Τοποθέτηση tags σε 5.000 βιβλία χωρίς φθορά της χάρτινης βιβλιοδεσίας

Η επισήμανση 5.000 βιβλίων βιβλιοθήκης ακούγεται σαν μια απλή δουλειά, μέχρι τα βιβλία να βρεθούν πραγματικά στο τραπέζι. Κάποια είναι χοντρά βιβλία με σκληρό εξώφυλλο και γερά προστατευτικά φύλλα. Κάποια είναι λεπτά βιβλία με μαλακό εξώφυλλο και αδύναμη κόλλα στη ράχη. Κάποια έχουν γυαλιστερό προστατευτικό κάλυμμα, εύθραυστες σελίδες τίτλου, επιχρισμένο χαρτί τέχνης, επιδιορθωμένα εξώφυλλα ή σελίδες που κυρτώνουν μόλις αλλάξει η υγρασία. Ένα έργο RFID βιβλιοθήκης δεν αφορά μόνο την τοποθέτηση ετικετών μέσα στα βιβλία. Αφορά την προστασία της συλλογής ενώ παράλληλα δημιουργείται ένα σύστημα που κάνει ευκολότερες για το προσωπικό και τους χρήστες τις ροές εργασίας δανεισμού, επιστροφής, διαχείρισης ραφιών, απογραφής και αντι theft.

Τα καλά νέα είναι ότι τα 5.000 βιβλία είναι ένας διαχειρίσιμος αριθμός αν το έργο σχεδιαστεί προσεκτικά. Είναι αρκετά μεγάλος ώστε να αποκαλύψει κάθε κακή συνήθεια, αλλά αρκετά μικρός ώστε μια πειθαρχημένη ομάδα να ελέγχει την ποιότητα. Τα κακά νέα είναι ότι η βιαστική εργασία μπορεί να προκαλέσει ζημιά στη βιβλιοδεσία του χαρτιού, να δημιουργήσει μη αναγνώσιμες ετικέτες, να μπερδέψει τις εγγραφές barcode και να αφήσει το προσωπικό με ένα χάος που χρειάζεται μήνες για να διορθωθεί. Η ετικέτα RFID μπορεί να είναι λεπτή, αλλά η απόφαση πίσω από αυτήν δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μικρή.

Επιλέξτε ετικέτες RFID που προστατεύουν τα βιβλία της βιβλιοθήκης

Τα περισσότερα έργα επισήμανσης βιβλίων βιβλιοθήκης χρησιμοποιούν ετικέτες HF RFID βιβλιοθήκης στα 13.56 MHz, συχνά βασισμένες σε ISO 15693 ή σε συμβατά πρότυπα RFID βιβλιοθήκης. Αυτές οι ετικέτες είναι σχεδιασμένες για ανάγνωση κοντινού πεδίου, σταθμούς αυτοεξυπηρέτησης, πύλες ασφαλείας, βάσεις προσωπικού και φορητούς αναγνώστες απογραφής. Για τα συνηθισμένα βιβλία που κυκλοφορούν, ένα ένθετο RFID από χαρτί ή PET με κόλλα κατάλληλη για βιβλιοθήκη είναι συνήθως πιο πρακτικό από μια χοντρή βιομηχανική ετικέτα. Η ετικέτα πρέπει να είναι αρκετά λεπτή ώστε να κάθεται μέσα στο βιβλίο χωρίς να δημιουργεί εξόγκωμα, αρκετά εύκαμπτη ώστε να κινείται με το χαρτί και αρκετά σταθερή ώστε να συνεχίζει να διαβάζεται μετά από χρόνια χειρισμού.

Μια δημόσια βιβλιοθήκη στην Ουτρέχτη επισήμανε περίπου 4.800 βιβλία που κυκλοφορούν κατά τη διάρκεια ανακαίνισης υποκαταστήματος. Η ομάδα αρχικά σχεδίαζε να τοποθετεί ετικέτες κοντά στο εσωτερικό του πίσω εξωφύλλου κάθε βιβλίου, επειδή φαινόταν τακτικό και συνεπές. Κατά τη δοκιμή, διαπίστωσαν ότι αρκετά μυθιστορήματα με μαλακό εξώφυλλο παρουσίαζαν καταπόνηση κοντά στην κολλημένη ράχη όταν το προσωπικό πίεζε την ετικέτα πολύ κοντά στο δίπλωμα. Ο υπεύθυνος του έργου άλλαξε τον κανόνα τοποθέτησης: οι ετικέτες τοποθετούνταν ελαφρώς μακριά από τη ράχη σε μια επίπεδη εσωτερική σελίδα ή σε περιοχή του εσωτερικού εξωφύλλου, με ελαφριά πίεση από το κέντρο προς τα έξω. Αυτή η μικρή προσαρμογή απέτρεψε τη ζημιά και έκανε την εργασία επισήμανσης ταχύτερη, επειδή το προσωπικό σταμάτησε να παλεύει με την καμπύλη της ράχης.

Σχεδιάστε ασφαλή τοποθέτηση ετικέτας πριν από τη μαζική εργασία

Η τοποθέτηση είναι το σημείο όπου πολλές βιβλιοθήκες κάνουν το μεγαλύτερο λάθος τους. Η ασφαλέστερη θέση είναι συνήθως μια ομαλή, επίπεδη περιοχή που δεν παρεμβαίνει στη ράχη, τον αρμό, το κείμενο, τις εικονογραφήσεις, το barcode ή τη σφραγίδα ιδιοκτησίας. Για πολλά βιβλία, το εσωτερικό του πίσω εξωφύλλου λειτουργεί καλά. Για ορισμένα βιβλία με μαλακό εξώφυλλο, μια σελίδα κοντά στο πίσω μέρος μπορεί να είναι ασφαλέστερη αν το υλικό του εξωφύλλου είναι πολύ λεπτό ή έχει βαριά επίχριση. Για βιβλία με προστατευτικό κάλυμμα, η ετικέτα κανονικά πρέπει να τοποθετείται μέσα στο ίδιο το βιβλίο, όχι μόνο στο αφαιρούμενο κάλυμμα, εκτός αν η βιβλιοθήκη έχει συγκεκριμένη πολιτική διαχείρισης καλυμμάτων. Αν το προστατευτικό κάλυμμα χαθεί, η ταυτότητα RFID δεν πρέπει να εξαφανιστεί μαζί του.

Η ετικέτα δεν πρέπει να τοποθετείται κατά μήκος του εσωτερικού αυλακιού όπου οι σελίδες κάμπτονται. Δεν πρέπει να γεφυρώνει το εξώφυλλο και το σώμα των σελίδων. Δεν πρέπει να κάθεται πάνω σε χαλαρό χαρτί, σκισμένες επιδιορθώσεις, παλιά ταινία ή υπολείμματα αδύναμης κόλλας. Δεν πρέπει να καλύπτει εκτυπωμένο περιεχόμενο που χρειάζονται οι αναγνώστες. Δεν πρέπει να τοποθετείται τόσο κοντά στην άκρη ώστε να πιάνεται κατά τον χειρισμό. Αυτές οι λεπτομέρειες ακούγονται υπερβολικές μέχρι κάποιος να ανοίξει ένα επισημασμένο βιβλίο με μαλακό εξώφυλλο και να δει το εξώφυλλο να ξεκολλάει επειδή ένας εργαζόμενος πίεσε μια άκαμπτη ετικέτα στο λάθος σημείο.

Χρησιμοποιήστε μικρά πιλοτικά προγράμματα για να εντοπίσετε κινδύνους αδύναμης βιβλιοδεσίας

Μια σχολική βιβλιοθήκη στο Σιάτλ πραγματοποίησε ένα μικρό πιλοτικό πρόγραμμα πριν επισημάνει ολόκληρη τη συλλογή της. Οι μαθητές δανείζονταν εντατικά βιβλία σειρών με μαλακό εξώφυλλο και πολλοί τόμοι είχαν ήδη φθαρμένες βιβλιοδεσίες. Η βιβλιοθηκονόμος δοκίμασε τρεις θέσεις ετικέτας σε τριάντα βιβλία και ζήτησε από μαθητές βοηθούς να τα χειριστούν για μια εβδομάδα. Η θέση που φαινόταν πιο καθαρή αρχικά προκάλεσε ελαφρύ ξεκόλλημα σε αρκετά λεπτά εξώφυλλα. Η καλύτερη θέση αποδείχθηκε το εσωτερικό του πίσω εξωφύλλου, αλλά μακριά από τη ράχη και μακριά από την κάτω γωνία όπου οι μαθητές συχνά λύγιζαν το βιβλίο. Το πιλοτικό πρόγραμμα έσωσε τη βιβλιοθήκη από το να επαναλάβει την ίδια ζημιά χιλιάδες φορές.

Πριν ξεκινήσει η επισήμανση, ταξινομήστε τη συλλογή σε πρακτικές ομάδες. Βιβλία με σκληρό εξώφυλλο, τυπικά βιβλία με μαλακό εξώφυλλο, λεπτά παιδικά βιβλία, βιβλία μεγάλου μεγέθους, βιβλία τέχνης, υλικά με σπιράλ βιβλιοδεσία, επιδιορθωμένα βιβλία, σπάνια βιβλία και κιτ πολυμέσων μπορεί να χρειάζονται διαφορετικούς κανόνες τοποθέτησης. Μην επιβάλλετε μία θέση ετικέτας σε κάθε τεκμήριο. Ένας μόνο κανόνας είναι εύκολος στη διδασκαλία, αλλά ένας μικρός οδηγός αποφάσεων είναι ασφαλέστερος. Το προσωπικό πρέπει να ξέρει τι να κάνει όταν ένα βιβλίο είναι εύθραυστο, όταν το εσωτερικό εξώφυλλο είναι γυαλιστερό, όταν ένα barcode καταλαμβάνει ήδη την προτιμώμενη περιοχή ή όταν η βιβλιοδεσία είναι πολύ αδύναμη για κανονική πίεση.

Δοκιμάστε τη δύναμη της κόλλας σε πραγματικά υλικά βιβλιοθήκης

Η κόλλα έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν πολλοί αγοραστές. Μια ετικέτα RFID βιβλιοθήκης πρέπει να χρησιμοποιεί κόλλα που προσκολλάται αξιόπιστα αλλά δεν απαιτεί επιθετική πίεση που μπορεί να παραμορφώσει λεπτά εξώφυλλα. Η πολύ ισχυρή βιομηχανική κόλλα μπορεί να είναι περιττή και επικίνδυνη για συλλογές χαρτιού. Η πολύ αδύναμη κόλλα μπορεί να ξεκολλήσει μέσα στο βιβλίο, να πιάσει σελίδες ή να ζαρώσει μετά τον χειρισμό. Ρωτήστε τον προμηθευτή ετικετών RFID αν η κόλλα έχει χρησιμοποιηθεί σε βιβλία βιβλιοθήκης, αν λειτουργεί σε χαρτί και επιχρισμένο υλικό και αν μπορούν να δοκιμαστούν δείγματα στα πραγματικά σας υλικά. Ένας προμηθευτής που μιλά μόνο για μνήμη τσιπ και εμβέλεια ανάγνωσης μπορεί να μην κατανοεί τις ανησυχίες διατήρησης βιβλίων.

Ένα πανεπιστημιακό αρχείο στο Δουβλίνο χρειαζόταν ετικέτες RFID για μια μικρή συλλογή αναφοράς με ελεύθερη πρόσβαση, όχι για τα σπάνια χειρόγραφά του. Η συλλογή περιλάμβανε παλαιότερα ακαδημαϊκά βιβλία με ξηρό χαρτί και επιδιορθωμένες βιβλιοδεσίες. Το προσωπικό του αρχείου αρνήθηκε να χρησιμοποιήσει μια γενικής χρήσης ετικέτα RFID μέχρι να δοκιμαστεί σε φθαρμένους και επιδιορθωμένους τόμους. Τελικά χρησιμοποίησαν μια λεπτή ετικέτα HF RFID βιβλιοθήκης μόνο σε σύγχρονα βιβλία αναφοράς που κυκλοφορούν, ενώ τα παλαιότερα ευαίσθητα τεκμήρια έλαβαν εγγραφές σε επίπεδο τεκμηρίου και ελεγχόμενο χειρισμό από το προσωπικό χωρίς εσωτερικές ετικέτες. Το έργο έγινε πιο επιλεκτικό, αλλά προστάτευσε υλικά που δεν θα έπρεπε ποτέ να είχαν αντιμετωπιστεί σαν συνηθισμένα βιβλία με μαλακό εξώφυλλο.

Προετοιμάστε τα βιβλία απαλά πριν από την τοποθέτηση ετικετών

Ο καθαρισμός και η προετοιμασία πρέπει να γίνονται απαλά. Το προσωπικό μπορεί να μπει στον πειρασμό να σκουπίσει γρήγορα τα εσωτερικά εξώφυλλα πριν από την τοποθέτηση των ετικετών, αλλά τα υγρά και το χαρτί δεν ταιριάζουν καλά. Για σκονισμένα βιβλία, χρησιμοποιήστε μια ξηρή, απαλή μέθοδο κατάλληλη για την πολιτική διατήρησης της βιβλιοθήκης. Μη χρησιμοποιείτε διαλύτες ή υγρά καθαριστικά σε βιβλιοδεσία χαρτιού μόνο για να βελτιώσετε την πρόσφυση. Αν ένα εξώφυλλο είναι βρώμικο, εύθραυστο ή ασταθές, αφήστε το τεκμήριο στην άκρη για έλεγχο αντί να επιβάλλετε μια ετικέτα πάνω του. Το τραπέζι επισήμανσης πρέπει να είναι καθαρό, στεγνό και χωρίς υπολείμματα κόλλας, σνακ, καφέ και τραχιά εργαλεία. Ο απλούστερος κανόνας διατήρησης είναι και ο πιο χρήσιμος: αν το βιβλίο φαίνεται εύθραυστο, σταματήστε και ρωτήστε.

Μια ιατρική βιβλιοθήκη στη Σιγκαπούρη επισήμανε 5.200 βιβλία και εγχειρίδια σε αρκετά σαββατοκύριακα. Ο διαχειριστής του έργου δημιούργησε έναν δίσκο απόρριψης για βιβλία που δεν έπρεπε να επισημανθούν αμέσως. Το προσωπικό τοποθετούσε φθαρμένα εγχειρίδια, χαλαρές βιβλιοδεσίες και ασυνήθιστες μορφές σε αυτόν τον δίσκο. Μια ανώτερη βιβλιοθηκονόμος τα εξέταζε αργότερα και αποφάσιζε αν θα τα επιδιορθώσει, θα τα επισημάνει σε εναλλακτική θέση ή θα τα εξαιρέσει από την επισήμανση RFID. Αυτός ο μικρός δίσκος απέτρεψε τους βιαστικούς εργαζόμενους από το να πάρουν κακές αποφάσεις όταν η γραμμή κινούνταν γρήγορα.

Διαχωρίστε τη ροή εργασίας επισήμανσης από τη μετατροπή δεδομένων

Η ροή εργασίας πρέπει να διαχωρίζει τη φυσική επισήμανση από τη μετατροπή δεδομένων, ακόμη και αν ο ίδιος σταθμός εργασίας χειρίζεται και τα δύο. Μια τυπική διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει σάρωση του υπάρχοντος barcode, ανάγνωση ή κωδικοποίηση της ετικέτας RFID, σύνδεση του αναγνωριστικού ετικέτας με το σύστημα διαχείρισης βιβλιοθήκης, τοποθέτηση της ετικέτας, έλεγχο της ανάγνωσης και σήμανση του τεκμηρίου ως ολοκληρωμένου. Η ακριβής σειρά εξαρτάται από το λογισμικό και τον τύπο ετικέτας, αλλά κάθε τεκμήριο χρειάζεται καθαρή αντιστοίχιση μεταξύ της εγγραφής barcode και της ταυτότητας RFID. Μια όμορφα τοποθετημένη ετικέτα είναι άχρηστη αν έχει συνδεθεί με το λάθος βιβλίο.

Για 5.000 βιβλία, ενσωματώστε ελέγχους ποιότητας στη διαδικασία. Μην περιμένετε μέχρι το τέλος για να ανακαλύψετε ότι 300 ετικέτες κωδικοποιήθηκαν λανθασμένα ή τοποθετήθηκαν σε αδύναμη θέση. Ελέγχετε κάθε παρτίδα. Διαβάστε τις ετικέτες με τον ίδιο εξοπλισμό που θα χρησιμοποιηθεί στον δανεισμό και στις πύλες ασφαλείας. Επιθεωρήστε τυχαία την τοποθέτηση για καταπόνηση χαρτιού, φυσαλίδες, ξεκόλλημα άκρων ή παρεμβολή στη ράχη. Κρατήστε ένα απλό αρχείο προβλημάτων ώστε η ομάδα να προσαρμόζεται έγκαιρα. Η μετατροπή RFID είναι επαναλαμβανόμενη εργασία και η επανάληψη δημιουργεί σιγουριά μέχρι τα λάθη να αρχίσουν να κρύβονται μπροστά στα μάτια.

Μια περιφερειακή βιβλιοθήκη στη Λισαβόνα χρησιμοποίησε σταθμούς δύο ατόμων κατά τη μετατροπή RFID. Ένα άτομο χειριζόταν τη σάρωση barcode και την επιβεβαίωση στο λογισμικό. Το άλλο τοποθετούσε την ετικέτα RFID και εκτελούσε τελικό έλεγχο ανάγνωσης. Κάθε πενήντα βιβλία, η ομάδα σταματούσε για να επιθεωρήσει τα τελευταία τεκμήρια. Διαπίστωσαν νωρίς ότι ένας εργαζόμενος πίεζε τις ετικέτες πολύ δυνατά σε λεπτά βιβλία με μαλακό εξώφυλλο. Η ομάδα διόρθωσε τη συνήθεια πριν γίνει πρόβλημα σε όλη τη συλλογή. Το προσωπικό αργότερα είπε ότι οι παύσεις φαίνονταν αργές στην αρχή αλλά εξοικονόμησαν χρόνο μειώνοντας την επανάληψη εργασίας.

Τοποθετήστε ετικέτες RFID χωρίς να καταπονείτε τη βιβλιοδεσία του χαρτιού

Ο έλεγχος της πίεσης είναι μια ήσυχη δεξιότητα. Η ετικέτα πρέπει να τοποθετείται ομαλά, αλλά δεν πρέπει να τρίβεται τόσο επιθετικά ώστε να τεντώνεται η επιφάνεια του εξωφύλλου ή της σελίδας. Μια καλή μέθοδος είναι να ευθυγραμμίσετε προσεκτικά την ετικέτα, να αγγίξετε ελαφρά τη μία άκρη και μετά να την απλώσετε προς τα έξω με καθαρά δάχτυλα ή ένα μαλακό εργαλείο εγκεκριμένο για το υλικό. Αποφύγετε σκληρές ξύστρες, αιχμηρά εργαλεία ή πίεση με τα νύχια. Αν η ετικέτα τοποθετηθεί στραβά, μην την ξεκολλήσετε βίαια εκτός αν ο προμηθευτής επιβεβαιώσει ότι μπορεί να αφαιρεθεί με ασφάλεια. Η αφαίρεση μιας ετικέτας RFID από χαρτί μπορεί να σκίσει ίνες ή να αφήσει κόλλα. Είναι συχνά καλύτερο να αφήσετε το τεκμήριο στην άκρη για απόφαση διατήρησης παρά να το επιτεθείτε στη μέση της παραγωγής.

Προσαρμόστε την τοποθέτηση για παιδικά βιβλία

Τα παιδικά βιβλία αξίζουν ιδιαίτερη προσοχή. Τα βιβλία με χοντρό χαρτόνι, τα λεπτά εικονογραφημένα βιβλία, τα βιβλία με αναδιπλούμενα στοιχεία και οι σελίδες με πλούσια εικονογράφηση μπορεί να μην δέχονται καλά την τυπική τοποθέτηση. Οι ετικέτες δεν πρέπει να καλύπτουν εικονογραφήσεις, πτερύγια, κινούμενα μέρη ή περιοχές που τα παιδιά τραβούν συχνά. Για βιβλία με χοντρό χαρτόνι, το πάχος και το υλικό μπορεί να επηρεάσουν την απόδοση ανάγνωσης. Για εικονογραφημένα βιβλία, η ετικέτα μπορεί να χρειάζεται να βρίσκεται εκεί όπου δεν διακόπτει την εμπειρία ανάγνωσης. Οι βιβλιοθήκες πρέπει να δοκιμάζουν τα παιδικά τεκμήρια ξεχωριστά αντί να υποθέτουν ότι οι κανόνες τοποθέτησης για βιβλία ενηλίκων θα λειτουργήσουν.

Μια παιδική βιβλιοθήκη στη Μελβούρνη επισήμανε ένα δημοφιλές τμήμα εικονογραφημένων βιβλίων και παρατήρησε γρήγορα ότι τα νήπια συχνά έπιαναν το εσωτερικό του πίσω εξωφύλλου όταν κουβαλούσαν τα βιβλία. Μερικές ετικέτες κοντά στην κάτω γωνία άρχισαν να παρουσιάζουν φθορά στα άκρα. Η ομάδα μετακίνησε τις νέες ετικέτες ψηλότερα και πιο κοντά σε μια προστατευμένη επίπεδη περιοχή μακριά από το φυσικό σημείο πιασίματος. Χρησιμοποίησαν επίσης ετικέτες RFID με πιο λεία επάνω επιφάνεια. Η απόδοση ανάγνωσης παρέμεινε σταθερή και οι ετικέτες ήταν λιγότερο εκτεθειμένες σε μικρά χέρια.

Χειριστείτε ξεχωριστά τα βιβλία μεγάλου μεγέθους και τα βιβλία τέχνης

Τα βιβλία μεγάλου μεγέθους και τα βιβλία τέχνης φέρνουν άλλη μια σειρά προκλήσεων. Οι σελίδες τους μπορεί να είναι βαριές, γυαλιστερές ή επιχρισμένες. Κάποια ανοίγουν επίπεδα, ενώ άλλα έχουν σφιχτές βιβλιοδεσίες που δεν πρέπει να εξαναγκάζονται. Μια ετικέτα τοποθετημένη κοντά στη λάθος άκρη μπορεί να καταπονηθεί από το βάρος της σελίδας. Για ακριβά βιβλία τέχνης, η βιβλιοθήκη μπορεί να προτιμήσει να τοποθετήσει την ετικέτα μέσα στο πίσω κάλυμμα ή σε μια περιοχή χωρίς εικόνα που επιλέγεται από το προσωπικό διατήρησης. Μην αφήνετε την ταχύτητα να υπερισχύσει της κρίσης με πολύτιμα υλικά. Ένα έργο 5.000 βιβλίων πρέπει να επιτρέπει ακόμη εξαιρέσεις.

Μια βιβλιοθήκη σχολής σχεδίου στην Κοπεγχάγη είχε μεγάλα βιβλία αρχιτεκτονικής με γυαλιστερό χαρτί και ευρείες απλώσεις. Η τυπική τοποθέτηση στο πίσω εξώφυλλο λειτούργησε για πολλά, αλλά ορισμένα βιβλία είχαν εκτυπωμένα εσωτερικά εξώφυλλα και σφιχτή βιβλιοδεσία. Η βιβλιοθήκη δημιούργησε ειδικό σταθμό για υλικά μεγάλου μεγέθους. Το προσωπικό χρησιμοποίησε μεγαλύτερες βάσεις ανάγνωσης για να επαληθεύσει την απόδοση των ετικετών και τοποθέτησε ετικέτες μόνο σε εγκεκριμένες περιοχές χωρίς εικόνα. Η διαδικασία ήταν πιο αργή, αλλά αυτά τα βιβλία αντιπροσώπευαν μεγάλο μέρος της αξίας της συλλογής. Η αντιμετώπισή τους σαν τυπικά εγχειρίδια θα ήταν ψευδής οικονομία.

Επαληθεύστε την ανάγνωση RFID σε πραγματικές συνθήκες ραφιού

Τα μεταλλικά ράφια και η πυκνή στοίβαξη μπορούν να επηρεάσουν την ανάγνωση RFID, οπότε η τοποθέτηση πρέπει επίσης να δοκιμάζεται σε ρεαλιστικές συνθήκες ραφιού. Μια ετικέτα που διαβάζεται τέλεια σε ένα γραφείο μπορεί να είναι δυσκολότερο να εντοπιστεί όταν τα βιβλία είναι σφιχτά στοιβαγμένα ή όταν ο φορητός αναγνώστης απογραφής περνά γρήγορα κατά μήκος ενός ραφιού. Το HF RFID βιβλιοθήκης είναι γενικά αξιόπιστο για ροές εργασίας σε επίπεδο βιβλίου, αλλά ο προσανατολισμός ετικέτας, το πάχος του βιβλίου και η πυκνότητα του ραφιού εξακολουθούν να έχουν σημασία. Πριν επισημάνετε και τα 5.000 βιβλία, δοκιμάστε αρκετά τμήματα ραφιών με την επιλεγμένη τοποθέτηση ετικέτας και τον εξοπλισμό αναγνώστη.

Η εκπαίδευση του προσωπικού πρέπει να είναι απλή αλλά όχι πρόχειρη. Δώστε σε όλους τον ίδιο οδηγό τοποθέτησης, φωτογραφίες σωστής και λανθασμένης επισήμανσης, οδηγίες για εύθραυστα βιβλία και μια σαφή διαδρομή κλιμάκωσης. Οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να επισημάνουν μια μικρή παρτίδα εξάσκησης πριν αγγίξουν την κύρια συλλογή. Οι εθελοντές μπορούν να βοηθήσουν, αλλά μόνο αν η βιβλιοθήκη τους επιβλέπει στενά. Αυτό δεν συμβαίνει επειδή η εργασία είναι δύσκολη. Συμβαίνει επειδή ένα μικρό επαναλαμβανόμενο λάθος γίνεται μεγάλο πρόβλημα όταν πολλαπλασιαστεί επί 5.000.

Μια βιβλιοθήκη δικηγορικής εταιρείας στο Τορόντο χρησιμοποίησε προσωρινούς βοηθούς για να επισημάνει νομικά βιβλία αναφοράς. Η πρώτη μέρα κύλησε αργά επειδή η βιβλιοθηκονόμος επέμενε στην εκπαίδευση με δείγματα τόμων και λίστα ελέγχου τοποθέτησης. Μέχρι τη δεύτερη μέρα, η εργασία έγινε σταθερή. Ένας βοηθός παρατήρησε ότι οι παλαιότεροι κλασέρ με χαλαρά φύλλα χρειάζονταν διαφορετική προσέγγιση και το ανέφερε αντί να μαντέψει. Αυτό έσωσε την εταιρεία από το να επισημάνει αφαιρούμενα τμήματα που θα αντικαθίσταντο αργότερα. Η καλή εκπαίδευση δημιούργησε καλύτερες αποφάσεις στο τραπέζι.

Ευθυγραμμίστε τις λειτουργίες ασφαλείας με τα συστήματα κυκλοφορίας της βιβλιοθήκης

Τα χαρακτηριστικά ασφαλείας πρέπει να σχεδιάζονται με γνώμονα τη ροή εργασίας κυκλοφορίας. Πολλές ετικέτες RFID βιβλιοθήκης μπορούν να υποστηρίξουν λειτουργίες ταυτοποίησης και αντι theft, ανάλογα με το σύστημα. Αν η βιβλιοθήκη χρησιμοποιεί πύλες RFID, μηχανήματα αυτοεξυπηρέτησης ή αυτοματοποιημένους σταθμούς επιστροφής, οι ετικέτες πρέπει να κωδικοποιούνται και να διαμορφώνονται σωστά. Μια αναντιστοιχία μεταξύ του μοντέλου δεδομένων ετικέτας και των ρυθμίσεων του συστήματος μπορεί να δημιουργήσει ψευδείς συναγερμούς, χαμένους δανεισμούς ή παρέμβαση προσωπικού στο γκισέ. Γι' αυτό είναι σημαντικό να συνεργαστείτε με τον πάροχο λογισμικού βιβλιοθήκης, τον προμηθευτή εξοπλισμού RFID και τον προμηθευτή ετικετών πριν ξεκινήσει η μαζική μετατροπή.

Μια μικρή δημόσια βιβλιοθήκη στο Μπρίστολ εγκατέστησε πύλες RFID αφού επισήμανε τα βιβλία της. Κατά τη δοκιμή, το προσωπικό διαπίστωσε ότι αρκετά δείγματα τεκμηρίων προκαλούσαν λανθασμένη συμπεριφορά ασφαλείας επειδή οι ρυθμίσεις του λογισμικού μετατροπής δεν ήταν ευθυγραμμισμένες με το σύστημα κυκλοφορίας. Οι ίδιες οι ετικέτες ήταν εντάξει. Η τοποθέτηση ήταν εντάξει. Το πρόβλημα ήταν η διαμόρφωση δεδομένων. Επειδή η βιβλιοθήκη εντόπισε το πρόβλημα κατά τη διάρκεια ενός πιλοτικού προγράμματος 100 βιβλίων, η πλήρης μετατροπή 5.000 βιβλίων συνεχίστηκε χωρίς μεγάλο καθαρισμό αργότερα.

Διατηρήστε συνεπή εμφάνιση και αξιόπιστη απογραφή

Για την εμφάνιση της συλλογής, η συνέπεια έχει σημασία. Οι ετικέτες πρέπει να τοποθετούνται σε προβλέψιμες περιοχές ώστε το προσωπικό να μπορεί να τις βρει όταν χρειάζεται, αλλά δεν πρέπει να κάνουν το βιβλίο να φαίνεται ατημέλητο. Αποφύγετε ζάρες, στραβές ετικέτες, φυσαλίδες αέρα και ορατά άκρα που προκαλούν ξεκόλλημα. Αν η ετικέτα περιλαμβάνει εκτυπωμένο λογότυπο ή οδηγία, βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλη για το ύφος της βιβλιοθήκης. Κάποιες βιβλιοθήκες προτιμούν απλές λευκές ετικέτες. Άλλες χρησιμοποιούν ετικέτες με κείμενο ιδιοκτησίας. Για πολύτιμα ή οπτικά ευαίσθητα βιβλία, μια απλή εσωτερική ετικέτα μπορεί να είναι λιγότερο παρεμβατική.

Η αποδοτικότητα της απογραφής είναι ένας από τους μεγαλύτερους λόγους για να χρησιμοποιήσετε RFID για βιβλία βιβλιοθήκης. Μόλις οι ετικέτες εγκατασταθούν σωστά, το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιήσει φορητούς αναγνώστες RFID για να σαρώσει ράφια ταχύτερα, να εντοπίσει βιβλία σε λάθος θέση, να βρει ζητούμενα τεκμήρια και να επαληθεύσει τμήματα της συλλογής χωρίς να αγγίξει κάθε ράχη. Αυτό το όφελος εξαρτάται από αξιόπιστη τοποθέτηση ετικέτας και καθαρά δεδομένα. Αν οι ετικέτες είναι ασυνεπείς ή κακώς κωδικοποιημένες, η απογραφή γίνεται άλλη μια άσκηση αντιμετώπισης προβλημάτων. Η καλή εργασία επισήμανσης είναι το θεμέλιο της μελλοντικής εξοικονόμησης χρόνου του προσωπικού.

Μια κινητή υπηρεσία βιβλιοθήκης στο Κέιπ Τάουν επισήμανε βιβλία που μετακινούνταν μεταξύ βαν, σχολείων και κοινοτικών κέντρων. Τα βιβλία υφίσταντο περισσότερη φυσική καταπόνηση από εκείνα σε ένα ήσυχο υποκατάστημα. Η ομάδα δοκίμασε την πρόσφυση των ετικετών μετά από επαναλαμβανόμενη μεταφορά σε κιβώτια και διαπίστωσε ότι η τοποθέτηση στα άκρα είχε μεγάλη σημασία. Οι ετικέτες που τοποθετούνταν πολύ κοντά σε περιοχές που τρίβονταν από τα τοιχώματα των κιβωτίων γηράσκονταν ταχύτερα. Αφού προσάρμοσαν την τοποθέτηση και βελτίωσαν τη συσκευασία στα κιβώτια, το σύστημα RFID βοήθησε το προσωπικό να καταγράφει βιβλία σε κινητές διαδρομές με λιγότερες χειροκίνητες μετρήσεις.

Προστατέψτε τις ροές εργασίας barcode και τις ειδικές συλλογές

Μην αγνοείτε τη συνύπαρξη barcode. Πολλές βιβλιοθήκες διατηρούν barcode ακόμη και μετά τη μετατροπή RFID, επειδή τα barcode παραμένουν χρήσιμα για εφεδρική χρήση, διαδικασίες διαδανεισμού ή παλιό εξοπλισμό. Η ετικέτα RFID δεν πρέπει να καλύπτει το barcode εκτός αν η βιβλιοθήκη αντικαθιστά σκόπιμα τη ροή εργασίας barcode. Η εγγραφή λογισμικού πρέπει να διατηρεί τη σχέση μεταξύ του barcode του τεκμηρίου και του αναγνωριστικού ετικέτας RFID. Κατά τη μετατροπή, το προσωπικό πρέπει να σαρώνει πρώτα το barcode, να επιβεβαιώνει τον τίτλο στην οθόνη και μετά να κωδικοποιεί ή να συνδέει την ετικέτα RFID. Αν ο τίτλος δεν ταιριάζει, σταματήστε. Αυτή η παύση αποτρέπει την εισαγωγή λανθασμένων εγγραφών στο σύστημα.

Τα σπάνια βιβλία, τα υλικά τοπικής ιστορίας και οι ειδικές συλλογές πρέπει να αντιμετωπίζονται με αυστηρότερους κανόνες. Σε πολλές περιπτώσεις, η εσωτερική επισήμανση RFID με κόλλα μπορεί να μην είναι καθόλου κατάλληλη. Ένα περίβλημα χωρίς κόλλα, ξεχωριστή εγγραφή χειρισμού, ετικέτα σελιδοδείκτη αρχειακού τύπου, ετικέτα RFID σε επίπεδο κιβωτίου ή μέθοδος παρακολούθησης μόνο από το προσωπικό μπορεί να είναι ασφαλέστερη. Ο στόχος δεν είναι να επισημάνετε τα πάντα με οποιοδήποτε κόστος. Ο στόχος είναι να βελτιώσετε τις λειτουργίες της βιβλιοθήκης σεβόμενοι το φυσικό αντικείμενο. Ένα έργο που καταστρέφει ειδικά υλικά έχει αποτύχει ακόμη και αν το λογισμικό RFID λέει ότι κάθε τεκμήριο είναι ολοκληρωμένο.

Μια αίθουσα τοπικής ιστορίας στην Πράγα είχε αρκετούς επιδιορθωμένους τόμους με εύθραυστο χαρτί και χειρόγραφες σημειώσεις. Η βιβλιοθήκη ήθελε να είναι ορατοί στο νέο σύστημα απογραφής RFID αλλά δεν ήθελε ετικέτες με κόλλα μέσα στα βιβλία. Το προσωπικό χρησιμοποίησε ετικέτες RFID σε προστατευτικά κιβώτια και συνέδεσε τα κιβώτια με τις εγγραφές τεκμηρίων. Τα βιβλία παρέμειναν φυσικά άθικτα, ενώ το προσωπικό μπορούσε ακόμη να παρακολουθεί τη μετακίνηση από την αποθήκευση στην αίθουσα ανάγνωσης. Αυτός ο συμβιβασμός προστάτευσε τα υλικά και διατήρησε τη βάση δεδομένων χρήσιμη.

Καταρτίστε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα και λίστα ελέγχου αγορών

Για ένα έργο 5.000 βιβλίων, το χρονοδιάγραμμα πρέπει να είναι ρεαλιστικό. Μια εκπαιδευμένη ομάδα μπορεί να επισημάνει πολλά βιβλία σε μια μέρα, αλλά η ποιότητα πέφτει όταν οι άνθρωποι κουράζονται. Είναι καλύτερο να σχεδιάζετε σταθερές παρτίδες παρά να επιβάλλετε μαραθώνιο. Κρατήστε τον χώρο εργασίας άνετο, εναλλάσσετε εργασίες και εξετάζετε τα λάθη στο τέλος κάθε συνεδρίας. Αν η βιβλιοθήκη παραμένει ανοιχτή κατά την επισήμανση, διαχωρίστε με σαφήνεια τα ολοκληρωμένα βιβλία από τα μη επισημασμένα. Τα μικτά καρότσια είναι συνηθισμένη πηγή σύγχυσης.

Η λίστα ελέγχου αγορών πρέπει να περιλαμβάνει συχνότητα ετικέτας, πρότυπο τσιπ, ανάγκες μνήμης, τύπο κόλλας, μέγεθος ετικέτας, πάχος, απόδοση ανάγνωσης με τον εξοπλισμό της βιβλιοθήκης, συμβατότητα με το σύστημα διαχείρισης βιβλιοθήκης, υποστήριξη λειτουργιών ασφαλείας, διαθεσιμότητα δειγμάτων και εμπειρία του προμηθευτή σε μετατροπή RFID βιβλιοθήκης. Οι αγοραστές πρέπει να ζητούν δείγματα και να τα δοκιμάζουν σε πραγματικά βιβλία, όχι μόνο σε δείγματα καρτών. Ένας αξιόπιστος προμηθευτής ετικετών RFID βιβλιοθήκης πρέπει να κατανοεί τη βιβλιοδεσία χαρτιού, όχι μόνο τα ηλεκτρονικά.

Συμπέρασμα

Η επισήμανση 5.000 βιβλίων βιβλιοθήκης χωρίς ζημιά στη βιβλιοδεσία του χαρτιού δεν αφορά την αργή κίνηση για χάρη της προσοχής. Αφορά το να γίνει κάθε μικρή ενέργεια επαναλήψιμη, ασφαλής και επαληθεύσιμη. Επιλέξτε τις σωστές ετικέτες HF RFID βιβλιοθήκης. Δοκιμάστε την τοποθέτηση πριν από τη μαζική εργασία. Κρατήστε τις ετικέτες μακριά από καταπονημένες περιοχές βιβλιοδεσίας. Εκπαιδεύστε το προσωπικό με οπτικά παραδείγματα. Προστατέψτε τα εύθραυστα βιβλία από βιαστικές αποφάσεις. Ελέγξτε την κωδικοποίηση και την απόδοση ανάγνωσης σε παρτίδες. Σεβαστείτε το γεγονός ότι τα βιβλία δεν είναι πανομοιότυπα αντικείμενα, ακόμη και όταν η βάση δεδομένων τα αντιμετωπίζει ως εγγραφές τεκμηρίων.

Όταν η εργασία γίνει καλά, οι χρήστες μπορεί να μην προσέξουν καν τις ετικέτες. Θα προσέξουν τον ταχύτερο δανεισμό, τις ευκολότερες επιστροφές, τα λιγότερα χαμένα τεκμήρια και την ομαλότερη εξυπηρέτηση. Το προσωπικό θα προσέξει την καθαρότερη απογραφή και τις λιγότερες αναζητήσεις στα ράφια. Τα βιβλία θα ανοίγουν ακόμη φυσικά, οι βιβλιοδεσίες δεν θα καταπονούνται και το σύστημα RFID θα φαίνεται ότι ανήκει στη βιβλιοθήκη αντί να έχει επιβληθεί σε αυτήν. Αυτό είναι το σωστό αποτέλεσμα: τεχνολογία που βοηθά τη συλλογή χωρίς να αφήνει σημάδια στο χαρτί.