RFID για παρακολούθηση μουσείων και εκθεμάτων

RFID στην παρακολούθηση μουσείων και τεχνουργημάτων για πραγματική εργασία συλλογών

Τα μουσεία συχνά περιγράφονται ως ήσυχοι χώροι, αλλά η εργασία στα παρασκήνια δεν είναι καθόλου ήσυχη. Τα αντικείμενα μετακινούνται συνεχώς. Ένας πίνακας φεύγει από την αποθήκη για φωτογράφιση. Ένα κεραμικό αγγείο πηγαίνει για συντήρηση. Ένα κιβώτιο φτάνει από έναν δανειστή και παραμένει σε καραντίνα περισσότερο από το προγραμματισμένο. Μια ομάδα εθνογραφικών αντικειμένων αποσύρεται για ερευνητική επίσκεψη και στη συνέχεια επιστρέφεται εν μέρει στο λάθος ράφι επειδή η μέρα κύλησε πολυάσχολα. Ένα μέλος του προσωπικού γνωρίζει ότι το αντικείμενο βρίσκεται «κάπου στις συλλογές», κάτι που ακούγεται ακίνδυνο μέχρι τη στιγμή που το αντικείμενο χρειάζεται για την εγκατάσταση μιας έκθεσης στις εννιά το πρωί. Γι' αυτό το RFID στην παρακολούθηση μουσείων και τεχνουργημάτων έχει γίνει μια τόσο πρακτική συζήτηση. Δεν πρόκειται για τη μετατροπή των μουσείων σε αποθήκες. Πρόκειται για τη μείωση της αβεβαιότητας σε χώρους όπου η αβεβαιότητα είναι δαπανηρή, αγχωτική και μερικές φορές επικίνδυνη.

Όταν οι άνθρωποι αναζητούν φράσεις όπως RFID museum παρακολούθηση, museum asset παρακολούθηση, artifact παρακολούθηση system, museum collection management, exhibition inventory παρακολούθηση, object movement παρακολούθηση και museum inventory control, συνήθως δεν ψάχνουν για έναν εντυπωσιακό τεχνολογικό τίτλο. Θέλουν να μάθουν αν το RFID μπορεί να βοηθήσει τα μουσεία να παρακολουθούν καλύτερα αντικείμενα, κιβώτια, βάσεις στήριξης, εργαλεία και υποστηρικτικά υλικά χωρίς να προσθέσει άλλο ένα στρώμα άβολης χειρωνακτικής εργασίας σε ομάδες συλλογών που είναι ήδη επιβαρυμένες. Είναι δίκαιη ερώτηση, γιατί τα μουσεία δεν δυσκολεύονται με την παρακολούθηση επειδή τους λείπει η φροντίδα. Δυσκολεύονται επειδή διαχειρίζονται χιλιάδες, μερικές φορές εκατομμύρια, αντικείμενα σε αίθουσες αποθήκευσης, γκαλερί, εργαστήρια, ροές δανεισμού, εγκαταστάσεις εκτός χώρου και συστήματα τεκμηρίωσης που δεν είχαν πάντα σχεδιαστεί για γρήγορη φυσική ορατότητα.

Το πρώτο πράγμα που αξίζει να ειπωθεί είναι ότι το RFID δεν αντικαθιστά το λογισμικό διαχείρισης συλλογών, τα αρχεία καταγραφής, τους φακέλους αντικειμένων ή τις προσεκτικές διαδικασίες του επιμελητή. Τα μουσεία τα χρειάζονται ακόμη. Το RFID βοηθά σε κάτι πιο φυσικό και άμεσο. Βοηθά να απαντηθεί το ερώτημα: πού βρίσκεται αυτό το αντικείμενο, κιβώτιο, δίσκος ή μονάδα συλλογής αυτή τη στιγμή, ή πού επιβεβαιώθηκε τελευταία φορά. Στη μουσειακή εργασία, αυτό το ερώτημα προκύπτει πιο συχνά απ' ό,τι περιμένουν οι άνθρωποι εκτός του κλάδου. Εμφανίζεται κατά τη διάρκεια απογραφών, συσκευασίας δανείων, αλλαγών εκθέσεων, συντήρησης, αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, ασφαλιστικών ελέγχων, μετακινήσεων αποθήκευσης και ακόμη και συνηθισμένης καθημερινής ανάκτησης.

Γιατί η ορατότητα της φυσικής τοποθεσίας έχει σημασία στα μουσεία

Απογραφή αποθήκευσης και μετατόπιση τοποθεσίας

Ένα περιφερειακό μουσείο τέχνης το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας πολύ καθυστερημένης απογραφής αποθήκευσης. Το προσωπικό νοιαζόταν βαθιά για τη συλλογή, αλλά η τεκμηρίωση και τα αρχεία φυσικής τοποθεσίας είχαν αποκλίνει με τον χρόνο. Κάποιοι πίνακες ήταν στα σωστά ράφια αλλά κάτω από παλαιότερα ονόματα τοποθεσίας. Κάποια έργα με πλαίσιο σε χαρτί είχαν μετακινηθεί προσωρινά κατά τη διάρκεια ενός κατασκευαστικού έργου και δεν είχαν ποτέ πλήρως συμβιβαστεί στο σύστημα. Το μουσείο δεν υιοθέτησε το RFID επειδή ήθελε μια φουτουριστική γκαλερί. Υιοθέτησε το RFID για να κάνει την απογραφή λιγότερο επώδυνη. Επισημαίνοντας ράφια, θέσεις, καροτσάκια μεταφοράς και επιλεγμένα περιβλήματα αντικειμένων αντί να προσαρτά κάτι παρεμβατικό σε ευαίσθητες επιφάνειες, η ομάδα βελτίωσε την ορατότητα σε επίπεδο ραφιού και μετακίνησης αρκετά ώστε να ξεπεράσει εβδομάδες σύγχυσης. Τα αντικείμενα δεν είχαν χαθεί με δραματική έννοια. Είχαν χαθεί με τη συνηθισμένη μουσειακή έννοια του «ξέρουμε ότι είναι κάπου εδώ».

Αυτού του είδους η συνηθισμένη αβεβαιότητα είναι ακριβώς αυτό που εξαντλεί τον χρόνο και την εμπιστοσύνη. Ένα μουσείο φυσικής ιστορίας αντιμετώπισε μια διαφορετική εκδοχή της με τις συλλογές μελέτης και την αποθήκευση δειγμάτων. Η πρόκλησή τους δεν ήταν ένα εμβληματικό αριστούργημα. Ήταν ο όγκος. Χιλιάδες δοχεία, δίσκοι, συρτάρια και υποσυλλογές μετακινούνταν μεταξύ αποθήκευσης, εργαστηρίων, πρόσβασης διδασκαλίας και αιτημάτων φωτογράφισης. Το προσωπικό ήταν έμπειρο, αλλά ο τεράστιος αριθμός συμβάντων διαχείρισης έκανε τη χειρωνακτική συμφωνία πιο αργή απ' ό,τι ήθελε κανείς να παραδεχτεί. Το RFID λειτούργησε καλύτερα γι' αυτούς όχι σε επίπεδο μεμονωμένου δείγματος σε όλα, αλλά σε επίπεδο συρταριού, δίσκου και κουτιού όπου συνέβαινε πραγματικά η μετακίνηση. Μόλις επισήμαναν μονάδες συλλογής και τις σύνδεσαν με τοποθεσίες ντουλαπιών, το μουσείο μπορούσε να επιβεβαιώσει πολύ πιο γρήγορα αν ένα συρτάρι δειγμάτων είχε πάει σε ερευνητική απεικόνιση, προετοιμασία συντήρησης ή εντελώς λάθος αίθουσα.

Επιλέγοντας τη σωστή μονάδα παρακολούθησης RFID

Περιβλήματα αντικειμένων, κιβώτια, δίσκοι και έπιπλα αποθήκευσης

Αυτό δείχνει ένα από τα πιο σημαντικά μαθήματα στην υλοποίηση RFID σε μουσεία: η μονάδα παρακολούθησης έχει σημασία. Δεν πρέπει να επισημαίνεται άμεσα κάθε τεχνούργημα. Στην πραγματικότητα, πολλά δεν πρέπει, ή όχι με τον ίδιο τρόπο. Κάποια ιδρύματα επιτυγχάνουν τα καλύτερα αποτελέσματα επισημαίνοντας κιβώτια, αρχειακά κουτιά, δίσκους, βάσεις στήριξης, κινητά ράφια και έπιπλα αποθήκευσης αντί να προσαρτούν ετικέτες RFID σε εξαιρετικά ευαίσθητα αντικείμενα τα ίδια. Άλλα χρησιμοποιούν προσεκτικά επιλεγμένες μεθόδους επισήμανσης ασφαλείς για τη συντήρηση σε ανθεκτικά αντικείμενα ή σε περιβλήματα που σχετίζονται με το αντικείμενο. Η σωστή προσέγγιση εξαρτάται από το υλικό, την ευαισθησία, το μοτίβο διαχείρισης και την ανοχή κινδύνου. Ένα μουσείο που αντιμετωπίζει κάθε αντικείμενο σαν κωδικό αποθήκης σχεδόν σίγουρα θα δημιουργήσει αντίσταση, και δικαίως. Η τεχνολογία πρέπει να σέβεται τα πρότυπα συντήρησης, όχι να τα παρακάμπτει.

Ένα μουσείο ιστορίας που διαχειριζόταν περιοδεύουσες εκθέσεις είδε την αξία αυτής της προσέγγισης πολύ γρήγορα. Το πρόβλημά τους δεν ήταν η απογραφή συλλογής σε βαθιά αποθήκευση. Ήταν η μετακίνηση κατά τη διάρκεια δανεισμού και προετοιμασίας έκθεσης. Τα κιβώτια έφταναν από δανειστές, οι χώροι προετοιμασίας γέμιζαν και οι ομάδες εγκατάστασης εργάζονταν με στενές προθεσμίες. Τα χαρτιά του επιμελητή ήταν σχολαστικά, αλλά η φυσική χορογραφία ήταν ακόμη χαοτική. Ένα κιβώτιο μπορούσε να περιέχει πολλές ομάδες αντικειμένων και μια απλή καθυστέρηση προετοιμασίας μπορούσε να ανατρέψει το πρωινό πρόγραμμα. Το μουσείο εισήγαγε RFID για κιβώτια, βάσεις στήριξης ταξιδιού και επιλεγμένες μονάδες υποστήριξης εκθέσεων. Αυτή η μικρή αλλαγή έκανε τα εισερχόμενα και εξερχόμενα εφοδιαστική εκθέσεων πολύ πιο εύκολα στην παρακολούθηση. Το προσωπικό μπορούσε να επιβεβαιώσει αν ένα κιβώτιο είχε φτάσει σε καραντίνα, φωτογράφιση, προετοιμασία βάσης στήριξης ή στη ζώνη προετοιμασίας της γκαλερί χωρίς να κυνηγά τρία άτομα για ενημερώσεις.

Περιπτώσεις χρήσης RFID σε ροές εργασίας μουσείων

Εργαστήρια συντήρησης και έργα επανασυσκευασίας

Τα εργαστήρια συντήρησης είναι ένας ακόμη χώρος όπου το RFID μπορεί να κερδίσει εμπιστοσύνη όταν χρησιμοποιείται προσεκτικά. Η εργασία συντήρησης συχνά περιλαμβάνει προσωρινή μετακίνηση, αποσυναρμολόγηση, επανασυσκευασία και βραχυπρόθεσμη αποθήκευση που μπορούν να κάνουν την κατάσταση του αντικειμένου πιο δύσκολη στην ανάγνωση από έξω. Ένα πανεπιστημιακό μουσείο το ανακάλυψε αυτό κατά τη διάρκεια ενός έργου επανασυσκευασίας συλλογών που περιλάμβανε κεραμικά, υφάσματα και διακοσμητικές τέχνες. Τα αντικείμενα μετακινούνταν για συντήρηση, μέτρηση, τοποθέτηση σε βάση και φωτογράφιση, και το τακτικό αρχείο τοποθεσίας ήταν τεχνικά σωστό αλλά όχι πάντα αρκετά συγκεκριμένο για τις καθημερινές λειτουργίες. Χρησιμοποιώντας RFID σε καροτσάκια συντήρησης, προσωρινά περιβλήματα και ράφια προετοιμασίας εντός της ροής εργασίας του εργαστηρίου, το μουσείο έδωσε στους συντηρητές και τους επιμελητές έναν πιο πρακτικό τρόπο να επιβεβαιώνουν πού βρίσκονταν ομάδες αντικειμένων στη διαδικασία. Κανείς δεν περίμενε το RFID να τεκμηριώσει την ίδια τη συντήρηση. Απλώς βοήθησε το προσωπικό να σταματήσει να σπαταλά χρόνο σε βασική αβεβαιότητα τοποθεσίας.

Δάνεια, αποθήκευση εκτός χώρου και απομακρυσμένες εγκαταστάσεις συλλογών

Τα δάνεια και η αποθήκευση εκτός χώρου δημιουργούν ένα ακόμη επίπεδο δυσκολίας. Τα μουσεία βασίζονται όλο και περισσότερο σε απομακρυσμένες εγκαταστάσεις συλλογών, κοινόχρηστα κτίρια αποθήκευσης ή μισθωμένους χώρους εκτός χώρου όπου ο περιβαλλοντικός έλεγχος μπορεί να είναι ισχυρός αλλά η καθημερινή ορατότητα είναι ασθενέστερη από ό,τι στην κύρια εγκατάσταση. Ένα δημοτικό μουσείο που διαχειριζόταν συλλογές διακοσμητικών τεχνών και ενδυμάτων χρησιμοποίησε RFID για να ενισχύσει τον έλεγχο σε ράφια, ντουλάπια και χώρους προετοιμασίας επιστροφής δανείων εκτός χώρου. Πριν από αυτό, το ίδρυμα μπορούσε πάντα να βρει τα αντικείμενα τελικά, αλλά πολύ συχνά η διαδικασία περιλάμβανε επιπλέον αναζήτηση, διπλή επαλήθευση και περιττή μετακίνηση. Μόλις το μουσείο βελτίωσε τον έλεγχο τοποθεσίας βάσει RFID σε επίπεδο μονάδας αποθήκευσης, τα αιτήματα ανάκτησης έγιναν πιο ομαλά και η προετοιμασία δανείων έμοιαζε λιγότερο με αρχαιολογική ανασκαφή μέσα στη δική της βάση δεδομένων.

Αρχαιολογικές συλλογές και συλλογές πεδίου

Οι αρχαιολογικές συλλογές εγείρουν παρόμοια ζητήματα, αν και συχνά σε διαφορετική κλίμακα και με διαφορετικές ευαισθησίες. Ένα αρχαιολογικό μουσείο κατείχε τεράστιους αριθμούς ευρημάτων σε κουτιά, συλλογών πεδίου και υλικών μελέτης μετά την ανασκαφή. Η συλλογή ήταν καλά τεκμηριωμένη πνευματικά, αλλά φυσικά είχε χρόνια μικρής μετατόπισης μεταξύ της λογικής αποθήκευσης πεδίου, της επεξεργασίας στο εργαστήριο και της τελικής τοποθέτησης στο αποθετήριο. Το μουσείο χρησιμοποίησε RFID κυρίως σε αρχειακά κουτιά, ράφια και κινητά καροτσάκια, κάτι που αποδείχθηκε η σωστή επιλογή. Το προσωπικό μπορούσε να παρακολουθεί πού πήγαινε πραγματικά κάθε παρτίδα επεξεργασίας χωρίς να προσπαθεί να επισημάνει κάθε μικρό εύρημα ξεχωριστά. Αυτό είχε σημασία γιατί το πραγματικό πρόβλημα δεν ήταν η έλλειψη καταλογογραφικών δεδομένων. Ήταν η ορατότητα της μετακίνησης κατά τη διάρκεια της μακράς περιόδου μεταξύ παραλαβής, μελέτης και μόνιμης αποθήκευσης.

Μουσεία ιστορικών κατοικιών και προσωρινή μετακίνηση αντικειμένων

Τα μουσεία ιστορικών κατοικιών συχνά πιστεύουν ότι οι συλλογές τους είναι αρκετά μικρές ώστε να μην χρειάζονται αυτού του είδους το σύστημα, αλλά αυτό μπορεί να είναι παραπλανητικό. Τα μικρότερα ιδρύματα βασίζονται μερικές φορές περισσότερο στη μνήμη του προσωπικού, και η μνήμη γίνεται εύθραυστη όταν οι εκθέσεις εναλλάσσονται, οι εποχιακές ερμηνείες αλλάζουν ή το κοινόχρηστο προσωπικό εξυπηρετεί πολλαπλές τοποθεσίες. Ένα μουσείο ιστορικής κατοικίας άρχισε να χρησιμοποιεί RFID κατά τη διάρκεια ενός προγράμματος εναλλαγής επίπλων και διακοσμητικών αντικειμένων επειδή τα αντικείμενα μετακινούνταν μεταξύ έκθεσης, αποθήκευσης και φωτογράφισης πιο συχνά από πριν. Ο διαχειριστής συλλογής συνειδητοποίησε ότι το πρόβλημα δεν ήταν ο όγκος. Ήταν ο αριθμός των προσωρινών μετακινήσεων που ποτέ δεν έμοιαζαν αρκετά σημαντικές για να καταγραφούν τέλεια τη στιγμή. Το RFID σε τοποθεσίες αποθήκευσης και βάσεις μετακίνησης έδωσε στο μουσείο πολύ καλύτερο έλεγχο αυτών των προσωρινών αλλαγών πριν παγιωθούν σε μακροχρόνια σύγχυση.

RFID για ασφάλεια, ετοιμότητα έκτακτης ανάγκης και συλλογές διδασκαλίας

Επίγνωση της αλυσίδας επιμέλειας αντί για απλούς συναγερμούς

Η ασφάλεια είναι συχνά το πρώτο πράγμα που συνδέουν οι εξωτερικοί παρατηρητές με το RFID στα μουσεία, αλλά η πραγματική εικόνα είναι πιο λεπτομερής. Ναι, το RFID μπορεί να συμβάλει στην ασφάλεια των μουσειακών συλλογών, ειδικά όταν η μετακίνηση μεταξύ ελεγχόμενων ζωνών έχει σημασία. Αλλά τα περισσότερα μουσεία δεν αναζητούν μόνο μια δραματική λύση συναγερμού. Θέλουν ισχυρότερη επίγνωση της αλυσίδας επιμέλειας. Ένα μουσείο σύγχρονης τέχνης το ανακάλυψε αυτό όταν άρχισε να προετοιμάζει περισσότερα έργα για δανεισμό και εγκατάσταση με τη συμμετοχή εξωτερικών συνεργατών. Το κύριο όφελος του RFID δεν ήταν ότι «σταμάτησε την κλοπή» με κάποιον κινηματογραφικό τρόπο. Το όφελος ήταν ότι έδωσε στο μουσείο ένα καθαρότερο αρχείο για το ποιο περίβλημα αντικειμένου, κιβώτιο ή μονάδα υποστήριξης είχε περάσει από ποιο ελεγχόμενο σημείο και πότε. Σε περιβάλλοντα συλλογών, η έγκαιρη βεβαιότητα είναι συχνά πιο χρήσιμη από τους πιο δυνατούς συναγερμούς.

Αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης και σχεδιασμός διάσωσης

Η ετοιμότητα έκτακτης ανάγκης είναι ένας ακόμη τομέας όπου το RFID γίνεται εντυπωσιακά πολύτιμο. Τα μουσεία αφιερώνουν πολύ χρόνο στον σχεδιασμό για διαρροές νερού, βλάβες HVAC, αντιμετώπιση πυρκαγιάς ή σενάρια επείγουσας διάσωσης, ωστόσο τη στιγμή ενός πραγματικού περιστατικού, η βασική ορατότητα τοποθεσίας γίνεται κρίσιμη. Ένα τοπικό μουσείο ιστορίας το ανακάλυψε αυτό μετά από ένα μικρό αλλά αναστατωτικό συμβάν νερού στην περιοχή αποθήκευσης. Η ζημιά περιορίστηκε, αλλά η αντιμετώπιση αποκάλυψε πόσο αργή ήταν η ομάδα στο να επιβεβαιώσει ποια κουτιά και έργα με πλαίσιο βρίσκονταν πραγματικά στην πληγείσα περιοχή και ποια είχαν ήδη μετακινηθεί για ένα έργο ψηφιοποίησης. Στη συνέχεια, το μουσείο βελτίωσε την παρακολούθηση RFID για ζώνες ραφιών και ομάδες συλλογών προτεραιότητας έκτακτης ανάγκης. Δεν ήταν ένα λαμπερό έργο, αλλά σήμαινε ότι αν συνέβαινε άλλο περιστατικό, το προσωπικό μπορούσε να εντοπίσει τα επηρεαζόμενα αντικείμενα γρηγορότερα και να δράσει με μεγαλύτερη εμπιστοσύνη.

Ακαδημαϊκές συλλογές διδασκαλίας και κοινή χρήση

Ένα μουσείο που μοιράζεται συλλογές μεταξύ ακαδημαϊκών τμημάτων αντιμετώπισε ένα σχετικό ζήτημα. Τα πανεπιστημιακά μουσεία συχνά έχουν αντικείμενα που μετακινούνται όχι μόνο για εκθέσεις και έρευνα, αλλά και για διδασκαλία, σεμινάρια, συνεδρίες χειρισμού και συνεργασίες σχολών. Ένα ίδρυμα με συλλογές τέχνης, ανθρωπολογίας και διδασκαλίας αντιμετώπιζε συνεχώς μικρή αλλά σημαντική σύγχυση επειδή τα αντικείμενα ήταν τεχνικά σωστά δηλωμένα ως δανεισμένα αλλά φυσικά κατανεμημένα σε πάρα πολλούς προσωρινούς χώρους διδασκαλίας. Το RFID βοήθησε δίνοντας στην ομάδα συλλογών έναν πιο άμεσο τρόπο να επιβεβαιώνει ποια καροτσάκια διδασκαλίας, κουτιά και ομάδες σετ είχαν επιστρέψει και ποια ήταν ακόμη σε χρήση. Μπορεί να ακούγεται μέτριο, αλλά σε ακαδημαϊκά περιβάλλοντα ο ρυθμός της προσωρινής χρήσης μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που αποδυναμώνει την παρακολούθηση αν όλα εξαρτώνται από τέλεια χαρτιά κάθε φορά.

Αποξήλωση εκθέσεων και εναλλαγή γκαλερί

Μια άλλη πρακτική περίπτωση χρήσης είναι η αποξήλωση εκθέσεων και η εναλλαγή. Τα μουσεία είναι προσεκτικά κατά τις εγκαταστάσεις, αλλά οι αποξηλώσεις είναι συχνά πιο χαοτικές απ' ό,τι παραδέχονται οι άνθρωποι. Οι ετικέτες κατεβαίνουν, τα συνεργεία τοποθέτησης κινούνται γρήγορα, τα κιβώτια ανοίγουν ξανά και η πίεση να εκκενωθούν οι γκαλερί μπορεί να οδηγήσει σε βιαστική προετοιμασία. Ένα μουσείο σχεδίου υιοθέτησε RFID για μαξιλάρια επίπλων έκθεσης, καροτσάκια μεταφοράς και ροές κιβωτίων μετά από μια ιδιαίτερα χαοτική αποξήλωση όπου τίποτα δεν χάθηκε πραγματικά, αλλά όλοι ένιωθαν ότι μπορεί να είχε χαθεί για δύο αγχωτικές μέρες. Τα δεδομένα RFID δεν αντικατέστησαν τις αναφορές κατάστασης ή τις λίστες ελέγχου του επιμελητή. Απλώς μείωσαν το χάος γύρω από το πού βρίσκονταν φυσικά οι μονάδες υποστήριξης και τα περιβλήματα συλλογών κατά τη διάρκεια της πιο πολυάσχολης φάσης μετακίνησης.

Πώς τα μουσεία πρέπει να εισάγουν το RFID προσεκτικά

Τα πρότυπα συντήρησης πρέπει να καθοδηγούν τις αποφάσεις επισήμανσης

Για όλα αυτά τα οφέλη, η τεχνολογία λειτουργεί σε μουσεία μόνο όταν εισάγεται με συγκράτηση και σεβασμό. Οι επιμελητές, οι συντηρητές και οι υπεύθυνοι αρχείων έχουν δίκιο να είναι δύσπιστοι απέναντι σε οτιδήποτε ακούγεται σαν γενική πρόταση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων. Τα μουσειακά αντικείμενα δεν είναι εναλλάξιμα βιομηχανικά εξαρτήματα. Τα υλικά έχουν σημασία. Οι κόλλες έχουν σημασία. Η τοποθέτηση ετικέτας έχει σημασία. Η σημασία του αντικειμένου έχει σημασία. Ένα μουσείο διακοσμητικών τεχνών είχε μια πρώιμη πιλοτική προσπάθεια που κόλλησε επειδή η προτεινόμενη μέθοδος επισήμανσης ήταν πολύ χονδροειδής και δεν αντιμετώπιζε επαρκώς τις ανησυχίες συντήρησης. Το μουσείο ξεκίνησε ξανά με ένα πολύ πιο στοχαστικό μοντέλο που επικεντρωνόταν σε κιβώτια, περιβλήματα και μη παρεμβατική προσάρτηση σε επιλεγμένες ανθεκτικές βάσεις στήριξης αντί σε ευάλωτες επιφάνειες αντικειμένων. Η υιοθέτηση βελτιώθηκε αμέσως επειδή το έργο σταμάτησε να μοιάζει με εξωτερική τεχνολογική λύση που επιβάλλεται στη μουσειακή πρακτική.

Γι' αυτό τα ισχυρότερα έργα RFID σε μουσεία σπάνια ξεκινούν ρωτώντας «Πώς θα επισημάνουμε τα πάντα;». Ξεκινούν ρωτώντας «Πού χάνουμε την ορατότητα;». Ίσως είναι τα εισερχόμενα δάνεια. Ίσως είναι η πυκνή αποθήκευση. Ίσως είναι η ροή συντήρησης. Ίσως είναι η πρόσβαση διδασκαλίας, οι περιοδεύουσες εκθέσεις ή η ανάκτηση εκτός χώρου. Ένα μουσείο παγκόσμιων πολιτισμών είχε τη σοφία να ξεκινήσει με ένα μόνο σημείο πόνου: τη μετακίνηση μεταξύ κεντρικής αποθήκευσης και προετοιμασίας γκαλερί. Αυτό το στενό σημείο εκκίνησης παρήγαγε αποτελέσματα που το προσωπικό μπορούσε πραγματικά να αισθανθεί, κάτι που αργότερα έκανε ευκολότερη την επέκταση σε ευρύτερη παρακολούθηση μονάδων συλλογής. Τα μουσεία που προσπαθούν να κάνουν τα πάντα ταυτόχρονα συχνά συναντούν αντίσταση επειδή η περίπτωση χρήσης δεν γίνεται ποτέ αρκετά συγκεκριμένη ώστε να την εμπιστευτούν.

Σύνδεση των αναγνώσεων RFID με τα αρχεία συλλογής

Αξίζει επίσης να ειπωθεί ότι το RFID λειτουργεί καλύτερα όταν το μουσείο το αντιμετωπίζει ως μέρος της διαχείρισης συλλογών, όχι ως ξεχωριστό στρώμα gadget. Το συμβάν ανάγνωσης δεν είναι το αποτέλεσμα. Το αποτέλεσμα είναι η καλύτερη λήψη αποφάσεων. Αν αναγνώστες RFID μπορούν να πουν στο προσωπικό ότι ένα συγκεκριμένο κιβώτιο έχει φτάσει στον χώρο φόρτωσης, αυτό είναι χρήσιμο. Αν μπορούν επίσης να συνδέσουν αυτή τη μετακίνηση με τη λίστα αντικειμένων, το πρόγραμμα του συνοδού, τον φάκελο δανείου και την αναμενόμενη τοποθεσία προετοιμασίας, αυτό είναι πολύ πιο πολύτιμο. Το ίδιο ισχύει και για τις απογραφές. Ένας ταχύτερος έλεγχος ραφιού είναι χρήσιμος, αλλά ένας ταχύτερος έλεγχος ραφιού συνδεδεμένος με ένα αξιόπιστο αρχείο τοποθεσίας είναι αυτό που πραγματικά μειώνει τον κίνδυνο και την εργασία.

Μείωση του χρόνου αναζήτησης και της επαναλαμβανόμενης επαλήθευσης

Υπάρχει και ένα ήσυχο επιχείρημα εργασίας εδώ. Τα μουσεία συνήθως δεν διατυπώνουν τις ανάγκες τους με όρους παραγωγικότητας όπως οι αποθήκες, αλλά η εργασία έχει ακόμη σημασία. Ο χρόνος του προσωπικού συλλογών είναι περιορισμένος και μεγάλο μέρος του μπορεί να χαθεί σε αποφεύξιμη αναζήτηση, επαναλαμβανόμενη επαλήθευση και επανέλεγχο «για να είμαστε σίγουροι». Ένα μεσαίου μεγέθους μουσείο με μικρή ομάδα επιμελητών χρησιμοποίησε RFID κατά τη διάρκεια μιας αναδιοργάνωσης αποθήκευσης και εξεπλάγη που το πρώτο μεγάλο όφελος δεν ήταν η ταχύτερη ετήσια απογραφή, αλλά οι λιγότερες διακοπές. Το προσωπικό μπορούσε να απαντά σε συνηθισμένες ερωτήσεις τοποθεσίας με μεγαλύτερη εμπιστοσύνη, που σήμαινε λιγότερες εκτροπές κατά την προετοιμασία δανείων και τον σχεδιασμό εκθέσεων. Στα μουσεία, ο εξοικονομούμενος χρόνος συχνά σημαίνει περισσότερο χρόνο για καλύτερη εργασία παρά απλώς λιγότερο κόστος.

Οικοδόμηση εμπιστοσύνης μέσω καλύτερου ελέγχου αποθέματος μουσείου

Ένα τελευταίο σημείο αφορά την εμπιστοσύνη. Τα μουσεία ζουν από την εμπιστοσύνη: τη δημόσια εμπιστοσύνη, την εμπιστοσύνη των δωρητών, την εμπιστοσύνη των δανειστών, την εσωτερική εμπιστοσύνη. Ένα σύστημα παρακολούθησης που μειώνει την αβεβαιότητα ενισχύει αυτή την εμπιστοσύνη ήσυχα. Ένα ίδρυμα με αναπτυσσόμενο πρόγραμμα δανείων συνειδητοποίησε ότι το RFID βοηθούσε όχι επειδή οι δανειστές ενδιαφέρονταν για την ίδια την τεχνολογία, αλλά επειδή ο εσωτερικός χειρισμός του μουσείου γινόταν πιο ομαλός και πιο συνεπής. Λιγότερες πυρετώδεις αναζητήσεις. Λιγότερες διφορούμενες στιγμές προετοιμασίας. Λιγότερες καταστάσεις όπου κάποιος έλεγε «θα έπρεπε να είναι εδώ». Στις μουσειακές λειτουργίες, το «θα έπρεπε να είναι εδώ» δεν είναι μια καθησυχαστική φράση. Το RFID δεν μπορεί να εξαλείψει κάθε αβεβαιότητα, αλλά μπορεί να μειώσει τον αριθμό των φορών που ένα μουσείο πρέπει να βασίζεται στην ελπίδα όταν πραγματικά χρειάζεται επιβεβαίωση.

Λοιπόν, ανήκει το RFID σε κάθε μουσείο και σε κάθε τεχνούργημα; Όχι. Αυτό είναι υπερβολικά απλοϊκό. Αλλά έχει το RFID πραγματική θέση στην παρακολούθηση μουσείων και τεχνουργημάτων όταν η περίπτωση χρήσης επιλέγεται προσεκτικά και το πλαίσιο συντήρησης γίνεται σεβαστό; Απολύτως. Μπορεί να βελτιώσει τον έλεγχο αποθέματος μουσείου, να υποστηρίξει την παρακολούθηση μετακίνησης αντικειμένων, να ενισχύσει τα εφοδιαστική δανείων, να μειώσει την αβεβαιότητα αποθήκευσης και να βοηθήσει τα ιδρύματα να διαχειρίζονται τη φυσική πραγματικότητα των συλλογών με μεγαλύτερη εμπιστοσύνη. Τα μουσεία που αντλούν τη μεγαλύτερη αξία από αυτό δεν είναι εκείνα που κυνηγούν τη καινοτομία. Είναι εκείνα που προσπαθούν να λύσουν πεισματικά λειτουργικά προβλήματα χωρίς να διακυβεύουν τα πρότυπα που κάνουν τη μουσειακή εργασία άξια προστασίας εξαρχής.

Τελικά, το RFID στην παρακολούθηση μουσείων και τεχνουργημάτων δεν αφορά τη μετατροπή των συλλογών σε σημεία δεδομένων για χάρη τους. Αφορά το να δοθεί σε ανθρώπους που νοιάζονται βαθιά για τα αντικείμενα ένας καλύτερος τρόπος να γνωρίζουν πού βρίσκονται πραγματικά αυτά τα αντικείμενα, ή τα περιβλήματα που τα προστατεύουν, κατά τη διάρκεια των αναρίθμητων μετακινήσεων που συνθέτουν την πραγματική μουσειακή ζωή. Όταν χρησιμοποιείται στοχαστικά, το RFID δεν υποβαθμίζει την εργασία των συλλογών. Την υποστηρίζει. Κάνει τις απογραφές λιγότερο επώδυνες, τα δάνεια λιγότερο αγχωτικά, την αποθήκευση πιο κατανοητή και τη μετακίνηση λιγότερο εξαρτημένη από σταυρωμένα δάχτυλα και θεσμική μνήμη. Για μουσεία που ζουν με αναπτυσσόμενες συλλογές, στενότερη στελέχωση και υψηλότερες προσδοκίες γύρω από τη διαχείριση, αυτού του είδους η σαφήνεια δεν είναι πολυτέλεια. Γίνεται μέρος της καλής εκτέλεσης της εργασίας.