Γιατί κάθε εκτυπωτής γραφείου χρειάζεται επιτραπέζιο αναγνώστη USB RFID

Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν σκέφτονται ιδιαίτερα την εκτύπωση μέχρι να πάει κάτι στραβά. Ένα εμπιστευτικό συμβόλαιο μένει στον δίσκο εξόδου. Τα χαρτιά μισθοδοσίας καταλήγουν σε λάθος χέρια. Κάποιος εκτυπώνει ένα σωρό αρχεία πελατών και ξεχνά να τα πάρει. Ένας υπάλληλος πηγαίνει στον εκτυπωτή, αντιλαμβάνεται ότι η εργασία δεν είναι εκεί, τη στέλνει ξανά και μετά τη στέλνει άλλη μία φορά, γιατί πλέον κανείς δεν είναι σίγουρος τι συνέβη. Οι άνθρωποι τείνουν να αντιμετωπίζουν την εκτύπωση σαν αόρατη υποδομή του γραφείου. Είναι απλώς εκεί, όπως ο φωτισμός ή το Wi-Fi. Αλλά αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που τα προβλήματα ασφάλειας εκτύπωσης παραμένουν αόρατα για πολύ καιρό.

Ο κρυφός κίνδυνος στην καθημερινή εκτύπωση

Ένας αναγνώστης RFID USB για επιτραπέζια χρήση σε κάθε εκτυπωτή ακούγεται σαν μια μικρή απόφαση υλικού. Στην πραγματικότητα, αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο ολόκληρο το γραφείο αντιμετωπίζει την πρόσβαση στα έγγραφα, τη λογοδοσία και την ευκολία. Μόλις συνδέσετε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη καρτών RFID για έλεγχο ταυτότητας στον εκτυπωτή στο σημείο όπου πραγματικά βγαίνουν τα έγγραφα, η εκτύπωση παύει να είναι μια αόριστη κοινόχρηστη διαδικασία και γίνεται κάτι συνδεδεμένο με ένα αναγνωρισμένο πρόσωπο την ακριβή στιγμή της απελευθέρωσης. Αυτό ακούγεται απλό και, ειλικρινά, είναι. Αλλά το απλό είναι συχνά αυτό που χρειάζονται περισσότερο τα γραφεία.

Πολλές επιχειρήσεις εκδίδουν ήδη κάρτες ταυτότητας υπαλλήλων για είσοδο στο κτίριο, καταγραφή χρόνου, στάθμευση ή πρόσβαση σε ντουλάπια. Στη συνέχεια, όμως, οι ίδιες επιχειρήσεις αφήνουν οποιονδήποτε να πλησιάσει έναν εκτυπωτή και να πάρει ό,τι τυχαίνει να βρίσκεται εκεί. Η λογική καταρρέει τη στιγμή που θα το πείτε δυνατά. Αν μια εταιρεία πιστεύει ότι οι κάρτες έχουν σημασία στην κεντρική είσοδο, γιατί ξαφνικά παύουν να έχουν δίπλα στο φωτοαντιγραφικό, όπου τιμολόγια, έντυπα HR, συμβόλαια, ιατρικές σημειώσεις, νομικά προσχέδια και δεδομένα πελατών εμφανίζονται συχνά σε κοινή θέα;

Εδώ ακριβώς κερδίζει τη θέση του ένας αναγνώστης RFID USB για πρόσβαση στον εκτυπωτή. Δεν είναι απλώς ένα ακόμη gadget συνδεδεμένο σε έναν ήδη γεμάτο σταθμό εργασίας. Είναι το σημείο ελέγχου που λείπει ανάμεσα σε μια ψηφιακή εντολή εκτύπωσης και σε ένα φυσικό έγγραφο που φεύγει από τη συσκευή. Χωρίς αυτό το σημείο ελέγχου, τα γραφεία βασίζονται στη συνήθεια. Με αυτό, επιβάλλουν ταυτοποίηση τη στιγμή που πραγματικά έχει σημασία.

Πραγματικός αντίκτυπος: Ασφαλής απελευθέρωση εκτύπωσης στην πράξη

Λογιστική εταιρεία στο Σιάτλ

Μια λογιστική εταιρεία στο Σιάτλ το κατάλαβε αυτό κατά τη διάρκεια της φορολογικής περιόδου, που είναι περίπου η χειρότερη δυνατή στιγμή για να ανακαλύψετε χαλαρή πειθαρχία στην εκτύπωση. Το προσωπικό εκτύπωνε πακέτα πελατών, προσχέδια δηλώσεων, εσωτερικές σημειώσεις ελέγχου και σελίδες υπογραφών με υψηλή ταχύτητα σε πολλαπλές κοινόχρηστες συσκευές. Κανείς δεν ήταν απερίσκεπτος επίτηδες. Οι άνθρωποι ήταν απλώς απασχολημένοι. Μερικές εργασίες έμειναν αζήτητες. Μερικές τις πήρε λάθος άτομο και τις μετέφερε σε λάθος γραφείο. Δεν συνέβη κάτι καταστροφικό, αλλά ο διευθύνων εταίρος συνειδητοποίησε ότι το γραφείο λειτουργούσε με τύχη. Η εταιρεία εφάρμοσε ασφαλή απελευθέρωση εκτύπωσης με επιτραπέζιους αναγνώστες RFID στους πιο πολυσύχναστους εκτυπωτές, και σχεδόν αμέσως άλλαξε ο τόνος. Το προσωπικό δεν εκτύπωνε πλέον ελπίζοντας. Εκτύπωνε, πήγαινε όταν ήταν έτοιμο, περνούσε την κάρτα του και απελευθέρωνε ακριβώς τις δικές του εργασίες. Το γραφείο ένιωθε πιο ήρεμο, γιατί η διαδικασία ανταποκρινόταν επιτέλους στην ευαισθησία των εγγράφων.

Αυτή είναι η πραγματική έλξη των αναγνωστών πρόσβασης RFID για έλεγχο ταυτότητας στον εκτυπωτή. Δεν ζητά από τους υπαλλήλους να γίνουν ειδικοί στην ασφάλεια. Τους ζητά να κάνουν μια μικρή, οικεία ενέργεια που ήδη κατανοούν από την πρόσβαση πόρτας. Περνούν την κάρτα. Παίρνουν το έγγραφο. Συνεχίζουν. Η καλή ασφάλεια γραφείου τείνει να λειτουργεί καλύτερα όταν δανείζεται συμπεριφορές που οι άνθρωποι ήδη γνωρίζουν.

Πρακτορείο σχεδιασμού στο Άμστερνταμ

Ένας ακόμη λόγος που κάθε εκτυπωτής γραφείου επωφελείται από έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID είναι ότι η εκτύπωση είναι συχνά πιο κινητή και απρόβλεπτη απ' ό,τι υποθέτουν οι διευθυντές. Οι υπάλληλοι δεν εκτυπώνουν πάντα από το γραφείο που βρίσκεται πιο κοντά τους. Εκτυπώνουν κοντά σε αίθουσες συσκέψεων, κοντά στο οικονομικό τμήμα, κοντά στη ρεσεψιόν, κοντά στο τμήμα που τυχαίνει να έχει το ταχύτερο MFP ή κοντά στον όροφο όπου εργάζονται εκείνη την ημέρα. Στα υβριδικά γραφεία, αυτό γίνεται ακόμη πιο περίπλοκο. Ένα άτομο μπορεί να στείλει μια εργασία από ένα laptop, να πάει σε άλλη περιοχή, να δεχθεί ένα τηλεφώνημα, να ξεχάσει την εκτύπωση και να τη θυμηθεί μόνο μισή ώρα αργότερα. Το παραδοσιακό μοντέλο υποθέτει ότι οι άνθρωποι είναι συνεπείς και πειθαρχημένοι. Τα πραγματικά γραφεία δεν είναι ούτε το ένα ούτε το άλλο.

Ένα πρακτορείο σχεδιασμού στο Άμστερνταμ αντιμετώπισε αυτό το ζήτημα αφού υιοθέτησε ένα πιο ευέλικτο σχέδιο θέσεων εργασίας. Οι ομάδες δεν κάθονταν πλέον σε σταθερές γειτονιές και η παλιά συνήθεια της εκτύπωσης στη «συνήθη» συσκευή κατέρρευσε γρήγορα. Δημιουργικοί υπάλληλοι, υπεύθυνοι λογαριασμών και οικονομικές ομάδες μετακινούνταν όλοι μεταξύ ορόφων και κοινόχρηστων χώρων. Οι εργασίες εκτύπωσης στέλνονταν συνεχώς στη μηχανή που φαινόταν βολική εκείνη τη στιγμή. Το πρακτορείο δεν είχε πρόβλημα κακόβουλου εσωτερικού παράγοντα. Είχε ένα συνηθισμένο ανθρώπινο πρόβλημα. Οι άνθρωποι ήταν απασχολημένοι και ξεχασιάρηδες. Η προσθήκη επιτραπέζιων αναγνωστών RFID για ασφαλή απελευθέρωση εκτύπωσης μετέτρεψε την εκτύπωση σε διαδικασία «τραβήγματος» αντί για διαδικασία ελπίδας. Το προσωπικό μπορούσε να ταυτοποιηθεί στον εκτυπωτή δίπλα στον οποίο στεκόταν πραγματικά, κάτι που ταίριαζε με τον τρόπο που λειτουργούσε πραγματικά το γραφείο και όχι με τον τρόπο που φανταζόταν η παλιά πολιτική.

Αυτή η διαφορά μεταξύ πολιτικής και πραγματικότητας έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι θέλουν να παραδεχτούν οι περισσότεροι υπεύθυνοι IT. Πολλοί κανόνες εκτύπωσης φαίνονται εντάξει σε μια αίθουσα συσκέψεων και καταρρέουν δίπλα σε έναν ενεργό εκτυπωτή.

Ιδιωτική κλινική στη Μελβούρνη

Υπάρχει επίσης το ζήτημα της εμπιστευτικότητας, και εδώ η υπόθεση γίνεται αδύνατο να αγνοηθεί. Τα γραφεία εκτυπώνουν πράγματα που δεν θα άφηναν ποτέ ανοιχτά σε ένα τραπέζι συσκέψεων, αλλά αφήνουν τακτικά αυτά τα ίδια έγγραφα εκτεθειμένα στον δίσκο ενός πολυλειτουργικού εκτυπωτή. Συμβάσεις εργασίας, επιστολές αποδοχών, σημειώσεις πειθαρχικών διαδικασιών, τιμολόγηση προμηθευτών, προσχέδια διοικητικού συμβουλίου, νομική αλληλογραφία, έγγραφα εξαγορών, απαιτήσεις πελατών και έντυπα σχετικά με την υγεία εμφανίζονται όλα σε κοινόχρηστα περιβάλλοντα εκτύπωσης. Όταν αυτό συμβαίνει χωρίς ταυτοποίηση στη συσκευή, το γραφείο ουσιαστικά αναθέτει την ιδιωτικότητα σε όποιον τυχαίνει να περάσει τελευταίος.

Ένας όμιλος ιδιωτικών κλινικών στη Μελβούρνη το είδε καθαρά όταν εξέτασε αρκετά διοικητικά περιστατικά που παραλίγο να προκαλέσουν πρόβλημα. Κανείς δεν παραβίαζε συστήματα. Κανείς δεν έκλεβε αρχεία. Το ζήτημα ήταν ενοχλητικά απλό: ευαίσθητα έγγραφα έφταναν στον εκτυπωτή πριν φτάσει σε αυτόν ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος. Σε μία περίπτωση έμειναν εκεί πολύ ώρα. Σε άλλη περίπτωση αναμείχθηκαν με άλλες εργασίες. Σε άλλη περίπτωση ένας υπάλληλος πήρε λάθος πακέτο ενώ βιαζόταν μεταξύ εργασιών. Μετά από αυτή την εξέταση, ο όμιλος σταμάτησε να μιλά για τους εκτυπωτές ως ακίνδυνο εξοπλισμό γραφείου και άρχισε να τους αντιμετωπίζει ως ελεγχόμενα σημεία εξόδου. Οι αναγνώστες RFID USB σε κάθε κοινόχρηστη συσκευή έκαναν αυτή τη νοοτροπία πρακτική. Το προσωπικό περνούσε την κάρτα, απελευθέρωνε και παραλάμβανε. Τα έγγραφα σταμάτησαν να περιμένουν χωρίς επίβλεψη να τα θυμηθεί κάποιος.

Γι' αυτό η ασφαλής απελευθέρωση εκτύπωσης εμφανίζεται συνεχώς σε αναζητήσεις αγοραστών όπως αναγνώστης RFID εκτυπωτή γραφείου, αναγνώστης καρτών RFID για σύνδεση σε φωτοαντιγραφικό, εκτύπωση με τράβηγμα με κάρτες υπαλλήλων, λύση εκτύπωσης follow me, συσκευή ασφαλούς απελευθέρωσης εκτύπωσης και επιτραπέζιος αναγνώστης έξυπνων καρτών USB για εκτυπωτές. Οι αγοραστές δεν ψάχνουν πραγματικά μόνο για έναν αναγνώστη. Ψάχνουν για έλεγχο στο τελευταίο μίλι της ροής εργασίας εκτύπωσης.

Δικηγορικό γραφείο στο Σικάγο

Και σε αυτό το τελευταίο μίλι κατοικοεδρεύει ο μπελάς. Ένα δικηγορικό γραφείο στο Σικάγο το έμαθε αυτό αφού ένας νεότερος συνεργάτης άφησε κατά λάθος ένα σχολιασμένο προσχέδιο διακανονισμού σε έναν κοινόχρηστο εκτυπωτή κοντά στη ρεσεψιόν. Ένας επισκέπτης δεν το διάβασε και η ζημιά σταμάτησε εκεί, αλλά η διευθύνουσα ομάδα συνειδητοποίησε πόσο αδύναμη ήταν στην πραγματικότητα η υπάρχουσα ρύθμιση. Το γραφείο είχε ήδη δικαιώματα εγγράφων, κρυπτογραφημένο email, κλειδωμένες αίθουσες αρχείων και ελεγχόμενη με κάρτες πρόσβαση στους ορόφους. Ωστόσο, μόλις ένα αρχείο γινόταν χαρτί, οι έλεγχοι ουσιαστικά εξαφανίζονταν. Η προσθήκη ενός επιτραπέζιου αναγνώστη RFID σε κάθε εκτυπωτή δεν έλυσε κάθε ζήτημα ασφάλειας στο κτίριο, αλλά διόρθωσε ένα ντροπιαστικό τυφλό σημείο. Οι δικηγόροι το εκτίμησαν, γιατί ένιωθαν ότι ήταν μια φυσική προέκταση της εμπιστευτικότητας των πελατών και όχι ένας σχολαστικός νέος κανόνας.

Αυτό είναι ένα ακόμη πλεονέκτημα των επιτραπέζιων αναγνωστών RFID USB. Είναι εύκολοι στην εξήγηση. Δεν χρειάζεστε μια μακρά παρουσίαση εκπαίδευσης. Δεν χρειάζεται να πείσετε τους υπαλλήλους ότι ο εκτυπωτής έγινε οχυρό υψηλής ασφάλειας. Εξηγείτε απλώς ότι οι εργασίες παραμένουν σε αναμονή μέχρι να φτάσει το σωστό άτομο και να περάσει την κάρτα του. Οι άνθρωποι το καταλαβαίνουν αμέσως, ειδικά όταν δουν πόσο συχνά οι ίδιοι έχουν ξεχάσει μια εκτύπωση στο παρελθόν.

Πέρα από την ασφάλεια: Αποδοτικότητα και λογοδοσία

Μεταποιητική εταιρεία στο Οχάιο

Μια μεταποιητική εταιρεία στο Οχάιο ανακάλυψε ένα απροσδόκητο όφελος αφού εφάρμοσε εκτύπωση με ταυτοποίηση κάρτας στα γραφεία προμηθειών και προγραμματισμού παραγωγής της. Ο αρχικός στόχος ήταν η ασφάλεια των εγγράφων, επειδή οι προσφορές προμηθευτών και τα εσωτερικά φύλλα κοστολόγησης ήταν πολύ εύκολο να μείνουν σε κοινόχρηστες συσκευές. Αυτό που εξέπληξε τους διευθυντές ήταν πόσο πολύ μειώθηκε η διπλή εκτύπωση μετά την προσθήκη ταυτοποίησης κατά την απελευθέρωση. Πριν από την αλλαγή, οι υπάλληλοι έστελναν συχνά ξανά εργασίες, επειδή δεν ήταν σίγουροι αν η πρώτη είχε ήδη εκτυπωθεί ή αν την είχε πάρει κάποιος άλλος. Μόλις οι εργασίες παρέμεναν σε αναμονή για απελευθέρωση, αυτή η αβεβαιότητα μειώθηκε. Το γραφείο έγινε πιο εύρυθμο, γιατί ο εκτυπωτής σταμάτησε να λειτουργεί σαν κουτί μυστηρίου.

Αυτό αξίζει να το σκεφτεί κανείς. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID USB σε κάθε εκτυπωτή δεν βελτιώνει μόνο την ασφάλεια. Βελτιώνει την εμπιστοσύνη. Το προσωπικό γνωρίζει ότι το έγγραφο θα περιμένει μέχρι να φτάσει εκεί. Γνωρίζει ότι κανείς άλλος δεν θα έπρεπε να το έχει. Γνωρίζει ότι δεν χρειάζεται να τριγυρίζει γύρω από τη μηχανή ή να διασχίζει βιαστικά το γραφείο τη στιγμή που πατά εκτύπωση. Αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία σε πολυάσχολα τμήματα απ' ό,τι περιμένουν οι άνθρωποι.

Διοίκηση πανεπιστημίου στο Δουβλίνο

Ένα γραφείο διοίκησης πανεπιστημίου στο Δουβλίνο βρήκε αυτό ιδιαίτερα χρήσιμο γύρω από τη διαδικασία εξετάσεων και τα έγγραφα φοιτητικών μητρώων. Οι υπάλληλοι συνήθιζαν να εκτυπώνουν κατά ριπές και μετά προσπαθούσαν να θυμηθούν ποια στοίβα ανήκε σε ποιον. Κατά τις περιόδους αιχμής, ο χώρος του εκτυπωτή έμοιαζε με ακατάστατο σημείο διέλευσης, όπου εμπιστευτικές σελίδες, έντυπα, ετικέτες και εσωτερικές σημειώσεις στοιβάζονταν γρηγορότερα απ' ό,τι μπορούσαν να τις ταξινομήσουν οι άνθρωποι. Μόλις το γραφείο εγκατέστησε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID και τους συνέδεσε με την απελευθέρωση εκτύπωσης, ο χώρος του εκτυπωτή έγινε λιγότερο χαοτικός σχεδόν από τη μια μέρα στην άλλη. Η αλλαγή δεν ήταν εντυπωσιακή. Ήταν απλώς πιο καθαρή. Μερικές φορές το «πιο καθαρό» είναι το ισχυρότερο επιχείρημα που μπορείτε να προβάλετε σε ένα περιβάλλον γραφείου.

Υπάρχει επίσης ένα πολιτισμικό μήνυμα που συνοδεύει την ταυτοποίηση RFID στους εκτυπωτές. Λέει στους υπαλλήλους ότι τα έγγραφα έχουν σημασία σε όλη τη ροή εργασίας, όχι μόνο όσο βρίσκονται ακόμη στην οθόνη. Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά τα γραφεία συχνά συμπεριφέρονται σαν να τελειώνει η ασφάλεια δεδομένων μόλις πατηθεί το κουμπί εκτύπωσης. Στην πραγματικότητα, το χαρτί είναι συχνά το λιγότερο ελεγχόμενο στάδιο του κύκλου ζωής ενός εγγράφου. Μπορεί να ξεχαστεί, να διαβαστεί λάθος, να αντιγραφεί, να φωτογραφηθεί ή να πεταχτεί στον λάθος δίσκο. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID δίπλα στον εκτυπωτή δημιουργεί μια ορατή υπενθύμιση ότι η φυσική έξοδος αξίζει την ίδια πειθαρχία ταυτοποίησης με την ψηφιακή πρόσβαση.

Γραφείο επενδύσεων σε ακίνητα στη Σιγκαπούρη

Ένα γραφείο επενδύσεων σε ακίνητα στη Σιγκαπούρη το είδε αυτό να εκτυλίσσεται αφού μετακόμισε σε νέο όροφο με περισσότερους ανοιχτούς χώρους συνεργασίας. Η εταιρεία λάτρευε τη διάταξη, αλλά γρήγορα συνειδητοποίησε ότι ο ανοιχτός χώρος και η μη ασφαλής κοινόχρηστη εκτύπωση αποτελούσαν κακό συνδυασμό όταν εμπλέκονταν προσχέδια εξαγορών, διαπραγματεύσεις μισθώσεων και εσωτερικά σημειώματα. Η ηγετική ομάδα δεν ήθελε να κλείσει την ανοιχτή φύση του γραφείου και δεν χρειαζόταν να το κάνει. Έπρεπε απλώς να σταματήσει να αντιμετωπίζει τον εκτυπωτή σαν δημόσιο σημείο απόθεσης. Η ταυτοποίηση με κάρτα στον εκτυπωτή έδωσε στην εταιρεία τον έλεγχο που χρειαζόταν χωρίς να αλλάξει τη συνολική σχεδίαση του γραφείου.

Αυτού του είδους η ισορροπία έχει σημασία, γιατί τα σύγχρονα γραφεία δεν θέλουν μέτρα ασφάλειας που να μοιάζουν τιμωρητικά. Θέλουν μέτρα ασφάλειας που ενσωματώνονται φυσικά στην καθημερινή κίνηση. Οι επιτραπέζιοι αναγνώστες RFID USB είναι καλοί σε αυτό, γιατί είναι μικροί, οικείοι και γρήγοροι. Ένα πέρασμα κάρτας είναι ευκολότερο από το να πληκτρολογείτε PIN στη μηχανή κάθε φορά. Είναι ευκολότερο από το να θυμάστε έναν ξεχωριστό κωδικό απελευθέρωσης εκτύπωσης. Είναι ευκολότερο από το να βασίζεστε στο ότι το προσωπικό δεν θα ξεχάσει έγγραφα. Στην πράξη, όσο ευκολότερη είναι η ροή εργασίας, τόσο πιο αξιόπιστα την ακολουθούν οι άνθρωποι.

Εταιρεία λογισμικού υγείας στη Βοστώνη

Μια εταιρεία λογισμικού υγείας στη Βοστώνη το έμαθε αυτό αφού δοκίμασε πολλαπλές επιλογές απελευθέρωσης εκτύπωσης. Η απελευθέρωση με PIN φαινόταν εντάξει στις επιδείξεις, αλλά οι υπάλληλοι δεν συμπαθούσαν την επιπλέον πληκτρολόγηση σε κοινόχρηστες συσκευές, ειδικά όταν κινούνταν γρήγορα μεταξύ συσκέψεων, εργασιών υποστήριξης και εγγράφων πελατών. Η ροή εργασίας με κάρτα κέρδισε, γιατί ένιωθε φυσική. Το προσωπικό χρησιμοποιούσε ήδη κάρτες RFID για πόρτες και άλλα εσωτερικά συστήματα. Η επέκταση αυτής της ίδιας κίνησης στην ταυτοποίηση στον εκτυπωτή έμοιαζε με κοινή λογική και όχι με νέα γραφειοκρατία.

Τμήμα προμηθειών στο Μάντσεστερ

Ένας ακόμη ισχυρός λόγος για να τοποθετήσετε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη καρτών RFID σε κάθε εκτυπωτή είναι η λογοδοσία. Τα γραφεία σπάνια έχουν πρόβλημα με την εκτύπωση αφηρημένα. Έχουν πρόβλημα με εκτυπώσεις που κανείς δεν μπορεί να διεκδικήσει ξεκάθαρα. Όταν ένα ευαίσθητο πακέτο εμφανίζεται στη λάθος συσκευή, ή μια στοίβα έγχρωμων εκτυπώσεων εμφανίζεται χωρίς κάτοχο, ή ένα εμπιστευτικό έντυπο βρίσκεται εγκαταλελειμμένο, οι διευθυντές αρχίζουν να ρωτούν ποιος το εκτύπωσε αυτό. Χωρίς κατάλληλο έλεγχο απελευθέρωσης, η απάντηση είναι συχνά ενοχλητικά αόριστη. Με ταυτοποιημένη απελευθέρωση, η αλυσίδα γίνεται πολύ σαφέστερη.

Ένα τμήμα προμηθειών στο Μάντσεστερ αντιμετώπισε αυτό το ζήτημα κατά τη διάρκεια ενός περίπλοκου κύκλου αξιολόγησης προμηθευτών. Έγγραφα τιμολόγησης εκτυπώνονταν σε πολλές κοινόχρηστες συσκευές και ένα αμφισβητούμενο πακέτο προκάλεσε έναν γύρο αλληλοκατηγοριών που δεν απόλαυσε κανείς. Το ζήτημα δεν ήταν εγκληματικό. Ήταν διαδικαστική ομίχλη. Μόλις το τμήμα πρόσθεσε ασφαλή απελευθέρωση εκτύπωσης με δυνατότητα RFID, σταμάτησε να βασίζεται τόσο πολύ στη μνήμη και τις υποθέσεις. Η διαδικασία απέκτησε ιχνηλασιμότητα, κάτι που έκανε το τμήμα πιο σίγουρο όχι μόνο για την ιδιωτικότητα, αλλά και για τη βασική πειθαρχία του γραφείου.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στα οικονομικά, το HR, τα νομικά και τη διοικητική υποστήριξη, αλλά ειλικρινά, εκτείνεται πολύ πέρα από αυτές τις ομάδες. Κάθε τμήμα που χειρίζεται συμβόλαια, δεδομένα πελατών, τιμολόγια, τεχνικά σχέδια, εσωτερικά έγγραφα προγραμματισμού ή ρυθμιζόμενες πληροφορίες επωφελείται από τον έλεγχο πρόσβασης στον εκτυπωτή. Τα γραφεία τείνουν να υποτιμούν πόσα «συνηθισμένα» έγγραφα είναι ευαίσθητα μόλις βρεθούν σε φυσική μορφή.

Περιφερειακό ασφαλιστικό γραφείο στην Κουάλα Λουμπούρ

Ένα περιφερειακό ασφαλιστικό γραφείο στην Κουάλα Λουμπούρ το είδε αυτό κατά την επεξεργασία απαιτήσεων. Το προσωπικό δεν εκτύπωνε δραματικά μυστικά όλη μέρα, αλλά εκτύπωνε αρκετές λεπτομέρειες συμβολαίων, αλληλογραφία πελατών και εσωτερικές σημειώσεις ώστε η ανεξέλεγκτη κοινόχρηστη εκτύπωση να αποτελεί σαφές αδύναμο σημείο. Το γραφείο είχε ήδη επενδύσει σε ασφαλή συστήματα αλλού, αλλά η γωνιά του εκτυπωτή συμπεριφερόταν ακόμη σαν ανεπίσημη ζώνη. Η εγκατάσταση αναγνωστών RFID USB στους εκτυπωτές βοήθησε να ευθυγραμμιστεί το περιβάλλον εκτύπωσης με την υπόλοιπη στάση ασφάλειας του γραφείου. Η διόρθωση ήταν μικρή σε σύγκριση με άλλα έργα IT, αλλά η λογική ήταν ισχυρότερη από πολλές μεγαλύτερες αγορές.

Υπάρχει μια ακόμη πτυχή που μερικές φορές παραβλέπουν οι αγοραστές: ο έλεγχος πρόσβασης στον εκτυπωτή κάνει επίσης τη χρήση κοινόχρηστων συσκευών πιο πρακτική σε αναπτυσσόμενα γραφεία. Όταν οι υπάλληλοι εμπιστεύονται την ασφαλή απελευθέρωση εκτύπωσης, οι εταιρείες μπορούν να ενοποιήσουν την υποδομή εκτύπωσης με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση, αντί να διασκορπίζουν συσκευές παντού μόνο και μόνο για να μειώσουν τον φόβο γύρω από την κοινόχρηστη έξοδο. Αυτό μπορεί να υποστηρίξει πιο καθαρές διατάξεις γραφείου και καλύτερη αξιοποίηση των εκτυπωτών, χωρίς να ανησυχεί το προσωπικό ότι κάποιος άλλος θα δει τα έγγραφά του.

Κέντρο υποστήριξης λογισμικού στο Όστιν

Ένα ταχέως αναπτυσσόμενο κέντρο υποστήριξης λογισμικού στο Όστιν αντιμετώπισε αυτό το ζήτημα καθώς αυξανόταν ο αριθμός των εργαζομένων. Η εταιρεία δεν ήθελε να γεμίσει κάθε ζώνη ομάδας με περισσότερους εκτυπωτές, αλλά οι υπάλληλοι δεν συμπαθούσαν να περπατούν προς κεντρικές συσκευές, γιατί ανησυχούσαν ότι κάποιος άλλος μπορεί να πάρει πρώτος τα χαρτιά τους. Μόλις το κέντρο πρόσθεσε επιτραπέζιους αναγνώστες RFID και εκτύπωση με τράβηγμα στα κοινόχρηστα MFP του, ο δισταγμός μειώθηκε. Οι άνθρωποι ήταν πιο πρόθυμοι να χρησιμοποιούν κεντρικές συσκευές, γιατί οι εργασίες περίμεναν προσωπικά για αυτούς. Το γραφείο δεν χρειαζόταν περισσότερους εκτυπωτές. Χρειαζόταν εξυπνότερο έλεγχο απελευθέρωσης.

Γι' αυτό το επιχείρημα υπέρ ενός επιτραπέζιου αναγνώστη RFID USB σε κάθε εκτυπωτή είναι ισχυρότερο απ' ό,τι φαίνεται αρχικά. Δεν αφορά πραγματικά τον αναγνώστη ως μεμονωμένο προϊόν. Αφορά τον επανασχεδιασμό της στιγμής όπου ένα ψηφιακό έγγραφο γίνεται φυσικός κίνδυνος. Αυτή η στιγμή συμβαίνει σε κάθε εκτυπωτή, κάθε μέρα, συχνά δεκάδες ή εκατοντάδες φορές, και σε πολλά γραφεία εξακολουθεί να συμβαίνει με εντυπωσιακά λίγο έλεγχο.

Κάνοντας τη σωστή επιλογή για το γραφείο σας

Για τις ομάδες προμηθειών, οι έξυπνες ερωτήσεις αξιολόγησης είναι απλές. Μπορεί ο επιτραπέζιος αναγνώστης RFID να υποστηρίξει τις τεχνολογίες καρτών υπαλλήλων που χρησιμοποιούνται ήδη; Μπορεί να ενσωματωθεί με την πλατφόρμα διαχείρισης εκτυπώσεων ή ασφαλούς απελευθέρωσης εκτύπωσης του γραφείου; Θα λειτουργήσει ομαλά με κοινόχρηστα φωτοαντιγραφικά, MFP και εκτυπωτές τμημάτων; Είναι η εμπειρία χρήστη αρκετά γρήγορη ώστε οι υπάλληλοι να μην προσπαθήσουν να την παρακάμψουν; Βοηθά το γραφείο να προχωρήσει προς την ταυτοποίηση με κάρτα στους εκτυπωτές χωρίς να δημιουργεί περιττή τριβή; Αυτές είναι οι ερωτήσεις που έχουν μεγαλύτερη σημασία από μια λαμπερή γλώσσα υλικού.

Μια συμβουλευτική εταιρεία στο Λονδίνο χειρίστηκε καλά την εφαρμογή της, γιατί έθεσε ακριβώς αυτές τις ερωτήσεις πριν παραγγείλει οτιδήποτε. Αντί να αντιμετωπίσει τον αναγνώστη RFID εκτυπωτή ως μεμονωμένο αξεσουάρ, η εταιρεία τον αντιμετώπισε ως μέρος μιας ευρύτερης ροής εργασίας ασφάλειας εκτύπωσης. Το αποτέλεσμα ένιωθε συνεκτικό. Οι υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν τις ίδιες κάρτες που ήδη γνώριζαν. Οι εκτυπωτές κρατούσαν τις εργασίες μέχρι την απελευθέρωση. Το IT απέκτησε καθαρότερο έλεγχο. Οι εγκαταστάσεις είδαν λιγότερες εγκαταλελειμμένες εκτυπώσεις. Το γραφείο δεν έγινε ξαφνικά φουτουριστικό. Έγινε απλώς λιγότερο απρόσεκτο.

Και αυτό, τελικά, είναι το καλύτερο επιχείρημα για να τοποθετήσετε έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID USB σε κάθε εκτυπωτή. Τα γραφεία ξοδεύουν πολλά χρήματα για να προστατεύσουν την κεντρική είσοδο, το δίκτυο, την πλατφόρμα υπολογιστικό νέφος, τα laptop και τις αίθουσες συσκέψεων. Μετά αφήνουν το χαρτί εκτεθειμένο και ελπίζουν ότι κανείς δεν θα το προσέξει. Είναι μια παράξενη αντίφαση και, μόλις τη δείτε, δεν μπορείτε πραγματικά να την ξεχάσετε.

Ένας εκτυπωτής δεν είναι απλώς μια μηχανή ευκολίας. Είναι σημείο εξόδου για επιχειρηματικό κίνδυνο. Το έγγραφο που φαινόταν προστατευμένο στην οθόνη δεν είναι πλέον προστατευμένο μόλις προσγειωθεί χωρίς επίβλεψη σε έναν δίσκο. Ένας επιτραπέζιος αναγνώστης RFID USB διορθώνει αυτή τη στιγμή με τρόπο που οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν αμέσως και ακολουθούν χωρίς αντίσταση. Περάστε την κάρτα. Απελευθερώστε την εργασία. Πάρτε το έγγραφο. Αυτή είναι μια πολύ ισχυρότερη συνήθεια γραφείου από το να εκτυπώνετε και να ελπίζετε για το καλύτερο.

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί ήδη κάρτες RFID υπαλλήλων, τότε το επιχείρημα είναι ακόμη απλούστερο. Εμπιστεύεστε ήδη τις κάρτες για την είσοδο. Τις εκδίδετε ήδη, τις διαχειρίζεστε και περιμένετε από τους ανθρώπους να τις φέρουν μαζί τους. Η επέκταση αυτής της εμπιστοσύνης στην ασφαλή απελευθέρωση εκτύπωσης δεν είναι ριζοσπαστική. Είναι καθυστερημένη.

Γι' αυτό το γραφείο σας χρειάζεται έναν επιτραπέζιο αναγνώστη RFID USB σε κάθε εκτυπωτή. Όχι επειδή το υλικό είναι συναρπαστικό και όχι επειδή οι αγοραστές χρειάζονται μια ακόμη συσκευή για εγκατάσταση, αλλά επειδή η εκτύπωση παραμένει ένα από τα ευκολότερα σημεία όπου ένα καλά οργανωμένο γραφείο μπορεί να συμπεριφερθεί παράξενα απρόσεκτα. Μόλις ο αναγνώστης είναι εκεί, η ροή εργασίας αποκτά επιτέλους νόημα. Και όταν η ασφάλεια του γραφείου αρχίζει να έχει νόημα στον εκτυπωτή, πολλά μικρά καθημερινά προβλήματα παύουν να είναι προβλήματα.