Πρακτικός οδηγός σύνδεσης επιτραπέζιων αναγνωστών RFID με το Excel

Desktop Αναγνώστες RFID φαίνονται απλοί μέχρι κάποιος να τους ζητήσει να συνεργάζονται με το Excel καθημερινά. Η συσκευή βρίσκεται δίπλα σε έναν υπολογιστή, ο χειριστής πλησιάζει μια κάρτα ή ετικέτα και το αναγνωριστικό θα έπρεπε να εμφανίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο σαν μαγικό. Αυτό είναι το όνειρο. Η πραγματικότητα είναι λίγο πιο περίπλοκη. Μερικές φορές ο αναγνώστης πληκτρολογεί στο λάθος κελί. Μερικές φορές το Excel λαμβάνει επιπλέον χαρακτήρες. Μερικές φορές η ίδια ετικέτα σαρώνεται δύο φορές. Μερικές φορές ο χειριστής ξεχνά να κάνει κλικ στο σωστό πεδίο και ο αριθμός της ετικέτας καταλήγει σε μια τυχαία στήλη δίπλα σε μια σημείωση για το μεσημεριανό. Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι ο αναγνώστης RFID είναι κακός. Συνήθως σημαίνει ότι η ενσωμάτωση δεν σχεδιάστηκε ποτέ.

Αυτός ο οδηγός απευθύνεται σε ανθρώπους που θέλουν έναν πρακτικό τρόπο να συνδέσουν έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID με το Excel χωρίς να μετατρέψουν το έργο σε μαραθώνιο μηχανικής λογισμικού. Ίσως διαχειρίζεστε ένα μικρό εργαλειοστάσιο. Ίσως διαχειρίζεστε κάρτες προσωπικού, αντικείμενα βιβλιοθήκης, σάκους πλυντηρίου, δείγματα, κάρτες πρόσβασης, διακριτικά εκδηλώσεων, φακέλους ασθενών ή πάγια περιουσιακά στοιχεία. Ίσως ο αγοραστής σας έψαξε για επιτραπέζιο αναγνώστη RFID για Excel, αναγνώστη RFID USB, αναγνώστη RFID keyboard wedge, καταχώριση δεδομένων ετικέτας RFID, παρακολούθηση απογραφής Excel ή υπολογιστικό φύλλο διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων RFID και βρήκε πάρα πολλές τεχνικές σελίδες. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να λειτουργήσει. Το σημαντικό είναι να επιλέξετε τη μέθοδο που ταιριάζει στη ροή εργασίας σας, όχι απλώς τον φθηνότερο αναγνώστη στη σελίδα.

Είσοδος Keyboard Wedge

Η απλούστερη μέθοδος είναι η είσοδος keyboard wedge. Ένας αναγνώστης RFID keyboard wedge συμπεριφέρεται σαν πληκτρολόγιο. Όταν διαβάζει μια κάρτα ή ετικέτα, πληκτρολογεί το αναγνωριστικό ετικέτας στη θέση του ενεργού κέρσορα. Αν το Excel είναι ανοιχτό και έχει επιλεγεί ένα κελί, ο αριθμός EPC, το UID ή ο σειριακός αριθμός κάρτας εμφανίζεται σε αυτό το κελί. Πολλοί επιτραπέζιοι αναγνώστες RFID USB λειτουργούν με αυτόν τον τρόπο. Είναι δημοφιλής επειδή δεν απαιτεί προσαρμοσμένο πρόγραμμα, εργασία με προγράμματα οδήγησης ή ενσωμάτωση API. Ο αναγνώστης απλώς στέλνει χαρακτήρες στον υπολογιστή. Για ένα μικρό γραφείο ή συνεργείο, αυτό μπορεί να είναι αρκετό.

Παράδειγμα από την πραγματικότητα: Αθλητικό κέντρο

Ένα κοινοτικό αθλητικό κέντρο στο Μπρίστολ χρησιμοποίησε αυτή την προσέγγιση για τον δανεισμό αθλητικού εξοπλισμού. Το προσωπικό είχε ένα υπολογιστικό φύλλο με στήλες για την ετικέτα αντικειμένου, το όνομα μέλους, την ημερομηνία δανεισμού και την κατάσταση επιστροφής. Αγόρασαν έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID USB και τον ρύθμισαν να προσθέτει ένα πλήκτρο Enter μετά από κάθε σάρωση. Κάθε αριθμός ετικέτας έπεφτε σε μια νέα γραμμή. Δεν ήταν περίτεχνο, αλλά λειτούργησε επειδή η διαδικασία ήταν ελεγχόμενη. Ο αναγνώστης έμεινε δίπλα σε έναν φορητό υπολογιστή. Το υπολογιστικό φύλλο είχε προστατευμένες κεφαλίδες. Το προσωπικό σάρωνε πρώτα το αντικείμενο και πληκτρολογούσε το όνομα μέλους μετά. Η επιτυχία τους δεν προήλθε από προηγμένο λογισμικό. Προήλθε από μια απλή ροή εργασίας που οι άνθρωποι μπορούσαν να ακολουθήσουν.

Η λειτουργία keyboard wedge έχει μια προφανή αδυναμία: το Excel λαμβάνει τα δεδομένα μόνο εκεί που βρίσκεται ο κέρσορας. Αν ο χειριστής κάνει κλικ στο λάθος κελί, τα δεδομένα RFID πηγαίνουν στο λάθος μέρος. Αν είναι ενεργό ένα άλλο παράθυρο, το αναγνωριστικό ετικέτας μπορεί να πληκτρολογηθεί σε ένα email, σε ένα πλαίσιο αναζήτησης ή σε ένα μήνυμα συνομιλίας. Γι' αυτό ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID για Excel θα πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν σταθμός καταχώρισης δεδομένων, όχι σαν ένα περιστασιακό αξεσουάρ. Κλειδώστε τη διάταξη του υπολογιστικού φύλλου. Χρησιμοποιήστε σαφείς ονομασίες στηλών. Εκπαιδεύστε τους χρήστες να σαρώνουν σε μία περιοχή. Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης επικύρωσης δεδομένων ή προστατευμένων φύλλων ώστε οι άνθρωποι να μην σπάνε κατά λάθος τους τύπους.

Παράδειγμα από την πραγματικότητα: Οδοντιατρική κλινική

Μια οδοντιατρική κλινική στο Περθ είχε ένα τακτοποιημένο σχέδιο για την παρακολούθηση αποστειρωμένων δίσκων οργάνων. Κάθε δίσκος έφερε μια μικρή ετικέτα HF ετικέτα RFIDκαι ο επιτραπέζιος αναγνώστης ήταν συνδεδεμένος σε έναν υπολογιστή υποδοχής. Η πρώτη εβδομάδα ήταν χαοτική επειδή η υπάλληλος υποδοχής σάρωνε δίσκους ενώ εναλλασσόταν μεταξύ email και Excel. Τα αναγνωριστικά ετικέτας εμφανίζονταν σε σημειώσεις ραντεβού, κάτι που ήταν αστείο μία φορά και ενοχλητικό μετά. Η κλινική διόρθωσε το πρόβλημα αφιερώνοντας έναν φθηνό υπολογιστή tablet στο υπολογιστικό φύλλο RFID και χρησιμοποιώντας μια φόρμα Excel σε πλήρη οθόνη. Ο αναγνώστης δεν είχε αλλάξει. Το περιβάλλον έγινε λιγότερο αποσπαστικό.

Κατανόηση των μορφών αριθμού ετικέτας

Το επόμενο πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε είναι η διαφορά μεταξύ των μορφών αριθμού ετικέτας. Ένας αναγνώστης UHF RFID μπορεί να εξάγει μια τιμή EPC. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης HF ή NFC μπορεί να εξάγει ένα UID. Ορισμένοι αναγνώστες καρτών ελέγχου πρόσβασης εξάγουν δεκαδικούς αριθμούς κάρτας, ενώ άλλοι εξάγουν δεκαεξαδικά δεδομένα. Το Excel δεν ενδιαφέρεται τι σημαίνει ο αριθμός, αλλά η επιχειρηματική σας διαδικασία ενδιαφέρεται. Αν ένας αναγνώστης εξάγει 04A3B27C και ένας άλλος εξάγει 12596348 για το ίδιο σύστημα καρτών, το υπολογιστικό φύλλο σας μπορεί να τα αντιμετωπίσει ως διαφορετικές ταυτότητες. Πριν αγοράσετε χονδρικά, ρωτήστε τον προμηθευτή αναγνωστών RFID ακριβώς ποια δεδομένα στέλνει ο αναγνώστης και αν η μορφή εξόδου μπορεί να διαμορφωθεί.

Ένας μικρός όμιλος ξενοδοχείων στη Βαλένθια το έμαθε αυτό κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου καρτών κλειδιών. Η ομάδα συντήρησης αγόρασε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη καρτών RFID για να καταγράψει τις εφεδρικές κάρτες δωματίων σε Excel. Το σύστημα κλειδαριών της πόρτας τους έδειχνε μια μορφή, ενώ ο αναγνώστης εμφάνιζε μια άλλη. Κανείς δεν έκανε λάθος, αλλά το υπολογιστικό φύλλο έγινε μπερδεμένο επειδή η ομάδα περίμενε ο εκτυπωμένος αριθμός κάρτας να ταιριάζει με την έξοδο του αναγνώστη. Ο προμηθευτής αργότερα διαμόρφωσε τον αναγνώστη να εξάγει τη δεκαδική μορφή που χρησιμοποιούσε το σύστημα του ξενοδοχείου. Το έργο έγινε απλό μόνο αφού η μορφή ταίριαξε με τις προσδοκίες του προσωπικού.

Για βασική απογραφή, ο αναγνώστης θα πρέπει να προσθέτει ένα επίθημα μετά από κάθε σάρωση. Αυτό το επίθημα μπορεί να είναι Enter, Tab, κόμμα ή αλλαγή γραμμής. Στο Excel, το Enter συνήθως μετακινεί τον κέρσορα προς τα κάτω στο επόμενο κελί, ενώ το Tab μετακινεί τον κέρσορα στην επόμενη στήλη. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πώς είναι δομημένο το φύλλο. Αν κάθε σάρωση είναι ένα νέο στοιχείο, το Enter είναι βολικό. Αν ο χειριστής σαρώνει μια ετικέτα και μετά πληκτρολογεί μια ποσότητα ή κατάσταση στην επόμενη στήλη, το Tab μπορεί να είναι καλύτερο. Πολλοί οικονομικοί αναγνώστες RFID USB επιτρέπουν ρυθμίσεις προθέματος και επιθήματος μέσω ενός εργαλείου διαμόρφωσης ή κάρτας εντολών. Αυτό το μικροσκοπικό χαρακτηριστικό μπορεί να εξοικονομήσει ώρες απογοήτευσης.

Ένα συνεργείο επισκευών στο Όστιν παρακολουθούσε τις συσκευές πελατών με αυτοκόλλητες ετικέτες UHF ετικέτες RFID. Στην αρχή, ο αναγνώστης τους επικόλλησε κάθε αναγνωριστικό ετικέτας στο ίδιο κελί επειδή δεν είχε ρυθμιστεί επίθημα. Ο τεχνικός έπρεπε να πατήσει Enter μετά από κάθε σάρωση, κάτι που επιβράδυνε το γραφείο παραλαβής και δημιουργούσε χαμένες καταχωρίσεις. Αφού πρόσθεσαν ένα αυτόματο επίθημα Enter, το φύλλο γέμιζε μια γραμμή ανά συσκευή. Αργότερα άλλαξαν το επίθημα σε Tab επειδή ο τεχνικός ήθελε να πληκτρολογεί τον αριθμό δελτίου επισκευής δίπλα σε κάθε σάρωση. Το κόστος υλικού δεν άλλαξε, αλλά η ροή εργασίας βελτιώθηκε επειδή η έξοδος του αναγνώστη ταίριαξε με τη συμπεριφορά του υπολογιστικού φύλλου.

Προετοιμασία του Excel για δεδομένα RFID

Το ίδιο το Excel χρειάζεται λίγη προετοιμασία. Μην δομήσετε το υπολογιστικό φύλλο σαν να ήταν σημειωματάριο. Δομήστε το σαν μια απλή βάση δεδομένων. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστές στήλες για αναγνωριστικό ετικέτας, όνομα στοιχείου, κατηγορία, κατάσταση, τοποθεσία, ημερομηνία, χειριστή και σημειώσεις. Κρατήστε το αναγνωριστικό ετικέτας RFID σε μία σταθερή στήλη. Μην συγχωνεύετε κελιά. Μην αναμιγνύετε σαρωμένα δεδομένα με διακοσμητικές κεφαλίδες στην ίδια περιοχή. Χρησιμοποιήστε πίνακες Excel αν είναι δυνατόν, επειδή κάνουν το φιλτράρισμα και τη ταξινόμηση ευκολότερα. Για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων RFID στο Excel, μια καθαρή δομή έχει μεγαλύτερη σημασία από μια όμορφη διάταξη.

Ένα σχολικό εργαστήριο επιστημών στο Δουβλίνο χρησιμοποίησε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID για να παρακολουθεί μικροσκόπια και κιτ αισθητήρων. Το αρχικό τους φύλλο είχε συγχωνευμένες γραμμές τίτλου, χρωματιστά μπλοκ και σχόλια διάσπαρτα παντού. Φαινόταν φιλικό, αλλά η σάρωση σε αυτό ήταν επικίνδυνη. Ένας δάσκαλος επανασχεδίασε το αρχείο σε έναν πίνακα με ένα περιουσιακό στοιχείο ανά γραμμή και ένα ξεχωριστό φύλλο πίνακα ελέγχου για περιλήψεις. Ο ίδιος αναγνώστης RFID USB ξαφνικά φάνηκε πιο επαγγελματικός επειδή το υπολογιστικό φύλλο σταμάτησε να μάχεται με τα δεδομένα. Αυτό είναι ένα συνηθισμένο μάθημα: πολλά προβλήματα RFID Excel είναι στην πραγματικότητα προβλήματα σχεδιασμού υπολογιστικού φύλλου.

Αντιμετώπιση διπλών σαρώσεων

Οι διπλές σαρώσεις είναι ένα άλλο ζήτημα. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID μπορεί να διαβάσει την ίδια ετικέτα επανειλημμένα αν η ετικέτα παραμείνει εντός εμβέλειας. Ορισμένοι αναγνώστες έχουν ενσωματωμένη καθυστέρηση διπλότυπων. Άλλοι στέλνουν το αναγνωριστικό κάθε φορά που ανιχνεύεται η ετικέτα. Για το Excel, οι επαναλαμβανόμενες αναγνώσεις μπορούν να δημιουργήσουν ακατάστατες γραμμές. Αν η διαδικασία είναι ένα άγγιγμα ανά στοιχείο, επιλέξτε έναν αναγνώστη που απαιτεί σαφή ενέργεια σάρωσης ή υποστηρίζει φιλτράρισμα διπλότυπων. Αν χρησιμοποιείτε UHF σε ένα γραφείο, μειώστε την ισχύ ανάγνωσης ώστε να μην διαβάζει ετικέτες που βρίσκονται κοντά. Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες UHF RFID μπορούν να είναι εκπληκτικά ευαίσθητοι, ειδικά με μικρά αντικείμενα απογραφής στοιβαγμένα κοντά το ένα στο άλλο.

Ένας προμηθευτής συσκευασίας κοσμημάτων στην Μπανγκόκ χρησιμοποίησε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη UHF RFID για να ελέγξει σημασμένα δείγματα κουτιών πριν από την αποστολή. Ο αναγνώστης συνέχιζε να πιάνει ετικέτες από έναν σωρό δίπλα στον σταθμό εργασίας, όχι μόνο το κουτί που σαρωνόταν. Το υπολογιστικό φύλλο έμοιαζε σαν κάποιος να είχε σαρώσει είκοσι στοιχεία σε τρία δευτερόλεπτα. Η διόρθωση δεν ήταν ακριβή. Μείωσαν την ισχύ του αναγνώστη, τοποθέτησαν μια μικρή σημασμένη ζώνη σάρωσης στο γραφείο και κράτησαν τα μη σαρωμένα κουτιά σε ένα μεταλλικό δίσκο μακριά από το πεδίο της κεραίας. Ο αναγνώστης έγινε χρήσιμος μόλις η φυσική διάταξη του γραφείου υποστήριξε τη σάρωση μεμονωμένων στοιχείων.

Ορισμένοι χρήστες θέλουν περισσότερα από την πληκτρολόγηση. Θέλουν το Excel να γνωρίζει αυτόματα την ώρα σάρωσης, να αντιστοιχίζει το αναγνωριστικό ετικέτας με ένα όνομα προϊόντος, να ενημερώνει την ποσότητα αποθέματος ή να εμφανίζει μια προειδοποίηση αν η ετικέτα είναι άγνωστη. Μπορείτε ακόμα να το κάνετε αυτό με το Excel, αλλά η ρύθμιση γίνεται κάτι περισσότερο από plug και play. Μια απλή προσέγγιση είναι να σαρώνετε σε μία στήλη και να χρησιμοποιείτε τύπους όπως συναρτήσεις αναζήτησης για να αντλείτε ονόματα στοιχείων από μια κύρια λίστα. Μια άλλη προσέγγιση είναι να χρησιμοποιείτε μια φόρμα καταχώρισης δεδομένων ή μια μικρή μακροεντολή VBA που καταγράφει τη σάρωση, προσθέτει χρονική σήμανση, ελέγχει για διπλότυπα και γράφει μια καθαρή γραμμή. Αυτό μπορεί να είναι ισχυρό, αλλά θα πρέπει να παραμείνει αρκετά απλό ώστε η ομάδα να μπορεί να το συντηρεί.

Μια τοπική αποθήκη φιλανθρωπικού οργανισμού στο Φοίνιξ χρησιμοποίησε έναν αναγνώστη RFID USB για να καταγράφει δωρισμένες ιατρικές συσκευές. Ξεκίνησαν με απλές σαρώσεις στη στήλη A. Σύντομα ήθελαν το υπολογιστικό φύλλο να εμφανίζει τον τύπο συσκευής, τον δωρητή, το ράφι αποθήκευσης και την κατάσταση επιθεώρησης. Ένας εθελοντής δημιούργησε ένα φύλλο κύριας λίστας και χρησιμοποίησε τύπους αναζήτησης ώστε το σαρωμένο αναγνωριστικό ετικέτας να συμπληρώνει τα σχετικά πεδία. Όταν εμφανιζόταν μια άγνωστη ετικέτα, το υπολογιστικό φύλλο έδειχνε μια σαφή προειδοποίηση. Η αποθήκη δεν χρειαζόταν ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης αποθήκης σε εκείνο το στάδιο. Το Excel συν μια πειθαρχημένη ροή εργασίας RFID τους έδωσε χρήσιμο έλεγχο με πολύ χαμηλό κόστος.

Επιλογή του σωστού τύπου αναγνώστη

Για μεγαλύτερη αξιοπιστία, σκεφτείτε τον τύπο αναγνώστη. Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες χαμηλής συχνότητας, οι αναγνώστες καρτών RFID υψηλής συχνότητας, οι αναγνώστες NFC και οι επιτραπέζιοι αναγνώστες UHF RFID συμπεριφέρονται διαφορετικά. Οι αναγνώστες LF και HF χρησιμοποιούνται συχνά για κάρτες πρόσβασης, ετικέτες ζώων, κάρτες βιβλιοθήκης, κάρτες μέλους και αναγνώριση κοντινής εμβέλειας. Συνήθως απαιτούν η ετικέτα να πλησιάσει κοντά στον αναγνώστη, κάτι που είναι καλό όταν θέλετε σκόπιμη σάρωση. Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες UHF μπορούν να διαβάσουν πιο μακριά και μπορεί να είναι καλύτεροι για ετικέτες, στοιχεία απογραφής, ετικέτες ενδυμάτων και ετικέτες περιουσιακών στοιχείων, αλλά αυτή η μεγαλύτερη εμβέλεια μπορεί να προκαλέσει τυχαίες αναγνώσεις. Ο καλύτερος αναγνώστης δεν είναι αυτός με τη μεγαλύτερη εμβέλεια. Είναι αυτός που διαβάζει την επιθυμητή ετικέτα και αγνοεί όλα τα άλλα.

Ένα δείγμα δωματίου ενδυμάτων στην Κωνσταντινούπολη επέλεξε ετικέτες UHF RFID επειδή η εταιρεία σχεδίαζε επίσης μελλοντική σάρωση αποθήκης. Για την καταχώριση στο Excel σε ένα γραφείο, όμως, ο πρώτος επιτραπέζιος αναγνώστης UHF είχε πολύ μεγάλη εμβέλεια. Διάβαζε τρία διπλωμένα δείγματα πακέτων ταυτόχρονα. Η ομάδα άλλαξε σε έναν μικρότερο επιτραπέζιο αναγνώστη UHF near-field και πρόσθεσε έναν απλό κανόνα γραφείου: ένα πακέτο ενδύματος στο pad του αναγνώστη τη φορά. Τώρα η ίδια οικογένεια ετικετών λειτουργούσε τόσο για την καταγραφή του δωματίου δειγμάτων όσο και για τη μελλοντική χρήση στην αποθήκη. Δεν εγκατέλειψαν το UHF. Επέλεξαν ένα στυλ επιτραπέζιου αναγνώστη που ταίριαζε στην εργασία κοντινής εμβέλειας.

Αν ο αναγνώστης χρησιμοποιεί σειριακή επικοινωνία αντί για λειτουργία keyboard wedge, η ρύθμιση μπορεί να χρειάζεται πρόσθετο λογισμικό. Ορισμένοι αναγνώστες RFID εμφανίζονται ως εικονική θύρα COM. Μπορούν να στέλνουν δεδομένα ετικέτας σε ένα πρόγραμμα, το οποίο στη συνέχεια γράφει στο Excel, σε ένα αρχείο CSV ή σε μια βάση δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι πιο σταθερό από την είσοδο keyboard wedge επειδή τα δεδομένα δεν εξαρτώνται από τον ενεργό κέρσορα. Επιτρέπει επίσης καθαρότερη χρονική σήμανση και χειρισμό σφαλμάτων. Το αντιστάθμισμα είναι η πολυπλοκότητα της ρύθμισης. Κάποιος πρέπει να εγκαταστήσει το λογισμικό, να επιλέξει τη θύρα COM, να ορίσει το αρχείο εξόδου και να αντιμετωπίσει προβλήματα προγραμμάτων οδήγησης. Για μια μικρή ομάδα χωρίς τεχνική υποστήριξη, το keyboard wedge μπορεί να είναι ασφαλέστερο. Για μια αναπτυσσόμενη λειτουργία, η σειριακή ή η ενσωμάτωση API μπορεί να αξίζει τον κόπο.

Μια εταιρεία ενοικίασης εργαλείων στο Κάλγκαρι μετακινήθηκε από την είσοδο keyboard wedge σε ένα μικρό πρόγραμμα middleware μετά από τρεις μήνες. Το παλιό σύστημα λειτουργούσε όταν ένα άτομο σάρωνε εργαλεία αργά. Απέτυχε όταν δύο πάγκοι ήταν ενεργοί και το προσωπικό ξεχνούσε ποιο βιβλίο εργασίας ήταν ανοιχτό. Το middleware άκουγε δύο επιτραπέζιους αναγνώστες RFID, πρόσθετε χρονικές σημάνσεις, αναγνώριζε τον σταθμό εργασίας και αποθήκευε εγγραφές σε ένα κοινόχρηστο αρχείο CSV που το Excel εισήγαγε κάθε ώρα. Δεν ήταν ακόμα ένα μεγάλο επιχειρηματικό σύστημα, αλλά αφαίρεσε το πιο συνηθισμένο ανθρώπινο λάθος: τη σάρωση στο λάθος μέρος.

Το Excel έχει όρια. Είναι εξαιρετικό για πρώιμα έργα, μικρές βάσεις δεδομένων, ελέγχους και απλές εργασίες καταχώριση ή check-out. Δεν είναι ιδανικό για απογραφή υψηλής ταχύτητας, έλεγχο συγκρούσεων πολλών χρηστών ή αυτοματοποίηση αποθήκης σε πραγματικό χρόνο. Αν πολλά άτομα επεξεργάζονται το ίδιο αρχείο ταυτόχρονα, μπορεί να εμφανιστούν προβλήματα εκδόσεων. Αν η λίστα ετικετών μεγαλώσει σε εκατοντάδες χιλιάδες εγγραφές, το βιβλίο εργασίας μπορεί να γίνει αργό. Αν η επιχείρηση εξαρτάται από αυστηρή ιχνηλασιμότητα, δικαιώματα και ίχνη ελέγχου, μια βάση δεδομένων ή σύστημα διαχείρισης απογραφής είναι ασφαλέστερο. Το Excel είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης, όχι πάντα ο τελικός προορισμός.

Ένα περιφερειακό αρχείο στο Κέιπ Τάουν ξεκίνησε με Excel για την παρακολούθηση κουτιών εγγράφων. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης HF RFID στον πάγκο εξυπηρέτησης ήταν αρκετός για δύο χρόνια. Αργότερα, τρία τμήματα ήθελαν ταυτόχρονες εξαγωγές και το αρχείο άρχισε να παράγει συγκρούσεις εκδόσεων. Το αρχείο μετέφερε τα κύρια δεδομένα σε μια απλή βάση δεδομένων υπολογιστικό νέφος ενώ εξακολουθούσε να εξάγει εβδομαδιαίες αναφορές Excel για τους διευθυντές. Οι αναγνώστες RFID παρέμειναν, αλλά το Excel άλλαξε από σύστημα σε επίπεδο αναφοράς. Αυτή είναι μια υγιής πορεία όταν ένα μικρό έργο RFID μεγαλώνει.

Ο καθαρισμός δεδομένων θα πρέπει να σχεδιάζεται από την αρχή. Αποφασίστε αν τα αναγνωριστικά ετικετών θα αποθηκεύονται με κενά, παύλες, κεφαλαία γράμματα, πεζά γράμματα, προθέματα EPC ή απλές τιμές. Αν ένας χειριστής σαρώνει 300833B2DDD9014000000001 και ένας άλλος εισάγει 3008 33B2 DDD9 0140 0000 0001 με κενά, το Excel μπορεί να τα αντιμετωπίσει ως διαφορετικές τιμές. Χρησιμοποιήστε σταθερή μορφοποίηση. Διατηρήστε τα αρχικά μηδενικά αν έχουν σημασία. Προσέξτε επειδή το Excel μπορεί να μετατρέψει μεγάλους αριθμούς σε επιστημονική σημειογραφία. Για πολλά αναγνωριστικά ετικετών RFID, είναι ασφαλέστερο να μορφοποιήσετε τη στήλη αναγνωριστικού ετικέτας ως κείμενο πριν από τη σάρωση. Αυτό το μεμονωμένο βήμα αποτρέπει πολλές άσχημες εκπλήξεις.

Ένα κέντρο ιατρικής εκπαίδευσης στο Μάντσεστερ ανακάλυψε ότι το Excel είχε συντομεύσει μεγάλες αριθμητικές τιμές ετικετών σε επιστημονική σημειογραφία. Το προσωπικό νόμιζε ότι ο αναγνώστης έκοβε τα δεδομένα. Δεν το έκανε. Το Excel επαναμορφοποιούσε τις τιμές. Άλλαξαν τη στήλη αναγνωριστικού ετικέτας σε κείμενο, επανασάρωσαν τις κύριες ετικέτες και πρόσθεσαν μια απλή οδηγία στην κεφαλίδα του φύλλου. Το μάθημα ήταν σαφές: το Excel είναι χρήσιμο, αλλά μερικές φορές προσπαθεί να είναι πολύ έξυπνο με τους αριθμούς.

Ζητήματα ασφάλειας

Η ασφάλεια έχει επίσης σημασία. Αν διαβάζετε διακριτικά υπαλλήλων, κάρτες πρόσβασης, φακέλους ασθενών ή περιουσιακά στοιχεία πελατών, μην αντιμετωπίζετε το υπολογιστικό φύλλο επιπόλαια. Αποθηκεύστε μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε. Ελέγξτε ποιος μπορεί να ανοίξει ή να επεξεργαστεί το βιβλίο εργασίας. Αποφύγετε την αποστολή ακατέργαστων λιστών ετικετών μέσω email σε όλη την εταιρεία. Αν ο αριθμός κάρτας RFID μπορεί να συνδεθεί με ένα άτομο, το υπολογιστικό φύλλο γίνεται ευαίσθητο επιχειρηματικό δεδομένο. Η ενσωμάτωση επιτραπέζιου RFID μπορεί να φαίνεται μικρή, αλλά τα δεδομένα μπορούν ακόμα να είναι σημαντικά.

Ένας χώρος συνεργασίας στο Βερολίνο χρησιμοποίησε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη καρτών RFID για να εκχωρεί κάρτες μέλους. Το πρώτο τους φύλλο Excel περιλάμβανε πλήρη ονόματα, email, αναγνωριστικά κάρτας, σημειώσεις πληρωμών και σχόλια ομάδας πόρτας σε ένα αρχείο που μοιράζονταν αρκετοί υπάλληλοι υποδοχής μέσω email. Μετά από έλεγχο απορρήτου, χώρισαν το αρχείο. Το φύλλο σάρωσης αποθήκευε μόνο το αναγνωριστικό κάρτας και την αναφορά μέλους, ενώ τα προσωπικά στοιχεία παρέμειναν στο σύστημα διαχείρισης. Η διαδικασία RFID έγινε καθαρότερη και ασφαλέστερη χωρίς να κάνει την καθημερινή εργασία δυσκολότερη.

Δοκιμή πριν από την αγορά

Πριν αγοράσετε, δοκιμάστε με τις πραγματικές ετικέτες. Μην υποθέσετε ότι οποιοσδήποτε επιτραπέζιος αναγνώστης RFID θα διαβάσει οποιαδήποτε ετικέτα RFID. Η συχνότητα πρέπει να ταιριάζει. Το πρωτόκολλο πρέπει να ταιριάζει. Η μορφή εξόδου πρέπει να ταιριάζει. Ένας αναγνώστης HF 13.56 MHz δεν θα διαβάσει μια ετικέτα UHF EPC. Ένας απλός αναγνώστης NFC μπορεί να μην εξάγει το μπλοκ δεδομένων που περιμένετε από μια κάρτα MIFARE. Ένας αναγνώστης UHF μπορεί να διαβάσει το EPC αλλά όχι τη μνήμη χρήστη εκτός αν ρυθμιστεί. Στείλτε δείγματα ετικετών στον προμηθευτή αναγνωστών ή ζητήστε δοκιμή βίντεο χρησιμοποιώντας τον ακριβή τύπο ετικέτας σας. Αν το έργο έχει σημασία, αγοράστε έναν δείγμα αναγνώστη πριν παραγγείλετε είκοσι.

Ένα μικρό εργοστάσιο στην Πολωνία ήθελε να σαρώνει τόσο κάρτες υπαλλήλων όσο και ετικέτες προϊόντων στο Excel με έναν αναγνώστη. Οι κάρτες υπαλλήλων ήταν HF, ενώ οι ετικέτες προϊόντων ήταν UHF. Το πρώτο αίτημα αγοράς έλεγε απλώς επιτραπέζιος αναγνώστης RFID για Excel, που ήταν πολύ ασαφές. Μετά από σύντομη εξέταση, αγόρασαν δύο σαφώς επισημασμένους αναγνώστες: έναν αναγνώστη HF USB για κάρτες προσωπικού και έναν επιτραπέζιο αναγνώστη UHF για ετικέτες προϊόντων. Ο σταθμός εργασίας έμοιαζε ελαφρώς λιγότερο κομψός, αλλά η διαδικασία σταμάτησε να μπερδεύει δύο διαφορετικούς κόσμους RFID.

Η ρύθμιση για αρχάριους

Η καλύτερη ρύθμιση για αρχάριους είναι βαρετή με τους σωστούς τρόπους. Χρησιμοποιήστε έναν αναγνώστη για μία σαφή εργασία. Τοποθετήστε τον σε μία σταθερή θέση. Επισημάνετε την περιοχή σάρωσης. Μορφοποιήστε τη στήλη ετικέτας Excel ως κείμενο. Αποφασίστε τη συμπεριφορά του επιθήματος. Προστατέψτε τους τύπους. Κρατήστε μια κύρια λίστα. Εκπαιδεύστε τους χρήστες να σαρώνουν ένα στοιχείο τη φορά. Κρατήστε εφεδρικές ετικέτες και ένα εφεδρικό καλώδιο. Γράψτε ένα φύλλο οδηγιών μιας σελίδας δίπλα στον σταθμό εργασίας. Στη συνέχεια δοκιμάστε τη διαδικασία με το λιγότερο τεχνικό άτομο της ομάδας. Αν αυτό το άτομο μπορεί να σαρώσει δέκα στοιχεία σωστά χωρίς να κάνει ερωτήσεις, είστε πιο κοντά σε ένα λειτουργικό σύστημα από πολλά ακριβά πιλοτικά έργα.

Η ενσωμάτωση ενός επιτραπέζιου αναγνώστη RFID με το Excel δεν αφορά το να προσποιείται το Excel ότι είναι μια πλήρης πλατφόρμα RFID. Αφορά τη χρήση του RFID για την εξάλειψη σφαλμάτων πληκτρολόγησης, την επιτάχυνση επαναλαμβανόμενων ελέγχων και τη δημιουργία καθαρότερου αρχείου φυσικών στοιχείων. Όταν η διαδικασία είναι μικρή και ελεγχόμενη, το Excel είναι συχνά αρκετό. Όταν η διαδικασία μεγαλώνει, τα ίδια μαθήματα εξακολουθούν να έχουν σημασία: καθαρά δεδομένα ετικέτας, ελεγχόμενη εμβέλεια ανάγνωσης, σταθερή μορφοποίηση και μια ροή εργασίας σχεδιασμένη για ανθρώπους. Ξεκινήστε απλά, αλλά μην ξεκινήσετε πρόχειρα. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID μπορεί να κάνει το Excel να φαίνεται εκπληκτικά χρήσιμο, αρκεί να θυμάστε ότι ο αναγνώστης πληκτρολογεί μόνο ό,τι του επιτρέπει η διαδικασία.