Η κατάλληλη ετικέτα RFID για παρακολούθηση παγίων IT

Αν κάποιος ρωτήσει «Ποια είναι η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT;», η πιο καθαρή απάντηση είναι και η λιγότερο ικανοποιητική: δεν υπάρχει μία μοναδική καλύτερη ετικέτα RFID για κάθε περιουσιακό στοιχείο IT. Η καλύτερη ετικέτα RFID για έναν στόλο φορητών υπολογιστών δεν είναι αυτόματα η καλύτερη ετικέτα για servers σε rack, switches δικτύου, οθόνες γραφείου, tablets, εκτυπωτές ή φορητά καροτσάκια φόρτισης. Τα περιβάλλοντα IT φαίνονται τακτοποιημένα από μακριά, αλλά όταν πλησιάσετε, είναι γεμάτα μεταλλικές επιφάνειες, στενούς χώρους τοποθέτησης, ζητήματα ασφάλειας, διαδικασίες καθαρισμού, συχνές μετακινήσεις και έναν συνεχή συνδυασμό παλιών και νέων συσκευών. Γι' αυτό η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT δεν είναι ποτέ απλώς η μικρότερη ετικέτα ή η φθηνότερη ετικέτα ή ακόμη και η πιο ανθεκτική ετικέτα. Είναι αυτή που διαβάζεται αξιόπιστα στην πραγματική συσκευή, αντέχει στον τρόπο με τον οποίο το περιουσιακό στοιχείο χειρίζεται στην πράξη και ταιριάζει με τον επιχειρησιακό στόχο του προγράμματος παρακολούθησης.

Το τελευταίο σημείο έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι νομίζουν οι περισσότεροι. Πολλές εταιρείες ξεκινούν ένα έργο παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID επειδή θέλουν «καλύτερη ορατότητα», κάτι που ακούγεται ωραίο μέχρι να ρωτήσετε τι σημαίνει αυτό στην καθημερινή εργασία. Θέλουν ταχύτερους ετήσιους ελέγχους; Θέλουν εντοπισμό περιουσιακών στοιχείων σε επίπεδο αίθουσας; Θέλουν καλύτερο έλεγχο της παράδοσης και της επιστροφής; Θέλουν να μειώσουν τους χαμένους φορητούς υπολογιστές, να απλοποιήσουν την επαλήθευση περιουσιακών στοιχείων του κέντρου δεδομένων ή να κάνουν τα έργα ανανέωσης IT λιγότερο χαοτικά; Η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT εξαρτάται από το ποιο από αυτά τα προβλήματα έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Μια ετικέτα που λειτουργεί καλά για καταμετρήσεις αποθέματος στους ορόφους γραφείων μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή για πυκνοτοποθετημένα περιβάλλοντα server. Μια ετικέτα που φαίνεται τέλεια σε μια σελίδα προϊόντος μπορεί να γίνει πονοκέφαλος αν ξεκολλήσει από ζεστά καπάκια φορητών υπολογιστών ή διαβάζεται ανεπαρκώς σε εξοπλισμό με μεταλλική βάση.

Γιατί οι ετικέτες UHF για μεταλλικές επιφάνειες είναι συχνά το ασφαλέστερο σημείο εκκίνησης

Αν έπρεπε να δώσω μία πρακτική απάντηση για τους περισσότερους αγοραστές, θα έλεγα το εξής: η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT είναι συνήθως μια ανθεκτική ετικέτα UHF RFID για μεταλλικές επιφάνειες ή μια εξειδικευμένη ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID σχεδιασμένη για ηλεκτρονικό εξοπλισμό, ειδικά όταν τα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν φορητούς υπολογιστές, επιτραπέζιους υπολογιστές, οθόνες, συσκευές δικτύου και υλικό server. Αυτό είναι το ασφαλέστερο σημείο εκκίνησης επειδή ο περισσότερος εξοπλισμός IT περιέχει αρκετό μέταλλο ώστε να παρεμβάλλεται στις συνήθεις ετικέτες, και οι περισσότεροι οργανισμοί θέλουν ταχύτερη μαζική ανάγνωση από ό,τι μπορούν να προσφέρουν τα barcodes. Με άλλα λόγια, οι αγοραστές που αναζητούν ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία IT, ετικέτα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID, ετικέτα UHF RFID για διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT ή ετικέτα RFID για φορητούς υπολογιστές περιγράφουν συνήθως μια ανάγκη που κατευθύνει προς Ετικέτες RFID για Μεταλλικές Επιφάνειες, όχι προς γενικές λεπτές χάρτινες ετικέτες.

Ο λόγος που ο σχεδιασμός για μεταλλικές επιφάνειες έχει σημασία είναι απλός. Οι συνήθεις ετικέτες RFID μπορούν να αποδώσουν καλά σε χαρτόνι, πλαστικά κιβώτια ή συσκευασίες, αλλά πολλά περιουσιακά στοιχεία IT είναι γεμάτα μεταλλικά πάνελ, θωρακίσεις, βίδες, πλαίσια ή εσωτερικά εξαρτήματα που επηρεάζουν τη συμπεριφορά των RF. Ακόμη και αν το εξωτερικό της συσκευής φαίνεται πλαστικό, το εσωτερικό μπορεί να διηγείται διαφορετική ιστορία. Το καπάκι ενός φορητού υπολογιστή, το περίβλημα ενός thin client, το περίβλημα μιας οθόνης ή μια συσκευή δικτύου μπορούν όλα να συμπεριφέρονται διαφορετικά μόλις τοποθετήσετε πραγματικά μια ετικέτα. Γι' αυτό πολλά πρώιμα πιλοτικά προγράμματα RFID απογοητεύουν. Η ομάδα δοκιμάζει μια ετικέτα σε ένα τραπέζι συνεδριάσεων, παίρνει αξιοπρεπείς αναγνώσεις και μετά τη μεταφέρει σε πραγματικό εξοπλισμό και αναρωτιέται γιατί πέφτει η απόδοση. Το ίδιο το περιουσιακό στοιχείο άλλαξε τους κανόνες του παιχνιδιού.

Παράδειγμα στόλου φορητών υπολογιστών

Μια περιφερειακή ασφαλιστική εταιρεία το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο κατά τη διάρκεια ενός έργου ελέγχου φορητών υπολογιστών. Η ομάδα IT ήθελε μια ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID με καθαρή εμφάνιση που δεν θα ξεχώριζε στις συσκευές των εργαζομένων. Η πρώτη τους επιλογή φαινόταν κομψή και ήταν εύκολη στην εκτύπωση, αλλά η απόδοση ανάγνωσης ήταν ανομοιόμορφη μόλις οι ετικέτες τοποθετήθηκαν σε μικτές μάρκες φορητών υπολογιστών με διαφορετικά υλικά καπακιών και εσωτερικές δομές. Ορισμένες μονάδες διαβάζονταν καλά, ορισμένες διαβάζονταν μόνο σε μικρή απόσταση και λίγες ήταν απογοητευτικά ασυνεπείς κατά τους ελέγχους όροφο προς όροφο. Μετά τις δοκιμές, η εταιρεία στράφηκε σε μια ειδικά κατασκευασμένη ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες για φορητούς υπολογιστές, και η ταχύτητα του ελέγχου βελτιώθηκε σχεδόν αμέσως. Οι ετικέτες ήταν ελαφρώς παχύτερες, αλλά το επιχειρησιακό όφελος έκανε την αλλαγή εύκολα δικαιολογήσιμη.

Πώς οι διαφορετικοί τύποι περιουσιακών στοιχείων IT αλλάζουν την επιλογή ετικέτας

Οι στόλοι φορητών υπολογιστών είναι μόνο ένα μέρος της ιστορίας. Οι επιτραπέζιοι υπολογιστές, οι οθόνες, οι σταθμοί σύνδεσης, οι εκτυπωτές και οι συσκευές αίθουσας συνεδριάσεων δημιουργούν τις δικές τους προκλήσεις. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία τοποθετούνται συχνά κοντά το ένα στο άλλο, μετακινούνται κατά τις αλλαγές γραφείου και τα αγγίζουν πολλοί άνθρωποι που δεν σκέφτονται καθόλου την ετικέτα. Έτσι, η καλύτερη ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία IT γραφείου είναι συνήθως αυτή που ισορροπεί μεταξύ χαμηλού προφίλ, αξιοπρεπούς απόδοσης σε μέταλλο και αρκετής ανθεκτικότητας ώστε να επιβιώνει από σκούπισμα, μετακίνηση και περιστασιακό πρόχειρο χειρισμό. Μια ετικέτα που διαβάζεται καλά αλλά αρχίζει να ξεκολλάει στις γωνίες μετά από λίγους μήνες μετακινήσεων στο γραφείο δεν είναι καλή ετικέτα. Μια ετικέτα που φαίνεται υπέροχη αλλά εξαφανίζεται σε πυκνούς ελέγχους αποθέματος δεν είναι επίσης καλή ετικέτα.

Παράδειγμα εξοπλισμού γραφείου

Ένας πάροχος εξωτερικής υποστήριξης IT το ανακάλυψε αυτό όταν προσπάθησε να παρακολουθεί επιτραπέζιους υπολογιστές, οθόνες ευρείας οθόνης και σταθμούς σύνδεσης USB-C σε πολλά γραφεία πελατών. Η αρχική επιλογή ετικέτας ήταν λεπτή και οπτικά διακριτική, κάτι που ικανοποίησε τους υπεύθυνους λογαριασμών, αλλά οι τεχνικοί τη μισούσαν επειδή ορισμένες ετικέτες ξεκόλλησαν μετά από επανειλημμένες αλλαγές εξοπλισμού και ρυθμίσεις βραχιόνων οθόνης. Η αντικατάσταση ήταν μια ελαφρώς πιο ανθεκτική ετικέτα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID με καλύτερη πρόσφυση και πιο σταθερή απόδοση σε εξοπλισμό με μεταλλική βάση. Κανείς έξω από την ομάδα IT δεν ενδιαφερόταν ότι η ετικέτα ήταν οριακά παχύτερη. Αυτό που είχε σημασία ήταν ότι οι ετικέτες παρέμεναν στη θέση τους και μπορούσαν να διαβαστούν κατά τη διάρκεια γρήγορων επιτόπιων συμφωνιών.

Τα κέντρα δεδομένων εισάγουν ένα διαφορετικό σύνολο κανόνων. Εδώ, τα περιουσιακά στοιχεία είναι πυκνοτοποθετημένα, έντονα μεταλλικά και συχνά τοποθετημένα σε racks που δημιουργούν σύνθετες συνθήκες RF. Η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση server είναι σπάνια η ίδια με την καλύτερη ετικέτα για φορητούς υπολογιστές γραφείου. Οι αγοραστές που αναζητούν ετικέτα RFID για servers, παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων κέντρου δεδομένων RFID ή ετικέτα RFID για switches δικτύου χρειάζονται συνήθως μια ετικέτα κατασκευασμένη για μεταλλικές επιφάνειες, στενές περιοχές τοποθέτησης και ελεγχόμενες ζώνες ανάγνωσης. Σε αυτά τα περιβάλλοντα, η ακρίβεια έχει τουλάχιστον τόση σημασία όσο η ακατέργαστη εμβέλεια. Μια ετικέτα που διαβάζεται σε πολύ ευρεία περιοχή μπορεί να δημιουργήσει ασάφεια όταν πολλά παρόμοια περιουσιακά στοιχεία βρίσκονται κοντά το ένα στο άλλο σε γειτονικές μονάδες rack.

Παράδειγμα rack server

Ένας ολοκληρωτής υπηρεσιών υπολογιστικό νέφος το είδε αυτό κατά τη διάρκεια ενός πιλοτικού προγράμματος σε εγκατάσταση συνεγκατάστασης. Η εταιρεία ήθελε καλύτερη ορατότητα περιουσιακών στοιχείων για servers rack, switches και συσκευές αποθήκευσης κατά τους κύκλους ανανέωσης. Η πρώτη ετικέτα της λίστας προσέφερε εντυπωσιακή απόσταση ανάγνωσης σε ανοιχτές δοκιμές, αλλά αυτό μετατράπηκε σε πρόβλημα σε πραγματικά racks επειδή έπιανε γειτονικά περιουσιακά στοιχεία ευρύτερα απ' ό,τι ήθελε η ομάδα λειτουργιών. Μετά από κάποια επιτόπια εργασία, στράφηκαν σε μια ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες με χαμηλότερο προφίλ για servers, με πιο ελεγχόμενη συμπεριφορά σε πυκνά μεταλλικά περιβάλλοντα. Αυτό έκανε την επαλήθευση σε επίπεδο rack πιο πρακτική και μείωσε τη σύγχυση κατά τα παράθυρα συντήρησης. Ήταν μια καλή υπενθύμιση ότι η «μεγαλύτερη εμβέλεια ανάγνωσης» δεν είναι πάντα το ίδιο με την «καλύτερη απόδοση ανάγνωσης».

Η ασφάλεια και η πρόσφυση δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως δευτερεύουσες λεπτομέρειες

Τα ζητήματα ασφάλειας διαμορφώνουν επίσης την επιλογή ετικέτας στην παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT. Ορισμένοι οργανισμοί ενδιαφέρονται για διακριτική αναγνώριση. Άλλοι θέλουν απόδειξη παραβίασης. Άλλοι χρειάζονται μια ετικέτα που αφήνει ορατό σημάδι αν κάποιος προσπαθήσει να την αφαιρέσει. Γι' αυτό οι ετικέτες ασφαλείας RFID για εξοπλισμό IT μπορούν να είναι εξίσου σημαντικές με την απλή απόδοση ανάγνωσης. Σε γραφεία, σχολεία, συστήματα υγείας και κυβερνητικά περιβάλλοντα, η ετικέτα αποτελεί συχνά μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας πρόληψης απωλειών ή διασφάλισης της αλυσίδας επιμέλειας. Αν κάποιος μπορεί να την ξεκολλήσει καθαρά και να τη μεταφέρει σε άλλη συσκευή, η ετικέτα μπορεί να μην υποστηρίζει τον πραγματικό στόχο ελέγχου του προγράμματος.

Παράδειγμα ετικέτας με απόδειξη παραβίασης

Ένα ιδιωτικό πανεπιστήμιο έπρεπε να επανεξετάσει την προσέγγισή του όταν επισήμανε φορητούς υπολογιστές καθηγητών, προβολείς αιθουσών διδασκαλίας και κιτ οπτικοακουστικού εξοπλισμού υψηλής αξίας. Το αρχικό σχέδιο επικεντρωνόταν αποκλειστικά στην απόδοση ανάγνωσης επειδή ο αριθμός των περιουσιακών στοιχείων ήταν μεγάλος και ο χρόνος ελέγχου ήταν σημείο πόνου. Στα μισά του πιλοτικού προγράμματος, η ομάδα ασφαλείας αντιτάχθηκε και έθεσε μια καλύτερη ερώτηση: τι συμβαίνει αν κάποιος αφαιρέσει την ετικέτα; Αυτό άλλαξε τη συζήτηση. Το πανεπιστήμιο κατέληξε να επιλέξει μια ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID με απόδειξη παραβίασης για φορητά περιουσιακά στοιχεία IT αντί για μια τυπική αφαιρούμενη ετικέτα. Το τελικό σύστημα υποστήριζε τόσο την αποδοτικότητα του αποθέματος όσο και τη βασική αποτροπή κλοπής, κάτι που έκανε το πρόγραμμα πολύ πιο υπερασπίσιμο εσωτερικά.

Η ποιότητα της κόλλας αξίζει πολύ περισσότερη προσοχή απ' ό,τι λαμβάνει. Τα περιουσιακά στοιχεία IT ζουν σε περιβάλλοντα που φαίνονται ήπια, αλλά δεν είναι πάντα ήπια για τις ετικέτες. Τα καπάκια των φορητών υπολογιστών ζεσταίνονται. Ο εξοπλισμός δικτύου μπορεί να λειτουργεί σε υψηλές θερμοκρασίες. Οι εκτυπωτές δονούνται. Οι οθόνες σκουπίζονται με καθαριστικά. Οι συσκευές γλιστρούν σε ντουλάπια, καροτσάκια και τσάντες. Η φθηνή κόλλα αποτυγχάνει σιωπηλά, κάτι που είναι συχνά χειρότερο από μια δραματική αστοχία. Η ετικέτα παραμένει για λίγο, οι άκρες αρχίζουν να σηκώνονται, η σκόνη εισχωρεί από κάτω και μετά η ετικέτα γίνεται αναξιόπιστη ή πέφτει όταν κανείς δεν προσέχει. Μια ισχυρή ετικέτα RFID για περιουσιακά στοιχεία IT δεν πρέπει απλώς να διαβάζεται καλά την πρώτη μέρα. Πρέπει να είναι ακόμη σωστά προσκολλημένη μετά από μήνες συνηθισμένης εργασίας.

Παράδειγμα αστοχίας κόλλας

Μια εταιρεία τιμολόγησης στον τομέα της υγείας το ανακάλυψε αυτό όταν παρακολουθούσε thin clients, βραχίονες οθόνης και συμπαγείς εκτυπωτές ετικετών σε ένα πολυώροφο διοικητικό γραφείο. Το πρώτο πιλοτικό πρόγραμμα φάνηκε επιτυχημένο επειδή οι ετικέτες διαβάζονταν καλά τις πρώτες εβδομάδες. Στη συνέχεια, τα συνεργεία καθαρισμού και οι επανειλημμένες αναδιαμορφώσεις γραφείων άρχισαν να αποκαλύπτουν την αδυναμία της κόλλας. Οι ετικέτες δεν αστοχούσαν ηλεκτρονικά. Αστοχούσαν φυσικά. Η εταιρεία άλλαξε σε μια πιο ανθεκτική ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID για ηλεκτρονικά γραφείου με ισχυρότερη κόλλα και καλύτερη σταθερότητα άκρων. Αυτή η μικρή αναβάθμιση εξάλειψε ένα ενοχλητικό κύμα αντικαταστάσεων και αποκατέστησε την εμπιστοσύνη στην υλοποίηση.

Μία καθολική ετικέτα RFID δεν είναι πάντα η εξυπνότερη επιλογή

Ένα άλλο πράγμα που χάνουν οι αγοραστές είναι ότι δεν πρέπει να επισημαίνονται όλα τα περιουσιακά στοιχεία IT με τον ίδιο τρόπο. Ένα καροτσάκι tablet, ένας φορητός υπολογιστής, μια συσκευή δικτύου και ένας ασύρματος σαρωτής μπορεί να ανήκουν όλα στο απόθεμα IT, αλλά δεν χρειάζονται απαραίτητα πανομοιότυπες ετικέτες RFID. Τα καλά προγράμματα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID ομαδοποιούν συνήθως τα περιουσιακά στοιχεία κατά υλικό, μοτίβο μετακίνησης και επίπεδο κινδύνου. Αυτό κάνει την ανάπτυξη πιο πρακτική. Η προσπάθεια να επιβληθεί μία καθολική ετικέτα σε όλα ακούγεται συχνά αποδοτική στις συναντήσεις προμηθειών και στη συνέχεια δημιουργεί περιττούς συμβιβασμούς στο πεδίο.

Παράδειγμα ανάπτυξης μικτών περιουσιακών στοιχείων

Μια πολυεθνική κατασκευαστική εταιρεία το έμαθε αυτό κατά την κατάρτιση ενός παγκόσμιου προτύπου για φορητούς υπολογιστές, tablets αποθήκης, ελεγκτές σημείων πρόσβασης και φορητές συσκευές barcode. Το τμήμα προμηθειών ήθελε ένα SKU ετικέτας για απλότητα. Οι περιφερειακές ομάδες IT αντιτάχθηκαν επειδή τα περιουσιακά στοιχεία συμπεριφέρονταν διαφορετικά. Μετά τις δοκιμές, η εταιρεία υιοθέτησε δύο μορφές ετικέτας RFID αντί για μία: μια ετικέτα RFID για μεταλλικές επιφάνειες με χαμηλό προφίλ για φορητούς υπολογιστές και οθόνες, και μια πιο ανθεκτική ετικέτα RFID για φορητές συσκευές και συσκευές που μετακινούνται συχνά. Αυτή η απόφαση έκανε τις οδηγίες εγκατάστασης σαφέστερες και βελτίωσε τη μακροπρόθεσμη αξιοπιστία. Φάνηκε ελαφρώς πιο σύνθετη στο σύστημα προμηθειών, αλλά πολύ καθαρότερη στις πραγματικές λειτουργίες.

Ταιριάξτε την ετικέτα RFID με τη ροή εργασίας ανάγνωσης

Η ροή εργασίας ανάγνωσης έχει εξίσου μεγάλη σημασία με την κατασκευή της ετικέτας. Ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν φορητούς αναγνώστες RFID για περιοδικούς ελέγχους. Άλλοι θέλουν σταθερούς αναγνώστες σε εξόδους, αποθήκες IT ή κέντρα επισκευών. Κάποιοι προσπαθούν να επαληθεύσουν εξοπλισμό ανά αίθουσα, ενώ άλλοι θέλουν κυρίως ταχύτερες ετήσιες καταμετρήσεις. Η καλύτερη ετικέτα RFID για διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT εξαρτάται από το πώς γίνεται η ανάγνωση. Μια ετικέτα βελτιστοποιημένη για ελέγχους αποθέματος με φορητή συσκευή σε χώρους γραφείων μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή για ένα κέντρο επισκευών υψηλού ελέγχου με στενά σημεία διέλευσης. Η ετικέτα, η ρύθμιση αναγνώστη και η ροή εργασίας πρέπει όλα να συμφωνούν μεταξύ τους.

Παράδειγμα κέντρου επισκευών

Μια εταιρεία διαχειριζόμενων υπηρεσιών το ανακάλυψε αυτό κατά τη διάρκεια ενός έργου κέντρου επισκευών για επιστρεφόμενους φορητούς υπολογιστές και συσκευές δικτύου. Η ομάδα επέλεξε αρχικά μια ετικέτα με βάση το πόσο καλά διαβαζόταν κατά τους ελέγχους γραφείου, επειδή αυτό ήταν το πιο ορατό μέρος της επιχείρησης. Μόλις οι ίδιες συσκευές πέρασαν από μια γραμμή παραλαβής επισκευών, η συμπεριφορά ανάγνωσης ήταν λιγότερο ιδανική επειδή η περιοχή ήταν πυκνότερη και πιο μεταλλική. Η τελική απάντηση δεν ήταν ένας δραματικός επανασχεδιασμός, αλλά μια καλύτερα ευθυγραμμισμένη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT που συμπεριφερόταν πιο προβλέψιμα τόσο σε ανοιχτό γραφείο όσο και σε σενάρια πάγκου σέρβις. Αυτού του είδους η ισορροπία έχει σημασία επειδή πολλά περιουσιακά στοιχεία IT μετακινούνται μεταξύ πολύ διαφορετικών περιβαλλόντων κατά τη διάρκεια της ζωής τους.

Τα μικρά εξαρτήματα IT δημιουργούν μια άλλη πρόκληση. Φορτιστές, προσαρμογείς, κάρτες πρόσβασης, ακουστικά, σταθμοί σύνδεσης και συμπαγή εξαρτήματα δικτύωσης είναι συχνά φυσικά μικρά, χάνονται εύκολα και δεν αξίζει πάντα να επισημαίνονται απευθείας σε επίπεδο αντικειμένου. Οι αγοραστές μερικές φορές υποθέτουν ότι κάθε περιουσιακό στοιχείο IT πρέπει να φέρει τη δική του ετικέτα RFID, αλλά αυτό μπορεί να είναι αναποτελεσματικό. Η εξυπνότερη ερώτηση είναι αν το περιουσιακό στοιχείο είναι αρκετά πολύτιμο, αρκετά κινητό και αρκετά σημαντικό επιχειρησιακά ώστε να αξίζει άμεση επισήμανση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η επισήμανση της θήκης, του κιτ, του κιβωτίου ή του ντουλαπιού φόρτισης έχει περισσότερο νόημα από την επισήμανση κάθε μικρού εξαρτήματος ξεχωριστά.

Παράδειγμα παρακολούθησης μικρών εξαρτημάτων

Ένας οργανισμός υποστήριξης πεδίου το αντιμετώπισε αυτό όταν προσπάθησε να ελέγξει φορτιστές φορητών υπολογιστών, φορητά hotspots, εφεδρικά κιτ SSD και μικρούς προσαρμογείς βίντεο που διανέμονταν σε τεχνικούς εν κινήσει. Η πρώτη ιδέα ήταν να επισημανθεί κάθε μεμονωμένο αντικείμενο. Μετά από ένα σύντομο πιλοτικό πρόγραμμα, η ομάδα συνειδητοποίησε ότι πολλά μικρά αντικείμενα παρακολουθούνταν καλύτερα μέσω επισημασμένων κιτ διάθεσης, ενώ οι συσκευές υψηλότερης αξίας δικαιολογούσαν ακόμη άμεσες ετικέτες RFID. Αυτό εξοικονόμησε χρόνο κατά την ανάπτυξη και έκανε τη ροή εργασίας ευκολότερη για τους τεχνικούς, οι οποίοι ενδιαφέρονταν περισσότερο για γρήγορη επαλήθευση κιτ παρά για τη σάρωση ενός σωρού μικροσκοπικών εξαρτημάτων ένα προς ένα.

Η ίδια αρχή εμφανίζεται σε σχολεία και νοσοκομεία, όπου τα κινητά καροτσάκια και η κοινόχρηστη τεχνολογία δημιουργούν ένα μικτό τοπίο περιουσιακών στοιχείων. Ένα καροτσάκι γεμάτο tablets μπορεί να χρειάζεται τόσο παρακολούθηση σε επίπεδο καροτσιού όσο και σε επίπεδο συσκευής, αλλά όχι πάντα με το ίδιο στυλ ετικέτας. Ένας σταθμός διαγνωστικών και ένα καροτσάκι οθόνης με τροχούς μπορεί να είναι και τα δύο «περιουσιακά στοιχεία IT» στο μητρώο περιουσιακών στοιχείων, αλλά οι απαιτήσεις τους σε RFID μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές. Η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT γίνεται σαφέστερη μόλις ο οργανισμός σταματήσει να μιλάει για «όλες τις συσκευές» και αρχίσει να μιλάει για πραγματικές οικογένειες συσκευών.

Παράδειγμα τεχνολογίας υγείας

Ένας όμιλος νοσοκομείων έκανε ακριβώς αυτό με κινητούς σταθμούς εργασίας, tablets δίπλα στο κρεβάτι, δικτυωμένα τερματικά υποστήριξης έγχυσης και φορητούς εκτυπωτές ετικετών. Ο πρώιμος σχεδιασμός αντιμετώπιζε ολόκληρο το απόθεμα ως ένα πρόβλημα RFID. Οι πραγματικές δοκιμές έδειξαν το αντίθετο. Ορισμένα καροτσάκια χρειάζονταν πιο ανθεκτικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων RFID επειδή μετακινούνταν και καθαρίζονταν συνεχώς. Ορισμένες σταθερές συσκευές τα πήγαιναν καλά με λεπτότερες ετικέτες για μεταλλικές επιφάνειες. Λίγα μικρότερα εξαρτήματα διαχειρίζονταν καλύτερα σε επίπεδο δίσκου. Διαχωρίζοντας τις ομάδες περιουσιακών στοιχείων, το νοσοκομείο απέκτησε ένα σύστημα παρακολούθησης που έμοιαζε πρακτικό αντί για επιβεβλημένο.

Η εμφάνιση, το κόστος και τα πρότυπα εγκατάστασης επηρεάζουν επίσης τα αποτελέσματα

Η εμφάνιση έχει επίσης μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι θέλουν να παραδεχτούν ορισμένες τεχνικές ομάδες. Σε γραφεία στελεχών, περιβάλλοντα με πελάτες και χώρους εργασίας υψηλών προδιαγραφών, οι άνθρωποι παρατηρούν πράγματι τις άσχημες ετικέτες. Αυτό δεν σημαίνει ότι η αισθητική πρέπει να υπερισχύει της απόδοσης, αλλά σημαίνει ότι μια αδέξια ετικέτα μπορεί να δημιουργήσει αντίσταση. Η καλύτερη ετικέτα RFID για φορητούς υπολογιστές γραφείου ή εξοπλισμό αίθουσας συνεδριάσεων ισορροπεί συχνά μεταξύ διακριτικής εμφάνισης και σταθερής λειτουργίας σε μέταλλο. Μια ετικέτα που οι εργαζόμενοι θέλουν αμέσως να ξεκολλήσουν δεν είναι έξυπνη μακροπρόθεσμη επιλογή, ανεξάρτητα από το πόσο καλά διαβάζεται.

Παράδειγμα επαγγελματικής εμφάνισης

Μια δικηγορική εταιρεία το αντιμετώπισε αυτό με φορητούς υπολογιστές συνεργατών, οθόνες αφής αιθουσών συνεδριάσεων και εξοπλισμό προβολής υψηλής τεχνολογίας. Η πρώτη δοκιμή ετικέτας δέχτηκε αντιδράσεις επειδή οι ετικέτες φαίνονταν πολύ βιομηχανικές. Η ομάδα IT δεν εγκατέλειψε το RFID. Στράφηκε σε μια λεπτότερη, επαγγελματικής εμφάνισης ετικέτα περιουσιακών στοιχείων RFID για φορητούς υπολογιστές και συσκευές συνεδριάσεων που εξακολουθούσε να αποδίδει καλά σε εξοπλισμό με μεταλλική βάση. Αυτή η προσαρμογή έκανε την εσωτερική υιοθέτηση πολύ ομαλότερη. Το σημαντικό δίδαγμα δεν ήταν ότι η εμφάνιση υπερτερεί της λειτουργίας. Ήταν ότι η ανθρώπινη αποδοχή μπορεί να καθορίσει αν μια καλή τεχνική λύση επιβιώνει.

Η λογική του κόστους έχει επίσης σημασία. Οι ετικέτες RFID για μεταλλικές επιφάνειες και οι ανθεκτικές ετικέτες περιουσιακών στοιχείων IT κοστίζουν περισσότερο από τις γενικές αυτοκόλλητες ετικέτες. Αλλά αυτό δεν τις κάνει ακριβές με την ευρύτερη έννοια. Αν η σωστή ετικέτα μειώνει την εργασία ελέγχου, μειώνει τον χρόνο για χαμένες συσκευές, βελτιώνει τον σχεδιασμό ανανέωσης ή υποστηρίζει ταχύτερη συμφωνία μετά από μετακινήσεις και συγχωνεύσεις, τότε η συζήτηση για το κόστος αλλάζει. Μια φθηνή ετικέτα που διαβάζεται άσχημα ή πέφτει δεν είναι φθηνή. Είναι απλώς κακώς τιμολογημένη. Οι καλοί αγοραστές συγκρίνουν την τιμή ετικέτας με την εξοικονόμηση εργασίας, την ορατότητα περιουσιακών στοιχείων, τη μείωση απωλειών και την εμπιστοσύνη του ελέγχου, όχι μόνο με το κόστος μιας ετικέτας barcode.

Παράδειγμα δικαιολόγησης κόστους

Μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία λογισμικού το είδε καθαρά κατά τη διάρκεια μιας επέκτασης σε πολλά γραφεία. Το οικονομικό τμήμα ήθελε την φθηνότερη δυνατή ετικέτα RFID επειδή ο αριθμός των περιουσιακών στοιχείων ήταν μεγάλος και ο προϋπολογισμός είχε πολλές ανταγωνιστικές προτεραιότητες. Η ομάδα λειτουργιών IT υποστήριξε ότι μια αδύναμη ετικέτα θα δημιουργούσε περισσότερη χειροκίνητη παρακολούθηση σε κάθε μετεγκατάσταση και ετήσια απογραφή. Οι δοκιμές τους δικαίωσαν. Η φθηνότερη επιλογή ετικέτας παρήγαγε πιο ασυνεπείς αναγνώσεις σε οθόνες και επιτραπέζιους υπολογιστές. Η εταιρεία στράφηκε σε μια καλύτερη ετικέτα RFID για διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT, και η προσπάθεια ελέγχου μειώθηκε αρκετά ώστε να γίνει εύκολα υπερασπίσιμη η υψηλότερη τιμή μονάδας. Στην παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων, η πλευρά της εργασίας στην εξίσωση έχει εξίσου μεγάλη σημασία με την ετικέτα.

Ένα ακόμη σημείο αξίζει προσοχή: η συνέπεια της εγκατάστασης. Ακόμη και η καλύτερη ετικέτα RFID για φορητούς υπολογιστές, servers ή οθόνες μπορεί να υποαποδώσει αν διαφορετικές ομάδες την τοποθετούν διαφορετικά στην ίδια κατηγορία περιουσιακών στοιχείων. Μια ετικέτα κοντά στον μεντεσέ ενός φορητού υπολογιστή και κοντά στο λογότυπο ενός άλλου μπορεί να μη συμπεριφέρεται με τον ίδιο τρόπο. Μια ετικέτα server τοποθετημένη ψηλά σε ένα πλαίσιο και χαμηλά σε ένα άλλο μπορεί να δημιουργήσει περιττή διακύμανση. Η τυποποίηση της θέσης, του προσανατολισμού και της μεθόδου εγκατάστασης είναι ένα από τα λιγότερο glamorous μέρη της παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων RFID, αλλά συχνά έχει ένα από τα μεγαλύτερα επιχειρησιακά οφέλη.

Παράδειγμα προτύπου εγκατάστασης

Μια εθνική αλυσίδα λιανικής το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια μιας υλοποίησης για υπολογιστές καταστημάτων, εξοπλισμό δικτύωσης, εκτυπωτές γραφείου και περίπτερα αυτοεξυπηρέτησης αυτοεξυπηρέτησης. Το πρώτο κύμα επισήμανσης ήταν τεχνικά σωστό αλλά επιχειρησιακά ακατάστατο επειδή οι εγκαταστάτες χρησιμοποιούσαν ελαφρώς διαφορετικές θέσεις στα καταστήματα. Όταν οι ομάδες ελέγχου χρησιμοποίησαν αργότερα φορητούς αναγνώστες, τα αποτελέσματα διέφεραν περισσότερο απ' ό,τι αναμενόταν. Η εταιρεία διόρθωσε το πρόβλημα με ένα απλό πρότυπο τοποθέτησης για κάθε κατηγορία συσκευής και έναν σύντομο οδηγό εγκαταστάτη. Η απόδοση ανάγνωσης βελτιώθηκε χωρίς να αλλάξει η ίδια η ετικέτα. Αυτή είναι μια χρήσιμη υπενθύμιση ότι μια καλή ετικέτα RFID χρειάζεται ακόμη πειθαρχημένη ανάπτυξη για να φαίνεται καλή στην πράξη.

Τελική απάντηση: Επιλέξτε την ετικέτα που λειτουργεί στο πραγματικό περιβάλλον IT

Ποια είναι λοιπόν η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT; Σε πολλούς οργανισμούς, η καλύτερη απάντηση είναι μια ανθεκτική ετικέτα περιουσιακών στοιχείων UHF RFID για μεταλλικές επιφάνειες, σχεδιασμένη για ηλεκτρονικό εξοπλισμό, ειδικά για φορητούς υπολογιστές, επιτραπέζιους υπολογιστές, οθόνες, συσκευές δικτύου και servers. Αν η ασφάλεια έχει σημασία, η κατασκευή με απόδειξη παραβίασης μπορεί να αξίζει το επιπλέον κόστος. Αν τα περιουσιακά στοιχεία είναι μικρότερα ή χειρίζονται πιο πρόχειρα, μια πιο ανθεκτική σκληρή ετικέτα με χαμηλό προφίλ μπορεί να ταιριάζει καλύτερα. Αν το περιβάλλον είναι πυκνό, όπως racks server ή κέντρα επισκευών, η ελεγχόμενη συμπεριφορά μπορεί να έχει μεγαλύτερη σημασία από τη μέγιστη εμβέλεια. Και για ορισμένα μικρά εξαρτήματα, η επισήμανση σε επίπεδο κιτ ή δίσκου μπορεί να είναι εξυπνότερη από την άμεση επισήμανση.

Αυτή είναι η ειλικρινής απάντηση που χρειάζονται συνήθως οι αγοραστές. Η καλύτερη ετικέτα RFID για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων IT δεν είναι μια γενική ετικέτα με εντυπωσιακό ισχυρισμό. Είναι η ετικέτα που λειτουργεί στον εξοπλισμό σας, στη μέθοδο ελέγχου σας, υπό τις συνθήκες καθαρισμού και χειρισμού σας, με το επίπεδο ασφάλειας και ανθεκτικότητας που απαιτεί πραγματικά η διαδικασία σας. Μόλις οι ομάδες σταματήσουν να ζητούν τη μία καλύτερη ετικέτα αφηρημένα και αρχίσουν να ρωτούν ποια ετικέτα θα διαβάζεται ακόμη μετά από μήνες μετακινήσεων φορητών υπολογιστών, αναδιαμορφώσεων γραφείων, αλλαγών server, κύκλων καθαρισμού και βιαστικής χρήσης στον πραγματικό κόσμο, η σωστή επιλογή γίνεται πολύ πιο εύκολη να διακριθεί. Και όταν η επιλογή είναι σωστή, το RFID σταματά να μοιάζει με ένα επιπλέον επίπεδο διοίκησης και αρχίζει να κάνει αυτό που θέλουν πραγματικά οι ομάδες IT: να κάνει τα περιουσιακά στοιχεία ευκολότερα να βρεθούν, ευκολότερα να επαληθευτούν και πολύ δυσκολότερα να χαθούν.