Απλή πρόληψη ελλείψεων ιατρικών προμηθειών με RFID

Οι ελλείψεις ιατρικών προμηθειών σπάνια φαίνονται δραματικές στην αρχή. Μια νοσηλεύτρια απλώνει το χέρι για έναν καθετήρα και βρίσκει ένα άδειο κουτί. Ένας τεχνικός χειρουργείου ανοίγει ένα ντουλάπι και βλέπει ότι λείπει το σωστό μέγεθος ράμματος. Ένας υπεύθυνος προμηθειών ελέγχει το σύστημα και αναρωτιέται γιατί η βάση δεδομένων λέει ότι υπάρχουν δώδεκα κουτιά όταν το ράφι προφανώς δεν έχει κανένα. Το πρόβλημα φαίνεται συνηθισμένο για λίγα λεπτά και μετά αρχίζει να αγγίζει τη φροντίδα των ασθενών, το άγχος του προσωπικού, τις επείγουσες αγορές και τα προγράμματα των χειρουργείων. Γι' αυτό η πρόληψη των ελλείψεων ιατρικών προμηθειών δεν είναι απλώς έργο προμηθειών. Είναι έργο ορατότητας.

Η απλή λύση ορατότητας

Ο εξαιρετικά απλός τρόπος για να αποτρέψετε τις ελλείψεις είναι να σταματήσετε να μετράτε πολύ αργά. Τα περισσότερα νοσοκομεία και κλινικές δεν μένουν χωρίς προμήθειες επειδή δεν νοιάζεται κανείς. Μένουν χωρίς προμήθειες επειδή το πραγματικό ράφι, το σύστημα αποθέματος, το σημείο αναπαραγγελίας και η πραγματική κλινική ροή εργασίας δεν είναι ευθυγραμμισμένα. Κάποιος μετράει μία φορά την εβδομάδα, αλλά η ζήτηση αλλάζει καθημερινά. Μια σάρωση barcode παραλείπεται κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης βάρδιας. Ένα κουτί μετακινείται από μια μονάδα σε άλλη χωρίς να καταγραφεί. Μια αποστολή διανομέα φτάνει αργά και κανείς δεν βλέπει τον κίνδυνο μέχρι το κουτί να είναι ήδη άδειο. Η απλή λύση είναι να γίνει το απόθεμα ιατρικών προμηθειών ορατό πριν συμβεί η έλλειψη.

Η παρακολούθηση ιατρικών προμηθειών με RFID είναι ένας από τους πιο πρακτικούς τρόπους για να γίνει αυτό. Δεν χρειάζεται να κάνει το νοσοκομείο να μοιάζει με εκθεσιακό χώρο τεχνολογίας. Ο στόχος δεν είναι να εντυπωσιάσει κανέναν με σαρωτές και πίνακες ελέγχου. Ο στόχος είναι να γνωρίζετε τι βρίσκεται στο ράφι, τι έχει καταναλωθεί, τι πρόκειται να λήξει, τι βρίσκεται σε λάθος τοποθεσία και τι πρέπει να αναπαραγγελθεί τώρα. Όταν ετικέτες RFID για ιατρικές προμήθειες χρησιμοποιούνται σωστά, το αρχείο αποθέματος ενημερώνεται με πολύ λιγότερο χειροκίνητο χειρισμό. Το προσωπικό δεν χρειάζεται πλέον να σαρώνει κάθε αντικείμενο ένα προς ένα κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης κλινικής ημέρας. Αυτή η μία αλλαγή μπορεί να αφαιρέσει έναν εκπληκτικό βαθμό τριβής.

Πραγματικές ιστορίες επιτυχίας RFID

Ένα περιφερειακό νοσοκομείο στο Οχάιο είχε ένα επαναλαμβανόμενο πρόβλημα με ορθοπεδικά εμφυτεύματα. Η ομάδα του χειρουργείου διατηρούσε επιπλέον δίσκους και προμήθειες υψηλής αξίας σε έναν ασφαλή χώρο αποθήκευσης, αλλά η επίσημη καταμέτρηση ήταν πάντα πίσω από την πραγματική κατάσταση. Μερικές φορές ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων άφηνε αντικείμενα παρακαταθήκης μετά από μια επέμβαση. Μερικές φορές ένας δίσκος ανοιγόταν αλλά δεν καταγραφόταν μέχρι αργότερα. Το νοσοκομείο πρόσθεσε ετικέτες UHF RFID σε επιλεγμένες συσκευασίες εμφυτευμάτων και τοποθέτησε σταθμούς ανάγνωσης RFID στην είσοδο του χώρου αποθήκευσης και στην περιοχή επιστροφής. Η αλλαγή δεν έλυσε κάθε πρόβλημα της εφοδιαστικής αλυσίδας, αλλά έδωσε στην ομάδα προμηθειών μια καθαρότερη εικόνα του τι ήταν πραγματικά διαθέσιμο πριν από τον προγραμματισμό της επόμενης επέμβασης.

Το κλειδί είναι να επικεντρωθείτε στις κατηγορίες προμηθειών που δημιουργούν τον μεγαλύτερο πόνο. Ένα νοσοκομείο δεν χρειάζεται να επισημάνει κάθε μπαλίτσα βαμβακιού την πρώτη μέρα. Η παρακολούθηση αποθέματος ιατρικών προμηθειών θα πρέπει να ξεκινά εκεί όπου οι ελλείψεις είναι δαπανηρές, επικίνδυνες ή αναστατωτικές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει χειρουργικές προμήθειες, καρδιολογικούς καθετήρες, εμφυτεύματα, κιτ τμήματος επειγόντων περιστατικών, προμήθειες αναισθησίας, ποδιές απομόνωσης, αναλώσιμα εργαστηρίου, προϊόντα φροντίδας τραυμάτων ή απόθεμα παρακαταθήκης υψηλού κόστους. Το καλύτερο σημείο εκκίνησης είναι συνήθως το μέρος όπου το προσωπικό ήδη παραπονιέται ότι το σύστημα δεν είναι αξιόπιστο.

Ένα δίκτυο παιδιατρικών κλινικών στο Τέξας δεν ξεκίνησε με τον πιο προηγμένο εξοπλισμό. Ξεκίνησε με προμήθειες υποστήριξης εμβολίων, σύριγγες, σακούλες δειγμάτων και κοινά παιδιατρικά αναλώσιμα που μετακινούνταν συνεχώς μεταξύ τοποθεσιών. Το δίκτυο είχε αρκετό συνολικό απόθεμα σε όλες τις κλινικές του, αλλά το λάθος υποκατάστημα φαινόταν πάντα να μένει χωρίς αποθέματα. Χρησιμοποιώντας κάδους με ετικέτες RFID και ένα απλό σύστημα διαχείρισης αποθέματος νοσοκομείου με ελάχιστα και μέγιστα επίπεδα, οι κλινικές μπορούσαν να δουν ποια τοποθεσία χρειαζόταν αναπλήρωση πριν το προσωπικό αρχίσει να δανείζεται από τη μία στην άλλη. Η λύση δεν ήταν περίπλοκη. Ο οργανισμός σταμάτησε να αντιμετωπίζει κάθε ράφι ως ξεχωριστό μυστήριο.

Ο λόγος που το RFID λειτουργεί καλύτερα από την περιστασιακή χειροκίνητη καταμέτρηση είναι ότι η μετακίνηση ιατρικών προμηθειών είναι ακατάστατη. Οι προμήθειες αντλούνται γρήγορα, μετακινούνται επειγόντως, δανείζονται ανεπίσημα και μερικές φορές αποθηκεύονται σε μέρη που δεν ήταν ποτέ μέρος της επίσημης διάταξης. Μια νοσηλεύτρια μπορεί να πάρει επιπλέον κιτ έναρξης IV κατά τη διάρκεια ενός πολυάσχολου πρωινού. Ένα τμήμα μπορεί να κρατήσει περισσότερες μάσκες κατά τη διάρκεια της περιόδου γρίπης. Ένα καρότσι φροντίδας τραυμάτων μπορεί να ανανεωθεί από μια κεντρική ντουλάπα χωρίς σάρωση. Τίποτα από αυτά δεν γίνεται κακόβουλα. Είναι απλώς ο τρόπος που συμβαίνει η κλινική εργασία. Ένα σύστημα προμηθειών που εξαρτάται από τέλεια χειροκίνητη συμπεριφορά θα δυσκολεύεται πάντα.

Αυτό δεν σημαίνει ότι τα barcode είναι άχρηστα. Τα συστήματα barcode μπορούν να λειτουργήσουν καλά όταν το προσωπικό σαρώνει με συνέπεια και η ροή των αντικειμένων είναι ελεγχόμενη. Το πρόβλημα είναι ότι πολλά περιβάλλοντα υγειονομικής περίθαλψης δεν είναι αρκετά ελεγχόμενα. Τα barcode απαιτούν οπτική επαφή και σάρωση ένα προς ένα. Το RFID μπορεί να διαβάσει πολλαπλά αντικείμενα ή κάδους με ετικέτες ταχύτερα, συχνά χωρίς να ανοίξει κάθε συρτάρι ή να χειριστεί κάθε συσκευασία. Σε ένα δωμάτιο προμηθειών, ένας φορητός αναγνώστης RFID μπορεί να ελέγξει τα ράφια γρήγορα. Σε ένα ντουλάπι, οι σταθεροί αναγνώστες μπορούν να καταγράψουν την κίνηση των αντικειμένων. Σε έναν χώρο αποθήκευσης υψηλής αξίας, το RFID μπορεί να βοηθήσει στην αντιστοίχιση της χρήσης αντικειμένων με τα αρχεία επεμβάσεων.

Ένα καρδιολογικό κέντρο στην Ισπανία είχε πρόβλημα με καθετήρες μπαλονιού και οδηγά σύρματα. Η ομάδα διατηρούσε αρκετό απόθεμα στα χαρτιά, αλλά τα επείγοντα περιστατικά και οι προτιμήσεις των γιατρών της τελευταίας στιγμής έκαναν την πραγματική ζήτηση δύσκολη στην πρόβλεψη. Το προσωπικό είχε κουραστεί από τις χειροκίνητες κυκλικές καταμετρήσεις επειδή τα προϊόντα ήταν συσκευασμένα σε παρόμοια κουτιά και αποθηκευμένα κατά μέγεθος. Το κέντρο πρόσθεσε ετικέτες RFID για το απόθεμα καθετήρων και συνέδεσε το αναγνωριστικό ετικέτας με τον τύπο προϊόντος, τον αριθμό παρτίδας, την ημερομηνία λήξης και το όριο αναπαραγγελίας. Όταν το απόθεμα έπεφτε κάτω από το συμφωνημένο επίπεδο par, το σύστημα ειδοποιούσε τον συντονιστή προμηθειών πριν η έλλειψη φτάσει στο δωμάτιο επέμβασης. Το πιο σημαντικό όφελος δεν ήταν η ταχύτερη καταμέτρηση. Ήταν η έγκαιρη προειδοποίηση.

Ο έλεγχος λήξης είναι ένας άλλος ήσυχος παράγοντας ελλείψεων. Ένα ράφι μπορεί να φαίνεται γεμάτο, αλλά αν τα μισά αντικείμενα έχουν λήξει ή πλησιάζουν τη λήξη, το χρησιμοποιήσιμο απόθεμα είναι πολύ χαμηλότερο από ό,τι φαίνεται. Οι ελλείψεις ιατρικών προμηθειών συμβαίνουν συχνά όταν τα ληγμένα προϊόντα αφαιρούνται όλα μαζί κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου. Το RFID μπορεί να υποστηρίξει την παρακολούθηση ημερομηνίας λήξης συνδέοντας κάθε αντικείμενο ή συσκευασία με δεδομένα παρτίδας και λήξης. Το σύστημα μπορεί τότε να δείξει τι είναι χρησιμοποιήσιμο τώρα, τι πρέπει να χρησιμοποιηθεί σύντομα και τι πρέπει να μεταφερθεί σε τοποθεσία υψηλότερης ζήτησης.

Ένα ιδιωτικό νοσοκομείο στη Σιγκαπούρη χρησιμοποίησε διαχείριση αποθέματος RFID για προϊόντα φροντίδας τραυμάτων αφού ανακάλυψε ότι ακριβά επιθέματα έληγαν σε τμήματα χαμηλού όγκου ενώ άλλες μονάδες παραγγέλνουν τα ίδια προϊόντα επειγόντως. Το νοσοκομείο δεν χρειαζόταν περισσότερο συνολικό απόθεμα. Χρειαζόταν καλύτερη ορατότητα και εναλλαγή. Χαρτοκιβώτια με ετικέτες RFID και σαρώσεις ραφιών βοήθησαν την ομάδα προμηθειών να εντοπίσει αργά κινούμενο απόθεμα πριν λήξει. Το νοσοκομείο μετακίνησε ορισμένα επιθέματα στη μονάδα εγκαυμάτων και στο χειρουργικό θάλαμο όπου η ζήτηση ήταν υψηλότερη. Οι ελλείψεις μειώθηκαν επειδή το νοσοκομείο άρχισε να χρησιμοποιεί απόθεμα που ήδη κατείχε.

Τα επίπεδα par είναι χρήσιμα μόνο όταν αντικατοπτρίζουν την πραγματική κατανάλωση. Πολλές ομάδες ιατρικών προμηθειών ορίζουν σημεία αναπαραγγελίας με βάση παλιές συνήθειες, χονδρικές εκτιμήσεις ή τα παράπονα του πιο ηχηρού τμήματος. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε υπερβολικό απόθεμα σε ένα μέρος και πολύ λίγο σε άλλο. Η παρακολούθηση ιατρικών προμηθειών με RFID δίνει στους διαχειριστές της εφοδιαστικής αλυσίδας καλύτερα δεδομένα χρήσης. Αν μια νοσηλευτική μονάδα καταναλώνει σταθερά περισσότερα σετ IV τις Δευτέρες και Τρίτες, το σχέδιο αναπλήρωσης θα πρέπει να το γνωρίζει. Αν μια χειρουργική υπηρεσία χρησιμοποιεί περισσότερο από ένα συγκεκριμένο πακέτο κατά τη διάρκεια ενός εποχιακού κύκλου επεμβάσεων, η λογική αναπαραγγελίας θα πρέπει να το αντικατοπτρίζει. Η πρόληψη των ελλείψεων σημαίνει αντικατάσταση της εικασίας με πραγματικά δεδομένα κίνησης.

Ένα μεσαίου μεγέθους νοσοκομείο στο Ηνωμένο Βασίλειο αναθεώρησε τα επίπεδα par του αφού χρησιμοποίησε αναγνώσεις ραφιών RFID για ενενήντα ημέρες. Η ομάδα ανακάλυψε ότι ορισμένες αναπνευστικές προμήθειες ήταν υπερβολικά αποθηκευμένες στην κεντρική αποθήκη αλλά υπο-αποθηκευμένες σε δύο πτέρυγες κατά τη διάρκεια των χειμερινών εισαγωγών. Το παλιό σύστημα έδειχνε μόνο μηνιαία μοτίβα αγορών. Τα δεδομένα RFID έδειξαν πού καταναλώνονταν τα προϊόντα και πόσο γρήγορα άδειαζαν τα ράφια μεταξύ των κύκλων αναπλήρωσης. Προσαρμόζοντας τα επίπεδα par ανά τοποθεσία αντί να εφαρμόζουν έναν γενικό κανόνα, το νοσοκομείο μείωσε τις επείγουσες εσωτερικές μεταφορές και έκανε το προσωπικό των πτερύγων λιγότερο εξαρτημένο από τηλεφωνήματα στη διαχείριση προμηθειών.

Οι ελλείψεις προκαλούνται επίσης από κακό έλεγχο τοποθεσίας. Ένα προϊόν μπορεί να υπάρχει μέσα στο νοσοκομείο αλλά όχι εκεί που χρειάζεται. Αυτό είναι ιδιαίτερα συχνό με κινητά καρότσια, κιτ έκτακτης ανάγκης, εξοπλισμό δανεισμού και ειδικές προμήθειες. ετικέτες RFID για ιατρικά περιουσιακά στοιχεία και αναλώσιμα μπορούν να βοηθήσουν το προσωπικό να βρει αντικείμενα ταχύτερα και να αποτρέψουν το κρυμμένο απόθεμα από το να γίνει αόρατο απόθεμα. Για τη διαχείριση αποθέματος ιατρικών προμηθειών, η ακρίβεια τοποθεσίας μπορεί να είναι εξίσου σημαντική με την ακρίβεια ποσότητας.

Ένα χειρουργικό κέντρο στη Γερμανία αντιμετώπιζε δυσκολίες με προσαρμοσμένα πακέτα επεμβάσεων που προετοιμάζονταν εκ των προτέρων και μετακινούνταν μεταξύ αποθήκευσης, προεγχειρητικών χώρων και χειρουργείων. Μερικά πακέτα ανοίγονταν νωρίς, μερικά επιστρέφονταν μετά από αλλαγές προγράμματος και μερικά έμεναν σε λάθος περιοχή μέχρι κάποιος να τα βρει κατά τη διάρκεια ενός καθαρισμού. Το κέντρο χρησιμοποίησε πακέτα επεμβάσεων με ετικέτες RFID και τοποθέτησε σημεία σάρωσης κοντά στην προετοιμασία, την αποθήκευση και την είσοδο του δωματίου. Το προσωπικό μπορούσε να δει αν ένα πακέτο ήταν έτοιμο, χρησιμοποιημένο, επιστραμμένο ή χαμένο. Το κέντρο έπρεπε ακόμα να διαχειρίζεται κάρτες προτιμήσεων και αιτήματα χειρουργών, αλλά η διαδικασία RFID μείωσε την έκπληξη του να ανακαλύπτεις ένα χαμένο πακέτο πέντε λεπτά πριν από μια επέμβαση.

Το απλούστερο σύστημα προμηθειών RFID είναι συνήθως δομημένο γύρω από σαφή γεγονότα. Ένα αντικείμενο παραλαμβάνεται. Εισέρχεται στην αποθήκευση. Φεύγει από την αποθήκευση. Ανατίθεται σε ένα τμήμα. Καταναλώνεται, επιστρέφεται, λήγει, ανακαλείται ή μεταφέρεται. Αν το σύστημα καταγράφει αυτά τα γεγονότα αξιόπιστα, η εικόνα του αποθέματος βελτιώνεται. Αν απλώς δημιουργεί έναν εντυπωσιακό πίνακα ελέγχου χωρίς αξιόπιστη καταγραφή γεγονότων, δεν θα αποτρέψει τις ελλείψεις. Οι αγοραστές θα πρέπει να ρωτούν τους προμηθευτές πώς η ροή εργασίας RFID καταγράφει την πραγματική κίνηση των προμηθειών, όχι απλώς αν η ετικέτα μπορεί να διαβαστεί.

Ένας όμιλος κλινικών στο Ντουμπάι έμαθε αυτό το μάθημα αφού εγκατέστησε έξυπνα ντουλάπια για προμήθειες δερματολογίας και αισθητικής υψηλής αξίας. Τα ντουλάπια λειτουργούσαν τεχνικά, αλλά το προσωπικό συνέχιζε να τοποθετεί προϊόντα πάνω στο ντουλάπι μετά από πολυάσχολες επεμβάσεις, σχεδιάζοντας να τα τακτοποιήσει αργότερα. Το σύστημα δεν μπορούσε να μετρήσει αντικείμενα που άφηναν έξω από την ελεγχόμενη περιοχή. Η κλινική άλλαξε τη ροή εργασίας προσθέτοντας έναν γρήγορο δίσκο επιστροφής με ανάγνωση RFID και αναθέτοντας σε ένα άτομο ανά βάρδια να συμβιβάζει τις εξαιρέσεις. Μετά από αυτό, το σύστημα έγινε χρήσιμο. Η τεχνολογία RFID δεν ήταν η όλη απάντηση. Η πειθαρχία της ροής εργασίας την έκανε να λειτουργήσει.

Το απόθεμα παρακαταθήκης αξίζει ιδιαίτερη προσοχή. Σε πολλά νοσοκομεία, οι προμηθευτές κατέχουν ορισμένα προϊόντα μέχρι να χρησιμοποιηθούν. Αυτό το μοντέλο μπορεί να είναι πρακτικό, αλλά γίνεται επώδυνο όταν τα αρχεία του νοσοκομείου, τα αρχεία του προμηθευτή και το πραγματικό απόθεμα ραφιού δεν ταιριάζουν. Το RFID μπορεί να δημιουργήσει ένα κοινό αρχείο του τι βρίσκεται στον χώρο, τι έχει χρησιμοποιηθεί, τι χρειάζεται αναπλήρωση και τι είναι κοντά στη λήξη. Για εμφυτεύματα, καρδιακές συσκευές, ορθοπεδικά προϊόντα και προμήθειες ειδικών επεμβάσεων, αυτή η κοινή ορατότητα μπορεί να αποτρέψει τόσο τις ελλείψεις όσο και τις διαφορές χρέωσης.

Ένα ορθοπεδικό χειρουργικό κέντρο στην Ιταλία χρησιμοποίησε RFID για την παρακολούθηση εμφυτευμάτων παρακαταθήκης μετά από επαναλαμβανόμενες διαφωνίες με προμηθευτές σχετικά με το απόθεμα σε ετοιμότητα. Οι αντιπρόσωποι πωλήσεων επισκέπτονταν συχνά, αλλά οι χειροκίνητες καταμετρήσεις διέφεραν ανάλογα με το ποιος έλεγχε τα ράφια. Το κέντρο επισήμανε κουτιά εμφυτευμάτων και απαίτησε σαρώσεις κατά την παραλαβή, την επιλογή για επέμβαση, την επιστροφή στην αποθήκευση και την κατανάλωση. Η αναπλήρωση από τον προμηθευτή έγινε ευκολότερη επειδή και οι δύο πλευρές μπορούσαν να δουν το ίδιο ιστορικό κίνησης. Οι χειρουργοί ενδιαφέρονταν να έχουν το σωστό μέγεθος διαθέσιμο. Τα οικονομικά ενδιαφέρονταν για την ακρίβεια χρέωσης. Η διαχείριση προμηθειών ενδιαφερόταν να αποφύγει τις επείγουσες παραδόσεις με courier. Το RFID υποστήριξε και τα τρία χωρίς να ζητήσει από το κλινικό προσωπικό να γίνει υπάλληλος αποθέματος.

Η διαχείριση ανάκλησης είναι ένας ακόμη λόγος που η ορατότητα του αποθέματος έχει σημασία. Όταν μια παρτίδα ανακαλείται, το ερώτημα δεν είναι μόνο αν το νοσοκομείο την αγόρασε. Το πραγματικό ερώτημα είναι πού βρίσκονται τα επηρεαζόμενα αντικείμενα αυτή τη στιγμή. Είναι στην κεντρική αποθήκη, σε ένα ντουλάπι χειρουργείου, σε ένα κινητό καρότσι, σε ένα υποκατάστημα κλινικής ή έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί σε έναν ασθενή; Η παρακολούθηση παρτίδας RFID μπορεί να βοηθήσει στον ταχύτερο εντοπισμό των επηρεαζόμενων προϊόντων, ειδικά όταν τα δεδομένα παρτίδας και λήξης συνδέονται με το αρχείο της ετικέτας. Η ταχύτερη απόκριση ανάκλησης δεν ακούγεται άμεσα σαν πρόληψη ελλείψεων, αλλά αποτρέπει την ξαφνική αφαίρεση άγνωστων ποσοτήτων που μπορεί να αφήσει τα ράφια άδεια.

Ένας διανομέας υγειονομικής περίθαλψης στη Γαλλία υποστήριξε πολλά μικρά νοσοκομεία με κάδους ιατρικών προμηθειών με δυνατότητα RFID για αποστειρωμένα αντικείμενα επέμβασης. Κατά τη διάρκεια μιας ανάκλησης κατασκευαστή, ο διανομέας μπορούσε να εντοπίσει ποιες τοποθεσίες είχαν την επηρεαζόμενη παρτίδα και πόσες μονάδες ήταν ακόμα σε απόθεμα. Οι αποστολές αντικατάστασης δόθηκαν κατά προτεραιότητα με βάση το πραγματικό υπόλοιπο απόθεμα αντί για το χονδρικό ιστορικό αγορών. Πολλά νοσοκομεία απέφυγαν ελλείψεις επειδή ο διανομέας ήξερε ακριβώς πού ήταν ο κίνδυνος. Αυτού του είδους η ορατότητα είναι δύσκολη όταν όλοι εργάζονται με παλιά δελτία αποστολής και χειροκίνητα υπολογιστικά φύλλα.

Για τους προμηθευτές, το RFID μπορεί επίσης να βελτιώσει τις υπηρεσίες αναπλήρωσης. Πολλοί διανομείς ιατρικών προμηθειών προσφέρουν διαχείριση αποθέματος από τον προμηθευτή, αλλά η υπηρεσία είναι τόσο καλή όσο τα δεδομένα που προέρχονται από την τοποθεσία του πελάτη. Αν ο διανομέας βλέπει τα πραγματικά επίπεδα ραφιών μέσω σαρώσεων RFID ή συνδεδεμένων ντουλαπιών, μπορεί να αναπληρώσει με βάση την πραγματική κατανάλωση αντί για σταθερές συνήθειες παράδοσης. Αυτό μειώνει το υπερβολικό απόθεμα και τις ελλείψεις ταυτόχρονα. Ο αγοραστής θα πρέπει ακόμα να ελέγχει την επιλογή προϊόντων και τα κλινικά πρότυπα, αλλά το έναυσμα αναπλήρωσης γίνεται πιο ακριβές.

Ένας πάροχος αιμοκάθαρσης στην Αυστραλία χρησιμοποίησε κάδους προμηθειών με ετικέτες RFID για διυλιστήρες, σετ σωλήνων, εξαρτήματα απολυμαντικού και κοινά αναλώσιμα θεραπείας. Ο πάροχος είχε πολλαπλές κλινικές με διαφορετικούς όγκους ασθενών και ορισμένες κλινικές έμεναν επανειλημμένα χωρίς αποθέματα μετά από αλλαγές προγράμματος. Ο διανομέας του βοήθησε να ρυθμιστούν αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις αναπλήρωσης με βάση τις αναγνώσεις κάδων και τα μοτίβα χρήσης. Το προσωπικό της κλινικής είχε ακόμα επιλογή παράκαμψης, αλλά ο κανονικός κύκλος αναπλήρωσης έγινε πιο προβλέψιμος. Οι ελλείψεις μειώθηκαν επειδή η διαδικασία παραγγελίας ανταποκρινόταν στην τρέχουσα χρήση αντί για την εκτίμηση του προηγούμενου μήνα.

Βέλτιστες πρακτικές για την υλοποίηση RFID

Το μεγαλύτερο λάθος είναι να προσπαθείτε να λύσετε ένα πρόβλημα ιατρικών προμηθειών μόνο αγοράζοντας περισσότερο απόθεμα. Το επιπλέον απόθεμα μπορεί να κρύψει το ζήτημα για λίγο, αλλά προσθέτει κόστος διακράτησης, κίνδυνο λήξης, πίεση αποθήκευσης και σπατάλη. Στην υγειονομική περίθαλψη, το υπερβολικό απόθεμα και η έλλειψη συχνά υπάρχουν στο ίδιο κτίριο. Μια μονάδα έχει πάρα πολλά, μια άλλη έχει πολύ λίγα και κανείς δεν έχει καθαρή εικόνα σε πραγματικό χρόνο. Τα εργαλεία RFID για την εφοδιαστική αλυσίδα υγειονομικής περίθαλψης βοηθούν δείχνοντας πού βρίσκονται οι προμήθειες, όχι μόνο πόσες αγοράστηκαν.

Ένα δημόσιο νοσοκομείο στη Βραζιλία είχε δωμάτια γεμάτα προμήθειες, αλλά οι νοσηλεύτριες εξακολουθούσαν να παραπονιούνται για ελλείψεις βασικών αντικειμένων κατά τη διάρκεια των νυχτερινών βαρδιών. Η ομάδα προμηθειών ανακάλυψε ότι το κεντρικό απόθεμα ήταν υψηλό, αλλά ο χρόνος αναπλήρωσης των πτερύγων ήταν κακός. ετικέτες ραφιών RFID και οι τακτικές σαρώσεις με φορητή συσκευή έδειξαν ότι ορισμένα ντουλάπια άδειαζαν μεταξύ βραδινού και πρώιμου πρωινού, πολύ πριν από την επόμενη προγραμματισμένη αναπλήρωση. Το νοσοκομείο άλλαξε τον χρόνο αναπλήρωσης και μετακίνησε τα ταχέως κινούμενα αντικείμενα πιο κοντά στις πτέρυγες. Η λύση φάνηκε σχεδόν πολύ απλή, αλλά λειτούργησε επειδή το νοσοκομείο έβλεπε επιτέλους τον χρόνο της έλλειψης, όχι μόνο το μηνιαίο σύνολο αγορών.

Ένα καλό έργο RFID θα πρέπει να ξεκινά με ένα στενό πιλοτικό πρόγραμμα και ένα σαφές μέτρο επιτυχίας. Επιλέξτε μια ομάδα προϊόντων όπου οι ελλείψεις βλάπτουν. Ορίστε το τρέχον πρόβλημα σε αριθμούς, όπως επείγουσες παραγγελίες ανά μήνα, ληγμένα αντικείμενα που αφαιρέθηκαν, ώρες που δαπανήθηκαν σε καταμέτρηση, ακυρωμένες επεμβάσεις ή τηλεφωνήματα νοσηλευτών στην αποθήκη. Επισημάνετε τα προϊόντα, τους κάδους ή τα ράφια με τρόπο που ταιριάζει στη ροή εργασίας. Εκπαιδεύστε τους ανθρώπους που αγγίζουν τις προμήθειες. Συγκρίνετε τα αποτελέσματα πριν και μετά. Αν το πιλοτικό πρόγραμμα αποδείξει αξία, επεκταθείτε κατηγορία προς κατηγορία.

Η επιλογή ετικέτας έχει σημασία. Οι ετικέτες UHF RFID μπορεί να είναι χρήσιμες για χαρτοκιβώτια, ράφια, πακέτα επεμβάσεων και πολλά συσκευασμένα αναλώσιμα. Οι ετικέτες HF ή NFC μπορεί να ταιριάζουν σε ελεγχόμενη επαλήθευση αντικειμένων, αλληλεπίδραση με ασθενείς ή ελέγχους κοντινής εμβέλειας. Ορισμένα ιατρικά προϊόντα περιέχουν υγρά, μεταλλικό φύλλο ή πυκνή συσκευασία που επηρεάζει την απόδοση ανάγνωσης, επομένως η δοκιμή είναι απαραίτητη. Ένας αγοραστής δεν πρέπει ποτέ να υποθέσει ότι μία ετικέτα RFID θα λειτουργήσει εξίσου καλά σε κάθε ιατρική προμήθεια. Ο προμηθευτής θα πρέπει να δοκιμάσει πραγματικές συσκευασίες, πραγματικές διατάξεις ραφιών και πραγματικές θέσεις αναγνωστών πριν από την ανάπτυξη.

Η ποιότητα δεδομένων έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Κάθε ετικέτα RFID πρέπει να συνδέεται με τον σωστό κωδικό προϊόντος, την περιγραφή, τον αριθμό παρτίδας, την ημερομηνία λήξης, τη μονάδα μέτρησης, την τοποθεσία αποθήκευσης και το σημείο αναπαραγγελίας. Αν τα κύρια δεδομένα είναι ακατάστατα, το RFID θα κάνει τα ακατάστατα δεδομένα να κινούνται μόνο ταχύτερα. Τα νοσοκομεία θα πρέπει να καθαρίζουν τα αρχεία προϊόντων πριν από την αυτοματοποίηση, όχι μετά. Ο απλός τρόπος για να αποτρέψετε τις ελλείψεις δεν είναι η τυφλή αυτοματοποίηση. Είναι η ακριβής αναγνώριση συν την έγκαιρη αναπλήρωση.

Η ανθρώπινη πλευρά έχει επίσης σημασία. Οι νοσηλευτές και οι τεχνικοί δεν θα πρέπει να αισθάνονται ότι το RFID προστίθεται για να τους κατηγορήσει για ελλείψεις προμηθειών. Το μήνυμα θα πρέπει να είναι πρακτικό: λιγότερος χρόνος αναζήτησης, λιγότερες επείγουσες κλήσεις, λιγότερες ακυρωμένες επεμβάσεις και μεγαλύτερη βεβαιότητα ότι το σωστό αντικείμενο είναι διαθέσιμο όταν χρειάζεται. Το προσωπικό προμηθειών θα πρέπει να συμπεριληφθεί νωρίς επειδή γνωρίζει πού βρίσκονται τα κρυμμένα προβλήματα της διαδικασίας. Το κλινικό προσωπικό θα πρέπει να ερωτηθεί πού οι ελλείψεις βλάπτουν πραγματικά. Η τεχνολογία λειτουργεί καλύτερα όταν σέβεται τους ανθρώπους που τη χρησιμοποιούν.

Η εξαιρετικά απλή ιδέα είναι αυτή: κάντε το ράφι να λέει την αλήθεια νωρίτερα. Αν ένα νοσοκομείο μπορεί να δει το χαμηλό απόθεμα πριν αδειάσει ο κάδος, να δει το ληγμένο απόθεμα πριν σπαταληθεί, να δει το τοποθετημένο σε λάθος μέρος απόθεμα πριν γίνει αόρατο και να δει την κατανάλωση πριν από την επόμενη χειροκίνητη καταμέτρηση, οι ελλείψεις γίνονται πολύ ευκολότερο να αποτραπούν. Το RFID δεν είναι το μόνο εργαλείο, αλλά είναι ένα από τα πιο πρακτικά εργαλεία για τη μετατροπή της διάσπαρτης κίνησης προμηθειών σε χρησιμοποιήσιμα δεδομένα.

Οι ελλείψεις ιατρικών προμηθειών δεν λύνονται με παραγγελίες πανικού ή με κατηγορίες σε πολυάσχολο προσωπικό. Λύνονται με την οικοδόμηση ενός συστήματος που αντιλαμβάνεται την αλλαγή νωρίς. Η παρακολούθηση ιατρικών προμηθειών με RFID, τα έξυπνα επίπεδα par, η ορατότητα ημερομηνίας λήξης, ο έλεγχος τοποθεσίας και οι καθαροί κανόνες αναπλήρωσης δείχνουν όλα τον ίδιο βασικό στόχο: να γνωρίζετε τι έχετε πριν κάποιος απλώσει το χέρι και δεν βρει τίποτα. Αυτό μπορεί να ακούγεται απλό, αλλά σε ένα νοσοκομείο, η απλή ορατότητα μπορεί να προστατεύσει προγράμματα, προϋπολογισμούς, χρόνο προσωπικού και τη φροντίδα των ασθενών.