Γιατί οι χώροι συνεργασίας επιλέγουν ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID

Ο Πρώτος Κρυφός Λόγος: Κάνοντας την Ιδιότητα Μέλους Χειροπιαστή

Τα coworking spaces δεν αγοράζουν ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID μόνο επειδή φαίνονται όμορφες στη ρεσεψιόν. Αυτός είναι ο προφανής λόγος, και δεν είναι λάθος. Μια ξύλινη κάρτα φαίνεται πιο ζεστή από μια πλαστική κάρτα, φωτογραφίζεται καλύτερα σε ένα welcome kit και ταιριάζει με το είδος της γλώσσας προβολή επωνυμίας που χρησιμοποιούν ήδη πολλά coworking spaces: κοινότητα, ευελιξία, σχεδιασμός, βιωσιμότητα και φιλοξενία. Αλλά ο κρυφός λόγος πηγαίνει βαθύτερα. Οι ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID βοηθούν τους διαχειριστές coworking να μετατρέψουν τον έλεγχο πρόσβασης σε εμπειρία μέλους.

Αυτό ακούγεται σαν μικρή διαφορά μέχρι να διαχειριστείτε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας. Μια επιχείρηση coworking δεν νοικιάζει απλώς γραφεία. Διαχειρίζεται την εμπιστοσύνη ανάμεσα σε πολλούς ανθρώπους, αίθουσες, προγράμματα, εταιρείες, επισκέπτες, παραδόσεις, εκδηλώσεις, lockers, χώρους συσκέψεων, εκτυπωτές, ανελκυστήρες και μερικές φορές πολλαπλά υποκαταστήματα. Το διαπιστευτήριο πρόσβασης βρίσκεται στο κέντρο αυτού του συστήματος. Μια φθηνή πλαστική κάρτα μπορεί να ανοίξει μια πόρτα, αλλά μια καλά σχεδιασμένη ξύλινη κάρτα-κλειδί RFID μπορεί επίσης να υπενθυμίσει στο μέλος ότι ο χώρος είναι μελετημένος, ελεγχόμενος και αξίζει να ανήκεις σε αυτόν.

Τα μέλη αγγίζουν την κάρτα σχεδόν κάθε μέρα. Τη χρησιμοποιούν στην κεντρική είσοδο, στις αίθουσες συσκέψεων, στα ιδιωτικά γραφεία, στους ανελκυστήρες, στην αποθήκευση ποδηλάτων, στα lockers και στα σημεία πρόσβασης εκτός ωραρίου. Μπορεί να τη δείξουν στο προσωπικό της ρεσεψιόν. Μπορεί να τη δώσουν σε έναν επισκέπτη για προσωρινή πρόσβαση. Μπορεί να τη φυλάξουν σε ένα πορτοφόλι δίπλα σε τραπεζικές κάρτες και κάρτες μετακίνησης. Αν αυτό το διαπιστευτήριο φαίνεται αναλώσιμο, η ιδιότητα μέλους μπορεί σιωπηλά να φαίνεται επίσης αναλώσιμη. Τα επωνυμίες coworking το κατανοούν αυτό καλύτερα τώρα απ' ό,τι πριν από μερικά χρόνια.

Ένας χώρος coworking στη Λισαβόνα το παρατήρησε αυτό όταν ανασχεδίασε τη ρεσεψιόν του. Ο χώρος είχε τραπέζια από δρυ, ζεστό φωτισμό, ήσυχους τηλεφωνικούς θαλάμους και ένα coffee bar που έμοιαζε περισσότερο με boutique ξενοδοχείο παρά με serviced office. Ωστόσο, τα νέα μέλη λάμβαναν λεπτές λευκές πλαστικές κάρτες RFID με έναν τυπωμένο αριθμό και χωρίς προσωπικότητα. Ο διευθυντής άλλαξε σε προσαρμοσμένες ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID με λογότυπο χαραγμένο με λέιζερ και ένα μικρό ID μέλους στο πίσω μέρος. Τίποτα δεν άλλαξε στο λογισμικό ελέγχου πρόσβασης, αλλά η ένταξη νέων μελών έμοιαζε διαφορετική. Οι άνθρωποι φωτογράφιζαν το welcome packet. Σταμάτησαν να αφήνουν την κάρτα πεταμένη στον πάγκο. Η κάρτα έμοιαζε μέρος της ιδιότητας μέλους, όχι μια αναλώσιμη κάρτα ασφαλείας.

Αυτός είναι ο πρώτος κρυφός λόγος που τα coworking spaces ζητούν ξύλινες κάρτες πρόσβασης RFID. Κάνουν την αόρατη αξία της ιδιότητας μέλους να φαίνεται φυσική. Μια συνδρομή coworking μπορεί να είναι δύσκολο να την κρατήσεις στο χέρι σου. Είναι WiFi, γραφεία, αίθουσες, καφές, κοινότητα, υποστήριξη, τοποθεσία και ευελιξία. Μια ξύλινη κάρτα RFID γίνεται το αντικείμενο που αντιπροσωπεύει όλα αυτά. Είναι μικρή, αλλά λέει στο μέλος: δεν νοικιάζεις απλώς μια καρέκλα για σήμερα. Ανήκεις σε αυτό το περιβάλλον.

Τεχνικές Παράμετροι

Από τεχνική σκοπιά, η κάρτα πρέπει ακόμη να λειτουργεί ως σοβαρό διαπιστευτήριο πρόσβασης. Τα περισσότερα coworking spaces χρησιμοποιούν LF 125 kHz, HF 13.56 MHz ή τεχνολογία έξυπνης κάρτας όπως MIFARE Classic, MIFARE DESFire ή συμβατές μορφές RFID ανάλογα με το εγκατεστημένο σύστημα αναγνώστη. Ορισμένοι χώροι χρησιμοποιούν συστήματα ελέγχου πρόσβασης βασισμένα στο υπολογιστικό νέφος που βασίζονται στο UID. Άλλοι απαιτούν κωδικοποιημένους τομείς, facility codes ή διαπιστευτήρια υψηλότερης ασφάλειας. Μια ξύλινη κάρτα-κλειδί RFID πρέπει να ταιριάζει με τον αναγνώστη και την πλατφόρμα διαχείρισης πρόσβασης. Ο καλός σχεδιασμός δεν μπορεί να σώσει το λάθος τσιπ.

Ένας κόμβος startup στο Ώστιν το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο όταν παρήγγειλε ελκυστικές ξύλινες κάρτες NFC από έναν γενικό προμηθευτή δώρων. Οι κάρτες μπορούσαν να ανοίξουν έναν ιστότοπο όταν τις ακουμπούσες με ένα τηλέφωνο, αλλά δεν λειτουργούσαν με τους υπάρχοντες αναγνώστες ελέγχου πρόσβασης του κτιρίου. Ο προμηθευτής είχε αντιμετωπίσει τις κάρτες NFC μάρκετινγκ και τις κάρτες πρόσβασης RFID ως το ίδιο προϊόν. Δεν είναι το ίδιο. Ο κόμβος ξαναπαρήγγειλε μέσω ενός κατασκευαστή καρτών RFID που επιβεβαίωσε τον απαιτούμενο τύπο τσιπ, δοκίμασε τις κάρτες στους πραγματικούς αναγνώστες και κωδικοποίησε σωστά τους αριθμούς μελών. Η δεύτερη παρτίδα έμοιαζε παρόμοια, αλλά η λειτουργία πρόσβασης επιτέλους λειτούργησε.

Γι' αυτό οι σοβαροί διαχειριστές coworking κάνουν λεπτομερείς ερωτήσεις πριν παραγγείλουν μαζικά ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID. Θέλουν να μάθουν το μοντέλο chip, τη συχνότητα, τη δομή μνήμης, τη μορφή UID, το πάχος κάρτας, την απόσταση αναγνώστη, τη διαδικασία κωδικοποίησης και αν ο προμηθευτής μπορεί να χειριστεί μεταβλητά IDs μελών. Ενδιαφέρονται επίσης αν η ξύλινη κάρτα θα παραμείνει επίπεδη, θα αντέξει στα πορτοφόλια, θα αντισταθεί στην υγρασία και θα σαρώνεται γρήγορα σε μια πολυσύχναστη είσοδο. Μια κάρτα coworking αγγίζεται πολύ συχνά για να αντιμετωπιστεί σαν διακοσμητικό σουβενίρ.

Ο Δεύτερος Κρυφός Λόγος: Σηματοδότηση Επιπέδων

Ο δεύτερος κρυφός λόγος είναι η σηματοδότηση επιπέδων. Οι επιχειρήσεις coworking έχουν συχνά πολλά επίπεδα πρόσβασης: hot desk, dedicated desk, ιδιωτικό γραφείο, πακέτο αίθουσας συσκέψεων, νυχτερινή πρόσβαση, πρόσβαση Σαββατοκύριακου, enterprise suite, διοργανωτής εκδηλώσεων, προσωπικό, συνεργείο καθαρισμού και προσωρινός επισκέπτης. Το λογισμικό διαχειρίζεται τα δικαιώματα, αλλά η φυσική κάρτα μπορεί να κάνει αυτά τα επίπεδα να φαίνονται οργανωμένα. Διαφορετικοί τόνοι ξύλου, στυλ χάραξης ή διακριτικά σημάδια μπορούν να βοηθήσουν το προσωπικό να αναγνωρίζει κατηγορίες καρτών χωρίς να μετατρέπει τον χώρο εργασίας σε σημείο ελέγχου ασφαλείας.

Ένας διαχειριστής coworking στη Σιγκαπούρη χρησιμοποίησε ανοιχτόχρωμες κάρτες RFID από μπαμπού για τα τυπικά μέλη και σκουρόχρωμες κάρτες από καρυδιά για τους πελάτες enterprise suite. Τα δικαιώματα πρόσβασης διαχειρίζονταν στο λογισμικό, αλλά η ορατή διαφορά βοηθούσε το προσωπικό της ρεσεψιόν να καταλάβει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στο διοικητικό συμβούλιο, είσοδο εκτός ωραρίου ή προνόμια ιδιωτικού pantry. Η εταιρεία απέφυγε την έντονη χρωματική κωδικοποίηση γιατί δεν ήθελε τα μέλη να αισθάνονται ότι κατατάσσονται δημόσια. Το ξύλο τους έδωσε έναν πιο διακριτικό τρόπο να ξεχωρίζουν τα επίπεδα διατηρώντας το επωνυμία κομψό.

Αυτού του είδους η λεπτότητα έχει σημασία στο coworking γιατί οι άνθρωποι επιλέγουν αυτούς τους χώρους εν μέρει για το πώς αισθάνονται. Κανείς δεν θέλει να αισθάνεται ότι μπαίνει σε έναν ψυχρό πύργο γραφείων με ένα badge επισκέπτη κρεμασμένο στον λαιμό του. Μια ξύλινη κάρτα-κλειδί RFID μπορεί να κάνει τον έλεγχο πρόσβασης να φαίνεται λιγότερο θεσμικός. Απαλύνει το επίπεδο ασφαλείας χωρίς να αφαιρεί την ασφάλεια. Η πόρτα εξακολουθεί να κλειδώνει. Το σύστημα εξακολουθεί να καταγράφει την είσοδο. Οι χαμένες κάρτες μπορούν ακόμη να απενεργοποιηθούν. Αλλά η εμπειρία του μέλους μοιάζει περισσότερο με λέσχη, στούντιο ή περιβάλλον φιλοξενίας.

Ένας χώρος maker στο Βερολίνο χρησιμοποίησε ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID ακριβώς για αυτόν τον λόγο. Το κτίριο στέγαζε σχεδιαστές, φοιτητές ρομποτικής, κατασκευαστές επίπλων και μικρές startup υλικού. Οι πλαστικές κάρτες πρόσβασης φαίνονταν παράταιρες δίπλα σε λέιζερ cutters, ξύλινα ράφια, πάγκους πρωτοτύπων και χειροποίητη σηματοδότηση. Οι ξύλινες κάρτες ταίριαζαν με την κουλτούρα του χώρου. Πιο σημαντικό, τα μέλη τις μεταχειρίζονταν με περισσότερη φροντίδα. Ο διαχειριστής ανέφερε λιγότερες εγκαταλελειμμένες κάρτες μετά την αλλαγή από τις γενικές πλαστικές κάρτες, επειδή οι ξύλινες κάρτες φαίνονταν λιγότερο αναλώσιμες.

Λειτουργικά Πλεονεκτήματα

Υπάρχει επίσης ένα κρυφό λειτουργικό πλεονέκτημα: οι ξύλινες κάρτες RFID κάνουν τις εγγυήσεις και τις επιστροφές ευκολότερα δικαιολογήσιμες. Πολλά coworking spaces δυσκολεύονται με τις χαμένες κάρτες πρόσβασης, ειδικά όταν τα μέλη εγγράφονται για σύντομα έργα. Αν η κάρτα φαίνεται φθηνή, τα μέλη δεν αισθάνονται άσχημα που τη χάνουν. Αν η κάρτα φαίνεται σαν χειροποίητο αντικείμενο, ένα μικρό τέλος αντικατάστασης φαίνεται λογικό. Αυτό δεν σημαίνει ότι οι διαχειριστές πρέπει να χρεώνουν υπερβολικά για χαμένες κάρτες. Σημαίνει ότι η κάρτα μπορεί να υποστηρίξει καλύτερη πειθαρχία διαπιστευτηρίων.

Ένας πάροχος υβριδικών γραφείων στη Μελβούρνη είχε πρόβλημα με μέλη που δεν επέστρεφαν τις πλαστικές κάρτες μετά από βραχυπρόθεσμες ενοικιάσεις ομάδων. Οι κάρτες ήταν χαμηλού κόστους, αλλά η αντικατάσταση και η απενεργοποίησή τους δημιουργούσαν διοικητική εργασία. Η εταιρεία εισήγαγε ξύλινες κάρτες RFID με σαφή πολιτική επιστροφής και ένα μέτριο ποσό εγγύησης για πακέτα ομάδων. Τα μέλη ήταν πιο πιθανό να τις επιστρέψουν επειδή οι κάρτες έμοιαζαν με πραγματική περιουσία του χώρου. Η διαδικασία πρόσβασης έγινε πιο καθαρή και η ρεσεψιόν περνούσε λιγότερο χρόνο κυνηγώντας χαμένα διαπιστευτήρια.

Συνέπεια επωνυμία σε Όλες τις Τοποθεσίες

Ο τρίτος κρυφός λόγος είναι η συνέπεια επωνυμία σε όλες τις τοποθεσίες. Οι αλυσίδες coworking επεκτείνονται συχνά γρήγορα. Μια τοποθεσία μπορεί να χρησιμοποιεί μαύρες κάρτες, μια άλλη μπλε fobs, μια άλλη προσωρινά badges και η νεότερη τοποθεσία κινητό access. Αυτή η ασυνέπεια κάνει το επωνυμία να φαίνεται κατακερματισμένο. Ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα ξύλινων καρτών RFID μπορεί να δημιουργήσει ένα αναγνωρίσιμο αντικείμενο μέλους σε πολλαπλές τοποθεσίες, επιτρέποντας παράλληλα διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης στο λογισμικό.

Ένα υψηλής ποιότητας επωνυμία coworking στο Ντουμπάι χρησιμοποίησε ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID σε τέσσερις τοποθεσίες, συμπεριλαμβανομένου ενός lounge σε οικονομική περιοχή και ενός creative πανεπιστημιούπολη κοντά σε κέντρο σχεδιασμού. Η μπροστινή χάραξη παρέμεινε ίδια, ενώ το πίσω μέρος έφερε έναν μικρό κωδικό τοποθεσίας και αριθμό κάρτας. Τα μέλη μπορούσαν να έχουν πρόσβαση σε διαφορετικές ζώνες ανάλογα με το πλάνο τους. Η φυσική κάρτα δημιούργησε μια γλώσσα επωνυμία ακόμη και αν κάθε τοποθεσία είχε διαφορετική διάταξη. Για τον διαχειριστή, η ξύλινη κάρτα έγινε ένα φορητό πρότυπο επωνυμία.

Οι ξύλινες κάρτες φωτογραφίζονται επίσης καλά, και αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι θέλουν να παραδεχτούν ορισμένοι τεχνικοί αγοραστές. Τα coworking spaces ζουν μέσα από την κοινωνική απόδειξη. Τα νέα μέλη δημοσιεύουν στήσεις γραφείων, welcome kits, γωνιές καφέ, badges εκδηλώσεων και αίθουσες συσκέψεων. Μια ξύλινη κάρτα πρόσβασης RFID δίπλα σε ένα σημειωματάριο και ένα laptop φαίνεται μελετημένη. Μπορεί να εμφανιστεί σε emails ένταξης, καμπάνιες παραπομπών, αναρτήσεις κοινότητας και φωτογραφίες welcome box χωρίς να φαίνεται σαν φθηνό διοικητικό αντικείμενο.

Ένα λέσχη γυναικών founder στο Τορόντο πρόσθεσε ξύλινες κάρτες RFID στο welcome kit του μαζί με σημειωματάριο, κουπόνι καφέ και οδηγό κοινότητας. Η κάρτα πρόσβασης άνοιγε την κεντρική πόρτα και το lounge μελών, αλλά έγινε επίσης μέρος της ταυτότητας του λέσχη στα κοινωνικά δίκτυα. Τα μέλη δημοσίευαν το kit κατά την εβδομάδα ένταξης. Ο διαχειριστής δεν χρειάστηκε να τους ζητήσει να διαφημίσουν τον χώρο. Η κάρτα έκανε την εμπειρία υποδοχής πιο φωτογενή και το επωνυμία εξαπλώθηκε φυσικά μέσα από τις αναρτήσεις των μελών.

Για λόγους SEO και προθέσεων προμηθειών, αυτός είναι ο λόγος που οι αγοραστές αναζητούν όρους όπως προσαρμοσμένες ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID, ξύλινες κάρτες πρόσβασης RFID για χώρους συνεργασίας, ξύλινες κάρτες μέλους NFC, κατασκευαστής καρτών-κλειδιών RFID, προσαρμοσμένες ξύλινες κάρτες MIFARE, ξύλινες κάρτες ελέγχου πρόσβασης και φιλικές προς το περιβάλλον κάρτες RFID. Δεν αναζητούν μόνο μια κάρτα που ανοίγει μια πόρτα. Αναζητούν ένα διαπιστευτήριο που υποστηρίζει τον έλεγχο πρόσβασης, την προβολή της ταυτότητας των μελών και μια πιο άρτια εμπειρία ένταξης.

Ειλικρίνεια στη Βιωσιμότητα

Η βιωσιμότητα είναι μέρος της ζήτησης, αλλά πρέπει να αντιμετωπίζεται με ειλικρίνεια. Οι ξύλινες κάρτες RFID δεν είναι αυτόματα τέλειες για το περιβάλλον. Περιέχουν ακόμη τσιπ, κεραία, κόλλα, επίστρωση και συσκευασία. Ωστόσο, πολλοί διαχειριστές coworking έχουν κουραστεί να παραγγέλνουν πλαστικές κάρτες που χάνονται, γρατσουνίζονται, αντικαθίστανται και πετιούνται. Μια ανθεκτική ξύλινη κάρτα RFID μπορεί να υποστηρίξει ένα μήνυμα μειωμένου πλαστικού αν είναι σχεδιασμένη για μακροπρόθεσμη επαναχρησιμοποίηση και διαχειρίζεται μέσω σωστών πολιτικών επιστροφής καρτών. Το καλύτερο επιχείρημα βιωσιμότητας δεν είναι ότι το ξύλο είναι μαγικό. Είναι ότι το διαπιστευτήριο φαίνεται λιγότερο αναλώσιμο και μπορεί να παραμείνει σε κυκλοφορία περισσότερο.

Ένας χώρος κοινωνικής επιχείρησης στο Κέιπ Τάουν επέλεξε ξύλινες κάρτες πρόσβασης επειδή τα μέλη του περιλάμβαναν μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, τοπικούς σχεδιαστές και συμβούλους βιωσιμότητας. Ο διαχειριστής δεν έκανε υπερβολικούς πράσινους ισχυρισμούς. Απλώς εξήγησε ότι οι κάρτες ήταν επαναχρησιμοποιήσιμες, ζήτησε από τα μέλη να τις επιστρέφουν όταν έφευγαν και διατήρησε ένα μικρό τέλος χαμένης κάρτας. Το φυσικό υλικό ταίριαζε με τις αξίες του χώρου χωρίς να μετατρέπει την κάρτα πρόσβασης σε διαφημιστική διάλεξη. Τα μέλη κατάλαβαν το νόημα επειδή η ίδια η κάρτα έμοιαζε συνεπής με το επωνυμία.

Ασφάλεια και Ανθεκτικότητα

Οι ομάδες ασφαλείας μερικές φορές ανησυχούν ότι οι όμορφες κάρτες πρόσβασης μπορεί να αποδυναμώσουν τη σοβαρότητα του ελέγχου πρόσβασης. Στην πραγματικότητα, το υλικό δεν καθορίζει την ασφάλεια. Το τσιπ, η κωδικοποίηση, το σύστημα αναγνώστη, οι κανόνες πρόσβασης και η διαδικασία διαχείρισης καρτών καθορίζουν την ασφάλεια. Μια ξύλινη κάρτα με λάθος τσιπ είναι επικίνδυνη. Μια ξύλινη κάρτα με σωστή διαμόρφωση DESFire, ελεγχόμενη έκδοση και γρήγορη απενεργοποίηση μπορεί να είναι πολύ πιο ασφαλής από μια φθηνή πλαστική κάρτα με αδύναμη μορφή. Οι αγοραστές πρέπει να διαχωρίζουν την εμφάνιση από την αρχιτεκτονική διαπιστευτηρίων.

Ένα πανεπιστημιούπολη coworking στη Σεούλ που εξυπηρετεί γραφεία σχεδιασμού και ομάδες λογισμικού χρειαζόταν καλύτερο διαχωρισμό πρόσβασης. Οι παλιές κάρτες άνοιγαν πάρα πολλά κοινόχρηστα δωμάτια επειδή η ομάδα διαχείρισης χρησιμοποιούσε απλές ομάδες δικαιωμάτων. Όταν το επωνυμία αναβαθμίστηκε σε προσαρμοσμένες ξύλινες κάρτες RFID, καθάρισε επίσης τους κανόνες του λογισμικού. Τα μέλη ιδιωτικών γραφείων, τα μέλη hot desk, οι επισκέπτες εκδηλώσεων και το προσωπικό έλαβαν ξεχωριστά δικαιώματα. Η ξύλινη κάρτα τράβηξε την προσοχή, αλλά η πραγματική βελτίωση προήλθε από τον συνδυασμό του νέου διαπιστευτηρίου με καλύτερη διακυβέρνηση πρόσβασης.

Η ανθεκτικότητα αξίζει πρακτική συζήτηση. Οι κάρτες coworking μπορεί να μην αντιμετωπίζουν την ίδια κακοποίηση με τα gym tokens, αλλά ζουν ακόμη μια σκληρή ζωή. Κάθονται σε πορτοφόλια, τρίβονται με πιστωτικές κάρτες, ακουμπούν σε αναγνώστες, πέφτουν στο πάτωμα και μερικές φορές μένουν σε τσάντες laptop για μήνες. Οι ξύλινες κάρτες χρειάζονται σφραγισμένα άκρα, σταθερή πλαστικοποίηση, προστατευτικό φινίρισμα και σωστό πάχος. Αν ο χώρος coworking βρίσκεται σε υγρή πόλη, ο προμηθευτής πρέπει να κατανοεί τη συμπεριφορά της υγρασίας του ξύλου και τη συσκευασία. Μια στραβωμένη κάρτα μπορεί ακόμη να διαβάζεται, αλλά φαίνεται απρόσεκτη.

Ένας χώρος coworking στη Μανίλα παρήγγειλε κάρτες RFID από μπαμπού κατά τη διάρκεια της εποχής των βροχών. Το πρώτο δείγμα ήταν ελκυστικό, αλλά ο διαχειριστής ζήτησε δοκιμή υγρασίας πριν εγκρίνει την παραγγελία. Ο προμηθευτής προσάρμοσε την επίστρωση και σφράγισε τα άκρα πιο προσεκτικά. Οι τελικές κάρτες παρέμειναν επίπεδες μετά από αρκετές εβδομάδες στη ρεσεψιόν και στα πορτοφόλια των μελών. Αυτή η δοκιμή δεν ήταν υπερβολική σκέψη. Απέτρεψε ένα ορατό πρόβλημα ποιότητας σε ένα κλίμα όπου η κίνηση του ξύλου μπορεί να γίνει εμφανής.

Διαχείριση Επισκεπτών

Οι ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID μπορούν επίσης να υποστηρίξουν τη διαχείριση επισκεπτών όταν σχεδιάζονται προσεκτικά. Ένας χώρος coworking μπορεί να εκδίδει προσωρινές κάρτες για επισκέπτες αίθουσας συσκέψεων, συμμετέχοντες εκδηλώσεων, χρήστες στούντιο podcast ή επισκεπτόμενες ομάδες. Οι ξύλινες κάρτες μπορεί να φαίνονται πολύ υψηλής ποιότητας για μονοήμερη χρήση, οπότε πολλοί διαχειριστές τις κρατούν για τα μέλη και χρησιμοποιούν φθηνότερα badges επισκεπτών για τους επισκέπτες. Άλλοι δημιουργούν έναν μικρό αριθμό επαναχρησιμοποιήσιμων ξύλινων καρτών επισκεπτών που παραμένουν στη ρεσεψιόν. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από την κινητικότητα, τα ποσοστά επιστροφής και το πόσο ελεγχόμενος πρέπει να είναι ο χώρος.

Ένα lounge coworking στο αεροδρόμιο της Μαδρίτης χρησιμοποίησε επαναχρησιμοποιήσιμες ξύλινες κάρτες RFID για μηνιαίους επαγγελματίες ταξιδιώτες και απλά τυπωμένα badges επισκεπτών για ημερήσιους χρήστες. Οι ξύλινες κάρτες άνοιγαν lockers, ήσυχα δωμάτια και την πόρτα εκτός ωραρίου. Οι ημερήσιοι χρήστες δεν χρειάζονταν αυτό το επίπεδο διαπιστευτηρίου. Διαχωρίζοντας τις κάρτες μελών από τις κάρτες επισκεπτών, ο διαχειριστής απέφυγε να σπαταλά υψηλής ποιότητας κάρτες ενώ παράλληλα έδινε στα επαναλαμβανόμενα μέλη καλύτερη εμπειρία.

Ένας ακόμη λόγος που οι διαχειριστές coworking προτιμούν τις ξύλινες κάρτες είναι ότι μπορούν να φέρουν τόσο πρόσβαση όσο και επικοινωνία. Ορισμένες κάρτες περιλαμβάνουν έναν τυπωμένο κωδικό QR ή λειτουργία NFC μάρκετινγκ που ανοίγει ένα member portal, οδηγό WiFi, σελίδα κρατήσεων, chat υποστήριξης ή κανόνες κοινότητας. Το τσιπ πρόσβασης πρέπει να παραμένει συμβατό με το σύστημα αναγνώστη, ενώ ο κωδικός QR ή η πρόσθετη ενέργεια NFC μπορεί να βοηθήσει το μέλος να βρει ψηφιακούς πόρους. Αυτό πρέπει να σχεδιαστεί προσεκτικά επειδή ο έλεγχος πρόσβασης και οι σύνδεσμοι μάρκετινγκ δεν χειρίζονται πάντα από το ίδιο τσιπ ή σύστημα.

Ένας δημιουργικός χώρος εργασίας στην Πράγα τύπωσε έναν μικρό κωδικό QR στο πίσω μέρος κάθε ξύλινης κάρτας RFID. Το τσιπ RFID άνοιγε πόρτες. Ο κωδικός QR άνοιγε το member portal με κρατήσεις αίθουσας συσκέψεων, οδηγίες εκτυπωτή και εγγραφή σε κοινοτικές εκδηλώσεις. Τα νέα μέλη σταμάτησαν να ζητούν από τη ρεσεψιόν τους ίδιους βασικούς συνδέσμους. Η κάρτα έγινε ταυτόχρονα κλειδί και μικρό help desk. Ο σχεδιασμός παρέμεινε καθαρός επειδή ο κωδικός QR ήταν μικρός, ευανάγνωστος και τοποθετημένος μακριά από το χαραγμένο λογότυπο.

Επιλογή Προμηθευτή και Δοκιμές

Οι ομάδες προμηθειών πρέπει να αποφεύγουν την επιλογή προμηθευτή ξύλινων καρτών RFID βασισμένη μόνο σε ελκυστικές φωτογραφίες. Ο σωστός προμηθευτής πρέπει να ρωτά για τη συμβατότητα αναγνώστη, τον τύπο τσιπ, τις διαστάσεις κάρτας, το υλικό ξύλου, τη σφράγιση άκρων, τη μέθοδο εκτύπωσης, το βάθος χάραξης, τη μεταβλητή αρίθμηση, τη σάρωση κωδικού QR, τη συσκευασία και τις δοκιμές πριν από την αποστολή. Για έναν χώρο coworking με εκατοντάδες ή χιλιάδες μέλη, ένα μικρό λάθος παραγωγής γίνεται καθημερινό πρόβλημα στη ρεσεψιόν.

Ένας διαχειριστής ευέλικτων γραφείων στη Νέα Υόρκη παρήγγειλε 3.000 ξύλινες κάρτες RFID για ένα rebrand. Πριν από τη μαζική παραγωγή, η ομάδα δοκίμασε δέκα δείγματα σε αναγνώστες ανελκυστήρα, πόρτες ιδιωτικών γραφείων, αναγνώστες αίθουσας συσκέψεων και την κεντρική είσοδο. Ένας αναγνώστης κοντά σε μεταλλικό πλαίσιο είχε ασθενέστερη απόδοση με το πρώτο δείγμα. Ο προμηθευτής προσάρμοσε τη θέση του ένθετο και τη δομή της κάρτας. Ο διαχειριστής απέφυγε να λανσάρει μια όμορφη κάρτα που θα εκνεύριζε τα μέλη κάθε πρωί. Στον έλεγχο πρόσβασης, το καλύτερο προβολή επωνυμίας είναι μια κάρτα που λειτουργεί χωρίς εξήγηση.

Ο κρυφός λόγος που τα coworking spaces ζητούν ξύλινες κάρτες-κλειδιά RFID είναι ότι λύνουν συναισθηματικά και λειτουργικά προβλήματα ταυτόχρονα. Κάνουν την πρόσβαση να φαίνεται λιγότερο σαν ασφάλεια και περισσότερο σαν ιδιότητα μέλους. Βοηθούν τα μέλη να εκτιμήσουν το διαπιστευτήριο. Υποστηρίζουν τη συνέπεια επωνυμία. Ενθαρρύνουν τις επιστροφές καρτών. Ταιριάζουν σε welcome kits και κοινωνικό περιεχόμενο. Μπορούν να ενισχύσουν την τοποθέτηση βιωσιμότητας όταν χρησιμοποιούνται ειλικρινά. Και όταν κατασκευάζονται με το σωστό τσιπ και δοκιμάζονται σωστά, εξακολουθούν να κάνουν τη βασική δουλειά του ανοίγματος πορτών γρήγορα.

Οι πλαστικές κάρτες δεν είναι άχρηστες. Για ημερήσια passes υψηλής κινητικότητας, προσωρινούς επισκέπτες, φοιτητικές εκδηλώσεις ή προγράμματα πολύ χαμηλού κόστους, το πλαστικό μπορεί ακόμη να είναι η σωστή επιλογή. Το κινητό access μπορεί επίσης να είναι εξαιρετικό όταν τα μέλη προτιμούν την είσοδο μέσω τηλεφώνου. Αλλά τα coworking spaces δεν επιλέγουν πάντα μεταξύ παλιάς και νέας τεχνολογίας. Συχνά επιλέγουν τη σωστή φυσική εμπειρία για το είδος της κοινότητας που θέλουν να διαχειρίζονται. Μια ξύλινη κάρτα-κλειδί RFID τους δίνει κάτι που μια εφαρμογή τηλεφώνου δεν μπορεί: ένα απτό σύμβολο του ανήκειν.

Γι' αυτό η ζήτηση συνεχίζει να αυξάνεται. Οι διαχειριστές coworking δεν είναι κρυφά παθιασμένοι με το ξύλο. Είναι παθιασμένοι με τη μείωση της τριβής, τη βελτίωση της αντίληψης των μελών, την προστασία του ελέγχου πρόσβασης και το να κάνουν κάθε σημείο επαφής του επωνυμία να φαίνεται μελετημένο. Η ξύλινη κάρτα RFID τυχαίνει να βρίσκεται στο τέλειο σημείο τομής αυτών των αναγκών. Είναι κλειδί, αντικείμενο μέλους, περιουσιακό στοιχείο επωνυμία και μια μικρή καθημερινή υπενθύμιση ότι ο χώρος διαχειρίζεται με φροντίδα.

Η καλύτερη εκδοχή δεν είναι επιδεικτική. Είναι μια καλά κατασκευασμένη κάρτα που σαρώνεται γρήγορα, αντέχει στην καθημερινή χρήση, ταιριάζει με το εσωτερικό, υποστηρίζει το ταξίδι του μέλους και φαίνεται ότι ανήκει στο γραφείο, στο πορτοφόλι και στο welcome kit. Όταν ένας χώρος coworking το πετύχει αυτό, η κάρτα πρόσβασης σταματά να είναι ένα βαρετό διοικητικό αντικείμενο. Γίνεται μέρος του λόγου που τα μέλη αισθάνονται ότι εντάχθηκαν σε έναν πραγματικό χώρο, όχι απλώς ότι νοίκιασαν μια θέση.