα αρχείο συσκευής που περιλαμβάνει αριθμό περιουσιακού στοιχείου, σειριακό αριθμό, μοντέλο, ημερομηνία αγοράς, κατάσταση εγγύησης, λειτουργικό σύστημα, ανατεθειμένη ομάδα, κατάσταση φορτιστή, κατάσταση, κατάσταση κρυπτογράφησης και τρέχοντα χρήστη, εφόσον ισχύει. Η ετικέτα RFID δεν χρειάζεται να αποθηκεύει όλες αυτές τις πληροφορίες. Χρειάζεται μόνο να περιέχει μια μοναδική ταυτότητα που παραπέμπει στη βάση δεδομένων. Όταν σαρώνεται η ετικέτα, το λογισμικό ανακτά το αρχείο του φορητού υπολογιστή. Αυτή η προσέγγιση διατηρεί την ετικέτα απλή, ενώ επιτρέπει στο τμήμα IT να ενημερώνει την κατάσταση καθώς η συσκευή μετακινείται.

Μια εταιρεία fintech στη Σιγκαπούρη είχε ένα ταχέως αναπτυσσόμενο εργατικό δυναμικό εξωτερικών συνεργατών. Φορητοί υπολογιστές διανέμονταν για σύντομα sprints ανάπτυξης, ελέγχους ασφαλείας και έργα δοκιμών. Πριν από το RFID, το help desk βασιζόταν συχνά σε μηνύματα chat για να επιβεβαιώσει τις επιστροφές. Αυτό λειτουργούσε μέχρι που οι άνθρωποι άλλαζαν έργα ή έφευγαν από το κτίριο αργά το βράδυ. Η εταιρεία ενσωμάτωσε την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID με το υπηρεσία desk IT της. Όταν ένας εξωτερικός συνεργάτης παραλάμβανε έναν φορητό υπολογιστή, η συσκευή σαρωνόταν κατά τη διάθεση. Όταν επέστρεφε, η σάρωση επιστροφής ενημέρωνε το αρχείο και προκαλούσε εργασία διαγραφής και επαναδιαμόρφωσης. Η συσκευή δεν καταμετρούνταν απλώς. Περνούσε μέσα από έναν ελεγχόμενο κύκλο ζωής.

Πραγματικές ιστορίες επιτυχίας παρακολούθησης φορητών υπολογιστών με RFID

Το ευκολότερο σημείο για να ξεκινήσετε είναι το σημείο check-out και επιστροφής. Ένα κοινόχρηστο ντουλάπι φορητών υπολογιστών, το help desk IT, το δωμάτιο εξοπλισμού ή ο πάγκος υποδοχής μπορούν να γίνουν το σημείο ελέγχου. Όταν ένας φορητός υπολογιστής φεύγει, το προσωπικό σαρώνει την ετικέτα RFID και τη συνδέει με ένα άτομο, έργο, δωμάτιο ή κράτηση. Όταν επιστρέφει, το προσωπικό τον σαρώνει ξανά και επιβεβαιώνει τα παρελκόμενα. Αυτός ο απλός κύκλος λύνει πολλά προβλήματα, επειδή καταγράφει τις στιγμές όπου αλλάζει η κατοχή. Χωρίς καθαρή παράδοση, τα κοινόχρηστα περιουσιακά στοιχεία ολισθαίνουν σε άτυπη κατοχή και κανείς δεν θέλει να είναι υπεύθυνος όταν εξαφανιστούν.

Ένα πανεπιστήμιο στο Τορόντο διαχειριζόταν κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές για επισκέπτες λέκτορες, εργαστήρια φοιτητών, αίθουσες εξετάσεων και προσωρινούς βοηθούς έρευνας. Οι συσκευές μετακινούνταν μεταξύ τμημάτων ταχύτερα από ό,τι μπορούσε η κεντρική ομάδα IT να ενημερώσει τα υπολογιστικά φύλλα. Το πανεπιστήμιο δημιούργησε ένα πρόγραμμα δανεισμού φορητών υπολογιστών χρησιμοποιώντας ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID, λογισμικό check-out και υπενθυμίσεις επιστροφής. Κάθε συσκευή είχε ένα αρχείο που έδειχνε ποια σχολή την είχε δανειστεί και πότε έπρεπε να επιστραφεί. Όταν ένας φορητός υπολογιστής δεν επέστρεφε εγκαίρως, το σύστημα τον επισήμαινε πριν τον χρειαστεί η επόμενη τάξη. Το προσωπικό έπρεπε ακόμα να επικοινωνεί με τους ανθρώπους, αλλά δεν ξεκινούσε πλέον από εικασίες.

Οι φορητοί αναγνώστες RFID είναι χρήσιμοι επειδή οι κοινόχρηστοι φορητοί υπολογιστές συχνά δεν βρίσκονται εκεί όπου θα έπρεπε. Ένας φορητός υπολογιστής μπορεί να είναι σε ένα ντουλάπι αίθουσας συσκέψεων, κάτω από μια στοίβα χαρτιών, μέσα σε μια τσάντα φορητού υπολογιστή, σε ένα ράφι φόρτισης ή σε έναν προσωρινό χώρο προετοιμασίας. Με την παρακολούθηση barcode, το προσωπικό IT μπορεί να χρειαστεί να χειριστεί κάθε συσκευή και να σαρώσει κάθε ορατό κωδικό. Με έναν φορητό αναγνώστη UHF RFID, μπορούν να σαρώσουν μια αποθήκη ή ένα ντουλάπι εξοπλισμού πολύ ταχύτερα. Ο αναγνώστης δεν πρέπει να είναι ρυθμισμένος να συλλαμβάνει ετικέτες από το μισό κτίριο. Πρέπει να είναι συντονισμένος ώστε το προσωπικό να μπορεί να εντοπίζει τη σκοπούμενη περιοχή και να αποφεύγει συγκεχυμένες αναγνώσεις από κοντινά δωμάτια.

Ένας φορέας coworking στο Βερολίνο νοίκιαζε κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές σε ομάδες startup που χρησιμοποιούσαν ιδιωτικά γραφεία και hot desks. Το μεγαλύτερο πρόβλημα δεν ήταν η κλοπή. Ήταν η σύγχυση μετά από εκδηλώσεις. Φορητοί υπολογιστές που χρησιμοποιήθηκαν σε εργαστήρια επιστράφηκαν σε λάθος όροφο, αναμείχθηκαν με συσκευές επισκεπτών ή αφέθηκαν μέσα σε κλειδωμένες αίθουσες συνεδριάσεων. Ο φορέας επισήμανε κάθε κοινόχρηστο φορητό υπολογιστή με μια ετικέτα περιουσιακού στοιχείου UHF RFID και σάρωσε τα καρότσια συσκευών μετά από κάθε εκδήλωση. Όταν έλειπε ένας φορητός υπολογιστής, η ομάδα χρησιμοποιούσε τον φορητό αναγνώστη για να ελέγξει τον χώρο της τελευταίας εκδήλωσης πριν καλέσει τον δανειολήπτη. Οι περισσότερες χαμένες συσκευές εντοπίζονταν μέσα σε λίγα λεπτά. Το σύστημα μείωσε τη δραματικότητα επειδή αντιμετώπιζε την εσφαλμένη τοποθέτηση ως ζήτημα διαδικασίας και όχι ως παιχνίδι καταλογισμού ευθυνών.

Το RFID μπορεί επίσης να βοηθήσει με τους σταθμούς φόρτισης. Ένας φορητός υπολογιστής που είναι φυσικά παρών αλλά δεν είναι φορτισμένος δεν είναι πραγματικά έτοιμος. Κάποια γραφεία δημιουργούν ζώνες έτοιμο, επιστραμμένο, επισκευή και φόρτιση. Μια σάρωση επιβεβαιώνει ότι ο φορητός υπολογιστής βρίσκεται στη σωστή περιοχή, ενώ η κατάσταση στο λογισμικό ενημερώνει το προσωπικό για το αν μπορεί να διατεθεί. Εάν η διαδικασία είναι ώριμη, η ροή εργασίας επιστροφής μπορεί να περιλαμβάνει έλεγχο φορτιστή, έλεγχο ζημιάς, σημείωση υγείας μπαταρίας, κατάσταση διαγραφής και ουρά ενημέρωσης λογισμικού. Το RFID είναι το γρήγορο επίπεδο αναγνώρισης. Οι επιχειρησιακοί κανόνες γύρω από αυτό καθορίζουν αν η συσκευή είναι πραγματικά χρησιμοποιήσιμη.

Μια συμβουλευτική εταιρεία μηχανικών στη Μελβούρνη χρησιμοποιούσε κοινόχρηστους ανθεκτικούς φορητούς υπολογιστές για επισκέψεις σε εγκαταστάσεις, επιθεωρήσεις κτιρίων και συλλογή δεδομένων πεδίου. Οι συσκευές επέστρεφαν σκονισμένες, μερικές φορές χωρίς φορτιστές και περιστασιακά με ραγισμένες προστατευτικές θήκες. Η εταιρεία χρησιμοποίησε ετικέτες RFID στους φορητούς υπολογιστές και ξεχωριστές ετικέτες RFID στους φορτιστές. Κατά την επιστροφή, το προσωπικό σάρωνε και τα δύο αντικείμενα μαζί. Εάν ο φορητός υπολογιστής επέστρεφε χωρίς τον ανατεθειμένο φορτιστή του, το σύστημα εμφάνιζε αμέσως μια εξαίρεση. Αυτή η μικρή αλλαγή έσωσε την ομάδα IT από το να ανακαλύπτει τους χαμένους φορτιστές μόνο όταν ο επόμενος μηχανικός ήταν ήδη έτοιμος να φύγει για μια εγκατάσταση.

Οφέλη ιδιωτικότητας, ανθεκτικότητας και ελέγχου

Υπάρχει μια γραμμή ιδιωτικότητας που οι εταιρείες πρέπει να σέβονται. Η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών δεν είναι το ίδιο με την παρακολούθηση υπαλλήλων. Η ετικέτα RFID βρίσκεται στο περιουσιακό στοιχείο και το σύστημα πρέπει να είναι σχεδιασμένο γύρω από την επιμέλεια του περιουσιακού στοιχείου, όχι τη συνεχή προσωπική παρακολούθηση. Οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν γιατί υπάρχει το σύστημα, πώς χρησιμοποιούνται τα αρχεία check-out και ποιες είναι οι προσδοκίες επιστροφής. Μια σαφής πολιτική μειώνει την υποψία. Το μήνυμα πρέπει να είναι ξεκάθαρο: οι κοινόχρηστες συσκευές πρέπει να είναι διαθέσιμες, ασφαλείς, συντηρημένες και ανακτήσιμες. Το RFID βοηθά την εταιρεία να διαχειρίζεται τον εξοπλισμό χωρίς ατελείωτο χειροκίνητο κυνήγι.

Μια εταιρεία παραγωγής εκδηλώσεων στο Ντουμπάι είχε μια δεξαμενή φορητών υπολογιστών που χρησιμοποιούνταν για γραφεία εγγραφής, σταθμούς έκδοσης εισιτηρίων, περίπτερα χορηγών και επιτόπιο τεχνικό έλεγχο. Οι συσκευές μετακινούνταν μεταξύ ξενοδοχείων, συνεδριακών κέντρων και αποθηκών. Η εταιρεία πρόσθεσε διαχείριση περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές, tablet, δρομολογητές και σαρωτές. Πριν από κάθε εκδήλωση, το προσωπικό σάρωνε τις συσκευασμένες βαλίτσες για να επιβεβαιώσει ότι φορτώθηκαν οι σωστές συσκευές. Μετά την εκδήλωση, οι βαλίτσες που επιστράφηκαν σαρώνονταν ξανά. Το σύστημα δεν αντικατέστησε τη λίστα ελέγχου της εκδήλωσης, αλλά έκανε τη λίστα ελέγχου πιο δύσκολο να παραποιηθεί. Εάν τρεις φορητοί υπολογιστές έπρεπε να βρίσκονται σε μια βαλίτσα και διαβάστηκαν μόνο δύο, το πρόβλημα εντοπιζόταν πριν φύγει το φορτηγό.

Τα προγράμματα κοινόχρηστων φορητών υπολογιστών συχνά αποτυγχάνουν επειδή η διαδικασία είναι πολύ βαριά. Εάν το check-out διαρκεί πολύ, οι άνθρωποι το αποφεύγουν. Εάν το λογισμικό ζητά πάρα πολλές πληροφορίες, το προσωπικό παραλείπει πεδία. Εάν η διαδικασία επιστροφής απαιτεί πλήρη επιθεώρηση κάθε φορά, οι συσκευές συσσωρεύονται. Το RFID λειτουργεί καλύτερα όταν αφαιρεί την τριβή. Η σάρωση πρέπει να αναγνωρίζει τη συσκευή αμέσως. Η επιλογή χρήστη πρέπει να είναι γρήγορη. Η ενημέρωση κατάστασης πρέπει να είναι προφανής. Πιο λεπτομερείς έλεγχοι μπορούν να διατηρηθούν για προγραμματισμένη συντήρηση, επιστροφές με ζημιές, μακροχρόνιους δανεισμούς ή συσκευές υψηλού κινδύνου. Η καθημερινή διαδικασία πρέπει να φαίνεται ευκολότερη από την αποστολή μηνύματος στο τμήμα IT.

Μια μη κερδοσκοπική οργάνωση στο Άμστερνταμ διεξήγαγε προγράμματα εκπαίδευσης σε πολλά κοινοτικά κέντρα. Οι φορητοί υπολογιστές ήταν κοινόχρηστοι μεταξύ εκπαιδευτών, εθελοντών και διοικητικού προσωπικού. Το παλιό φύλλο υπογραφής ήταν συχνά ελλιπές επειδή οι εθελοντές άλλαζαν βάρδιες. Η οργάνωση χρησιμοποίησε ετικέτες RFID και ένα απλό σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων στο υπολογιστικό νέφος. Ένα μέλος του προσωπικού σάρωνε τους φορητούς υπολογιστές σε κιτ τάξης πριν από την παράδοση και τους σάρωνε ξανά μετά την παραλαβή. Η μη κερδοσκοπική οργάνωση δεν μπορούσε να αντικαθιστά χαμένες συσκευές αδιάφορα, οπότε η ορατότητα είχε σημασία. Η διαδικασία παρέμεινε αρκετά απλή για τους εθελοντές, γι' αυτό συνεχίστηκε μετά τον πρώτο μήνα.

Για γραφεία με πολλές κοινόχρηστες συσκευές, οι σταθεροί αναγνώστες μπορούν να υποστηρίξουν ελεγχόμενες ζώνες. Ένας αναγνώστης στην πόρτα του δωματίου IT, στο ντουλάπι εξοπλισμού ή στο ράφι επιστροφής μπορεί να συλλαμβάνει αυτόματα την κίνηση όταν οι συσκευές περνούν. Αυτό ακούγεται ελκυστικό, αλλά πρέπει να συντονιστεί προσεκτικά. Τα γραφεία έχουν γυάλινους τοίχους, μεταλλικά ντουλάπια, ανθρώπους που κινούνται και συσκευές κοντά μεταξύ τους. Ένας αναγνώστης που συλλαμβάνει πολύ μακριά μπορεί να δημιουργήσει ψευδή συμβάντα κίνησης. Ένας αναγνώστης που συλλαμβάνει πολύ λίγο μπορεί να χάσει επιστροφές. Πολλές εταιρείες ξεκινούν με φορητούς αναγνώστες και επιτραπέζιους αναγνώστες και στη συνέχεια προσθέτουν σταθερούς αναγνώστες μόλις σταθεροποιηθεί η ροή εργασίας.

Ένα στούντιο παιχνιδιών στο Τόκιο διατηρούσε κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές υψηλών επιδόσεων για δοκιμές builds, αξιολόγηση γραφικών και επίδειξη έργων σε εκδότες. Οι συσκευές μετακινούνταν γρήγορα μεταξύ ομάδων και κανείς δεν ήθελε μια αργή τελετουργία check-out. Το στούντιο εγκατέστησε ένα ελεγχόμενο ράφι επιστροφής με αναγνώστη RFID και χρησιμοποίησε φορητούς αναγνώστες για εβδομαδιαίες σαρώσεις. Οι προγραμματιστές μπορούσαν να επιστρέψουν έναν φορητό υπολογιστή τοποθετώντας τον στο ράφι και επιλέγοντας το όνομα του έργου σε μια οθόνη. Η ομάδα IT εξακολουθούσε να αναλαμβάνει τον καθαρισμό και τις επαναφορές λογισμικού, αλλά η συσκευή δεν ήταν πλέον αόρατη όταν επέστρεφε. Οι ταχέως κινούμενες δημιουργικές ομάδες αποδέχτηκαν το σύστημα επειδή δεν τις επιβράδυνε.

Το RFID υποστηρίζει επίσης τους ελέγχους. Το οικονομικό τμήμα θέλει να γνωρίζει ποια περιουσιακά στοιχεία υπάρχουν. Το τμήμα IT θέλει να γνωρίζει ποιες συσκευές είναι ασφαλείς. Η ασφάλεια θέλει να γνωρίζει εάν οι χαμένοι φορητοί υπολογιστές είναι κρυπτογραφημένοι και ανακτήσιμοι. Οι επικεφαλής τμημάτων θέλουν να γνωρίζουν γιατί χρεώνεται ο προϋπολογισμός τους για αντικαταστάσεις. Ένας φυσικός έλεγχος απογραφής με barcodes μπορεί να διαρκέσει ημέρες εάν μια εταιρεία έχει πολλές κοινόχρηστες συσκευές σε ορόφους ή γραφεία. Το RFID μπορεί να συντομεύσει το στάδιο φυσικής επαλήθευσης. Το προσωπικό μπορεί να σαρώσει δωμάτια και ντουλάπια ταχύτερα και στη συνέχεια να διερευνήσει μόνο τα στοιχεία που λείπουν ή είναι απροσδόκητα. Ο έλεγχος γίνεται λιγότερο θέμα καταμέτρησης των πάντων με το χέρι και περισσότερο θέμα επίλυσης εξαιρέσεων.

Ένα γραφείο διοίκησης υγειονομικής περίθαλψης στο Σικάγο διαχειριζόταν κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές για προσωρινές ομάδες τιμολόγησης, έργα αξιολόγησης ασφαλίσεων και απομακρυσμένη ένταξη. Οι απαιτήσεις συμμόρφωσης έκαναν τις χαμένες συσκευές σοβαρό ζήτημα. Η οργάνωση χρησιμοποίησε ετικέτες RFID για φυσική απογραφή και συνέδεσε κάθε αρχείο συσκευής με την κατάσταση κρυπτογράφησης και δεδομένα διαχείρισης τελικών σημείων. Κατά τους τριμηνιαίους ελέγχους, το τμήμα IT σάρωνε τα ντουλάπια φορητών υπολογιστών και τα δωμάτια των τμημάτων και στη συνέχεια συνέκρινε τα αποτελέσματα RFID με το λογισμικό ασφαλείας. Εάν ένας φορητός υπολογιστής δεν είχε δηλωθεί ψηφιακά αλλά ήταν φυσικά παρών, η ομάδα διερευνούσε προβλήματα λογισμικού. Εάν δεν ήταν φυσικά παρών και δεν είχε δηλωθεί, η συσκευή κλιμακωνόταν αμέσως.

Η ανθεκτικότητα πρέπει να δοκιμάζεται πριν από την υλοποίηση. Οι φορητοί υπολογιστές χειρίζονται συνεχώς. Γλιστρούν σε τσάντες, τρίβονται σε επιφάνειες γραφείων, περνούν από δίσκους ασφαλείας αεροδρομίων, κάθονται σε γόνατα και συγκεντρώνουν θερμότητα κοντά σε αεραγωγούς. Μια ετικέτα τοποθετημένη σε λάθος περιοχή μπορεί να ξεκολλήσει, να ραγίσει ή να ενοχλήσει τους χρήστες. Οι αγοραστές πρέπει να ζητούν ετικέτες RFID για φορητούς υπολογιστές ή ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες κατασκευασμένες για ηλεκτρονικά και στη συνέχεια να τις δοκιμάζουν σε πραγματικά μοντέλα φορητών υπολογιστών. Ελέγξτε την εμβέλεια ανάγνωσης, την αντοχή της κόλλας, την άνεση του χρήστη και αν η ετικέτα παρεμβαίνει σε σταθμούς σύνδεσης, προστατευτικές θήκες, αυτοκόλλητα περιουσιακών στοιχείων ή διαδικασίες καθαρισμού. Μια μικρή πιλοτική δοκιμή αποτρέπει ένα μεγάλο λάθος επισήμανσης.

Μια εταιρεία λογισμικού πωλήσεων στη Μαδρίτη είχε δύο μοντέλα φορητών υπολογιστών, ένα με λεία μεταλλική επιφάνεια και ένα άλλο με ανάγλυφη προστατευτική θήκη. Η ίδια ετικέτα RFID είχε διαφορετική απόδοση σε κάθε επιφάνεια. Στη λεία επιφάνεια, η ετικέτα συγκρατούνταν καλά και διαβαζόταν σταθερά. Στην ανάγλυφη θήκη, η κόλλα άρχισε να σηκώνεται κοντά σε ένα άκρο. Η εταιρεία άλλαξε σε ετικέτα με ισχυρότερη κόλλα για συσκευές με θήκη και πρόσθεσε ένα σύντομο βήμα καθαρισμού της επιφάνειας πριν από την εφαρμογή. Ήταν μια μικρή λεπτομέρεια, αλλά απέτρεψε το κλασικό πρόβλημα όπου κατηγορείται η τεχνολογία όταν η διαδικασία τοποθέτησης ήταν αδύναμη.

Η πρόληψη κλοπής πρέπει να συζητείται ειλικρινά. Το RFID δεν είναι μια μαγική ασπίδα που εμποδίζει κάποιον να φύγει με έναν φορητό υπολογιστή. Είναι καλύτερο στην ορατότητα, την επιμέλεια, την απογραφή και την ανίχνευση εξαιρέσεων. Εάν μια εταιρεία χρειάζεται συναγερμούς εξόδου, έλεγχο πρόσβασης, λογισμικό διαχείρισης συσκευών, κρυπτογράφηση, απομακρυσμένο κλείδωμα και κάμερες ασφαλείας, αυτά τα συστήματα εξακολουθούν να έχουν σημασία. Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID τα συμπληρώνει επιβεβαιώνοντας τη φυσική ταυτότητα και την κατάσταση τοποθεσίας του φορητού υπολογιστή. Βοηθά την ομάδα να γνωρίζει νωρίτερα τι λείπει, κάτι που συχνά είναι η διαφορά μεταξύ μιας γρήγορης ανάκτησης και μιας μακράς έρευνας.

Μια περιφερειακή συμβουλευτική εταιρεία στο Σιάτλ είχε συμβούλους που δανείζονταν κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές για παρουσιάσεις πελατών. Οι συσκευές μερικές φορές έμεναν σε πορτμπαγκάζ αυτοκινήτων ή γραφεία στο σπίτι για εβδομάδες μετά τη λήξη των έργων. Κανείς δεν τις έκλεβε, αλλά ήταν ουσιαστικά μη διαθέσιμες. Τα αρχεία check-out RFID έδιναν στην ομάδα λειτουργιών μια καθαρή λίστα εκπρόθεσμων συσκευών ανά άτομο και έργο. Η εταιρεία συνδύασε το σύστημα με ευγενικές αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις. Η ανάκτηση βελτιώθηκε επειδή η υπενθύμιση ήταν συγκεκριμένη: το σύστημα γνώριζε ποιος φορητός υπολογιστής, ποιος φορτιστής και ποιος δανεισμός έργου δεν είχε κλείσει.

Το απόλυτο hack: ορατή κίνηση

Το καλύτερο σύστημα παρακολούθησης κοινόχρηστων φορητών υπολογιστών έχει λίγα απλά συστατικά. Χρησιμοποιήστε μια ανθεκτική ετικέτα περιουσιακού στοιχείου RFID που λειτουργεί στην επιφάνεια του φορητού υπολογιστή. Συνδέστε κάθε ετικέτα με ένα καθαρό αρχείο περιουσιακού στοιχείου. Δημιουργήστε μια ροή εργασίας check-out και επιστροφής που διαρκεί δευτερόλεπτα. Χρησιμοποιήστε φορητούς αναγνώστες RFID για ελέγχους και αναζητήσεις. Καθορίστε ζώνες όπως διαθέσιμο, διατεθειμένο, φόρτιση, επισκευή, δεσμευμένο και παροπλισμένο. Εκπαιδεύστε το προσωπικό για το τι σημαίνει η σάρωση. Διατηρήστε την πολιτική σαφή και δίκαιη. Εξετάζετε τακτικά τις εξαιρέσεις αντί να τις αφήνετε να συσσωρεύονται.

Το αβίαστο μέρος προέρχεται από το να κάνετε τη σωστή ενέργεια ευκολότερη από τη λανθασμένη. Εάν ο δανεισμός ενός φορητού υπολογιστή απαιτεί γραφειοκρατία, οι άνθρωποι θα αποφεύγουν τη διαδικασία. Εάν η επιστροφή μιας συσκευής σημαίνει να κυνηγήσετε έναν υπάλληλο IT, οι άνθρωποι θα την αφήσουν σε ένα τυχαίο γραφείο. Εάν οι έλεγχοι είναι επώδυνοι, θα γίνονται πολύ σπάνια. Η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών με RFID μετατρέπει αυτές τις στιγμές σε γρήγορες σαρώσεις, κάτι που κάνει τη συμμόρφωση να φαίνεται λιγότερο σαν διοικητική διαδικασία και περισσότερο σαν κανονική συμπεριφορά γραφείου.

Το απόλυτο hack είναι στην πραγματικότητα μια αλλαγή νοοτροπίας. Σταματήστε να αντιμετωπίζετε τους κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές ως χαλαρό εξοπλισμό που όλοι θυμούνται να επιστρέψουν. Αντιμετωπίστε τους ως διαχειριζόμενα περιουσιακά στοιχεία με ψηφιακή ταυτότητα, φυσική ετικέτα, τρέχουσα κατάσταση και απλό ιστορικό κίνησης. Μόλις τεθεί αυτή η βάση, το τμήμα IT μπορεί να βρίσκει συσκευές ταχύτερα, το οικονομικό τμήμα μπορεί να εμπιστεύεται τα αρχεία απογραφής, οι υπάλληλοι μπορούν να δανείζονται εξοπλισμό χωρίς σύγχυση και οι διευθυντές μπορούν να σταματήσουν να αγοράζουν αντικαταστάσεις για φορητούς υπολογιστές που απλώς είχαν τοποθετηθεί λάθος.

Οι κοινόχρηστοι φορητοί υπολογιστές γραφείου θα μετακινούνται πάντα. Αυτός είναι ο σκοπός του διαμοιρασμού τους. Το πρόβλημα δεν είναι η κίνηση. Το πρόβλημα είναι η αόρατη κίνηση. Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID κάνει αυτή την κίνηση ορατή χωρίς να μετατρέπει κάθε δανεισμό και επιστροφή σε μακρά διοικητική εργασία. Για τα σύγχρονα γραφεία, τις υβριδικές ομάδες, τις αίθουσες εκπαίδευσης, τους εξωτερικούς συνεργάτες, τις εκδηλώσεις και τις δεξαμενές εξοπλισμού, αυτό είναι το πραγματικό πλεονέκτημα. Ο φορητός υπολογιστής σαρώνεται, το αρχείο ενημερώνεται, η ομάδα γνωρίζει πού βρίσκεται και η εργασία συνεχίζεται.